TIDSPLAN OG AGENDA 20. OKTOBER 07.38: Tog fra Sandefjord 07.47: Tog fra Stokke 09.21: Ankomst Nationaltheatret Møteleder: Bjørn Ole Gleditsch 09.45: Møtestart Bristol hotell. Velkommen v/bjørn Ole Gleditsch. Gjennomgang av program for seminaret, avklaring av forventninger. 10.00: Kommunestruktur v/kommunalminister Jan Tore Sanner. Innledning ved kommunalministeren og forberedte spørsmål. 11.00: Orientering om forhandlingsutvalgets arbeid v/erlend Larsen. - Tidsplan - Resultatet av forhandlingsutvalgets arbeid. Sluttprodukt - «Overordnet drøftingsdokument» - Tema til drøfting 11.30: Lunsj Møteleder: Bjarne Sommerstad 12.15: Kulturbygging. Innledning: Hvorfor er kulturbygging viktig v/bjarne Sommerstad? 12.20: Egil Hjertaker brobygging over ulike kulturer. Hvordan skape ny kultur? 13.20: Gruppearbeid: Hvordan skape ny kultur hos oss? 14.00: Oppsummering i plenum 14.30: Pause/innsjekk. Møteleder: Erlend Larsen 15.00: Innspill fra hovedtillitsvalgte: Hva skal til for å lykkes med etableringen av den nye kommunen? 15.30: Diskusjon. Innspill til forhandlingsutvalget 16.00: Prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring v/gisle Dahn. 16.30: Diskusjon. Innspill til forhandlingsutvalget. 17.00: Kommunenavn og symboler v/ole Sverre Lund. 17.15: Diskusjon. Innspill til forhandlingsutvalget.
17.45: Slutt faglig del dag 1. 20.00: Middag. Dinner Restaurant & Bar, Stortingsgaten 22. 21. OKTOBER Møteleder: Bjørn Ole Gleditsch 09.00: Kommunebane v/lars Joakim Tveit 09.10: Diskusjon 09.30: Eierskap Sandefjord lufthavn Torp v/gisle Dahn. 09.45: Diskusjon. Innspill til forhandlingsutvalget. 10.15: Pause/utsjekk 10.45: Plan for tema i gjenstående møter i forhandlingsutvalget v/lars Joakim Tveit 11.00: Utlevering og gjennomgang av dokumenter 11.30: Lunsj - Skisse til «folkevalgt reglement» v/ole Sverre Lund - Første skisse til «Forhandlingsutvalgets anbefaling» v/lars Joakim Tveit - Mulig opplegg til informasjonsbrosjyre 12.15: Utlevering og gjennomgang av dokumenter (fortsatt) 13.15: Oppsummering av seminaret v/bjørn Ole Gleditsch 14.00: Avslutning faglig seminar 14.39: Tog fra Nationaltheatret 16.11: Ankomst Stokke stasjon 16.20: Ankomst Sandefjord stasjon
Vedlegg: - Liste møtedeltagere - Plansjer som blir brukt på seminaret - Orientering om forhandlingsutvalgets arbeid - Prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring - Kommunenavn, symboler - Kommunebane - Eierskap Sandefjord lufthavn - Plan for tema i gjenstående møter - «Overordnet drøftingsdokument» - Skisse til reglement: «Folkevalgtes rammebetingelser» - Første skisse til forhandlingsutvalgets anbefaling (utleveres i møtet) - Mulig opplegg for informasjonsbrosjyre (utleveres i møtet) - Juridisk vurdering aksjer Sandefjord lufthavn Torp AS
Vedlegg 1 DELTAGERLISTE: Navn Funksjon Kommune Gruppe Merknad Gleditsch, Bjørn Ole Ordfører Sandefjord 1* Andersen, Vidar Varaordfører Sandefjord 2* Istre, Morten Gruppeleder AP Sandefjord 3 Anmarkrud, Frode Falch Gruppeleder SV Sandefjord 4 Mathiassen, Tor Steinar Gruppeleder H Sandefjord 5 Haraldsen, Steinar Gruppeleder PP Sandefjord 6 Virik, Kari Gruppeleder V Sandefjord 1 Mentzoni, Bror Lennart Gruppeleder Krf Sandefjord 2 Dahn, Gisle Rådmann Sandefjord - Kjær, Lars Petter Ass rådmann Sandefjord 3 Gunnufsen, Roar HTV FF Sandefjord 4 Engen, Heidi HTV UF Sandefjord 5 Sommerstad, Bjarne Ordfører Andebu 3* Rui-Haugerød, Jan Tore Varaordfører Andebu 4* Håkonsen, Hilde Hoff Gruppeleder AP Andebu 6 Holmen, Lars Viggo Gruppeleder H Andebu 1 Eriksen, Helene Gruppeleder V Andebu 5 Gran, Harry Gruppeleder FrP Andebu 6 Strøm, Dagfinn Gruppeleder KrF Andebu 1 Lund, Ole Sverre Rådmann Andebu - Rismyhr, Stein Økonomisjef Andebu 2 Sørensen, Anne Merete HTV FF Andebu 3 Breitve, Siv HTV UF Andebu 4 Larsen, Erlend Ordfører Stokke 5* Standal, Roy Anders Varaordfører Stokke 6* Aabol, Nils Ingar Gruppeleder AP Stokke 1 Østgård, Grethe Gruppeleder H Stokke 2 Nilsen, Øivind Gruppeleder KrF Stokke 3 Pettersen, Kåre Gruppeleder V Stokke 4 Ikke middag Undem, Jill Eirin Gruppeleder SP Stokke 5 Antonsen, Jan Magnar Gruppeleder SV Stokke 6 Tveit, Lars Joakim Rådmann Stokke Lien, Trondar Rådgiver Stokke 1 Antonsen, Arne HTV FF Stokke 2 Torhaug, Ida Marie HTV UF Stokke 3 Botne, Camilla Søvik HTV NSF Stokke 4 * = Gruppeleder
Vedlegg 2 Lysbilde 1 Forhandlingsutvalgets arbeid Erlend Larsen Ordfører Stokke kommune Seminar SAS-gruppeledere Oslo 20.- 21. oktober Lysbilde 2 Tidsplan Forhandlingsutvalget arbeidshypotese : Søknad vedtas av kommunestyrene i februar 2015 Regjeringen vedtar ny kommune våren 2015 Ordinært valg i de tre kommunene høsten 2015 Ny kommune etableres fra 1. januar 2017 Utvalget har ikke endelig konkludert Utvalget anbefaler kommunestyrene vedtar Lysbilde 3 Forhandlingsutvalgets resultat Saksutredning ---- ---- ---- ---- --- Innstilling: 1. FUs anbefaling legges til grunn 2. Søknad sendes FUs anbefaling 1. Prinsipper ----- 2. Tidsplan ----- 3. Folkevalgtes organisering ----- 4. ---- ---- 5. ---- ---- ---- Signatur: -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- Søknad om sammenslåing ----- --------- ---- - ---- --- - - ----- ----- ------ - - ----- - - - ------ - - - Mvh ------- ------- -------
Lysbilde 4 Overordnet drøftingsdokument Benyttes av utvalget som sjekkliste for tema som drøftes Vurderes som grunnlag for informasjonsbrosjyre til innbyggere Lysbilde 5 Tematisk drøftinger: Politisk forankring: Folkevalgtes definisjon av hva som må avklares før søknad sendes. Unngå feilfokus - for tidlig administrative utredninger av forhold som best kan utredes når det er avklart at det blir en sammenslåing. Sikre tilbørlig involvering av tillitsvalgte i prosessene. Lysbilde 6 Viktige tema: Så langt: Prinsipper for sammenslåingsprosessen Likeverdighet etc. Folkevalgt organisering utvalgsstruktur etc. Folkevalgtes rammevilkår Skolestruktur Lokalisering av tjenestetilbud Videre: Økonomiforvaltning Kommunenavn symboler Kommunebane Eierskap i Sandefjord Lufthavn Torp Øst Jf. Plan for tema i gjenstående møter
Vedlegg 3 Lysbilde 1 Mulig overordnet prinsipp: Økonomiforvaltning Kommunens økonomi skal være i balanse og robust i et langsiktig perspektiv. Lysbilde 2 Mulig praktisk håndtering: Budsjett og økonomiplan har som mål: Stabilt tjenestetilbud. Unngå bruk av ressurser til unødvendige, midlertidige omstillinger. Økonomiplan bør innrettes slik at: Etatenes netto driftsutgifter ikke er større enn frie inntekter Kraftfondet opprettholdes. Avkastning brukes til å (med-)finansiere investeringer, -ikke til drift. Samlet gjeld bør ikke øke på sikt. Netto driftsresultat er i samsvar med TBUs anbefaling (tidligere 3% av driftsinntektene under vurdering pga moms) Lysbilde 3 Saksbehandling Budsjett- og økonomiplan skal baseres på grundige vurderinger av kommuneprp, statsbudsjett og kommunens økonomiske rammevilkår. Kommuneplanen skal være styrende for innretning av budsjett- og økonomiplan. Saksutredninger generelt skal synliggjøre økonomiske konsekvenser av alternative valg og vise budsjettdekning for foreslått løsning der dette er aktuelt. Forslag som fremmes skal vise budsjettdekning der dette er relevant.
Lysbilde 4 Økonomistyring og effektivisering Alle kommunens virksomheter skal utvise budsjettdisiplin, lojalt til kommunestyrets budsjettvedtak. Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på: Kultur for kontinuerlig forbedring Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i budsjettsammenheng eller i egne saker. Lysbilde 5 Kraftfondet Avkastningen av fondet skal benyttes til å finansiere investeringer uavhengig av tidligere kommunegrenser Prinsipper for finansforvaltningen vurderes av kommunestyret en gang pr. valgperiode. Kraftfondets forvaltning skal sikre at krav til avkastning er tilpasset kommunens evne til å håndtere risiko: Profesjonell, diversifisert forvaltning med definert mandat Kursreguleringsfond tilpasset risikoprofilen Ekstern uavhengig risikovurdering av forvaltningen Lysbilde 6 Mulig prinsipp: Vedtatte investeringer Investeringsprosjekter innarbeidet i de tidligere kommunenes økonomiplaner når søknad om sammenslåing vedtas, prioriteres i den nye kommunens budsjett og økonomiplan. Det er en forutsetning at prosjektene er fullfinansiert i balansert budsjett/økonomiplan.
Vedlegg 4 Ny SAS-kommune Lysbilde 1 Navn og symboler Seminar SAS-gruppeledere, tillitsvalgte m. fl., Oslo 20.-21. oktober 2014 Lysbilde 2 Kommunenavn Kommunenavn i dag Sandefjord kommune Andebu kommune Stokke kommune 3, pkt. 3 i kommuneloven Endring i en kommunes navn avgjøres av Kongen 25, pkt. a i inndelingsloven.. forslag til navn på den nye kommune. Navn på ny SAS-kommune. kommune Lysbilde 3 Kommunevåpen I dag Sandefjord kommune : Se over Andebu kommune : Se over Stokke kommune : Se over Normalforskrifter for kommunenes bruk av kommunevåpen Mulige løsninger Bruke ett av de tre som gjelder i dagens kommuner Utvikle et nytt for ny SAS-kommune Innspill til drøfting Det gjennomføres prosess etter vedtak om sammenslåing i 2015 som skal resultere i forslag til kommunevåpen for ny SAS-kommune
Lysbilde 4 Ordførerkjede I dag Hver kommune har sitt eget ordførerkjede Innspill til drøfting Det gjennomføres prosess etter vedtak om sammenslåing i 2015 som skal resultere i forslag til ordførerkjede for ny SAS-kommune
Vedlegg 5 Lysbilde 1 Kommunebane Lysbilde 2 Kommunebane Lysbilde 3 Kommunebane Mulig konklusjon i forhandlingsutvalget: Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes.
Vedlegg 6 Lysbilde 1 Forvaltning av eierskap i SL AS Juridisk vurdering 25. september 2014: En sammenslåing av Sandefjord og Stokke kommuner innebære ikke en overgang av aksjer etter vedtektene. Øvrige aksjonærer har derfor ikke innløsningsrett. Lysbilde 2 Mulig prinsipp Overordnede prinsipper - eierskap generelt: Egen sak til kommunestyret hver valgperiode Rolleavklaring (I): Selskapsstrategi (styret) vs. eierstrategi (kommunen) Rolleavklaring (II): Formannskapet avklarer kommunens eierposisjon i aktuelle saker Kommunestyret i saker av stor betydning for kommunen Eierskap i SL AS Iht. overordnede prinsipper SL AS videreutvikles innenfor forsvarlige miljømessige og økonomiske rammer: En motor i næringsutvikling Attraktivt tilbud til innbyggere Valg av styre: Kompetanse tilpasset selskapets utfordringer Styret som kollegium komplementær kompetanse Finansiering: Legge til rette for ønsket utvikling Økonomisk utbytte - over tid - iht. de verdier som selskapet representerer Areal/kommuneplan legge til rette for ønsket utvikling Lysbilde 3 Konsekvenser av helhetsplan Settes på agendaen 4. november: Hvilke konsekvenser har styrets vedtak om helhetsplan mht. søknad om sammenslåing av kommunene? Hva bør innarbeides i dokumentet: forhandlingsutvalgets anbefaling? Utvikling av Torp Øst Krav til utbytte/kapitaltilførsel
Vedlegg 7 Lysbilde 1 Tema gjenstående møter FORHANDLINGSUTVALGETS GJENSTÅENDE MØTER 4. november: Andebu 19. november: Sandefjord 9. desember: Stokke Lysbilde 2 4. november, Andebu Sammensetning av kommunestyret fra 01.01.17. - Valg 2016 eller - «Forhandlet» sammensetning av nytt kstyre Forhandlingsutvalgets anbefaling Første utkast Konsekvenser av helhetsplan Torp Lysbilde 3 19. November, Sandefjord Forhandlingsutvalgets anbefaling 2. utkast Folkevalgt reglement Informasjonsbrosjyre til innbyggerne Departementets verktøy for prosesstøtte
Lysbilde 4 9. desember, Stokke Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene Forhandlingsutvalgets anbefaling Søknad om kommunesammenslåing Saksutredningen Aktiviteter våren 2015
Vedlegg 8 Overordnet drøftingsdokument Stokke, Sandefjord og Andebu Hvilken felles historie vil forhandlingsutvalgenes medlemmer i de tre kommunene fortelle om hva vi skal realisere sammen i en ny felles kommune? Hvilken visjon ønsker vi å formidle?
Mål for kommunereformen: 1. Styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver. 2. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. 3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. 4. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. Hvordan skal vi innfri disse målene i vår nye kommune? For å svare på dette har vi satt opp dette forslaget til drøftingspunkter/overskrifter med utgangspunkt i de 10 kriteriene som ekspertutvalget har rettet mot kommunene (det som står med blå skrift er hentet fra arbeidsdokumentet vi tidligere har fått oversendt fra Erlend Larsen): Tilstrekkelig kapasitet vurdering av styrker og svakheter innenfor ulike virksomhetsområder. Relevant kompetanse sterke/utsatte fagmiljøer, gode administrasjonskunnskaper, områder hvor man i dag trenger samarbeid eller hjelp fra andre. - Administrativ organisering Tilstrekkelig distanse tilstrekkelig distanse mellom saksbehandler og innbyggerne, habilitet Effektiv tjenesteproduksjon potensielle stordriftsfordeler, nærhet til tjenester (lokalt), effektiviseringsgevinster. - Drift av virksomheter og tjenesteyting Økonomisk soliditet økonomisk situasjon, sårbarhet - Kraftfondene - Investeringer Valgfrihet bredde i tilbudet til innbyggerne, sårbarhet Samfunnsutviklingsområder infrastruktur, tettstedsutvikling, arbeidsplasser, næring, kompetanse på området - Veinett - Jernbanen - Næring - Torp - Beredskap - Mobildekning/bredbåndsutvikling - Kollektivtrafikk - Bosettingsmønster
Lokaldemokrati valgdeltakelse i lokalvalg, medvirkningsorganer, politisk organisering, interkommunale samarbeid - Her har vi allerede drøftet politisk organisering, godtgjøring og reglement. Lokal identitet skape en tilhørighet og identitet til ny kommune, samtidig som man ivaretar den lokale identiteten - Navn og symboler - Nærhet til tjenester Resultatet av drøftingene rundt disse temaene vil gi politikere og innbyggere en reell mulighet for å vurdere behov for sammenslåing, og hvilken retning den nye kommunen vil sette fokus for å styrke svake sider, bevaring av sterke sider og ambisjonen for videre utvikling.
Vedlegg 8 A Ulike faser i endringsprosesser Philip Kotter, en professor i ledelse på Harvard Business School, har oppsummert erfaringene fra rundt 100 institusjoner som har gjennomgått relativt omfattende endringsprosesser (Kotter 1995). Lærdommen fra suksesseksemplene er at endringsprosesser går igjennom ulike faser og vanligvis over et ganske langt tidsrom. Å hoppe over steg skaper bare en illusjon av tempo og gir aldri et tilfredsstillende resultat, ifølge ham. Åtte steg for å omforme institusjonen: 1. Etablere en følelse av nødvendighet - kartlegge situasjonen - identifisere og diskutere problemer og muligheter - reformbegrunnelse: gjensidig fordel som man som den enkelte institusjon ikke kan nå alene 2. Etablere en innflytelsesrik styringskoalisjon - etablere en gruppe med tilstrekkelig makt til å lede endringsprosessen - institusjonsledelsen må være med i den indre kjerne - styringsorgan må involveres 3. Skape en visjon - visjon som et middel for å påskynde endringsprosessen - utvikle strategier for å nå visjonen 4. Kommunisere visjonen - bruke enhver mulighet til å kommunisere den nye visjonen og strategien - lære opp nye aktører gjennom bruk av koalisjonen 5. Sørge for at andre handler i henhold til visjonen - bli kvitt hindringer til endringen - endre systemer eller strukturer som undergraver visjonen - oppmuntre utradisjonelle ideer, aktiviteter og handlinger 6. Planlegge for og skape kortsiktige og langsiktige gevinster - fusjoner preges ofte av mangelfull planlegging - forberedt på det uventede - planlegge for kortsiktige mål - planlegge for langsiktige mål - skape konkrete forbedringer - se og belønne ansatte som oppnår forbedringer - markering av milepæler underveis sikrer framdrift i fusjonsprosessen - planlegge for det uforutsette 7. Konsolidere forbedringene og legge til rette for ytterligere forandringer - endre systemer, strukturer og politikk som ikke passer med visjonen. - ansette, forfremme og utvikle ansatte som kan iverksette visjonen - revitalisere prosessen gjennom nye prosjekter, tema og endringsagenter 8. Institusjonalisere nye handlemåter - påpeke forbindelseslinjene mellom ny atferd og suksess
Vedlegg 9