Notat IKT strategi NKFs IKT strategi har til formål å støtte forbundet med samtlige organisasjonsenheter i sitt administrative arbeid. Det er en målsetning at våre IKT løsninger skal bidra til en helhetlig identitet gjennom organisasjonen fra enkeltmedlem til klubb-, stilart1- og forbundsnivå. De strategiske målene for NKF er følgende: Sikre at vårt medlemstilbud er fremtidsrettet, tilgjengelig og synlig for medlemmene Etablere sømløs kommunikasjon mellom de ulike organisasjonsenhetene og enkeltmedlemmene Bidra til å styrke medlemsdemokratiet i NKF og tilknyttede klubber Etablere en IKT løsning som kontinuerlig er ajour med den teknologiske og brukermessige utviklingen i resten av samfunnet. NKFs IKT systemer skal bidra til gode og effektive arbeidsprosesser, internkommunikasjon og samhandling for god måloppnåelse og effektiv ressursutnyttelse. Innholdsfortegnelse Behov og forventninger... 2 Politiske føringer... 2 Brukerbehov... 2 Strategiske mål... 2 Styring og kontroll... 3 Risikostyring... 3 Sikkerhet og personvern... 3 Arkitektur / Struktur... 4 Medlemsportal («Min side»)... 5 Klubbportal... 5 Arrangementsportal... 5 Tillitsvervportal... 5 Kompetanseadministrasjon... 5 Økonomisystemer... 5 Samhandling med idrettens systemer... 5 Leveranser og tidsplan... 6 Finansiering... 6 Kompetanse og kapasitet... 7 1 Stilartene er utenforliggende organisasjoner som også organiserer klubber med medlemskap i forbundet, det er derfor naturlig å inkludere dem i fremtidige IT løsninger.
Behov og forventninger NKF sine IKT løsninger skal ivareta en rekke ulike behov. Det er imidlertid viktig at løsningen fremstår som helhetlig og overgangen mellom organisasjonsenhetene virker tydelig og sømløs. IKT systemene skal understøtte NKFs mål og strategier og disse skal være drivende for utvikling og innkjøp av IKT løsninger. Politiske føringer Langtidsplanen legger tydelig føring for NKF sine IKT løsninger med en målsetning om at «NKFs medlemssystem oppleves brukervennlig og stabilt for klubbene.» Brukerbehov Brukernes behov skal være styrende ved prioritering av utviklingsarbeid og/eller oppgraderinger av eksisterende løsninger. Utvikling av løsninger skal i størst mulig grad være basert på en grundig analyse av behovet og en best mulig involvering av brukerne i de ulike faser av utviklingsløpet. Brukerne av NKF sine IKT løsninger kan kategoriseres på følgende måte: 1. Lokalledd (Enkeltmedlemmer og klubber med adm. / tillitsvalgte) 2. Utenforliggende ledd (Stilarter som organisasjon) 3. Sentralledd (Administrasjon / tillitsvalgte), herunder også seksjoner Strategiske mål NKF skal via sine IKT løsninger oppnå de strategiske målene som utdypet nedenfor. 1. Sikre at medlemstilbudet er fremtidsrettet og synlig for hele organisasjonen NKF skal i all hovedsak kommunisere med medlemmene digitalt og benytte denne kommunikasjonen til å synliggjøre verdien av medlemskapet gjennom brukertilpasset informasjon som blant annet kurs,- stevne- og aktivitetspåmelding, forsikringsinformasjon, graderingsinformasjon, m.m. 2. Etablere sømløs brukeropplevelse mellom de ulike organisasjonsenhetene og enkeltmedlemmene NKF sine IKT systemer skal legge til rette for at de ulike enhetene kan ha en stabil dialog med enkeltmedlemmene og kommunikasjonsutveksling seg imellom, innen samme grensesnitt. 3. Bidra til å styrke medlemsdemokratiet i NKF og tilknyttede klubber IKT skal bidra til at medlemmene opplever at NKF har et sterkt medlemsdemokrati. IKT skal tydeliggjøres som verktøy for kommunikasjon, deling av informasjon og involvering av medlemmene i demokratiske prosesser.
Det skal være mulig å holde seg oppdatert på vedtak fattet av relevante organer, samt muligheter for toveiskommunikasjon knyttet til valg av mål og strategier innenfor idrettspolitiske og faglige spørsmål. 4. Etablere en IKT løsning som kontinuerlig er ajour med den teknologiske og brukermessige utviklingen i resten av samfunnet. For å gi brukerne gode opplevelser samt opprettholde et omdømme som en fremtidsrettet organisasjon er det essensielt å være tilgjengelig på brukernes premisser. NKF sine valg av IKT systemer må derfor ta utgangspunkt i brukerens adferd og behov. 5. NKFs IKT systemer skal bidra til gode og effektive arbeidsprosesser, internkommunikasjon og samhandling for god måloppnåelse og effektiv ressursutnyttelse. NKF skal sikre at ansatte og tillitsvalgte/oppnevnte har gode og effektive arbeidsprosesser og verktøy for best mulig samordnet bruk av ressurser. NKF skal videre ha god samhandling mellom sine IKT løsninger som legger til rette for kunnskapsdeling på tvers av organisasjonen og god oversikt over status på prosesser, samt allokering av riktige ressurser til ulike prosesser. Styring og kontroll For å sikre god styring med utvikling av NKF sine IKT løsninger må forbundets administrative ledelse ha et handlingsrom som gir anledning til å følge den teknologiske utviklingen samt et budsjettmandat innenfor de strategiske prioriteringer. Risikostyring Utviklingen av gode IKT løsninger medfører ofte en omfattende økonomisk risiko da løsningene blir utdatert både ift. teknologi, funksjonalitet og brukeropplevelse og lovverk og regulativer er i løpende endring for å imøtekomme det teknologiske handlingsrom. I tillegg medfører endringer i lover og regler ofte nye krav til ITløsningene. NKFs adm. skal utarbeide konkrete risikobeskrivelser og handlingsalternativer samt etablere en økonomisk praksis som gjør det mulig å imøtekomme utfordringer når de oppstår. Løpende helhetsvurderinger av NKF sine IKT systemer bør være en naturlig del av risikostyringen. Helhetsvurderingene bør forelegges forbundsstyret med klare handlingsalternativer der det vurderes hensiktsmessig. Sikkerhet og personvern Ivaretagelse av personvern hos medlemmer og frivillige er viktig samtidig som frivillige aktive skal oppleve systemene som tilgjengelige og intuitive. NKF må følge de til enhver tid gjeldende Retningslinjer for databehandling i idretten 2. NKF bør ta sikte på å utvikle løsninger som håndterer eventuelle endringer i personvernlovgivningen. 2 https://www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/databehandling-og-personvern/
Arkitektur / Struktur NKF skal ha en IKT-arkitektur som sikrer effektiv flyt av informasjon, ansvarlig databehandling, effektive og gjennomsiktige prosesser, god stabilitet og sikkerhet og som utgjør et godt rammeverk for videreutvikling av prosesser og tjenester. Arkitekturen skal være brukerorientert og basert på mest mulig bruk av åpne standarder og løsningen må ha fokus på å balansere brukervennlighet mot et forsvarlig sikkerhetsnivå. Utvikling og vedlikehold av arkitekturen skal gi brukerne god kvalitet på informasjon og ivaretakelse av personvern. Med god kvalitet menes i denne sammenheng rett informasjon til rette instans til rett tid. Det er viktig at arkitekturen ivaretar kvalitet og sikkerhet uavhengig av om tjenesten driftes internt (via NIF) eller eksternt (3. parts lev.). For å sikre at medlemmer, tillitsvalgte/oppnevnte og ansatte har riktige tilganger til ulike systemer, muligheter og informasjon, er arbeidet med identitets- og rettighetsforvaltning essensiell. Det vises i denne sammenheng til krav til samhandling med idrettens systemer på neste side. Strukturert skal NKF sin grunnleggende informasjonsarkitektur bestå av følgende: Økonomisystem Kompetanse administrasjon Arrangements administrasjon ID håndtering Idrettens IT systemer Tillitsvalgtportal Medlemsportal Klubbportal Stilartsorganisasjonene bør kunne tildeles tilgang til de deler av NKF sine løsninger som er hensiktsmessig.
Medlemsportal («Min side») Portalen er medlemmets egen side, her foregår påmelding til arrangementer i regi av forbundet, endring av personlige opplysninger og lignende. Her får du tilgang til demokratiske prosesser i klubben. Klubbportal Her finnes relevante klubbdokumenter, og klubben kan bruke den til direkte kommunikasjon med medlemmene gjennom ulike plattformer/kanaler. Det er også her klubben rapporterer til samordnet rapportering (idrettsregistrering) i NIF. Klubbene inviteres via portalen til demokratiske prosesser på forbundsnivå med seksjoner. Malverk for prosesser i klubben som innkallinger, referater, planer og lignende. Arrangementsportal Medlemmet har tilgang via «Min side» til arrangementsportalen, Det er her den enkelte melder seg på til stevner og aktiviteter. Det er også i denne løsningen forbundet (adm./seksjoner) setter opp stevner og resultater. Tillitsvervportal For tillitsvalgte/oppnevnte i forbundet lokalt/sentralt. Grensesnittet er knyttet direkte til medlemsportalen «Min side». Baksiden benyttes for forbundet til å administrere og koordinere tillitsverv. Her skal det også være tilgang til forbundets demokratiske prosesser. Kompetanseadministrasjon Kobles direkte til «Min side», men via idrettens kompetanseadministrasjonssystem. Tilgang til kurspåmelding, gjennomføring av e-læring og oppsett av «idrettens CV» m.m. Økonomisystemer På sikt bør NKF sine løsninger tilby klubben en regnskapsløsning som er integrert med NIF, LotStift og andre aktører i det omfang det er mulig. Betalingsløsning til aktiviteter bør integreres i det omfang det er mulig. Samhandling med idrettens systemer NIF leverer en rekke ulike IKT tjenester som delvis er pålagt og delvis valgfrie. Tjenestene er subsidierte da deler av kostnaden er innarbeidet i NIFs rammebudsjett samt over særforbundenes post 2. Det er derfor fordelaktig å nytte disse løsningene i det omfang det er hensiktsmessig. Erfaring tilsier imidlertid at NIF sliter med å følge behovsutviklingen til våre klubber. NIF har en grunnleggende og pålagt identitetshåndtering som NKF må bygge egen IKT løsning rundt. Videre skal enkeltelementer nevnt ovenfor kunne kommunisere med NIF sine plattformer.
Leveranser og tidsplan Bruk av Sportdata SET online som arrangementssystem samt arbeidet med ulike IT systemer i regi av NIF fortsetter på nåværende nivå frem til ny avtale inngås som følge av tidsplanen under. Aktivitet Metode Tidspunkt Behovsanalyse på enkeltmedlems-, klubb-, stilartog forbundsnivå. Brukerhistorier Høsten 2016 Prosessbeskrivelser - Demokratiske prosesser - Sportslige prosesser - Kompetanse prosesser Avklare integrasjoner med eksisterende og pålagte samarbeidspartnere Forløpsbeskrivelser Våren 2017 Teknisk vurdering Sommer 2017 Prioritering av enkeltelementer Høsten 2017 Utarbeidelse av Høsten 2017 anbudsutlysning (norsk og engelsk) samt innhenting og analyse av tilbudene Budsjettering av investering, Våren 2018 oppsigelse av MySoft pr. 31.12.2018 Innføring av nye IKT systemer Høst 2018 (overgang med og utfasing av MySoft) Herunder support og opplæring. Eksisterende MySoft løsning kan sies opp med 6 mnd. varsel før årsslutt. Finansiering Ovenstående tidsplan sikre tilstrekkelig med rom for å innarbeide etablerings og utviklingskostnader i forbundets budsjetter. Det skal videre utarbeides en årlig handlingsplan for IKT utviklingen som skal inkludere alle større utviklings-/forbedringstiltak som involverer IKT. Handlingsplanen skal behandles i den adm. ledelsen og skal danne basis for forslag til IKT-investeringer for kommende år. Budsjett for IKT-investeringer vedtas som en del av den årlige budsjettbehandling i forbundsstyret.
Kompetanse og kapasitet Det finnes en del kompetanse internt i forbundet samt i NIF. Det skal imidlertid innhentes kompetanse som kan bidra til kvalitetssikring av prosessbeskrivelser, behovsanalyse og anbudsutforming. Kompetansen må være uavhengig av forbund og eventuelle leverandører. Kvalitetssikring må foregå både på brukergrensesnitt, teknisk løsning og utviklingspotensialet. Det forutsettes at NIF kan bidra med kvalitetssikring av integrasjon av stamdata knyttet til idrettens sentrale database samt bistå generelt med nøytral rådgivning som særforbundenes IT avd. i.f.t. valg av evt. 3. parts leverandører og programvare.