Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Råd for funksjonshemmede Postgården Dato: 09.10.2012 Tidspunkt: 12:15 NB! Se tidspunktet Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon 75 55 50 12, e-post: pol.sek@bodo.kommune.no så tidlig at vararepresentant kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Orienteringer: Kl 12.15 Kulturkvartalet v/ottar Olaussen, Bodø kommune Kl 13.00 Mona Karlsen, Bodø kommune: Status ifht. samhandlingsreformen. Ca Kl 13.50 Knut Storvik, Fredrikke Myhre: Dialog Bodø kommune vedr. bruksendringer. Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra 04.09.12 Side1
Saksliste Saksnr PS 12/17 PS 12/18 PS 12/19 Innhold Offentlig etteryn og høring av forslag til detaljregulering av planid 5038 Tuva, Tverlandet NAV Bodø - sosialhjelpsordningen i Bodø kommune Referatsaker RS 12/11 Pilot prosjekt - innføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten - rapportering RS 12/12 Endret fremdrift, økte investeringskostnader og driftsmessige konsekvenser knyttet til Sølvsuper helse og velferdssenter og Hunstad kirke Bodø, 4. oktober 2012 Fredrikke Myhre Leder Linda K. Storjord formannskapssekretær Side2
Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 03.10.2012 58126/2012 2011/2778 L12 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/20 Eldrerådet 08.10.2012 12/17 Råd for funksjonshemmede 09.10.2012 Offentlig etteryn og høring av forslag til detaljregulering av planid 5038 Tuva, Tverlandet Saksopplysninger Eldrerådet, Rådet for funksjonshemmede har mottatt til høring forslag til detaljregulering av planid 5038 Tuva, Tverlandet. I høringsdokumentet står følgende: «Byplansjefen har etter delegasjon, gitt i medhold av Bodø kommunes delegasjonsreglement, behandlet påfølgende sak og fattet slikt vedtak datert 20.09.2012: Byplansjefen vedtar å legge forslag til detaljreguleringsplan av planid 5038 Tuva, Tverlandet ut til offentlig ettersyn, samtidig som planforslaget sendes på høring. Planforslaget er vist på kart i målestokk 1:1000, merket Bodø kommune datert 20.03.2012, sist endret 30.05.2012 og i bestemmelser sist endret 20.09.2012. Vedtaket fattes i henhold til plan- og bygningslovens 12-11, jf. 12-10. Planforslaget har som formål å planlegge områder for næring. Dokumentene tilhørende plansaken er tilgjengelige på servicetorgene på Herredshuset og Postgården, Bodø bibliotek, Nærmiljøkontoret for Saltstraumen, Nærmiljøkontoret for Tverlandet og på www.bodo.kommune.no/arealplaner De som ønsker tilsendt papirutgave av dokumentene, bes å ta kontakt med saksbehandler. Kontaktperson på byplankontoret: Trond Åmo, 75 55 52 12, trond.eivind.amo@bodo.kommune.no. Frist for innsending av uttalelser/merknader til plansaken: 09.11.2012. Uttalelser/merknader merkes 2011/2778 og sendes: Bodø kommune, Postboks 319, 8001 Bodø eller postmottak@bodo.kommune.no.» Forslag til vedtak Side3
Linda K. Storjord Formannskapssekretær Saksbehandler: Linda K. Storjord Trykte vedlegg: <skal fylles ut> Utrykte vedlegg: <skal fylles ut><vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side4
Helse- og sosialavdelingen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 27.09.2012 56733/2012 2012/1442 F01 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/18 Råd for funksjonshemmede 09.10.2012 12/19 Eldrerådet 08.10.2012 12/15 Ruspolitisk råd 09.10.2012 Bystyret 24.10.2012 12/52 Komitè for levekår 11.10.2012 NAV Bodø - sosialhjelpsordningen i Bodø kommune Sammendrag NAV Bodø redegjør i denne saken for tiltak og satsninger i tillegg til den ordinære oppfølgingen av brukerne, som en oppfølging av bystyrets vedtak i mars 2012. NAV Bodø ber om tilslutning til de tiltak NAV Bodø har iverksatt samt planlegger å gjennomføre. Saksopplysninger Bakgrunn Bystyret behandlet sak om organisering av sosialhjelpsordningen i Bodø kommune i PS 12/38 den 29.03.2012, hvor bla annet fattet slikt vedtak i pkt. 3: «NAV Bodø bes om å utrede aktuelle tiltak som kan representere en ytterligere forsterking og målretting av tilbudet til spesielt gruppen av stønadsmottakere som har gått mer enn 31 måneder på økonomisk sosialhjelp. Administrasjonen bes komme tilbake med egen politisk sak om dette». Under samme sak har bystyret gjort understreking av tidligere bystyrevedtak: Ulike modeller for organisering av ordningen utredes med særlig siktemål på mer individuell oppfølging og kvalifisering. Her under forstås «borgerlønn» modeller, ref erfaringene fra Åmli kommune. Kartlegging av brukere og resultat Ved inngangen på året var det av gruppen stønadsmottakere som har gått mer enn 31 måneder på økonomisk sosialhjelp registrert i alt 86 brukere ved NAV Bodø. Dette utvalget har tjenesten i perioden 17. 21. september foretatt en omfattende kartlegging av med henblikk på å finne ut status for dem samt hva som er gjort/ ikke gjort med disse. I vedlegget følger en presentasjon med hovedtrekk av resultatene herfra. Erfaringer; Denne typen kartlegging av brukere gir politisk og administrativ ledelse i Bodø kommune viktig styringsinformasjon. Selv om kartleggingen på mange vis bekrefter det faktum at NAV Bodø kjenner sine brukere godt fra før, gir den tjenesten på navns nevnelse en bedre oversikt for å kunne Side5
mer målrette aktivitetsplaner. Også på statlige ytelsesområder har kontoret erfart at det å bryte ned brukergrupper på navnelister for slik å jobbe med dem har verdi. Det framgår av status pr 11.09.12 at av 80 brukere er 9 i dag i arbeid, 35 er i ulike statlige ytelser, 11 er i Kvalifiseringsprogram (KVP) og 25 står med sosialhjelp som hovedinntektskilde. I gruppen personer med sosialhjelp som eneste inntekt pr 01.01.12 finner kontoret at av i alt 33 brukere går da 16 brukere pr 11.09.12 på sosialhjelp, 4 er flyttet, 3 er på KVP, 5 er på Arbeidsavklaringspenger, 3 er blitt ufør, 1 er i arbeid og 1 går på individstønad. Av de 16 på sosialhjelp vet man at iallfall 8 av disse sliter med så vidt omfattende rus-/ psykiatriproblemer at det vanskeliggjør tiltak. Av de 25 brukere pr 11.09.12 med sosialhjelp som hovedinntektskilde vurderes 10 for KVP, mens 11 er vurdert som uaktuell og 4 har deltatt tidligere. Vurderinger/konkret handling Det er viktig å påpeke at NAV Bodø s innsats må favne bredt. Samtidig som kontoret skal forhindre rekruttering av brukere på passive ytelser, skal kontoret i lag med bruker jobbe de som «står fast» ut i aktive tiltak/ arbeid. I dag gjør 90 ansatte i NAV Bodø en stor innsats for å følge opp/ bistå våre brukere. Nedenfor beskrives flere av kontorets særskilte satsinger som nå gjøres, og som kommer i tillegg til den ordinære oppfølgingen av brukerne: 1. Tverrfaglig arbeid rundt langtids sosialhjelpsbrukere I all oppfølging av brukere har kontoret lagt til grunn prinsippet om tverrfaglig samarbeid i etablerte team. Det innebærer at tidligere aetat-, trygd- og sosialerfaring samhandler. For de 25 brukerne i kartleggingen, som her utgjør gruppen av langtids sosialhjelpsbrukere som har sosialhjelp som hovedinntektskilde er det ekstra viktig at tjenesten får til samhandling. NAV Bodø forsterker derfor praksis slik at alle disse 25 brukerne skal diskuteres i teamene hvor ulik kompetanse og erfaring kommer sammen. Denne høsten innfører Arbeids- og velferdsdirektoratet en ny standard for arbeidsrettet brukeroppfølging for alle NAV-kontor som vil sikre en lik oppfølgingspraksis hvor «arbeid først» står fremst. Selv om NAV Bodø i dag stiller vilkår om arbeid/ aktivitet før sosialhjelp utbetales og kontoret også mener det gjøres et grundig oppfølgingsarbeid i NAV Bodø, tror man at innføringen av denne standarden vil forsterke kontorets innsats for disse med mål om å komme ut i arbeid. 2. Individuell jobbstøtte (IPS) Nordlandssykehuset, Oppfølgingstjenesten psykisk helse og rus i Bodø kommune og NAV Bodø har startet et prosjekt rundt pasienter med psykiatriutfordringer og hvor jobb (ikke skjermede tiltak) innlemmes som del av behandlingen en såkalt IPS-metode (Individuell jobbstøtte). 2 stillinger som jobbkonsulenter utlyses nå og kontorsted vil alternere mellom ovennevnte instanser. 3. Prosjekt «Kjerneoppgaver i NAV-kontor» NAV Bodø har nå søkt Arbeids- og velferdsdirektoratet om å få bli ett av 4 forsøkskontor i landet som gis utvidet anledning til selv å gjøre avklarings- og oppfølgingsoppgaver. Dette er oppgaver kontoret i dag kjøper hos leverandør. Som forsøkskontor vil NAV Bodø i tilfelle få en vesentlig stillingsøkning for å kunne utføre oppfølging basert på færre brukere pr veileder. Målet med Side6
forsøket som går over 3 år er å prøve ut en tettere oppfølging i NAV-kontoret, og igangsetting forstår vi vil skje raskt når kontor er valgt ut i oktober. 4. Vilkårssetting for spesielt unge brukere For en stor andel brukere på sosialhjelp over lang tid, vet man at der er mye ubehandlet rus og psykiatriutfordringer. Det gjør dem lite mottakelig hverken for NAV eller behandlingsapparat, og de ender ofte opp som «vurdert som uaktuell» for tiltak; de er ikke i stand til å gå i gang med tiltak av noe slag. For å forhindre rekruttering til denne gruppen ser NAV Bodø behov for å etablere samarbeid med instans som kan tilby dagsarbeid som vilkår for unge som mottar sosialhjelp. En slik aktivitetsplikt eller «borgerlønnsmodell» etter Åmli-prosjektet kan organiseres via Bodø Bydrift eller en lignende instans. Målgruppen er unge brukere som søker sosialhjelp og som kontoret vurderer som kapabel til å gjøre en jobb. NAV Bodø ser for seg eksempelvis 5-6 arbeidsplasser som man på kort varsel kan tilby unge brukere som vilkår for å motta sosialhjelp. Dette kommer i tillegg til den utstrakte bruken av praksisplass kontoret har med 157 brukere ute i ordinære bedrifter. Forslag til innstilling 1. Bystyret gir sin tilslutning til de tiltak NAV Bodø har iverksatt, samt her planlegger å gjennomføre. 2. Tiltakene vil avpasses og gjennomføres innenfor tildelt budsjettramme til tjenesten. Saksbehandler: Ivar Karlsen Rolf Kåre Jensen rådmann Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Vedlegg 1 NAV Bodø - kartlegging Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
PS12/19Referatsaker Side16
Helse- og sosialavdelingen Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 25.09.2012 56364/2012 2011/8685 F20 Saksnummer Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalget HS 14.11.2012 12/11 Eldrerådet 08.10.2012 12/11 Råd for funksjonshemmede 09.10.2012 12/9 Ruspolitisk råd 09.10.2012 12/26 Komitè for levekår 11.10.2012 Bystyret 24.10.2012 Pilot prosjekt - innføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten - rapportering Saksopplysninger Det vises til sak PS 11/177 den 08.12.11, hvor det ble politisk vedtatt å gå i gang med gjennomføring av pilotprosjektet Lengst mulig i eget liv i eget hjem, i Mørkved/Alstad hjemmetjeneste i januar 2012. Oppstart ble forsinket, siden det ikke fulgte midler med prosjektet. For å komme i gang var avdelingen avhengig av å ha lønnsmidler til å etablere Tverrfagligteam, samt minimum 2 årsverk hjemmetrenere. Det ble i slutten av januar funnet midler innenfor avdelingens rammer og Tverrfagligteam ble etablert 08.03.12. Tverrfagligteam består av: Ergoterapeut 50 % st, lønnsmidler Fysioterapeut 50 % st lønnsmidler Sykepleier 30 % st, omdefinering av stilling 20 % st Tildelingskontoret, omdefinering av stilling Prosjektleder omdefinering av stilling stab kommunaldirektør To årsverk hjemmetrenere (fagarbeidere som arbeider direkte med opptrening) ble fordelt på tre ansatte og var på plass i april 2012. Målpersoner: Innbyggere som pga funksjonstap søker om bistand for første gang, eller som søker om mer bistand. Vedkommende må ha rehabiliteringspotensial og være motivert for opptrening. Etter 4 måneders arbeid med rehabilitering i hjemmet har tjenesten allerede nå erfaringer som tilsier at dette er et viktig tiltak for å få ned vedtaksveksten i hjemmebasert omsorg. For eksempel kan det vises til erfaringer med første målperson som fikk kartlagt sitt rehabiliteringspotensial i slutten av mai. Fra å ha 11,5 t vanlig hjemmetjeneste + 1 time praktisk Side17
bistand i uken, har vedkommende etter 3 måneders intensiv opptrening, kun bistand 1 time hver 14 dag til medisindosering og sengeskift. Ut over dette er det så langt 7 innbyggere som har fått tilbud om Hverdagsrehabilitering, hvor en ser positive resultater av intensiv opptrening i løpet av noen uker. Fondsregionen Nord Norge har i høst innvilget kr 2,5 mill til følgeforskning på dette arbeidet i en 4 års periode. Begrunnelsen for tildeling av forskningsmidler er at prosjektet regnes som meget spennende i forhold til de utfordringer som finnes i helse og omsorgssektoren på kommunalt nivå. Videre at følgeforskningen vil kunne anvendes direkte i utviklingen av hjemmebasert omsorg også i andre kommuner enn Bodø. Vurderinger Helse og sosialavdelingen vet at vedtaksveksten i hjemmetjenesten stiger og at avdelingen er avhengig av endringstiltak som i møtekommer denne utviklingen. Resultatene som vi allerede ser etter 4 måneders erfaring, viser at Hverdagsrehabilitering virker! Intensiv opptrening basert på grundig tverrfaglig kartlegging, brukermedvirkning i forhold til mål, samt intensiv opptrening gir resultater i form av opplevelse av mestring og tilfredshet hos de som deltar. I tillegg oppnår en økonomisk gevinst som resultat av nedgang i vedtakstimer. For å kunne innføre Hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten, vil en i det videre arbeidet være avhengig av å styrke personalressursen i Tverrfagligteam. Teamet fungerer som en motor i dette arbeidet og det vil være behov for et tilstrekkelig antall hjemmetrenere, som skal utføre opptreningen. Dette innebærer økte lønnskostnader, men vil på sikt kunne tjenes inn ved nedgang i vedtakstimer, samt mulighet for omdefinering av stillinger på sikt. Avdelingen vil komme tilbake til dette i Rådmannens budsjettforslag for 2013. Konklusjon De positive erfaringer avdelingen har oppnådd så langt i prosjektet, viser oss at denne måten å arbeide på først og fremst løfter kvaliteten og verdigheten i omsorgstjenesten. I tillegg oppnår en nedgang i vedtak som et resultat av rehabilitering. Viser til målperson 1, som i løpet av 3 måneder opptrening, reduserte vedtak fra 11,5 timer ordinær hjemmehjelp i uken til 1 time hjemmehjelp hver 14. dag. Når Bodø kommune nå er så heldige at en får styrket prosjektarbeidet med følgeforskning, får prosjektet et løft, både i forhold til fokus og dokumentasjon av resultat. Dette gir kommunen en unik mulighet til å etablere en velferdsmodell, som er i tråd med Nasjonale prioriteringer og satsingsområder. Hverdagsrehabilitering er kommet for å bli og det vil bli arbeidet for å integrere dette i hele hjemmetjenesten. Saksbehandler: Åse Bente Mikkelborg Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Vedlegg 1 Halvårsrapport Side18
Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv 28.09.2012 57054/2012 2011/8685 F20 Helse- og sosialavdelingen Prosjektnummer. 3667 Saksnummer: 2011/8685 Halvårsrapport Prosjektnavn: Lengst mulig I Eget Liv i eget hjem Hverdagsrehabilitering i pilot hjemmetjeneste Periode: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: 08.03.12-01.03.13 Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Åse Bente Mikkelborg 1. Måloppnåelse Målet om å innføre hverdagsrehabilitering i Mørkved/Alstad hjemmetjeneste er vi godt i gang med. Suksesskritere om at innbyggernes livskvalitet og tilfredshet øker, ser vi er en realitet hos de målpersonene som vi til nå har fått erfaring med. Avvik fra prosjektplan: Erfaringene så langt viser at piloten ikke har tilstrekkelig med målpersoner, slik at vi nå også rekrutterer målpersoner fra Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste. Hjemmetrenerne(2 årsverk) er ansatt i piloten og arbeider med målpersoner i alle sonene. 2. Framdrift Avvik fra prosjektplan: Vi kom ikke i gang med pilotprosjektet som planlagt i januar 2012, siden det ikke var satt av midler til å etablere Tverrfagligteam. I slutten av januar ble det funnet lønnsmidler(kommunale midler) til 50 % st Ergoterapeut, 50 % st Fysioterapeut og 2 årsverk hjemmetrenere. Vi fikk da etablert Tverrfagligteam 08.03.12. Forarbeidet for å komme i gang med Hverdagsrehabilitering har tatt lengre tid enn planlagt. Det har vært nødvendig å etablere en base for Tverrfagligteam og hjemmetrenerne i piloten, for å skille dette arbeidet fra ordinær hjemmesykepleie. Videre har det tatt tid og etablere samarbeidsrutiner, rolleavklaring, opplæring av hjemmetrenerne, turnus for Hjemmetrenerne, informasjon(intern og ekstern)egne vedtak om Hverdagsrehabilitering, registrering av resultat og kriterier for utvelgelse av målpersoner. I slutten av mai kom vi i gang med første målperson, som i utgangspunktet hadde hjemmetjeneste vedtak. Fremdriften i forhold til opptrening har i dette tilfellet vært svært bra. Vedkommende hadde i utgangspunktet 11,5 timer hjemmehjelp i uka, og fikk erstattet timene med 9 timer hjemmetrening opptrening, med veldig gode resultat. I dag har vedkommende 1 time hjemmehjelp annen hver uke(medisindosering), samt at besøkstjenesten(røde kors)bidrar ukentlig.. Side19
Prognose: Pr i dag har prosjektet hatt 7 målpersoner, og 4 av disse har avsluttet Hverdagsrehabilitering med bra resultat. Nå etter ferieavviklingen er over, regner vi med et økende antall målpersoner. Den positive effekten vi ser i forhold til opptrening, ser vi for oss vil fortsette. Vi ser at den helhetlige og tette oppfølgingen som hverdagsrehabilitering innebærer, medfører reell rehabilitering. Målpersonene gir utrykk for glede over opplevelse av mestring og selvstendighet.. Videre ser vi for oss at det etter hvert vil bli rekruttert flere målpersoner enn vi har hjemmetrenere til å følge opp. To årsverk hjemmetrenere utgjør ikke bare et kapasitetsproblem, men skaper en svært liten og sårbar personalsituasjon. Dette opplever vi uheldig i forhold til både arbeidsfellesskap og sykefravær. Vi ser det nødvendig å allerede nå fokusere på hvordan vi kan øke antall hjemmetrenere. Hensiktsmessig turnus er også noe vi må se på. Så langt har hjemmetrenerne bare arbeidet på dag i ukedager. 3. Ressursbruk og økonomi Avvik fra prosjektplan Det fulgte ikke midler med det politiske vedtaket på å sette i gang med pilot prosjektet. For å komme i gang med prosjektet var vi avhengig av lønnsmidler for å etablere Tverrfagligteam. De kommunale lønnsmidlene, som en etter hvert fant var på kr 1.500 000. Det var ikke bevilget midler utover lønnsmidler, slik at kostnadene ved å etablere basen i Tiurveien 5, samt brosjyre for hverdagsrehabilitering ikke var medregnet. Det har vært søkt skjønnsmidler og samhandlingsmidler for 2012. I juni fikk prosjektet innvilget skjønnsmidler fra Fylkesmannen, kr 600.000 til å dekke lønnskostnader Tverrfagligteam. Større avstander i forbindelse med at prosjektet etter hvert har målpersoner også i Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste, medfører økte transport kostnader. Siden Pilot hjemmetjenesten ikke har leasing biler nok til bruk i Hverdagsrehabilitering, medfører det drosje kostnader, som en ikke har beregnet på forhånd. Videre ser vi som nevnt under pkt 2, behov for flere hjemmetrenere. Det vil også være behov for å styrke Tverrfagligteam når vi går i gang med å implementere Hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten. Prognose: De positive resultatene vi ser av intensiv opptrening medfører færre vedtakstimer og derav kostnadsreduksjon. Hvis vi skal oppnå store tall, må vi få opprettet flere hjemmetrener stillinger. Vi planlegger å søke skjønnsmidler for 2013 for å dekke lønnskostnader til flere hjemmetrenere, samt økt fysio/ergoterapeut og sykepleierressurs i Tverrfagligteam for 2013. Etter pilotprosjektet er over, planlegger vi å innføre Hverdagsrehabilitering i alle hjemmetjenestesonene. For å realisere dette, er vi avhengig av en dobling av stillingsressursen i Tverrfagligteam. I den sammenheng må en også se på muligheten for å omdefinere stillinger fra ordinær hjemmehjelp til hjemmetrenere. 4. Prosjektleders egen vurdering Måloppnåelse: Vi er som nevnt godt i gang med å innfri målet om å innføre hverdagsrehabilitering i piloten. Pga økt rekruttering av målpersoner i Sentrum og Rønvik hjemmetjeneste, blir det viktig å få integrert hverdagsrehabilitering også i disse hjemmetjenestesonene. 2 av 3 Side20
Målet på sikt, - fra 2013 er å integrere hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten. En forutsetning for å få til dette er at stillingsressursen i Tverrfagligteam dobles, og at antall hjemmetrenere økes betraktelig. Prosjektet er et viktig bidrag for å skape en ny velferdsmodell, som imøtekommer fremtidens omsorgsutfordringer. Av den grunn arbeider vi kontinuerlig med å informere om prosjektet på alle nivå i helse og omsorgstjenesten, samt eksternt ved forespørsler. Andre forhold: Å få til en tilstrekkelig registrering og dokumentasjon i forhold til deltakelse og resultat, er en utfordring som også krever fokus. Tildelingskontoret har ansvaret her, men samarbeider tett med resten av Tverrfagligteam, konsulent gerica samt økonomimedarbeider. Prosjektet ble den 20.09.12 tildelt 2,5 millioner i følgeforskningsmidler fra Fondsregionen Nord Norge. Søknaden om forskningsmidler kom i gang gjennom et samarbeid mellom Bodø kommune, Utviklingssenter for hjemmetjenester og Universitetet i Nordland. Midlene er tenkt å dekke følgeforskning i løpet av en 4 års periode. Dette vil medføre et løft for prosjektet både i forhold til fokus og dokumentasjon av resultat. I begrunnelsen for tildeling av forskningsmidler understrekes det at prosjektet er meget spennende i forhold til de utfordringer som finnes i helse og omsorgsektoren på kommunalt nivå. Videre at følgeforskningen, som det legges opp til vil dessuten kunne anvendes direkte i utviklingen av hjemmebasert omsorg også i andre kommuner enn Bodø. KS prosjektet Flink med folk i første rekke - strategisk kompetanseplanlegging, som også HS avdelingen er involvert i, blir nå knyttet opp til prosjekt: Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten. Dette gir prosjektgruppen for Hverdagsrehabilitering mulighet til å begynne å forberede innføring av Hverdagsrehabilitering i hele hjemmetjenesten gjennom å lage en strategisk kompetanseplan for dette arbeidet. Denne kompetanseplanen skal være ferdig i desember 2012. Innføring av Hverdagsrehabilitering i hjemmetjenesten er det flere og flere norske kommuner som går i gang med. Pr i dag er Bodø en av to norske kommuner som er kommet lengst med innføring av Hverdagsrehabilitering etter modell fra Fredericia. Dette medfører at vi har fått en del forespørsler om å dele erfaringene våre i konferanser og møter både i sør og nord. Ergoterapiforbundet som har som satsingsområde i år å bistå kommunene med å komme i gang med Hverdagsrehabilitering, anbefaler kommuner om å ta direkte kontakt med oss i Bodø. Dette opplever vi som gledelig og bidrar til godt omdømme av det utviklingsarbeidet vi gjør i Helse og sosialavdelingen i Bodø. Med hilsen Åse Bente Mikkelborg prosjektleder/konsulent 3 av 3 Side21
Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 27.09.2012 56801/2012 2010/9537 200 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/12 Råd for funksjonshemmede 09.10.2012 12/27 Komitè for levekår 11.10.2012 12/159 Formannskapet 10.10.2012 Bystyret 24.10.2012 Endret fremdrift, økte investeringskostnader og driftsmessige konsekvenser knyttet til Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke Sammendrag Prognosene pr. 01.10.12 viser at Sølvsuper helse- og velferdssenter vil koste 358 mill. kroner og ferdigstilles i tidsrommet mai-juli 2013 mens Hunstad kirke vil koste 84 mill. kroner og ferdigstilles i juli 2013. Prosjektene anbefales fullført. Dette innebærer at finansiering av merkostnadene tas opp i forbindelse med behandlingen av Budsjett 2013, Økonomiplanen 2013-2016. Driftskonsekvensene og kompenserende tiltak som følge av senere ferdigstillelse av Sølvsuper helse- og velferdssenter belyses i forbindelse med budsjett 2013. Det anbefales at administrasjonen iverksetter en uavhengig gjennomgang av prosjektenes organisering og gjennomføring når prosjektene er ferdigstilt. Saksopplysninger Denne saken omhandler både Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke da prosjektene har en rekke sammenfallende problemstillinger. Sølvsuper helse- og velferdssenter Tidligere vedtak og status i byggeprosjektet pr 01.10.12 I budsjett 2010, økonomiplan 2010-2013 var det avsatt 355 mill. kroner til bygging av Sølvsuper helse- og velferdssenter. På dette grunnlag ble prosjektet sendt ut på anbud. Innkomne anbud avspeilet en gunstig markedsituasjon der og da. Spesielt på den største entreprisen. Kostnads- Side22
rammen ble etter dette regulert ned til 305 mill. kroner, og byggearbeidene ble igangsatt i juni 2010 med forventet ferdigstillelse i juli 2012. I tertial nr. 2 i 2011 ble det meldt at et firma i prosjekteringsgruppen gikk konkurs i juni 2011, og at dette ville føre til økte kostnader og forsinket fremdrift. Videre at det ville ta lang tid å få oversikt over netto merkostnader. Ny antatt ferdigstillelse november 2012. I PS 12/30 aksepterte formannskapet et forlik med Skanska for dekning av ineffektiv produksjon og forsinkelser som følge av dette. Kravet var forhandlet ned fra 33 mill. kroner til 22,2 mill. kroner og dekket alle forhold som partene kjente til ved underskrivelse av forliksavtalen. Sluttprognose etter dette var 324 mill. kroner. Ny antatt ferdigstillelse var nå mars 2013 og uteanlegget i juni 2013. I 1. tertial 2012 ble det rapportert at det var blitt avdekket ytterligere prosjekteringsfeil, slik at sluttkostnadene må forventes å øke ytterligere ut over de 324 mill. kroner som var rapportert i PS 12/30. Prognosene pr. 01.10.12 er nå at Sølvsuper helse- og velferdssenter vil koste 358 mill. kroner og ferdigstilles i tidsrommet mai-juli 2013. Litt om hendelsesforløpet Etter forutgående anbudskonkurranse engasjerte Bodø kommune i oktober 2007 en prosjekteringsgruppe bestående av U2 Arkitekter AS, Plan-Evo AS og ÅF-Consult AS til prosjektering av Sølvsuper Helse og velferdssenter fra skisseprosjekt til ferdig bygd. Kontrakten inkluderte blant annet utarbeidelse av beskrivelser og tegninger av en slik kvalitet at anbyderne hadde tilstrekkelig opplysninger til å kunne forstå hva oppdraget gikk ut på, og dermed prissette det. I byggefasen skulle det fortløpende utarbeides egne arbeidstegninger som var så detaljert og målsatt at entreprenørene kunne gjøre nødvendige bestillinger og foreta all bygging som tenkt av de prosjekterende. Leveransen av arbeidstegninger måtte koordineres med fremdriftsplan for byggearbeidene. Det viste seg etter hvert at prosjekteringsgruppen ikke klarte å levere arbeidstegninger fort nok iht. fremdriftsplanen for byggearbeidene og at tegningene ofte inneholdt feil. Det ble oppdaget mange prosjekteringsfeil, noen av disse vesentlige, samt manglende prosjektering. Da Plan-Evo AS meldte oppbud 1. juni. 2011 forverret dette situasjonen betraktelig, da det ble tilnærmet stopp i tegningsleveranser. Det ble nå umulig å holde fremdriftsplanen og å unngå store tilleggskostnader. Hovedfokus etter konkursen var å redusere skadevirkningene ved å holde mest mulig av byggeproduksjonen i gang, da en stopp på byggeplassen ville få store konsekvenser. Rent juridisk var Bodø kommune som byggherre ansvarlig overfor entreprenørene for manglende leveranser og feil forårsaket av prosjekteringsgruppen. Produksjonen av arbeidstegninger tok seg etter hvert opp. Økonomiske krav og krav om tillegg i tid fra entreprenørene ble håndtert parallelt med at byggearbeidene fortsatte. Forliksavtalen med Skanska ble inngått i februar 2012. Det var da etablert en omforent fremdriftsplan for videre- og fullføring av prosjektet til forventet sluttkostnad på 324 mill. kroner med en ferdigstillelse i mars 2013. Side23
Dessverre viste det seg snart(april 2012) at prosjekteringsgruppen ikke klarte å følge opp avklaring av prosjekteringsfeil og tegningsleveranse til byggeplassen iht. den nye fremdriftsplanen, pluss at det stadig dukket opp nye prosjekteringsfeil og områder som ikke var prosjektert. Alle ressurser ble rettet inn på å håndtere situasjonen med minst mulig tilleggskostnader og minst mulig tillegg i tid. Kostnadskonsekvenser Det har hele tiden vært jobbet med å ha en best mulig oversikt over kostnadsbildet, for å ha en mulighet til å ta de riktige beslutningene. Dette har vært svært krevende da det hele tiden har blitt avdekket nye feil og mangler. Merkostnadene skyldes i hovedsak en kombinasjon av Ineffektiv produksjon for entreprenørene som følge av manglende tegningsleveranser til byggeplass Endring av innbygde løsninger som viste seg å være feilprosjektert. Dyrere løsninger som følge av at prosjekterte løsninger måtte endres, da de ikke var gjennomførbar. Mangler i anbudsmaterialet/manglende prosjektering. Forlenget byggetid Økte ressurser til byggherrens administrasjon av prosjektet. Sluttprognoser pr. 01.10.12 er 358 mill. kroner. I prognosen er det lagt inn en reserve på 5 % av verdien av gjenstående arbeider. Det er ikke lagt inn reserve til å håndtere evt. ytterligere økonomiske krav som ikke er kjent. Det er fortløpende meldt regresskrav overfor prosjekteringsgruppen. I dette prosjektet er en erstatning begrenset til ca. 11 mill. kroner. Hvis det kan bevises at prosjekteringsgruppen har utøvd grov uaktsomhet gjelder ikke en slik begrensning. Fremdrift Etter forliket med Skanska i februar 2012, har det vært arbeidet mot en ferdigstillelse i mars 2013. Pr. juni 2012 var prosjektet 10 uker forsinket. Det har derfor vært prøvd med ulike kompenserende tiltak uten at dette har hatt særlig effekt. Det vurderes som lite sannsynlig at man vil få en fremdriftsgevinst ved å iverksette forseringstiltak nå, og stor sjanse for at byggherren pådrar seg ytterligere merkostnader ved en slik forsering. Denne vurderingen deles også av Skanska som er koordinator av fremdriften på byggeplassen. Prognoser pr. 01.10.12 tilsier ferdigstillelse i tidsrommet mellom slutten av mai og begynnelsen av juli 2013. Konsekvenser for tjenesteproduksjon i HS-avdelingen Samhandlingsreformen trådte i kraft fra januar 2012. Sølvsuper helse- og velferdssenter er et viktig redskap i håndtering av reformen, og skulle stå ferdig i juli 2012. Da det i februar 2012(PS 12/30 i f.skap) ble klart at Sølvsuper ikke ville være ferdig før i slutten av mars 2013 ble det satt i verk kompenserende tiltak. Tildelingskontoret har lenge meldt om kapasitetsbrist, noe som er synlig gjennom økt bruk av dobbeltrom til langtidsplasser og at hjemmetjenestene har vedtakstimer langt utover tildelt budsjettramme. Tilbudet er for noen på grensen av det forsvarlige. Det er spesielt utfordrende å gi demente et forsvarlig tilbud. Ansatte arbeider under høyt press og flere i dårlige og uegnede lokaler. Det er stor motivasjon i arbeidet med forberedelse av oppstart av ny virksomhet. Det krever stor oppmerksomhet å sikre at medarbeiderne klarer å stå i dette presset og holde motivasjonen oppe. Side24
Det vises for øvrig til Tertialrapport 1/2012 - PS 12/94. Som redegjort for i denne sak er prosjektet nå ytterligere forsinkelser med 2-4 måneder. Det kan ikke startes opp drift av en slik stor institusjon i mai juli, like før eller i ferieavvikling. Som en konsekvens av dette er driftsstart utsatt til september 2013. Avdelingen må derfor håndtere en presset situasjon 5 måneder lengre. Hunstad kirke Tidligere vedtak og status i byggeprosjektet pr. 01.10.12 Prosjektkostnadene etter detaljprosjekt var beregnet til 68,75 mill. kroner. I PS 10/73 vedtok formannskapet at prosjektet skulle bearbeides ytterligere med sikte på kostnadsreduksjoner og deretter sendes ut på anbud. Dette ble gjort. I budsjett 2011, økonomiplan 2011-2014 ble det avsatt 65 mill. kroner til bygging av Hunstad kirke. Totale prosjektkostnader etter anbud viste 66,2 mill. kroner. Byggearbeidene ble da startet opp i april 2011 under den forutsetning at prosjektet ble fullfinansiert i behandlingen av budsjett 2012, økonomiplan 2012-2015(Noe som ble vedtatt). Forventet ferdigstillelse var mai 2012. I tertial nr. 2 i 2011 ble det meldt at to firma i prosjekteringsgruppen var gått konkurs(det ene i juni og det andre i september), og at dette ville føre til økte kostnader og forsinket fremdrift slik at kostnadsrammen neppe vil holde og ferdigstillelse i mai 2012 ikke vil nås. I 1. tertial 2012 ble det rapportert at forventede sluttkostnader var 73,7 mill. kroner med forventet ferdigstillelse i mars 2013. Prognosene pr. 01.10.12 er at Hunstad kirke vil koste 84 mill. kroner og ferdigstilles i juli 2013. Litt om hendelsesforløpet Etter forutgående anbudskonkurranse, engasjerte Bodø kommune i juni 2009 U2 Arkitekter til å utføre arkitektarbeidene på Hunstad kirke og en prosjekteringsgruppe bestående av Plan-Evo AS, Knut F. Jenssen AS og ÅF-Consult AS til øvrig prosjektering. Tilsvarende som for Sølvsuper viste det seg snart at de prosjekterende ikke klarte å levere arbeidstegninger fort nok iht. fremdriftsplanen og at tegningene ofte inneholdt feil. Det ble avdekket prosjekteringsfeil og manglende prosjektering. Da Plan-Evo AS meldte oppbud 1. juni. 2011 og Knut F. Jenssen AS 6. september forverret dette situasjonen betraktelig. Administrasjonsfløyen ble etter hvert tilnærmet ferdig. På kirkedelen var det lenge liten fremdrift. Avklaringer vedrørende prosjekteringsfeil og manglende prosjektering vedrørende de bærende konstruksjoner i kirkedelen tok sin tid. Disse ble etter hvert løst, slik at nødvendige bestillinger ble gjort og arbeidene kunne gjenopptas igjen i august 2012. Kostnadskonsekvenser/fremdrift/drift I det alt vesentligste er årsaken til merkostnadene i prosjektet tilsvarende som for Sølvsuper. Sluttprognoser pr. 01.10.12 er 84 mill. kroner. I prognosen er det lagt inn en reserve på 5 % av verdien av gjenstående arbeider. Det er ikke lagt inn reserve til å håndtere evt. ytterligere økonomiske krav som ikke er kjent. Det er fortløpende meldt regresskrav overfor prosjekteringsgruppen. I dette prosjektet er en erstatning begrenset til ca. 9 mill. kroner. Hvis det kan bevises at prosjekteringsgruppen har utøvd grov uaktsomhet gjelder ikke en slik begrensning. Side25
Prognoser pr. 01.10.12 tilsier ny ferdigstillelse i juli 2013. Kirkevergen opplyser at det ikke medfører vesentlige problemer at det blir senere oppstart av driften. Vurderinger Økonomiske konsekvenser - investeringer Det er vanlig praksis å fullføre igangsatte prosjekter før nye startes opp. Dette må også gjelde for Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke. Begge prosjektene fullføres neste år. Det vil ikke foreligge avklaring av kommunes regresskrav og dermed erstatningsbeløp for noen av prosjektene i 2013. Dette innebærer at merkostnadene i sin helhet må finansieres over kommunens investeringsbudsjett i 2013. Dette vil få konsekvenser for det øvrige investeringsbudsjettet. Økonomiske konsekvenser - drift Utsatt ferdigstillelse av Sølvsuper helse- og velferdssenter vil medføre at det må gjennomføres kompenserende tiltak i tjenesteproduksjonen i 5 måneder til. Driftsmessige konsekvenser av dette belyses i forbindelse med budsjett 2013. Utsatt ferdigstillelse av Hunstad kirke vil ikke gi økte driftskostnader i 2013 som følge av dette. Driftsmessige konsekvenser - planlegging av drift av Sølvsuper helse- og velferdssenter Fremdriftsplanen i driftsplanleggingen med utlysning av stillinger og inngåelse av kostnadsbærende avtaler utsettes iht ny dato for driftsoppstart. Det gjennomføres et informasjonsmøte 3. oktober for medarbeiderne som i dag arbeider under høyt press i til dels uegnede lokaler og som skal flytte inn i Sølvsuper helse- og velferdssenter. Driftsmessige konsekvenser - tjenesteproduksjon i HS-avdelingen Helse- og sosialavdelingen har allerede iverksatt tiltak for å øke kapasiteten på institusjonsplasser som en konsekvens av den forsinkede oppstart av Sølvsuper helse- og velferdssenter. Korttidsavdelingen og Vollen sykehjem har økt med til sammen 10 korttidsplasser fra siste årsskifte. Ved Vollen sykehjem er det nå i tillegg etablert 6 langtidsplasser i 2012 (pr. 03.10). Øvrige institusjoner har måttet ta i bruk dobbeltrom og vi har en vedtaksvekst i hjemmetjenesten og et forbruk her som går utover den økonomiske ramme som bystyret har vedtatt. Det vises til Tertialrapport 1 2012 og informasjon til bystyret i møte 13. september. Som en følge av ytterligere utsettelse må flere kompenserende tiltak gjennomføres i 2013 utover de tiltak som planlegges på mellomlang og lang sikt i økonomiplanperioden. Tiltakene vil fremgå av rådmannens forslag til budsjett 2013/økonomiplan 2013-2016. Konkret vurderer administrasjonen følgende mulige tiltak for 2013 i sin interne budsjettprosess; Fravik fra målet om at alle utskrivningsklare pasienter skal tas ut fra Nordlandssykehuset fra dag 1. Økt bruk av dobbeltrom i avdelingens sykehjem. Etablering av flere institusjonslignende tiltak i tjenestemottakeres eget hjem. Leie hotellrom/etasje for å gi et forsvarlig tjenestetilbud. Side26
Gjennomføring av byggeprosjektene Det har vært benyttet juridisk bistand i begge prosjektene, både ved utforming av anbudsmateriale, vurdering av anbud, krav om tillegg, krav om fristforlengelse, heving av kontrakt og andre relevante problemstillinger. Eksterne rådgivere har gått gjennom sentrale elementer av anbudsmaterialet før utsendelse, og korrigeringer er foretatt. Etter hvert som problemene har økt og blitt tydelig og har prosjektadministrasjonene blitt styrket betydelig ved innleie av ekstern kompetanse med nødvendig kapasitet. Når prosjekter ikke går etter planene settes prosjektets organisering og rutiner for håndtering på prøve. Erfaringstilbakeføring blir da spesielt viktig. Det bør derfor foretas en uavhengig gjennomgang av begge prosjektene etter at de er ferdigstilt for å hente ut dette potensialet. Konklusjon og anbefaling Prosjektene fullføres i henhold til vedtatte planer, slik at driften av Sølvsuper helse- og velferdssenter starter i september 2013, og at Hunstad kirke ferdigstilles i juli 2013. Finansiering av merkostnadene tas opp i forbindelse med behandlingen av Budsjett 2013, Økonomiplanen 2013-2016. HS-avdelingen belyser driftskonsekvensene og kompenserende tiltak i forbindelse med budsjett 2013. Administrasjonen iverksetter en uavhengig gjennomgang av prosjektets organisering og gjennomføring når prosjektene er ferdigstilt. Forslag til innstilling Forsinkelsene i prosjektene Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke tas til etterretning. Prosjektene fullfinansieres i budsjett 2013. Erstatningsbeløp går til ekstraordinær nedbetaling av kommunens øvrige gjeld. Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør HSavdelingen Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Side27
Saksbehandler: Erik Pedersen, Eiendomskontoret, Mona Karlsen, HS-avdelingen Trykte vedlegg: Ingen. Utrykte vedlegg: Ingen. Side28