Horten kommune Økonomiseksjonen Saksbehandler: Direkte telefon: Vår ref.: Arkiv: Deres ref.: Hanne Faurskov Bjerke 33 08 50 78 11/7325 / 11/949-1 FE- Dato: 17.02.2011 Unntatt offentlighet Off.l. 13/Fvl. 13.2 - næringsopplysninger m.v. KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale Verktøy, festemateriell og småkjemi Postadresse: Postboks 10, 3191 Horten Telefon: 33 08 50 00 Bank: 1594.30.31220 Besøksadresse: Apotekergata 12 Telefaks: 33 08 50 01 Org.nr.: 964 951 284 E-post: postmottak@horten.kommune.no Internett: www.horten.kommune.no
Innhold 1 Generell informasjon...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Etiske retningslinjer for Horten kommune...3 1.3 Anskaffelsens omfang...3 2 Anskaffelsesprosedyre...4 2.1 Tilbudet...5 2.2 Offentlighet...6 2.3 Forbehold...6 3 Kvalifikasjonskrav...7 4 Kontraktsgjennomføringskrav...7 5 Tildelingskriterier...7 6 Beskrivelse av anskaffelsen...8 7 Vedlegg...9
1 GENERELL INFORMASJON 1.1 Oppdragsgiver Horten kommune ligger i Vestfold fylke. Horten kommune har ca. 26.000 innbyggere fordelt på 5 tettsteder: Horten, Borre, Nykirke, Skoppum og Åsgårdstrand. Det er gode forbindelser til omgivelsene med ferje til Moss og ny E-18 til Oslo eller sørover til Telemark. For nærmere informasjon om kommunen vises det til www.horten.kommune.no. 1.2 Etiske retningslinjer for Horten kommune Horten kommune har utarbeidet etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte. Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet. Horten kommune forventer at tilbyder og dens ansatte bidrar til at kommunens ansatte og folkevalgte ikke utsettes for handling som utfordrer etterlevelse av nevnte etiske retningslinjer. Se vedlegg 2. 1.3 Anskaffelsens omfang Horten kommune ønsker å inngå en rammeavtale for å dekke kommunens løpende behov for verktøy, festemateriell og småkjemi. Verktøy og materiell skal først og fremst være av proffkvalitet. Horten kommuner kjøper inn materiell i ovennevnte kategorier for ca. kr. 250.000,- eks. mva pr. år. Behovet er varierende og kommunen garanterer ikke for omsetningen på avtalen. Det vil være én leverandør på rammeavtalen. Det ønskes en rammeavtale med en varighet på 2 år og mulighet for forlengelse i inntil 24 måneder i form av en eller flere prolongeringer. Evt. prolongering varsles av oppdragsgiver senest 3 måneder før avtalen utløper.
2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Følgende prosedyre vil bli lagt til grunn for anskaffelsen: Tilbydere som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Tilbud som ikke tilfredsstiller kontraktsgjennomføringskravene vil bli avvist. Blant de resterende tilbud vil det bli valgt ut minst 3 tilbud, hvor kommunen vil invitere tilbydere til forhandlinger. Tilbudene vil bli valgt ut på bakgrunn av rangering i henhold tildelingskriteriene. Under ellers like vilkår vil tilbudene bli valgt ut ved loddtrekning. Horten kommune forbeholder seg retten til å forhandle om alle sider ved tilbudet. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. CPV-nummer på anskaffelsen er: 249 Finkjemikalier og diverse kjemikalieprodukter 42652000 Elektromekaniske håndverktøy 44511000 Håndverktøy 44512000 Diverse håndverktøy 44530000 Fester 44531100 Treskruer 4482 Lakker Fremdriftsplan Hendelse Dato Kunngjøringsdato 08.04.2011 Siste frist for å spørre etter 27.04.2011 konkurransegrunnlaget Siste frist for å stille spørsmål 27.04.2011 Tilbudsfrist Tirsdag 03.05.2011 kl. 1200 Evaluering av mottatte tilbud Uke 18 og 19 Forhandlinger Uke 20 Beslutning om valg av tilbyder Uke 21 Klagefrist 10 dager Avtaleinngåelse/ kontraktskriving Ca. 15.06.2011 Kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Hanne Faurskov Bjerke Innkjøpssjef Tlf: 33 08 50 78 Mobil: 97 55 03 49 E-post: hanne.faurskov.bjerke@horten.kommune.no Dersom det er spørsmål til konkurransegrunnlaget m.v., skal disse sendes på e-post. Svar på spørsmål vil bli anonymisert og gjort tilgjengelig for øvrige tilbydere/interessenter på Doffin.
2.1 Tilbudet Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og et eksemplar på cd rom eller minnebrikke. Tilbudet leveres i lukket konvolutt til: Horten kommune Postboks 10 3191 HORTEN Tilbudet merkes: Kjøp av Rammeavtale Verktøy, festemateriell og småkjemi - ArkivID 11/949. Tilbudsfrist: Tilbudet skal være Horten kommune i hende tirsdag 03.05.2011 kl. 1200. Med i hende menes at tilbudet fysisk skal være i Horten kommunes varetekt på det angitte tidspunkt og er ikke en frist for poststempling. Dersom tilbyder sender tilbudet i posten, må tilbyder forsikre seg om at tilbudet har kommet fram innen fristen. Dersom tilbudet skal leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i rådhustorget i Horten kommune, Apotekergata 12, 3187 Horten. Det er ikke anledning til å levere tilbud elektronisk. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedståelsesfrist: Tilbyder må stå ved sitt tilbud i minst 3 (tre) måneder regnet fra tilbudsfristen. Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal i utgangspunktet være/foregå på norsk. Alle kostnader som tilbyder måtte ha forbundet med tilbudsprosessen dekkes i sin helhet av tilbyder. Tilbudet skal struktureres etter følgende retningslinjer: Vedlagte kravspesifikasjon/tilbudsskjema (vedlegg 1) skal benyttes ved inngivelsen av tilbudet og innholdet i tilbudet skal være strukturert i samsvar med dette og vedlagte skjemaer. Alle punkter i kravspesifikasjonen/tilbudsskjemaet skal være omtalt i tilbudet. Skjema for forbehold (del 8) i kravspesifikasjonen/tilbudsskjemaet skal utfylles i alle tilfeller. Dersom tilbyder ikke har noen forbehold må også dette angis på skjemaet. Horten kommune forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke følger ovenstående. Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. Tilbudsåpning: Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to personer til stede, hvorav minst en representant fra oppdragsgiver.
2.2 Offentlighet Om bedriftshemmeligheter: I forbindelse med ny Lov om offentlighet Offentleglova av 19. mai 2006 nr 16, kan ikke oppdragsgiver lenger unnta tilbudene fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig. Oppdragsgiver kan dermed få anmodninger om innsyn og er i utgangspunktet forpliktet til å gi innsyn i alle sakens dokumenter, inkl. det enkelte tilbud. I denne forbindelsen må tilbyder levere en elektronisk kopi av tilbudet i PDF-format, hvor evt. bedriftshemmeligheter er sladdet. Dersom det ikke leveres en sladdet kopi av tilbudet, anses hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som spør om det. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det skal grunngis godt hvorfor noe er å anse som bedriftshemmeligheter, og at oppdragsgiver har rett til å overprøve tilbyders ønske om unntak. Horten kommune tar forbehold i henhold til Offentleglova 23, 3. ledd og utleverer ikke tilbud, protokoll eller andre evt. dokumenter i saken før valg av leverandør er gjort. 2.3 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder fyller ut skjema i vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbudsskjemaets del 8, evt. med supplement på eget ark. Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Alle konsekvenser, også økonomiske, skal angis og prissettes. Horten kommune forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn.
3 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder fyller ut del 3 i vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbudsskjema og dokumenterer kvalifikasjonskravene som beskrevet. Tilbud som ikke er i overensstemmelse med kvalifikasjonskravene vil bli forkastet. 4 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Tilbyder fyller ut del 4 i vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbudsskjema og dokumenterer kvalifikasjonskravene som beskrevet. Vi gjør oppmerksom på at avkrysning i rubrikken nei vil føre til at tilbudet blir avvist. 5 TILDELINGSKRITERIER Horten kommune vil velge tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tilbudene vil bli vurdert etter følgende kriterier: Kriterier Vekting Kvalitet 30% Service, levering og tilgjengelighet 30% Pris 40% Ad. Kvalitet Oppdragsgiver vil vurdere de tilbudte produktenes kvalitet basert på tilbyders beskrivelser. Selv om det forespørres produkter av både proff- og hobbykvalitet, er det først og fremst produkter av proffkvalitet som vil bli vurdert. Produkter av hobbykvalitet vil bli tillagt mindre/liten betydning. Det vil også bli lagt mer vekt på produkter med høy bruksfrekvens, ref. vedlegg 4 Prisskjema. Ad. Service, levering og tilgjengelighet Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders bestillings- og leveringsrutiner, fleksibilitet ved akutte behov, egen kontaktperson, etc. Ad. Pris Oppdragsgiver vil vurdere priser og rabatter på de tilbudte produktene. Selv om det forespørres produkter av både proff- og hobbykvalitet, er det først og fremst produkter av proffkvalitet som vil bli vurdert. Produkter av hobbykvalitet vil bli tillagt liten/ingen betydning i prissammenheng. Det vil også bli lagt mer vekt på produkter med høy bruksfrekvens, ref. vedlegg 4 Prisskjema. Vedlagte (vedlegg 4) prisskjema må fylles ut og priser må oppgis i forhold til de spesifiserte volumene.
6 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Det vises i øvrig til vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbudsskjema.
7 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Kravspesifikasjon - tilbudsskjema Horten kommunes etiske retningslinjer Alminnelige kontraktsbestemmelser Prisskjema