FORORD Spørsmålet om hva som kjennetegner dyktige medarbeidere, har mange svar. Noen av svarene dreier seg om kjennetegn ved den enkelte medarbeider. Andre svar dreier seg om virksomheten og hvordan den rekrutterer og forvalter de medarbeiderne den har. Den dyktige medarbeider er en temabok som presenterer og drøfter viktige sider ved det å være medarbeider i dagens arbeidsliv og ved det å rekruttere og behandle ansatte på en god måte. Boken er en frittstående fortsettelse av Det gode arbeidsmiljø: Krav og utfordringer (2000) og Ledelse på godt og vondt: Effektivitet og trivsel (2002). Til sammen utgjør disse bøkene en viktig ressurs for studenter innen arbeidspsykologi og organisasjonsfag. De vil også være meget nyttige for ledere, konsulenter, tillitsvalgte, ansatte innen helse, miljø og sikkerhet, og for lærere innen universitets- og høyskolesektoren. Bøkene presenterer, samlet og enkeltvis, et vidt spekter av aktuelle temaer og problemstillinger i dagens norske arbeidsliv med utgangspunkt i fagfeltet arbeids- og organisasjonspsykologi. I Den dyktige medarbeider fokuseres det på enkeltindividet i organisasjonen. Boken retter seg dermed mot temaer innenfor det vi kan kalle personalpsykologi. Den fokuserer på individets forutsetninger for rollen som medarbeider og på virksomhetens håndtering av den enkelte medarbeider. Personalpsykologien og denne boken har som utgangspunkt at arbeidslivet er en av de viktigste arenaer for det moderne mennesket når det gjelder å utvikle seg som menneske, og når det gjelder å skape seg en meningsfull tilværelse. Samtidig bygger faget og boken på erkjennelsen av at den enkelte medarbeider er en av de viktigste forutsetningene for verdiskapning i dagens arbeidsliv. I dette ligget det også at ineffektive og destruktive medarbeidere kan koste virksomheten dyrt, på samme måte som arbeidsplassen kan utsette individet for farer, påkjenninger og sykdomsfremkallende forhold. Spørsmål som må besvares i denne sammenheng, er hva ansatte og arbeidsgivere med rimelighet kan forvente av hverandre i vår tid. Hva må en arbeidstaker yte for å bli regnet som en dyktig medarbeider av sine overordnede? Hvordan kan en organisasjon vite at man har skaffet seg en medarbeider som vil kunne være en viktig ressurs for virksomheten? Hva må organisasjonen stille opp med for at arbeidstakeren skal kunne forventes å være en lojal og effektiv medarbeider? Denne boken gir forhåpentligvis noen viktige svar på disse og andre spørsmål om hva som er gode medarbeidere, og hva som kreves av virksomheter som skal rekruttere, utvikle og beholde gode medarbeidere. Gjennom til sammen 20 faglige bidrag gir boken en innføring i en lang rekke temaer knyttet til hva som kjennetegner dyktige medarbeidere, og hvordan dagens virksomheter best kan ivareta den enkelte ansatte. Boken er skrevet av ledende norske og skandinaviske fagfolk på området og viser derfor også hvordan vi i Norge og Skandinavia kan og bør tenke om disse spørsmålene. Tematisk er boken delt opp i tre hoveddeler: «Individets forutsetninger», «Individet i organisasjonen» og «Personalledelse». 3
DEN DYKTIGE MEDARBEIDER 4 I første del drøftes noen grunnleggende forutsetninger hos den enkelte for rollen som medarbeider. I kapittelet «Persepsjon og kommunikasjon: De basale mekanismer for menneskets fungering» «Hva kjennetegner dyktige medarbeidere?» presenterer Roald Bjørklund kunnskaper om arbeidstakeres forutsetninger for å oppleve og vurdere sine omgivelser i arbeidssammenheng og hvilke konsekvenser egenskaper ved den menneskelige persepsjon kan ha i arbeidslivet. Deretter drøftes sentrale aspekter ved den daglige kommunikasjon på arbeidsplassen og hvilke krav en kan stille til gode samtalepartnere og gode lyttere. Bjørn Helge Johnsen og Ståle Pallesen tar i neste kapittel for seg spørsmålet om «Personlighetens rolle i arbeidslivet». I dette kapittelet defineres begrepet personlighet, og det redegjøres for sentrale teoretiske perspektiv på fenomenet personlighet. Videre presenterer forfatterne noen måter en kan måle personlighet på, og de gir eksempler på hvordan vår personlighet kan ha innflytelse på atferd og ytelse på arbeidsarenaen. Hvorfor lærer noen mennesker lettere og mer enn andre? I kapitlet «Man lærer i alle aldrer» drøfter Terje Manger læring som en livslang prosess. Kapittelet tar utgangspunkt i fire generelle spørsmål, nemlig: Hvilken rolle spiller evner for læring? Hva får en medarbeider til å ønske å lære? Hvordan påvirker medarbeiderens selvoppfatning læring? Hvilken fremgangsmåte eller læringsstrategi øker den enkelte medarbeiders utbytte av læring? I neste kapittel med tittelen «Lederens og medarbeiderens største utfordring: Å fatte gode beslutninger» hevder Therese Kobbeltvedt og Wibecke Brun for sin del at beslutningstaking kanskje er den viktigste oppgaven til både ledere og mange medarbeidere. I siste instans er det gjerne kvaliteten på våre beslutninger og vår evne til å vurdere saksforhold og ta valg på bakgrunn av tilgjengelig informasjon som legges til grunn når noen evaluerer arbeidet vårt. I deres kapittel om beslutningstaking fokuseres de tankemessige eller kognitive forutsetningene for beslutninger og valg. Kobbeltvedt og Brun diskuterer kvaliteten på menneskets beslutningstaking og belyser noen områder der folk flest har lett for å gjøre feil, f.eks. ved bedømminger under usikkerhet eller i risikofylte situasjoner. Forfatterne kommer også med konkrete råd for den som ønsker å forbedre sine egne og andres beslutninger i jobbsammenheng. Til slutt i denne delen drøfter Leif Edvard Aarø i kapittelet «Motivasjon i arbeidslivet: Et behovsteoretisk perspektiv» hvilke behov som motiverer medarbeidere for innsats i jobben. Det er åpenbart at det å tjene penger er en viktig grunn til å ha en jobb. Aarø viser imidlertid hvordan et slikt økonomisk perspektiv på motivasjon ikke fanger opp de essensielt menneskelige sidene ved arbeidsmotivasjon. Forfatteren ser nærmere på problemstillingen: Hvordan kan vi best beskrive menneskers grunnleggende behov, og hvilke konsekvenser har disse behovene for hvordan arbeid bør organiseres og legges til rette? At mennesker har et sett av basale fysiske og kroppslige behov, er vel ganske selvfølgelig og trivielt. I dette kapittelet drøfter Aarø hvorvidt det også eksisterer grunnleggende sosiale behov hos arbeidstakere, og hvilke behov dette i så fall dreier seg om. I bokens andre del, «Individet i organisasjonen», inngår syv kapitler som alle tar opp ulike sider ved det å være ansatt i en virksomhet. I det første kapittelet med tittelen «Den dyktige medarbeider: Høy kompetanse eller bare velvilje?» drøfter redaktørene spørsmålet om hva som kjennetegner dyktige medarbeidere. Vi tar her utgangspunkt i to
FORORD begreper, nemlig begrepet kompetanse og begrepet ekstraordinær organisasjonsatferd, eller på engelsk: «organizational citizenship behaviors». Videre stiller vi spørsmål om ikke etisk bevissthet og helsefremmende atferd også er kjennetegn ved dyktig medarbeidskap. Oppsummert beskriver vi en dyktig medarbeider som en arbeidstaker med høy kompetanse og ekspertise på sitt fagområde, som viser atferd utover det som strengt tatt kan forventes av arbeidsgiver, som holder høy etisk standard både for selv og for virksomheten, og som tar vare på egen og andres helse slik at man kan forbli en dyktig medarbeider gjennom et helt yrkesliv. De fleste undersøkelser viser at arbeidstakere flest trives godt i sin jobb. I neste kapittel drøfter Stig Berge Matthiesen derfor spørsmålet «Hvorfor trives vi så godt?». Tusenvis av vitenskapelige arbeider har fokusert på begrepet jobbtilfredshet, hva det er, og hvordan det oppstår. I dette kapittelet oppsummerer Stig Berge Matthiesen denne litteraturen. Først gis en historisk introduksjon til forskningsfeltet. Deretter blir ulike definisjoner og forståelsesperspektiv drøftet, ikke minst ser Matthiesen på spørsmålet om hvilken betydning personligheten har for trivsel på jobben. I kapittelet «Etikk og verdivalg i arbeidslivet» tar Einar Marnburg opp viktige spørsmål rundt moral og etikk blant ledere og medarbeidere. Som ansatt og som medarbeider og kollega vil man møte en rekke etiske dilemmaer på jobb som man må ta stilling til. Man må også ha personlig mot og styrke til å handle i slike saker, og man må ta konsekvensene av sine handlinger. Kapittelet drøfter forutsetninger for at medarbeidere oppdager og tar stilling til etiske dilemmaer, hvordan medarbeidere kan resonnere og faktisk resonnerer rundt etiske dilemmaer, hvilke verdier medarbeidere og ledere kan vektlegge, og hvilke faktorer som avgjør om man faktisk handler i tråd med egen etiske overbevisning. Fra slutten av 1990-tallet har vi i Norge hatt en stor debatt om spørsmål knyttet til alder og arbeid. Viktige spørsmål i denne forbindelse er hvorvidt det er riktig at arbeidsevne og helse avtar med økende alder, og eller hvorvidt kvalifikasjoner og kompetanse utvikler og bedrer seg som funksjon av alder og erfaring. I sistnevnte tilfelle er eldre arbeidstakere en verdifull ressurs i arbeidslivet. I kapittelet «Alder og aldring: Seniorledelse som organisatorisk utfordring» gjennomgår Reidar J. Mykletun hva vi vet om slike spørsmål, dels bygd på norske forskningsresultater og norske data og dels på internasjonal forskning. Mykletun tar også opp spørsmål om hvordan vi opplever både andres og egen alder (hvor gammel oppleves du egentlig som når du er femti?), og hva opplevd alder kan ha å si for arbeidsplassen og arbeidstakeren. Videre drøftes holdninger til alder i arbeidslivet og hvordan virksomheter kan og bør forholde seg til det faktum at arbeidsstokken har en stadig økende alder. I kapittelet «Den destruktive medarbeider: Utro tjener og notorisk unnasluntrer?» drøfter redaktørene sammen med Bjørn Inge Raknes og Morten B. Nielsen hva som kjennetegner destruktive medarbeidere, og hva som forårsaker slik atferd. I dette kapittelet drøftes også hvorvidt varslere kan ses på som en konstruktiv eller destruktiv medarbeider. I arbeidslivet fokuseres det gjerne på personlighetsfaktorer når destruktiv atferd på arbeidsplassen skal forklares. Kapittelet ser først på hva forskning og teori sier om slike forklaringer, for deretter å presentere et alternativt perspektiv, nemlig rolleperspektivet. Dette perspektivet ser destruktiv atferd som et resultat av opplevde forventninger og opplevd tillatelse fra andre i arbeidsmil- 5
DEN DYKTIGE MEDARBEIDER 6 jøet som en viktig årsak til slik atferd. Rolleperspektivet gjennomgås enda grundigere i kapittelet «Roller: Organisasjonens skuespill», skrevet av Tor-Johan Ekeland. I dette kapittelet presenterer Ekeland rolleteori som et nyttig analytisk verktøy for å forstå, forklare, forutsi og endre egen og andres atferd i arbeidslivet. Som faglig begrep er «sosial rolle» knyttet til teoritradisjoner som har hatt en stor og gjennomgripende betydning for selve utviklingen av fagene sosiologi og sosialpsykologi, og dermed også for arbeidsog organisasjonspsykologien. Utgangspunktet for dette kapittelet er at mennesket er et sosialt vesen hvis atferd bare kan forstås i lys av hvordan det relaterer seg til andre sosiale aktører (dvs. andre mennesker og grupper) i ulike formelle eller uformelle sammenhenger. Vi er i stor grad de vi er, i kraft av vår samhandling med andre og hvordan de opptrer, og i kraft av de sosiale strukturer vi skaper sammen, f.eks. på en arbeidsplass. Dette temaet drøftes også i Anders Skogstads kapittel «Den psykologiske kontrakt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver». Begrepet «psykologisk kontrakt» beskriver nettopp de krav og forventninger som gjør seg gjeldende mellom arbeidstakere og arbeidsgivere og mellom ulike rolleinnehavere i en virksomhet. Forfatteren presenterer begrepet «psykologisk kontrakt» som en måte å analysere det gjensidige forhold mellom partene i virksomheten på. Forskjellige typer kontrakter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker presenteres, og Skogstad drøfter avslutningsvis hvorvidt dagens arbeidsliv er preget av store endringer i de psykologiske kontraktene som opprettes mellom arbeidsgivere, ledere og ansatte. Bokens tredje del inneholder åtte kapitler om hvordan ledere og virksomheter kan og bør forholde seg til den enkelte medarbeider. I det første kapittelet, kalt «Sosialisering av unge til arbeidslivet», drøfter Åse Helene Bakkevig Dagsland og Ståle Einarsen viktige sider ved det å gå fra å være skoleelev og student til å bli et fullverdig medlem av arbeidslivet og en gitt organisasjon. Med utgangspunkt i begrepet sosialisering ser de først på hvordan barn og ungdom blir forberedt til arbeidslivet gjennom hjem og skole. Deretter drøfter de hva den unge skal lære i sitt møte med arbeidslivet, og hvordan unge kan og bør bli mottatt som nye medarbeidere i en virksomhet. Kunnskap og bevisstgjøring omkring hvordan unge forberedes til og ivaretas i sine første møter med arbeidslivet, er av stor viktighet både for representanter for skole og utdanning, for den enkelte virksomhet og dens ledere, og for den enkelte ungdom og hans eller hennes familie. Dette leder så videre til spørsmålet om hvordan en virksomhet skal gå fram når man ønsker å tilsette nye medarbeidere. I kapittelet «Rekruttering» gir Øyvind Martinsen en oversikt over ulike utfordringer og problemstillinger man står overfor når man skal rekruttere medarbeidere. Rekrutteringsjobben er såpass kompleks at man faktisk er på et av de mest krevende områdene av organisasjonspsykologien, hvor kunnskaper om organisasjoner, arbeidsoppgaver, individer og seleksjonsmetodikk må kombineres. Kapittelet drøfter først ulike sider ved å utarbeide en god jobbanalyse. En rekke ulike metoder for å vurdere søkere gjennomgås av Martinsen, som også gir oss en god oversikt over hva man vet om de ulike metodenes gyldighet, herunder metoder som testing og intervju. Gode medarbeidere skal også lønnes og belønnes rettferdig og på en slik måte at virksomheten sikrer høy innsatsvilje. I kapittelet «Lønn, belønning og innsatsvilje» drøf-
FORORD ter Willy Haukedal hvilken innflytelse lønn og belønning har på ansattes innsatsvilje og arbeidsmotivasjon. Videre drøfter han hvordan en virksomhets incentivsystem må tilrettelegges dersom man skal kunne forvente at belønning i neste omgang sikrer god innsats. Haukedal drøfter i denne forbindelse en rekke myter om forholdet mellom lønn og motivasjon. Per Øystein Saksvik og Kjell Nytrø tar opp hvordan virksomhetene kan forhindre og håndtere belastninger som oppstår på arbeidsplassen. I kapittelet «Hvordan virksomheter kan forebygge og håndtere belastninger på arbeidsplassen» beskriver de to forfatterne en rekke mulige forebyggende tiltak i organisasjoner. De gjennomgår også hva evalueringer av ulike typer tiltak har vist med tanke på deres effektivitet. Saksvik og Nytrø beskriver videre en rekke organisatoriske forutsetninger for at tiltak mot stress i det hele tatt skal kunne virke. Deres oppsummering av hva som må til for at tiltak skal virke, er viktig lesning for alle som har ansvar for forbedringer i arbeidslivet. I neste kapittel tar Jarle Eid for seg tiltak i forbindelse med ulykker og død i virksomheter. Uansett årsak eller omstendigheter, vil dødsfall i forbindelse med arbeid eller en alvorlig arbeidsulykke alltid oppleves som unødvendig og meningsløs, noe som i mange tilfeller også kan utløse betydelig frykt, frustrasjon og sinne hos de overlevende. I kapittelet «Når medarbeidere rammes: Personal omsorg ved ulykker og dødsfall i virksomheten» tar Eid utgangspunkt i ulike typer av kritiske hendelser som kan ramme arbeidstakere, og redegjør for typiske psykiske traumer og stressreaksjoner som kan komme i etterkant av slike hendelser. Eid drøfter inngående hvilke psykososiale og praktiske tiltak som kan og bør iverksettes ved slike hendelser. Ved slike alvorlige hendelser viser ofte virksomheten sitt sanne ansikt når det gjelder hvilken omsorg den har for sine medarbeidere. Virksomhetens sanne ansikt drøftes også av Jan Forslin i kapittelet «Den viktigste ressursen». Forslin er her opptatt av hvilket menneskesyn som preger og har preget både faget personalpsykologi og den praktiske hverdag ute i virksomhetene. Særlig hevder Forslin at vårt arbeidsliv lenge har vært preget av et meget negativt syn på de ansatte, et syn som i neste omgang fører til en lite hensiktsmessig personalpolitikk og behandling av medarbeidere. Han viser hvordan hver tidsepoke utvikler sine egne antagelser om mennesket i arbeid med ditto tilhørende praksis i personalspørsmål, og konkluderer med at også vår tid må utvikle et syn på mennesket som er konstruktivt både for den enkelte medarbeiders utvikling og trivsel og for virksomhetenes behov for innsatsvillig arbeidskraft. Et annet klassisk tema innen personalpsykologien er karriere og karriererådgivning. I kapittelet «Karriereutvikling» drøfter Henrik Holt Larsen begrepet karriere i forhold til dagens arbeidsliv. Han stiller her spørsmål om det tradisjonelle synet på karriere som det å gradvis stige mot mer ansvarsfulle og interessante stillinger innenfor en og samme virksomhet eller bransje lenger er dekkende for det som skjer i folks arbeidsliv. Bokens siste kapittel heter «Medarbeidersamtaler: hva er det og hjelper det?» og er skrevet av Aslaug Mikkelsen. I dette kapittelet drøftes et meget utbredt tiltak både for utvikling av medarbeidere, for håndtering av arbeidsmiljøspørsmål og for planlegging av medarbeideres videre karriere. En medarbeidersamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utviklings- og planleggingssamtale mellom leder og medarbeider én gang per år 7
DEN DYKTIGE MEDARBEIDER eller oftere. Mikkelsen viser når og hvordan denne arbeidsmetodikken ble innarbeidet i det norske arbeidslivet. Hun drøfter også hva som er de mest vanlige fallgruvene ved innføring av slike samtaler, og hva som skal til for å få til gode medarbeidersamtaler. Samlet mener vi disse kapitlene gir et oversiktlig og godt bidrag til spørsmålene om hva som kjennetegner gode medarbeidere, og hva som kjennetegner profesjonelle virksomheter når det gjelder det å behandle medarbeidere på en god måte. Boken har mange viktige og dyktige bidragsytere som på hver sine felt er blant våre fremste fagfolk på området. Vi er derfor takknemlige og stolte over at de valgte å delta i dette bokprosjektet. Forfatterne har lagt ned et stort arbeid for å gi sine bidrag en form og et innhold som passer bokens og bokseriens helhetlige preg. Vi skylder hver og en av dem stor takk. Vi ønsker også å takke redaktør professor Kjell Raaheim i Fagbokforlaget for god kvalitetssikring og forlegger Arno Vigmostad og hans stab i Fagbokforlaget for entusiasme, tålmodighet, og praktisk hjelp i arbeidet med denne boken. Bergen, januar 2005 Ståle Einarsen Anders Skogstad 8