saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 29.05.2012 33033/2012 Marianne Hojem Bye Ikkje offentleg: (Ingen hjemmel) Saksnr Utval Møtedato Hovudsamarbeidsutvalet Søknad om OU-midlar 2012 Bakgrunn I vedtatt budsjett for 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune er avsett kr.1.9 til organisasjonsutvikling(ou-midlar). Fylkesrådmannen disponerer også overførte OU-midlar frå tidlegare år, kr. 2.186.000,-. Totalramma for 2012 blir etter dette på kr. 4.136.000,-. På posten sentrale opplæringsmidlar; mildar til felles, overordna kompetanseutvikling, er det på budsjettet for 2012 avsett kr. 1.700.000,-. Fylkesrådmannen tildeler OU-mildar og sentrale opplæringsmidlar etter uttale frå hovudsamarbeidsutvalet. OU-midlane blir tildelte prosjekt eller tiltak ut over ordinær drift etter søknad frå einingane, og etter dei føringar som blir gitt same året av hovudsamarbeidsutvalet, jf. sak - HSAMU 07/12. Organisasjon og arbeidsgivarpolitikk Møre og Romsdal fylkeskommune sin vedtekne arbeidsgivarpolitikk (AGP) handlar om korleis vi som organisasjon skal innrette oss for å løyse dei unike samfunnsoppdraga vi har ansvar for. AGP er val av retning for kva type organisasjon vi skal vere, og gir retning og rammer for korleis vi skal samarbeide internt og eksternt, utøve leiarskap og medarbeidarutvikling. Målet vårt er høg kvalitet på alt vi gjer. Arbeidsgivarpolitikk og organisasjonsutvikling i kvardagen Møre og Romsdal fylkeskommune sin arbeidsgivarpolitikk blir gitt innhald gjennom fleire dimensjonar. I første fasen vart innsatsområde omdømme og identitet gitt innhald i eit samarbeidsprosjekt med KS og fleire kommunar i landet. Resultatet vart ei synleggjering av våre samfunnsoppdrag og utvikling av verkstad som modell. Ny grafisk profil, ny nettside og nytt intranett er også tiltak med stor verdi for vårt omdøme både internt og eksternt.
Side 2 Innsatsområde kompetanseutvikling Nyskaping og utvikling i eigen organisasjon er utvikla i regi av ny arbeidsgivarpolitikk, som overskrift på tiltak og aktivitet som det kan leggjast til rette for i alle einingar for kontinuerlig kompetanseutvikling. Fylkesakademiet er arena for overordna og felles kompetanseutvikling. Fylkesakademiet har faste møteplassar for leiarar og tillitsvalte, med den årlege AGP-konferansen, introduksjonsdag for alle nye tilsette, obligatorisk leiarutviklingsprogram og elles mange aktuelle overordna kompetanseutviklingstiltak. AGP-verkstader I løpet av 2011 og fram til i dag har stor del av våre 2400 tilsette deltatt på første generasjons AGP-verkstad; alle leiarar og hovudtillitsvalte på regionvise verkstader, alle tilsette ved dei fleste vidaregåande skolar, fagskular og dei fleste fagavdelingar har gjennomført AGP- verkstad. Alle tilsette i fylkeskommunen skal ha kunnskap om fylkeskommunen sine samfunnsoppdrag, vår felles visjon og verdigrunnlaget. Det er lagt stor vekt på at innhaldet i verkstadane skal vere tilpassa lokale forhold og dei utviklings- og driftsprosessane som einingane uansett skal jobbe med. AGP- Verkstad - Fase II I løpet av 2012 vil AGP-verkstad, fase II bli utvikla i tett samarbeid med KS og introdusert under overskrifta medarbeidarskap og tydeleg kultur for læring og utvikling tett kopla på kjerneverksemda. AGP-verkstad II vil bli introdusert som tiltak for alle avdelingar og einingar. Målet er at fylkeskommunen i alle ledd skal utvikle kultur for læring, medvitent medarbeidarskap og leiing tett på i alle relasjonar. Rekruttering Utgangspunktet for ny arbeidsgivarpolitikk var kartlegging av fylkeskommunen som attraktiv arbeidsgivar for alle våre tilsette, og for nye medarbeidarar. Vi såg at kampen om arbeidskrafta ville bli stor, og at det var behov for ein modernisering av heile organisasjonen. I regi av ny arbeidsgivarpolitikk, er det også arbeidd fram handlingsplan for rekruttering. I 2012 vil det bli arbeidd med å gi handlingsplanen konkret innhald, og vidare iverksetjing av tiltaka. I forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/2012, er det lagt vekt på å følgje generasjonsvekslinga i fylkeskommunen med ei rekkje tiltak. Det er stor interesse for fylkeskommunen som regional utviklar, og behovet for arbeidskraft for å sikre unge i fylket høg utdanning innanfor våre system. Rapporten vise at vi framleis har store utfordringar, og at mange er interessert i at vi lukkast som arbeidsgivar, også i rekrutterings-utfordringane våre.
Side 3 OU-søknader 2012 Til fristen 30. april fekk vi inn 31 søknader frå 26 einingar med ein søknadssum på kr. 4.518.000,-. Ramma for tildeling, vedtatt i møte 17. februar 2012 i hovudssamarbeidsutvalet, er sett til kr. 1.000.000,-. I år gjer vi framlegg om ei tilpassing av ramma for tildeling til kr. 1.1 for å komme i møte den store søknadsmassen. Mange OU-søknader vitne om stor aktivitet på lokalt nivå under paraplyen arbeidsgivarpolitikk. Mange einingar har i søknaden sin om OU-midlar for 2012, vist til prosessar og gjeremål klart forankra i vår felles arbeidsgivarpolitikk, og som vil lyfte organisasjonen gjennom mange tiltak og utviklingsprosessar i ønska retning. OU-tildelinga blir ofte oppfatta som inspirasjon for aktivitet utanom gitte budsjettrammer, og vi vurderer at mange av tiltaka vil stoppe opp utan OU-midlar. Vurdering I utlysingsskriv til alle einingane, er det gjort greie for føringane for tildeling (følgjer vedlagt). Tiltak og prosjekt som vil støtte opp om utvikling og iverksetjing av vår felles arbeidsgivarpolitikk, vil bli gitt prioritet. Døme på tiltak vi vil prioritere i 2012, er knytt til lokale tiltak og prosessar som føljer opp gjennomførte arbeidsgivarpolitiske verkstader, organisasjonslæring som system, jfr skulevandring og tiltak for å setje eininga i stand til å konkurrere om nye medarbeidarar, jfr tiltak for å betre omdømet. I tillegg vil vi gi prioritet til søknader som initierer leiarutvikling og utvikling av omgrepet medarbeidarskap, verkstad II, med vår felles arbeidsgivar -politikk som utgangspunkt. Det er søkt om OU-midlar tilsvarande kr. 2.528.000,- knytt til det som er nemnt over som føringar for tildelinga i 2012. OU-midlane er i utgangspunktet tenkt som ei smurningskanne til prosjekt og tiltak ut over vanleg drift, og ikkje som fullfinansiering av OU-prosessar eller tiltak som elles burde vore behandla i dei årlege budsjettprosessane. Vi har vurdert at søknader som legg for dagen oppfølging lokalt og utvikling av lokale prosessar og system som i sum utviklar kvar eining i ønska retning, vil få tildelt ein tilnærma lik sum. Nokre søknader er vurderte til å vere lite kopla opp mot arbeidsgivarpolitikksatsinga. Vi vil likevel tildele, men då med ein klar merknad om at desse einingane bør sikre utvikling lokalt med grunnlag i vår felles plattform. Tildeling frå budsjetterte OU-midlar og ubrukte /overførte OU-midlar frå tidlegare år. Fylkesrådmannen ved personalsjef og styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikk tek initiativ og driv utviklingsprosessen knytt til arbeidsgivarpolitikken i full breidde.
Side 4 For 2012 vil mykje merksemd bli retta mot utviklinga og gjennomføringa av AGPverkstad II. Aktiviteten krev ressursar og tid, og det blir gjort framlegg om å nytte kr. 300.000,- av overførte OU-midlar til denne aktiviteten i 2012. Det er oppmoda om å nytte trainee eller hospitant. For at desse ordningane skal kunne fungere, krev dette ressursar. Det blir gjort framlegg om å nytte kr. 200.000,- av overførte OU-midlar til einigar som tek imot trainee eller hospitant. Behov for avgrensing Vi har mottatt søknader til utvikling av store fagsystem, planlegging, innkjøp og integrering av nye datasystem er, som ofte store økonomiske løft. Vi er av den oppfatning at slike omfattande prosjekt bør planleggast inn som ein del av det ordinære budsjettet, og at prosjekteigar i større grad bør sikre finansiering gjennom budsjettprosessen. Vi har likevel vurdert å gi støtte til nokre av desse prosjekta ved å nytte del av budsjetterte midlar og overførte / ubrukte OU-midlar frå tidlegare år. For tildeling seinare år, vil vi gjere framlegg om at slike store prosjekt eller tiltak som skal bli tildelt OU-midlar, blir lagt fram og drøfta i styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikk. Vi tek også i bruk posten sentrale opplæringsmidlar for å kunne tildele midlar til tiltak som skal sikre overordna kompetanseutvikling. Under blir det lista opp søknader om OU-mildar med søknadssum og forslag til tildelingssum. Prosjekt/ tiltakseigar Innhald Søkt om Vurdert Forslag tildeling 1 Kr.sund vgs Iverksetjing av AGP-lokalt: Verkstad II 300.000 Følgjer opp AGP med lokale tiltak Utvikling av tett på leiing. Medarbeidarskap 2 Ulstein vgs Skulevandring og Leiarutvikling 40.000 Oppfølging av AGPverkstad og MTM 40.000,- 3 Ørsta vgs Skulevandring Utvikle betre omdøme 275.000 Med grunnlag i AGP - utvikling lokalt. 4 Tingvoll vgs AGP-verkstad I 50.000 Med grunnlag i AGP Omdømme- tiltak 25.000 25.000,- 5 Fræna vgs Meir attraktiv arbeidsplass rekruttering og behalde Utvikle leiarskap 160.000 Med grunnlag i AGP og oppfølging av verkstad I 6 Fagskolen i Ålesund Fagskolen for fremtiden: Omdømme og rekruttering 150.000 Oppfølging av AGPverkstad
Side 5 7 Molde vgs Mål og visjonsarbeid Leiarutvikling 135.000 Oppfølging av AGPverkstad og leiarutviklingsprogrammet 35.000,- 8 Sykkylven vgs Betre relasjonskompetanse for auka læring og utvikling 101.000 AGP-kopling. Pilotskole i relasjonsped. Skolevandling godt etalblert. 75.000,- 9 Stranda vgs Leiarskap og medarbeidarskap for læring og utvikling 200.000 Prosess over tid med AGP visjon og verdigrunnlag tydeleg org.læring 75.000,- 10 Fagerlia vgs Utvikling av samarbeid med Høgskolen i Ålesund 200.000 Prosess for nettverk for fagutvikling. Omstilling i driftsavdelinga 50.000 Oppfølging AGP-verkstad 11 Haram vgs Utvikling av leiarteam 100.000 Utvikle leiarteam, relasjonsbygging mellom leiarteam og personalet. Skape og fornye felles forståing for overordna målsetting og visjon. Bør sikre tett kopling mot felles AGP-plattform 12 Atlanten vgs Medarbeidarskap 100.000 Utvikle felles forståing for omgrepet medarbeidarskap utgangspunkt MTM Bør koplast sterkare opp mot overordna AGP 13 Gjermundnes vgs Medarbeidarskap 200.000 Bør koplast sterkare opp mot overordna AGP 14 Romsdal vgs Rekruttering og introduksjon av nye medarbeidere Markering av skolen sitt 50-års-jubileum 150.000 Oppfølging av AGP lokalt. Prioritet ved tildeling: rekruttering og introduksjon 15 Fylkesbiblioteket Fylkesbiblioteket ein kompetent tenesteytar og utviklingsaktør 60.000 Kompetanseutvikling i personalet, utvikle regionale fagnettverk 16 Kulturavdelinga Utvikling av medarbeidarskap Og leiarutvikling - møremusikarane 52.000 20.000 Oppfølging av AGP lokalt. 17 Regional og næringsavdelinga Medarbeidarskap utvikling av verktyet medarbeidarsamtale 60.000 Oppfølging lokalt av AGP og MTM 18 Herøy vgs Rådgivingstenesta i fokus 100.000 Vurdert som fagutvikling. Vil bli lagt fram for utdanningsavdelinga til vurdering. SUM OU-søknad frå vgs og avdelingar og forslag til tildeling: 2.528.000 1.1
Side 6 Prosjekt eller tiltak som blir vurderte under posten OU-midlar til disposisjon innanfor ramma av budsjetterte midlar og ubrukte og overførte OU-midlar. Prosjekteigar Innhald Søknadssum Vurdert Forslag til tildeling frå overførte og ubrukte OUmidlar 19 IT-seksjonen i administrasjonsavdelinga e-læringsportal 110.000 Målet er å etablere felles e-læringsportal for heile org. Vedtatt starta opp av styringsgruppa for AGP 110.000,- ( eige budsjett 10.000,-) 20 Personalseksjonen i samarbeid med IT-seksjonen ID-forvaltning og rollestyring 300.000 Automatisere manuelt utførte prosessar knytt til tilsetting, endring av arbeidsforholdet. Sikre at nye medarbeid. Kjem raskt i produksjon. Vi ha betydning for heile org. 100.000,- ( eige budsjett 300.000,-) 21 Personalseksjonen i adm.avdelinga Nytt avvikssystem 80.000 Elektronisk avvikssystem knytt til HMS og informasjonstryggleik 80.000,- ( eigen budsjett 0,-) 22 Innkjøpsseksjonen /Juridisk avdeling Revitalisering av e- handlesprosjekt 800.000 Organisasjonsutvikling, profesjonalisering Kompetanseheving Omdømet 200.000, ( eige budsjett: 0,-) avtalelojalitet miljøgevinst Eit klart fagutviklingsprosjekt. Argument pro aut contra vist til i tekst. 23 Personalseksjonen i adm.avdelinga Utvikling av AGP-verkstad II. I samarbeid med KS 300.000 Vedtatt av styringsgruppa for AGP 300.000,- 24 Adm.avdelinga Stimulere til bruk av trainee og hospitant 200.000 Vedtatt av styringsgruppa for AGP 200.000,- 25 Fylkestannlegen Regional delplan for tannehelse Forankring av strategiplanprosessen 200.000 Videreføre arbeid med OU i sektoren og følgje opp innsatsområda i AGP gjennom regional delplan for tannhelsesektoren. Forankring, medverknad og eigarskap. 100.000,- Under stikkord kvalitet og profesjonalisering SUM 1.990.000 1.090.000,- Samla sum søkt og tildelt 4.518.000,- 2.240.000,-
Side 7 Prosjekt vurdert under posten sentrale opplæringsmidlar Bygg- og vedlikehaldsseksjonen i administrasjonsavdelinga Kompetanseutvikling reinhaldspersonell Opplæring driftsperosnale i Facilit 376.000 Tradisjonelt har kompetanseutvikling reinhald og driftspersonale blitt tildelt midlar frå posten sentrale opplæringsmidlar. Tiltaka retter seg mot heile org. 376.000,- ( eige budsjett: 370.000,-) 26 Borgund vgs Profesjonalisere verksemda, effektivisere dagleg drift, meir læring i org. Gjennom kvalitetssystem Sum søkte og tildelte sentrale opplæringsmidlar 425.000 Se forslag til tildeling over. Vi har vurdert at søknaden bør leggast fram for utdanningssjefen og IT-sjefen for drøfting for eventuelt samordning med allereie igangsette prosjekt og tiltak. 801.000 376.000,- Disponering av restramme, om lag 1.8 mill Fylkesrådmanne disponerer framleis om lag 1.8 millionar av overførte ubrukte OUmidlar. Det blir vist til styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikk sine vedtak om IKTsamhandlingsløysingar. Under blir det vis til at det blir pårekna kostander ved to av desse prioriterte tiltaka. Del av felleskostnader knytt til IKT- samhandlingsløysingar som: Sum totalt om lag 900.000,- felleskomponentar for saumlaus samhandling innan videokonferanse ferdigstille samhandlingsløysinga Alfresco Forslag til vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tilrår disponering av budsjetterte OU-midlar med kr. 1.1 og ubrukte og overførte OU-midlar med kr. 1.090.000,- i samsvar med informasjon gitt i saksframlegget. Hovudsamarbeidsutvalet tilrår disponering av sentrale opplæringsmildar 376.000,- i samsvar med informasjonen gitt i saksframlegget. I tillegg tilrår hovudsamarbeidsutvalet disponering av overførte og ubrukte OU-midlar med om lag kr. 900.000,- til IKT-samhandlingsløysingar.
Ottar Brage Guttelvik Fylkesrådmann Side 8