KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling (ett-trinn) etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling (ett-trinn) etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) for Petroleumstilsynet og Oljedirektoratet Saksnr. 2014/6 Innleveringsfrist: kl Avtaleperiode: 2 år m/opsjon 2 år + 2 år

2 Innhold 1. Oppdraget Oppdragsgiver Konkurransegrunnlaget Omfang... 5 Antall brukere: Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Avtalestart og oppsigelse Hel- eller deltilbud Alternative tilbud Opsjoner Kunngjøringer Kvalifikasjonskrav Formelle krav Skatt og mva Lovlig etablert foretak Helse, miljø og sikkerhet Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Tilbudets utforming Signering Nummerering og format Språk i tilbudet Pris Oppdragsgivers behandling av tilbudene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Avvisning Kommunikasjon i konkurranseperioden Tilbudsfrist Åpning av tilbud Vedståelsesfrist Omkostninger Innstilling på tildeling av kontrakt Fremdriftsplan Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Utdyping av tildelingskriteriene Pris Kvalitet Service

3 6. Kontraktsvilkår Vedlegg - Tilbudsskjema

4 1. Oppdraget 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er Petroleumstilsynet, på vegne av Petroleumstilsynet (Ptil) og Oljedirektoratet (OD). Petroleumstilsynet (Ptil) er underlagt Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) og har myndighetsansvar for sikkerhet, beredskap og arbeidsmiljø i petroleumsvirksomheten. Ptil skal legge premisser for og følge opp at aktørene i petroleumsvirksomheten holder et høyt nivå for helse, miljø, sikkerhet og beredskap og gjennom dette også bidra til å skape størst mulig verdier for samfunnet. Ptil skal drive informasjons- og rådgivningsvirksomhet overfor aktørene i petroleumsvirksomheten, samarbeide med andre helse-, miljø-, sikkerhets (HMS)-myndigheter nasjonalt og internasjonalt og bidra til kunnskapsoverføring på HMS-området i samfunnet generelt. Oljedirektoratet (OD) er underlagt Olje- og energidepartementet og skal bidra til å skape størst mulige verdier for samfunnet fra olje- og gassvirksomheten gjennom en forsvarlig ressursforvaltning med forankring i sikkerhet, beredskap og ytre miljø. Oppdragsgivers kontaktperson er: Kontaktperson Postadresse Besøksadresse e-post Astrid Rygg Johnsen / Grete-Irene Løland Postboks 599, 4003 Stavanger Professor Olav Hanssens vei 10, 4021 Stavanger postboks@ptil.no Telefon Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokumentnavn Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon og prisutfyllingsskjema Egenerklæringsskjema Helse, miljø og sikkerhet Statens Standardavtale - Den lille kjøpsavtalen (SSA-K Lille) Tilbudsskjema 4

5 1.3. Omfang Oppdragsgivers forespørsel gjelder tilbud på levering av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Per i dag benytter OD Mercell som leverandør av konkurransegjennomføringsverktøy. For nærmere beskrivelse av leveransen se vedlegg Kravspesifikasjon/prisutfyllingsskjema. OD og Ptil vil inngå separate kontrakter med samme leverandør. Avtalenes varighet er 2 år med opsjon for OD og Ptil til å forlenge avtalene med inntil 2 år + 2 år. Opsjon utløses automatisk for 2 år om gangen med mindre annet er avtalt mellom partene. Hvis opsjonene ikke benyttes skal OD /Ptil sende en skriftlig melding til leverandøren 2 måneder før avtalens utløp. Antall brukere: Det er behov for følgende antall faste brukere som er innkjøpere. Med faste brukere mener vi administratorer/superbrukere. OD: Ptil: 3 faste brukere 4 faste brukere I tillegg er det behov for lette brukere og dette er hovedsakelig brukere som skal være med i evaluering av anskaffelsen og også brukere som av ulike årsaker trenger innsyn i anskaffelsen. OD: Ptil: 5 lette brukere 12 lette brukere 1.4. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA), 16.juli 1999, nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), 7.april 2006 nr 402, del I og del II, jf 5-1. Basert på en foreløpig evaluering av tilbudene vil OD/Ptil forhandle med inntil 3 av de beste tilbudene basert på en foreløpig evaluering av tildelingskriterier Avtaletype Kjøpsavtale med én leverandør Avtalestart og oppsigelse Løsningen skal være i drift fra

6 1.7. Hel- eller deltilbud Det er ikke anledning til å gi deltilbud Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke Opsjoner Kjøp av kontraktverktøy som er integrert med konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) Integrasjon med ephorte Kunngjøringer Denne konkurransen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen DOFFIN. 2. Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle en kontrakt i hele avtaleperioden. Tilbyder blir avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet Formelle krav Skatt og mva. Det er et krav at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav - Skatt og mva I. Skatteattest (RF-1244B). I Norge utstedes attesten av skatteoppkreverkontoret. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. II. Attest for betalt merverdiavgift (RF-1244). I Norge utstedes attesten av skattekontoret. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise restanse. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet Lovlig etablert foretak Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak. 6

7 Dokumentasjonskrav - Lovlig etablert foretak Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land tilbyder er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet Helse, miljø og sikkerhet Det er et krav at tilbyder tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Virksomheten skal være lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Dokumentasjonskrav - HMS Utfylt og signert Vedlegg Egenerklæringsskjema Helse, miljø og sikkerhet Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Det er et krav at tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag innenfor norsk offentlig virksomhet. Dokumentasjonskrav Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Erfaringsprofil. Tilbyder skal redegjøre for de viktigste relevante oppdrag begrenset til de siste tre år. Redegjørelsen skal inneholde opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Angitte oppdragsgivere vil kun bli kontaktet for å avklare oppdragets relevans. 3. Tilbudets utforming 3.1. Signering Tilbudet (tilbudsbrevet) skal være signert av person som kan forplikte tilbyder Nummerering og format Tilbudet skal besvares i henhold til format i utsendte dokumenter. Dette er viktig for at tilbyderne skal kunne likebehandles. 7

8 Videre bes det om at tilbudet har følgende oppsett: Vedlegg Vedlegg - Tilbudsbrev 1 Utfylt kravspesifikasjon 2 Utfylt prisutfyllingsskjema 3 Egenerklæring Helse, miljø og sikkerhet 4 Skatteattest (RF-1244) Attest for betalt mva. (RF-1244B) 5 Attest fra foretaksregister 6 Erfaringsprofil 7 Tilbudsskjema 8 Sladdet versjon av tilbudet 3.3. Språk i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. Dokumentasjon skal være på norsk Pris Tilbudet skal prises iht. vedlegg Prisutfyllingsskjema. Ett skjema for hver etat. Pris skal oppgis eks. mva. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i henhold til FOA, 8-2. Endringer/tilføyelser vil bli sendt samtidig til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget Forbehold Tilbyders eventuelle forbehold skal tydelig fremgå i tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i pris under oppdragsgivers evaluering. Dersom forbeholdet medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres i forhold til de øvrige tilbud vil tilbudet bli avvist. 8

9 4.3. Avvisning Dersom vilkårene i FOA (1) eller (1) er oppfylt vil tilbyder/tilbud bli avvist. Dersom vilkårene i FOA (2) er oppfylt kan tilbyder/tilbud bli avvist Kommunikasjon i konkurranseperioden All kommunikasjon av administrativ og faglig art i tilbudsperioden skal være i skriftlig form og til oppgitt e-post. Det aksepteres ikke at det foregår annen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med personer som deltar i beslutningsprosessen. Alle spørsmål til konkurransegrunnlaget og øvrige henvendelser angående anskaffelsen skal rettes til Petroleumstilsynet på e-post til postboks@ptil.no og merkes «Spørsmål Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), saksnr. 2014/6». Frist for å stille spørsmål er Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende og samtidig kunngjort på DOFFIN Tilbudsfrist Signert og datert tilbud skal leveres som: Papirkopi i 3 eksemplarer (ringperm) organisert i hht. pkt Elektronisk format på USB minnepinne (pdf-format). Tilbudsbrev og tilbudsskjema som eget pdf.dokument. Øvrige dokumenter organiseres som pdf-dokumenter uten undermapper. Vi ønsker at minnepinne legges i etui. Sladdet versjon av tilbudet på minnepinne som ett dokument i uredigerbart pdf-format. Tilbudet skal merkes «Tilbud Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), saksnr. 2014/6», ved avvik mellom USB minnepinne og papirversjon, vil papirversjon være gjeldende. Innen tilbudsfristen kl Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder til og med

10 4.8. Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon/utprøving av tilbyders KGV system, vil ikke bli refundert Innstilling på tildeling av kontrakt Beslutning vedrørende tildeling av kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt Fremdriftsplan Milepæl Beskrivelse Dato M1 M2 M3 M4 Kunngjøring av konkurransen i Doffin Frist for å stille spørsmål Fristen for mottak av tilbud, innleveringsfrist Demonstrasjon av løsninger Evaluering/utprøving ca. 3 uker Forhandlingsmøter i Stavanger Frist for revidert tilbud kl Uke 34 Uke Uke 38 Uke 39 M5 M5 M6 M7 Varsel om tildeling (meddelelse) Klagefrist/karenstid kl Signering av avtale Løsningen skal være i drift Vedståelsesfrist Fremdriftsplanen etter innleveringsfrist er tentativ Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova kan anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud unntas fra offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid uansett gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). 10

11 I denne konkurransen bes tilbyder om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg: Sladdet versjon av tilbudet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt de sladdete opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom Tilbyder ikke legger ved sladdet versjon av tilbudet, vurderes dette dit hen at Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1. Tildelingskriterier Tildelingskriteriene vurderes ut fra en skala fra 1-6 hvor 6 er høyeste score. Ved vurderingen av pris får billigste tilbyder høyeste poengscore. Øvrige gis poeng i forhold til avvik fra billigste tilbyder. Det økonomisk mest fordelaktige er tilbudet som oppnår høyest total poengsum (summen av tilbyders vektede scoringer). Kontrakten tildeles tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting 1. Pris % 2. Kvalitet % 3. Service % 5.2. Utdyping av tildelingskriteriene Pris Oppdragsgiver vil beregne en handlekurv basert på tilbyders priser oppgitt i prisutfyllingsskjema. Summen av prisutfyllingsskjema for begge etater vil legges til grunn i vurderingen. Pris på opsjon c. skal inkludere alle kostnader forbundet med integrering mot ephorte Kvalitet I tillegg til systemdokumentasjon skal Leverandørene gi en demonstrasjon av verktøyet etter nærmere avtale. Oppdragsgiver vil teste funksjonalitet i tilbudt løsning både som oppdragsgiver og som tilbyder. Det fremgår av kravspesifikasjonens punkt 4 hva som blir vektlagt i evaluering av tildelingskriteriet kvalitet Service Oppdragsgiver vil vektlegge punkter som fremgår av kravspesifikasjonens punkt 5.5 i evalueringen av tildelingskriteriet. 11

12 6. Kontraktsvilkår Statens standardavtale (SSA-K Lille) er lagt ved konkurransegrunnlaget. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene som fremgår av disse vil medføre avvisning, jfr. FOA (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. 12

13 Vedlegg - Tilbudsskjema Tilbyder: Adresse: Telefon: e-postadresse: Internett adresse: Kontaktperson: Telefon/mobil og e-postadresse: Dette tilbudet er gitt i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Sted: Dato: 13