S T Y R E S A K # 22/13 STYREMØTET DEN Vedrørende: IKT-STRATEGI FOR PERIODEN

Transkript

1 S T Y R E S A K # 22/13 STYREMØTET DEN Vedrørende: IKT-STRATEGI FOR PERIODEN Forslag til vedtak: Styret tar IKT-strategi for perioden til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg IKT-strategi for perioden Bergen, den

2 Saksfremlegg IKT-strategi for perioden Kunst- og designhøgskolens IKT-strategi er grunnlaget for KHiBs teknologiske utvikling. IKT-strategien bidrar til å legge den overordnete strukturen for IKT-utviklingen og bruken av IKT på KHiB. IKTstrategien omfatter ikke spesialistoppgaver knyttet til den kunst- og designfaglige utviklingen, dette finnes i handlingsplan for kunstnerisk utviklingsarbeid og i virksomhetsplanene. KHiBs IKT-strategi har sitt fundament i KHiBs strategi for , og er dermed et underliggende dokument til denne. I forbindelse med arbeid med søknad om akkreditering som vitenskapelighøgskole er en IKT-strategi et dokument som forutsettes ved institusjonen. Videre er IKT-strategi et av de dokumentene som Riksrevisjonen forutsetter er utarbeidet ved institusjonene. KHiBs IKT-strategi har en rekke konkrete tiltak som er planlagt implementert på kortere (i 2013) og lengre sikt (for resten av strategiens periode). IKT-strategien er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av IKT-leder, økonomisjef, dekan ved Avdeling for kunst og høgskoledirektør. IKT-strategien er videre drøftet i administrativ ledergruppe og i ledermøter. I den halvårlige styringsdialogen er IKT-strategien også forankret på avdelingene. Forslag til vedtak: Styret tar IKT-strategi for perioden til orientering. Bergen, Cecilie Ohm høgskoledirektør 1 vedlegg 1

3 IKT-strategi for perioden Innledning KHiBs IKT-strategi er fundert i KHiBs strategi for , og skal støtte oppunder KHiBs faglige aktivitet og undervisning. Videre er IKT-strategien tilpasset de krav som stilles til KHiB som statlig institusjon i universitets- og høgskolesektoren. Kunst- og designhøgskolens IKT-strategi er grunnlaget for KHiBs planlagte og styrte teknologiske utvikling. IKT-strategien bidrar til å fastlegge de overordnede strukturelle retninger for IKTutviklingen og IKT-anvendelsen på høgskolen. IKT-strategien omfatter ikke spesialistoppgaver knyttet til den kunst- og designfaglige utviklingen. IKT-strategien følges opp med årlige handlingsplaner som konkretiserer hvilke tiltak som planlegges gjennomført det kommende år i overensstemmelse med strategien. En god IKT-infrastruktur og et godt IKT-servicetilbud er en forutsetning for å nå de mål som KHIB har formulert. Hovedmålsetning KHIB skal ha et stabilt IKT-system og brukereffektive IKT-tjenester En betydelig utfordring for KHIB er å realisere potensialet i IKT til å forbedre og effektivisere virksomheten. Dette er like mye en utfordring til organisasjon og kompetanse som til teknologi, og krever at videreutviklingen av tjenestetilbudet følges av en tilsvarende utvikling av organisasjon og prosesser, samt bruker- og lederkompetanse, på KHIB som helhet. På bakgrunn av dette er det en hovedmålsetning at IKT-området ved KHiB: - Sikrer alle brukergrupper formålstjenlige og brukereffektive IKT-tjenester med tilstrekkelig kapasitet, stabilitet, tilgjengelighet og sikkerhet - Bidrar til at KHIB får et fortrinn i konkurransen om de beste studentene, forskere og lærere. 1

4 Strategiske mål 1. Øke bevissthet og kompetanse i hele organisasjonen, samt øke forankring i ledelsen 2. Øke datasikkerheten 3. Øke stabilitet og kapasitet i den grunnleggende IKT-infrastrukturen 4. Tilby bedre og mer effektiv brukerstøtte 5. Øke tilgjengelighet til internett og data 6. Tilby sektorens fellessystemer 7. Øke bruk av IKT til formidling av undervisning og faglig aktivitet 8. Tilby studenter en hensiktsmessig IKT-infratstruktur 2

5 Handlingsplan for perioden 1. Øke bevissthet og kompetanse i hele organisasjonen, samt øke forankring i ledelsen - Beslutninger vedr. systemomlegginger/-endringer, omfattende versjonsoppdateringer og lignende som får større konsekvenser for ansatte og/eller studenter skal godkjennes av ledelsen innen iverksettelse. - KHiB skal vurdere konsekvenser for IKT i alle viktige beslutningsprosesser/utviklingsprosjekter. - Ansatte ved KHiB skal ha kompetanse i de verktøy som brukes og undervises ved instiktusjonen. - IKT-enheten skal trekkes inn i beslutningene ved anskaffelser av IKT-utstyr. - Årlig drøfte IKT-strategi i ledergruppen. - IKT-enhetens medarbeidere skal arbeide for god formidling av IKT-faglige problemstillinger. - Informasjon skal gjøres tilgjengelig til ansatte og studenter på hvor tilgang til IKTinfrastruktur finnes - Kartlegge medarbeidernes IKT-kompetanse. - I større grad; formidle aktuelle tilbud om kurs og opplæring for ansatte - Etablere bedre superbrukerordninger for administrative systemer og fagsystemer 2. Øke datasikkerheten KHiB skal - Styrke informasjonssikkerheten på kunst- og designhøgskolen gjennom økt fokus på IKTsikkerhet i kvalitetssystem og beredskapsplaner - Velge gjennomprøvde sikkerhetsløsninger - Sørge for at elektronisk kommunikasjon med ansatte, studenter og eksterne oppfyller kravene til sikker kommunikasjon (både fastnett og trådløsnett) - Utarbeide bedre og mer brukervennlig informasjon om IKT-sikkerhet. Sikre dataene med daglig backup av alle filer lagret på servere og felles lagringsløsninger - Løpende vurdering av sikkerhetsløsning for håndholdte enheter (mobiltelefoner m.m.) - Risiko- og sårbarhetsgjennomgang av systemer som lagrer personopplysninger - Få på plass funksjonen hovedsikkerhetsansvarlig (CSO) - Utarbeide klare beskrivelser av roller, ansvar og rapporteringspunkter for sikkerhetsansvarlig - Få på plass manglende styrende dokumenter på overordnet nivå; taushetserklæring for innleide, IKT-strategi og beredskapsplaner - Etablere bedre tilgangskontroll 3

6 - Gjennomføre regelmessige risikovurderinger av de mest kritiske systemer - Gjennomføre risikovurderinger ved implementering av nye systemer - Revidere sikkerhetspolicy for KHiB - Vurdere implementering av automatisk tilgangskontroll som sikrer at pc-er som ikke oppfyller KHIBs sikkerhetskrav ikke får tilgang til nettverket - Utarbeide rutine for tilbakelevering og avhending av utstyr (komponenter med lagringsmedier) - Risiko- og sårbarhetsgjennomgang av IKT-infrastrukturen - Etablere rutiner og systemer rundt lagring av data for kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning. 3. Øke stabilitet og kapasitet i den grunnleggende IKT-infrastrukturen - Redusere sårbarheten i IKT-kompetanse. - Øke kapasiteten i IKT-enheten. - Sikre at IKT-utviklingen skjer i overensstemmelse med de anbefalinger og standarder som gjelder for sektorens IKT-anvendelse, jf. retningslinjene fra departement, UHR og UNINETT. - Utarbeide beredskapsplan for infrastrukturen basert på risikovurderinger - Utarbeide langsiktig plan for utskifting av gammel kabling m.m. i bygningene - Overgang til UNINETTs telefoniløsning - Vurdere service- og vedlikeholdsavtaler med ekstern leverandør for all kritisk hardware - Utnytte fellesavtalene i sektoren gjennom UNINETT - Vurdere relokasjon av servere til bedre sikret rom - Utvikle løsning for ansatte hvor print først skrives ut når printeren aktiveres med adgangskort (eller lignende løsning «follow me print») 4. Tilby bedre og mer effektiv brukerstøtte KHIB skal - Skape overensstemmelse mellom realistiske forventninger til service og ressursene til brukerstøtte - Styrke IKT-medarbeidernes evne til å forstå brukernes behov og være løsningsorientert 4

7 - Utarbeide serviceerklæring som definerer tjenesteleveransene som IKT skal støtte oppunder - Utarbeide bedre rutiner for brukerstøtte til ansatte og studenter - Implementere verktøy for å sortere, prioritere og håndtere henvendelser om brukerstøtte 5. Øke tilgjengelighet til internett og data KHIB skal - fjerne strukturelle hindringer for mobilitet - sikre tilgang til programmer og dokumenter på tvers av brukerplattformer og avdelinger - Gjøre den eksisterende VPN-løsning sikrere eller overveie alternative løsninger - Gjennomgang og oppdatering av nettstruktur og katalogstruktur. Gjennomgang av ansattnett og studentnett. - Innføre Microsoft Outlook som standard mail-system for alle ansatte - Overvåke bruken av håndholdte enheter, jf. bl.a. sikkerhetsaspektet i pkt. 3 - Kartlegge behov for og ønsker om økt tilgjengelighet via internett - Vurdere behovet for å etablere samhandlingsløsninger ( sharepoint ) som gir mulighet for at grupper av personer deler informasjon og samarbeider om prosesser/dokumenter - Ut fra kartlegging om økt tilgjengelighet, gjennomføre relevante konkrete tiltak 6. Tilby sektorens fellessystemer og fellesløsninger KHiB skal - Prioritere sektorens fellessystemer ved behov for nye systemer, jf. bl.a. UHRs/Uninetts initiativer. Skape størst mulig integrasjon mellom systemer og data på tvers av avdelinger og seksjoner, herunder sikre at data inntastes en gang (og gjenbrukes i relevante sammenhenger) samt vedlikeholdes ved kilden (som bruker-data og passord / Kun benytte FEIDE-kompatible systemer) - Kun utvikle KHIB-spesifikke systemer (på egen hånd eller ved ekstern hjelp) i tilfeller der en kost- og nyttevurdering tilsier at dette er mest hensiktsmessig. - Vurdere integrasjon av systemer der dette er hensiktsmessig - Definere og beskrive arbeids- og anskaffelsesprosessene som anvendes ved innføring av nye systemer (Bruke sektorens fellessystemer) - Kartlegge eksisterende systemer som bør integreres 5

8 - Etablere felles system for lagring, bevaring og backup av bilder og video 7. Øke bruk av IKT til formidling av undervisning og faglig aktivitet og i ekstern kommunikasjon KHiB skal - Vurdere omfanget av IKT til støtte for undervisning, faglig aktivitet og i ekstern kommunikasjon Undersøke/tilby/ se på/kjøpe Videokonferanseløsning Ta i bruk aktuelle verktøy gjennom ecampus-tilbudet Bruke it s learning - Nedsette arbeidsgruppe til å vurdere behovet for økt bruk av IKT i undervisningen (for eksempel elektroniske tavler) og bruk av virtuelle læringsarenaer. - Styrke opplæring av faglig ansatte for å øke graden av IKT-bruk i undervisningen 8. Tilby studenter en hensiktsmessig IKT-infrastruktur KHiB skal - Sikre elektronisk kommunikasjon med studentene - Sambruk av tilgjengelige datamaskinarbeidsplasser for studenter - Kontinuerlig oppdatering av KHiBs websider - Bruke it s learning - Se på samordning og mulige integrasjonsløsninger mellom de ulike verktøy som brukes ved KHiB. 6