SERVICEDIVISJONEN Til anbyderene Innkjøp & kontraktseksjon Telefon: 3334 2000 Telefax: 3334 3937 Postboks 2168 Postterminalen 3116 Tønsberg, Norge Org.nr.: 983 975 259 Deres ref. Deres brev Vår ref. Dato 1401-40 Objektglasskrivere 21.03.2014 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KASSETT- OG OBJEGTGLASS-SKRIVERE TIL PATOLOGIAVDELINGEN SYKEHUSET I VESTFOLD HF Det inviteres med dette til å gi anbud på ovennevnte leveranse. 1. Befaring Anbyderen plikter i utgangspunktet selv å gjøre seg kjent med forholdene på stedet. Befaring kan bli avholdt ved behov. 2. Anbudsinnlevering Anbudsfristen er satt til senest: 05.05.2013 kl. 13.00 Offentlig åpning av innkomne anbud vil ikke finne sted. SiV HF, med minst to representanter til stede, vil foreta åpningen og føre anbudsprotokoll. Det vil ikke være anledning for anbyderne å være til stede ved anbudsåpningen. Anbyderen har det fulle ansvar for at anbudet er mottatt før fristen. 3. Anbud Anbudet skal inneholde 2 deler : 1) Merkantil del (hvor pris- og merkantile opplysninger spesifiseres) Inkludert i merkantil del må det vedlegges attester og dokumenter i henhold til pkt. 13. 2) Teknisk / Funksjonell del (inkl. brosjyrer) Anbudet skal bestå av : 2 originale sett med Merkantil del og Teknisk / Funksjonell del 1 elektronisk utgave av anbudet (minnebrikke) 1
Anbudsforsendelsen skal tydelig merkes: Anbud: 1401-40 Kasset og Objektglasskrivere SiV, Tbg. Att. Alf Løvik Det er meget viktig at anbudet blir merket og ekspedert riktig, for å være sikker på at det når frem innen tiden. Mangler i denne forbindelse kan medføre diskvalifikasjon. Anbudet skal sendes/leveres innen tidsfrist til: Sykehuset i Vestfold HF Innkjøp & Kontraktseksjon v/alf Løvik Postboks 2168 PT N-3116 Tønsberg 4. Opplæring/kurs 1) Opplæring av superbruker(e), brukere, medisinsk teknisk personell og forslag til service-/vedlikeholdsavtaler er vesentlig deler av anskaffelsen og skal inngå i anbudet som egne spesifiserte poster. Leverandør forplikter seg til å avholde all nødvendig opplæring/kursing av brukere og driftsteknisk personell for at anvendelse og vedlikehold av utstyret blir ivaretatt på en forsvarlig måte og i henhold til alle påbudte lover og regler. 2) Kurstilbud medisinsk teknisk personell for at utstyret kan vedlikeholdes lokalt skal inngå i anbudet som egen spesifisert post. SiV står fritt til å anvende kurstilbudet. I anbudet skal det fremkomme både enhetspriser, delsummer og totalsum. Kostnader for montering, installasjon og eventuell opplæring av annet driftspersonell skal også fremkomme som enhetspris. 5. Fremdrift Det planlegges levering av dette utstyret etter følgende fremdriftsplan: Levering av dokumentasjon : med anbudet Demonstrasjon/befaring : evt. etter nærmere avtale Avklaringsmøter : Vår/sommer 2014 Klinisk utprøving (uke ) : evt. etter nærmere avtale Leveringsperiode : Vår/sommer 2014 Prøvedrift : evt. etter nærmere avtale Idriftsettelse : Vår/sommer 2014 Eksakte datoer innenfor leveringsperioden vil bli meddelt valgt leverandør. For tidlig levering vil ikke bli mottatt. Anbyderen må være forberedt på å stille med personell og utstyr til demonstrasjon og klinisk utprøving i den angitte periode. Anbydere kan risikere å bli utelukket fra videre vurdering dersom dette ikke oppfylles. 6. Prosjektering/Installasjon Valgt leverandør må regne med å delta i prosjektering mht. plassering, installasjon og utprøving/testing av utstyr i rom før overtagelse fra SiV`s side. Prosjekteringen må 2
klargjøre grensesnittet mellom leverandørens oppgaver relatert til anskaffelsen og påkrevede tilpasninger fra SiV`s side med hensyn til bygg, VVS, elektro etc. for at utstyret skal fungere i henhold til krav. 7. Prøvedrift For hele eller deler av leveransen kan det være aktuelt med prøvedrift. Dette vil generelt gjelde utstyr som ikke er tilgjengelig for fullgod utprøving i forbindelse med anbudsvurderingen. I en prøvedriftsperiode skal leverandør kostnadsfritt dekke nødvendig behov for driftsmateriell, herunder også forbruksvarer til utstyret. 8. Instruks til anbydere All kommunikasjon skal opprettes gjennom oppførte kontaktpersoner, før evt. direktekommunikasjon mellom leverandører og brukere tillates. Kun tekniske og funksjonelle forhold kan diskuteres. Eventuell kommunikasjon mellom brukere og anbydere anses ikke som bindende for SiV. 9. Vedlikehold/Serviceavtale I anbudsdokumentasjonen er det krav om serviceavtale. Ved inngåelse av anskaffelseskontrakt skal alternative serviceavtaler innarbeides som opsjon til kontrakten. SiV vil ta standpunkt til de forskjellige typer service-/vedlikeholdsavtaler innen utgangen av garantiperioden, som er på 2 år fra ibruktagning av utstyret. Anbudets relasjon til service- /vedlikeholdsavtaler skal også inkludere og spesifisere alle utskiftbare deler og kostnader vedrørende utskiftninger av disse delene. Vedlagt finnes utkast (mal) til serviceavtale. 10. Kontaktpersoner: Spørsmålstype Ansvarlig Telefon Stilling Bruker ansvarlig Henning Jørgensen 33342243 Seksjonsleder lab MTA Kim Haagenrud 33342407 Med. Teknisk ansvarlig Administrasjon Alf Løvik 33343430 Saksbehandler 11. Avvisning Det enkelte anbud kan avvises på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i 20-12, 20-13 og 20-14 i Forskrift om offentlige Anskaffelser (FoA). 12. Avlysning og forkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, frem til kontrakt foreligger, dersom det foreligger saklig grunn jfr. FoA 22-1. Oppdragsgiver kan forkaste alle anbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det jfr. FoA 22-1. Anbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 13. Kvalifisering av leverandører - leverandøropplysninger 3
Anbyderne vil bli vurdert på grunnlag av nedenstående dokumentasjon som skal sendes sammen med anbudet. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises jfr. forskriften om offentlig anskaffelse. Obligatoriske krav Firmaattest (obligatorisk) / Registrering i fagregister (eventuellt). Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Skatteattest og MVA-attest (obligatorisk). Skatteattest for skatt (skjema RF-1244) og attest for innbetalt merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Årsregnskap med revisorberetning (obligatorisk). Fremleggelse av revisorgodkjente årsregnskap med noter for de siste to regnskapsår. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriften. (obligatorisk). Omsetning (obligatorisk). Erklæringer om foretakets totale omsetning og referanseliste for de tjenester/varer som forespørselen omhandler for de siste 3 årene. Kvalitetssikring (obligatorisk). Redegjørelse om foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem. Prospekter/brosjyrer/beskrivelser/prøver (obligatorisk). Relaterte prøver, brosjyrer etc. må vedlegges. SiV står fritt til å gjøre bruk av hele eller deler av anbudet eller forkaste det i sin helhet og vi ser frem til å motta Deres anbud innen fristens utløp. Det kan bli aktuelt å dele opp anskaffelsen til flere leverandører. Anbydere skal kommunikasjonsmessig forholde seg til undertegnede frem til kontraktsignering. Med vennlig hilsen ----------------------------- Alf Løvik Saksbehandler Vedlegg: Utvalgskriterier Tilbudsbrev (Eget dok.) Kravspesifikasjon(eget dok.) Utkast (mal) til vedlikehold/serviceavtale (eget dok.) Generelle innkjøpsvilkår (eget dok.) 4
UTVALGSKRITERIER Tildeling av leverandørkontrakt skal baseres på det, for SiV, mest økonomisk fordelaktige anbud (tilbud), ut fra følgende kriteria: A) Priser. Levetidskostnader over 10 år B) Funksjonssmessige egenskaper. C) Miljømessige forhold D) Opplæring/kursing Utvalgskriteria vektes i henhold til følgende: A) Priser : 35% Skala 0-6 B) Funksjonsmessige egenskaper : 45% Skala 0-6 C) Miljømessige forhold : 10% Skala 0-6 D) Opplæring/kursing : 10% Skala 0-6 Skala 0 : Ikke besvart Skala 1 : Ikke tilfredsstillende Skala 2 : Delvis tilfredsstillende Skala 3 : Tilfredsstillende, med få unntak Skala 4 : Fullt ut tilfredsstillende Skala 5 : Meget tilfredsstillende Skala 6 : Særdeles tilfredsstillende 5