Konkurransegrunnlag. for. Åpen konkurranse. Levering av IT Tjenester. etter prosedyre:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Levering av IT Tjenester etter prosedyre: Åpen konkurranse

2 Konkurransegrunnlaget er strukturert som følger: 1 Oppdraget Innledning Oppdragsgiver Beskrivelse av oppdraget Generell beskrivelse Generelt om Enova Hva skal leveres IT Systemutvikling og Systemintegrasjon IT Rådgivning og Støtte Eventuelle Underleverandører Omfang Anskaffelsesprosedyre Kontraktstype Avtaleperiode Kunngjøringer Kvalifikasjonsgrunnlag Attester Regnskap Organisasjon...Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.4 HMS erklæring Oversikt over Tilbyders organisasjon Referanser Avvisning Krav til tilbudet Språk i tilbudet Tilbudets utforming Prisangivelse Hel- eller deltilbud Alternative tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Kommunikasjon Tilbudsfrist Åpning av tilbud Vedståelsesfrist Betalingsbetingelser Fremdriftsplan Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Forkastelse av tilbud Vedlegg; Vedlegg 1: Side 2

3 1 Oppdraget 1.1 Innledning Enovas eksisterende rammeavtaler på IT systemutvikling og rådgiving går ut i mai Som et ledd i arbeidet med å videreføre utvikling av Enovas IT løsninger utlyses dermed konkurranse for parallelle rammeavtaler innen IT systemutvikling og rådgiving. Oppdraget lyses ut som en åpen anbudskonkurranse. 1.2 Oppdragsgiver Enova SF eies av Olje- og energidepartementet og har som formål å fremme en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Enovas hovedoppgave er knyttet til forvaltningen av Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at et energimål på 12 TWh knyttet til reduksjon, konvertering og produksjon blir nådd innen utgangen av Resultater skal måles og verifiseres før de rapporteres til Olje- og energidepartementet. Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor øvrige rammer og regelverk som ligger til grunn for disponering av fondet. Enova inngår i kontraktsmessige forhold som representant for Energifondet. I tillegg til Energifondet forvalter Enova andre forvatningsoppdrag for Olje- og energidepartementet. 1.3 Beskrivelse av oppdraget Generell beskrivelse Enova innbyr med dette til konkurranse for inngåelse av parallelle rammeavtaler for kjøp av IT-tjenester. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jfr FoA Del I og III Generelt om Enova Enova SF ble etablert i 2001 for å bidra til å styrke arbeidet med en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon i Norge. Enova er et statsforetak som eies av Olje- og Energidepartementet. Side 3

4 Opprettelsen av Enova ble gjort på bakgrunn av vedtak i Stortinget. Enovas visjon er at vi skal lede en miljøeffektiv energiomlegging i Norge. I dette ligger at vi skal bidra til at energiomleggingen skal være både miljøvennlig og kostnadseffektiv. Enova har etablert en liten og fleksibel organisasjon med svært høy kompetanse Hva skal leveres Rammeavtalen skal regulere vilkår for leveranse av tjenester som følger i dette kapittel. Det skal inngås rammeavtale med minimum 3 leverandører, jfr FoA Tilbud skal leveres på begge deler samlet. Hver del skal være beskrevet separat. Det kan ikke leveres tilbud på en av delene IT Systemutvikling og Systemintegrasjon Området systemutvikling og systemintegrasjon vil i hovedsak dekke følgende hovedområder: Videreutvikling av senter for mottak av søknader og rapporter til å omfatte nye støtteordninger Videreutvikling/nyutvikling av saksbehandlingsverktøy Utvikling av webbaserte applikasjoner og fagsystemer. Integrasjons- og systemutviklingsprosjekter tilknyttet nye og eksisterende løsninger Gjennomføring av testing og testaktiviteter Utvikling av rapporter Arbeid mot Microsoft SQL Server Enova benytter Microsoft plattform og arkitektur. I forbindelse med videreutvikling av eget nettsted, utvikling av webbaserte enkeltapplikasjoner og integrasjonsprosjekter må tilbyder spesielt inneha kompetanse og erfaring innenfor asp.net, og Microsoft SQL server IT Rådgivning og Støtte Området IT-rådgivning og støtte skal primært dekke følgende områder: Generell prosjektledelse mot IT-koordinering i Enova Prosjektledelse for aktuelle systemutviklingsprosjekter Oppfølging og ledelse av integrasjonsprosjekter Rådgivning innen Informasjonssikkerhet Design av forretnings- og systemarkitektur Design av rapporter Strategisk rådgiving, herunder IT strategi Tilbyderen må dokumentere nødvendig kompetanse, referanse, erfaring, metoder og verktøy innen aktuelle områder. Tilbyderen må dokumentere at denne har størrelse og kapasitet til å etablere prosjekt med egne separate ressurser som skal dekke følgende kompetanse: Side 4

5 Prosjektledelse Arkitektur Systemutvikling Dokumentasjon Kvalitetssikring Enova skal ha dedikerte kontaktpersoner for oppfølging av eventuelle prosjekter og aktiviteter. 1.4 Eventuelle Underleverandører Eventuelle underleverandører tilbyderne ser behov for å benytte skal beskrives med et kort resymé og kontaktperson. Bruk av underleverandører får ingen betydning for hovedleverandørens kontraktansvar. Omfang Basert på estimerte prosjekter anslås det et totalt innkjøpsvolum i størrelsesorden 2 4 mill. kroner i perioden inkludert mulig opsjonstid. Det oppstår ikke noe krav for leverandørene hvis det reelle behovet viser seg å bli lavere i kontraktsperioden. Gjennom kontraktsperioden vil det kunne forekomme endringer i struktur/volum som vil kunne påvirke omfanget av kontrakten. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA)16.juli 1999 nr.69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7.juni 2006 nr.403 og Kongelig Resolusjon om endring av Forskrift om offentlige anskaffelser. Del I og III. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Avtaletype vil være rammeavtale. Side 5

6 1.6 Kontraktstype Avtalen vil være en prisavtale hva gjelder timepris. Prisene er faste i hele avtaleperioden. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalene skal skje ihht FoA Avtaleperiode Avtalen skal ha en varighet på 2 år fra kontraktsundertegnelse. Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med års varighet. Undertegning av avtalen forutsetter godkjenning av Enovas ledelse. Valgte Tilbyder må signere taushetserklæring med Oppdragsgiver. 1.8 Kunngjøringer Konkurransen lyses i kunngjøringsdatabasen DOFFIN, EU-databasen TED og kunngjøres på Enovas hjemmesider Side 6

7 2 Kvalifikasjonsgrunnlag For å kunne delta i konkurransen, må Tilbyder legge ved følgende dokumentasjon: 2.1 Attester Tilbudet skal, jfr utlysningsteksten, inneholde følgende attester: I.Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land Tilbyder er etablert. II. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbudene fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. III Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. Attesten i punkt II og III skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysningene. Attestene skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.2 Regnskap Tilbyders godkjente årsregnskap for det siste året, inklusive styrets og revisors beretning, skal legges ved tilbudet. 2.3 HMS erklæring I henhold til FoA, kreves det at Tilbyder for dette oppdraget leverer HMS egenerklæring i henhold til tidsfrister for angitt konkurranseform, jfr vedlegg. 2.4 Oversikt over Tilbyders organisasjon For å sikre at Tilbyder har en tilstrekkelig stor organisasjon til å dekke Oppdragsgivers behov, skal Tilbyder i tillegg dokumentere følgende: Tilbudet skal inneholde informasjon om: Side 7

8 antall ansatte i organisasjonen totalt tilbyders evne og størrelse til å sette sammen en prosjektorganisasjon som innehar funksjoner som prosjektledelse, dokumentasjon, kvalitetssikring, test, systemutvikling og support antall personer med CV som er tiltenkt mulige leveranser på avtalen eierstruktur i selskapet og lokaliseringen av hovedkontor, samt andre kontor. 2.5 Referanser Det kreves at Tilbyder kan oppgi relevante referanser fra 2 tilsvarende oppdrag. 2.6 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder kunne bli avvist i henhold til FoA Side 8

9 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. 3.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene. Det skal komme klart frem hvilken eller hvilke deler tilbudet gjelder. 3.3 Prisangivelse Prisen skal oppgis som pris pr. time for utført konsulenttjeneste. Prisen skal oppgis eksklusive mva., inklusive eventuelle andre avgifter. Følgende kategorier skal prises: Rådgiver Prosjektleder Seniorkonsulent Konsulent Tilbyder skal oppgi om de er åpne for å tilby fastpriser for enkelte prosjekter. Reise og oppholdskostnader skal spesifiseres dersom disse ikke er inkludert i timeprisen. Tilbyder skal oppgi om det beregnes konsulenttimer for reisetid mellom eget arbeidssted og sted hvor tjenesten skal utføres. Tilbyder skal også legge ved en beskrivelse av kompetanse som kan forventes av hver stillingskategori. Kjøper forbeholder seg retten til en hver tid å kreve innleide konsulenter byttet med andre, dersom innleide konsulenter ikke tilfredsstiller de krav som beskrives. Side 9

10 3.4 Hel- eller deltilbud Konkurransen inneholder følgende elementer: 1. IT Systemutvikling 2. IT Rådgiving Det er ikke anledning til å inngi tilbud på bare en av delene. 3.5 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. Side 10

11 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i henhold til FoA Forbehold Tilbyders forbehold mot konkurransegrunnlaget skal klart framgå som vedlegg til tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Tilbyderen. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre dokumenter skal fremsettes skriftlig til følgende kontaktperson/er: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: E-post: Ingunn Ettestøl post@enova.no E-post ansees som skriftlig. Spørsmål stilt muntlig vil ikke bli besvart. All tilleggsinformasjon i henhold til punkt 4.1 vil bli besvart på e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Tilsvarende gjelder svar på eventuelle spørsmål fra Tilbyderne. Disse vil anonymiseres. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være signert og datert av autorisert representant for tilbyder. Tilbud skal sendes i 2 eksemplarer, samt elektronisk på CD. Tilbudene skal påføres hvilken som er original og hvilken som er kopi. Tilbudet skal merkes med: Side 11

12 IT systemutvikling og rådgiving Tilbudet skal adresseres: Enova SF Abelsgt Trondheim Tilbudsfrist: Onsdag kl Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist i henhold til FoA, Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig, signert papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. 4.5 Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning hos Oppdragsgiver av to representanter umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder i 3 måneder etter Tilbudsfrist. 4.7 Betalingsbetingelser Betaling skjer pr 30 dager etter godkjent levering og mottak av korrekt faktura. Dersom fakturagrunnlaget ikke er i korrekt form og med riktig pris, anses ikke fakturaen som mottatt fra leverandøren. Det skal refereres til fakturanummer i eventuell kreditnota. Alle fakturaer og kreditnota skal ha oppgitt SID fra Enova. Side 12

13 4.8 Fremdriftsplan Med forbehold om mulige endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1 Utlysning Frist for å stille spørsmål til post@enova.no 3 Tilbudsfrist Varsel til markedet om tildeling av kontrakter 5 Inngåelse av kontrakter Vi gjør oppmerksom på at tidsplanen kan bli endret. Side 13

14 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for hver av delene velges ut fra en totalvurdering av følgende kriterier i prosent: Kriterier Vekting Dokumenterte resultater og erfaring basert på gjennomføring av tilsvarende prosjekter 20 % Personlige kvalifikasjoner og erfaringer (CV vedlegges) 20 % Kapasitet, tilgjengelighet og leveranseevne 30 % Pris og kostnader 30 % Hvert enkelt kriterium vil bli vurdert ut i fra Tilbyders dokumentasjon og referanser. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. FoA Vedlegg; Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokumentet (konkurransegrunnlag) Vedlegg 1: HMS Egenerklæring (som vedlegg, eller tilsvarende) Side 14

15 Vedlegg 1: Egenerklæring om helse miljø- og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr. Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten (internkontrollforskriften). ** Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res.6.desember 1996 i medhold av lov 17.juni 2006 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. **Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr.1127 i medhold av lov 17.juni 2006 nr.62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 15