Til: Prosjektsekretariatet for fusjonsutredningen, v/jan Olav Aarflot Kopi: Arbeidsgruppen for utredning av IT-drift, v/trond Akerbæk Avdeling for informasjonsteknologi Postadresse: 1757 Halden E-post: postmottak@hiof.no Telefon: 69 21 50 00 Org.nr.: 971 567 376 Saksbehandler: Jan Høiberg Telefon: 69 21 53 06 E-post: jan.hoiberg@hiof.no Telefaks: 69 21 53 02 Deres ref.: Vår ref.: Dato: 19.09.2011 Ang. utredning av IKT-systemer og -drift i den fusjonerte høgskolen Ansatte og ledelse ved HiØs avdeling for informasjonsteknologi er, som fagfolk innen IKT, spesielt opptatt av hvilke løsninger som velges/utvikles for den nye institusjonen etter fusjoneringen med HiBu og HiVe. Vi velger med dette notatet å henvende oss til aktuelle deltagere i fusjonsutredningen, for å fremme våre synspunkter på utredningen av IKT-systemer. Samtidig tilbyr vi avdelingens kompetanse for bruk i det videre utredningsarbeidet. Henvendelsen kommer etter vedtak om saken i avdelingsstyremøte ved IT-avdelingen 13.09.2011, der dekanen ble bedt av styret om å lage et innspill til den pågående utredningen. Vi ber om at prosjektsekretariatet så raskt som mulig sender dette innspillet videre til relevante utrednings- og arbeidsgrupper. Bakgrunn I forbindelse med fusjonsprosessen har det fremkommet to dokumenter (vedlegg 1 og 2) som beskriver planer for satsing på IKT-systemer i driftsorganisasjonen til den fusjonerte høgskolen. Dokumentene inneholder, til tross for titler som strategisk plan, konkrete beslutninger om valg av leverandører, utstyr og plattformer. Vi mener at dokumentene ikke har gått gjennom de samme åpne prosesser som øvrige planer og rapporter fra fusjonsarbeidet. Dette er både uheldig og uakseptabelt gode og smidige IKT-løsninger med forankring i primærvirksomheten er helt nødvendig ved fusjonering av ulike kulturer og fagmiljø på flere campus. Vi har valgt å løfte frem fire hovedpoeng: Dokumentene mangler tydelige premisser for beslutningene som tas, og inneholder ingen konsekvensutredning, hverken økonomisk eller faglig. De kan derfor vanskelig betraktes som strategiske dokumenter. Dokumentene bærer preg av at beslutninger er tatt før prosessen har kommet i gang. De fremstilles som beskrivelser av overgangsordninger frem mot fusjon, mens innholdet bærer preg av å være et regelverk for fremtidig IKT-bruk etter fusjonering. Dokumentene tar ikke hensyn til at IKT-systemer skal støtte oppunder akademisk frihet, som innebærer at den enkelte ansatte så langt det er mulig må få velge de verktøyene som er mest hensiktsmessige for eget arbeid. Det fremstilles som om dokumentene omhandler administrasjonssystemer, men de berører også i høyeste grad fagmiljøenes bruk av IKT i primærvirksomheten. Dokumentene tar ikke hensyn til krav som stilles fra myndighetene til bruk av åpne standarder i offentlig virksomhet. Forslag til tiltak For å sikre at beslutningene om valg av teknologi og driftsløsninger tas på et godt nok grunnlag, foreslår vi følgende strakstiltak:
1. Arbeidsgruppen for IT-drift stopper pågående utredning av teknologiske løsninger, og bes om å utarbeide et strategisk plandokument med en overordnet drøfting av teknologiens plass og rolle i en fusjonert akademisk institusjon. Dette må gjøres raskt og før arbeidet med konkrete valg av systemer/leverandører og utforming/design av tjenester og infrastruktur videreføres. 2. Arbeidsgruppen for IKT-drift utvides med kompetanse også fra de vitenskapelige miljøene for IKT, helst med én fagansatt innen informatikk/datateknikk/informasjonsvitenskap fra hver høgskole. 3. Fristen for utarbeidelse av løsningsdesign for IKT-systemer og drift flyttes minst et halvt år frem i tid. Med vennlig hilsen fra Jan Høiberg Dekan Avdeling for informasjonsteknologi Høgskolen i Østfold Vedlegg: 1. Arbeidsgrupper IT fusjonsutredningen forprosjekt, notat fra IT-sjef Jan Petter Thorstensen, HiBu 2. Fusjonsprosessen overordnet strategi mot 2013, notat fra IT-sjef Jan Petter Thorstensen, HiBu
Arbeidsgrupper IT fusjonsutredningen forprosjekt I forbindelse med arbeidet med fusjonsutredning så er det etabler 3 arbeidsgrupper i et forprosjekt for å vurdere eventuelle mulige løsninger. En del av forprosjekt gruppenes oppgave vil være å identifisere behov for andre arbeidsgrupper, temaer og oppgaver som må behandles i prosessen frem mot 2013. Basis for arbeidet er beskrevet i dokumentet Fusjonsprosessen - overordnet strategi mot 2013 I tillegg vil ønsker og bestillinger fra UG V, Administrativ organisering, som arbeidsgruppe IT Drift er direkte underlagt, være styrende for aktivitetene frem mot 2013 For arbeidet med fusjonsutredningen innenfor IT drift er det etablert en styringsgruppe som består av: Jan Petter Thorstensen - HiBu Per Henriksen - HiVe Trond Akerbæk - HiØf Steve Sporøy - HiBu Svein Hansen HiVe Nils O.B Bekken HiØf Ole Håkon Røsland HiVe Petter Lilleby - HiØf Følgende forprosjekt grupper er etablert Basis infrastruktur design Steve Sporøy - HiBu Svein Hansen HiVe Nils O.B Bekken HiØf - leder Ole Håkon Røsland - HiVe Håkon Kristoffersen HiØf Mandat: Beskrive felles infrastruktur løsning for en fusjonert organisasjon Beskrive prosessen frem mot felles løsning Beskrive overordnet design Begrunne og anbefale løsning Beskrive investeringsbehov Skissere tidsrammer, prioritet og fremdriftsplan Beskrive eventuelle risiko faktorer Foreslå undergrupper og andre aktiviteter som må aktiviseres og iverksettes for å etablerer et endelig design og løsningsforslag. Etablere kontakt med Uninett for diskusjon av løsninger Arbeidsgrupper IT fusjonsutredningen.docx Side 1 of 3
I forslaget skal rammen beskrevet i dokumentet Fusjonsprosessen - overordnet strategi mot 2013 være styrende. WEB og CMS Henning Tollefsen Tore Petter Engen Tania Marcel Olsen Per Henriksen Trond Akerbæk Jan Petter Thorstensen Mandat: Etablere kontakt med Informasjon seksjonene Identifisere fremtidig felles CMS og WEB løsning Begrunne og anbefale løsning Beskrive investeringsbehov Skissere tidsrammer, prioritet og fremdriftsplan Beskrive eventuelle risiko faktorer Leder av dette arbeidet skal komme fra informasjonsseksjonen Gruppen vil bli re- bemannet med fagpersoner innenfor området når felles strategi er avklart mellom informasjon og IT BAS brukeradministrativt system Trond Akerbæk HiØf - leder Svein hansen - HiVe Steve Sporøy - HiBu Beskrive dagens løsninger Identifisere autoritative kilder Identifisere målsystemer Kartlegge dagens konnektorer og andre program og prosesser knyttet til eksisterende BAS løsninger. Foreslå valg av fremtidig BAS løsning for fusjonert organisasjon Planlegge migrering, tids og aktivitetsplan Beskrive kostnader investeringsbehov Beskrive eventuelle risiko faktorer Etablere nødvendig kontakt mot studieadministrasjonene og personal avdelingen Foreslå undergrupper og andre aktiviteter som må aktiviseres og iverksettes for å etablere et felles BAS løsning I forslaget skal rammen beskrevet i dokumentet Fusjonsprosessen - overordnet strategi mot 2013 være styrende. Arbeidsgrupper IT fusjonsutredningen.docx Side 2 of 3
Andre arbeidsgrupper Ytterligere arbeidsgrupper vil bli etablert fortløpende nå behov for dette blir avdekket. Mulig andre arbeidsgrupper: Klienthåndtering Nettverk Exchange/ Outlook Lagring Arbeidsgruppene står fritt til og anbefales å trekke på øvrig kompetanse og ressurser i IT seksjonen spesielt og organisasjonen for øvrig. Ved behov skal det etableres kontakt med eksterne aktører og spesielt er det viktig og forholde seg til Uninett og deres kompetanse når det gjelder basis infrastruktur og nettverkskompetanse. Overordnet tidsplan - foreløpig Ca. 2/9-2011: Foreløpig presentasjon fra arbeidsgruppene 31/12-2011: Endelig løsningsdesign ferdig 31. desember 2011 Drammen, 20.mai 2011 jpt Arbeidsgrupper IT fusjonsutredningen.docx Side 3 of 3
Fusjonsprosessen overordnet strategi mot 2013 Prinsipper De beste løsningene fra hver institusjon skal benyttes. Med beste menes de løsninger som er: enklest i bruk for slutt brukere, enklest i forhold til administrasjon og gir best kost nytte generelt sett. Nye løsninger eller teknologier til erstatning for eksisterende skal ikke innføres hvis dette ikke gir vesentlig gevinst. Nye tjenester skal i prinsippet ikke innføres i perioden fra d.d. frem til 1. august 2013. Eksisterende tjenester skal bestå inntil akseptable nye er etablert Valgte løsninger bør ikke være begrensende for fremtidig teknisk utvikling Valg av løsninger skal basere seg på følgende kritterier: Produktets funksjonalitet og kvalitet; etter enkelhet for slutt brukere, enkelhet i forhold til administrasjon og best mulig kost nytte. Tilgang til kompetanse på produktet internt og eksternt. Mulighet for integrasjon med øvrige systemer og infrastruktur. Overordnet kost/nytte for en fusjonert organisasjon. Basisinfrastruktur Basisinfrastruktur (DNS, DHCP, file, print osv) skal baseres på Microsoft technology. AD som katalog tjener, MS Server OS og MS klient OS. Hardware redundans i form av virituallisering med Hyper V Cluster. Utgangspunktet for enhver server skal være at den er viritualisert, men unntak gjøres der dette er system krav. Det skal vurderes tjeneste redundans for sentrale tjenester (fil, print, mail) der dette kan forsvares i forhold til kost nytte og stabilitet. Det skal vurderes etablering av disaster recovery site (site redundans). Cisco som basis nettverks infrastruktur Støtte for andre plattformer Hvis det er hensiktsmessig i forhold til spesifikke tjenester (intern kompetanse) eller nødvendig i forhold til undervisning /forskning vil andre standardiserte OS kunne benyttes (Linux/UNIX). For klienter skal man søke å levere plattformuavhengige tjenester Microsoft skal prefereres som OS for ansatte som benytter administrative tjenester. Macintosh støttes for begrenset tjenesteutvalg, og bare for brukere som kan dokumentere behov ut ifra oppsatte regler og faglig behov. Må administreres. e post og samhandling Exchange/Outlook etableres som e post og kalender løsning LYNC etableres som samhandlings tjeneste. Fusjonsprosessen%20 %20overordnet%20strategi%20mot%202013%20v1 0[1] Side 1 of 3
Nettverk Det skal etableres sikker kommunikasjon mellom institusjonens siter i ny organisasjon. Nettverkstopologien designes i samarbeid med Uninett SAN Felles SAN løsning med redundans etableres Hvilke av eksisterende SAN som skal benyttes og hvordan disse skal/kan organiseres i forholdt til strukturen på cluster og server strukturen må defineres Enhetlig backupsystem etableres Direct Access eller access anywhere Løsning for sikker tilgang fra hvor som helst skal etableres for administrerte PCer Dagens VPN løsninger skal opprettholdes inntil videre Det skal bør vurderes videreføring av UAG portal med SSTP VPN for ikke administrerte klienter (ansatt hjemme PC er og private student PCer). Lagring for studenter vurderes å flyttes til Live@edu Prinsipper for sikkerhet Det skal legges opp til at klienter/brukere skal kunne gjøre ting sikkert uten å måtte gå omveier for å få dette til. Default; skal være sikkert. Grunnleggende best practise prinsipper fra http://norsis.no/veiledninger/ skal følges. Grunnleggende sikkerhetsprinsipper (låskode/skjermbeskytter osv) skal følges og enforces. Man er ikke sikrere enn det svakeste ledd. Felles sikkerhetsrutiner skal utvikles. (de viktigste) WEB og CMS Beslutning om valg av CMS gjøres i samarbeid med infoseksjonene BAS Rask evaluering og beslutning av hvilken BAS løsning som skal prefereres må gjøres. Benytte en av dagens 2 eksisterende løsninger Etablere ny ILM løsning (Buddy?) Samarbeide etableres med studieadministrasjon og personal (FS og SAP) for planlegging og opprydding. Felles FS rutiner må etableres. Annet Overgangsordninger: Ivareta eksisterende investeringer og utnytt dagens utstyr effektivt Opprettholde eksisterende tjenester Sikre en effektiv overgang til ny organisasjon Fusjonsprosessen%20 %20overordnet%20strategi%20mot%202013%20v1 0[1] Side 2 of 3
Mulige spørsmål. Fri programvare. Det etableres ikke en strategi som prefererer fri programvare. Fri programvare vil bli vurder/evaluert på lik linje som annen programvare og vil bli benyttet hvis dette er hensiktsmessig. Åpne dokument standarder (ODF) Offentlige retningslinjer skal følges. Fusjonsprosessen%20 %20overordnet%20strategi%20mot%202013%20v1 0[1] Side 3 of 3