Tilbudsinnbydelse. Kunstgressbane på Moltemyr KONKURRANSEGRUNNLAG I. OPPDRAGSGIVER: ARENDAL Eiendom KF POSTADRESSE: Arendal Eiendom KF, Postboks 780 Stoa, 4809 Arendal BESØKSADRESSE: Rådhusgaten 10, 4836 Arendal KONTAKTPERSONER: Vedr. administrative spørsmål: Ida K Steffensen Vedr. tekniske spørsmål: Ida K Steffensen TELEFONER, E-POST OG FAX: Arendal Eiendom KF, sentralbord: 37 01 30 00 Prosjektleder: Ida K Steffensen Tlf 98 21 05 14 Mailadresser: ida.kristine.steffensen@arendal.kommune.no Telefax Arendal kommune: 37 01 30 13 II. OPPDRAGETS OMFANG/GENERELL INFORMASJON: Det skal etableres en kunstgressbane over eksisterende grusbane ved Moltemyr skole. Prosjektet inkluderer nødvendige grunnarbeider, asfaltering av ytre sikkerhetssone, oppbygging av bane, oppmerking, inngjerding og øvrige tiltak for å få en fullskala spilleklar fotballbane. Drenssystem og overvann skal etableres og er beskrevet av Sterk & co. Kunstgressbanen er større enn dagens grusbane. Nødvendig masseflytting for å få plass i lengde og bredde må påregnes. Arealer utenfor dagens grusbane må fundamenteres med forsterkningslag tilpasset grunnforhold. Det skal også flyttes på noen lekeapparater i utkanten av eksisterende bane. Viser til beskrivelse og Mulighetsstudie. Ytelsesomfang for de forskjellige fag og anleggstyper er beskrevet i konkurransegrunnlagets XII og vedlegg: 1. Konkurransen gjennomføres som totalentreprise i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Tilbud skal gis i samsvar med nærværende dokument. Tilbyder må selv gjøre seg kjent med de lover, regler og forskrifter som gjelder for anskaffelsen, både for anskaffelsen i seg selv det arbeide som skal leveres. Anskaffelsen omfattes av Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift.
III. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER: Følgende dokumentasjon skal fremlegges som grunnlag for oppdragsgivers bedømming av tilbyders kvalifikasjoner. Denne bedømming gjennomføres uavhengig av den økonomiske del av tilbudet, og før slik vurdering med tanke på tildeling av kontrakt starter. Vekting av besvarelsene fremgår under punkt IV valg av tilbud og Tildelingskriterier IX Dokument 1, firmaattest, skal fremlegges: Med slik attest menes attest for registrering i det faglige register som bestemt i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Attesten skal dekke tilbyders situasjon på det tidspunkt tilbud gis. Dokument 2, kemnerattest, skal fremlegges: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av arbeidsgiveravgift og skatter så vel i det land - tilbyderen er etablert - oppdragsgiver er etablert. Attest som angitt skal ikke være eldre enn 6-seks-måneder regnet i forhold til tilbudsfrist. Dokument 3, skatteattest, skal fremlegges: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av offentlige avgifter (merverdiavgift i Norge) så vel i det land - tilbyder er etablert - oppdragsgiver er etablert. Attest som angitt skal ikke være eldre enn 6-seks-måneder regnet i forhold til tilbudsfrist. I enkelte tilfeller utstedes fellesattest samlet omfattende kemnerattest og skatteattest. Dokument 4, oversikt over faglige kvalifikasjoner, personell mv, skal fremlegges: Som grunnlag for å bedømme tilbyders faglige kvalifikasjoner med tanke på evne til å gjennomføre kontrakten ved evt tildeling skal fremlegges oversikt over akademiske og faglige kvalifikasjoner som - ledelsen innehar - tilbyders representant overfor oppdragsgiver ved gjennomføring av oppdraget - stedfortreder for tilbyders representant - antall ansatte for øvrig fordelt på fagområder.i de siste 3-tre-år videre: - oversikt over teknisk personell eller tekniske avdelinger tilbyder rår over, enten de tilhører foretaket selv eller andre, samt de som har ansvar for kvalitetskontroll Dokument 5, kvalitetssikring og sertifikater, skal fremlegges: Her skal gis en kortfattet oversikt over tilbyders kvalitetsstyringssystem. Oppdragsgiver kan kreve ytterligere dokumentasjon, herunder innsyn i systemet, og skal ha mulighet for å utføre kvalitetskontroll på stedet. Dokument 6, HMS-egenerklæring, skal fremlegges: Erklæring undertegnet av tilbyder og representant for ansatte som bekrefter at leverandør oppfyller, eller vil ved tildeling av kontrakt, oppfylle gjeldende krav til helse, miljø og sikkerhet. I tillegg skal tilbyder vise til eget fullverdig HMS-system ved fremlegging av innholdsfortegnelse og siste revisjonsdato for dette. Dokument 7, referanseliste, skal fremlegges: Referanselisten skal angi avsluttede eller pågående leveranser av tilsvarende arbeider som beskrevet i dette tilbudsgrunnlaget, og for perioden 2011-2015.
Listen skal angi prosjekttype, verdi, tidspunkt for ferdigstillelse, og om oppdragsgiver er offentlig eller privat, samt kontaktperson hos kunde. Dokument 8, leverandører og samarbeidsparter, skal oppgis: Tilbyder skal angi hvilke deler av oppdraget han lar underleverandører utføre, hvilke fagområder dette gjelder og at tilhørende kompetansekrav er dekket, for øvrig forventes det at disse følger minimum samme norm vedrørende HMS som hovedleverandør. Tilbyder skal avgi erklæring om at han forplikter seg til kun å benytte leverandører og samarbeidsparter som har innfridd sine forpliktelser om betaling av arbeidsgiveravgift, skatter og offentlige avgifter, jfr. ovennevnte vedlegg 3 og 4. Dersom underleverandører/samarbeidsparter ikke er fastlagt ved kontraktsslutning eller endres under utførelse av kontrakten, og oppdragsgiver senere konstaterer brudd på denne plikten, har oppdragsgiver rett til å kreve at tilbyder erstatter vedkommende leverandør eller samarbeidspart med en som oppfyller kravene. Dersom oppdragsgiver benytter seg av denne rett, påtar oppdragsgiver seg ikke noe erstatnings- eller annet økonomisk ansvar overfor tilbyder eller dennes leverandør eller samarbeidspart. Dokument 9, Klausul for å forhindre sosial dumping og sikre arbeidstagernes rettigheter Overordnede og strategiske mål: Arendal Eiendom KF har nulltoleranse for sosial dumping og øvrige brudd på arbeidslivets regler. Det forutsettes at virksomheter som inngår avtaler med eiendomsforetaket skal følge eksisterende regelverk på dette området, samt retningslinjer vedtatt i foretakets styre. Retningslinjer: 1. Arbeidet skal utføres av avtalepart og dennes ansatte i tjenesteforhold, eller av på forhånd avtalte underentreprenører og deres ansatte. Avtalepart skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. 2. Eventuell bruk av innleid arbeidskraft skal være avtalt med byggherren. Innleie skal gjøres i samsvar med arbeidsmiljøloven, og det skal dokumenteres at innleid arbeidskraft har ordnede lønns- og arbeidsvilkår. 3. Norsk er hovedspråk på byggeplassen, både skriftlig og muntlig. Personer som har ledende funksjoner på byggeplassen skal beherske norsk. Alle bedrifter på arbeidsplassen skal til enhver tid ha minst en person tilstede med gode norskkunnskaper. 4. Alle arbeidstakere på byggeplassen skal ha kunnskap om og forstå sikkerhetsopplæring, sikkerhetsinstrukser, bruksanvisninger, varselskilt m.v. Dersom det er arbeidstakere på byggeplassen som ikke forstår norsk er det avtaleparts ansvar at disse får sikkerhetsinstruksjoner på et språk de forstår. 5. Avtalepart og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet skal være godkjente og aktive lærlingebedrifter. 6. Avtale om underentreprise med enkeltpersonforetak skal avtales med byggherren. 7. Byggherren tillater ikke mer enn tre ledd i kontraktskjeden. 9. Ansatte skal ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn vilkårene som er fastsatt i tariffavtale for tilsvarende arbeider innenfor den aktuelle bransje. Dette gjelder også innleid arbeidskraft. 10. Avtalepart skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkårene til de ansatte som medvirker til kontraktsoppfyllelsen. 11. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstakere skal utbetales til konto i bank. Avtalepraten skal legge til rette for at byggherren skal kunne følge pengestrømmen ut til de ansatte. 12. Avtalepart skal dokumentere at halvparten eller minst dette av de ansatte som bidrar til å oppfylle kontrakten (også evt. innleide), er faglærte innenfor sitt fagområde. Med faglærte forstås fagbrev eller minst tilsvarende formell utdanning. 13. Alle firma i kontraktskjeden skal gi byggherren fullmakt til å innhente relevante skatteopplysninger (SKAVskjema) fra Skatteetaten, både før kontraktsinngåelse og i hele kontraktsperioden. 14. Det skal være personkontroll på byggeplassen og ved inn og utpasseringer samt at byggeplassen skal ha tilstrekkelig områdesikring godkjent av byggherren. Det kan gjøres unntak fra denne bestemmelsen dersom byggherren vurderer at dette ikke er nødvendig. Byggherre skal gis tilgang til system for adgangskontroll. 15. Alle arbeidstakere skal bære synlig HMS-kort.
Oppfølging og sanksjoner ved brudd på retningslinjene: 16. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom avtalepart selv eller noen av hans kontraktsmedhjelpere anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. 17. Nivå for dagmulkten skal settes minst så høy som forventet gevinst ved regelbruddet er for avtalepart samt byggherres kostnader ved oppfølgingen. 18. Ved konstatert alvorlige brudd på ovennevnte bestemmelse, og avtalepart ikke har retten feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. Slike brudd kan også medføre karantenetid for 2 år for inngåelse av avtaler med Arendal Eiendom KF. 19. Avtalepart plikter å sørge for at tilsvarende bestemmelser (pkt. 1-19) inntas i kontrakter med underentreprenører. I tariffavtalebedrifter er alle punktene å anse som dokumentert forutsatt at det legges ved en bekreftelse fra Hovedorganisasjonene på inngått gyldig tariffavtale. I tillegg må det legges ved kopi av en ikke mer enn 1 måned gammel undertegnet bekreftelse fra klubbleder og bedriftens leder på at all denne dokumentasjonen finnes i bedriften og ikke er dårligere enn tariffavtalens bestemmelser. Kravet til dokumentasjon er begrenset til de ansatte hos leverandøren og deres eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Dokumentasjonen kan gjerne omfatte alle ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører i tilfelle behov for vikarer. Dokument 10, opplysninger om tilbyders økonomiske soliditet, skal fremlegges: Som grunnlag for å bedømme tilbyders økonomiske evne til å gjennomføre kontrakten ved evt tildeling skal fremlegges: - navn på fast bankforbindelse/kredittinstitusjon - navn på tilbyders revisjonsfirma - oversikt over omsetning de 3-fire-siste regnskapsår, herunder fordelt pr ansatt - oversikt over overskudd/underskudd de 3-fire-siste regnskapsår - erklæring som viser at tilbyder har tilgang til kapital for nødvendig gjennomføring av evt tildelt kontrakt, herunder at likviditet er tilfredsstillende Dokument 11, oppgaveforståelse, skal fremlegges: I dette dokument skal tilbyder beskrive sin forståelse av oppgavens innhold og målsetting, sammen med hvordan oppgaven tenkes løst med tilhørende bemanning. Dokument 12, ansvarsforsikring, skal fremlegges: Attest som viser tilbyders forsikringskontakt, og at forsikringen er gjeldende. IV. BEDØMMING AV KVALIFIKASJONSOPPLYSNINGENE: Dokument Nr Poengramme P Sum poeng NxP 1 0-1 0=ikke levert, 1=levert 2 0-1 0=ikke levert, 1=levert 3 0-1 0=ikke levert, 1=levert 4 0-1 0=ikke levert, 1=levert 5 0-1 0=ikke levert, 1=levert 6 0-1 0=ikke levert, 1=levert 7 0-1 0=ikke levert, 1=levert 8 0-1 0=ikke levert, 1=levert 9 0-1 0=ikke levert, 1=levert 10 0-1 0=ikke levert, 1=levert 11 0-1 0=ikke levert, 1=levert 12 0-1 0=ikke levert, 1=levert Merknad
NB: Kvalifikasjonsbedømmingen gjennomføres ikke dersom det er slike mangler ved tilbudet at det skal/kan avvises i samsvar med punktenevii.8 V. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDETS ØKONOMISKE DEL: For alle tiltak skal pris oppgis i samsvar med nedenstående: Pris A: Hele tiltaket, beskrevet og det som er nødvendig følge av pågående arbeider og aktuelt lov og forskriftsverk. ( kjøring / reise, telefon, telefaks, intern plotting, kopiering etc skal være inkludert i kontrakt ) Pris B: Timepriser for aktuelle medarbeidere i prosjektet. ( eventuelle underleverandører og konsulenter skal oppgis, se også pkt. III pkt 8) ( kjøring / reise, telefon, telefaks, intern plotting, kopiering etc skal være inkludert i kontrakt ) Tillegg til A og B: Utgifter til bestilte arbeider og leveranser utover først avtalt. Generelt: Alle priser skal oppgis ekskl. mva. Prisene leveres på vedlagt tilbudsskjema. Tilbyder må beskrive sine krav til tillegg dersom prosjektinnhold endres vesentlig. Alle forbehold som har betydning for bedømming av den økonomiske del av tilbudet må beskrives. Tilbudte priser skal omfatte alle arbeider, leveranser, lovpålagte avgifter og prosjektering. Se og XII for oppsettet av tilbudet. VI. KRAV TIL UTFORMING AV KOMPLETT TILBUD: For at tilbud skal anses som komplett skal det inneholde følgende dokumenter: Tilbudsbrev: Tilbudsbrev skal være undertegnet av tilbyder, og inneholde følgende opplysninger: - Tilbyders navn, adresse og organisasjonsnummer - Evt. forbehold - Oversikt over vedlegg. Vedlegg: - Alle dokumenter som er angitt under punkt III. - Tilbudets økonomiske del i samsvar med punkt V. VII. GENERELLE TILBUDSREGLER: VII.1 Tilbudets utforming og innhold: For at tilbud skal anses komplett skal følgende dokumenter foreligge slik som beskrevet i pkt VI. Tilbudsdokumentene skal leveres samlet, i nøytral og lukket innpakning, og merket Moltemyr Kunstgressbane. Tilbudsbrev samt vedleggene 2-14 er untatt fra offentlighet med hjemmel i Offentlighetslovens 6-a. VII.2 Deltilbud og andre tilbudsformer:
Tilbud skal foreligge i samsvar med nærværende dokument og omfatte de beskrevne dokumenter. Telegram, teleks, telefax, diskett, mail eller lignende, godtas ikke som tilbud. VII.3 Frist for levering av tilbud: Tilbud anses rettidig levert når det foreligger hos oppdragsgiver senest til følgende tid og sted: Tidspunktt:25.03.16 kl 12:00 Sted: Rådhusgaten 10,4836 Arendal. Mottatt konvolutt/pakke stemples for godkjent levering. VII.4 Vedståelse av tilbud: Tilbud skal vedstås i 60 dager regnet fra tilbudsfrist, jfr VII.3 VII.5 Tilbakekall/endring: Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal foreligge hos oppdragsgiver innen angitt tilbudsfrist. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyder ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud. VII.6 Mottagelse og oppbevaring av tilbud: Innkomne tilbud påføres dato og tidspunkt for mottagelsen, og oppbevares uåpnet til tilbudsfristens utløp. Tilbud som innleveres umerket eller mangelfullt merket, kan bli åpnet ved kommunens postrutiner. Slike tilbud vil umiddelbart bli forseglet og påført grunnen, herunder dato og tidspunkt, og kan ved senere tilbudsbehandling bli forkastet. VII.7 Åpning av tilbud: Rettidig mottatte tilbud åpnes ved utløp av tilbudsfristen, og på samme sted som leveringsadresse. Tilbydere kan være tilstede under åpning av tilbudene. Det vil ikke bli oppgitt priser under åpningen pga forhandling. VII.8 Avvisning av tilbud: Tilbud skal anvises når: - det ikke er rettidig avgitt - det inneholder forbehold mot grunnleggende elementer i tilbudsgrunnlaget - det ikke inneholder opplysninger om pris eller andre forutsetninger som har vesentlig betydning for bedømming av tilbudet Tilbud kan avvises når: - vedlegg til tilbudsbrevet ikke foreligger - vedleggene til tilbudsbrevet har mangelfulle opplysninger for bedømmelse av tilbyders mulighet til å oppfylle de fastsatte krav til teknisk og økonomisk status. VII.9 Retur av tilbud: Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. VIII. FORKASTING AV TILBUD: Oppdragsgiver har fri adgang til å forhandle med hvilket som helst av de ikke avviste tilbud, og til å forkaste samtlige. Når samtlige tilbud forkastes skal oppdragsgiver uten ugrunnet opphold gi tilbyderne melding om dette. IX. VALG AV TILBUD: Verdivurdering etter pris (både timepriser og fastpriser) skal beregnes lineært. Laveste pris skal gis 100% av poengpotten. Man kan vurdere fra sak til sak hvor bratt linje skal være. F.eks vil en bratt linje gi en bedre premiering av lav pris. Men en slak linje vil betydningen av pris bli mindre (man er da villig til å vekte andre kvaliteter høyere). Man kan også sette et tak på hvor høy % over billigste tilbud som er poeng givende. F.eks kan man si at er man over 40% av laveste pris får man 0 poeng. Da vil laveste pris får 100% av poengpotten. En pris som er 38% over laveste pris får 62% av poengpotten. Og en pris som er 42% over laveste pris er over grensen på 40% og får 0% av poengpotten.
Verdivurdering etter pris er slik at endelig poengverdi for pris = poeng fastpris + poeng timepris /2= inntil 30 poeng Verdivurdering etter kapittel IX Nr. N P NxP 1 2 1-3 Inntil 6p 1=tilfredsstillende, 2= god, 3= meget god 2 4 1-5 Inntil 20p 1=tilfredsstillende, 5= meget god IX.1 Tildelingskriterier: - Oppgitt priser. - Forbehold Kriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge. X. INNGÅELSE AV AVTALE/FORHANDLINGER: Oppdragsgiver vil foreta en innledende gjennomgang som skal avklare om gitte tilbud er tilfredsstillende dokumentert og at relevante opplysninger foreligger. Jfr pkt VI.1. Etter at valg er foretatt vil aktuell tilbyder bli innkalt til kontraktsmøte, og kontrakt sluttes på bakgrunn av tilbudsgrunnlags bestemmelser og valgt tilbud. Krav fra oppdragsgiver som fremsettes med henvisning til gjeldende lover, regler og for å sikre nødvendig godkjenning utløser ikke økonomisk kompensasjon overfor tilbyder i forhold til tilbudte priser. XI. KONTRAKTSVILKÅR: I tillegg til nødvendige formelle formuleringer og dokumenthenvisninger mv vil følgende spesielle kontraktsbestemmelser bli medtatt: Ad. Garanti for oppfyllelse av leveransen: Leverandør skal stille garanti i samsvar med NS Ad. Dagmulkt: Forsinkelse i forhold til avtalt fremdriftsplan belegges med dagmulkt på 2/1000-deler av beregnet kontraktsverdi. Dagmulkt beregnes pr virkedag. XII: PROSJEKTOMFANG: Som grunnlag for de priser tilbyder oppgir i samsvar med pkt V skal benyttes: Beskrivelse i vedlegg 1, mulighetsstudie med tegninger i vedlegg 2 og presiseringer etter befaring (vedlegg 3) er grunnlaget for prissetting. Tilbudet skal inneholde begge tiltakene, men det skal fremkomme økonomisk konsekvens av å ikke gjennomføre sekundæroppgave. XIII. VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET: Ytterligere dokumenter ettersendes: For Arendal Eiendom KF Ida K Steffensen