Hrdaland Krins av Nrges Speiderfrbund REFERAT FRA KRETSSTYREMØTE 15. JANUAR 2006 KL. 17.00-21.00 Møtet ble avhldt på Speidersenteret i Marken. Møteleder: Øyvind Høvding Tistede fra kretstyret: Øyvind Høvding, Thmas Lundberg, Christen A. Larsen, Eirin Anthun, Frde A. Tft, Astri K. Tppe, Kjetil S. Henriksen Fra Speidersenteret: Gunvr Bråthun Me (deler av møtet), Endre Helland (unntatt deler av sak 08/07) Øvrige: Kretsleirsjef Ragnar Pettersen (Sak 05/07), Fra WEB-gruppen: Vemund F. Jensen, Vegard Engen g Hgne Nrdvik (alle sak 12/07) DISSE SAKENE BLE BEHANDLET: 01/07 Gdkjenning av innkalling g referater Gdkjenning av innkalling Gdkjenning av referat fra styremøte 7-12-2006 Det ble gjrt slike vedtak: 1. Innkalling gdkjent. 2. Referat fra styremøte 7-12-2006 gdkjent Orienteringssaker 02/07 Status g rienteringer Daglig leder Presentasjn av prsjektleder Kretsstyret ble presentert fr Gunvr, sm er nyansatt prsjektleder fr 2007. Søknader Sendte søknader: Sparebanken Vest (Visjn Vest) søkt midler til friluftsleiren.n Barne- g likestillingsdep. Via Bergen kmmune har vi søkt m fattigdmsmidler fr å kunne tilby friluftsleiren.n til barn sm er berørt av fattigdmsprblematikken. DN-midler: Via NSF har vi søkt Direktratet fr Naturfrvaltning m midler til friluftsleiren.n. på planen: Lagunen senter speiding i 100 BKK speiding i 100 Besøksadresse: Pstadresse: Kntrtid Telefn/fax: E-pst/bankknt: Tverrgaten 2 Pstbks 723 Sentrum Man. - tirs 9-15, 55 31 74 58/ speidersenteret@hrdaland,scut.n 5807 Bergen trs 16-20 55 31 77 88 9521 05 44993
Frslag til søkesteder Fana Sparebank almennyttige fnd Fanapsten frrige uke utsatt til 31. januar Fjaler Sparebank har etablert kntrer i Bergen Sparebanken Sgn g Fjrdane- har etablert kntrer i Bergen Lagersituasjnen Vi er bedt m å flytte lageret vårt da BKK skal bruke våre lkaliteter til en transfrmatr. Daglig leder har hatt diverse besøk fr å se på nye lkaliteter i samme bygg. Utleier har stadig nye frslag til hvr vi skal være. Dette hastet i utgangspunktet, men når vi nærmer ss flytting vil utleier vise ss et annet lkale. Friluftsleiren Regnskapsresultat Skal ha møte med Bg kmmune førstkmmende trsdag Fattigdmsmidler Kan få penger fr dem sm ikke har råd til aktiviteter Kan søke m penger fr støtte til våre medlemmer, hvis vi ikke har nen sm selv kan betale. Ting sm må jbbes med i år Ny kntrakt med KFUK/KFUM Langtidsplan 2008 -> Styrets arbeidsplan fr 2007 frdele ansvarsppgaver neste møte Skriv g meldinger HBUR årsmøte 17- februar Skal vi ha deltakere her? Vilmarksdagane 20.-22. april Her bør vi delta, standen i fjr var veldig bra, ikke ha aktiviteter ute Kanskje se m en kan være med på reiselivsmessen i 2008 Søke spnsing til flatskjerm eks Thn utleie? Terminlisten fremver Vinterslepp v/ Gunvr Presenterte tanker g planer fr vintersleppet. Sørge fr å få et transprttilbud pp søndag Myrkdalen skule Vestlandsmesterskap i speiding Sendt brev til nabkretser med invitasjn
Vesterlen psitiv, da de har satt pp samme helgen, ikke bestemt Sgn g Fjrdane har satt det pp på sin plan, virker sm de er med. Bjørgvin K/M er sannsynligvis med. Styremedlemmer Øyvind Høvding Hatt møte i AU vedr evaluering av 100 % stllingen til daglig leder. Resultat presenteres i egen sak. Frde Hlder peffkurs 1. Fjøsanger, 18. Bg g 16. Bg deltar 1. fjøs g 18. arrangør på Ttlandshytten ti l1. Fjøsanger Christen Er mye arbeid med styret, skal til Danmark g treffe DDS Diskusjnssaker 03/07 Utgår, se sak 09/07 04/07 Retningslinjer 05/07 Kretsleir Det er behv fr nen presiseringer i retningslinjene fr kretsting g valgkmité etter en ne ukntrllerbar avstemning på siste kretsting. Da prtkll fra kretsting ennå ikke freligger, blir denne saken utsatt. Knsekvensen er at denne saken tas pp på kretsting til høsten i stedet. Det ble ikke gjrt vedtak i denne saken. Kretsleirsjef Ragnar Pettersen rienterte kretsstyret m status fr smmerens kretsleir. Under kmmer nen krte punkter m det sm ble sagt. Det meste av staber på plass, alle i leirkmiteen tar ansvar g ppgavene de får. Lager leirinfperm. En fr ledere i gruppe g en fr ledere i stab. m/retningslinjer fr ppførsel på kretsleir Spennende haik, følg med på kretsleirens hjemmesider Stabssamling på Fitjar 26.-28. januar. Gd respns fra kmmunen Velvillig rdfører sm rdner det meste Velvillig eier sm tar masse støttefunksjner Frhåndsppgave med speiderstav sm skal brukes i en del aktiviteter, hvr det deles ut metallmerker fra aktivitetene Kretskntret sjekke status fr m K/M har distribuert inf til sine grupper
Vedtakssaker 06/07 Årsmelding 2006 Frhåndspåmeldte: ca 279 speidere g 88 småspeidere Ledertrening tas pp på møte med hele staben Øyvind har laget et frslag til styrets beretning. De øvrige deler av årsmeldingen redigeres av Endre. Årets årsmelding bygger på malen fra fjrårets årsmelding. Kretsstyret diskuterte innhldet i styrets beretning, g hadde en del krreksjner. Dette redigeres av Endre. Kretsstyret ppfatter Styrets beretning sm kretsstyrets melding til kretsens medlemmer. Denne delen kan ikke krrigeres av kretsens årsmøte. Krreksjner til årsmeldingen må kmme andre steder i årsmeldingen. Det ble gjrt slike vedtak: 1. Gdkjenner styrets beretning med de endringer sm er freslått. 2. Daglig leder gis fullmakt til å utarbeide resten av årsmeldingen 3. Årsmeldingen sendes til høring før utsendelse 4. Kretsstyret anbefaler kretsens årsmøte å gdkjenne årsmelding fr 2006. 07/07 Regnskap 2006 Daglig leder la frem regnskap fr 2006. I 2006 budsjetterte kretsen med et driftsunderskudd på kr 125 400 uten renteinntekter. Med renteinntekter var budsjettert underskudd kr 94 300. Fra 1. mars inngikk kretsstyret en avtale med daglig leder sm gav en ytterligere kstnad på pp under kr 100 000. I løpet av 2006 måtte kretsen installere ny dør på Speidersenteret. Denne var det ikke budsjettert med i utgangspunktet. Disse kstnadene summerte seg til kr 18 747. Regnskap fr 2006 viser et driftsunderskudd på kr 113 800 inklusive ekstrardinære kstnader med økt stilling fr daglig leder g ny dør på Speidersenteret, før renteinntekter. Etter renteinntekter er underskuddet kr 73 707. Uten de ekstrardinære utgiftene på Speidersenteret er driftsunderskuddet kr 54 299. Kstnader ved ny dør på Speidersenteret belastes Avsetning Tverrgaten 2, sm er vedlikehldsknten fr Speidersenteret. Kretsstyret er frnøyd med at driftsunderskuddet er lavere enn det i utgangspunktet var budsjettert med. Dispneringer: Sald pr 31.12.06 Beløp Sald etter årsmøte 2007 Avsetning Tverrgaten 2 280000 18747 261253 Egenkapital 323640 54299 269341 Det ble gjrt slike vedtak: 1. Ekstrardinære utgifter ved ny inngangsdør på Speidersenteret på kr 18 747 belastes avsetning Tverrgaten 2. 2. Kretsens underskudd på kr 54 299 belastes den frie egenkapitalen. 3. Kretsstyret anbefaler kretsting å gdkjenne regnskapet fr 2006.
08/07 Evaluering daglig leder 09/07 Årsmøte 2007 10/07 Valg 2007 Daglig leder har det siste året hatt en 100 % stilling. AU har sammen med daglig leder evaluert denne utvidelsen g rienterte de øvrige styremedlemmer m resultatet av evalueringen. Styret hadde en diskusjn vedrørende utvidelsen av stillingen. Det ble gjrt slike vedtak: 1. Daglig leder- stillingen videreføres i 100 % ut 2007. Etter dette går stillingen tilbake til 75 %. 2. Mål fr stillingen g plan fr gjennmføring skal frelegges styret neste styremøte. Daglig leder gis i ppgave å frmulere disse målene, etter innspill fra styrets medlemmer. 3. Kretsens årsmøte rienteres m vedtaket, målfrmuleringen g plan fr gjennmføring. Vedtaket er vedtatt med 4 stemmer fr, 2 stemmer mt g en blank stemme. På arrangementet Vinterslepp skal det gså avhldes årsmøte. Kretsstyret diskuterte litt rundt hvrdan dette møtet legges pp. Kretsstyret setter pp et eget møte til å gjennmgå kjøreplan g endelig arbeidsfrdeling. Før dette må en ha på plass referent g møteledelse. Dette rdnes av kretskntret. Kretskntret sjekker hvilke grupper sm har hatt vekst i 2006. Kretsstyret ønsker å gjøre litt stas på de gruppene sm har hatt vekst. Det ble gjrt slikt vedtak: 1. Kretsstyret ønsker å dele ut gavekrt på kr 500 til hver av de gruppene sm har hatt vekst. Utdeling fregår på årsmøtet. I år er det ikke valg på kretsstyret. Kretsstyret skal heller ikke suppleres, da alle frtsatt er med. Eneste valget sm må gjøres i 2007 er valg på revisr. Ragnar Pettersen har i en del år vært revisr fr kretsen. I 2007 er han leirsjef fr kretsleiren. Han kan derfr ikke være revisr i 2007. Kretskntret har frespurt tidligere revisr, Rar Bye m han kan tenke seg å reviudere regnskapet fr 2007. Det ble gjrt slikt vedtak: 1. Kretsstyret freslår at Rar Bye velges til revisr fr 2007. 11/07 Kretsbannerknkurransen Oppsummering 2006 Frde er ikke helt ferdig med utregningen av resultatet fra fjrårets kretsbannerknkurranse. Retningslinjer fr 2007 Det ble gjrt slikt vedtak: Kretsstyret diskuterte retningslinjer fr Kretsbannerknkurransen i 2007. Utgangspunktet fr årets knkurranse skal være det samme sm fr 2006, men må tilpasses årets arrangementsplan. Ta med kretsleir g peng fr + - medlemmer 1. Ny retningslinjer lages av Endre g Frde til neste styremøte.
12/07 Kretsens nettsider 13/07 Eventuelt Kretsens WEB-gruppe fikk i møte med inf-utvalget i styret en endelig frist på når nye nettsider må være ferdig. WEB-gruppen hadde møte samtidig sm kretsstyret, g rienterte styret m status pr. nå. Innen fristen 31. januar i år har kretsen nye nettsider med ny design g bedre versikt. Det ble gjrt slikt vedtak: 1. Kretsens nye nettsider lanseres på årsmøtet 2007. Neste styremøte Mandag 5. februar Saker Kjøreplan fr kretsens årsmøte Mål g avtale fr Daglig leder-stillingen fr 2007 Vedtak Kretsbannerknkurransen 2007 Retningslinjer fr bruk av bilder på nettet Kretsen bør ha en utkryssing fr m flk ønsker å reservere seg fr å få bilder ut på nett. Gunvr innarbeider dette i infmateriell vi sender ut ved påmelding til arrangementer. Møtet avsluttet kl 20.30 Referent Endre Helland