Arbeidsgrupper rekruttering har i perioden juni 2012 og fram til 18. februar 2013 arbeidd fram Handlingsplan for rekruttering

Transkript

1 1

2 Arbeidsgrupper rekruttering har i perioden juni 2012 og fram til 18. februar 2013 arbeidd fram Handlingsplan for rekruttering I møte i styringsgruppa for arbeidsgivarpolitkk, 18. februar 2013 var planen vedtatt. Arbeidsgruppe rekruttering har hatt slik samansetting: Seksjonsleiar utdanning Line Sandøy Hjelle Rektor v/ Rauma vgs Erik Brekken Personal v/ Ålesund vgs Kristine Hekkås Administrasjonssjef Nils Gunnar Solli Informasjonssjef Per Vidar Kjølmoen Rådgivar personal Marianne Bye Assisterande fylkestannlege Morten Larsen Utdanningsforbundet v/ Gerd Botn Brattli 2

3 Handlingsplan for rekruttering av nye medarbeidarar til Møre og Romsdal fylkeskommune Handlingsplana for rekruttering bygger på arbeidsgivarpolitikk for framtida. Val av innsatsområde i fylkeskommunen sin arbeidsgivarpolitikk er gjort mellom anna for å møte utfordringane knytt til å behalde og rekruttere ny arbeidskraft. Del 1 Overordna mål og gjennomgåande perspektiv 1.1 Overordna mål I konkurranse om arbeidskraft vil Møre og Romsdal fylkeskommune bli oppfatta som ein tydeleg medspelar til samfunnsutviklinga i regionen og ein attraktiv arbeidsgivar for høgt utdanna og godt kvalifiserte søkjarar. Møre og Romsdal fylkeskommune har høg kvalitet og profesjonalitet i rekrutteringsarbeidet. I rekrutteringsprosessen er nettsida og intranett kjelde til informasjon om arbeidsgivar og om rekrutteringspolitikk, samt verkty for rekruttering. HR/Arbeidsgivarpolitikk Det blir stilt krav til at tilsettingsutval og alle andre som tek del i rekrutteringsprosess er medviten vår felles visjon EIN TYDELEG MEDSPELAR og våre felles verdiar RESPEKT, LIKEVERD, OPENHEIT, MEDRÅDERETT, FELLESSKAPSANSVAR som grunnlag for alle vurderingar i rekrutteringsarbeidet. 1.2 Gjennomgåande perspektiv i all rekruttering skal vere - likestilling og mangfald Fylkesplan for Møre og Romsdal er overordna plandokument for all regional utvikling. Eit av resultatmåla under tema gjennomgåande perspektiv er likestilling og inkludering, med mål om reelle valmoglegheiter innanfor utdanning og arbeidsliv for alle. Møre og Romsdal fylkeskommune som stor offentleg arbeidsgivar, er samfunnsmedviten aktør i samband med rekruttering av nye leiarar og medarbeidarar, og legg vekt på tiltak som sikrar likestilling og mangfald i arbeidsstokken. Resultatmål All rekruttering til Møre og Romsdal fylkeskommune skal legge vekt på likestilling mellom kjønn og mellom minoritetar og majoritetar i alle deler av organisasjonen. Grunnlag for vurdering i all rekruttering skal vere: 3

4 o Utdanning, kompetanse, erfaring, kjønn og mangfald, jf Hovudtariffavtalen kap. 1, 2, pkt 2.2, o Likestillingsloven og Diskrimineringsloven Likestilling og mangfald skal vere ein del av vurderinga ved samansetting av team og organisasjon. Fylkesrådmannen har ansvar for at likestilling og mangfald blir innarbeidd i heile organisasjonen som vurderingskriterier ved rekruttering. Annonse: Fylkeskommunen skal ha ei samansetting av arbeidsstokken som speglar likestilling og mangfald, alle med relevant kompetanse er velkommen til å søkje stilling hos oss. Leiarar med ansvar for rekruttering har ansvar for å arbeide for rekruttering i tråd med krav om likestilling og mangfald. 1.3 Møre og Romsdal fylkeskommune legg vekt på at analyse av rekrutteringsbehov er analyse av organisasjonen. Kvart år arbeider vi med verksemdsplanlegging, som kjem til uttrykk i slik som verksemdplan, kvalitetsplan, stillingsplan og budsjett. Alt planarbeid skal vere tufta på fylkesplanen, som gir overordna mål og retning for all vår verksemd. Plandokumenta peiker ut innsatsområde på kort og lang sikt. Dei gir overordna måla for verksemd og fagområde, definerte behov for ressursar (både økonomi- og fagbehov), kva for teknologiske utfordringar verksemda ser vil kome og kva for strukturar som må etablerast for å nå måla. I eit rekrutteringsperspektiv vil nemnte planprosessar saman med Kompetanse- og rekrutteringssjekken tene som overordna analyse av rekrutteringsbehov. Alle lokale einingar og avdelingar i fylkeskommunen skal kvart år skaffe seg oversikt over rekrutteringsbehov gjennom kompetanse- og rekrutteringssjekken, anten knytt til det årlege VP/stillingsplanarbeidet/kvalitetsplan ved dei vidaregåande skolane, eller som ein årleg analyse av behov knytt til VP og budsjettarbeidet i desember. Del 2 4

5 Rekruttering av nye leiarar og medarbeidarar til Møre og Romsdal fylkeskommune i perioden Handlingsplan med resultatmål Internt perspektiv Resultatmål 1 Møre og Romsdal fylkeskommune følgjer utviklinga i arbeidsstokken gjennom årleg analyse av personalstatistikk, og vil innrette rekrutteringsaktivitet med analysen som grunnlag. Analyse av personalstatistikk gir informasjon om status i arbeidsstokken knytt til stillingskategori og alder, stillingskategori og kjønnsrepresentasjon. Analysen vil vidare gi informasjon om rekrutteringsutsette grupper som saman med organisasjonsplanen gir retning for rekrutteringsaktivitet og val av marknadssegment for marknadsføring. Årleg statistikk med analyse legg vekt på: aldersfordeling alle stillingsgrupper generelt aldersfordeling og stillingskategori mangfald i arbeidsstokken stillingskategori og kjønnsrepresentasjon stillingskategori og rekrutteringsutsette grupper strategisk viktige stillingar Gir informasjon som grunnlag for tiltak: Rekrutteringsutsette grupper/stillingskategori Grupper med behov for utdanning eller vidareutdanning Val av marknadsføring: kva for medier/ sosiale medier er relevante- Val av nettverk(karrieredagar)- knytt til rekrutteringsutsette grupper/fagområde Fylkesrådmannen har kvart år ansvar for å skaffe personalstatistikk, analysere, vurdere og legge den fram for styringsgruppa for arbeidsgivarpolitikk. Fylkesrådmannen har vidare ansvar for å innrette overordna informasjon, marknadsføring, val av annonsekanal, val av karrieredagar og liknande etter analyse av statistikken. Alle verksemder nytter personalstatistikk med analyse som informasjonsgrunnlag for rekruttering. Resultatmål 2 5

6 Møre og Romsdal fylkeskommune skal ha høg kvalitet og profesjonalitet i alt rekrutteringsarbeid. Rekruttering av nye leiarar og medarbeidarar skal ha sitt grunnlag i: Kompetanse- og rekrutteringssjekken Stillingsanalyse Intervju Referanseintervju Dokumentert formell utdanning Dokumentert erfaring Case, gruppe-prosessar og liknande. Vurdering av kandidat knytt til utdanning, erfaring, intervju/referanseintervju, observasjonar av case og liknande opp mot dei definerte behova Likestilling og mangfald skal vere gjennomgåande perspektiv Fylkesrådmannen har ansvar for å sikre: høg kompetanse og formelt grunnlag inn i alle reglement og retningslinjer og gjere desse tilgjengeleg: Kompetanse- og rekrutteringssjekken Tilsetjingsreglement Stillingsanalyse Retningslinje - VISMA rekruttering Retningslinje intervju Retningslinje referanseintervju Informasjon om rekruttering av utanlandsk arbeidskraft via NOKUT Sikkerheit i rekruttering kvalitetssikring av CV og vitnemål Retningslinje - vurdering og tilråding med forslag til vedtak Mal arbeidsavtale og skjema for teieplikt Fylkesakademiet har ansvar for: Kompetanseutvikling av alle tilsettingsutval i fylkeskommunen med årlege tiltak Etablering av internkonsulentar i rekruttering gjennom kompetanseutvikling - sertifisering av nøkkelpersonell i rekruttering Alle leiarar med ansvar for rekruttering har ansvar for at: Lokale tilsettingsutval skal ha høg kompetanse og profesjonalitet i heile rekrutteringsprosessen Alle rekrutteringsprosessar blir gjennomførte med høg kompetanse og profesjonalitet. Resultatmål 2.1 Møre og Romsdal fylkeskommune tek i bruk ny modell for intervju og vurdering av grupper med søkjarar. Einingar eller avdelingar med stort rekrutteringsbehov, fleire ledige stillingar i same tidsperioden, kan ta i bruk ny rekrutterings-modell, som og er rekruttering med heimel i lov og avtaleverk. Modellen gir profesjonell rekrutteringsprosess med heile leiargruppa/tilsettingsutval representert. 6

7 Modellen er ei arbeidsform for kommunikasjon og vurdering av fleire søkjarar i samhandling med kvarandre og med arbeidsgivar, gjennom ein heil dag. Modellen viser til kjøreplan for all samhandling gjennom dagen. Gruppe-rekruttering modell/arbeidsform Verksemder med mellom 5-10 ledige stillingar i same tidsperioden, til dømes på dei vidaregåande skulane, med mange søkjarar og mange intervju. Modellen legg til rette for vurdering av søkjarar i arbeid med case og i samhandling og gir relevant og solid grunnlag for vurdering. Arbeidsforma involverer heile leiargruppa med tillitsvalte ved verksemda. Døme på situasjonar der modellen er godt egna: Stillingplan eller verksemdsplan viser mange ledige stillingar innan same tidsperiode Mange utlyste stillingar i same tidsperioden Mange søkjarar i same tidsperioden Mange individuelle intervju Fylkesrådmannen har i 2013 ansvar for at modellen blir gjort kjent. Sentrale ressursar blir frigjort for å støtte opp lokale verksemder i bruk av rekrutteringsmodellen. Leiarar med ansvar for rekruttering skal i løpet av perioden ta i bruk ny modell / arbeidsform ved rekruttering av fleire søkjarar i same tidsperioden. Resultatmål 3 Alle nye leiarar og medarbeidarar skal bli introduserte for fylkeskommunen sine samfunnsoppdrag, visjon og verdigrunnlag gjennom fylkesrådmannen sine introduksjonskurs I løpet av 2013 skal alle nye leiarar og medarbeidarar blir introdusert for fylkeskommunen gjennom e-læringsprogram Innan juni 2014 skal alle nye leiarar og medarbeidarar bli tatt imot med introduksjonsprogram ved alle lokale einingar Fylkesrådmannen har ansvar for: Vidare utvikling av konseptet overordna introduksjonsdagar for alle nye leiarar og medarbeidarar. Årlege overordna introduksjonsdagar for alle nye leiarar og medarbeidarar. I løpet av Utvikling av e-læringsprogram knytt til introduksjon til fylkeskommunen. Sikre god kvalitet på mal og vegvisar for lokale introduksjonsprogram. Leiarar ved kvar eining har ansvar for: Å legge til rette for at alle nye leiarar og medarbeidarar tek del i overordna introduksjonsdagar. Legge til rette for at alle nye leiarar og medarbeidarar gjennomfører e-læringskurs introduksjon. Innan juni 2014 å utvikle lokale introduksjonsprogram, integrert rettleiing av nytilsette lærarar eller andre faggrupper. Gjennomføre lokale introduksjonsprogram for alle nye leiarar og medarbeidarar. Fylkesakademiet har ansvar for å arrangere overordna introduksjonsprogram årlege dagar i september og april, sjå intern kalender. 7

8 I løpet av 2013 blir E-læringsprogram utvikla og gjort tilgjengeleg som program for alle nye leiarar og medarbeidarar. Leiarar ved kvar verksemd eller avdeling har ansvar for å utvikle solide introduksjonsprogram for alle nye leiarar og medarbeidarar med frist juni Resultatmål 4 Møre og Romsdal fylkeskommune legg til rette for attraktive verkemiddel til bruk for rekruttering av leiarar og medarbeidarar. Verkemiddel til bruk i rekruttering Unike samfunnsoppdrag Tidsriktig arbeidsgivarpolitikk for utvikling og nyskaping Lokal lønnspolitikk Stolte og gode fag- og arbeidsmiljø Gode forsikrings-, pensjons - og låneordningar gjennom KLP eller STP Livsfase-tiltak Fagkarriere og kompetanseutvikling Introduksjon og rettleiing av nye leiarar og medarbeidarar Medarbeidar- og utviklingssamtale Leiarutviklingsprogram for nye leiarar Flyttegodtgjering Fylkesrådmannen har ansvar for å utvikle, tilpasse og gjere tilgjengeleg verkemidla for rekruttering. Leiarar ved kvar eining har ansvar for å ha kunnskap om verkemiddel til bruk for rekruttering og nytte dei for rekruttering. Delmål 5 I løpet av perioden legg vi til rette for å gi unge høgt utdanna eller unge under utdanning læringsperiodar i våre verksemder. 5.1 Trainee inn i fylkeskommunal verksemd Fylkeskommunen held fram som medlem inn i KOMtrainee og TIM Trainee-ordningane gir fylkeskommunen: Høgt utdanna arbeidskraft under trening, for periodar på 8 månader Nettverk for rekruttering Mogleg arbeidskraft for framtida I løpet av 2014 legg fylkeskommunen til rette for at 4 trainee er i engasjement hos oss. I løpet av perioden legg fylkeskommunen til rette for at 6 trainee er i engasjement hos oss. 8

9 5.2 Studentar i engasjement for eiga utdanning. Fylkeskommunen tek kontakt med utdanningsinstitusjonar og legg til rett for at studentar under arbeid med masteroppgåve eller i anna relevant høgare utdanning, kan hospitere eller vere i engasjement i våre verksemder. Ordninga kan gi mogleg arbeidskraft for framtida. Alle verksemder og avdelingar nytter ordninga. I løpet av 2014 legg fylkeskommunen til rette for at 6 studentar er i relevante engasjement hos oss. 5.3 Læringar i fylkeskommunal verksemd. Fylkeskommunen legg vidare til rette for læringar. Ordninga er godt integret, men må vidareførast. Lærlingar i arbeid hos oss kan gi mogleg arbeidskraft innan fleire driftsoppgåver. Alle verksemder og avdelingar kan nytte ordninga. 5.4 Nettverk og hospitering mellom næringsliv og fylkeskommune Fylkeskommunen nytter sine nettverk i trainee-samanheng eller andre relevante nettverk og etablerer hospitering mellom lokalt næringsliv og fylkeskommunen. Ordninga kan bli etablert. I løpet av 2014 legg fylkeskommunen til rette for 4 hospiteringsplassar. I løpet av perioden legg fylkeskommunen til rette for 6 hospiteringsplassar. Delmål 6 I perioden blir alumni vurdert som verkemiddel i kampen om arbeidskrafta Alumni er nettverk av tidlegare tilsette eller tidlegare elevar, som verksemda held kontakt med i eit rekrutteringsperspektiv. Alumni representerer eit nyttig nettverk med tanke på kommunikasjon med potensiell arbeidskraft. Modell: Tilsette som seier opp si stilling i fylkeskommunen, blir inviterte inn i alumni. Avgangselevar blir inviterte inn i alumni. Verksemda held kontakt via mailadresse eller facebook profil eller anna kommunikasjonskanal. Verksemda held målgruppa orientert om nyhende og om ledige stillingar. Verksemda legg til rette for eit treff, julelunsj eller anna med informasjon om verksemda, om behov for arbeidskraft og om kommunen si utvikling og muligheiter. Alumni kan vere egna for informasjonsmøte mellom verksemda, tidlegare tilsette eller elevar, næringsliv og kommune. Fylkesrådmannen presentere alumni som verkty for alle verksemder. Leiarar ved kvar verksemd eller avdeling kan nytte alumni som verkty i arbeidet med rekruttering. 9