Status på lokal HMS-systemdokumentasjonen

Transkript

1 Status for HMS-dokumentasjonen desember 0 Personalseksjonen hos fylkesrådmannen har i juli gjennomført ei evaluering av HMSdokumentasjonen til alle einingane i Møre og Romsdal fylkeskommune. HMS-systemet er bygd opp etter same malen i alle einingane (8 mapper), og kvar eining har fått tilbakemelding på kvar einskild mappe med fargekodar. Vi nyttar fargeskalaen grøn gul raud. Koden grøn viser at mappa har den kvaliteten som er forventa og beskrive i fellessystemet. Koden gul viser at ein del er på plass, men det manglar framleis noko. Koden raud viser at det meste manglar eller er gått ut på dato i høve til det vi krev i HMS-systemet Figuren under syner status på korleis status er på dei 8 mappene lokalt (alle einingane samla) Status på lokal HMS-systemdokumentasjonen Status på dei ulike mappene Mål Alle verksemdene har fått grøn tilbakemelding her. Tilsynsmyndighetene ønskjer at kvar eining skal ha eit konkret mål om sjukefråver, og rutiner som følgjer opp dersom målet ikkje blir nådd. Dette er nok noko vi må arbeide vidare med gjennom revisjonane av HMS-systema lokalt. Organisering Også her har nær alle einingane fått grøn kode. Nokre einingar har likevel fått merknader. Dei fleste merknadane går på at ein ikkje har teke med brannvern-ansvarlege. Vi har også kommentert at nokre skolar har lagt informasjonen i nedlastbare dokument i staden for ein oversiktstabell direkte på nettsida. Informasjonen blir mindre tilgjengeleg når ein må laste ned lange dokument og leite seg fram til informasjonen. Det er også nokre einingar som har lagt årshjulet ein anna stad enn på mappa Organisering. Dette har vi ikkje slått ned på, men dette er også noko som kan gjere informasjonen tyngre å finne fram i.

2 Kartlegging Denne mappa kom nest dårlegast ut. Berre vel ein tredjedel har fått grøn kode her. Dei som har fått raud kode her har ikkje lagt ut noko kartleggingsdokumentasjon for siste året. Dei som har fått gul kode har lagt ut noko, men ikkje fullstendig. Der vi ser at ein har lagt ut risikovurderingar som er gjort relativt seint i 0 har vi markert med gul farge. Risikovurdering blir stadig meir sentral i alt HMS-arbeid, det blir også understreka i nye forskrifter og i kommentarane frå tilsynsmyndigheter. Vi krev difor no at risikovurderingar må utførast i samband med vernerundane. Dette er grunnen til at fleire har fått raud tilbakemelding i høvet til for eit halvt år sidan. 9 7 Status kartlegging - sektorvis 6 Raud Gul Grøn Handlingsplan Mappa for handlingsplan var den som kom dårlegast ut. Vel ein tredjedel av einingane kom ut med raud fargekode her. Dei som har fått fargekode raud manglar både handlingsplan for 0 og periodeplan. Dei som har fått gul kode manglar enten handlingsplan eller BHT-periodeplan, det er framleis flest som manglar BHT-periodeplan. Ved starten av året skal det vere ein BHT-periodeplan for 0. Status handlingsplan 9 Raud Gul Grøn 6

3 Rapportering Her har dei fleste fått grøn tilbakemelding. Dei som har fått raud har ikkje lagt ut årsrapporten for siste året, dvs. 0. Status rapportering 7 9 HMS-bibliotek Her har dei fleste fått grøn tilbakemelding. Dei som har fått raudt manglar enten heilt lokale retningslinjer, eller så har dei kopiert sentraladministrasjonen sine retingslinjer ettersom dette var lagt ut som default innhald når mappene vart oppretta. Status lokale HMS-rutinar Opplæring Her skal vi finne status for HMS-opplæring av dei som skal ha slik opplæring. Gul tilbakemelding er mest på grunn av manglande årstal for opplæringa eller at opplæringa for det meste er forelda. Raud tilbakemelding er gjeve når det ikkje er laga oversikt over HMS-opplæringa i eininga

4 Status HMS-opplæring Revisjon Det er første gong vi gjer ei vurdering av dei lokale mappene for revisjon. Nær halvparten av einingane får grøn tilbakemelding. Raudt betyr at det ikkje er lagt inn noko innhald under revisjon, gult betyr at det ikkje er gjennomført revisjonar dei siste to åra. Revisjonar skal gjennomførast minst ein gong i året, og skal vere handsama i arbeidsmiljøutval eller sektor-samarbeidsutval. Status revisjonar av lokal HMS-dokumentasjon 0 Dokumentasjon frå lokale AMU- og ODmøter Status - referat frå lokale AMU/OD-møter Dette gjeld berre skolane, ettersom desse har lokale arbeidsmiljøutval og lokale orienteringsog drøftingsmøter med arbeidstakarrepresentantar. Det er no berre tre skolar som ikkje har fått dette på plass. På dette punktet har vi sett ei monaleg betring sidan evalueringa for eit halvt år sidan.

5 Oppsummering og oppfølging For å auke andelen av grøne vurderingar av HMS-dokumentasjonen og følge opp signal utanfrå om HMS-arbeidet i organisasjonen, vil vi arbeide med følgjande tiltak for 0:. Mål for sjukefråveret og oppfølgingsaktivitetar Miljfyrtårnstiftelsen har gått gjennom HMS-systemet vårt nå i sommar i samband med miljøfyrtårnsertifiseringa. Den viktigaste tilbakemeldinga er at mange einingar ikkje har sett mål om sjukefråver, og at det manglar rutinar for vurdering og systematisk oppfølging når fråveret ligg langt over målet. Avvik frå mål skal handsamast i lokalt AMU evt. SAMU, men tiltaka skal gjerast lokalt på einingsnivå (avdelingsnivå i sentraladm). Styrke arbeidet rundt kartlegging, risikovurdering og avvikshbehandling Dei to områda som kjem dårlegast ut i evalueringa av lokal HMS-dokumentasjon er kapitla Kartlegging og Handlingsplan. Vi har tidlegare i år gjort ei opprydding av skjemaverktøyet og systembeskrivelsen av kapitlet om Kartlegging i HMS-felleskomponent delen. Det er no eit krav at alle skal ha gjennomført risikovurderingar i etterkant av vernerundar og at avvik skal handterast via Forbetrings- og avvikssystemet RiskManager. Vi vil også det neste halvåret tilby eigne verkstader om vernerundar, kartlegging, risikovurdering og avvikshandtering. For skolane blir dette tilbode via videokonferanse enkeltvis for kvar skole.. Revisjonsarbeidet må styrkast Vi har til no ikkje hatt nokon klar systematikk rundt revisjonar. Særleg blant skolane er det fleire gode døme på at AMU er trukke inn i arbeidet med HMS-revisjonar. Desse prosessane vil vi no styrke og legge til rette for at alle einingane gjennomfører dette meir systematisk enn i dag.

6 Resultatet av evelueringa for kvar eining sortert etter fargekode. Eining Sektor Mål Organisering Kartlegging HandlingsplanRapportering HMS-bibliotekOpplæring Revisjon AMU/OD-møte Tingvoll Skolane Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Ulstein Skolane Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Utdanningsavd Sentraladm Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Fylkesbibl Sentraladm Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Borgund Skolane Grøn Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Fræna Skolane Grøn Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Kristiansund Skolane Grøn Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Ørsta Skolane Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Ålesund Skolane Grøn Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Fylkestannl Sentraladm Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Gul Jur. avd Sentraladm Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Gul Grøn Kulturavd Sentraladm Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Gul Haram Skolane Grøn Grøn Gul Raud Grøn Grøn Grøn Raud Grøn Sunndal Skolane Grøn Grøn Raud Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Fagskolen i Å Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Herøy Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Rauma Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Volda Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Molde tht Tannhelse Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Grøn Grøn Raud Surnadal Skolane Grøn Grøn Raud Raud Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn RN-avd Sentraladm Grøn Grøn Gul Grøn Grøn Gul Grøn Raud Fagerlia Skolane Grøn Grøn Raud Raud Grøn Grøn Grøn Grøn Grøn Ålesund Tannhelse Grøn Grøn Grøn Grøn Raud Grøn Grøn Raud Sykkylven Skolane Grøn Grøn Gul Gul Grøn Grøn Grøn Raud Grøn Adm avd Sentraladm Grøn Grøn Gul Gul Grøn Grøn Grøn Gul Atlanten Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Grøn Raud Raud Grøn Gjermundnes Skolane Grøn Grøn Raud Gul Grøn Raud Grøn Raud Grøn Romsdal Skolane Grøn Grøn Raud Raud Raud Grøn Grøn Raud Grøn PoA Sentraladm Grøn Grøn Raud Raud Raud Grøn Grøn Grøn Fannefjord Skolane Grøn Grøn Raud Raud Raud Grøn Gul Raud Grøn Spjelkavik Skolane Grøn Gul Gul Raud Grøn Grøn Grøn Raud Raud Nordmøre Tannhelse Grøn Grøn Grøn Gul Raud Grøn Gul Raud Søre sunnm Tannhelse Grøn Grøn Gul Gul Raud Grøn Grøn Raud NSSR Tannhelse Grøn Grøn Raud Raud Raud Grøn Grøn Raud Molde Skolane Grøn Grøn Raud Raud Raud Raud Gul Raud Grøn Stranda Skolane Grøn Grøn Raud Raud Raud Grøn Raud Raud Raud UPA Skolane Grøn Gul Raud Raud Raud Raud Grøn Raud Raud Samferdselsavd Sentraladm Grøn Grøn Raud Raud Raud Gul Raud Raud