Konkurransegrunnlag Rammeavtale for bedriftshelsetjeneste for Ringsaker kommune
1 Oppdragsgiver Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Ringsaker kommune, Postboks 13, 2381 Brumunddal Informasjon om Ringsaker kommune finnes på kommunens hjemmeside www.ringsaker.kommune.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Ringsaker kommune skal inngå avtale om bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal utøves i samsvar med Forskrift om organisering, medvirkning og ledelse, kap. 13 Bedriftshelsetjeneste, og Forskrift om administrative ordninger, kap. 2 Godkjenning av bedriftshelsetjeneste. For videre beskrivelse av oppdraget vises det til punkt 7, Oppdragsbeskrivelse mv. Det legges opp til at en via vedlagte konkurransegrunnlag etablerer en rammeavtale med en leverandør. Når avtalen er etablert utarbeides årlige handlingsplaner slik at forskriftens krav til bedriftshelsetjeneste er dekket. En slik framgangsmåte vil sikre en effektiv utnyttelse av budsjettmidlene samtidig som en oppnår god kontroll med utgiftene. I de veildende budsjettrammene for 2015-2018, vedtatt av formannskapet ved f.sak 82/2014 er det vedtatt en budsjettramme til bruk av bedriftshelsetjeneste på kr. 1 370 000 pr. år. Det forutsettes at de prosesser som pågår med nåværende bedriftshelsetjeneste fullføres dersom det skulle bli bytte av leverandør. Ringsaker kommune forbeholder seg retten til å benytte andre enn bedriftshelsetjenesten, der situasjonen krever/ tilsier dette. CPV kode 85147000 Bedriftshelsetjenester. 1.3 Avtaleperiode Avtalen skal gjelde fra 1.5.2016 til 30.4.2019 med mulighet for ensidig forlengelse for oppdragsgiver i ett pluss ett år. Slik forlengelse skal avtales senest tre måneder for utgangen av periodene. 1.4 Innformasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Lovdatas nettsted (http://www.lovdata.no/) inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. 1.5 Kontraktsvilkår Som kontraktsvilkår legges: FOR -2011-12-06-1355, Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og FOR-2011-12-06-1360, Forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område. For anskaffelsen gjelder Alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune, samt rammeavtale som er vedlagt konkurransegrunnlaget. For kontraktsoppfølging vil Ringsaker kommune benytte seg av dokumentet «Evaluering av tjenesteleveranser» som er vedlagt konkurransegrunnlaget.
1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin databasen. 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktpersoner Spørsmål vedrørende konkurransen skal rettes til: Innkjøpsrådgiver Trond E. Holthe teh@ringsaker.kommune.no 62 33 50 40/90196088 1.8 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 1.9 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Dette konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: - Rammeavtale mal - Alminnelige innkjøpsvilkår - Evaluering av tjenesteleveranser - Referanseskjema 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Da bedrifshelsetjeneste anses som uprioriterte tjenester gjøres anskaffelsen etter forskriftens del I og del II. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandling etter forskriftens 5-1, jf 11-8. Prosedyren gir oppdragsgiver rett til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudene. Om nødvendig vil det bli forhandlet i flere runder og kun leverandører som har reell mulighet for kontrakt vil bli innkalt til forhandlinger. 2.4 Forbehold og avvik Leverandørene oppfordres om å gi tilbud uten forbehold. Det understrekes at leverandør har risikoen for uklarheter i eget tilbud, og det gjøres oppmerksom på at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransebeskrivelsen, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forbehold. Det gjøres oppmerksom på at forbehold lett vil føre til avvisningplikt for oppdragsgiver, jf forskrift om offentlige anskaffelser 11-11. 2.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
2.6 Begrunnelsesplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom forespørselen om å delta i konkurransen avvises, tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.7 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig til alle leverandørene som fortsatt deltar i konkurransen. De leverandørene som er blitt avvist under konkurransen vil ikke bli tilskrevet. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandørene for en eventuell klage over beslutningen. 3 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: 3.1 Skatteattester Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift, der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Attest fra skattefogden for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Dokumentasjonskrav: Skatte- og mva attest. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Firmaattest) Attest for registrering i det register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tjenesteyteren er etablert, (for eksempel Foretaksregisteret for virksomhet registrert i Norge). Dokumentasjonskrav: Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Tilstrekkelig god økonomi til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjonskrav: Rapport fra godkjent kredittvurderingsselskap ikke eldre enn 6 måneder. 3.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner En bekreftelse på at virksomheten er godkjent i henhold til: FOR-2011-12-06-1360, Forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område. Dokumentasjonskrav: Attest. 3.5 Vurdering av leverandøren Evalueringen av om leverandøren er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd. Manglende dokumentasjon, eller besvarelse, vil kunne medføre at leverandøren ikke blir kvalifisert. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: Mandag 4.april 2015 klokken 15.00.
4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren skal stå ved sitt tilbud: 3 måneder etter tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes på minnepinne eller dvd vedlagt oversendelsesbrev underskrevet av bemyndiget person, og vedleggene skal organiseres som vist i punkt 4.5. Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket Tilbud Bedriftshelsetjeneste, til: Ringsaker kommune v/trond Eilert Holthe Postboks 13 2381 Brumunddal eller leveres Ringsaker kommunale servicesenter Brugata 2 2380 Brumunddal. Ved innlevering i serviceskranken må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 4.4 Omkostninger Omkostninger som leverandøren pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet per epost, eller telefaks. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at tilbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Del A: Del B: Del C: Del D: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Besvarelse av kvalifikasjonskrav 1: Attest for betalte skatter og trygdeavgift 2: Attest for betalt merverdiavgift 3: Firmaattest 4: Dokumentasjon på soliditet (kredittvurdering) 5: Godkjenningsdokument/Attest Leverandørinformasjon 1: Tilbudbesvarelse 2: Liste over tilsvarende leveranser, jf vedlagt skjema Øvrig informasjon 1: Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt.
5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med kravene i kunngjøringen og/ eller konkurransegrunnlaget, kan bli avvist. Avviste tilbud vil ikke bli returnert. 5.2 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til den nye offentlighetsloven, som trådde i kraft 1. januar 2009, er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn. Dette straks vedtak om kontrakttildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Delpriser / enhetspriser vil ikke bli offentliggjort. Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten. Ref. punkt 4.5 Tilbudets utforming og levering. Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 6 Avgjørelse av konkurransen 6.1 Kriterier for tildeling av kontrakt Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier som er angitt i uprioritert rekkefølge: pris kvalitet her vil kapasitet, tilgjengelighet, bedriftshelsetjenestens innhold, kompetanse, tjenestebeskrivelser og praksis for rapportering bli vurdert. referanser (Ref. punkt 7.3. Tilbud)
7 Oppdragsbeskrivelse mv 7.1 Lover, forskrifter, mm 7.1.1 Bedriftshelsetjenesten skal bidra til at Ringsaker kommune innfrir intensjonene i følgende lov og forskrifter: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern (LOV 2005-06-17 nr 62, Arbeidsmiljøloven) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (FOR 1996-12-06 nr. 1127, Internkontrollforskriften) Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (FOR 2011-12-06 nr. 1355, Bedriftshelsetjeneste) Forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område (FOR 2011-12-06 nr. 1360, forskrift om administrative ordninger) Ringsaker kommunes internkontrollsystem. 7.2 Bakgrunnsinformasjon 7.2.1 Målgrupper og antall Ringsaker kommune har 2 358 faste ansatte pr. 31.12.2014 fordelt på følgende virksomhetsområder. Målgrupper Antall Målgrupper Antall Sentraladministrasjonen 76 Landbruk 10 VO 20 Barnehage 224 Teknisk drift 58 VO 30 Undervisning/sfo 581 Kart og byggesak 16 VO 40 Pleie og omsorg 975 Kemnerkontoret 14 Sosialtjenesten, Barnevern, 125 Servicesenteret 13 Helsestasjoner Kultur 49 Renhold 122 Kulturskolen 17 Bygg og eiendom 48 Bibliotek 13 Matproduksjon 29 Brann 18 Ringsaker kommune vil i samarbeid med bedriftshelsetjenesten hver høst utarbeide en handlingsplan for kommende år. Basert på en samlet risikovurdering og Ringsaker kommunes prioritering av satsingsområder vil bistand bli prioritert innenfor en nærmere angitt ramme og innenfor de krav som lov og forskrifter setter til bruk av bedriftshelsetjeneste innenfor disse virksomhetsområder. 7.2.2 Bruk av bedriftshelsetjenesten i årene 2012,2013 og 2014. Basert på timeregnskap har Ringsaker kommune brukt h.h.v. 1958, 1418, og 1930 timer på innkjøp av bedriftshelsetjeneste for årene 2012, 2013 og 2014. Nedenfor er omtalt de områdene som det har vært brukt mest tid på de siste tre årene. Anslagene er ca. tall, og det tas forbehold om at det kan bli andre prioriteringer i kommende årsplaner. I de siste tre årene har det vært brukt mest tid på å bistå kommunen med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak. Dette innebærer kursing i førstehjelp, lederskap/medarbeiderskap, kommunikasjon og kultur, konflikt, stress og stressmestring, inneklima, kontorergonomi, støy/hørsel, helsefremmende faktorer og røykeslutt. Årlig omfang varierer, men det antas mellom 350 400 timer pr. år.
Bistand med individuell tilrettelegging, herunder deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljlovens 4-6. Dette innebærer dialogmøter, oppfølging, støttesamtaler og arbeidsplassvurderinger. Årlig omfang varierer, men anslagvis 250-300 timer. Arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjonen og nødvendig oppfølging innebærer helseundersøkelse og helseovervåkning, diverse tester, antistoffmålinger og vaksinasjoner. Anslagvis 250 300 personer kontrolleres årlig, og årlig omfang er om lag 250 300 timer. Bistand i forbindelse med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, undersøkelse av arbeidsplass og arbeidsprosessene samt vurdering av risiko for helsefare innebærer oppfølging av inneklima, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø samt målinger der det er relevant. Årlig omfang 100-150 timer pr år. 7.3 Tilbud 7.3.1 Bistand oppfølging Gjennom året avholdes fire samarbeidsmøter med bedriftshelsetjenesten hvor bedriftshelsetjenesten redegjør for sitt arbeid og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger og lignende som beskriver helsefarlige arbeidsforhold. Fra Ringsaker kommune møter hms rådgiver og hovedverneombud.
7.3.2 Bistand konkrete tiltak For hvert av de nedenforstående punktene bes leverandørene redegjøre for innhold, varighet og pris. Legg ved egen beskrivelse dersom plassen i tabellen ikke er tilstrekkelig. Tjeneste Innhold Varighet Pris pr. time/kurs Førstehjelpskurs Ergonomivurderinger Arbeidsplassvurderinger Målrettede helseeundersøkelser nattevakter Målrettede helseundersøkelser brann Målrettede helseundersøkelser andre ansatte Vaksiner Kartlegging av psykososiale arbeidsmiljø Bistand ved konflikter Støy/lysmålinger Bistand i enkeltsaker sykefravær, rus, kriser Kurs/foredrag forebyggende arbeid Bistand i systematisk HMS arbeid Lederstøtte Bistand i prosjekter Vernerunde Bistand til risikovurdering i enheter Tilbud om rask behandling fysioterapi (Ikke individuell helseforsikring for ansatte)
7.3.3 Øvrig bistand Er det bistand leverandøren kan bistå med utover det som er nevnt i tabellen bes dette beskrevet med innhold og pris. 7.3.4 Telefonkontakt etc Satser for telefonkontakt etc. bes oppgitt. 7.3.5 Tilgjengelige hjelpemidler Tilgjenglige hjelpmidler ved gjennomføring av de ulike tjenestene bes oppgitt. 7.3.6 Rapportering Bedriftshelsetjenesten skal utarbeide årsrapport om sitt arbeid i virksomheten. Resultater av kartlegginger, risikovurderinger og målinger som beskriver helsefarlige forhold, utarbeides og sendes virksomheten med kopi til rådmannen og hovedverneombud fortløpende. Rapportene gjennomgås på regelmessige samarbeidsmøter i samarbeid med hovedverneombud og hovedtillitsvalgt.
8 Svarskjema / Huskeliste 8.1 Opplysninger om tilbyder Opplysninger om tilbyder Foretaksnummer Firmanavn Gateadresse Postadresse Kontaktperson Telefonnummer Telefaksnummer E-postadresse 8.2 Huskeliste Huskeliste Er følgende vedlagt / besvart ja nei Kommentarer Tilbud, datert og signert Eventuelle forbehold med begrunnelse Attest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift Attest for betalt merverdiavgift Firmaattest Dokumentasjon på soliditet (kredittvurdering) Godkjenning i henhold til: Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv. Redegjørelse av leverandørens organisasjon m. m. Liste over tilsvarende leveranser Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene over.