Tilbakemelding til NOKUT sin tilsynsrapport - Tilsyn ved Fagskolen i Ålesund

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2019 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Tilbakemelding til NOKUT sin tilsynsrapport - Tilsyn ved Fagskolen i Ålesund Bakgrunn Etter framlegg frå kontrollutvalet, behandla Fylkestinget i møte 10. desember 2018 NOKUT sine tilsynsrapport «Tilsyn ved Fagskolen i Ålesund». Fylkestinget gjorde der følgjande vedtak: Samrøystes vedtak i Fylkestinget (Sak T-54/18) 1. Fylkestinget tar NOKUT sine tilsynsrapportar av 5. juli 2018 og 10. oktober 2018 frå tilsyn ved Fagskolen i Ålesund til orientering. 2. Fylkestinget ser svært alvorleg på det tilsynsrapportane avdekker, og ber Fagskolestyret lukke avvika som kjem fram i tilsynsrapportane, og som også er oppsummert i tabellane i saksframlegget over. 3. Fylkestinget ber fagskolestyret straks utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som vil bli satt i verk for å følgje opp punkta under «konklusjon» i saksframlegget over. Oversendingsforslag: Fylkestinget ber om at Utdanningsutvalget får ei sak i sitt møte i februar 2019 om kva som har blitt gjort og status i denne saka. Kontrollutvalet vedtok deretter å oversende rapporten til fagskolestyret for utarbeiding av ei prioritert handlingsplan som viser tiltak for å følgje opp fylkestinget sitt vedtak. Kontrollutvalet gjorde der slikt samrøystes vedtak: Samrøystes vedtak i Kontrollutvalet (Sak KO-5/19) 1. Med bakgrunn i NOKUT sine tilsynsrapportar av 5. juli 2018 og 10. oktober 2018 frå tilsyn ved Fagskolen i Ålesund samt fylkestinget sitt vedtak, blir fagskolestyret bedt om å utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 1. mars Kontrollsjefen har mottatt tilbakemelding frå fagskolestyret ved deira sekretariat (utdanningsavdelinga). Tilbakemeldinga ligg vedlagt. - Vedlegg 1: Tilbakemelding frå fagskolestyret ved sekretariatet (utdanningsavdelinga)

2 Side 2 Vurdering Nærare om NOKUT sitt fokus i sine tilsyn ved Fagskolen i Ålesund: NOKUT har gjennomført to tilsyn ved Fagskolen i Ålesund. Dette er: Tilsynsrapport av 5. juli 2018 Tilsynet var eit nasjonalt tilsyn som omfatta alle fagskolar som tilbyr tekniske utdanningar. Tilsynet retta seg hovudsakeleg mot følgjande område: - Vurdering av studieplanane og læringsutbyttebeskrivelser - Vurdering av om krava til fagleg ansvarleg(fa) og pedagogisk ansvarleg (PA) er oppfylt Tilsynsrapport av 10. oktober 2018 Tilsynet blei opna grunna bekymringsmeldingar om behandling av klage på undervisning. Hovudfokuset for tilsynet har derfor vore følgjande element i «Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanninga»: - Grunnleggjande føresetnadar for å tilby fagskoleutdanninga ( 3-1) - System for kvalitetssikring ( 5-1) Sjå vedlagte utskrift av 3-1 og 5-1 i nemnte forskrift, der elementa til vurdering går fram. Sentrale element er: - Organisasjon og leiing - Studentanes læringsmiljø og rettigheiter - Klagebehandling - Fagskolens reglement og forskrift - System for kvalitetssikring - Vedlegg 2: Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanninga ( 3-1, 5-1 og 5-2) Nærare om NOKUT sine tilrådingar: NOKUT sine tilrådingar er i all hovudsak følgjande: Tilsynsrapport av 5. juli 2018 NOKUT har i tilsynet avdekka svakheiter ved Fagskolen i Ålesund når det gjeld - Studieplanarbeid og tilpassing av dette til lokale forhold - Organisering av fagleg ansvarleg og pedagogisk ansvarleg sitt arbeid NOKUT har avslutta tilsynet, men NOKUT føreset samtidig at det blir gjort ei vurdering av dei tilbakemeldingane som er gitt i tilsynet, og at «Rapporten med dei sakkyndige sine vurderingar for nettbaserte utdanningar», blir nytta i det vidare arbeidet med utvikling av studieplanane.

3 Side 3 NOKUT sine observasjonar og tilrådingar knyt til tilsynsrapport av 5. juli 2018 kjem fram i vedlegg 3 (tabell 1) - Vedlegg 3: NOKUT sine observasjonar og tilrådingar Tilsynsrapport av 10. oktober 2018 NOKUT konkluderte i sin rapport med at grunnleggjande føresetnadar for å tilby fagskoleutdanning ikkje er oppfylt. NOKUT sine observasjonar og tilrådingar knyt til tilsynsrapport av 10. oktober 2018 kjem fram i vedlegg 3 (tabell 2) - Vedlegg 3: NOKUT sine observasjonar og tilrådingar Nærare om fylkestinget sitt vedtak Kontrollutvalet såg svært alvorleg på situasjonen som har oppstått, noko fylkestinget også slutta seg til i si behandling av saka. Fylkestinget har bedt om at følgjande kulepunkt skulle svarast ut i tilbakemelding til kontrollutvalet. Fagskolestyret må straks sørge for å lukke avvika identifisert i tilsynet. Fagskolestyret må straks utarbeide ei prioritert handlingsplan med tidsfristar for å etablere eit forsvarleg system for styring, kontroll, rapportering og oppfølging. I dette må fagskolestyret vurdere kva operativ rolle sekretariatet (utdanningsavdelinga) skal ha i oppfølginga av fagskolane på vegne av fagskolestyret, for å sikre samhandling og informasjonsflyt mellom aktørane samt relevant rapportering til fagskolestyret. (NB Ein OU-prosess er ikkje svar/utkvittering på dette punktet) Fagskolestyret må snarast gjennomføre ei styreevaluering etter eit systematisk opplegg, som bidrar til å avdekke forbetringspunkt i fagskolestyret sitt arbeid med å følge opp sitt ansvar på ein aktiv, planmessig og kontinuerleg måte. Fagskolestyret må evaluere fagskolen sitt leiarskap og vurdere om tilsynsfunna er av ein art som bør ha eventuelle konsekvensar

4 Side 4 Nærare om skisserte tiltak i tilbakemeldinga frå Fagskolestyret ved sekretariatet (utdanningsavdelinga): Tilbakemeldinga frå fagskolestyret ved utdanningsavdelinga er knyt til kulepunkta over: Punkt 1 i tilbakemeldinga, jfr kulepunkt 1 over Punkt 2 i tilbakemeldinga, jfr kulepunkt 2 over Punkt 3 i tilbakemeldinga, jfr kulepunkt 3 over Punkt 4 i tilbakemeldinga, jfr kulepunkt 4 over Til kulepunkt 1 om lukking av NOKUT sine avvik, er det i all hovudsak vist til behandlingar av relevante saker i fagskolestyret. Dette gjeld saker behandla 29. november 2018: - FAG-16/18 o Revisjon av sentrale styringsdokument for Fagskolen i Møre og Romsdal styrevedtekter, Forskrift om opptak og eksamen samt Studentreglement - FAG-17/18 o Reviderte systembeskrivelser Fagskolen i Ålesund - FAG-18/18 o - FAG-19/18 o Vedtektsendring styresammensetning stemmerett for representanter for tilsette og studentar ved Fagskolen i Møre og Romsdal Endring av medlemmar og mandat for den lokale klagenemnda for fagskoleutdanning, jfr ny Lov om høyere yrkesfaglig utdanning (fagskoleloven) av Vidare er det opplyst at Fagskolen i Ålesund har sendt inn svar på brev frå NOKUT når det gjeld tilsynsrapporten av 10. oktober 2018 innan fristen 31. januar Dette kjem også fram av følgjande sak i Fagskolestyret: - FAG-2/19 o NOKUT-tilsyn Fagskolen i Ålesund Tilknytta denne saka ligg innsendte dokument til NOKUT (vedlegg med 97 sider). Det blir vist til oversendingsbrevet i vedlegg 4: - Vedlegg 4: Oversendingsbrev til NOKUT etter tilsynsrapport Elles er det opplyst at utdanningsutvalet er orientert om saka, jamfør sak UD-6/19. Dette er i samsvar med vedtaket i fylkestinget (oversendingsforslaget)

5 Side 5 Til kulepunkt 2 om utarbeiding av handlingsplan for å etablere eit forsvarleg system for styring, kontroll, rapportering og oppfølging, samt vurdering av kva operativ rolle sekretariatet (utdanningsavdelinga) skal ha i oppfølginga av fagskolane på vegne av fagskolestyret, er det vist til sak i Fagskolestyret frå deira møte 14. februar 2019: - FAG-4/19 o Handlingsplan for Fagskolestyret i Møre og Romsdal Til kulepunkt 3 om styreevaluering blir det vist til handlingsplan som blei behandla i fagskolestyret sitt møte 14. februar 2019, sak FAG-4/19. Det vil bli gjennomført styreevaluering i mai d.å Til kulepunkt 4 om evaluering av fagskolen sitt leiarskap, er det vist til behandling av OU-prosess i fagskolestyret 14. februar 2019, i sak FAG-1/19. Det blei her vedtatt å gå for Modell A med ass. utdanningssjef som rektor ved Fagskolen for Møre og Romsdal. Det blir elles vist til tilbakemelding frå fagskolestyret ved sekretariatet, sjå vedlegg 1. Vidare blir det vist til følgjande vedlegg: - Vedlegg 5: Handlingsplan for Fagskolestyret i Møre og Romsdal - Vedlegg 6: Sluttrapport OU-prosess Fagskolestilbodet i Møre og Romsdal Kontrollsjefen sin vurdering av fagskolestyret sine tiltak: Kontrollsjefen har gått igjennom tilbakemeldinga frå fagskolestyret ved sekretariatet. Kontrollsjefen har også gjennomgått sakene det er vist til i fagskolestyret samt innsendt materiale til NOKUT. Kulepunkt 1 Lukking av NOKUT sine avvik Kontrollsjefen observerer at det i samband med tilsynsrapport av 10. oktober 2018 er innsendt dokumenter til NOKUT som tilsvar på deira merknadar. Sakene som er behandla i fagskolestyret og som det er vist til, synes i stor grad å ha tatt omsyn til NOKUT sine merknadar. Saka ligg no til vurdering hos NOKUT. Kontrollsjefen ser at fagskolestyret har tatt tilsynet alvorleg og at det er lagt ned eit stort arbeid for å lukke avvika. Kontrollsjefen registrerer likevel at innsendte vedtekter til NOKUT i samband med tilsynsrapport av 10. oktober 2018, IKKJE er fagskolens vedtekne vedtekter. Bare fylkestinget kan vedta vedtekter. Innsendte vedtekter er ikkje i samsvar med dette. Fagskolestyret vil vere tent med å sende inn korrekte vedtekter, eventuelt klargjere for NOKUT at innsendte vedteker berre er føreslåtte vedtekter. Vidare kan ikkje kontrollsjefen sjå at tilrådingane i rapporten av 5. juli 2018 er behandla i fagskolestyret. Kontrollsjefen meiner det vil vere hensiktsmessig å løfte dette opp, slik at fagskolestyret får ta stilling til dei vurderingar som er gjort, og at dette blir dokumentert.

6 Side 6 Kulepunkt 2 forsvarleg system for styring, kontroll, rapportering og oppfølging, samt vurdering av kva operativ rolle sekretariatet (utdanningsavdelinga) skal ha i oppfølginga av fagskolane på vegne av fagskolestyret Frå saksframlegget til kontrollutvalet sitt møte ved behandling av NOKUT sine tilsynsrapportar, gjengis følgjande: Utfordringa er altså at fagskolen er prega av svak styring, kontroll, oppfølging frå Fagskolestyret sin side, som heller ikkje har sørga for å få løpande relevant rapportering. Derunder er det manglar kva gjeld system/retningslinjer og rutinar for korleis samhandlinga og informasjonsflyten skal skje mellom fagskolen, fagskolestyret sitt sekretariat (utdanningsavdelinga) og fagskolestyret. På grunnlag av NOKUT sine observasjonar meiner kontrollsjefen at fagskolestyret ikkje har etablert eit forsvarleg intern kontrollsystem for ein aktiv, planmessig og kontinuerleg styring og oppfølging av fagskolane, derunder sikrar seg relevant rapportering. Kontrollsjefen observerer at det no er utarbeida handlingsplan. Det vil bidra til å gjøre fagskolestyret sin oppfølging meir systematisk. Dette er soleis ein start på ein prosess. Det er likevel liten tvil om at årsaka til svak styring, kontroll og oppfølging skuldast svake styringslinjer mellom sekretariatet og fagskolen samt mellom sekretariatet og fagskolestyret. Informasjonsflyten stopper opp og/eller blir uklar. Sekretariatet (utdanningsavdelinga) som er ansvarleg for ei forsvarleg utgreiing av saker til fagskolestyret, har etter kontrollsjefen si meining fortsatt ei utydeleg rolle, og med eit uklart mandat. Det er dette som er problemet. Kontrollsjefen er kjent med at det er OU-prosess i gang, men ny organisering er først tenkt implementert i august Kontrollsjefen vil derfor peike på at sekretariatet sin mynde, rolle og ansvar i høve fagskolane og i høve fagskolestyret fortsatt er uklar. Skal fagskolestyret kunne oppfylles sitt ansvar i samsvar med lovkravet om å etablere eit forsvarleg system for god styring, vil fagskolestyret vere tent med å ytterlegare bearbeide handlingsplana samt utarbeide retningslinjer for sekretariatet sitt mynde og ansvar. Kulepunkt 3 styreevaluering Kontrollsjefen registrerer at dette vil bli gjort i mai d.å., og har ingen kommentarar ut over det. Kulepunkt 4 evaluering av fagskolen sitt leiarskap Kontrollsjefen registrerer tilbakemeldinga, og er samd i denne. Med grunnlag i problema i styringsstrukturen for fagskolen, er kontrollsjefen ut i frå eit fagleg perspektiv samd i fagskolestyret sitt vedtak i høve OU-prosessen (sak FAG-1/19) når det gjeld val av modell for leiarskap.

7 Side 7 Kontrollsjefen sin oppsummering: Etter kontrollsjefens vurdering har fagskolestyret ved sekretariatet, i all hovudsak gitt synspunkt og tiltak på dei punkta som var etterspurt. Kontrollsjefen vil likevel be fagskolestyret vurdere følgjande: At fagskolestyret går gjennom innsendte vedtekter ved sitt tilsvar til tilsynsrapport av 10. oktober 2018, og ser til om korrekt versjon av vedtektene er sendt NOKUT At fagskolestyret også behandlar NOKUT sine tilrådingar frå tilsynsrapport av 5. juli 2018, og dokumenterer de vurderingar som der blir gjort. At fagskolestyret klargjer sekretariatet sin mynde, ansvar og rolle ovanfor fagskolen og fagskolestyret gjennom utarbeiding av retningslinjer. Elles er fagskolestyret sitt sekretariat invitert i kontrollutvalet sitt møte for ytterlegare å gjere greie for skisserte tiltak. Vidare vil også sentrale element i sluttrapporten frå OU-prosessen bli gjennomgått. Med bakgrunn i dette vil kontrollsjefen tilrå kontrollutvalet å fatte følgjande vedtak: Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet ber fagskolestyret gi ei tilbakemelding til kontrollutvalet som viser kva tiltak som vil bli satt i verk for å følgje opp kulepunkta under «konklusjon» i saksframlegget over. 2. Kontrollutvalet tar elles tilbakemeldinga frå fagskolestyret om oppfølging av NOKUT sine tilsynsrapporter av 5. juli 2018 og 10. oktober 2018 til etterretning. 3. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følgje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. Tor Harald Hustad kontrollsjef Vedlegg 1 Tilbakemelding frå fagskolestyret ved sekretariatet (utdanningsavdelinga) 2 Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanninga ( 3-1, 5-1 og 5-2) 3 NOKUT sine observasjonar og tilrådingar 4 Oversendingsbrev til NOKUT etter tilsynsrapport av Handlingsplan for Fagskolestyret i Møre og Romsdal 6 Sluttrapport OU-prosess - Fagskolestilbodet i Møre og Romsdal