Strategisk projektledelse Styr på udviklingen Andreas Munk-Madsen, 1996 1 Organisasjon Å fastlegge en grunnleggende arbeidsdeling og kommunikasjonsform mellom deltakerne Organisasjon Et antall mennesker som samarbeider i henhold til avtaler Prosjekt En midlertidig, skreddersydd organisasjon som løser en afgrenset, vanskelig oppgåve Styr helheten og håndtér motsetninger Dynamikk, synlighet og samarbeid Kompromissløs rolletildeling Resultat En organisasjon i og omkring prosjektet 2
Ledelse av utvikling Effektiv organisering av fornyelse Indre effektivitet, efficiency, kost-nytte i arbeidet Ytre effektivitet, effectiveness, kost-nytte i produktet Oppgåve Et prosjekts mål og vilkår Rolle Oppgaver og handlingsmønstre som er tildelt en person eller en gruppe Utviklingsprosjekt Et prosjekt som på vesentlige punkter har en ny oppgåve Situasjonsbestemt strategi Overordnede ad-hoc avtaler Krav til produktet Planer for prosessen Styr på resultater Realisere og måle mellomresultater 3 Organisassjonstyper Lav oppgaveusikkerhet Høy oppgaveusikkerhet Høy oppgavekompleksitet Profesjonelt byråkrati Felles holdninger Prosjekt Ad-Hoc avtaler Lav oppgavekompleksitet Byråkrati Enkel organisasjon Direkte styring 4
Prosjektlederen Å styrke prosjektet ved å samle ansvaret. Prosjektlederen skal være Strateg Avtaleskaper og Bestyrer Teamleder Vurdere, planlegge og regulere frå start til slutt Samarbeide tett med designsjefen 5 Utenriks og innenriksminister Avtaleskaper og bestyrer Søke avtalepartner Inngå avtaler Overvåke avtaler Revidere avtaler Erklære avtaler for innfridd Teamleder Velge og sparke ut deltakere Veilede Motivere 6
Prosjektgruppa Støtte samarbeidet mellom hovedaktørene i prosjektet Kultur En gruppes grunnleggende atferd, uttalte holdninger og symboler Rekruttér deltakere som styrker prosjektkulturen Rett person på rett plass Unngå halve personer Ethvert prosjekt skal etableres skape felles holdninger 7 Idéell utviklingskultur Innovasjon er nødvendig Ekte resultater er forandring, ikkje dokumenter Selvstendig og aktiv leiing Åpenhet og samarbeid Byråkratisk Følg reglene Unngå katastrofer Unntak krever nye regler Prosjektkulturer Sosialdemokratisk Vi er like gode som alle andre Det skal være plass til alle Vi går hit, men ikkje lengre Profesjonell Faglige normer og deretter avtaler skal overholdes Kritikk og læring er nødvendig High-tech Vi skal være i front med teknikken Vi skal skape symboler Tekniker Behersk alle detaljer i teknikken Bygge opp under det idéelle Overse eller argumentere mot det uønskede 8
Omgivelsene Forenkle forvaltningen av avtaler og styrke samholdet Begrep Styringsgruppe Den delen av prosjektorganisasjonen som avtaler og overvåker rammene for prosjektet Styringsgruppa må raskt kunne ta beslutninger på bakgrunn av prosjektets formål Ikkje enkeltinteresser Skill brukergruppe frå styringsgruppe Underleverandører styres på resultater, ikkje aktiviteter Sentralisert konfigurasjonsstyring Prosjektgruppa samles med max 10m avstand 9 Formål og mål Hvorfor? Formålet må være så enkelt og klart formulert at sjølv prosjektlederens sjef kan forstå det, eller i det minste lære det utenat Kva? Målene skal oppfylle SMART kriteriet Specific Konkret uttrykt Measurable Målbare Assignable Ansvaret for måloppnåelse tildeles person eller gruppe Realistic Oppnåelig under prosjektets gitte vilkår Time-related Tidsbestemt 10
Vilkår, strategi og risiki Å utnytte prosjektets styrke og konsentrere innsatsen mot de største vanskelighetene Strategi Overordnet framgangsmåte Oppgåve Et prosjekts mål og vilkår Vilkår Betingelser og ressurser Risiko Mulig negative avvik frå planen Situasjonsbestemt strategi Den som påtar seg usikkerhet har krav på forsikringspremie 11 Strategianalyse Teknikken Særlig styrke Særlige svakheter Mulige beslutningselem enter Utviklerne Resultatet Brukerne Omgivelsene 12