KONKURRANSEGRUNNLAG for Kolonialvarer til Drammen Kjøkken KF Tilbudsfrist: 13.02.2012, klokken 12.00.
Innhold 1 Generell informasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Informasjon om regelverket:... 3 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 3 1.4 Taushetsbelagte opplysninger... 3 1.5 Forbehold... 3 1.6 Konkurransegrunnlaget... 4 2 Anskaffelsen... 4 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen... 4 2.2 Anskaffelsens verdi... 4 3 Tilbudet... 4 3.1 Generelt... 4 3.2 Tilbudsfrist... 5 3.3 Innlevering av tilbud... 5 3.4 Vedståelsesfrist... 5 3.5 Tilbudsåpning... 5 3.6 Omkostninger... 6 3.7 Orientering til tilbyder... 6 3.8 Fremdriftsplan... 6 3.9 Kontraktstildeling og kontrakt... 6 3.10 Kontraktens varighet... 7 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 7 4.1 Skatt er betalt... 7 4.2 Merverdiavgift er betalt... 7 4.3 HMS forhold... 7 4.4 Firmaets økonomiske forhold... 8 4.5 Avrop på avtalen via e-handelsplattform... 8 4.6 Miljøkrav... 8 4.7 Minstekrav... 9 4.8 Opplæring og bedriftsbesøk... 9 5 Tildelingskriterier... 9 5.1 Tildelingskriteriene er tillagt innbyrdes vektfordeling... 9 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene... 10 5.2.1 Priser (60 %)... 10 5.2.2 Kvalitet (40%)... 10 2 av 11
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammen Kjøkken KF er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. Drammen Kjøkken KF leverer døgnforpleining til Pleie og omsorgsavdelingen i Drammen kommune, middag til hjemmeboende eldre med vedtak og har en stor andel møtemat til Drammen kommune og catering leveranser til bedrifter og private. Foretaket er heleid av Drammen kommune. Organisasjonsnummer er: 990 661 375. Hjemmeside: www.drammenkjøkken.no E-post: sentralkjøkken@drmk.no 1.2 Informasjon om regelverket: Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse der alle interesserte leverandører inviteres til å inngi tilbud. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og 3. 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr. 16 http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/all/nl-20060519-016.html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.4 Taushetsbelagte opplysninger Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se tilbudsskjemaets punkt 3 (vedlegg 1). Dersom tilbyder anser at tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger ber vi om en kopi av tilbudet i sladdet versjon. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsskjemaets pkt. 3 (vedlegg 1). Vi viser også til konkurransegrunnlagets punkt 3. 1.5 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 3 av 11
1.6 Konkurransegrunnlaget Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende dokumenter: Vedlegg A: Tilbudsskjema Vedlegg B: Standard avtalevilkår for Drammen kommune. Vedlegg C: HMS Egenerklæringsskjema Vedlegg D: Prisskjema nr.1 2 Anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsen gjelder rammeavtale for kolonialvarer til den daglige driften ved Drammen Kjøkken KF. Anskaffelsen gjelder både forbrukerpakninger og storhusholdningsforpakninger. Hele produktspekteret innen næringsmidler til leverandøren skal kunne leveres. Leverandøren skal tilby produkter som er representative for bedriftens kvalitet og prisnivå. Følgende produktgrupper er ikke omfattet av denne anskaffelsen: Kjøtt og kjøttprodukter. Brød, brødprodukter og konditorvarer. Ferske / fryste fisk og fiskeprodukter. Ferske, grønnsaker, frukt og poteter. Fugl, fjærkre, egg og eggeprodukter. Mineralvann og øl. Alternative tilbud godtas ikke. Tilbuden skal besvares i den form og etter de maler som følger utlysningen. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 2.2 Anskaffelsens verdi Årlig omfang av kontrakten er på ca 5 millioner. Totalt vil dette være ca 20 millioner over kontraktens totale ramme inklusiv opsjoner på maksimalt 4 år. 3 Tilbudet 3.1 Generelt Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i oppsettet av tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Tilbudet skal fylles ut i vedlagte dokumentmal. Malen er skrivebeskyttet unntatt de felt som leverandøren skal fylle ut. Kravene i kapittel 4 er kvalifikasjonskrav og er ufravikelige. Manglende svar eller dokumentasjon vil føre til avvisning. Kravene i kapittel 5 er tilbudskriterier som vil bli vektet i form av pris og kvalitet. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 4 av 11
3.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 13.02.2012 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Alle som leverer tilbud vil bli registrert i egen liste. Fristen er absolutt og innsending per post eller budtjeneste vil skje for leverandørens ansvar. 3.3 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Alle sider som krever signatur skal også være signert i den elektroniske versjonen (Benytt PDF-format). Excel-filer som skal fylles ut leveres i excelformat. Tilbyder skal benytte tilbudsskjemaet (Vedlegg A) og følge retningslinjene som der er gitt. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på tilbudsskjemaet. Prisskjema nr 1 (vedlegg D) skal benyttes. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på tilbudsskjemaet. Dersom denne retningslinjen ikke er fulgt, vil tilbudet kunne bli avvist. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud Tilbud på rammeavtale for kolonialvarer Ref: ESA 11/16037 til: Virksomhet: Postadresse / leveringsadresse: Drammen Kjøkken KF Drammen kommune Engene 1, 3008 Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Leveransene vil bli registrert i egen mottaksprotokoll. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: 10.mai 2012. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. Ved mangelfull besvarelse av kvalifikasjonskrav vil tilbudet bli avvist. 5 av 11
3.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 3.7 Orientering til tilbyder Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Anette Hartz-Bruun Avd./adresse: Innkjøpsavdelingen/Engene 1, 3008 Drammen E-post: Anette.Hartz-Bruun@drmk.no Tekniske / faglige spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Teknisk saksbehandler: Knut-Are Midtun Avd./adresse: Drammen Kjøkken KF E-post: knumid@drmk.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 30.01.2012. klokken 12.00. Alle spørsmål sendes skriftlig på e-post. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på www.doffin.no/ innen 31.01.2012. kl 16.00. 3.8 Fremdriftsplan Denne fremdriftsplanen er veiledende hva gjelder tidspunktene etter tilbudsfrist. Planlagte milepæler Frist Kunngjøring på Doffin 29.12.2011 Frist for å forespørre om 27.01.2012 konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål 30.01.01.2012 klokken 12.00 Frist for å svare på spørsmål 31.01.01.2012 klokken 16.00 Tilbudsfrist 13.02.2012 klokken 12.00 Tilbudsåpning 14.02.2012 klokken 08.00 Evaluering Februar/mars Oppdragsgivers melding om tildeling Februar/mars Frist for eventuell klage på valg av 15 dager etter melding om tildeling leverandør Kontrakt inngås 30.03.2012 Oppstart leveranser 10.04.2012 3.9 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbydere til å klage over beslutningen. Tilbydere som eventuelt har blitt avvist fra konkurransen vil også få informasjon om valg av leverandør. 6 av 11
Det blir inngått avtale med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 3.10 Kontraktens varighet Kontrakten har en varighet på to 2 år fra signert kontrakt. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge kontrakten med 1+1 år (2+1+1). Maksimal avtaleperiode vil da være fire - 4 - år. Opsjoner vil ikke kunne benyttes ved eventuelle avtalebrudd fra leverandørens side. 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør 4.1 Skatt er betalt Dokumenteres ved skatteattest: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. 4.2 Merverdiavgift er betalt Dokumenteres ved attest for betalt merverdiavgift: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse. 4.3 HMS forhold Dokumenteres ved signert HMS egenerklæring: HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar 2008. Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller forskrift om intern-kontroll. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er 7 av 11
lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. 4.4 Firmaets økonomiske forhold Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for leveransen. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering. Vi bruker firmaet Soliditet som gir kredittvurdering etter svar direkte modell. Oppdragsgiver angir den rating som oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Minstekravet for vurdering/rating vil for denne anskaffelsen være A. Tilbydere som ikke oppnår A, fordi tilbyder er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. De selskap som grunnet organisasjonsform ikke kredittvurderes av Soliditet, vil bli vurdert av oppdragsgiver ut fra leverandørens økonomiske nøkkeltall. Disse tilbyderne skal legge ved regnskapstall og revisjonsrapport for de tre siste år. 4.5 Avrop på avtalen via e-handelsplattform Tilbyder må kunne motta bestilling elektronisk. I forhold til rammeavtaler må tilbyder gjøre det produktspekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via e-handelsplattformen ehandel.no. Hovedsortiment/plankjøp skal ligge på e-handelsplattformen. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av e-handelsplattformen ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på www.anskaffelser.no/e-handel. Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e-handelsplattformens tjenester. Leverandøren må i samråd med oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på e- handelsplattformen ved avtaleinngåelse. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Delfakturering aksepteres ikke, dvs at det skal være en 1- faktura pr. ordre/bestilling. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av e-handelsplattformen eller kravet om merking av faktura. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist 4.6 Miljøkrav Tilbyder skal, senest ved avtaleinngåelse være medlem i en returordning for emballasje (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning med rapportering til KLIF (Klima og forurensningsdirektoratet). Leverandøren skal ta med seg ytre emballasje ved levering. Dette gjelder f.eks. 8 av 11
palleplast mv. 4.7 Minstekrav Dokumentasjon: beskrives i Tilbudsskjema. Minstekrav til leverandør: Leverandør må tilfredsstille offentlige krav knyttet til aktuelt lovverk for sin næring. Leverandør skal ha et system for leveranse, basert på rullecontainere og eventuelt europall eller tilsvarende når bestilling av varer i pall gjøres spesifikt. Leverandør må ha system for rullering og retur av disse ved varelevering. Dette skal være kostnadsfritt for kunden. Minstekrav til leveransen: Leveransene skal leveres som følger: Kjølevarer leveres på anvist kjølerom. Tørrvarer leveres på anvist tørrvarelager. Frysevarer leveres på / ved anvist fryserom. Tørrvarer, kjølevarer og frysevarer skal leveres på separate transportenheter for enkelt å kunne plasseres rett inn på riktig lager. Det skal være en hovedleveranse i uken, levert innen klokken 08.00 leveringsdagen. 4.8 Opplæring og bedriftsbesøk Drammen Kjøkken KF er en opplæringsbedrift. Leverandører skal kunne bistå med informasjon og opplæring om sine produkter og sin bedrift. Leverandøren skal bidra til at personer som er under opplæring kan hospitere og eller få tilgang til bedriftsbesøk, som et ledd i opplæringen. 5 Tildelingskriterier Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet og prisskjema nr 1 vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. 5.1 Tildelingskriteriene er tillagt innbyrdes vektfordeling Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser - Vekt 60% Kvalitet - Vekt 40% 9 av 11
5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene 5.2.1 Priser (60 %) Nettopriser skal fylles ut av tilbyder i prisskjema nr.1. Vedlegget skal ikke endres eller justeres utover de felt som er tilgengelig for pris, beskrivelse og merknader i tilbyders felter. For å kunne sammenlikne tilbudene skal alle priser opp gis per liter eller kilo for det enkelte produkt. Prisskjema nr.1. inneholder produktspekteret som har stått for ca 80 % av omsetningen for kolonialvarer siste år. Prisene på varene skal inneholde alle kostnader forbundet med leveransen. Ingen frakt eller gebyrer mv skal tillegges leveransene. Fullsortiment prisliste for kolonialvarer skal vedlegges som prisskjema nr.2. Denne vil ikke være gjenstand for priskonkurransen, men være forpliktende på pris i forhold til plankjøp som skal avtales og for vurdering av kvalitetskriteriene. 5.2.2 Kvalitet (40%) 5.2.2.1 Logistikkløsninger og rutiner Oppdragsgiver ønsker å oppnå verdiskapning gjennom et effektivt logistikksystem som reduserer antall arbeidsoperasjoner. Vi ber om at tilbyder beskriver sitt system for gjennomføring/logistikk av varekjøpene, eksempelvis ved hjelp av håndholdt lesesystem (mobil enhet), ordresporingstjenester og/eller andre effektive løsninger som forenkler prosessen fra bestilling til fakturering. Oppdragsgiver ønsker et system som gir tilgang til oppdatering av ukentlige ordre og gode verktøy for statistikker og varetelling (bl.a til årsavslutninger ). Tilbyder bes beskrive dette. Tilbyder må beskrive sine rutiner vedrørende bestillings/ordresystemet i forbindelse med offentlige fridager og bevegelige helligdager. 5.2.2.2 Tidsfrister og levering Oppdragsgiver har mange oppdukkende behov i forbindelse med cateringleveranser og har derfor behov som gjør at bestilling kan gjøres så nært leveringstidspunktet som mulig. Tilbyder må beskrive tidsfrister for bestilling ihht. hovedleveransen. Tilbyder må videre beskrive sin løsning, inkl. eventuelle kostnader, for levering av produkter som må bestilles utenom hovedleveransen pågrunn av uforutsette behov hos oppdragsgiver, og som må leveres utenom/i tillegg til den faste ukentlige leveransen. Det er ønskelig med hovedleveranse på onsdager. Tilbyder må beskrive sine rutiner når leveringsdag treffer offentlige fridager og bevegelige helligdager. 10 av 11
5.2.2.3 Matvarekvalitet Oppdragsgiver legger vekt på matvarekvalitet. Allmenn kvalitetsforståelse på produktene vil være viktig i evalueringen. Oppdragsgiver vil vurdere kvalitet både bruksteknisk og sensorisk. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om vareprøver dersom det er behov for dette i forbindelse med evalueringen. Oppdragsgiver er opptatt av å kunne tilby økologiske produkter til sine kunder. Vi vil legge vekt på andel tilbudte økologisk merkede produkter (eks. Debio som er norsk kontrollinstans) som oppføres i prisskjema nr. 1. Kvalitet (40%) blir vurdert etter følgende fordeling: Tildelingskriterier Beskrivelse Vekt Logistikkløsninger og rutiner 5.2.2.1 20 Tidsfrister og levering 5.2.2.2 13 Matvarekvalitet 5.2.2.2 7 11 av 11