KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING Utarbeide WEB løsning samt maler for dokumenter og publikasjoner Luftambulansetjenesten ANS 21. juni 2012
Side 2 av 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Oppdraget... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Om oppdragsgiver og tjenesten... 3 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen... 3 1.4 Personell hos tilbyder... 4 1.5 Gjennomføring... 4 1.6 Betalingsbetingelser... 4 1.7 Anskaffelsesprosedyre... 4 1.8 Dokumenter... 4 2 Kvalifikasjonskrav... 5 2.1 Generelle kvalifikasjonskrav... 5 2.1.1 Attester... 5 2.1.2 Regnskap... 5 2.1.3 HMS erklæring... 5 2.1.4 Beskrivelse av egen organisasjon... 5 2.1.5 Underleverandører... 5 2.1.6 Kontaktpunkt leverandør... 6 2.2 Tekniske kvalifikasjonskrav... 6 2.3 Avvisning... 6 3 Krav til tilbudet... 6 3.1 Språk i tilbudet... 6 3.2 Tilbudets utforming... 6 3.3 Prisangivelse... 6 3.4 Hel eller deltilbud... 6 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 6 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget.... 6 4.2 Forbehold... 7 4.3 Kommunikasjon i anbudsperioden... 7 4.4 Tilbudsfrist... 7 4.5 Levering av tilbud... 7 4.6 Åpning av tilbud... 8 4.7 Vedståelsesfrist... 8 4.8 Presentasjon av tilbud... 8 4.9 Kostnader... 8 4.10 Forhandlinger... 8 4.11 Framdriftsplan... 8 5 Avgjørelse av konkurransen... 8 5.1 Tildelingskriterier... 8 5.1.1 Kvalitet (60%)... 9 5.1.2 Pris/kostnader(40%)... 9 5.2 Forkastelse av tilbud... 9 6 Vedlegg... 9
Side 3 av 9 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) skal inngå avtale om kjøp av tjenester for utarbeidelse av web løsning og maler for dokumenter og publikasjoner for selskapet. Alle referanser til Oppdragsgiver i tilbudsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Luftambulansetjenesten ANS. Alle referanser til Leverandøren i tilbudsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. 1.2 Om oppdragsgiver og tjenesten Luftambulansetjenesten ANS er et heleid datterselskap av de fire regionale helseforetakene. Vi har det operative ansvaret for all sivil luftambulansevirksomhet i Norge og er en del av den prehospitale kjeden. Hovedkontoret er i Bodø. Vi har verksted for medisinsk teknisk utstyr i Trondheim. Flykoordineringssentralen, som koordinerer ambulanseflyene, er i Tromsø. Selskapet har kontrakt med operatører som leverer ambulansehelikopter og ambulanseflytjenester. Helikopterbasene er i Tromsø, Brønnøysund, Trondheim, Ålesund, Førde, Bergen, Stavanger, Ål, Arendal, Lørenskog og Dombås. Flybasene er i Kirkenes, Alta, Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund og Gardermoen. Luftambulansetjenesten ANS er i dag arbeidsgiver for 24 personer fordelt på vel 18 årsverk. Som datterselskap av de regionale helseforetakene er vi en del av spesialisthelsetjenesten og defineres som offentlig virksomhet. 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen Det ønskes tilbud på utarbeidelse av web løsning og maler for dokumenter og andre publikasjoner. Tjenesten som skal kjøpes skal omfatte: Utforme og etablere av web løsning (teknisk og lay out) for internett og intranett. Herunder også brukeropplæring i forbindelse med implementering og bruk av web løsning. Utarbeide maler for publikasjoner så som brosjyrer, kunngjøring, pressemelding og stillingsannonser.
Side 4 av 9 Utarbeide dokumentmaler for Word og Powerpoint. Oppfølgning, service og videreutvikling av etablerte løsninger Oppdragsgiver har i dag en hjemmeside www.luftambulanse.no. Intranett er ikke tatt i bruk. Oppdragsgiver er forpliktet til å følge Nasjonalt profilprogram for helseforetakene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge hele eller deler av tilbyders tilbud. Oppdragsgiver ber tilbyder spesifiserer pristilbudet så detaljert som mulig. Oppdragsgiver ber tilbyder beskrive sin fremdriftsplan så detaljert som mulig. Avtalen vil være en fastpriskontrakt. 1.4 Personell hos tilbyder Tilbyder skal spesifisere hvilke personellressurser som tilbys for å løse arbeidet. Spesifikasjonen må omfatte antall personer, den enkeltes bakgrunn og erfaring samt referanseprosjekter. Tilbyder må innregne deltagelse i diverse møter, prosjektgrupper, arbeidsgrupper, med mer for å løse oppdraget. Dette inkluderer møter i work shop, relevante operative utvalg, med mer hvor tilbyder skal delta. Tilbyder skal spesifisere eventuelle tilleggskostnader utover ordinært tilbud. 1.5 Gjennomføring Alle arbeider knyttet til maler og web løsning (utforming etc) bør være klart til 1. januar 2013. Implementert webløsning skal være etablert senest 1. mars 2013. 1.6 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter fakturadato. Fakturering skjer månedlig i henhold til utført arbeid. 1.7 Anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) 16.juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) 7. april 2006 nr. 402 Del I og Del II. 1.8 Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokumentet (konkurransegrunnlag) Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Utkast til avtaledokument (SSA Oppdragsavtalen med bilag) Bilag 3 Nasjonalt profilprogram for helseforetakene, Helse og Omsorgsdep.
Side 5 av 9 Konkurransen kunngjøres kunngjøringsdatabasen DOFFIN ref 261412. 2 Kvalifikasjonskrav For å kunne være med i konkurransen, må tilbyder legge ved følgende dokumentasjon: 2.1 Generelle kvalifikasjonskrav 2.1.1 Attester Tilbudet skal inneholde følgende attester: I. Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land tilbyder er etablert. II. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av skatteoppkreverkontoret. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. III. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skatteetaten. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attesten i punkt II og III skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF 1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.1.2 Regnskap Foretakets godkjente årsregnskap for 2009, 2010 og 2011 inklusive revisors kommentarer skal legges ved tilbudet. 2.1.3 HMS erklæring Tilbyder skal vedlegge en signert HMS erklæring. 2.1.4 Beskrivelse av egen organisasjon Tilbyder skal gi en beskrivelse av: Eierstruktur Selskapets oppbygging/organisasjon Antall ansatte. Kvalitetssikringssystemer 2.1.5 Underleverandører Tilbyder skal opplyse om underleverandører tenkt benyttet for denne avtalen.
Side 6 av 9 2.1.6 Kontaktpunkt leverandør Tilbyder skal ved avtaleinngåelse være etablert med et kontor/kontaktpunkt i Norge. 2.2 Tekniske kvalifikasjonskrav Tilbyder må kunne tilby en web løsning for internett og intranett med brukervennlig brukergrensesnitt og teknologi som gir en tilfredsstillende løsning med mulighet for videreutvikling. 2.3 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil tilbyder bli avvist i henhold til FoA, 11 11. 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. 3.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene slik de er gjengitt i konkurransegrunnlaget og vedlegg. 3.3 Prisangivelse Totalpris for tilbudet skal omfatte alle kostnader forbundet med anskaffelsen slik denne er definert i forespørselen med tilhørende vedlegg og bilag. Prisene skal omfatte alle nødvendige kostnader for de produktene og tjenestene som Oppdragsgiver har beskrevet i konkurransegrunnlaget. Dette inkluderer kostnader til brukeropplæring samt rådgivning. Reiseutgifter dekkes iht. Statens Regulativ. Pris oppgis eksklusive merverdiavgift. Kostnader som det ikke er spesifisert at Oppdragsgiver skal dekke, eller som ikke fremgår av tilbudet er Leverandørens ansvar. Pris for drift og videreutvikling, samt vedlikehold og service skal fremgå av tilbudet. 3.4 Hel eller deltilbud Det er ikke anledning til å inngi deltilbud. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i henhold til FoA, 8 2.
Side 7 av 9 4.2 Forbehold Tilbyders forbehold skal klart framgå som vedlegg til tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudsprisen under oppdragsgivers evaluering. 4.3 Kommunikasjon i anbudsperioden All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med anskaffelsen, skal føres på e post mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende anskaffelsen med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Kontaktperson er: Tittel Navn E post Rådgiver Mariann M. Hunstad postmottak@luftambulansetjenesten.no Alle spørsmål vil bli besvart skriftlig og distribuert til samtlige tilbydere. 4.4 Tilbudsfrist Tilbud skal være Oppdragsgiver i hende senest 21. august 2012 klokken 12:00, lokal tid. Tilbud mottatt etter fristens utløp vil bli avvist. 4.5 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i brevordner med Tilbyders navn på ryggen. Det skal være innholdsfortegnelse og skilleark mellom hvert kapittel. Alle brosjyrer skal legges i egen brevordner. Signert og datert tilbud skal leveres i to eksemplarer på papir, samt i elektronisk format (USB minnepinne). Tilbudet merkes: Tilbud web løsning og leveres til: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø. Besøksadresse: Jakhelln brygge 8.etg, Torvgata 2, 8006 Bodø.
Side 8 av 9 4.6 Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder i 6 måneder etter tilbudsfrist, d.v.s til 21. jan. 2013. 4.8 Presentasjon av tilbud Tilbyder skal ta høyde for at Oppdragsgiver kan be om en presentasjon av tilbudet, samt demonstrasjon av tilbudt web løsning. 4.9 Kostnader Kostnader som Tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 4.10 Forhandlinger Forhandlinger vil bli gjennomført i Bodø. Forhandlingene vil bli gjennomført på norsk. 4.11 Framdriftsplan Milepæl Aktivitet Dato M1 Kunngjøring av tilbudet 21. juni 2012 M2 Siste frist for besvarelse av spørsmål til tilbudsgrunnlaget 27. juli 2012 M3 Frist for innlevering av tilbud 21. august 2012 M4 Start forhandlinger Uke 39 M5 Sluttføring av forhandlinger uke 40 M6 Kunngjøring av tildeling Uke 41 M7 Klagefrist M8 Virkningsdato avtale Xx 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges ut fra en totalvurdering av følgende kriterier (vektet):
Side 9 av 9 5.1.1 Kvalitet (60%) Herunder: Funksjonalitet Ref. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt.4.3 Gjennomføringsevne Ref. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt.4.4, 5 og 6 5.1.2 Pris/kostnader(40%) Samlet kostnad for tilbudt løsning. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud hvis resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det, jf. forskrift om offentlig anskaffelse. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Utkast til avtaledokument (SSA Oppdragsavtalen med bilag) Vedlegg 3 Nasjonalt profilprogram for helseforetakene