FS 08-09 Til: Møtedato: Arkivref: Fakultetsstyret 26.02.2009 2009/368 TOS000/470 FS 08-09 PROSJEKTKOSTNADER OG PRISING, OPPFØLGING AV FS 67-06 Bakgrunn Det medisinske fakultet har en betydelig eksternt finansiert virksomhet. For 2009 er det gitt en bevilgning fra departementet til Det medisinske fakultet på 319 mill. kr mens det er anslått at fakultetet vil motta 166 mill. kr. fra andre kilder. Dette betyr at den eksternt finansierte virksomheten utgjør ca 35 % av fakultetets totale økonomi. For 2009 er det anslått at 162 årsverk er eksternt finansiert. Dette utgjør nesten 28 % av fakultetets ansatte. Det er instituttene som i dag administrerer den eksternt finansierte virksomheten og skal sørge for at prosjektene betaler for de indirekte kostnadene (dekningsbidrag) og budsjetterer i henhold til regelverk. Dekningsbidraget går i dag til instituttene med unntak av 7 % som trekkes av regnskapsførte utgifter. Disse fordeler seg til 3,5 % til fakultetsadministrasjonen og 3,5 % til sentraladministrasjonen. Det medisinske fakultet selger i dag varer og tjenester til eksterne brukere. Dette gjelder både egne prosjekter på fakultetet med finansiering fra eksterne kilder, men også prosjekter / virksomheter med annen tilhørighet. I hovedsak dreier dette seg om varer og tjenester fra fakultetets faglige / tekniske fellesavdelinger. Utviklingen over de siste år har tvunget frem behovet for en gjennomgang av intern og ekstern prising av varer og tjenester finansiert av midler fra kunnskapsdepartementet. Det følger også av dette et behov for å danne en enhetlig forståelse av de gjeldende retningslinjer som nå foreligger. Fakultetsstyret vedtok i FS 67-06 (den 9.11.06) å sette ned en arbeidsgruppe bestående av en fra ett av instituttene, en fra Personal og økonomiavdelingen hos universitetsdirektøren og en fra fakultetet. Lederteamet ved fakultetet foreslås som referansegruppe. Arbeidsgruppen har bestått av: Trond Nylund, Eilif Nilssen, Kurt Hemmingsen, Kirsten P Amundsen, Siri Kristine Knudsen og Robert Robertsen Det ble vedtatt følgende mandat for arbeidsgruppen: 1. Beskrive nå-situasjonen ved de ulike instituttene og fremme løsningsforslag til rutineendringer slik at forvaltningen er i henhold til regelverket. 2. Foreta beregninger som grunnlag for kompensasjon for ytelser på fakultetsnivået til eksternt finansiert virksomhet. UNIVERSITETSDIREKTØREN Det medisinske fakultet Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf +47 77 64 40 00, e-post postmottak@fagmed.uit.no, http://uit.no rådgiver Tone Osnes, tlf +47 77 64 46 75, faks +47 77 64 53 00, e-post tone.osnes@uit.no
3. Gjennomgå fakultets salg av varer og tjenester til enheter utenfor vår kjernevirksomhet med hensyn til riktig prising i henhold til regelverk. 7. april 2008 fastsatte Universitetsdirektøren retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet (DL 200802037-3). Disse retningslinjene gir veiledning i forhold til fastsettelse av generelle indirekte kostnader. Videre ble Universitetets regelverk endret med virkning fra 01.01.09 DL 200706740-3. Dette har ført til at mandatets punkt 1 preges av implementering av disse. Punkt 2 i mandatet blir besvart i fakultetsstyresak FS 07-09 (Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved DMF) og har bakgrunn i de nye retningslinjene, men med tilpasninger til fakultetets virksomhet. Mandatets punkt 3 vil bli redegjort i saken. Beskrivelse av nå-situasjonen Etter at mandatet ble gitt arbeidsgruppen har universitetet sentralt utarbeidet nye retningslinjer og nytt regelverk. Arbeidsgruppen er av den oppfatning av at beregning av indirekte kostnader fortsatt er en stor utfordring for fakultetet. Fakultetsadministrasjonen har forståelse av at det i en tid fremover vil være behov for tettere dialog mellom fakultetet og instituttene men også på tvers av instituttene for å bygge opp kompetanse og dele erfaringer om muligheter som finnes. Fakultetet forventer at nye prosjekter finansiert av eksterne midler fullbudsjetteres og indirekte kostnader samt egeninnsats synliggjøres. For å gjøre dette lettere utarbeider fakultetsadministrasjonen et budsjetteringsverktøy for eksterne prosjekter. Videre har Personal og økonomiforum hatt fokus på eksternøkonomi og vil også i fremtiden være et forum for utveksling av erfaring og muligheter. I løpet av våren er det planlagt flere aktiviteter i regi av fakultetsadministrasjonen for teknisk administrative og forskere for blant annet å sikre lik forståelse av regelverk og retningslinjer, samt å innarbeide budsjetteringsverktøyet i den daglige driften. Fakultetet selger som tidligere nevnt varer og tjenester til brukere utenfor fakultet. Det er i liten grad laget rutiner for differensiering av prising mellom interne og eksterne kjøpere. Det oppfattes også lett vilkårlig hvem som anses som intern eller ekstern bruker. Gjennomgang av fakultetets salg av varer og tjenester Arbeidsgruppen har sett på de ulike typer av brukere fakultetet har og foreslår en klarere definisjon av disse gruppene. Videre har gruppen vært i dialog med de ulike enhetene for å få en oversikt over hvordan prising foregår i dag, og hvordan fakultetet kan tilpasse denne delen av virksomheten slik at den er i tråd med gjeldende regler og retningslinjer for finansiering av eksterne prosjekter, og da spesielt med tanke på fullbudsjettering og synliggjøring av egeninnsats. Kategorisering av brukergrupper av varer og tjenester Arbeidsgruppen foreslår følgende inndeling. 1) Interne brukere; Der varer/tjenester kjøpes til bruk i prosjekter som regnskapsføres på fakultetet og er finansiert gjennom statsøkonomien. 2) Eksterne brukere; Der varer/tjenester kjøpes til bruk i prosjekter som regnskapsføres på fakultetet men som er finansiert gjennom eksterne midler, samt prosjekter fra andre fakultet knyttet til UiT, uavhengig av finansieringskilde. 3) Andre brukere; Der varer/tjenester kjøpes fra andre virksomheter utenfor UiT, for eksempel andre statlige bedrifter, private foretak og ideelle organisasjoner. Inndelingen foreslått over er benyttet i den videre fremstillingen. side 2
Beskrivelse av de tekniske avdelingene og verkstedene: Sentrallageret Varer fra lageret blir fakturert ut til kostpris, eller avrundet opp til runde priser. Totalt uttak fra sentrallageret i 2007 viser 2,6 mill.kr. IMB står alene for 53,5 % av det totale uttaket. Eksterne brukere (andre fakultet og institusjoner) står for 27 % av det totale uttaket. I dag nyter eksterne brukere godt av fakultetets innkjøpsrabatter. Rammeavtalene som brukes er avtaler som gjelder for hele universitetet og er avrop fra avtaler med VWR International, Maskegruppen og Markedshuset. Det er ønskelig å få på plass et prissystem der kostnader knyttet til betaling for lagerbetjening og fakturering blir gjenspeilet. Lageret er i praksis selvbetjent. Brukerne noterer selv lageruttak, priser etc. Elektronmikroskop avdeling EM- avdelingen benytter differensierte priser ved bruk av Elektronmikroskopene. Det medisinske fakultet faktureres til kostpris. UNN/ v pat. anat. avd. faktureres til kostpris + 35 % overhead. Overheadmidlene kommer fra et fakultetsvedtak (jfr. sak A97/98). Det hevdes også fra avdelingen at de har et godt samarbeid med UNN og de gjør mye sammen ved utstyrsdeling og kostnadsdeling. Private bedrifter faktureres 1200.- per. time + 250.- i teknisk hjelp. I tillegg belastes brukerne av EM-avdelingen for utgifter man ellers har til kjemikalier, LN2 og diverse annet bruk av instrumentering. Elektronikkverkstedet Der prosjekter regnskapsføres på fakultetet, bestiller verkstedet og knytter kostnaden direkte til det bestillende prosjekt. Dette betyr at deler og materiell blir belastet til kostpris. Elektrisk materiell som blir lagt på lager, selges ut med et påslag. Påslaget varierer mellom de ulike materiellgrupper. Verkstedrekvisita belastes med et fast beløp. For andre brukere belastes: deler, verkstedrekvisita + kr. 750.- per time. Markedspris for tekniske tjenester i Tromsø fra kr 600.-/650.- + MVA. Mekanisk verksted Brukerne fra medfak belastes materialer, deler og verkstedrekvisita som brukes i forbindelse med oppdraget. Det vil si avdelingene blir belastet kostpris. Det øvrige universitet (andre fakultet, institutter og avdelinger) er prisen kr 750.- per. time. Prisen er fastsatt i samråd med IKT og tekniske tjenester. Markedspris for sammenlignbare tjenester er på ca kr 750.- per time. AV- avdeling AV- avdelingen betjener ansatte og hovedfagstudenter ved medfak og ansatte ved UNN. I tillegg har de samarbeidsavtaler med UNN om tegnetjenester og Avdeling for helsefag, Høgskolen i Tromsø om tekniske tjenester. I perioder hvor de har kapasitet tar de etter avtale imot enkeltoppdrag fra andre eksterne brukere ved Universitetet i Tromsø. AV- avdelingen fakturer brukere fra medfak til kostpris. Videre belaster de eksterne brukere kr 750.- per. time. Markedspriser opplyses å være på kr 1250.- per time. Glassvaskeriet Glassvaskeriet utfører sine tjenester i dag kostnadsfritt for brukerne. I dag er det i hovedsak fakultetet med medisinerutdanningen, IMB, IFA, IKM og Dyreavdelingen som benytter seg av glassvaskeriet til forskning og utdanning. Anatomisk avdeling Det foregår i utgangspunktet bare undervisning på Anatomisk avdeling. Men det har forekommet forskningsprosjekter på grunnlag av avdelingens materiale. Dette dreier seg om kirurger fra UNN side 3
som har utøvd øvelsesinngrep i avdelingen uten at det er krevd noen kompensasjon for dette. Avdelingen har et bytteforhold av tjenester med UNN. Ved omvisning fra grunnskole, ungdomskole og videregående skoler får de som ønsker det gratis omvisning. Når det gjelder brukere fra andre enn medfak kreves det en viss kompensasjon. Avdelingen prøver å balansere faktureringen slik at flest mulig med faglig interesse kan benytte seg av tilbudet. Samtidig får de et bidrag til videre drift. Den største eksterne brukeren er avdelingen for helsefag ved Høgskolen i Tromsø. Anatomisk avdeling tilføres samlet kr 90.000.- fra Høgskolen. Den nest største brukeren er forsvaret, sanitetssoldater fra Indre-Troms har besøkt avdelingen regelmessig de siste 10 årene. Videre blir det sendt regning på kr 24.000.- til fysioterapistudentene samt kr 12.000.- til sykepleierstudentene for tilgang til lukkede deler av avdelingens samlinger. Formidlingstjenester Seksjon for formidlingstjenester opplyser at prisen for arbeid per time anses og være for lav, selv om den nettopp er blitt justert opp. Timespris internt på medfak faktureres ikke. For andre eksterne belastes kr 500.- per. time. Når det gjelder priser for materiell, er dette kostpris + 30 % påslag. Avdelingen tror markedsprisen fra reklamebyrå inkl. grafiske tjenester ligger på kr 1000.- per. time. Denne prisen er fortsatt vanlig for konsulenttjenester i det private næringsliv. Dyreavdelingen Dyreavdelingen er en fellesfunksjon for brukere fra flere institutt fra fakultetet, fra andre fakultet på UiT, samt eksterne brukere. Brukerne av Dyreavdelingen belastes for kostnader relatert til oppstalling av dyrene, samt for forskerrelatert service. Kostnadene faktureres etterskuddsvis basert på reelt forbruk/antall dyr. Kostnadskalkylene for oppstalling av dyr baseres seg på relativt grundige beregninger av reelt forbruk og inkluderer blant annet fôr, liggeunderlag (strø), vask av bur/utstyr mv.. For smågnagere (dvs. mus, rotter, marsvin) er kostnadsenhet bur/uke, for fisk er kostnadsenhet rom/uke og for øvrige dyrearter (kanin, gris, sau) er kostnadsenheten individ/uke. Kostnadskalkylene ble konsumprisindeksert i 2007. Kostnadskalkylene inkluderer: a. Kostnader av forbruksmateriell ved oppstalling av dyr (her utgjør fôr og strø de største kostnadene) b. Kostnader for annet forbruksmateriell/verneutstyr (arbeidsklær for brukere, vask av klær, engangsutstyr som hansker, skoovertrekk, desinfeksjon og vaskemidler) c. Kostnader forbruk av medisiner/medikamenter d. Kostnader for avfallshåndtering ved oppstalling (herunder håndtering av biologisk avfall/risikoavfall. Merk at: håndtering av dyrekadaver fra store dyr (gris, sau) inngår ikke, se nedenfor). e. Kostnader for forbrukt forbruksmateriell ved forskerrelatert service (herunder prøveglass, engangsutstyr, anestesi og andre medisiner, vask- og avfallshåndtering) Kostnadskalkylene inkluderer ikke: f. Administrasjonskostnader ved bestilling/organisering av innkjøp og transport av dyr (utgjør anslagsvis 3 månedsverk for avdelingsingeniør ved Dyreavdelingen) g. Lønnskostnader for de ansatte knyttet til daglig drift, helgevakt og beredskapsvakter (stell og tilsyn av dyrene). h. Lønn for teknisk assistanse ved forskerrelatert service (det faktureres kun forbrukt forbruksmateriale). side 4
i. Transport av gris inkl. slitasje bil, ferje, drivstoff, godgjøring transportpersonell. Bortsett fra ferjebillett som dekkes av Dyreavdelingen, dekkes disse kostnadene i dag av teknisk avdeling blant annet gjennom arbeidstid og fakultetet de øvrige kostnadene j. Kadaverhåndtering av store dyr. Dreier seg om betydelige mengder risikoavfall (>8000 kg/år). Betales trolig av teknisk/drift k. Driftkostnader knyttet til teknisk installasjoner, service avtaler, nyinvesteringer osv) Ved Dyreavdelingen har det vært brukt ulike priskategorier for ulike brukere basert på vedtak gjort av IMB på slutten av 90-tallet den gang Dyreavdelingen lå under dette instituttet. - Intern pris: Alle Medfak brukere - Ekstern pris: Alle andre brukere (andre fakultet, andre institusjoner) prises med 35 % dekningsbidrag på kostnadskalkylene ved fakturering. Med dette systemet er det ikke mulig for Dyreavdelingen å skille mellom brukere på medfak som gjør forskning på interne midler (basisbevilling) versus på eksterne prosjekt, og heller ikke mulig å vite om det er tatt riktig dekningsbidrag på fakultet/instituttnivå av de eksterne midlene. Det vil si at alle brukere på medfak faktureres likt. Det er usikkert om de reelle kostnadene ved bruk av Dyreavdelingen tas med i budsjetter i søknader om eksternfinansiering, dvs. at det trolig er vanlig at det kun budsjetteres med kostnadene som per i dag inngår i kostnadskalkylene, mens kostnader til lønn, husleie, teknisk drift, nyinvesteringer m.v. (som ikke er inkludert i kostnadskalkylene) ikke tas med i budsjetter/søknader om ekstern midler. Videre så er det trolig at 35 % dekningsbidrag av kostnadskalkylene som faktureres eksterne brukere (i henhold til overnevnte priskategorisering), ikke er tilstrekkelig for å dekke de reelle kostnadene knyttet til drift av Dyreavdelingen (husleie, lønn osv). IT-avdeling IT-avdelingen opplyser at det ikke faktureres for timer for brukere fra medfak. Eksterne brukere belastes kr 750.- per. time. I markedet opererer IT bransjen med priser fra kr 1250.- per. time. Oppsummering priser: Nedenfor oppsummeres prisene fra avdelingene og verkstedene i en tabell etter hhv kategori 1, 2 og 3. Kategori 1 Interne brukere Kategori 2 Eksterne brukere Kategori 3 Andre brukere Sentrallageret Kost Kost Kost + 45% Elektronikk verksted Kost Kost +750 pr time 600.- pr time Mekanisk verksted Kost 750.- pr time 750.- pr time Formidlingstjenester Gratis 500.- pr time 1000.- pr time Anatomisk avdeling Gratis 50000.- saml.*** AV- avdeling Gratis 750,- pr time 1250.- pr time Dyreavdeling Kost Kost + 35 % Elektronikk 200,-pr time 200,- + 35 % 1250.- + 250.- Glassvaskeriet Fakturerer ikke Fakturerer ikke Fakturerer ikke IT-avdeling Gratis 750.- pr time 1250.- ***Tidligere Høgskolen sitt bruk må vurderes i ny budsjettfordelingsmodell Sammendrag Fakultetet vil i tiden fremover fokusere på eksterne finansieringskilder og forvaltning av eksternt finansierte prosjekter. Det er behov for at fakultetsadministrasjonen legger til rette for side 5
kompetanseheving og samarbeid på tvers av institutter for bedre utnyttelse av ressurser og skape felles forståelse av de muligheter som ligger. Fakultetet benytter i utgangspunktet, for alle ekstern finansierte prosjekter regelverket fastsatt i DL 200706740-3 samt retningslinjene for fastsettelse av indirekte kostnader for eksternt finansierte prosjekter DL 200802037-3. Det vises også i denne forbindelse til Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet som presiserer fakultetet sine rutiner, ansvarsforhold og roller i eksterne prosjekter (e-phorte 2009/368) Gjennomgangen av fakultetets håndtering av intern og ekstern prising av varer og tjenester tydeliggjør fakultetets behov for å utarbeide klare retningslinjer for prising. Der prinsippene for hva som skal faktureres er lik og avgjøres på bakgrunn av hvordan prosjektet er finansiert og hvilken tilhørighet det har. Slik prisingen er per i dag, oppfylles ikke kravet til fullbudsjettering av våre eksternt finansierte prosjekter. Arbeidsgruppen har utarbeidet forslag til nye priser for eksternt finansierte prosjekter: Kategori 2 Eksterne brukere Kategori 3 Andre brukere Sentrallageret Kost + 35 % Kost + 45 % Elektronikk verksted Kost +750,- pr time Kost+ 1000,- pr time Mekanisk verksted 750,- pr time 950,- pr time Formidlingstjenester 750,- pr time 1000,- pr time Anatomisk avdeling *** *** AV- avdeling 75,- pr time 1250,- pr time Dyreavdeling Kost + 35 % +750.- Kost + 80 % Elektronikk 750,-+35 % 1250,- + 250,- Glassvaskeriet *** *** IT-avdeling 750,- pr time 1250,- *** Må vurderes i ny budsjettfordelingsmodell Det fremmes følgende forslag til vedtak: 1. Fakultetsadministrasjonen utarbeider hjelpeverktøy for budsjettering samt en plan for kompetanseheving og innarbeiding av de nye retningslinjene blant de administrativt ansatte som på instituttene/seksjonene driver med forskerstøtte. 2. Alle prosjekter finansiert av eksterne kilder skal fullbudsjetteres, og eventuell egeninnsats synliggjøres Jf regelverk: DL 200706740-3 og retningslinjer: DL 200802037-3 3. Prising av varer og tjenester fra fakultetet skjer på bakgrunn av priskategoriene: 1. Interne brukere; Der varer/tjenester kjøpes til bruk i prosjekter som regnskapsføres på fakultetet og er finansiert gjennom statsøkonomien. 2. Eksterne brukere; Der varer/tjenester kjøpes til bruk i prosjekter som regnskapsføres på fakultetet men som er finansiert gjennom eksterne midler, samt prosjekter fra andre fakultet knyttet til UiT, uavhengig av finansieringskilde. 3 Andre brukere; Der varer/tjenester kjøpes fra andre virksomheter utenfor UiT, for eksempel andre statlige bedrifter, private foretak og ideelle organisasjoner 4. Følgende priser vedtas med virkning fra 01.08.09. Prisene indeksreguleres årlig. side 6
Kategori 1 Interne brukere Kategori 2 Eksterne brukere Kategori 3 Andre brukere Sentrallageret Kost Kost+ 35 % Kost +45 % Elektronikkverksted Kost Kost +750,- pr time Kost+ 1000,- pr time Mekanisk verksted Kost 750,- pr. time 950,- pr time Formidlingstjenester Gratis 750,- pr. time 1000,- pr time Anatomisk avdeling Gratis *** *** AV- avdeling Gratis 750,- pr time 1250,- pr time Dyreavdeling Kost Kost + 45 % Kost + 80 % Elektronikk 200,-pr time 200,- + 35 % 1250,- + 250,- Glassvaskeriet Gratis *** *** IT-avdeling Gratis 750,- pr time 1250,- ***Prising av tjenester utført av glassvaskeriet og anatomisk avdeling, vil bli sett på ved utarbeiding av ny budsjettfordelingsmodell. 5. Egeninnsats skal synliggjøres på den enhet som har godkjent innsatsen. Enhetene belastes derfor sitt forbruk i henhold til rett kategori, uavhengig av bevilgningens omfang. Tromsø, 19.02.2009 Stig Ørsje fakultetsdirektør Trond Nylund assisterende direktør Saksbehandler: Tone Osnes side 7