Møteprotokoll Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget i Rissa Møtested: Blåheia, Rissa rådhus Dato: 10.02.2017 Tid: 14:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Hilde Anhanger Karlsen Leder Einar Eilertsen Medlem Ola Andreas Stavne Medlem Ragnhild Askim Medlem Tonje Sørdal Medlem Kurt Rønning Medlem Therese Guddingsmo Medlem Cathrine Edvardsen Medlem Elin Kvidal Medlem Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Finn Yngvar Benestad MEDL Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Robert Karlsen Finn Yngvar Benestad Fra administrasjonen møtte: Navn Veronika Aune Stilling Personalkonsulent Merknader: Saksfremleggmalen må tilpasses AMU-møtene. Blant annet blir det ikke rett å bruke Rådmannens innstilling som avslutningen på møtet.
ÅRSRAPPORT 2016 FOR RISSA KOMMUNE FRA KLINIKK 5 BEDRIFTSHELSETJENESTE Perioden: januar til desember 2016 1. Innledning Årsrapporten er en oppsummering av de tjenester som Klinikk5 BHT har bistått bedriften med gjennom året, både med hensyn til tidsbruk og innhold i tjenesten. Tjenesten skal dekke virksomhetens behov for HMS-oppfølging og bistand i henhold til Arbeidsmiljølovens 3-3, og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13. Det følgende er en oppsummering av aktiviteter utført av Klinikk5 BHT i 2016 sammenfattet i henhold til avtalen. I pk 3 er det satt opp forslag til tiltak i henhold til styrende dokumenter innen HMS. 2. Status planverk og periodeplaner Det vises til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-3 Planer, årsrapporter og meldinger: Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske helse - miljø- og sikkerhetsarbeid. Planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten Periodevise meldinger og resultatet av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l Rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak I starten av året vil det gjennomføres et møte mellom personalavdelingen og kontaktpersonen i Klinikk5 BHT, der hensikten er å planlegge og å utarbeide plan for samarbeid i det kommende året. Forslag til ny overordnet periodeplan legges frem i kommunens AMU i starten av året. Det skal utarbeides periodeplaner, og kartlegge de enkelte virksomhetenes ulike risikoer på virksomhetsnivå. Klinikk 5 BHT har i samarbeid med følgende enheter utarbeidet periodeplaner: Det er kun utarbeidet overordnet periodeplan i 2016. Det tilrådes at bedriftshelsetjenesten og de ulike virksomhetene i samarbeid får utarbeidet HMS planverk, som risikokartlegging og handlingsplaner.
Det følgende er en oppsummering av aktiviteter utført av Klinikk5 BHT i 2016 Deltakelse i AMU : 3 møter Dialogmøter : 20 Sykefraværsoppfølging : 1 møte med informasjon til lederne i skolesektoren Funksjonsvurdering : 2 saker Faste BHT dager : 11 Samarbeidsmøter med personal : flere uformelle møter Møte i personalforum : 1 møte Målrettete helsekontroller: Gjennomført på nattevakter o Rissa Sykehjem o Stadsbygd Sykehjem o Rakvåg Sykehjem Psykososialt arbeidsmiljø: Oppfølgingstjenesten: Sykefraværsprosjekt Stadsbygd Skole: Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø Overordnet periodeplan : Grunnkurs i arbeidsmiljø: Omstilling Er utarbeidet og lagt frem i AMU : 3 dager : 1 felles møte med Leksvik med prosess mot sammenslåing 3.Forslag til forbedring/tiltak Helse og omsorg: Alle arbeidstakere som skal utføre skiftarbeid der nattarbeid er inkludert, skal tilbys helseundersøkelse før tiltredelse, ref. Arbeidsmiljølovens 10.11 Arbeidstakere som deltar i skiftarbeid der nattarbeid er inkludert bør deretter få tilbud om helseundersøkelser regelmessig, f.eks. med 2 til 3 års intervaller
Det er kjent at helseutfordringer ved skiftarbeid øker med økende alder, og det må vurderes om arbeidstakere over 40-45 år bør gjennomgå helseundersøkelse noe hyppigere Det bør også vurderes en risikokartlegging av tungt og ensformig arbeid innen helse og omsorg. Det anbefales kartlegging av risiko for trusler og vold i helse og omsorgssektoren, samt hos NAV ansatte. Jmf AML 3-1 og Arbeidstilsynets pub. Best.nr 597 «Vold og trusler på arbeidsplassen» og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-3 Anlegg og drift: Jmf arbeidstilsynets Forskrift om utførelse av arbeid: For eksempel vaktmestere eller andre som jobber med vann og avløp: Ansatte ved avløpsanlegg/kloakkhåndtering som kan bli utsatt for helseskadelige stoffer skal tilbys helseundersøkelse ved ansettelse og seinere med regelmessige mellomrom. De skal også tilbys egnet vaksinasjon. Vaksinasjon mot polio, difteri, tetanus og hepatitt A anbefales av Folkehelseinstituttet, og arbeidstaker skal informeres om fordeler og ulemper med å la seg vaksinere. Ref. NEL ( Norsk elektronisk legehåndbok )og Vaksinasjonshåndboka. Arbeidsgiver må dokumentere at ansatte som jobber med vann og avløp har fått informasjon om vaksinasjon. Vi anbefaler og så å kartlegge risikoen for helsefare ved støy og mekaniske vibrasjoner for denne yrkesgruppen. For ansatte som jobber med strøm vil vi anbefale førstehjelpskurs. I veiledningen til Forskrift om sikkerhet ved arbeid og drift av elektriske anlegg (FOR 2006-04-28nr 458) heter det at arbeidsgiver skal sørge for nødvendig førstehjelpsberedskap ved arbeid i og drift av elektriske anlegg. For renholdere bør det også vurderes en risikokartlegging for tungt og ensformig arbeid. Oppvekst: Vi vil anbefale at barnehageansatte har førstehjelpskurs hver 2 år jamfør veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Ref 15 Det anbefales også og å kartlegge om det er risiko for trusler og vold i denne sektoren. Jmf AML 3-1 og Arbeidstilsynets pub. Best.nr 597 «Vold og trusler på arbeidsplassen» og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-3
Arbeidsgiveren skal sørge for at arbeidstakere får tilbud om egnet helseundersøkelse med hørselskontroll når risikovurderingen viser at det foreligger helserisiko. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 14-1 om helseundersøkelse av arbeidstakere som utsettes for støy. Alle sektorer. Vi anbefaler at man jobber godt med omstillingsprosessen frem til kommunesammenslåingen, og vi ønsker gjerne å bistå dere i dette spennende arbeidet. BHT anbefaler at man Jmf ny «forskrift om utførelse av arbeid» kap 23 skal «Arbeidsgiver skal kartlegge forhold ved arbeidssituasjonen som kan medføre at arbeidstaker blir utsatt for vold og trussel om vold» Vi anbefaler å jobbe med rutiner rundt kartlegging av risikovurdering og handlingsplaner, evt opplæring i risikovurdering. Jmf Forskrift Organisering og ledelse 7-1 Kommunen og bedriftshelsetjenesten har samarbeidet på en rekke områder og et fortsatt arbeid med tiltak på tvers av sektorene innen disse områdene skal følges opp som for eksempel: Oppfølgning av tiltak som er satt i gang: Sykefraværsoppfølging Mestringssamtaler Samarbeid i dialogmøter Arbeidsplassvurderinger Opplæringog kurs Lederstøtte Vi foreslår i tillegg arbeid med nærvær for å sikre godt eierskap til eget arbeidsmiljø og bygge helsefremmende arbeidsplasser. Det kan også være fornuftig å foreta kartlegging av de avdelingene som har behov for det, for eksempel ved et høyt sykefravær. Ved å komme tidlig inn i arbeidet med det psykososiale arbeidsmiljøet kan sykemeldinger forebygges/begrenses.
Saksnr Sakstittel Lukket Drøftingssaker Rissa arbeidsmiljøutvalg DR 1/17 Tilretteleggingsmuligheter ved Rissa/Stadsbygd/Råkvåg omsorg før en sykemelding og i en sykemelding DR 2/17 Rapport fra vernerunde ved Stadsbygd eldresenter januar 2017 Orienteringssaker Rissa arbeidsmiljøutvalg OS 1/17 Orientering om kommunesammenslåingen OS 2/17 Orientering angående lokalene til NAV IO OS 3/17 Avviksrapport HMS januar 2017 OS 4/17 Referat fra prosjektgruppemøte i arbeidsmiljøsatsingen 18.1.17
Drøftingssaker Rissa arbeidsmiljøutvalg DR 1/17 Tilretteleggingsmuligheter ved Rissa/Stadsbygd/Råkvåg omsorg før en sykemelding og i en sykemelding Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Det er viktig at dette skjemaet får tittelen «Tips til tilretteleggingsmuligheter» og at tillitsvalgte på den enkelte arbeidsplassen blir gjort kjent med listen. Samarbeidsmøtet bør gjennomgå tipsskjemaet sammen for å bli enig om hvordan det kan brukes. Skjemaet bør også videreformidles til leger og NAV. Endelig vedtak: DR 2/17 Rapport fra vernerunde ved Stadsbygd eldresenter januar 2017 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Hovedverneombudet tok kontakt med verneombudet på Stadsbygd eldresenter for å ta en vernerunde på senteret. Stadsbygd eldresenter har vært i dårlig byggemessig tilstand en tid og man venter på et nybygg. Tidspunktet for at bygget skal stå klart er noe usikkert enda. Byggets tilstand sliter på de ansatte og brukernes helse. Dette er klart i saken fra Rissa kommunes side: Det er valgt utbygger. Dette skal bli et OPS og det tar tid å få på plass hva det vil koste. Vi håper at vi har en avgjørelse og kan begynne arbeidet innen en måned. Det kan tenkes at OPS-tanken blir for kostbar. Da må vi tenke annerledes. Det vil ta lenger tid igjen. Tidligst i utgangen av 2018 vil bygget være klart. Hva gjør vi i mellomtiden? Endelig vedtak: Denne saken blir fulgt opp med byggeier. Ny vernerunde blir gått og eventuelle strakstiltak iverksettes. Årsaken er at det går minst to år før nytt bygg er klart. Ny status hentes inn til i neste AMU-møte
Orienteringssaker Rissa arbeidsmiljøutvalg OS 1/17 Orientering om kommunesammenslåingen Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Status rekrutering ledere: Plan for arealområdet skal drøftes på neste HTV-møte Det pågår også en rekrutering av enhetsleder skole. Omsorg og helse rekrutterer også enhetsleder Omdømmearbeidet: Det har vært gjennomført ansattedag i Leksvik kommune og personalsjefene er rundt på enhetsbesøk. Felles utvalg: I siste kommunestyremøte ble det vedtatt at Indre Fosen skal ha et felles ASU. Det jobbes også med å danne et felles AMU. Samkjøring av IKT: Det er satt sammen en prosjektgruppe som skal sørge for at datasystem og IKT blir samkjørt i Leksvik og Rissa. De skal også forhandle nye avtaler på systemene vi trenger i Indre Fosen. Dette er en kompleks oppgave. Noen av systemene er oppe og går. E-phorte er et av systemene som er oppe å går for Indre Fosen. Mye skal være klart til sommeren. Doktorgrad: Første del av datainnsamlingen til doktorgraden er klar. 27 stykker har gjennomført en dagbokskriving angående kommunikasjonen under sammenslåingen. Forslag til videre arbeid med kommunesammenslåingen: Vi bør kartlegge hva hvilke spørsmål som angår den enkelte ansatte. Disse spørsmålene bør vi prioritere å få svar på. Saken tas med til HTV-møtet der vi blir enige hva vi skal svare ut og når. Endelig vedtak: OS 2/17 Orientering angående lokalene til NAV IO Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Rissa kommune har bosatt flyktninger siden 2011. NAV IO har vokst for hvert år og det har vært utfordringer med å finne egnede lokaler etter hvert som antallet elever har vokst. I tillegg, i forbindelse med sammenslåingen med Leksvik, byr det på uavklarte forhold som bytte av sektor og hvordan skal avdelingen se ut. Alle samlet på et sted eller flere steder?
Verneombudet deres, hovedverneombudet og byggeier har vært på vernerunde og kvaliteten på luften er målt over tid. Rapporten for luftmålingene viser at luftkvaliteten er innenfor normen. Det er en belastning at ting er uavklart og det vil de komme til å være fremover også. Det blir viktig å følge opp ansatte i denne saken. Hilde deltar på et personalmøte for å diskutere veien videre. Elin blir også med som hovedverneombud. Mål: Hva kan vi sette i gang som strakstiltak? Ny status legges frem i neste AMU-møte. Endelig vedtak: OS 3/17 Avviksrapport HMS januar 2017 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Det er fortsatt få enheter som melder avvik. Ingen avvik er meldt for eksempel fra barnehage. Fosen barnevern er ikke med i oversikten. Dette er videreformidlet til superbruker. Det er laget et nytt opplegg i helse- og omsorgssektoren for oppfølging av avvik. Se vedlegg. Poenget med dette er at du lager et oppsett er for å ha statistikk på hva meldes det avvik på, når kommer de, hvem melder avvik osv. Epost-varsling til leder i avvikssystemet er i orden. Det kan være interessant å se mer på statistikk i forhold til avvikene Vedlegg: AVVIK I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN I RISSA PR 12.12.2016 Helse- og omsorgsledermøtet, bestående av Lillian Nøst (enhetsleder Omsorg), Marit Vaarheim (enhetsleder Helse), André Sagmo (enhetsleder NAV), Børge Solem (enhetsleder Oppfølgingstjenesten), Arnfinn Seim (kommuneoverlege) og Hilde Anhanger Karlsen (helse- og omsorgssjef) behandlet i møte 13.12.2016 alle avvik i helse- og omsorgssektoren pr 12.12.2016. Avvikene fordelte seg på følgende måte: Avvik i Risk Manager Enhet/avdeling Antall avvik 1.1.2016-12.12.2016 Antall åpne avvik pr 12.12. 2016
Helse og omsorg samlet 1 1 NAV kommune 3 0 Helse samlet 11 5 Psyk helse og rus 1 0 Helsestasjon 1 1 Legetjenesten 32 12 PPT 1 1 Hjemmetjenesten Rissa 1 1 Rissa sykehjem 36 27 Stadsbygd 1 0 Stjørna 0 0 Oppfølgingstjenesten 138 9 Fysio/Ergo 0 0 Kjøkken 0 0 Avvik i Profil Enhet/avdeling Antall avvik 1.1.2016-12.12.2016 Stadsbygd eldresenter 11 Stadsbygd hjemmetjeneste 5 Rissa hjemmetjeneste 68 Rissa sykehjem 106 Råkvåg aldershjem 93 Stjørna hjemmetjeneste 9 Oppfølgingstjenesten 117 Oversikten viser følgende: Det er enkelte avdelinger som melder svært få avvik. Det er viktig å avklare om det kan være risiko for underrapportering. Det er alt for mange avvik som er åpne og som har vært til behandling i lengre tid. Selv om de aller fleste avvikene er meldt inn på korrekt måte, er det fortsatt behov for å informere/oppdatere ansatte om hva som er avvik, hvor de skal melde de ulike avvikene og hvordan dette skal gjøres. Rissa 13.12.2016 Hilde Anhanger Karlsen Endelig vedtak: OS 4/17 Referat fra prosjektgruppemøte i arbeidsmiljøsatsingen 18.1.17 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget i Rissa - 10.02.2017 Behandling: Les referatet. Vær oppmerksom på tilbud som kommer i mars og april til kompetansesamlinger basert intern erfaringsutveksling. Introduksjonsprogram gjennom KS-læring er også under utarbeiding.
Endelig vedtak: