DRAMMEN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Pettersen Arkiv: C83 &13 Arkivsaksnr.: 14/2381-23 Dato: 21.05.15 FRIVILLIGHETSPOLITISK PLATTFORM - TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING INNSTILLING TIL BYSTYREKOMITÉ FOR KULTUR, IDRETT OG BYLIV/BYSTYRET Bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv innstiller til bystyret. Bystyrekomiteen for helse, sosial og omsorg og bystyrekomiteen for oppvekst og utdanning får saken til orientering. Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannens rapport om iverksetting av Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform tas til orientering. Osmund Kaldheim rådmann Kari Høyer kommunaldirektør
FRIVILLIGHETSPOLITISK PLATTFORM - TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING Bakgrunn Bystyret fattet i møte 17. juni 2014, sak 65, vedtak om Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform. Plattformen omfatter fjorten aktuelle tiltak i perioden 2015-2018, hvorav de fleste er videreutvikling av eksisterende tiltak. Mange av tiltakene involverer flere programområder. Det ble forutsatt at framdrift og økonomiske og administrative konsekvenser av tiltak som ikke kunne iverksettes straks skulle vurderes i økonomiplanen. Rådmannen ga i sitt grunnlagsdokument til økonomiplan 2015-2018, kapittel 1.3, samlet oversikt over tiltakene, og hvilke programområder tiltakene faller inn under. Det framgikk at For de fleste tiltakenes vedkommende ble forarbeid igangsatt straks bystyrets vedtak var fattet. Ressurser til realisering av tiltakene frigjøres som hovedregel gjennom økonomiske og administrative omprioriteringer innenfor det enkelte programområde. Hensikten med denne saken er å gi komiteene og bystyret tilbakemelding om rådmannens iverksetting av tiltakene i frivillighetspolitisk plattform pr 1. mai 2015. Saken legges fram etter oppfordring fra frivillighetsutvalgets leder. Rådmannen viser også til årsrapport 2014 og 1. tertialrapport 2015. Kommunal støtte til frivillig sektor Disse tiltakene gjelder samarbeid mellom kommunen og frivillig sektor om tjenester og tilbud som de frivillige aktørene formelt ansvar for. Se punkt 4.2 i plattformen og kapittel 6 i grunnlagsdokumentet. Gratis utleie av skolelokaler Kommunen stiller skolelokaler vederlagsfritt til rådighet for frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle tiltak i nærmiljøet. Videreføring av eksisterende tiltak. Kommunal støtte ansvar Bystyret fattet i møte 25.11.2014, sak 136, slikt prinsippvedtak: 1. De prinsipielle føringene i rådmannens saksframlegg legges til grunn ved iverksetting av Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform, punkt 4.2.a. 2. Rådmannen kartlegger aktuelle lokaler og utarbeider nærmere retningslinjer og rutiner for ordningen. Retningslinjene legges fram til politisk behandling. 3. Ordningen iverksettes gradvis, som beskrevet i saksframlegget. 4. Økonomiske konsekvenser vurderes løpende i økonomiplansammenheng. 5. Ordningen evalueres innen utgangen av 2016. Presisering til pkt. 14 i saksutredningen: Det er ikke den enkelte rektor, men den enkelte kommune ved rådmannen som tar avgjørelsen. D.v.s.: Det vil være rådmannen som bestemmer hvilke lokaler som skal leies ut.
Prinsippet om gratis leie er iverksatt. For øvrig er tidligere praksis videreført. Informasjon om ordningen finnes på den enkelte skoles nettside. I tråd med bystyrets vedtak vil rådmannen utarbeide og offentliggjøre oversikt over lokaler / utstyr som kan leies, utarbeide retningslinjer for ordningen og gjennomføre tiltak for aktiv markedsføring av ordningen. Retningslinjene legges fram til politisk behandling snarest. Se også eget punkt om forenkling / digitalisering av søknadsbehandlingen nedenfor. hetsportal Kommunen stiller til rådighet en frivillighetsportal på kommunens nettside. Portalen skal inneholde både informasjon om kommunens bistand til frivillige og en oversikt over lag og foreninger i Drammen. hetsportalen er nå lett tilgjengelig fra hovedmenyen på kommunens nettside. Tilbudene til frivillig sektor er ordnet i fire avsnitt tilskuddsordninger, leie av lokaler og arealer, muligheter for frivillig arbeid, samt registrering og starthjelp for frivillige organisasjoner. Programområde 07 Ledelse, organisasjon og styring har ansvar for utvikling og drift av frivillighetsportalen. Ansvaret for de ulike tilbudene portalen lenker til, ligger til de respektive programområdene. hetskoordinator Kommunen oppretter en funksjon som frivillighetskoordinator sentralt i kommunens organisasjon, med ansvar for overordnet og tverrsektoriell tilrettelegging. Funksjon som frivillighetskoordinator (hel stilling) ble etablert og besatt høsten 2014. hetskoordinator er organisert i virksomhet Service og administrasjon. De første månedene har blitt brukt til å etablere nettverk og kunnskapsgrunnlag, forbedre frivillighetsportalen, og starte planleggingen av årlige forum for dialog og inngåelse av konkrete partnerskap og bydelskonferanser med frivillighetstema (se nedenfor). Forenkling av søknadsbehandling tilskudd og lokaler Kommunen sørger for tilgjengelig og enkel behandling av søknader om økonomiske tilskudd og leie av lokaler. Programområde 07 Ledelse, organisasjon og styring har ansvar for samordning og effektivisering av kommunens mange ulike søkbare ordninger, på tvers av programområder. Arbeidet har to faser. Fase 1 gjelder forenkling / samordning av dagens manuelle og nettbaserte ordninger. Dette arbeidet er ikke kommet i gang. Fase 2 gjelder full digitalisering av ordningene, innenfor kommunens generelle digitaliseringsstrategi.
arbeid i kommunale tjenester Disse tiltakene gjelder samarbeid mellom kommunen og frivillig sektor om tjenester og tilbud som kommunen har formelt ansvar for. Se punkt 4.3 i plattformen og kapittel 7 i grunnlagsdokumentet. e bidrag i tjenesteytingen Kommunale virksomheter og programområder som yter brukerrettede tjenester tilrettelegger for økt samarbeid med frivillig sektor, med sikte på økt livskvalitet for brukere og beboere. arbeid Kommunalt ansvar Styrking av kvaliteten i tilbudene til eldre og funksjonshemmede gjennom samarbeid mellom kommunen og frivillig sektor er en hovedsatsing i økonomiplan-perioden. Det er etablert en egen funksjon som livsgledekoordinator for helse- og omsorgstjenestene. Samarbeidet med ideelle stiftelser som yter tjenester til de samme målgruppene som kommunen økes. Det vises for øvrig til rådmannens grunnlagsdokument til økonomiplan 2015-2018, programområdene 02 Oppvekst, 05 Helse og omsorg og 13 Sosiale tjenester. Kulturoasen og frivilligsentralene Kulturoasen og de kommunale frivilligsentralene videreføres og videreutvikles. Disse to tilbudene faller inn under programområde 06 Kultur. sentralene og KulturOasen videreføres i tråd med bystyrets vedtak. Det er igangsatt prosess om framtidige driftsmodeller for frivilligsentralene. KulturOasen er i dag delfinansiert av midler fra eldremilliarden. Økonomiske rammebetingelser for KulturOasen etter 2015 vil bli tatt opp i økonomiplan 2016-2019. Partnerskap og dialog Disse tiltakene gjelder samarbeid mellom kommunen og frivillig sektor (og eventuelt andre) om tjenester og tilbud som kommunen og andre aktører har like stort formelt ansvar for. Se punkt 4.5 i plattformen og kapittel 9 i grunnlagsdokumentet. Årlig møteplass for dialog Kommunen etablerer en årlig møtearena for dialog mellom frivilligheten og andre samfunnsaktører, og dialog mellom ulike deler av frivillig sektor. Kommunalt bidrag Like mye ansvar bidrag Hovedhensikten med dette tiltaket er synliggjøring og anerkjennelse av frivillig arbeid og frivillig sektor. Tilrettelegging av en frivillighetens dag vil være en av hovedoppgavene for kommunens frivillighetskoordinator i 2016.
Partnerskap i prosjekter Kommunen arrangerer regelmessige møter mellom kommunale tjenester, næringslivet og frivillig sektor med sikte på etablering av konkrete partnerskap. Hovedhensikten med dette tiltaket er å skape en felles arena for etablering av konkrete samarbeidsprosjekter mellom aktører fra ulike samfunnssektorer (frivillighet kommune, frivillighet næringsliv, frivillighet næringsliv kommune og mellom ulike aktører innenfor frivillig sektor). Tilrettelegging av en slik frivilligbørs vil være en av hovedoppgavene for kommunens frivillighetskoordinator i 2016. Innenfor det enkelte tjenesteområde er ulike former for partnerskap etablert og videreført. Partnerskapsavtaler baseres på avtaler som tydelig beskriver bidragene fra hver partner. Det er viktig å skille mellom partnerskapsavtaler og avtaler om tjenestekjøp, jfr. regelverket for offentlige anskaffelser. Paraplyorganisasjoner Kommunen oppfordrer frivillige organisasjoner innenfor ulike felter til å etablere paraplyorganisasjoner etter mønster av idretten. Det er ikke tatt initiativ verken fra kommunens side eller frivillig sektors side til etablering av nye paraplyorganisasjoner på lokalt nivå. Innenfor idretten er det etablert nasjonale, regionale og lokale paraplyorganisasjoner for idrettslag. På andre samfunnsområder er det også etablert nasjonale og regionale paraplyorganisasjoner, men ikke lokale. Dette gjelder for eksempel helse- og sosialområdet / humanitære organisasjoner, organisasjoner innen friluftsliv, jakt og fiske, kulturområdet (mange paraplyorganisasjoner), velforeninger, barne- og ungdomsorganisasjoner (flere paraplyorganisasjoner). Grunnlaget for dannelse av lokale paraplyorganisasjoner er best på områder det er mange lokale lag, det samlede medlemstallet i lagene er stort, kommunen har et omfattende engasjement i tilrettelegging for organisasjonenes aktiviteter, lagene har forholdsvis like offentlige rammebetingelser, likt verdigrunnlag, og felles interesser som pressgruppe overfor kommunale myndigheter. Det er bare idretten som oppfyller alle disse kriteriene. Når kommunen inviterer til medvirkning (se kapittel om medvirkning), er det praktisk å kunne henvende seg til en paraplyorganisasjon som opptrer som representant for medlemsorganisasjonene, slik idrettsrådet opptrer på vegne av idrettslagene. På andre samfunnsområder har ikke organisasjonene like stor grad av felles rammebetingelser, organisasjon, interesser og verdier.
Formelt samarbeid om profesjonell velferdsproduksjon Disse tiltakene gjelder forholdet mellom kommunen og ikke-kommersielle virksomheter som yter tjenester til de samme målgruppene som kommunen yter tjenester til. Aktørene kan være frivillige organisasjoner, stiftelser eller andre virksomheter med ideelt formål. Kommunale overføringer kan være rene tilskudd (når kommunen ikke har formelt ansvar for tjenestene) eller betaling for kjøp av tjenester (når kommunen har formelt ansvar for tjenestene). Se punkt 4.4 i plattformen og kapittel 8 i grunnlagsdokumentet. Kommunal betaling for tjenester Kommunalt ansvar arbeid Profesjonell aktør Kommunal støtte Aktørens ansvar Kjøp av brukerrettede tjenester / frivillig sektor som utfører Dagens samarbeid mellom kommunale tjenester og ikke-kommersielle velferdsprodusenter videreføres, tilpasses og videreutvikles. Innenfor rusomsorgen, tilbud til mennesker med psykiske lidelser og andre brukerrettede tjenester videreutvikles samarbeidet med ideelle aktører i tråd med prinsippene i plattformen. Offentligfrivillig samarbeid (OFS) er et satsningsområde i folkehelsearbeidet på programområde 09 Idrett, park og natur. Skille tilskudd og tjenestekjøp Ved etablering av økonomisk samarbeid mellom kommunen og profesjonelle non-profitorganisasjoner skal det komme klart fram om kommunen yter tilskudd eller om kommunen kjøper tjenester. Prinsippet følges opp i avtaleformuleringer og regnskapsføring på alle aktuelle programområder. Langsiktige avtaler med frivillig sektor som leverandører Avtaler mellom kommunen og profesjonelle non-profit-organisasjoner om bestiller-utførerorganisering av kommunale tjenester bør som hovedregel være langsiktige. Ingen kommunale tjenester er blitt bestiller-utfører-organisert etter at plattformen ble vedtatt. Prinsippet vil bli lagt til grunn ved framtidige anbudsutsettelser.
Medvirkning, påvirkning og dialog Disse tiltakene gjelder frivillig sektors mulighet for påvirkning av kommunale beslutninger som har betydning for sektoren. Se punkt 4.6 i plattformen og kapittel 10 i grunnlagsdokumentet. Medvirkningsordninger, kommunale beslutninger Dagens medvirkningsordninger videreføres og videreutvikles. påvirkning Kommunalt ansvar Beslutning Alle programområder har ansvar for å sikre innbyggerne generelt, og berørte aktører spesielt, mulighet for å påvirke kommunale beslutninger. Hvem som skal inviteres til å medvirke, og hvordan medvirkningen skal organiseres, varierer fra sak til sak. På administrativt nivå sikres medvirkning i saker / planer gjennom ulike former for møter og høringer. Den enkelte direktør tilrettelegger for medvirkning i saker på sine respektive ansvarsområder. På politisk nivå er det lagt opp til en rekke former for medvirkning. Alt i alt er frivillig sektors muligheter for medvirkning godt ivaretatt i dag. En utfordring ved tilrettelegging for medvirkning er å finne fram til aktuelle aktører. Det finnes ikke utfyllende og oppdaterte registre over frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører i frivillig sektor. Annonser i lokalmedia når ikke lenger fram til alle. sektor kan selv bidra gjennom å registrere seg i det nasjonale frivillighetsregisteret og kommunens register, og holde opplysningene i registrene oppdatert. Årlig dialogmøte i hver bydel Kommunen arrangerer årlige dialogmøter mellom politiske organer, kommunale tjenester og frivillig sektor i hver bydel. Bydelskonferansene våren 2015 hadde kommuneplanens arealdel som tema. På grunn av valget er det ikke planlagt bydelskonferanser høsten 2015. Rådmannen foreslår at frivillighet blir tema for bydelskonferansene i 2016. Tilrettelegging av bydelskonferanser med dialog mellom politiske organer, kommunale tjenester og frivillig sektor vil være en av hovedoppgavene for kommunens frivillighetskoordinator i 2016.