Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/921-19 Økonomi- og virksomhetsstyring 2. tertial 2017 Styremøte Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2017 på kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. På grunn av forsinkelser ved etablering av ny driftsleverandør IKT foreslås det å øke prosjektets budsjett med 1 mill. kroner. Drifts- og nettjenestene har høyere kostnad hos tidligere driftsleverandør og forsinkelsen får også konsekvenser for budsjettet til Teknisk infrastruktur. Som følge av dette foreslås det å øke budsjettet til Teknisk infrastruktur med 2 mill. kroner. Forbruket til Prosjektet Digitale domstoler etter 2. tertial er om lag 8,3 mill. kroner. Prosjektet prognostiserer et forbruk i 2017 på om lag 20 mill. kroner. Prognosen er heftet med en viss usikkerhet, særlig knyttet til omfang og regnskapsføring av leveranser fra delprosjektene Digitale arbeidsmåter og Kompetanse, Organisasjon og Støtte. Det bemanningsreduserende tiltaket har til nå levert 31 mill. kroner i kjente utgiftsbesparelser. Ny prognose for 2017 er 31,5 mill. kroner. Prøveprosjektet Lyd og bilde i domstolene har et ekstra budsjettbehov på 0,65 mill. kroner for å videreføre utprøvingen. Styrets vedtok ved behandling av økonomirapporteringen for 1. tertial 2017 at det forbindelse med økonomirapportering for 2. tertial 2017 skulle vurderes budsjettrevideringer som reduserte utgiftene i 2017. I dette saksfremlegget foreslås det budsjettreduksjoner for om lag 5,2 mill. kroner. På samme tid viser imidlertid prognosene behov for budsjettøkninger på til sammen om lag 9,4 mill. kroner. Netto gir foreslåtte budsjettendringer et økt budsjettbehov på 4,2 mill. kroner. Dette vurderes forsvarlig på grunn av forventet mindreforbruk på enkelte større budsjettposter. På kap. 411 Domstoladministrasjonen er det foreslås kun mindre endringer. Regnskapet viser et forbruk på om lag 65 pst. Disponibel reserve er 0,3 mill. kroner.
1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges styret regnskapsrapporter for andre tertial 2017 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Innføring av periodisert regnskap fra 1.1.2014 har medført endrede regnskapsrutiner for blant annet forskuddsbetaling av kostnader. I det fullstendige periodiserte regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) vil investeringer i anleggsmidler synligjøres i balansen, og verdiforringelsen fremkommer som avskrivninger i det periodiserte resultatregnskapet, se vedlegg 4. Det rapporteres på avvik i virksomhetsplan per 2. tertial 2017, jf. pkt. 3. I forbindelse med styrerapporteringen ber direktøren om fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor disponert budsjettramme i 2017, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og 411. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i 2017. 2. Vurderinger 2.1. Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og forbruk for Høyesterett. Regnskapet etter andre tertial 2017 viser et forbruk på 64 pst. av budsjett. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen. Lønnsoppgjøret for dommere per 1.10.2016 var ikke klart tidsnok til at lønnskompensasjonen kom med i revidert nasjonalbudsjett 2017. Med utgifter som påløper, og visshet om at midlene vil bli bevilget, er det tatt høyde for lønnskompensasjonen på 1,3 mill. kroner i revidert budsjett 2017. 2.2. Kap. 410 Domstolene Saksfremlegget er inndelt i prosjekter, andre midlertidige aktiviteter (AMA) og Tjenester/driftsoppgaver. 2.2.1. Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. 2
1 Prosjekter Revidert budsjett 2017 Regnskap 2 tertial 2017 %-vis forbruk Forslag revidering Forslag nytt rev bud 2017 1-1 Nye saksbehandlingssystemer 33 750 000 22 110 197 66 % 33 750 000 1-2 Digitale domstoler 28 000 000 8 265 012 30 % 28 000 000 1-3 Etablering av nytt leverandørforhold 10 540 000 6 724 307 64 % 959 000 11 499 000 1-4 Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene 500 000 603 733 121 % 100 000 600 000 1-5 Organisering av sentralbordfunksjoner i domstolene 500 000 260 993 52 % 500 000 1-6 Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv 90 000 90 000 Sum prosjekter 73 290 000 37 964 241 52 % 1 149 000 74 439 000 1-1 Nye saksbehandlingssystemer Prosjektet skal: Realisere felles plattform for saksbehandlingssystemer. Realisere nytt saksbehandlingssystem for jordskiftedomstolene på ny plattform. Realisere nytt saksbehandlingssystem for Høyesterett på ny plattform. Videreutvikle saksbehandlingssystemet for tingrettene og lagmannsrettene på ny plattform. I perioden 1.5.2017 31.08.2017 har prosjektet arbeidet med utvikling av ny versjon av Lovisa (5.9) som blant annet inneholder må-krav som er nødvendige for at pilot kan påbegynnes hos Høyesterett, samt funksjonalitet for jordskifterettene (rapporter). Selv om Lovisa 5.9 inneholder funksjonalitet som medfører at pilot hos Høyesterett kan starte, presiseres det at det fortsatt er funksjonalitet som må utvikles før Høyesterett tar i bruk Lovisa som nytt saksbehandlingssystem. Prosjektet har en stram økonomisk ramme og kontinuerlig stor oppmerksomhet på prioritering av hvilken funksjonalitet som skal utvikles. Prosjektet oppdaterer kontinuerlig leveranseplan og koordinerer denne med tilgrensende prosjekter, blant annet Etablering ny drift og Digitale domstoler. På grunn av utsatt overgang til ny driftsleverandør er tidspunkt for når Høyesterett tar i bruk Lovisa er forskjøvet til 1. mars 2018. Årsprognosen for 2017 er 33,75 mill. kroner som er i samsvar med revidert budsjett 2017. Det jobbes kontinuerlig med å prioritere funksjonalitet/krav slik at kostnadsnivået totalt sett ligger innenfor nevnte årsprognose. Funksjonalitet som ikke vil bli utviklet i 2017, tas med som innspill til neste års budsjett. 1-2 Digitale domstoler Formålet med prosjektet er å nå hel-digitale, sømløse rettsprosesser i satsingsdomstolene (12 største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett). Prosjektet har en varighet på 6 år (2017-2022) og har et estimat på 240 mill. kroner (208 mill. kroner bevilgning og 32 mill. kroner egenfinansiering). Prosjektet er fortsatt i planleggingsfasen, men på flere områder også over i gjennomføringsfasen av prosjektet. Andre tertial 2017 er brukt for å detaljere og kvalitetssikre planene for Digitale Domstoler, i tillegg til at flere av delprosjektene er i gang med analyser, samt innledende utviklingsaktiviteter på utvalgte områder. 3
Det betyr konkret: - Forslag til prosjektplan for enkelte delprosjekt og for prosjektet samlet forelå i mai 2017 - Det ble gjennomført en innledende usikkerhetsanalyse av forslag til prosjektplaner av Metier som er vår innleid for å bistå oss med kvalitetssikring. - Forslag til planer ble ytterligere konkretisert og styringsgruppen vedtok prosjektplanen, herunder budsjett for 2017 i møte i juni. - Alle tidligere delprosjekter er godt i gang og arbeidet etter plan. - Prosjektet Elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden (ESAS) avsluttet fase 1 og oversendte forslag styringsdokument og plan for gjennomføringsfasen til JD innen fristen 30. juni. - Det er i august startet opp et arbeid med en fase 1 knyttet til videreutvikling av Aktørportalen. Dette er et analysearbeid som skal legge frem et beslutningsgrunnlag for styringsgruppen i oktober. Hovedaktiviteter kommende tertial vil være: - Utrulling av utstyr for digitale rettsmøter - Analyse og forslag til tiltak og organisering av støttefunksjoner - Analyse og forslag til prioritering for videreutvikling av Aktørportalen - Prioriterte leveranser fra Digitale arbeidsmåter, ESAS og Statistikk & Analyse - Kompetansetiltak knyttet til de prioriterte leveransene - Beslutningsgrunnlag for en anskaffelse av statistikk- og analyseverktøy - Utarbeidelse av gevinstrealiseringsplaner for Aktørportalen og salær - Foreta analyse og utarbeide beslutningsgrunnlag for prioritering og framdrift knyttet til system- til systemintegrasjoner, samt skjema og elektronisk levering - Prosjektplan for perioden 2018 2022, inklusive kostnadsestimater og kost-/nytteanalyser Prosjektet Digitale domstoler har i 2017 et budsjett på 28 mill. kroner. Etter andre tertial 2017 er forbruket om lag 8,3 mill. kroner. Prognosen for 2017 er 20 mill. kroner. Dette anses som en realistisk prognose dersom prosjektplanen gjennomføres slik den foreligger. Det er fortsatt en viss usikkerhet knyttet til planene, særlig knytter dette seg til leveranser fra Digitale arbeidsmåter og tiltak innenfor kompetanse/støtte. En minimumsprognose, dersom ressurssituasjon og prioritet i forhold til for eksempel andre LOVISA leveranser forsinker planlagt fremdrift, er om lag 15 mill. kroner. Se også prosjektrapport vedlegg 4 Det er en forutsetning at prosjektet Digitale domstoler får overført ubrukte midler fra 2017 til 2018. Selv om prognosen er lavere enn budsjett, foreslås det derfor ingen budsjettrevidering. 4
1-3 Etablering av nytt leverandørforhold Prosjektbeskrivelse, mål og gevinster (kort fra mandat): Styrt avvikling av driftsleveranse fra CGI. Etablert et godt og stabilt driftsmiljø hos EVRY. En velfungerende samarbeidsorganisasjon Dette er et prosjekt med høy risikoprofil og store utfordringer både fremdriftsmessig, teknologisk og ressursmessig. Prosjektet jobber med mange aktiviteter for å sikre tilstrekkelig kvalitet i løsningen før produksjonssettingene. Uten en tilstrekkelig kvalitet vil ikke DA kunne ta i bruk den nye løsningen. Dette betyr i praksis mye testing og feilretting i intensive perioder. Prosjektet er i henhold til plan for å etablere driftsmiljø hos ny leverandør. Produksjonssettingsdato var 11. september 2017. Forsinkelse i leveransen fra ny leverandør har resultert i en utvidelse av prosjektperioden, med den konsekvens at kostnader til eksterne bidragsytere øker (prosjektledelse, test-ledelse og ekstra kapasitet ved brukersenteret). Arbeidet med leveransen har vist seg å være mer komplekst enn forventet, og har medført et økt behov for bistand fra tredjeparter for å få etablert domstolspesifikke løsninger hos ny leverandør. Driftsavtale med gammel leverandør er forlenget for å sikre reserveløsninger i tilfelle overgangen til ny driftsleverandør feiler. Dette vil medføre et merforbruk i drift da månedlige utgifter er høyere med gammel leverandør enn med ny, hvilket er hensyntatt i prognosen for Teknisk Infrastruktur. Se også prosjektrapport vedlegg 4. 1-4 og 1-5 Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene og Organisering av sentralbordfunksjonen i domstolene Disse to delprosjektene er gjennomført og ble avsluttet i august 2017. Arbeidet har vært ledet av en felles styringsgruppe bestående av representanter for arbeidstakerorganisasjonene og DA. Det har også vært en egen arbeidsgruppe med ansatte fra domstolene og DA knyttet til utarbeidelsen av hver rapport. I tillegg har det blitt benyttet ekstern bistand. I rapportene er det vurdert en rekke alternative løsninger for organisering i tillegg til den nåværende. Begge rapporter anbefaler at det arbeides videre med løsninger som innebærer at det etableres fellesløsninger for disse funksjonene i fremtiden. Rapportene må forstås som mulighetsstudier, og de anbefalte forslagene vil kreve ytterligere behandling før eventuelle beslutninger om gjennomføring. DAs styre vil bli orientert om rapportene på styremøtet i 2-3.oktober 2017 og det vil også bli gitt presentasjoner av arbeidet på domstolledermøtet 16-17. oktober 2017. Etter dette vil det bli tatt stilling til den videre behandlingen av rapportene og hvilke alternativer det eventuelt skal arbeides videre med. 5
1-6 Nytt prosjekt Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv. DA vil i samarbeid med jordskiftedomstolene utrede ulike tiltak for å få sikre en god og fremtidsrettet utnyttelse av teknisk kompetanse og ressurser i jordskiftedomstolene. Det foreslås å avsette 90 000 kroner til prosjektet i 2017. Totalt vil prosjektet ha en kostnadsramme på 270 000 kroner i 2017 og 2018. 2.2.2. AMA 2-1 Oppfølging av sannhetens øyeblikk En brukerundersøkelse fra Handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA - Sannhetens øyeblikk, resulterte i fokus på meddommere. I januar 2016 iverksatte DA et samarbeid med fire pilotdomstoler i Bergen og Stord for å styrke domstolenes ivaretakelse av meddommere i forbindelse med valgperioden 2017-2020. Rapporten "God ivaretakelse av meddommere" beskriver arbeidet og erfaringene som er gjort, og pilotdomstolenes anbefalinger om veien videre. 2-2 Barn i domstolene I 2017 gjennomføres det et arbeid for å implementere nye malene og de nye arbeidsprosessene i LOVISA. Budsjettet skal dekke godtgjørelse til medarbeidere fra domstolene og deres reisekostnader. Utviklingskostnadene med hensyn til å implementere maler og å gjøre nødvendige endringer i arbeidsprosessene innarbeides i IKT sitt utviklingsarbeid for LOVISA. I tillegg vil det bli igangsatt et arbeid for å se nærmere på saker som går etter barnevernloven i domstolene. 2-3 Teknologinøytralt regelverk Den digitale behandlingen av sakene i domstolene, krever at det må på plass et teknologinøytralt regelverk for å sikre at dette er mulig. Planlagt arbeid i 2017 inngår som en del av prosjektet Digitale domstoler. 2-4 Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene, foreslått budsjettreduksjon på 0,3 mill. kroner Rapporten "Saker etter tvangsfullbyrdelselsloven og gjeldsordningsloven i første instans" ble overlevert DA 27.6.2017. Arbeidsgruppen fikk blant annet i mandat å se nærmere på hvordan arbeidet med tvangs- og gjeldssaker kan optimaliseres innenfor dagens domstolstruktur og jurisdiksjon. I tillegg var det en del av mandatet å se nærmere på hvordan arbeidet med disse sakene kunne ha vært organisert dersom tvangs- og gjeldssakene hadde blitt lagt til tingrettene som en 6
"nytilført" sakstype. Det vil nå bli igangsatt et arbeid for å vurdere hvordan DA skal følge opp rapporten. Budsjettet foreslås økt med 0,3 mill. kroner. 2-5 Videreutvikling av Lovisa mht. tekniske endringer i matrikkelen Kommunereformen og kommunesammenslåing medfører endring av matrikkelinformasjon, forvaltningsgrenser og adresser. I pågående saker endres matrikkelinformasjonen ved kommunesammenslåing. Matrikkelinformasjon i arkiverte saker og innsynsløsninger må også oppdateres når dette skjer. Det utredes om Lovisa og teknisk produksjonsløype for jordskiftedomstolene takler kommune- og fylkessammenslåing. Utredning sees i sammenheng med generell Lovisa utredning om spørsmålet. 2-6 Alvorlige sikkerhetshendelser, utvikling av regelverk, foreslått budsjettøkning på 0,3 mill. kroner DA er pådriver for utvikling av et generelt regelverk for håndtering av de personellmessige sider av alvorlige sikkerhetshendelser i domstolene. Regelverket skal omfatte erstatningsordninger, utgiftsdekning og opptreden på statens vegne i disse sakene. Høyesterettsdommer Per Erik Bergsjø har vært engasjert til å se nærmere på et evt. regelverk knyttet til erstatning for domstolens ansatte som følge av alvorlige sikkerhetshendelser. Budsjettet foreslås økt med 0,3 mill. kroner. 2-7 Anskaffelse av ny kartløsning jordskifte Digitale grunnlagskart er rettsinformasjon som brukes i alle jordskiftesaker. Ny systemløsning er utviklet hos leverandør. DA tar sikte å teste og godkjenne løsningen i løpet av september. Aktiviteten er på budsjett. 2-8 Lokalprosjekter/teknisk utstyr, foreslått budsjettreduksjon på 1,16 mill. kroner Det er et kontinuerlig behov for ombygginger og teknisk utstyr i eksisterende domstollokaler. Posten dekker ombygginger og utstyr som kan dekkes innenfor rammen. Større ombygginger og nyanskaffelser av lokaler finansieres med ekstra bevilgninger. Budsjettet reduseres med 1,16 mill. kroner. Midlene er overført domstolsbudsjettene for at disse skal kunne betale for vedtatte investeringer. 2-9 Ekstern bistand lokalprosjekter og anskaffelser I forbindelse med oppgradering og ombygging av lokaler er det behov for spesialkompetanse på en rekke områder. Konsulentkjøp benyttes blant annet til prosjektering, innkjøp av inventar, AV-utstyr og videokonferanseutstyr. Posten dekker også konsulenter som bistår i arbeidet med anskaffelser. 7
2-10 Videreutvikling fordelingsmodeller Ressursfordelingsmodellene for tingrettene og lagmannsrettene er en del av beslutningsgrunnlaget når bemanningsbehovet ved domstolene skal vurderes. Modellenes beregninger er basert på saksavviklingsstatistikk og noen egenskaper ved sakene. Antall saker som kommer inn til domstolene og tyngdeparametrene varierer årlig, slik at det er nødvendig å se modellens resultater over tid. Midler på denne posten brukes til oppdatering og videreutvikling av modellen. 2-11 KS1 i Bergen og Stavanger Konseptvalgutredninger (KVU) for nye tinghus i Stavanger og Bergen ble utarbeidet i 2016. Etter dette gjennomføres en kvalitetssikring (KS1). KS1 for Bergen er gjennomført våren 2017, og regjeringen besluttet rehabiliteringsløsningen for Bergen tinghus. KS1 for Stavanger tinghus forventes ferdigstilt høsten 2017. 2-12 Tinghusprosjektet i Drammen Arbeidet med å kvalitetssikre et konseptvalg for nytt tinghus i Drammen skal etter planen ferdigstilles høsten 2017. Forprosjektet forventes igangsettes fra årsskiftet 2017/18. Det foreslås ikke å redusere budsjettet for 2017 selv med et forventet mindreforbruk. Mindreforbruk i 2017 må overføres til 2018, og kan ikke disponeres til andre formål. 2-13 Strategisk plan for domstolene og DA Budsjettet er avsatt til arbeidet med ny strategisk plan for domstolene og DA. 2-14 Høyrett leveranser Midlene benyttes til utviklingen av Høyesteretts eksisterende saksbehandlingssystem. Prioritert lavt i 2017 grunnet utvikling av Lovisa for Høyesterett. 2-15 Malarbeid Lovisa (IKT) En gjennomgang av arbeidet med maler i domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa var planlagt. Det viste seg ikke nødvendig å nedsette en egen arbeidsgruppen til dette, og budsjettmidlene er omprioritert. 8
2-16 Samhandlingsportaler (Aktørportal) Det var budsjettert med 50 pst. bemanningsressurs brukerstøtte for aktørportalen ut august 2017. Fra midten av august ble brukerstøtten styrket med en ressurs til, og det er frikjøpt 2 stk. 50 pst. ressurser ut 2017. I prognosen etter første tertial 2017 for Samhandlingsportaler (Aktørportal), var det budsjettert med minimalt med utviklingsaktivitet for høsten 2017. For å gi Aktørportalen tilstrekkelig prioritet har det vært nødvendig å benytte utviklingsressurser også høsten 2017. Det foreslås å styrke budsjettet til Aktørportalen med 1,13 mill. kroner. 2-17 Inter- og intranettportal For å møte publikum på en god måte er det viktig at etterspurt funksjonalitet på domstol.no blir utviklet, at sidene blir mer brukervennlig og bedre tilpasset en mobilflate. Dette arbeidet er startet i 2016, og fortsetter ut 2017. Brukere av intranett opplever feil og ytelsesproblemene ved dagens løsning. Samtidig er det mange ønsker om ny funksjonalitet. For at intranett skal bli et bedre arbeidsverktøy avsettes det utviklingsmidler i 2017. 2-18 Integrasjonsløsninger, leveranser Midlene benyttes til optimaliseringsarbeidet knyttet til Aktørportalen del 2, som forbedrer dokumentinnsending fra Aktørportalen til Lovisa. 2-19 Kommunikasjonsplattform, foreslått budsjettøkning på 80 000 kroner I dag har om lag 80 pst. av brukerne tilgang til IP-telefoni. Budsjettforslaget for 2017 skulle dekke utrulling av IP-telefoni til 2-3 domstoler hvor behovet for nytt telefonsystem er mest prekært. Grunnet stort ressursbruk i arbeidet med Etableringsprosjektet ble videre utrulling av IP-telefoni i 2017 stoppet etter 1. tertial 2017. 2-20 Prøveprosjekt lyd og bilde i domstolene Ressursbehovet har økt i forbindelse med omorganisering av prosjektet. I tillegg ble det brukt ekstra ressurser får å utarbeide en sluttrapport som blant annet skal resultere i et satsingsforslag til statsbudsjettet. Det foreslås å øke budsjettet med 0,65 mill. kroner. 2-21 Digitale læringsressurser Satsing på Digitale læringsressurser er kostnadseffektivt fordi det gis muligheten til å heve egen kompetanse på egen arbeidsplass. Det skal gjennomføres et arbeid for å utvikle nye tilbud ved bruk av nye løsninger. 9
2-22 Virksomhetsutvikling med støtte i KRUT, foreslått budsjettreduksjon på 0,1 mill. kroner Kvalitetsrammeverket skal nå tas i bruk. Både domstolene og DA skal i årene fremover "gjøre mer for mindre", og virksomhetens skal moderniseres. Kvalitetsrammeverket er egnet for å drive lokale arbeids- og utviklingsprosesser. Ved å systematisk planlegge - gjennomføre - evaluere - forbedre arbeidet, er målet økt kvalitet på det som gjøres. 2-23 Program for forbedrings- og utviklingsarbeid, foreslått budsjettreduksjon på 0,27 mill. kroner Dagens og fremtidens virksomheter vil være i kontinuerlig endring. Det utvikles et program med tre ulike moduler som skal gjøre ledere og nøkkelpersoner i stand til selv å drive endrings- og utviklingsarbeid med utgangspunkt i KRUT. En pilot vil gjennomføres i 2017, med fokus på utvikling av prosess- og pedagogisk kompetanse. Arbeidet forankres i Kompetansekomiteen for administrative og tekniske funksjoner 2.2.3. Drift 3-4-1 Innstillingsrådet for dommere (IR), foreslått budsjettøkning 0,9 mill. kroner Det foreslås å øke budsjettet til Innstillingsrådet med 0,9 mill. kroner. Regnskapstall for 2016 viser et forbruk for Innstillingsrådet for dommere på 3,85 mill. kroner. Det opprinnelige budsjettet for 2017 ble satt til 3,2 mill. kroner. Bakgrunnen for dette var en forventning om færre nyansettelser som en konsekvens av de bemanningsreduserende tiltakene. For dommere har dette ikke slått til. I løpet av høsten skal det gjennomføres 3 møter i IR og det skal foretas en rekke intervjuer. 3-5-1 Agresso/SAP/EFB-drift, foreslått budsjettreduksjon på 0,5 mill. kroner Etter en vurdering av nødvendige utgifter i 2017 foreslås det å redusere budsjettet med 0,5 mill. kroner i 2017. 3-5-2 Struktur omstillingsutgifter, foreslått budsjettreduksjon på 0,5 mill. kroner Midlene på budsjettposten blir i hovedsak benyttet til å ivareta forpliktelsene ved sorenskriveravtalen. Dette er en avtale som omfatter sorenskrivere som etter strukturendringene vedtatt av Stortinget i 2001, ikke lengre er domstolledere. For disse dekker DA etter godkjenning reise og oppholdsutgifter når de tar oppdrag ved andre domstoler. Det foreslås å redusere budsjettet i 2017 med 0,5 mill. kroner. 3-5-4 AV-utstyr, foreslått budsjettreduksjon på 2,3 mill. kroner 10
Som en del av budsjettilpasningen foreslås det å redusere innkjøp av AV-utstyr med 0,5 mill. kroner i løpet av høsten 2017. Ellers er budsjettet redusert som følge av at 1,8 mill. kroner er overført domstolsbudsjettene ved tilleggsbevilgninger. 3-6-1 Teknisk infrastruktur, foreslått budsjettøkning på 3,1 mill. kroner Det foreslås å øke budsjettet til Teknisk infrastruktur med 3,1 mill. kroner. Forsinkelsen i ny driftsleveranse gir 2 mill. kroner i økte utgifter fordi drift- og nettverkstjenester har høyere kostnad hos tidligere leverandør. Videre skyldes 1 mill. kroner av økningen utstyrsinnkjøp foretatt høsten 2016 hvor fakturaer først gikk til utbetaling i 2017. 3-6-8 Bistand og råd, foreslått budsjettøkning på 1 mill. kroner For å kunne håndtere de store utfordringene i IKT-området, deriblant overføring til ny driftsleverandør, har det i en periode vært nødvendig med økt innleie av konsulenter. Det foreslås å øke budsjettet med 1 mill. kroner. 2.2.4. Bemanningsreduserende tiltak Vedtatt budsjett for 2017 la opp til bemanningsreduserende tiltaket i domstolene i et omfang som skulle gi en innsparing på 36,5 mill. kroner. Basert på en prognose ble omfanget av det bemanningsreduserende tiltaket i 2017 redusert til 33 mill. kroner i forbindelse med økonomirapporteringen per 1. tertial 2017. Ny prognose for det bemanningsreduserende tiltaket for 2017 er 31,5 mill. kroner. 2.2.5. Øvrig I forbindelse med Stortingets behandling av revidert nasjonalbudsjett 2017 (Innst. 401 S. (2016-2017)) ble kap. 410 Domstolene styrket med 5 mill. kroner. Dette har gjort det mulig å bedre bemanningssituasjonen i noen domstoler på kort sikt. Bergen tingrett har fått tilleggsbevilgning til konstitusjon av domstolleder. Haugaland tingrett og Sunnmøre tingrett får ansette dommerfullmektiger 1.9.2017. I Sogn og Fjordane tingrett, Nedre Romerike tingrett, Ofoten tingrett, Valdres tingrett er det konstituert dommere. Senja tingrett har fått delfinansiert en dommerfullmektig og Sandefjord tingrett har fått tilsatt dommerfullmektiger og saksbehandler. Til sammen er det benyttet om lag 3,2 mill. kroner til bemanningsstyrkninger i 2017. Ellers må budsjettøkningen i revidert nasjonalbudsjett sees i sammenheng med praktisering av det bemanningsreduserende tiltaket, og prognosen som foreslår å reduserer nedbemanningsbehovet i 2017. 11
Budsjettøkningen i revidert nasjonalbudsjett 2017 er i inneværende år benyttet til kortsiktige bemanningstilak i enkeltdomstoler. Mer langsiktig bemanningsplanlegging må drøftes når budsjettrammene for domstolene for 2018 foreligger. Etter 2. tertial 2017 er 5,5 mill. kroner av reserven benyttet til tilleggsbevilgninger til domstolene. Det kan nevnes at det er benyttet midler i forbindelse med sammenslåingen i Bergen, avvikling av ankebehandling i Borgarting lagmannsrett og diverse avregninger knyttet til husleiekontraktene. Forslaget slik det nå foreligger gir en reserve på 1 mill. kroner i siste tertial 2017. 2.2.6. Oppsummering Styrets vedtok ved behandling av økonomirapporteringen for 1. tertial 2017 at det forbindelse med økonomirapportering for 2. tertial 2017 skulle vurderes budsjettrevideringer som reduserte utgiftene i 2017. I dette saksfremlegget foreslås det budsjettreduksjoner for om lag 5,2 mill. kroner. På samme tid viser imidlertid prognosene behov for budsjettøkninger på til sammen om lag 9,4 mill. kroner. Netto gir foreslåtte budsjettendringer et økt budsjettbehov på 4,2 mill. kroner. Når det budsjetteres planlegges det for et forbruk som er tilpasset budsjettrammen for 2017. For 2017 forventes det større mindreforbruk på følgende budsjettposter: Domstolsbudsjettene her forventes det et mindreforbruk i størrelsesorden 18-20 mill. kroner Prosjektet Digitale domstoler forventer et mindreforbruk på om lag 8 mill. kroner Lokalprosjektet i Drammen forventer et mindreforbruk på om lag 10 mill. kroner Samlet er forventet mindreforbruket på disse budsjettpostene mellom 35-40 mill. kroner. Budsjettpostene foreslås imidlertid ikke redusert fordi midlene skal overføres og benyttes i 2018. Forslag til nytt revidert budsjett 2017 må sees i sammenheng med prognosene for mindreforbruk på disse budsjettpostene. 2.3. Kap. 411 Domstoladministrasjonen Utgiftene på kap. 411 Domstoladministrasjonen etter andre tertial 2017 er på 65 pst. av årsbudsjettet. Forslag til nytt revidert budsjett i vedlegg 3 gir en reserve på 0,3 mill. kroner. Reserven skal dekke kostnadene ved kompetansedagen i DA. 3. Avviksrapportering virksomhetsplan andre tertial 2017 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan (2014-2020). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i 2017. Til styret 12
rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen. 3.1. Prosjekter Tabellen oppsummerer status per 31.8.2017 på prosjektene angitt ved bruk av lyktene. = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Nye saksbehandlingssystemer Digitale domstoler Etablering av nytt leverandørforhold Rapporteringen viser ingen avvik som ikke kan håndteres av prosjektene. For etableringsprosjektet er budsjettbehov omtalt tidligere i saksfremlegget. Prosjektene Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene og organisering av sentralbordfunksjoner i domstolene er avsluttet i andre tertial 2017. Styret vil bli orientert om rapportene i styremøte. Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning DA vil i samarbeid med jordskiftedomstolene etablere et nytt prosjekt for å utrede ulike tiltak for å få sikre en god og fremtidsrettet utnyttelse av teknisk kompetanse og ressurser i jordskiftedomstolene. Oppstartsmøte for prosjektet er 8. september. 3.2. Andre midlertidige aktiviteter (AMA) I virksomhetsplanen til DA gjøres følgende endringer: Nytt AMA Utarbeide policy og rutiner for domstoler med felles ledelse. En fagsamling for domstolledere som leder flere domstoler er under planlegging, og en tar sikte på å gjennomføre slik fagsamling i november/desember 2017. Nytt AMA Kunnskap om arbeidsmiljøet i domstolene. Svarene fra årsrapporteringen 2016 på HMS og sikkerhet er blitt systematisert. Det er behov for nye og mer spissende spørsmål i undersøkelsen for å få økt kunnskap om arbeidsmiljøet i domstolene. Avsluttet AMA 2-1 Oppfølging av sannhetens øyeblikk ble avsluttet i august 2017. 13
Avsluttet AMA 2-4 Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene. 27. juni 2017 ble rapporten "Saker etter tvangsfullbyrdelselsloven og gjeldsordningsloven i første instans" overlevert DA. Det vil nå bli igangsatt et arbeid for å se nærmere på hvordan DA skal følge opp rapporten. Stoppes AMA 2-19 Kommunikasjonsplattform. Grunnet mye ressursbruk i arbeidet med Etableringsprosjektet og virushendelser stoppes videre utrulling av IP-telefoni i 2017. IKT kommer tilbake med en mer ambisiøs plan i 2018. AMA 2-23 har skiftet navn fra Kompetanseprogram for modernisering og virksomhetsutvikling til Program i ledelse av forbedrings- og utviklingsarbeid Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen, og avviksrapporten for Virksomhetsplan andre tertial 2017 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. For å utnytte budsjettildelingen optimalt får Direktøren fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor de disponerte budsjettrammene i 2017, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og 411. 15.09.2017 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 14