Til styringsgruppen for fusjon Dato: 5.4.2012 Arkivref.:2012/6171 SG 16-13: PRINSIPPER OG RUTINER FOR BUDSJETTFORDELING FOR 2014 Bakgrunn I Felles Plattform for fusjon heter det (punkt 6 b): Vedtatt budsjettfordelingsmodell ved Universitetet i Tromsø videreføres med tilpassinger for å ivareta den nye institusjonens satsingsområder i nord og felles politiske målsetninger. Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet vil få en samlet ramme i Statsbudsjettet for 2014 som ikke vil være oppsplittet i gammel og ny institusjon. Det er derfor behov for å innpasse HiFs andel av bevilgningen inn i UiTs modell og gjøre nødvendige tilpasninger (Jf Plattformens punkt 6b) før budsjettrammene for 2014 kan fordeles til enhetene. En beskrivelse av UiTs nåværende budsjettfordelingsmodell følger vedlagt. Organisasjonsstrukturen vil ikke være klar før arbeidet med fordelingen av budsjettrammen for 2014 må starte. Dette innebærer at prosessen bør tas i to faser: Fase 1: Utforme et utgangspunkt for 2014-rammen med nåværende struktur og fordele rammen etter denne strukturen (sommer/tidlig høst) Fase 2: Foreta nødvendige korreksjoner i budsjettrammene til enhetene når organisasjonsstruktur og bemanningsplaner er kjent (før årsskiftet). Denne saken omhandler prinsipper for sammenslåing av budsjettrammene for de to institusjonene, opplegg for budsjettfordelingen for kommende år (fordeling av 2014-rammen) og et anbefalt opplegg for deling av budsjettrammer mellom enheter når endelig organisasjonsstruktur foreligger og bemanningsplanene er vedtatt. Forslaget bygger på arbeid utført av en arbeidsgruppe sammensatt av ansatte i økonomiavdelingene fra begge institusjoner. 1
Rammer for arbeidet Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren legger til grunn at dagens delegasjonsordning ved UiT videreføres. Dette betyr bl a at universitetsstyret foretar en rammetildeling til enhetene og at styrene ved fakultetene/enhetene fastsetter hvordan de tildelte midlene skal disponeres til ulike formål internt, og er ansvarlige for at de tildelte midlene benyttes etter forutsetningene og innenfor fastsatte økonomiske rammer. Fullmakten beskrives det enkelte år i disponeringsskrivet til fakultetene/enhetene. Videre forutsettes det at vedtatt årshjul ved UiT videreføres. Dette betyr følgende aktivitetskalender: Univ. Styret Univ. Dir. Fakultet/UB/TMU Mai/Juni Budsjettvedtak fordeling av kommende års ramme* August Disponeringsskriv Disponeringsskriv Oktober/ November Satsingsforslag utenfor rammen 2 år fram i tid Årsplan inkl. forslag til nye tiltak og evt. omdisponeringer Årsplan inkl. forslag til nye tiltak og evt. omdisponeringer Desember Detaljbudsjett til Agresso Februar Rapport og planer Rapport og planer * for 2014- fordelingen foreslås behandlingen lagt til oktobermøte. Se neste avsnitt Til grunn for alt arbeid ligger at fram til fusjonstidspunktet (1.8.2013) opptrer HiF som et eget fakultet og er høringsinstans på lik linje med øvrig fakultet ved UiT. Forslag til budsjettprosess for 2014-budsjettet Fase 1 Forslag til tidspunkt for endelig behandling av fordelingssaken i universitetsstyret Etter opprinnelig plan skulle budsjettfordelingen for 2014 for UiT legges fram for universitetsstyret til behandling 6. juni 2013. Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren vil anbefale at denne behandlingen utsettes til oktobermøtet. Da vil ny ledelse og nytt felles styre være på plass. For enheter ved dagens UiT vil dette gi en forsinkelse i budsjettprosessen, men det kan beregnes en foreløpig ramme slik at enhetene kan starte sitt planleggingsarbeid. UiTs budsjettfordelingsmodell er som det framkommer i vedlegget, i stor grad en matematisk modell og det byr derfor ikke på store problemer å beregne en foreløpig økonomisk ramme. Fra og med budsjettet for 2015 fordeles neste års budsjettrammer igjen før sommeren. Beskrivelse av prosess fram til at fordelingssaken legges fram i oktober I henhold til Felles politiske plattformen for fusjonen skal budsjettfordelingen baseres på UiTs budsjettfordelingsmodell. Direktørene anbefaler at det foretas en innpasning av 2013- bevilgningen til HiF inn i UiTs budsjettmodell med nødvendige spesifiseringer. Dette danner grunnlag for budsjettfordelingen til HiF for 2014. Fordelingen omfatter i første omgang HiF 2
som en enhet. For 2013-rammen ville dette ha gitt følgende fordeling pr enhet over de ulike komponentene som inngår i fordelingsmodellen: Undervisningskomponenten RBO Strategisk forskningsbevillgning Basis Sum 2013 budsjettet Helsefak 126 659 39 672 52 973 267 781 487 085 NT-fak 18 195 24 649 36 652 121 922 201 418 HSL-fak 62 225 19 509 42 944 183 712 308 390 BFE-fak 24 198 21 677 39 202 82 345 167 422 Kunstfak 8 678 256 2 267 28 467 39 668 Jurfak 13 228 2 372 6 429 30 187 52 216 HiF 35 938 1 682 11 499 159 846 208 965 TMU 1 359 3 390 30 911 35 660 UB 800 79 975 80 775 U-vett 77 123 11 072 11 272 SESAM 6 169 6 169 Kvinnforsk 2 347 2 347 BEA 1 700 308 090 309 790 ADM, UiT 3 278 182 047 185 325 Øvrig fellesutgifter 17 799 92 288 110 087 Avsetn til senere fordeling/reserve 29 959 29 959 SUM 2013-budsjettet 289 121 111 253 219 056 1 617 118 2 236 548 I tabellen over er hele HiFs ramme løftet inn i UiT-modellen. Det er lagt til grunn at midler som ikke er fordelt gjennom resultatfinansiert undervisning (Undervisningskomponenten) eller forskningsbevilgning (RBO) utgjør Basisbevilgningen (Basis). Forskjellen mellom UiTs og KDs satser for resultatfinansiert undervisning vil for HiFs 2013-budsjett utgjøre 11,9 mill kroner (se vedlagt notat). Dette er i simuleringen lagt inn i basis. Før saken kan legges fram for universitetsstyret til behandling i oktober, vil det være nødvendig å identifisere fellesutgifter som bl a strategiske tildelinger, særtildelinger til bestemte fag eller områder, stipendiater, ulike stipendordninger, kompetansehevingsmidler, administrative fellesfunksjoner (eks. lisensavtaler, husleie, strøm, systemavtaler, porto, annonseutgifter, mv), midler til studentdemokratiet, støtte til Studentsamskipnaden osv. i dagens ramme ved HIF. Dette er utgifter som i dagens modell ved UiT er budsjettert under ADM, UiT i tabellen over (for nærmere beskrivelse av UiTs interne budsjettfordeling for 2013 vises det til Sak S 18-12: http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document_id=305727&p_dimension_id=88198 &p_menu=31568). De to institusjonene har også ulik husleieordning. UiT har internhusleie, mens Høgskolen i Finnmark betaler leie til Statsbygg. Direktørene anbefaler at husleieordningen overføres til Avdeling for Bygg og eiendom og at det nye fakultetet innlemmes i internhusleieordningen ved UiT. I dagens modell ved UiT gjelder at vesentlige omdisponeringer, store satsinger innenfor og utenfor rammen samt strategiske satsinger er gjenstand for styrebehandling etter interne prosesser ved UiT. HiF/Finnmarksfakultet må gis anledning å spille inn sine ønsker for strategiske satsinger før budsjettrammen fordeles. Direktørene anbefaler at dette gjøres før 3
sommeren. Innspill til strategiske midler fra fagenheter som skal bytte fakultetstilknytning koordineres via mottakende fakultet. Dette gjelder både fagenheter ved HiF og ved UiT. I større satsinger utenfor rammen er det i budsjettforslaget til KD for 2014 allerede spilt inn følgende områder: SAK-midler for 2014 (25 mill. kroner) Oppbygging av en Idrettshøgskole 50 studieplasser Økning i studieplasser i ingeniørfag malm og mineralutvinning Økt opptak til medisinstudiet regionalisering Disse tiltakene forutsettes finansiering over Statsbudsjettet. Institusjonsbudsjettet for 2014 Universitetet i Tromsø, Norges Arktiske universitet vil for 2014 få en samlet ramme i Statsbudsjettet som direktørene forslår legges fram til fordeling i universitetsstyrets møte oktober. Styret bør i forkant få presentert et anslag over totalbevilgningen til den nye institusjonen (inkl. oversikt over resultatbasert tildelinger) for 2014, samt forslag til satsinger innenfor og utenfor rammen. Direktørene foreslår at dette gjøres i junimøtet, samtidig med at prinsippene for budsjettfordelingen for 2014 vedtas. Oppsummering Fase 1 1. Direktørene anbefaler det legges fram en sak for universitetsstyret i juni med oversikt over stipulert ramme for Universitetet i Tromsø, Norges Arktiske Universitet med en oversikt over satsninger innenfor og utenfor rammen. Prinsipper for fordelingen for 2014 presenteres i samme sak. 2. Direktørene anbefaler at budsjettfordelingen for 2014 legges fram for universitetsstyret i oktobermøtet. 3. Det gjøres et forarbeid med kartlegging av type fellesutgifter som i dag ligger i rammen til HiF, men som skal flyttes til rammene ADM, BEA eller ITA etter fusjonen. 4. HiF gis anledning til å gi innspill på strategiske satsninger innenfor og utenfor rammen før budsjettrammen for 2014 fordeles 5. Det legges til grunn at budsjettet for 2015 fordeles i tråd med vedtatt årshjul ved UiT, dvs i mai/juni 2014. Nødvendige justering av budsjettrammene høst 2013 Fase 2 Når endelig organisasjonsstruktur er på plass og innplassering av ansatte i ny struktur er kjent, vil det være nødvendig å foreta korrigeringer i budsjettrammene til de berørte enheter, både faglig og administrativt. Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren anbefaler at dette arbeidet gjøres i november/desember med mål om ferdigstillelse før årsskiftet. Foreløpig antas at rammen for fakultetene/hif danner grunnlaget for arbeidet i fase 2, sammen med at følgende kriterier legges til grunn for dekomponering av budsjettrammene: 1. Regnskapstall for de tre siste årene (lønn og drift) 4
2. Dimensjonering av studier og fagområder (basert på antall ansatte, registrerte studenter og studiepoengsproduksjon), snitt de tre siste årene 3. Tildeling av midler over resultatkomponentene i det nasjonale finansieringssystemet i forhold til totaltildelingen for de tre siste årene 4. Fagområdets andel av opprinnelig enhets totalbudsjett 5. Spesielle tildelinger og eventuelle andre ting som vil ha betydning Dette arbeidet bør ledes av den nye universitetsledelsen for å kunne løse uventede problemer fortløpende og sikre legitimitet i prosessen. Oppsummering -Fase 2: 1. Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren anbefaler at det nedsettes en gruppe høsten 2013 med mandat til å foreslå oppsplitting av de budsjettrammer som blir berørt av fusjonen. 2. I tillegg utarbeides det prinsipper for hvordan man håndterer enheter med budsjetterte merforbruk i 2013, samt fordeling av avsetninger fra tidligere år (se SG sak 18-13). Innstilling til vedtak: 1. Styresak som viser institusjonsrammen sammen med forslag til større satsinger innenfor og utenfor rammen legges fram for universitetsstryet for behandling i juni. 2. Dekomponering av HiFs budsjettramme foretas våren 2013 og innpasses i UiTs budsjettfordelingsmodell. 3. Forslag til fordeling av foreløpige rammer for 2014 legges frem for universitetsstyret i oktober 4. Splitt og endringer av budsjetter som følge av organisasjonsendringer gjøres når innplassering av ansatte er avklart. Tromsø/Alta 02.04.2013 Lasse Lønnum universitetsdirektør Pål Markusson høgskoledirektør Vedlegg: Beskrivelse av UiTs interne budsjettfordelingsmodell 5
Vedlegg til sak 16-13 Beskrivelse av UiTs vedtatte budsjettfordelingsmodell og prinsipper for budsjettfordelingene til fakultetene 1. Bakgrunn Budsjettfordelingsmodellen ved Universitetet i Tromsø ble vedtatt i møte i universitetsstyret 19.09.2009 i sak S 79 09 etter foreløpig behandling i sak S 48-09. I sak S36-10 ble det gjort mindre justeringer. Bakgrunnen for modellen var et ønske om et forutsigbart verktøy for universitetsstyret til bruk i fordelingen av tildelte midler over Statsbudsjettet. Sentrale mål som lå til grunn for innføringen av ny budsjettfordelingsmodell var som følger: Modellen skulle være enkel og forutsigbar Ivareta overordnede mål, føringer og prioriteringer Stimulere til økt resultatoppnåelse Premiere kvalitet på forskning og utdanning Virke nøytralt og kunne gi sammenligninger mellom faglige enheter Være basert på objektivitet og målbare kriterier Stimulere til omstilling slik at universitetet har en fagprofil som er oppdatert og svarer til samfunnets forventninger, samtidig som breddeuniversitetets kvaliteter skal ivaretas Sikre god kvalitet på universitetets infrastruktur Stimulere til økt samhandling og utvikling med samfunns- og næringsliv i landsdelen 2. Nasjonal finansieringsmodell Den interne fordelingsmodellen ved UiT bygger på en videreføring av hovedprinsippene i det nasjonale finansieringssystemet som er sammensatt av følgende hovedkomponenter: Basisbevilgning fjorårets basisbevilgning med kostnadskorreksjon justering for aktiviteter som ikke hadde finansiering hele fjoråret (f.eks. studieplasser som ble opprettet fra høstsemesteret) tillegg for nye aktiviteter (f.eks. nye studieplasser) Resultatbasert uttelling utdanningsinsentiver (resultater i 2011 bestemmer uttelling i 2013) uttelling for avlagte studiepoeng uttelling for antall utvekslingsstudenter Strategisk forskningskomponent rekrutteringsstillinger (stipendiat- og postdoktorstillinger) små driftsmidler 6
andre elementer er ikke omtalt i årets dokumenter fra KD, og er derved lite synlige, men det er bl.a. videreføring av midler til vit. utstyr og til strategiske prioriteringer Resultatbasert omfordeling (RBO) forskningsinsentiver (Resultater i 2011 bestemmer uttelling i 2013) Samlet pott for hele UH-sektoren er konstant, dvs. satsen per resultatkomponent varierer fra år til år, avhengig av samlet produksjon ved alle institusjonene i Norge. Komponenter som inngår: Avlagte doktorgrader Publiseringspoeng EU-midler (bevilgninger til prosjekter innenfor rammeprogrammene for forskning) Forskningsrådsmidler (fra 2012 inkl. midler fra Regionale forskningsfond) 3. Intern fordelingsmodellmodell ved UiT Institusjonen er fra departementet oppfordret til å videreføre prinsippene med resultatinsentiver i sine interne fordelingsmodeller. Denne oppfordringen er fulgt av UiT som har følgende hovedkomponenter i sin modell: Basistildeling Resultatbasert tildeling o Utdanning o Forskning Strategisk tildeling o Rekrutteringsstillinger o Vitenskapelig utstyr o Formidling o Strategiske prioriteringer Tildeling basert på utdanningsresultater Dette er en direkte videreføring av den sentrale modellen. Fakultetene får 75 % av den sentrale satsen for avlagte studiepoeng og 100 % for utvekslingsstudenter. De ulike studier er plassert i ulike finansieringskategorier; kategori A til F, der den sentrale satsen i 2013 er Kr 135 000 per 60-studiepoengsenhet i kategori A og kr 34 000 i kategori F. For utvekslingsstudenter er 2013-satsen kr 7 000 per student. Alle opplysninger hentes fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). DBH får data fra Felles Studieadministrative systemer, FS. Uttelling i utdanningsinsentiver (tildeling basert på utdanningsresultater) følger direkte av avlagte eksamener to år tidligere og det kan settes opp estimater/prognoser for lengre perioder med utgangspunkt i antall studieplasser, registrerte studenter m.m. Tildeling basert på forskningsresultater Også her er prinsippene i den sentrale modellen er videreført. Disse elementene inngår: o doktorgradskandidater (95 % av nasjonal sats) o publikasjonspoeng (75 % av nasjonal sats) 7
o EU-midler (50 % av nasjonal sats) o NFR-midler(100 % av nasjonal sats) o BOA-inntekter utenom NFR og EU (3 øre pr krone) Opplysninger om doktorgrader og publikasjonspoeng hentes fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). DBH får data fra FS og forskningsadministrativt system Frida/Cristin. Opplysninger om BOA-inntekter hentes fra Universitetets årsregnskap og fra grunnlagsmaterialet til dette. Den resultatbaserte omfordeling (RBO) av forskningsinsentiver hvor tildeling er basert på forskningsresultater, er en omfordeling av et fast beløp i hele sektoren nasjonalt, og det er det ingen direkte sammenheng mellom resultater og tildeling til den enkelte institusjon. Det er UiTs andel av hver av de fire komponentene som bestemmer tildelingen til UiT. Følgelig kan det ikke sette opp prognoser før alle institusjonene i sektoren har levert alle grunnlagsdata til DBH. Strategisk tildeling Rekrutteringsstillinger - Alle stillingene inngår i en felles pool for hele universitetet og fordeles i egen styresak. - Fakultetene får full lønnsdekning og et mindre driftstilskudd for finansieringsperioden (4 år for stipendiater, 3 år for postdoktor) Vitenskapelig utstyr - Fordeles etter en fordelingsnøkkel som vektlegger utstyrstunge fag. For 2013 utgjorde dette 15,7 mill kr hvorav 12 mill kr ble nøkkelfordelt. Formidling - 4,5 mill. kr fordeles etter relative andeler av resultatbasert forskningsfinansiering for den enkelte enhet/fakultet Strategiske prioriteringer - Ca 40 mill. kr fordeles til ulike konkrete strategiske satsinger Nivået på de strategiske satsingene og prioriteringene ble besluttet i styresak S 79-09 og innebærer følgende: 1. Det settes av ca. 3,5 % av totalbevilgningen til strategiske formål, satsinger og prioriteringer innen undervisning, forskning og formidling, vitenskapelig utstyr og øvrige prioriterte tiltak. Midlene fordeles og prioriteres av universitetsstyret ved budsjett-tildelingen det enkelte år på bakgrunn av innspill fra fakulteter og øvrige enheter ved universitetet. 2. Innenfor de 3,5 % skal det settes av inntil 4,5 mill. kr øremerket formidling. De 4,5 mill. kr fordeles videre til fakulteter og enheter etter relative andeler av resultatbasert forskningsfinansiering. Fordeling av strategiske midler til formidling skal gå til formidlingsaktivitet ved enhetene som ikke gir annen uttelling over resultatbasert finansiering. Basistildeling 8
Består av Spesiell basistildeling og Generell basistildeling. Spesiell basistildeling er tildeling til konkrete formål som vurderes hvert enkelt år. Generell basistildeling følger samme hovedprinsipper som i basistildelingen fra KD til UiT: dvs fjorårets basisbevilgning korrigert for kostnader/prisendring, konsekvens justeres og justeres for eventuelle nye aktiviteter (f.eks. nye studieplasser) eller bortfall av aktivitet/tiltak. Endringer i tildeling som følge av aktivitetsendringer for eksempel ved at nye studieplasser opprettet i statsbudsjettet gir følgende konsekvenser: - UiT tildeles midler i henhold til kostnadskategoriene - 60 % legges i basis - 40 % forutsettes å komme som resultatbasert uttelling men kommer da tidligst 2 år etter at studieplassene er opprettet Den interne fordeling ved UiT medfører at: - 75 % av basistilskuddet legges inn i fakultetets Generelle basistildeling - De to første årene legges de resterende 25 % inn i fakultetets Spesielle basistildeling. Denne delen bortfaller etter 2 år når studiet mottar resultatmidler. Andre aktivitetsendringer realbudsjetteres og legges i Generell basis etter konkret vurdering. 4. Internhusleieordningen Universitetet innførte ordningen med internhusleie fra og med budsjettåret 2003 på bakgrunn av krav fra departementet. Formålet er å synliggjøre arealkostnadene slik at disse tas med i beslutningsgrunnlaget på alle nivå ved universitetet. Ved gjeldende arealfordeling ble enhetene hovedsakelig tildelt midler som tilsvarte internhusleien knyttet til leie av dette arealet. Internhusleieordningen innebærer at enhetene selv må dekke kostnadene knyttet til det arealet de disponerer. Dersom arealdisponeringen for den enkelte enhet ikke endrer seg i forhold til den gjeldende arealfordelingen, må enheten betale det tildelte beløpet i form av husleie (nullsumspill). Endringer i arealdisponeringen vil imidlertid påvirke enhetens budsjett. Økt husleie som følge av en økning i arealet må dekkes over eget budsjett, mens en reduksjon vil frigjøre midler som kan disponeres til andre formål. 9