Leka kommune Møteinnkalling Valgstyre Utvalg: Møtested: Lekatun Dato: 14.03.2017 Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 951 09 887. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Leka, 08.03.2017 Per Helge Johansen ordfører Solveig Slyngstad rådmann -1-
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 Delegering av myndighet ved stortingsvalget 2017 2016/318 PS 2/17 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere 2016/318 PS 3/17 Prøving av forhåndsstemmegivningen, delegering av myndighet 2016/318 PS 4/17 Stemmesteder og åpningstider Storingsvalget 2017 2016/318 PS 5/17 Utlegging av manntall Stortingsvalget 2017 2016/318 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2016/318-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 1/17 14.03.2017 Delegering av myndighet ved stortingsvalget 2017 Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen delegeres myndighet til avgjørelse i saker av ikke prinsipiell betydning, samt gjennomføring av administrative oppgaver som å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til alminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen ved behov utvide åpningstid for forhåndsstemmemottak innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak Beathe Mårvik oppnevnes som valgstyrets sekretær og valgansvarlig for elektronisk innrapportering i forkant av, - ved prøvevalg og valgnattoppgjør. Siv Aune oppnevnes som valgansvarlig nr 2. -3-
Hjemmel for vedtak K.sak 12/17 Oppnevning av valgstyre Kommunelovens 23-4 Saksopplysninger Til behandling av enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell betydning kan valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven jfr Kommunelovens 23 nr. 4. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning og som dermed ikke kan delegeres, kan for eksempel være å treffe avgjørelser om valglister, om tilbakekalling av lister og forkastelse av stemmegivninger. Som veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Det kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler, oppnevning av oppgjørspersonell og lignende. Av praktiske og tidsbesparende hensyn er det ved alle valg siden 1993 blitt delegert fullmakt når det gjelder saker av ikke prinsipiell betydning. Dette gjelder bla å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til alminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen. Det skal også navngis to personer som er valgansvarlig personer for elektronisk innrapportering i forkant av, -ved prøvevalg og selve valgnattoppgjøret, dette har blitt utført av valgsekretær. Rollen valgansvarlig kommune inngår i alle valgfasene og har hovedansvaret for valggjennomføringen i en kommune. Dette omfatter blant annet registrering av grunnlagsdata, kontroll med brukere og administrasjon av opptellinger. Ved bruk av EVA skal valgansvarlig kommune logge seg på med rollen valgansvarlig kommune. Med unntak av å registrere valgtingsstemmegivninger, kan valgansvarlig kommune gjøre alle operasjoner i EVA. Vurdering Formannskapssekretær har hatt funksjonen som valgstyrets sekretær og valgansvarlig for registrering og rapportering. Nytt nasjonalt valgsystem EVA ble tatt i bruk ved Stortingsvalget i 2013, og vil bli brukt også ved dette valget. Valgdirektoratet kjører opplæring i forkant av valget for å sette alle landets kommuner i stand til å gjennomføre en effektiv og korrekt valgavvikling i tråd med lovgivningen. Hovedfokuset i opplæringen vil være å lære opp sentrale valgmedarbeidere i kommunene om gode valgfaglige rutiner og sørge for at de får høy kompetanse på valgadministrasjonssystemet EVA. Beathe Mårvik og Siv Aune er påmeldt opplæring i EVA i løpet av våren. Det kan være praktisk å delegere myndighet til å utvide tidspunkt ved forhåndsstemmegivning. Tidligere år var det fastsatt to timer på sykestua, valgene var unnagjort på forholdsvis kort tid, men begge forhåndsstemmemottakere måtte allikevel sitte åpningstiden ut. -4-
Ved siste valg ble det avsatt en time, dette var mer enn tilstrekkelig tid, men dersom det skulle vise seg at mange flere kommer for å avgi stemme kan det være behov for å utvide åpningstiden. Det foreslås å delegere myndighet til rådmannen å innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak. Det har siste år kun vært noen få som har søkt om dette. Konklusjon / tilråding I hht innstilling. Leka, 13.02.17 Solveig Slyngstad rådmann -5-
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2016/318-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 2/17 14.03.2017 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere Stortingsvalget 2017 Rådmannens forslag til vedtak Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes Beathe Mårvik Siv Aune Kirsti Hoff Sissel Haug Leder av valgstyret og rådmann delegeres myndighet til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom dette blir nødvendig. -6-
Hjemmel for vedtak K.sak 12/17 Oppnevning av valgstyre Valglovens 8-2(1)a Saksopplysninger Velgere som ønsker det skal kunne avgi forhåndsstemme ved valget, og valgstyret må oppnevne forhåndsstemmemottakere. I valgloven 8-2 står det blant annet at Som stemmemottaker innenriks fungerer a) stemmemottakere oppnevnt av valgstyret. Valgforskriften fastsetter at det skal være to stemmemottakere tilstede ved ordinær forhåndsstemming. Krav til to stemmemottakere ble innført samtidig med at man fjernet bruk av stemmeseddelkonvolutt for velgere som avgir stemme i egen kommune. Når stemmen godkjennes og legges i urnen i det den avgis, kan den ikke tilbakespores. Eventuelle feil vil derfor få større konsekvenser, da disse ikke kan rettes. At to personer er til stede vil på denne måten øke kvaliteten på gjennomføringen. Det er også nødvendig for å sikre tilliten til valgordningen, og for å beskytte valgfunksjonærer mot mistenkeliggjøring. Vurdering Valgstyret må oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte. Det er valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får den nødvendige opplæring. Stemmemottakerne må sette seg grundig inn i bestemmelsene om forhåndsstemmegivningen. Intensjonen bak bestemmelsen er å sikre at gjennomføringen av den ordinære forhåndsstemmegivningen overværes av to stemmemottakere, dvs. at minst to stemmemottakere fysisk er tilstede når stemmeseddelen stemples, det krysses i manntallet og velgeren legger seddelen i urna. Det synes med andre ord ikke å være i tråd med intensjonene i lovbestemmelsen dersom kun en stemmemottaker mottar forhåndsstemmer mens den andre er opptatt med andre oppgaver i lokalet. Det foreslås å oppnevne fire personer. Dette også med bakgrunn i ferieavvikling i forhåndsstemmeperioden. Det foreslås også å delegere myndighet til leder av valgstyret og rådmann å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom det skulle bli behov. Konklusjon / tilråding I hht innstilling. Leka, 13.02.2017 Solveig Slyngstad rådmann -7-
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2016/318-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 3/17 14.03.2017 Prøving av forhåndsstemmegivningen, delegering av myndighet Stortingsvalget 2017 Rådmannens forslag til vedtak Oppnevnte forhåndsstemmemottakere delegeres myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urne. -8-
Hjemmel for vedtak K.sak 12/17 Oppnevning av valgstyre Valglovens 8-1, 8-4 Saksopplysninger Endring av valglov og valgforskrift i 2013 gir nye føringer for gjennomføring av forhåndsstemmingen. Endringene består bla av at man har gått bort fra bruk av konvolutter ved forhåndsstemmegivningen, og at det er krav om to forhåndsstemmemottakere til stede også under ordinær forhåndsstemmegivning. Velgere som avgir stemme i den kommunen de er manntallsført skal legge stemmeseddelen direkte i urnen. Dette er samme prosedyre som på valgdagen. Stemmemottaker skal krysse vedkommende av i manntallet, stemple stemmeseddelen med eget stempel der det står forhåndsstemme og velgeren legger selv stemmeseddelen i forseglet urne. Stemmegivningen er da godkjent idet velger legger seddelen i urnen og vedkommende er krysset av i manntallet. Dette vil også gjelde for forhåndsstemmegivning på institusjon og ambulerende forhåndsstemmegivning. Forhåndsstemmemottaker må da ta med urne, stemmesedler og PC med tilgang til internett for å kunne logge seg på valgadministrasjonssystemet EVA med online tilgang til manntall når stemmen skal mottas. Det kan skje at manntallet midlertidig vil være utilgjengelig for stemmemottaker når velgeren ønsker å avgi stemme, eller at man ikke har internettforbindelse ved ambulerende forhåndsstemmemottak. Her vil det ikke være mulig å krysse velgeren av i manntallet og godkjenne stemmegivningen. I disse tilfeller skal det benyttes en midlertidig beredskapsprosedyre, det vil si at man benytter stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i egen beredskapskonvolutt. Stemmegivningen må da godkjennes av valgstyret i etterkant. Forhåndsstemmer avgitt av velgere som er manntallsført i en annen kommune skal fortsatt bruke stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i omslagskonvolutt og sendes valgstyret i vedkommende kommune pr post. Ordningen vil gjelde fra den ordinære forhåndsstemmegivningen som begynner 10. august. Ved tidligstemmegivning - 1. juli til 9. august skal stemmeseddelkonvolutt fortsatt benyttes. Forhåndsstemmer som er avgitt i andre kommuner og sendes hit behandles som tidligere. Vurdering Med den nye ordningen flyttes tidspunktet for godkjenning av stemmegivningen fra valgstyret til stemmemottakeren, samtidig som velgeren avgir forhåndsstemme. Når tidspunktet for godkjenning flyttes betyr det også at de som er oppnevnt som stemmemottakere må gis myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urnen. Med en samtidig godkjenning av stemmegivningene og elektronisk avkryssing i manntallet, betyr det at avkryssingsmanntallet kan skrives ut ferdig avkrysset for godkjente forhåndsstemmer. Slik vil dette bedre kvaliteten på avkryssingsmanntallet betydelig. En slik samtidig avkryssing i manntallet vil kunne bidra til å redusere avvik mellom antall kryss i manntallet og antall stemmer i urnen. -9-
Ved forhåndsstemmegivning i Gutvik og ved ambulerende forhåndstemmemottak ble det tatt med mobilt bredbånd for pålogging og registrering i EVA, og det fungerte helt fint. Konklusjon / tilråding I hht innstilling. Leka, 13.02.2017 Solveig Slyngstad rådmann -10-
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2016/318-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 4/17 14.03.2017 Stemmesteder og åpningstider Storingsvalget 2017 Rådmannens forslag til vedtak Tidligstemmegivning fra 1. juli til 9. august slik: Alle hverdager kl. 1000-1400 på Lekatun Ordinær forhåndsstemmegivning fra 10. august til fredag 8. september slik: Alle hverdager kl. 1000-1400 på Lekatun Fredag 25. august kl. 1900-2100 på Lekatun Lørdag 26. august kl. 1100-1330 Gutvik grendehus Lørdag 2. september kl. 1100-1330 Lekatun Onsdag 6. september kl. 1600-1700 Leka sykestue Ambulerende forhåndsstemmemottak i hele perioden etter skriftlig eller muntlig søknad, søknadsfrist onsdag 9. september. Valgting søndag 10. september For alle stemmekretser Valgting mandag 11. september Valgkrets 001 Gutvik Valgkrets 002 Kvaløy/Husby Valgkrets 003 Haug/Solsem/Stein kl. 1300-1600 på Lekatun kl. 1100 1630 Gutvik grendehus kl. 1100 1900 Lekatun kl. 1100 1630 Grendahuset Fjellvang -11-
Hjemmel for vedtak K.sak 12/17 Oppnevning av valgstyre Valglovens 8 Valgforskriften 25 Saksopplysninger Valgstyret må ta stilling til åpningstider både på valgting, ved ambulerende og ved stasjonært forhåndsstemmemottak i Gutvik og på Leka. Tidligstemmegivning Ved Stortingsvalget 2009 ble valgloven endret slik at velgere kan stemme innenriks fra 1. juli, såkalt tidligstemmegivning fram til ordinær forhåndsstemmegivning, jfr 8-1(4). Tidligstemmegivning er ment som en ordning for alle velgere som ikke har anledning til å stemme innenfor forhåndsstemmeperioden eller på valgdagen. Det kreves imidlertid ikke at velgeren må dokumentere at han eller hun ikke har anledning til å forhåndsstemme eller til å stemme på valgdagen. Dette er en særordning som skal være enkel å håndtere, det er ikke krav om tilrettelegging for full forhåndsstemmegivning i alle lokaler. For å avgi tidligstemme skal velger ta kontakt med kommunen og avtale tid. Dersom en velger tilkjennegir at det ikke på noen måte er mulig for vedkommende å avgi stemme innenfor dette tidsrommet, bør valgstyret, innenfor rimelighetens grenser, forsøke å imøtekomme velgers ønske for annet tidspunkt. Dette kan for eksempel være at vedkommende får avgitt stemme senere på dagen. Leka kommune har praktisert fast åpningstid ukedagene mellom kl. 1000 og 1400 på Lekatun også i tidligstemmegivningsperioden. Prosedyre ved tidligstemmegivning avviker fra ordinær forhåndsstemmegivning ved at velger ikke legger stemmeseddelen i urnen. Etter at stemmeseddelen er stemplet legger velgeren denne selv i en stemmeseddelkonvolutt og limer denne igjen. Stemmemottakeren underskriver på valgkortet og påfører tid og sted for stemmegivningen. Stemmemottaker legger stemmeseddelkonvolutten sammen med valgkortet i en omslagskonvolutt som limes igjen. Velgeren legger omslagskonvolutten i en urne. Forhåndsstemmegivning Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår fra og med 10. august i valgåret, jfr. valgloven 8-1(1). Faller 10. august på en helligdag, starter forhåndsstemmegivningen første påfølgende hverdag, jf. 15-5. Forhåndsstemmegivningen kan ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen, jf. 8-1(2). Departementet mener det kan være grunn til å ha langåpent minst én dag i uken i hele forhåndsstemmeperioden, kanskje hver dag siste uken før valget. Siste dagen før valgdagen kan det likevel, av hensyn til å få stemmene frem i tide, være grunn til å stemme tidligere. Kommunen bør også vurdere å holde åpent på lørdager. Leka kommune har hatt fast åpningstid ukedagene mellom kl. 1000 og 1400 på Lekatun i forhåndsstemmeperioden. I tillegg har det vært mulighet for å avgi forhåndsstemme en lørdag både i Gutvik og på Leka, fortrinnsvis så nært opp til valgdagen som mulig. I tillegg er det holdt åpent en fredagskveld på Lekatun. -12-
Det er krav om at det skal være to stemmemottakere til stede ved den ordinære forhåndsstemmegivningen. Ambulerende forhåndsstemmemottak Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3(6). Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Det lages et skjema for registrering av søknad om å få avgi stemme til ambulerende forhåndsstemmemottak, dette distribueres til og fra velger via hjemmesykepleien og eventuelt andre ansatte innen pleie- og omsorg i Leka. Av etiske og praktiske hensyn skal velgerne kontaktes om stemmetidspunkt, og samtidig bør en forsøke å gjennomføre forhåndsstemmemottaket i løpet av et begrenset tidsrom. Ambulerende forhåndsstemmemottak skal alltid foretas av to stemmemottakere jf 8-4 (4). Forhåndsstemmegivning på institusjon Etter valgloven 8-3(2) bokstav a skal det avholdes forhåndsstemmegivning på helseog sosialinstitusjoner. Dette omfatter sykehus, pleiehjem, etterbehandlingshjem mv. Det kan også mottas forhåndsstemmer hjemme hos personer som opphold er seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjoner som nevnt foran, jf. valgforskriften 25. Det er ikke adgang til å vedta at det bare skal avholdes forhåndsstemmegivning på enkelte helse- og sosialinstitusjoner. Det skal avholdes forhåndsstemmegivning minst en dag ved alle institusjonene. Av hensyn til sent ankomne, bør forhåndsstemmegivningen legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. I Leka har det vært avholdt forhåndsstemmegivning på sykestua onsdagen før valgdagen. Tidspunktet er avtalt med sykepleiesjef og tidspunktet tilrettelagt etter dagsrytme på sykestua. Det er krav om at det skal være to stemmemottakere til stede ved forhåndsstemmegivningen på institusjonen. Valgting Valg til Stortingsvalget 2017 er fastsatt til mandag 11. september. Kommunestyret vedtok i sak 98/16 at det i Leka også avholdes valg søndag 10.september. Valgdagen skal det holdes valgting i alle kretser, ved valgting også søndagen før er det tilstrekkelig å holde ett valglokale åpent. Her har Lekatun vært benyttet for alle valgkretser i kommunen. -13-
Vurdering Det anbefales å bruke de samme åpningstidene som ved foregående valg. I valgkrets 001 Gutvik er bedehuset brukt som stemmelokale de siste årene. Dette fordi grendehuset ikke hadde tilrettelagt med rullestolrampe. Nå har imidlertid grendehuset dette på plass og det foreslås å benytte dette lokalet igjen da det er større og mere praktisk. I valgkrets 002 Kvaløy/Husby er kommunehuset Lekatun brukt som stemmelokale både ved forhåndsstemmegivning og valgting. I valgkrets 003 Haug/Solsem/Stein er Grendahuset Fjellvang brukt som stemmelokale. Tid og sted har vært lik i gjennom mange valg, lokaler og åpningstider er kjent og innarbeidet. Konklusjon / tilråding I hht innstilling. Leka, 13.02.2017 Solveig Slyngstad rådmann -14-
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2016/318-0 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 5/17 14.03.2017 Utlegging av manntall Stortingsvalget 2017 Rådmannens forslag til vedtak Manntall legges ut til offentlig ettersyn på Lekatun og hos Harald Henriksen i Gutvik så snart det er praktisk mulig og fram til og med valgdagen. -15-
Hjemmel for vedtak K.sak 12/17 Oppnevning av valgstyre Valglovens 2-6 Saksopplysninger Stemmeberettigede som er registrert med bostedsadresse i Norge skal føres inn i manntallet i den kommunen der de var folkeregisterført som bosatt den 30. juni valgåret. I hht valglovens 2-6 skal valgstyret legge ut manntallet til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser om adgang til og fremgangsmåte for å kreve feil rettet. Det endelige manntallet, som skal brukes til valggjennomføringen (basert på data pr 30. juni), skal være tilgjengelig i EVA rimelig umiddelbart etter skjæringsdato. Endelig manntall vil bli oppdatert fram til og med valgdagen. Manntallet kan ikke legges ut på internett, jf. folkeregistreringsloven 13. Manntallsavskrifter og eventuelt annet materiell som bygger på manntallet, kan bare brukes til politiske formål. Datatilsynet har gitt uttrykk for den oppfatning at personopplysningsloven 12 ikke gir hjemmel for å ta personnumre med i manntall som skal sendes til politiske partier. Begrunnelsen er at det ikke foreligger saklig behov for dette. Valgforskriften 4 fastslår hvilke opplysninger som skal med i utleggingsmanntallet. Det skal kun inneholde navn, adresse, fødselsdato og ev. manntallsnummer og kretsopplysninger til de manntallsførte. Det blir sendt ut valgkort til alle som har stemmerett, og det foreslås ekstra annonsering og informasjon i forbindelse med at velgerne mottar valgkort. Får du valgkort i posten så står du i manntallet. I tillegg til sentral informasjon gjennom aviser, TV, brosjyrer vil Lekaposten og kommunens hjemmeside benyttes til kunngjøring og informasjon i forbindelse med valget. Vurdering Offentliggjøring av manntall er viktig for et demokrati. Det er viktig at innbyggerne kan sjekke både at de selv og naboen står i manntallet. Valgfusk foregår rundt om i verden og fjerning av folk i manntall er en måte å jukse på. Det er imidlertid få som sjekker manntallene. Manntallet har tidligere vært lagt ut på butikker, bibliotek, Lekatun og i et privat hjem i Gutvik. Tidligere lå manntallet ute i alle kretsene. Etter hvert har de naturlige møteplassene som for eksempel posthus og butikker blitt færre og færre. Ved de siste valgene er manntallet lagt ut på Lekatun og hos varaordfører i Gutvik. Det foreslås å legge ut manntallet på Lekatun og hos en person i Gutvik. Harald Henriksen er forespurt og har sagt ja til å ha manntallet liggende hjemme hos dem. -16-
Konklusjon / tilråding I hht innstilling. Leka, 06.03.2017 Solveig Slyngstad rådmann -17-