Ledelsens gjennomgang Risikovurdering Vedlegg 1 2. Tertial 2011 Vedlegg til styresak 97/2011 Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 1.
1 Revidert risikoanalyse 2.tertial Alle klinikkene har gjennomgått og revidert sine analyser 2. tertial. Analyser og vurderinger følger den metode og de retningslinjer som ble etablert ved fusjonens oppstart og bygger på innhenting av resultater og tilgjengelig fakta grunnlag. Risikostyring skal være en integrert del av utøvende ledelses funksjoner i Oslo universitetssykehus. Det er stilt spørsmål til metode spesielt innenfor pasientsikkerhetsområde da det er svært mange ulike variabler som vil kunne påvirke pasientsikkerhet både direkte og indirekte. Pasientsikkerhet er først og fremst tuftet på god kompetanse hos den enkelte ansatte, men i et kompleks organisatorisk samvirke. På bakgrunn av analysene som ble presentert 1. tertial er metodisk tilnærming diskutert i ulike fora og det er tatt initiativ til et arbeidsseminar i september. Hensikten er å diskutere dagens rutine analyser og vurdere nye tilnærminger relatert til pasientsikkerhet. Som det fremgår av risikomatrisen er det ikke store endringer fra første tertial, men flere områder rapporteres med ytterligere risiko enn ved forrige rapportering. Særskilt om sammenheng mellom pasientsikkerhet, arbeidsmiljø og risiko Avgjørende for pasientsikkerhet er organisasjonens evne til å arbeide med kvalitet gjennom omstillinger og effektivisering. Pasientsikkerhet og kvalitet handler om kunnskapsbasert praksis, hensiksmessige arbeidsprosesser, effektiv bruk av ressurser, evne til omstilling og prioritering. Et viktig poeng er sammenhengen med personalets opplevde arbeidsmiljø, som i stor grad er knyttet til personalets opplevelse av og forutsetninger for å gi god behandling og omsorg til pasientene. En sterkt forbedret IKT-virkelighet i forhold til dokumentasjon, kommunikasjon og kvalitesregistrering er derfor ikke bare en forutsetning for pasientsikkerhet men også for arbeidsmiljø og motivasjon. Tilsvarende vil mangel på tilsvarende være et betydelig hinder med fare for at Oslo universitetssykehus ikke når sine ambisjoner om å være det ledende universitetssykehus i Norge. Imidlertid er situasjonen i Oslo universitetssykehus nå og i noen år fremover i en unntakssituasjon på grunn av det krevende omstillingsarbeidet. Både vanlig foreldelse og fusjonens skapte behov for ny infrastruktur gjør at sykehuset er og vil være i et krevende investeringsbehov over tid. Mangel på infrastruktur og utstyr vil være av betydning for kvalitet og pasientsikkerhet både bygningsmessig og medisinsk teknikk, men kanskje først og fremst innenfor IKT. Manglende infrastruktur vil forsinke omstillingsprosessene slik at deler av sykehuset må leve med midlertidighet og ufullkommenhet over lengre tid. Oslo universitetssykehus skal utvikle og ivareta et trygt og stimulerende arbeidsmiljø som kjennetegnes av god arbeidsorganisering, faglig og personlig utvikling, konstruktive tilbakemeldinger, medvirkning og fornøyde pasienter. God kvalitet i pasientbehandlingen er en viktig motivasjonsfaktor for travle helsearbeidere. Samtidig er et arbeidsmiljø preget av god kommunikasjon og godt samarbeid en av forutsetningene for god pasientbehandling. Det er samspillet mellom mennesker og omgivelser som skaper arbeidsmiljøet. Det er derfor all grunn til å arbeide systematisk med risikoreduserende tiltak og ha høyt ledelsesmessig fokus på disse forhold. Det vises for øvrig til risikomatrisen og saksgrunnlaget i sak 97/2011 Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 2.
Revidert risikovurdering 2. tertial 2011 Oppdragsdokument 2011 KONSEKVENS Svært alvorlig Alvorlig Moderat Pasient behandling AMKkapasitet Forskningsaktivitet Fristbrudd ventetider Kapasitet drift Omstilling Arbeidsmiljø Med. tek. utstyr investeringer Etterlevelse av krav / tilsyn Bygg vedlikehold resultat 2011 bærekraft IKT integrasjon IKT drift Ubetydelig Lav Meget liten Liten Moderat Stor Svært stor 2. tertial 2011 SANNSYNLIGHET Pilene angir retning for endring av risikoområdene siden forrige tertial. Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 1.
Risikovurdering 2. tertial 2011 Handlingsplan Risiko Faktagrunnlag Tiltak resultat 2011 bærekraft Arbeidsmiljø / omstilling Med.tek. utstyr Fortsatt viser regnskapet betydelig økonomiske avvik. Utilstrekkelig forankring samt uenighet om rammer, måltall mv. har vanskeliggjort stram styring. OUS vil sannsynligvis ende opp med underskudd om lag som predikert. Manglende omstillingsmidler og langsiktighet for investeringsmidler Ny inntekstmodell medfører behov for å redusere kostnader betydelig de nærmeste 2 3 årene Omfanget av omstillinger og flyttinger medfører usikkerhet og tretthet, særlig for ledere. Lite tilgjengelige ledere som følge av manglende samlokalisering og stor aktivitet. Tap av kompetanse og nøkkelpersonell. Misforhold mellom oppgaver og ressurser. Avvikshendelser, trusler og skader på ansatte (særlig innen fagområdene psykisk helse og rus) Manglende ressurser til gode oppstartsprosesser for nye avdelinger/ kulturintegrasjon. Økt gjennomsnittsalderen på utstyr og lav utskiftningstakt pga. lave investeringsrammer over flere år. Minimalt med nyanskaffelser. Økt aktivitet og teknologisk utvikling har økt Ny strategi for klinikkenes styring tar utgangspunkt i hvor mange vi kan betale lønn til og planlegge for at disse skal kunne levere de tjenestene som ligger i oppdraget. Klinikker og stab skal gå samme for å bedre produktiviteten gjennom samordning og økt bruk av ensartet normering og retningslinjer for drift. Innspill til økonomisk langtidsplan. Konsekvensutredninger. Sikre god forståelse hos eier om utfordringene og omforente tiltak for løsning Strategisk utviklingsplan 2025 er under utvikling. Samlet vurdering av alternative løsninger legges fram for styret i januar 2012. Nødvendige avklaringer for å sikre rett dimensjonering av oppgaver og utføring av disse. Lederstøtte, tett dialog og involvering med ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Informasjonsmøter. Raskere og mer effektive prosesser for innplassering og ansettelser. Planlegging og ressursutnyttelse. Prosessforbedring gjennom lokale prosjekter og tiltak. Fokus på godt arbeidsmiljø og kulturbygging i enhetene som skal samlokaliseres. Synlige ledere. Systematisk oppfølging av avviksmeldinger. Opplæring og trening på å håndtere/forebygge farlige situasjoner. Tett oppfølging av HMS systemet Rapportering og dialog i AMU og klinikk AMU. Investeringsrammer for MTU økes. Igangsatt utskriftning av utstyr for 190 mill kr pluss MTU investeringer i forhold til prosjektet OUS arealtiltak. Det foreslås å opprettholde dette nivået også neste år. Informere klinikkene om ansvaret for at alt utstyr skal være Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 2.
Risiko Faktagrunnlag Tiltak etterspørselen etter medisinsk teknologiske tjenester. Ikke tilstrekkelig kapasitet MR/ CT bemanningsutfordring. Behov for systematisert opplæring. forskriftsmessig godkjent og tilby spesialopplæring. Optimalisere tilgjengelige ressurser og rekruttere nødvendig kompetanse. Økt bruk av elæring i forhold til medisinsk teknisk utstyr. Bygg, vedlikehold IKTintegrasjon, IKT drift Fristbrudd, ventetider Dårlig bygningsmasse som ikke tilfredsstiller dagens standard på flere områder. Tungvinte løsninger for de ansatte og utrivelige fasiliteter for pasientene. Utilstrekkelige og manglende arealer for en del aktiviteter. Manglende investeringer Prosjektet Klinisk Arbeidsflate er stanset og avsluttet. Manglende elektronisk samhandling, integrasjon av RIS/PACS data og LAB data mot andre systemer. Mangelfull opplæring i forhold til enkelte systemer. Det er ikke kommet til enighet rundt de økonomiske forholdene rundt IKT driftsavtalen med Sykehuspartner. Ustabilitet rundt drift i flere kritiske systemer. OUS opplever manglende kapasitet fra Sykehuspartner til å kunne levere bestilte tjenester og stabil drift. Stort etterslep av saker på brukerstøtte. Forsinket beslutning i forhold til Felles klinisk informasjonsgrunnlag, FKI. Fortsatt mangelfull kapasitet på radiologiske tjenester, som MR/ CT og UL og senger/operasjonsstuer kompliserer planlegging av drift. Fare for økte Strakstiltak for å sikre rask effekt. Flere er allerede igangsatt. Legge til rette for å finne løsninger innen eksisterende bygningsmasse, planlegge nødvendige nybygg innen realistiske rammer. Bedre kobling mellom avvik og riktig prioritering av investeringsmidler. Samarbeid mellom klinikkene og klinikk for diagnostikk og intervensjon for bedre prioriteringer av pasientgrupper. Investeringer, omprioriteringer? Sikre samarbeid i prosjekter relatert til Klinisk arbeidsflate. Fremdriftplan avklares og følges. OUS er involvert i regionalt samarbeid vedrørende RIS/PACS data og LAB data mot andre systemer. Plan for gjennomgående integrasjon av PAS/EPJ på alle lokalisasjoner. Gjennomføre planlagte tiltak og samhandling. Videre arbeid for å sikre bedre opplæring. OUS ber på ny om forhandlingsmøter med Sykehuspartner. Fokusere på driftsstabilitet, senke endringstakt. OUS prioriterer sine bestillinger og økt leveranseevne hos Sykehuspartner. Følge tett opp Sykehuspartner på leveranseevne. Etablert samarbeidsmøter på ledelsesnivå mellom OUS og Sykehuspartner. Kontinuerlig dialog med Helse Sør Øst vedrørende FKI. Følges opp i dialog mellom sykehusledelsen og klinikker. Ny gjennomgang for tydeliggjøring av prosedyrer vedrørende registrering av henvisninger og tiltak for avvikling av fristbrudd. Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 3.
Risiko Faktagrunnlag Tiltak Etterlevelse av krav/tilsyn AMK kapasitet Forskningsaktivitet Kapasitet drift Pasientbehandling ventelister og fristbrudd i klinikkene. Manglende elektronisk samhandling vanskeliggjør utnyttelse av radiologisk kapasitet på andre lokalisasjoner (Aker). Sen diagnostikk med lang ventetid på utredning og prøvesvar, for lav radiologisk service. Behov for bedre koordinering av pasientforløp innen kreftbehandling, jf. Helsetilsynets rapport 4/2010. For lav behandlingskapasitet i enkelte klinikker Fortsatt korridorpasienter i perioder. Ulike hindringer i rømningsveier og tekniske rom. Betydelige mangler ved en rekke bygg, manglende brann og el sikkerhet, sikkerhetsproblematikk. Etterslep vedlikehold. Ref. Arbeidstilsynets pålegg, styresak 91/2011. Antall henvendelser og triage av pasienter har økt, gir økt responstid. Bemanningsøkning har ennå ikke gitt effekt. Omstilling og krav til høy aktivitet i mange parallelle prosesser medfører fare for nedprioritert forskning. Utilstrekkelige arealer til forskning, manglende ressurser til oppgradering. Ubalanse mellom oppgaver, kompetanse og ressurser i enkelte enheter. Stor grad av kompleksitet gjør at utnyttelsesgrad ikke nødvendigvis er optimal alle steder. Behandlingskvalitet og pasientomsorg opprettholdes på et høyt faglig nivå. Opplæring i PasDoc. Venteliste gjennomgang mot standard og sjekkliste i klinikkene, tilstrebe felles forståelse og aktiv bruk av prioriteringsveilederne. Løpende monitorering av kapasitet, beredskap for å kunne bruke døgnplasser på andre avdelinger. Samarbeid med VV og Ahus på aktuelle områder. Intensivere samarbeidet med de private. Sikre overholdelse av fastsatte retningslinjer for sengeplasser og lagerplass. Benytte ledige senger på tvers av avdelinger. Fokus på legevisitt, redusere liggetider, planlegge tidlig utskrivelser, vurdere mer dagbehandling. Planlegging og iverksetting av utbedringer av bygg og tekniske installasjoner innen tildelte rammer. Iverksetter økning i bemanning AMK slik at vi får både øket betjening og operativ ledelse som fristilles slik at kan veilede og følge opp personellet. Planlegge forskningsaktivitet i turnus. Egen arbeidsgruppe med UiO for å utarbeide avtaler om arealer til FoU og undervisning i regi av UiO. Utvikling av behandlingslinjer, pasientforløp. Løpende monitorering av kapasitet, bruke døgnplasser på andre avdelinger. Nær kontakt med VV og Ahus i forhold til pasientstrømmer og kapasitet på døgn. Etablere nye rapporteringer/ analyser Støtte opp og videreføre arbeidet for at pasientbehandlingen i størst mulig grad skal skånes for konsekvenser av anstrengt driftssituasjon. Ledelsens gjennomgang Oslo universitetssykehus 2. tertial 2011 - risikovurdering. Side 4.