PROSJEKTMANDAT FOR 61.2 DIGITAL PATOLOGI GJENNOMFØRINGSFASE FORBEREDE

Transkript

1 PROSJEKTMANDAT FOR 61.2 DIGITAL PATOLOGI GJENNOMFØRINGSFASE FORBEREDE Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: Porteføljestyret for Nasjonal IKT Lisbet Sviland og Jørn Hanssen HF

2 1. BESKRIVELSE AV IDE OG BEHOV Bakgrunn Patologiområdet i spesialisthelsetjenesten står overfor en situasjon som i korte trekk handler om at det ikke vil være mulig å håndtere forventet økning i arbeidsmengde med dagens arbeidsmetoder. Patologiavdelingenes arbeid med å utføre diagnostikk for blant annet kreftpasienter, er essensielt for å kunne tilby god pasientbehandling. Flere av landets patologiavdelinger står overfor et generasjonsskifte, der erfarne patologer nærmer seg pensjonsalder, samtidig som det er vanskelig å rekruttere et tilstrekkelig antall nye patologer for å opprettholde nødvendig kapasitet. Dette gir et dystert fremtidsbilde med tanke på å fortsatt kunne tilby patologitjenester på dagens nivå. Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde ( Målbilde Digital patologi 2025 ) og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Tiltakene handler i stor grad om standardisering (rekvisisjoner, svarrapporter, rapportering, interne arbeidsprosesser i patologiavdelingene). Denne standardiseringen er en forutsetning for å oppnå en mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger, noe som igjen er en forutsetning for å oppnå Målbilde Digital patologi Dette mandatet gjelder den første av tre gjennomføringsfaser Forberede, som omhandler forberedelse for gjennomføring av standardiseringsaktiviteter, samt forberedelse til en mulig anskaffelse av epat (samhandlingsløsning). Forventede gevinster ved å gjennomføre prosjektet De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi nasjonalt er som følger: Pasientgevinster/økt pasientsikkerhet gjennom o Kortere tid til diagnose o Raskere og riktigere behandling o Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg Bedre kapasitetsutnyttelse gjennom mer effektiv prosessering, som gjør det mulig å håndtere økt prøveomfang Bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet Utdanning av patologer (inkludert etterutdanning) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, som også støtter gruppeundervisning på hver enkelt avdeling Prosjektet har brukt Direktoratet for økonomistyring sin modell for kategorisering av gevinster, som omfatter følgende elementer: Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for øvrige aktører

3 Effektiviseringsgevinstene er nærmere beskrevet i oppdatert prosjektbegrunnelse som ble vedtatt av prosjektstyret , og er oppsummert som følger: Redusert omfang av postforsendelser Redusert produksjon av glass(-snitt) Redusert omfang av telefonhenvendelser Forenklet implementering av digital patologi ved patologiavdelingene Reduksjon i remerking av prøver Redusert omfang av feilproduksjoner Redusert behov for lokale planer og krav i forbindelse med lagring av blokker, glass og digitale snitt Reduserte kostnader relatert til fysisk lagring Raskere svarrapportering Reduksjon i tidsbruk ved mottak av prøver Redusert prosjekttid i helseregionene for å innføre elektronisk rekvisisjon og å ta i bruk standardiserte kodeverk Reduksjon i tidsbruk ved innrapportering til helseregistre, inklusive Kreftregisteret Reduksjon i postforsendelser til Folkehelseinstituttet Reduksjon i tidsbruk ved planlegging og innføring av e-læring Gjennomførte prosjektfaser Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Det er gjennomført et systematisk arbeid som har resultert i følgende: Beskrivelse av ønsket situasjon for fremtiden ( Målbilde Digital patologi 2025 ) Beskrivelse av effektmålene hvilke effekter ønsker vi å oppnå Beskrivelse av leveransene som legger grunnlag for å oppnå de ønskede effektene Beskrivelse av gevinstene ved å ta i bruk de oppnådde effektene Beskrivelse av syv delprosjekter som skal levere grunnlaget for å oppnå de ønskede effektene Overordnet tidsplan for hele gjennomføringsfasen Faseplan for den første gjennomføringsfasen Forberede 2. KORT BESKRIVELSE AV MÅL Formålet med Nasjonal IKTs prosjekt 61 Digital patologi er å oppnå lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger, gjennom standardisering, strukturering og samhandling, fra rekvirering av prøven til svar foreligger. Den overordnede hensikten med å gjennomføre prosjektet, er å: Tilrettelegge for nasjonal samhandling mellom landets patologiavdelinger Effektivisere arbeidsoppgavene i patologiavdelingene Effektivisere arbeidet i grenseflaten mellom rekvirent og patolog Effektivisere innrapportering til sentrale helseregistre (Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet)

4 Effektmål Effektene som forventes å oppnås ved å gjennomføre prosjektet, er som følger: Effektmål 1 Forbedret pasientsikkerhet Pasientsikkerheten er forbedret gjennom redusert utredningstid, korrekte og komplette svar: Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Digitale snitt er koblet til svarrapporter Historiske prøver er raskt og lett tilgjengelige Prøver til re-granskning er raskt og lett tilgjengelige Prøver (vev, blokker, glass, digitale snitt) og svarrapporter er entydig og unikt merket for å hindre forbytting Digitale snitt og prøvesvar er tilgjengelig for klinikere og pasienter Effektmål 2 Hevet kvalitet på patologitjenesten Kvaliteten på patologitjenesten er hevet gjennom at: Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Gjennomsnittlig svartid er redusert på tvers av avdelinger og fagområder Digitale verktøy benyttes for å måle uttrykk av biomarkører på digitale snitt Effektmål 3 Effektiv bruk av ressurser i patologitjenesten Ressurser i patologiavdelingene blir utnyttet bedre: Patologiavdelinger samhandler via epat Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Ved konsultasjon og regranskning av tidligere prøver fra andre regioner benyttes digitale snitt via epat Lagringsbehov for glassnitt er redusert til et minimum basert på Nasjonal plan for lagring av blokker og glass Forsendelse og administrasjon av glassnitt skjer i liten grad Arbeidsprosessene er standardiserte

5 Effektmål 4 Hevet kvalitet på fremtidige helsetjenester Kvaliteten på fremtidige helsetjenester er bedre fordi: Alle avdelinger benytter epat for å levere rapporter til kreftregisteret, FHI og andre kvalitetsregistre elektronisk med strukturerte data Forskningsprosjekter kan benytte nasjonale datasett som tilgjengeliggjøres fra epat Effektmål 5 Styrket undervisning Utdanning av leger i spesialisering blir styrket gjennom: En samling av digitalt undervisningsmateriell er laget Digitalt undervisningsmateriell, inkludert digitale snitt, brukes på tvers av regionene En digital undervisningsplattform er etablert Nasjonale digitale kurs innen fagområder som har gjennomgått standardiseringsfasen er utviklet Planlagte leveranser fra første gjennomføringsfase Forberede Etablert nasjonale fagnettverk for utvalgte organområder: Et fagnettverk er en gruppe patologer som arbeider innenfor det aktuelle fagområdet. Det er tilsammen 15 fagområder, og det er planlagt opprettet 3 fagnettverk i regi av prosjektet; Nyrepatologi (ikke-neoplastisk), ben- og bløtdelssvulster og solide barnesvulster. Fagnettverkene skal i utgangspunktet baseres på faggruppene fra Den Norske Patologforeningen, og vil ha som hovedoppgave å utarbeide og forvalte standarder for rekvisisjoner og svarrapporter for det enkelte fagområdet. Etablert mottak av prosjektets leveranser i helseregionene: Prosjektet legger til grunn at det etableres mottakspunkter i helseregionene, som vil være en forutsetning for en god overlevering av leveransene til den enkelte helseregion. Det vil være helseregionene selv som sørger for å ta i bruk leveransene. Mottakspunktene kan inngå i de regionale prosjektene for innføring av digital patologi eller laboratorieløsninger (LIMS), men kan også etableres i linjen. Prosjektet vil foreslå og sørge for å etablere en interregional koordineringsfunksjon mellom prosjektet og de regionale mottakspunktene. Den interregionale koordineringsfunksjonen vil også være styringsgruppe for fagnettverkene. Innretningen er i tråd med den styrevedtatte modellen for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger, utarbeidet av Nasjonal IKT HF. Nasjonal nummerserie for merking av prøver: Prosjektet skal definere en unik og enhetlig merking av prøvemateriale, omtalt som «nasjonal nummerserie», slik at den er klar for implementering i regionale laboratorieløsninger (LIMS) fra Nasjonal nummerserie er en forutsetning for sikker identifisering og effektiv samhandling mellom helseregionene. Innføring av nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt: Forslag til nasjonal plan for lagring av blokker, glass og digitale snitt er utarbeidet i planleggingsfasen. De regionale fagdirektørene har bestemt at forslaget skal formelt oversendes fra de fire regionale helseforetakene til Helsedirektoratet.

6 Målet er at dette skal resultere i retningslinjer fra Helsedirektoratet som kan operasjonaliseres i patologiavdelingene fra Strategi for etablering av samhandlingsløsning: Prosjektet skal foreslå en strategi for etablering av epat (samhandlingsløsning), og dermed også vurdere anskaffelse av en kommersielt tilgjengelig løsning, i forhold til utvikling av en løsning i et av IKT-selskapene i helseregionene. Den foreslåtte strategien vil legges frem for blant annet Strategirådet for Nasjonal IKT HF, og vil også inngå som beslutningsunderlag til porteføljestyret, ved overgang til neste gjennomføringsfase. Forberedt arbeidet med standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter: Prosjektet skal undersøke muligheter og begrensninger i eksisterende grensesnitt og standarder for overføring av rekvisisjoner og svarrapporter. Arbeidet er planlagt gjennomført i samarbeid med relevante aktører, blant annet Direktoratet for e-helse. Leveransen vil være en anbefaling om utvidet bruk av kodeverk, bruk og eventuelt utvidelse av eksisterende KIHT-meldinger, og eventuelt bruk av nye standarder for meldingsutveksling dersom det ikke er mulig eller hensiktsmessig å bygge videre på eksisterende meldingsformater og grensesnitt. Leveransen definerer en teknisk grunnstruktur for standardiseringsarbeidet innenfor de enkelte fagområdene. 3. INTERESSENTER Interessent Patologiavdelingene Rekvirenter LIS-leger Helsedirektoratet Direktoratet for e-helse Kreftregisteret Folkehelseinstituttet Norsk Helsenett Begrunnelse Skal ta i bruk nasjonale standarder for å kunne samhandle nasjonalt, herunder standardiserte svarrapporter Skal ta i bruk standardiserte rekvisisjoner Samordnet nasjonal undervisning Forvalter Biobankloven, skal gi retningslinjer for lagring av blokker, glass og digitale snitt Forvalter kodeverk og standarder for meldingsutveksling, som skal anvendes i standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter Ønsker strukturert innrapportering fra patologiavdelingene Mottar obduksjonsrapporter Fremtidig nasjonal tjenesteleverandør, sentral rolle i drift og forvaltning av epat (samhandlingsløsning)

7 4. ORGANISERING OG ANSVAR Tiltak 61 Digital patologi gjennomføres som et prosjekt i Nasjonal IKT. Prosjektet er foreslått organisert som et hovedprosjekt med én hovedprosjektleder, og syv delprosjekter. Prosjektet vil følge prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT. Tabellen beskriver viktige roller for styring av prosjektet. Rolle Ansvar Navn Virksomhet Prosjekteier (leder for prosjektstyret) Prosjektstyre Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat. Helseregionenes representanter i prosjektstyret skal ivareta det interregionale perspektivet i prosjektet og er samtidig ansvarlig for forankring og oppfølging av helseregionenes ansvar i prosjektet. Prosjektstyret er ansvarlig for at prosjektet har tilstrekkelige ressurser med kompetanse og kapasitet til å gjennomføre prosjektet. Lisbet Sviland Harald Aarset Kate Myreng Sigbjørn Smeland Helse Bergen St. Olavs hospital Universitetssykehuset Nord-Norge Oslo Universitetssykehus Diagrammet viser beslutningsmodellen for prosjekter i Nasjonal IKT HF:

8 5. TIDSPLAN, RESSURS- OG BUDSJETTBEHOV Faser og overordnet tidsplan Diagrammet viser overordnet tidsplan for de tre gjennomføringsfasene og for de syv delprosjektene. Ressursbehov i helseregionene *) Gruppen «andre eksterne» ønskes bemannet av Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse Tabellen viser behovet for ressurser fra helseregionene, som er lagt til grunn i planene for gjennomføring. I tillegg vil prosjektet benytte fagforumene i Nasjonal IKT. Videreføring av standardiseringsarbeidet for øvrige fagområder/organområder utover det som leveres i gjennomføringsfasen, vil komme i tillegg. De høyest prioriterte påfølgende fagområdene er Gastrointestinal patologi og Hud. Utprøvd mal og metode, og ikke minst erfaringer fra de tre områdene som leveres av prosjektet, vil danne et godt grunnlag for det videre standardiseringsarbeidet. Dette er foreslått gjennomført i regi av fagnettverk som bygger på eksisterende faggrupper i Den Norske Patologforening, eller i linjen. Prosjektets oppfatning er at det vil være mulig å standardisere resterende fagområder innenfor en periode på 3-5 år, og innen Budsjettbehov

9 Budsjettbehov Nasjonal IKT Tabellen viser budsjettbehov Nasjonal IKT HF som er knyttet til prosjektledelse for alle delprosjektene, og for alle tre gjennomføringsfasene. Budsjettbehovet for første gjennomføringsfase Forberede, som er planlagt gjennomført i 2018, er 8,2 MNOK Budsjettbehov i helseregionene Tabellen viser det samlede foreløpige budsjettbehovet for alle helseregionene for utvikling eller anskaffelse av epat (samhandlingsløsning) i andre gjennomføringsfase, inklusive drift og forvaltning, samt anslått ressursbehov for innføring av løsningen. Detaljert estimat og oppdatert budsjettbehov vil bli utarbeidet i første gjennomføringsfase Forberede. Kostnader knyttet til regionale prosjekter for innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere vil komme i tillegg. Milepæler og beslutningspunkter

10 Kost-/nytteberegning Kost-/nytteberegningene viser en positiv nåverdi på 91,3 MNOK. I modellen for kost-/nytteberegningene er det lagt til grunn en timepris for ressurser fra helseregionene som varierer fra kr 740 til kr 1000, avhengig av ressurskategori. Det er videre lagt til grunn en periode på 5 år med gevinstuttak og kostnader relatert til drift og forvaltning av leveransene fra prosjektet Hvilke gevinster er tatt med i kost-/nytteberegningene I beregningen er det utelukkende lagt til grunn beregnede effektiviseringsgevinster for patologiavdelingene og for Kreftregisteret. For disse gevinstene er det lagt til grunn at det er gjennomført standardiseringsaktiviteter og igangsatt samhandling for alle fagområder/organområder, ref kap Hvilke mulige gevinster er ikke tatt med i kost-/nytteberegningene De beregnede gevinstene er relatert til effektene av standardisering og nasjonal samhandling, og omfatter ikke gevinster knyttet til innføring av digital patologi i helseregionene som sådan. Heller ikke samfunnsøkonomiske gevinster inngår i beregningene. Det er foretatt gjennomganger av gevinstene med regionale prosjekter i Helse Midt- Norge, Helse Sør-Øst og Helse Vest, for å verifisere at fordelingen av gevinster mellom nasjonalt prosjekt og de regionale prosjektene er rimelig og konsistent. Besparelser knyttet til reduksjon i behovet for nye patologer, sammenlignet med en fremtidig situasjon der det ikke gjennomføres standardisering på nasjonalt nivå og ikke legges til rette for nasjonal samhandling, er ikke tatt med i beregningene. 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Overordnede føringer Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter blant annet: Nasjonal e-helsestrategi Regjeringens styringsmål for spesialisthelsetjenesten 2018, og spesielt fokusområdet «Redusere unødig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen» St. meld 9 ( ), «Én innbygger én journal» St. meld 11 ( ), «Nasjonal helse- og sykehusplan» Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper Avgrensning for prosjektet Identifiserte avgrensninger for prosjektet omfatter følgende: Prosjektet omfatter ikke regional innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere Standardiseringsaktivitetene i prosjektet omfatter 3 av 15 fagområder/ organområder

11 Prosjektets avhengigheter Alle fire helseregioner har enten igangsatt eller har planlagt regionale prosjekter for innføring av digital patologi. En forutsetning for å kunne ta ut de ønskede effektene og gevinstene fra det nasjonale prosjektet, er at det innføres digital patologi i de enkelte helseregionene. Dette vil blant annet omfatte anskaffelse av digitale scannere, og tilpasninger av lokale arbeidsprosesser og IKT-løsninger for å ta i bruk nasjonale standarder og epat (samhandlingsløsning). Kostnader og gevinster knyttet til regionale prosjekter er ikke tatt med i kost/nytte-beregningene for det nasjonale prosjektet. Dersom de regionale prosjektene gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». Avhengighetene mellom Nasjonal IKTs prosjekt og de regionale prosjektene er illustrert som følger: Plan for blokker, glass og digitale snitt Nasjonal nummerserie Standardiserte rekvisisjoner Standardiserte svarrapporter epat H H 1H H 1H H 1H H Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Unilab Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Reginal LVMS Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Plan for blokker, glass og digitale snitt vil legge føringer for helseregionenes lagringsstrategier. Nasjonal nummerserie er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for oppbygging og konfigurering av nummerserie i regionale løsninger. Standardiserte rekvisisjoner, standardiserte svarrapporter og epat er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for definering av rekvisisjoner og svarrapporter, herunder bruk av kodeverk, i regionale løsninger. Prosjektet vil videreføre den etablerte samhandlingen med de regionale prosjektene for å sikre god håndtering av avhengighetene.

12 Realiseringsstrategi Patologifaget består av 15 fagområder/organområder. Prosjektet vil gjennom standardiseringsaktivitetene gjennomføre pilotering av først ett fagområde/ organområde og deretter gjennomføre for ytterligere to. Piloteringen er planlagt gjennomført i neste gjennomføringsfase Standardisere. Videreføring av standardiseringsaktivitetene for øvrige fagområder vil foregå som et samarbeid mellom helseregionene etter at prosjektet er avsluttet. Prosjektet skal sørge for at det blir etablert en styringsgruppe for dette arbeidet, og videre utrulling og igangsetting av samhandling på øvrige områder vil skje i regi av denne styringsgruppen. De tre utvalgte fagområdene er: Nyrepatologi (ikke-neoplastisk) Ben-/og bløtdelspatologi Solide barnesvulster Overordnede økonomiske føringer for første gjennomføringsfase Forberede Estimert budsjettbehov for første gjennomføringsfase Forberede er 8,2 MNOK, og dekker hovedsakelig deltakelse av prosjektledelse, samt reiseaktivitet og møterom for deltagere i prosjektet og et risikopåslag. Toleransegrenser Prosjektets toleransegrenser før behandling i prosjektstyret skal bestemmes av prosjektstyret. Vekting av tid, kost og kvalitet Prosjektet får lagt til grunn følgende vekting av tid, kost og kvalitet: Faktor Vekting Tid 2 Kost 3 Kvalitet 5

13 Dette innebærer at kvalitet er vektet høyest, foran kost, som igjen er vektet høyere enn tid, som er vektet lavest. Begrunnelsen for dette er at kvaliteten på leveransene vil være en suksessfaktor for å ta i bruk leveransene, og er derfor vektet høyest. Identifiserte usikkerhetselementer På overordnet nivå presenterer prosjektet to typer risiko for gjennomføringsfasen; gjennomføringsrisiko og gevinstrisiko. 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT På lengre sikt er de overordnede kosenkvensene ved å ikke innføre digital patologi som følger: Ikke mulig å ta unna arbeidsmengden med dagens bemanning, som følge av økt mengde og kompleksitet/mer omfattende oppfølging av prøver (i hovedsak relatert til kreftdiagnoser og mistanke om kreftdiagnoser)

14 Får ikke brukt muligheten for å bedre utnyttelse av kapasitet på tvers av helseregioner Stadig lengre svartider, lengre ventetider for pasienten Kan fremtvinge en outsourcing av patologidiagnostikken Patologene mister ståsted i forhold til pasientomsorgen Patologifaget blir mindre attraktivt, og rekruttering blir vanskelig Dersom regional innføring av digital patologi gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologi-avdelinger».