SLUTTRAPPORT FOR 61 NIKT Digital Patologi Konseptstudie Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: Versjon: 05.04.2017 Jørn Åge Hanssen Line Rodahl Dokset 1.0
ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.5 31.03.2017 Utkast til sluttrapport sendes på høring til prosjektstyret 0.6 04.04.2017 Tilbakemeldinger innarbeides av prosjektgruppen 0.7 05.04.2017 Tilbakemeldinger fra Prosjekteier(kostnader) 1.0 05.04.2017 Endelig versjon 1.0 etableres Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset Jørn Åge Hanssen DISTRIBUSJONSLISTE Enheter/virksomheter Prosjektstyret for Nasjonal IKT prosjekt 61 Digital Patologi Nasjonal IKT Prosjektforum Andre aktuelle interessenter 2
INNHOLD 1. Kort oppsummering av prosjektet... 4 1.1. Historikk og Behov... 4 1.2. Strategisk forankring... 4 2. Oppnåelse av prosjektets mål... 6 2.1. Effektmål... 6 3. Prosjektets leveranser... 7 4. Prosjektets hovedkostnader og -gevinster... 8 4.1. Budsjett... 8 4.2. Gevinster... 9 5. Prosjektets milepæler... 9 6. Avvik i prosjektet... 10 6.1. Ressurser... 10 7. Informasjon og kommunikasjon... 11 7.1. Prosjektstyremøter... 11 7.2. Prosjektmøter... 11 7.3. Regionale prosjekter... 11 7.4. Interessentkommunikasjon... 11 7.4.1. Analyse... 11 7.4.2. Kommunikasjon... 12 7.4.3. Film... 13 8. Evaluering av prosjektet... 13 8.1. Organisering... 13 8.2. Tilgang til ressurser... 13 8.3. Møteplasser... 13 8.4. Kompetanse... 13 8.5. Rapportering... 13 8.6. Samhandling... 13 8.7. Metodikk... 14 9. Vedlegg... 16 3
1. KORT OPPSUMMERING AV PROSJEKTET 1.1. Historikk og Behov Oppstart av Nasjonal IKT prosjekt 61 Digital Patologi konseptfase, ble besluttet av styret for Nasjonal IKT 5. februar 2016. Prosjektets styringsdokument har definert prosjektproduktene for konseptfasen. Driverne for å utforske og bruke mulighetene som den nye teknologien gir, er knyttet til følgende: økt behov for patologer, vanskelig rekruttering og opprettholdelse av fagmiljøer både sentralt og perifert, overholdelse av tidsfrister for prøvesvar og pakkeforløp, samt en forventet økning i mengden og kompleksiteten av undersøkelser, og dermed også behov for å utnytte ekspertisen og kapasiteten bedre. Mer standardisering av prøvehåndtering og svarrapporter i tråd med strukturert journal blir innført, i tillegg til økt behov for digital kommunikasjon med klinikere og pasienter. Samtlige av driverne vil til sist komme pasienten til gode. Patologi er en av de få store fagområdene der informasjon (les snitt) ennå ikke er lagret digitalt. Arbeidet i konseptfasen skal resultere i konseptuelle organisatoriske og teknologiske målbilder/løsningsforslag og forslag til retningslinjer og standarder for utvalgte områder, og vil dermed gi et grunnlag for en realisering av tiltak basert på felles nasjonale føringer. Kartlegging av andres erfaringer vil være en viktig del av arbeidet i forprosjektet, eksempelvis fra Utrecht, Linköping og Göteborg (Västra Götalandsregionen), i tillegg til å utnytte det som allerede er gjort av forarbeid og gjennomføring i de regionale initiativene. 1.2. Strategisk forankring Prosjektet understøtter fremtidsbildet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, om å øke standardisering og felles tjenester og løsninger, som fremmer kvalitet og effektivitet å sørge for rett informasjon til rett tid og til rett mottaker IKT utviklingen i helse Norge er kommet langt, men det at mange selvstendige virksomheter har egne ansvar for prioriteringer, anskaffelse og drift, har ført til enkeltstående og forskjellige IKT løsninger som svekker informasjonsflyt og tilgang til relevant informasjon. I Stortingsmelding 9, 2012-2013 beskriver regjeringen derfor alternative løsninger med hovedmålet «En innbygger én journal». Meldingen understreker også at gode IKT systemer er nødvendig for pasientsikkerhet og kvalitet, hvor kvalitet også betyr tilgjengelighet og service. I Nasjonal Helse og Sykehusplan (Stortingsmelding 11, 2015-2016) følges dette opp helsetjenesten skal oppleves som pasientens helsetjeneste - pasienten skal ikke bidra til å holde helsetjenesten sammen ved å være en informasjonsbærer mellom ulike helsevirksomheter. 4
Alle innbyggere har en lovfestet rett til lik tilgang til tjenester av god kvalitet (Pasientrettighetsloven, 1999). Denne loven gir pasienten nye rettigheter i forhold til helsetjeneste, bl.a. innsynrett i egen journal. Konsekvensen av «lik tilgang til tjenester» gjøres tydelig i Nasjonal helse- og sykehusplan, kapittel 12, avsnitt III) det skal ytes likeverdige spesialisthelsetjenester, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn. Digital patologi vil være et viktig bidrag til å oppfylle disse målene. Felles nasjonale løsninger både innenfor teknologi, dokumentasjon og arbeidsprosesser vil sikre samhandling ikke bare internt men også mellom laboratorier og helseregioner. Bedre samhandling har viktige konsekvenser som å sikre tilgang til patolog med rett kompetanse og å redusere ventetiden på diagnoseresultatet, uavhengig av laboratoriets lokalisering og pasientens bosted. Pasientens faktiske behandlingssted blir ikke viktig i forhold til å samle alle helseopplysninger rundt pasienten. Digital Patologi vil derfor også understøtte visjonen «én innbygger én journal". Teknologien gir mulighet til å opprettholde også mindre laboratorier «nærmere pasienten" dette vil minimere transport av prøvemateriale og således øke pasientsikkerhet og minimere svartid. Digital patologi øker tilgangen til patologitjenester også ved at patolog kan arbeide mindre avhengig av fysisk arbeidssted og gir grunnlag for å motta tjenester fra andre- og private laboratorier ev. i utlandet. Kvaliteten i norsk kreftomsorg er god, men det er fortsatt mange store utfordringer når det gjelder overlevelse av kreft. Regjeringen la derfor i 2013 frem nasjonal kreftstrategi (2013-2017), «Sammen mot kreft». I planen er det to strategipunkter hvor digitalisering av patologilaboratoriene direkte kan bidra til bedre resultat: ved at kreftpakkeforløpstiden reduseres og ved at diagnosen blir mer korrekt og komplett. I dag monitoreres kreftforløpene fram til behandlingsstart. Det innebærer at for eksempel operasjonspreparater ikke prioriteres i alle avdelinger. I dag prioriteres forløpspasienter i landets laboratorier (i den grad prøven kan identifiseres som forløpspasient). Videre er det i patologifaget en rask utvikling av nye undersøkelsestyper en kan utføre på en patologiprøve. Evaluering av biomarkører er en forutsetning for valg av persontilpasset behandling. En kreftsykdom kan endre karakter, og nye patologiprøver kan bli nødvendige for å tilby ny behandling basert på funn i svulstvevet. En del slike nye behandlingsformer har svært gode resultater. 5
2. OPPNÅELSE AV PROSJEKTETS MÅL Konseptstudien mål var å utarbeide et konsept for digital patologi som underlag for videre planlegging og realisering av nasjonale/interregionale tiltak. Foreslåtte tiltak/prosjektforslag skal understøtte ibruktakelse av digital patologi for å oppnå følgende: Bedre patologiservice (rett svar til rett tid) ved å utnytte ressursene i patologimiljøene bedre (rett biopsi til rett patolog) Forbedret samhandling mellom patologiavdelingene og laboratoriene og andre fagmiljøer i sykehusene Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet, gjennom standardisering Å kunne møte fremtidens behov for økt bruk av patologitjenester (økt befolkning i kombinasjon med at flere lever lengre med kreft og andre sykdommer) 2.1. Effektmål Siden dette er en konseptstudie, så vil effektmålene oppnås først når de foreslåtte tiltakene blir realisert. Prosjektgruppen har arbeidet med å identifisere tiltak som skal gi følgende effekter ved realisering ID Mål 1 Å utnytte ressurser i og mellom patologiavdelingene bedre, i form av bl.a. Mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger Lette arbeidet med prøver som krever re-granskning av tidligere prøver, da disse etter hvert vil kunne finnes i et digitalt arkiv Reduksjon/bortfall av tidkrevende oppgaver knyttet til administrering av glass-snitt for diagnostisering, demonstrasjon, undervisning og forsendelse 2 Å heve kvaliteten på patologitjenesten gjennom korrekt og komplett svar til rett tid. 3 Å bedre rekrutteringen til store og små patologimiljø 4 Å styrke faglig utvikling i patologifaget ved lettere samhandling mellom spesifikke og spesialiserte fagmiljø 5 Å styrke undervisning av leger i utdannelsesstilling i patologi samt medisinerstudenter 6
6 Å gi mulighet for å opprettholde perifere patologimiljø/patologitjenester ved desentrale sykehus 7 Å gjøre fagfeltet mer attraktivt 8 Å synliggjøre patologifaget i pasientforløpet 9 Å forbedre pasientsikkerheten 10 Å bedre logistikken rundt pakkeforløp 11 Å forbedre pasientforløpet, i form av bl.a. Redusert utredningstid som følge av raskere svartider ved samhandling mellom geografisk adskilte patologer/patologiavdelinger Redusert utredningstid som følge av raskere tilgang til tidligere prøver ved behov for regranskning Generelt å redusere forløpstiden (inklusive liggetiden der det er relevant) som følge av raskere og mer presise svar 12 Å forbedre kvaliteten på framtidige helsetjenester (forbedret datakvalitet i registre, og legge til rette for "Deep learning" gjennom digitalisering av informasjon). 3. PROSJEKTETS LEVERANSER De konkrete anbefalingene fra konseptutredningen presenteres i dokumentet prosjektforslag og tilhørende Business case. Prosjektet har gjennomført større kartlegginger i inn og utland, i tillegg til å arbeide tett med relevante prosjekter i de fire helseregionene. Under følger en liste over prosjektets leveranser gjennomført i konseptstudien. Produkt Status Kvalitetskrav Utredning av dagens organisering og arbeidsprosesser Levert Godkjent av prosjektstyret Erfaringer fra regionene Levert Godkjent av prosjektstyret Erfaringer fra patologimiljøet i utlandet Levert Godkjent av prosjektstyret Resultater fra andre prosjekter Levert Godkjent av prosjektstyret Funksjonelt målbilde Levert Godkjent av prosjektstyret Fremtidige arbeidsprosesser og tilhørende organisering Levert Godkjent av prosjektstyret Felles nasjonale retningslinjer og standarder Levert Godkjent av prosjektstyret Teknisk målbilde Levert Godkjent av prosjektstyret 7
Tiltakskort Levert Godkjent av prosjektstyret Tiltaksstrømmer/delprosjekt Levert Godkjent av prosjektstyret Foranalyserapport Levert Godkjent av prosjektstyret Prosjektforslag Levert Godkjent av prosjektstyret Business case Levert Godkjent av prosjektstyret 4. PROSJEKTETS HOVEDKOSTNADER OG -GEVINSTER 4.1. Budsjett Følgende kostnader er blitt budsjettert i prosjektet: Kostnader til innleie av prosjektleder Direktekostnader i form av møteutgifter Videre ble det sendt ressursforespørsel til de fire helseregionene etter fordelingen i tabellen under. Disse ressursene har ikke ført timer nasjonalt. Etter endringsanmodning grunnet utfordring med prosjektleveranser fra og med milepæl 10, ble prosjekttiden utvidet til og med 31.mai 2017. I tillegg ble det søkt om midler til kommunikasjonstiltak. Denne ble innvilget av styret i NIKT i januar 2017, og prosjekttiden ble utvidet til 1. juni 2017. Faktisk forbruk i 2016 var 0,7 MNOK lavere enn budsjettert, og budsjettmessig konsekvenser av endringsanmodningen ble en netto økning i prosjektets budsjett på 0,5 MNOK. 8
For helseregionene førte utvidelsen til at prosjektressursene ble videreført i samme form som tabellen under. Kostnadstype NIKT (1000 kr) HSØ HV HMN HN Sum Prosjektleder 2.000 Direkte kostnader 300 Toleransegrense 300 Sum 2.600 Arkitekter 0,5 0,5 1,0 Fagressurser 0,55 0,7 0,4 0,4 2,6 Sum 2.600 1,05 1,2 0,4 0,4 3,05 4.2. Gevinster Siden dette er en konseptstudie, er ingen gevinster realisert i prosjektperioden, utover identifisering av disse. For detaljer om identifiserte gevinster, henvises det til prosjektforslag og Business case. 5. PROSJEKTETS MILEPÆLER Prosjektets arbeidet med 14 milepæler beskrevet i Styringsdokumentet for prosjektet. Under presenteres opprinnelige, og korrigerte milepæler. 9
6. AVVIK I PROSJEKTET Som tidligere beskrevet i kapittel 4.1 og 5 ble prosjektets leveranser forsinket. Grunnene til forsinkelsen var flere. Blant annet kom prosjektet noe senere i gang grunnet forsinket tilgang til prosjektleder. I tillegg har det vært en utfordrende ressurssituasjon i helseregionene i prosjektperioden. 6.1. Ressurser Revidert tidsplan innebar et behov for å videreføre deltagelsen fra helseregionene i tilsvarende omfang som i 2016. Helseregionene bekreftet videreføringen av ressurser, men det har vært 10
utfordringer med kapasitet fra Helse Sør-Øst generelt, og på arkitektursiden spesielt. Prosjektet har også i 2017 vært rammet av ressursutfordringer. Andre prosjektdeltakere har tatt på seg en høyere arbeidsbelastning for å sikre prosjektets leveranser. 7. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON 7.1. Prosjektstyremøter Det har vært gjennomført 7 prosjektstyremøter i konseptfasen, og det er planlagt et prosjektstyremøte til for oppsummering etter behandling i NIKT prosjektforum. Prosjektstyret har aktivt involvert seg i innholdet i prosjektleveransene, og presentert disse. Videre jobber prosjektstyret sammen med prosjekteier, prosjektleder og arkitektene med forankringsaktiviteter i helsregionene, og opp mot beslutningstakere og interessenter. 7.2. Prosjektmøter Det har vært gjennomført 24 fellesmøter med prosjektgruppen i tillegg til fellesreiser og besøk til Tromsø, Trondheim, Oslo og utvalgte til Utrecht og London. I tillegg til dette har det vært utstrakt bruk av Lyncmøter, og deler av prosjektgruppen har også hatt fysiske møter utover dette. Prosjektet har også hatt leverandørmøter, og vært på bedriftsbesøk hos Fürst. Videre har prosjektet hatt et godt samarbeid med Norsk Helsenett. 7.3. Regionale prosjekter Prosjektet har hatt tett og god dialog med de regionale prosjektene i prosjektperioden, gjennom møtepunkter med regionale prosjektledere, og prosjektdeltakere som arbeidet i både regionale digital prosjekt og nasjonalt prosjekt 7.4. Interessentkommunikasjon 7.4.1. Analyse Prosjektet har utført en interessentanalyse i konseptstudien. De ulike interessentene er grupperte, og kommunikasjonsmaterialet er tilpasset de ulike interessentgruppene. 11
Forklaring til tabell: 7.4.2. Kommunikasjon Prosjektet har kommunisert eller avtalt kommunikasjon med følgende interessenter (uprioritert rekkefølge); Den Norske Patologforening Nasjonal IKT Klinisk IKT Fagforum Driftstyret for kreft (OUS) Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur Regionale prosjekter og programmer som omhandler Digital patologi Kreftregisteret Fürst Patologiavdelinger i alle helseregionene, Nasjonal IKT Fagforum for porteføljestyring Porteføljeansvarlige i helseregionene 12
7.4.3. Film Prosjektet har fått utviklet en animasjonsfilm som skal benyttes som introduksjon til de ulike presentasjonene. Den bygger på de samme fargeskalaene som presentasjonsbildene slik at kommunikasjonselementene fremstår samlet. Filmen er bygget i et pasientperspektiv. 8. EVALUERING AV PROSJEKTET 8.1. Organisering Prosjektgruppen har bestått av deltakere fra de fire helseregionene. Videre har flere prosjektdeltakere også arbeidet i de regionale prosjektene for digital patologi. En slik organisering har bidratt til enkel tilgang til kompetanse, og informasjonsdeling mellom de regionale prosjektene-, og det nasjonale prosjektet. Prosjektet har vært tverrfaglig sammensatt av patologer, bioingeniør, systemforvalter, kvalitetskoordinator, fysiker og virksomhetsarkitekter. 8.2. Tilgang til ressurser Det ble tidlig i konseptstudien identifisert en utfordring med tilgang til enkelte av ressursene. Det har også vært hendelser i regionene som medførte en ressursutfordring i det nasjonale prosjektet. Disse to faktorene førte til en forsinkelse, og det ble besluttet en utvidelse av prosjekttiden januar 2017. 8.3. Møteplasser Prosjektet har i gjennomsnitt hatt to fysiske møter per måned på Gardermoen. Prosjektet har også hatt samling i Tromsø, og vært på ulike studieturer og besøk i inn og utland. I tillegg har det vært fysiske møter mellom mindre grupperinger i prosjektet. Annen kommunikasjon har vært på Lync og telefon. 8.4. Kompetanse Prosjektdeltakerne har hatt et stort engasjement, i tillegg til meget høy kompetanse innenfor sine fagområder. I tillegg har det vært stor læringsvilje og -evne i prosjektet. 8.5. Rapportering Prosjektet har arbeidet i NIKT Sharepointløsning. Rapporteringen har foregått direkte i møter mellom ledere av arbeidspakker og prosjektleder. Prosjektleder har rapportert status i prosjektmøter, prosjektstyremøter og til NIKT i etablerte maler. 8.6. Samhandling Samhandlingen i prosjektet har fungert veldig godt. Ressurser med lav prosentandel deltakelse i prosjektet faller noe utenfor kjernen i prosjektgruppen(med dette menes ressurser med deltakelse fra 30% og oppover). Et læringspunkt i et tilsvarende prosjekt vil være at deltakelsen bør være 13
30%, og/eller mer reell tid til prosjektet, mens involveringen av andre prosjektressurser kan variere i prosentvis deltakelse. 8.7. Metodikk Prosjektet har fulgt PRINCE2 metodikk gjennom prosjektperioden, og benyttet beste praksis fra TOGAF rammeverket som er et anerkjent rammeverk for virksomhetsarkitektur. Prosjektet startet med forretningsmål og behov, og det ble opprettet arbeidspakker med identifisert ansvar(fokusområde) gjennom hele utredningsperioden. Utredningen startet med en as is analyser før vi beveget oss mot fremtidens digital patologi. Prosjektet har også løftet blikket gjennom å analysere nære og fjerne omgivelser til patologiavdelingene, og identifisert drivere som kan påvirke ulike fremtidsbilder. Gjennom dette har vi identifisert et ønsket målbilde digital patologi i 2025, og visjonen rett prøve til rett patolog til rett tid. Vi har fortløpende gjennom prosjektperioden identifisert mulige tiltak som vi har vektet mot effektmålene. Videre drøftet vi ulike konseptuelle tilnærminger for å nå det funksjonelle målbildet for digital patologi. 1. Alternativ 0 - Ikke gjøre noe nasjonalt 2. Alternativ 1 - Ingen nasjonal løsning, men økt samhandling 3. Alternativ 2 - Regionale og nasjonale løsninger, økt samhandling 4. Alternativ 3 - Nasjonal løsning og samhandling Prosjektet vurderte de ulike alternativene. Basert på tilbakemeldinger fra regionene, analyser utført og diskutert, ble det besluttet å foreslå en stegvis utvikling og implementering basert på alternativ 2. Under presenteres strukturen tiltakene ble plassert i. 14
Fordeler med denne metoden er at; Prosjektproduktene er avgrenset per tiltak, og leveres fortløpende Tiltakene gir fortløpende gevinster underveis i de tre fasene (forberede, standardisere, samhandle) Det kan gjøres en fortløpende prioritering mellom tiltakene Innføring kan skje i utakt Det er mulig å forplikte seg periodevis Prosjektforslag ble identifisert, og en overordnet skisse presenteres under 15
Tiltakene og prosjektene er presentert i egne standardiserte presentasjoner(«tiltakskort») utviklet av prosjektgruppen. Det henvises til vedleggene tiltakskort og/eller delprosjekt for ytterligere informasjon Prosjektleveransene sendes over til prosjektforum(nikt) for videre behandling. 9. VEDLEGG Styringsdokumentet Tiltakskort (beskrivelse av tiltak innenfor delprosjektene) Prosjektforslag Business Case (prosjektbegrunnelse) Foranalyserapport 16