Hattfjelldal kommune Møtebok for Formannskapet Møtedato: 02.11.2016 Møtested: Møterom Røsvatn Møtetid: Kl. 09:00-14:00 Følgende medlem møtte Asgeir Almås Lisbeth Krutnes Trine Bolstad Harald Lie Malin Torgersen Parti AP AP HBL SP SP Andre som møtte: Mona V. Larsen Stian Skjærvik Møtenotater: Gjennomgang Budsjett 2017. Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 063/16 Samlesak for referatsaker 064/16 Hedersbevis for folkevalgte 065/16 Bruk av kulturstua til fysisk aktivitet Underskrifter:
Hattfjelldal kommune ArkivKode: FE - 033 Arkivsak: JournalpostID: 16/7975 Saksbehandler: Mona V. Larsen Dato: 26.10.2016 Samlesak for referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 02.11.2016 063/16 Referater/meldinger tas til orientering. Formannskapet 02.11.2016: Møtebehandling: Referater/meldinger tas til orientering. FS- 063/16 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Side 2
Underliggende saker: 039/16, Forvarsel konstituerende møte i bedriftsforsamlingen HK 2017 040/16, Krutåga, Mølnhusbekken og Bjørkåselva kraftverker og tilhørende 132 kv nettilknytning - høring 041/16, Referat fra Eiermøte Helgeland Kraft den 23.09.16 042/16, Signerte reviderte tjenesteavtaler mellom kommunene og Helgelandssykehuset 043/16, Statsbudsjettet 2017 044/16, Bekreftelse på registrering hos Nasjonal kommunikasjonsmyndighet 045/16, Utkast til saksframlegg og kopi av referatsak lagt fram for kommunestyret i Rana Side 3
Hattfjelldal kommune ArkivKode: FE - 455 Arkivsak: JournalpostID: 16/7717 Saksbehandler: Mona V. Larsen Dato: 14.10.2016 Hedersbevis for folkevalgte Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 02.11.2016 064/16 Ordførers innstilling Hattfjelldal kommune søker om KS-hedersbevis til Asgeir Almås. Formannskapet 02.11.2016: Møtebehandling: Asgeir Almås ønsker sin habilitet vurdert. Han erklæres inhabil etter forvaltningsloven 6 første ledd, og forlot møtet. Det var ikke innkalt vararepresentant. Ordførers innstilling enstemmig vedtatt. FS- 064/16 Vedtak: Hattfjelldal kommune søker om KS-hedersbevis til Asgeir Almås. Side 4
Habilitet: Ingen kjent inhabilitet. Oppsummering av saken: Kommunenes Sentralforbund (KS) har i mange år delt ut hedersbevis til folkevalgte og tilsatte i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: Hovedpunktene i vedtektene er: Medaljen kan tildeles folkevalgte og tilsatte som har utført en fortjenstfull samfunnsgagnlig virksomhet av særlig betydning for sin kommune eller fylkeskommune. For folkevalgte kreves det 24 års funksjonstid og for tilsatte 25 år. Hedersmerke kan tildeles alle tilsatte med minst 25 års tjenestetid. Merket kan, foruten til tilsatte i kommuner og fylkeskommuner, gis til tilsatte i virksomheter som helt eller delvis er kommunalt, fylkeskommunalt eller interkommunalt eid, og tilsatte i forbund for kommuner eller kommunale virksomheter. Vedkommende formannskap eller fylkesutvalg kan søke om tildeling av medalje eller hedersmerke. Dessuten kan vedkommende styre søke om tildeling av merket. I disse tilfellene tildeles medaljen/merket av administrerende direktør i KS Medalje/merke kan også tildeles av KS på eget initiativ. I disse tilfellene står Hovedstyrets arbeidsutvalg for tildelingen. Personer som har fått tildelt medalje, har rett til å kjøpe merket. KS-medalje er ikke en orden og kan derfor ikke bæres på uniform. Den kan bæres på antrekk som mørk dress, smoking og kjole og hvitt. Tilsvarende for kvinner. KS-hedersmerke kan bæres på alle typer antrekk, men ikke uniform. Asgeir Almås er nå inne i sin 11. periode som kommunestyrerepresentant. Han ble valgt inn i kommunestyret første gang i 1975. Han var Ordfører fra 1999 2015. (4 perioder). Vurdering: Asgeir Almås har vært aktiv folkevalgt i 41 år, og fortjener en slik utmerkelse fra KS. Hedersbeviset deles ut etter Kommunestyremøte den 15.12.16. Administrative og økonomiske konsekvenser: Avgift for medalje og merke, som begge er utført i sølv og emalje, er fra 1. januar 2013 henholdsvis kr 2225, for medalje og kr 750, for hedersmerket. Prisen er uten mva. Side 5
Forsendelsen skjer rekommandert og porto kommer i tillegg. Beløpet dekkes av budsjettet for politisk ledelse. Kontering: Art: 11402 Ansvar: 200 Funksjon: 100 Konklusjon/anbefaling: Hattfjelldal kommune søker om KS-hedersbevis til Asgeir Almås. Side 6
Hattfjelldal kommune ArkivKode: Arkivsak: FA - D11 JournalpostID: 16/7973 Saksbehandler: Bjarne Haugen Dato: 25.10.2016 Bruk av kulturstua til fysisk aktivitet Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 02.11.2016 065/16 Rådmannens innstilling Kulturstua skal kun benyttes til teater-/revyoppsetninger, konserter og lignende kulturformål. All fysisk aktivitet henvises til Hattfjelldalshallen. Formannskapet 02.11.2016: Møtebehandling: Forslag til vedtak, foreslått av Asgeir Almås, Arbeiderparti Formannskapet mener kulturstua også kan brukes til fysisk aktivitet som omsøkt. Det forutsettes at brukerne kjøper kort til flerbrukshallen, samt rydder og mopper etter gjennomført aktivitet. Fysisk aktivitet skal ha en aktivitet som ikke skader lokalet. Ballaktivitet er ikke tillatt. Fysisk aktivitet skal ha prioritet etter kulturaktiviteter. Asgeir Almås sitt forslag enstemmig vedtatt. FS- 065/16 Vedtak: Formannskapet mener kulturstua også kan brukes til fysisk aktivitet som omsøkt. Det forutsettes at brukerne kjøper kort til flerbrukshallen, samt rydder og mopper etter gjennomført aktivitet. Fysisk aktivitet skal ha en aktivitet som ikke skader lokalet. Ballaktivitet er ikke tillatt. Fysisk aktivitet skal ha prioritet etter kulturaktiviteter. Side 7
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 26.10.2016 116329 Leieavtale av kulturstua, lillesal og kjøkken (L)(154101) 26.10.2016 116337 Utleieregler samfunnshusflerbrukshall (L)(120919) 26.10.2016 116355 Søknader 19.08.2016 113759 Søknad om yoga i kulturstua 26.10.2016 116359 065.16 Regler for arrangementsbruk av samfunnshus og flerbrukshall 02.11.2016 116638 Ang. leie av kultursalen til trening Habilitet: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: Pågangen for å få gjenoppta bruken av den nye Kulturstua til fysiske aktiviteter er stor. Det er ønske om timer til step/aerobic, flere gruppetreninger i regi av Frisklivssentralen både dag og kveld, samt yoga. Det må foretas en prinsipiell politisk avgjørelse om dette skal tillates. Saksopplysninger: Kulturstua er nå pusset opp for millionbeløp, med oppgradert scene, lyd og lys for å tilfredsstille kravene til teater-/revyoppsetninger, konserter og lignende kulturformål. Tidligere er det investert for titalls millioner i en idrettshall, der man så for seg at all fysisk aktivitet skulle foregå. De som søker om aktiviteter i Kulturstua har også behov for lagringsplass til stepkasser, matter osv. KS-009/15 Vedtak: «Det delegeres til rådmannen å utarbeide regler og retningslinjer for utleie av samfunnshus og flerbrukshall i Hattfjelldal kommune. Utleiereglene skal legge til rette for allmenn bruk, slik at innbyggernes behov imøtekommes på en likeverdig og ryddig måte. Videre skal retningslinjene ivareta en forsvarlig og ansvarsfull bruk, samt hensynta evt. andre kommunale målsetninger og planer der det er nødvendig.» Det er utarbeidet nye retningslinjer for utleie av Kulturstua og tilhørende fasiliteter som kjøkken og Lillesal. Arbeidet med ny låsplan for disse lokalene pågår. Vurdering: Å gi tilgang til den nye Kulturstua for enkelte grupper, vil medføre at flere søker seg dit. Og hva slags kriterier skal så legges til grunn for hvem som får innvilget, og hvem ikke? Tidligere har vi sagt at all form for ballspill er forbudt, at det kun tillates «myke aktiviteter», uten at dette er nærmere spesifisert, men utøves på skjønn av saksbehandler. Søkerne beskriver et behov for lagringsplass til utstyr som brukes i aktivitetene. Slik lagring er det imidlertid ikke tatt høyde for i planleggingen av ny kulturstue, kun et rom for lyd-/lysutstyr og et for stoler og bord. Lagrene er ikke ferdigstilt ennå, men man ser allerede at disse ikke er større enn de må være for tiltenkt formål. Hallen har bra med lagringsplass, og dersom man skal tillate fysisk aktivitet i Kulturstua, må det stilles som vilkår at alt utstyr leietakerne har behov for må lagres i hallens lagerrom. Kommunestyret ga rådmannen i oppdrag å lage retningslinjer for allmenn bruk av samfunnshus/flerbrukshall. Dette er gjort i forståelsen av at hallen skal brukes til fysisk aktivitet og kulturstua til andre kulturelle aktiviteter. Det er imidlertid ikke lagt begrensninger i utleiereglene som utelukker bruk av Kulturstua til fysiske aktiviteter. I høst har Frisklivsentralen utøvd sine aktiviteter ute og på trimrommet. Frisklivskoordinatoren definerer gruppen som sårbar og mener de har behov for å trene i en skjermet tilværelse. Side 8
Saksbehandler er av den oppfatning at dette er synsing, mer enn ei faglig vurdering. De fleste tidspunktene, som i søknadene er ønsket brukt til trening i Kulturstua, er ledige tider i hallen. Dersom politisk nivå anser at noen grupper har behov for andre lokaler til sin aktivitet enn det som tilbys i hallen, er det et prinsipielt spørsmål om fysisk aktivitet skal tillates i Kulturstua, eller henvises til hallen, derfor ønsker rådmannen en politisk avklaring og et vedtak. Administrative og økonomiske konsekvenser: Dersom søknadene innvilges vil dette medføre økt administrasjon. Kriterier for innvilgelse av søknader må også utformes. Forutsatt dagens bemanning, gode rutiner for utleie, og at leietakerne overholder vilkårene, dvs gjør rent etter seg og lagrer utstyr i hallen, vil de økonomiske konsekvensene ut over administrasjonskostnadene være relativt små. Det forutsettes at tilgang til Kulturstua for «myke aktiviteter» betinger kjøp av kort til hallen. Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Saksbehandler definerer ingen grupper som så sårbare at de ikke kan benytte de lokalene som er tilrettelagt for fysiske aktiviteter, dvs hallen og treningsrommet. Der er det også lagringsplass for nødvendig utstyr. Side 9