Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 16.03.2017 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 72 40 30 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann. Støren, den 090317 Sivert Moen Leder valgstyret 1
2
Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Lukket Arkivsaksnr PS 1/17 Stortingsvalget 2017 - åpningstid på valgting 2017/494 PS 2/17 Stortingsvalget 2017 - valglokaler 2017/617 PS 3/17 Stortingsvalget og sametingsvalget 2017 - forhåndstemmegivning 2017/620 PS 4/17 Stortingsvalget 2017 - valg av stemmestyrer 2017/638 PS 5/17 Stortingsvalget 2017 - fordeling av arbeidsoppgaver 2017/489 PS 6/17 Mulige andre saker. Stortingsvalget 2017 - Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagene 2017/741 3
Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2017/494-1 Møtedato Valgstyret 16.03.2017 Saksbehandler: Margret Valg 2017 - åpningstid på valgtinget Ingress Valgstyret skal vedta åpningstider for de ulike stemmelokalene ved Stortingsvalget 2017. Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i sak 42/16 at det skal holdes valg i hele kommunen både søndag 10. september og mandag 11. Valgstyret vedtar åpningstidene for de ulike lokalene. Tid og sted for stemmegivningen er omhandlet i valglovens 9-3. Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivningen mandag kan ikke foregå senere enn kl. 21.00. I vår kommune var åpningstidene ved valget i 2015 kl 10.00-21.00. Valglokalene var kun åpne mandag. Vurdering Ved evalueringen etter siste valg ble det drøftet om valglokalene, med unntak av Støren, kunne stenge kl 20.00. Rådmannen vil tilrå dette, spesielt sett i lys av at kommunen nå har 2 dagers valg. Når det gjelder åpningstider søndag foreslår rådmannen at valgtinget åpner kl 17.00 og avslutter kl 19.00. Det kunne vært ønskelig med lenger åpningstid, men utgiftene ved å ha 2 dagers valg er såpass store, at åpningstidene bør begrenses. Dette er også i trad med kommunestyrets vedtak i økonomiplan for 2017-2020. Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar følgende åpningstider for stortingsvalget 2017: Søndag: Alle valglokaler: kl 17.00 kl 19.00 Mandag 4
Støren - kl 10.00 kl 21.00 Øvrige valglokaler - kl 10.00 20.00 5
Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2017/617-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2/17 16.03.2017 Saksbehandler: Margret Innset Buberg Stortingsvalget 2017 - valglokaler Ingress Valgstyret må avgjøre hvilke valglokaler som skal brukes ved Stortingsvalget 2017. Saksopplysninger I Midtre Gauldal kommune er det nå 4 stemmekretser (Støren, Soknedal, Singsås og Budal). Følgende valglokaler har de senere år vært benyttet: Støren barneskole Soknahall forsamlingshus Singsås skole Budal flerbrukshus Når valgstyret bestemmer hvilke lokaler som skal benyttes, er det nødvendig å ta hensyn til velgere med nedsatt funksjonsevne. Valglokalene skal ha universell utforming og dette innebærer et sterkere likestillingskrav enn det som ligger i begrepet tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne. Mens tilgjengelighet for funksjonshemmede kan oppnås gjennom spesielle løsninger, forutsetter universell utforming at hovedløsningen skal imøtekomme alle brukerbehov. Det må også tas hensyn til parkeringsmuligheter. Valglokalene må ha sikker nett-tilgang. Vurdering Valgstyrets og stemmestyrene fokus på tilrettelegging i valglokalene har sannsynligvis ført til god tilgjengelighet for alle velgergrupper, da det ikke har kommet tilbakemeldinger fra velgere som har vanskeligheter med å avlegge stemme. 6
Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 ble det benyttet elektronisk føring av stemmestyrenes møtebøker. I år vil sannsynligvis elektronisk kryssing i manntallet også bli benyttet. Dette gjør at lokalene som brukes må ha god og sikker nett-tilgang. For å ha god kontroll på dette, anbefaler rådmannen at kommunale bygg blir brukt som valglokaler, og at nytt valglokale i Soknedal blir Soknedal skole. Det har i flere år vært drøftet om valglokalet på Støren bør flyttes fra Støren barneskole til kultursalen i Gauldal skole- og kultursenter. Rådmannen vil tilrå at dette gjøres. Begrunnelsen er først og fremst tilgjengelighet. Parkeringen kan skje like i nærheten av inngangen og velgerne kan benytte inngangsdør nede slik at det er enkelt å komme inn i valglokalet. Kultursalen er for øvrig rommelig og enkel å innrede for hensiktsmessig og god valggjennomføring. Rådmannens innstilling Valgstyret i Midtre Gauldal vedtar at følgende valglokaler skal benyttes ved stortingsvalg 2017: Støren krets Gauldal skole- og kultursenter Soknedal krets Soknedal skole Singsås krets Singsås skole Budal krets Budal flerbrukshus 7
Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2017/620-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret Saksbehandler: Grøtte Stortingsvalget og sametingsvalget 2017 - forhåndstemmegivning Ingress Valgstyret skal vedta tid og sted for forhåndstemmegivning i forbindelse med Stortings og sametingsvalget 2017 Saksopplysninger Reglene om forhåndsstemmegivningen fremgår av valgloven kapittel 8 og valgforskriften kapittel 6. Det er kommunene som har ansvaret for å legge til rette for forhåndsstemmegivningen innenriks. Velgere som ønsker det kan avgi forhåndsstemme fra 1. juli både innenlands og utenriks. Dette er et tilbud til velgere som verken kan stemme i ordinær forhåndsstemmeperiode eller stemme på valgdagen. Slike velgere må henvende seg til kommunen og gjøre avtale om når og hvor de kan forhåndsstemme. I perioden 10. august 8. september 2017 er det ordinær forhåndsstemmegivning i kommunene. Valgstyret bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det er imidlertid et lovfestet krav at det skal avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, minst en dag ved alle institusjonene. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jfr. Valgloven 8-3, 6. ledd. Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Ordningen med ambulerende stemmegivning må kunngjøres i god tid før fristen. Valgstyret må vurdere konkret hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Det samme gjelder lokalenes åpningstider. Loven bygger imidlertid på en forutsetning om at det i hele perioden skal være mulig å forhåndsstemme minst ett sted. Dette gjelder likevel bare på vanlige arbeidsdager (mandag fredag). 8
Valgloven og valgforskriften stiller enkelte krav til de lokalene som skal benyttes til forhåndsstemmegivningen. Lokalene skal både være egnet for stemmemottak og de skal være tilgjengelige for velgerne. Vurdering Valgstyret må vurdere hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Forhåndsstemmegivning på mange steder i kommunen er et godt tilbud til kommunens innbyggere, men dette må vurderes opp mot den ressursinnsatsen som kreves og antall forhåndsstemmer som blir mottatt på de ulike stedene. Ved de siste valgene har kommunen erfart at ikke alle steder hvor forhåndsstemmegivning har foregått har vært like hensiktsmessig eller at antall stemmer står i stil til ressursinnsatsen.. Det er derfor gjort noen justeringer de siste årene og rådmannen foreslår nye justeringer foran høstens valg. I Soknedal ble Coop-butikken benyttet tidligere, men ved Stortingsvalget 2013 ble et lokale mellom Soknedal bakeri og Spar-butikken tatt i bruk. Begge disse lokalene ble lite benyttet og fra 2015 ble det kun forhåndsstemmegivning ved Soknedal bo og dagsenter. Rådmannen foreslår denne ordningen videreført. I Singsås har all forhåndsstemmegiving de siste valgene foregått ved Singsås bo og dagsenter. Som følge av nedleggelsen av coop-butikken på Kotsøy foreslår rådmannen at Kotsøy legges ned som forhåndstemmested. Både ved Berghall på Rognes ved coop Budal har stemmetallene gått gradvis nedover og rådmannen foreslår at begge disse mottakene legges ned. Innbyggere som har vansker med å komme seg til de ordinære stemmelokalene på valgdagen kan be om å få stemme hjemme gjennom den ambulerende stemmegivningen. På Støren har man ved de to siste valgene tatt i mot forhåndsstemmer på GSK. Rådmannen foreslår at dette fortsetter ved kommende valg. Dette kan bidra til å få opp valgdeltakelsen blant førstegangsvelgerne samtidig som GSK er en stor arbeidsplass. Ved valget i 2015 ble både Domus-senteret og Prestteigen benyttet, men tidspunktene var ikke ideelle. Rådmannen foreslår at begge stedene benyttes siste ordinære lørdag i forhåndstemmeperioden. Antall forhåndsstemmer ved de siste tre valg har fordelt seg slik fordelte seg slik: totalt 2011 totalt 2013 totalt 2015 Sykehjemmet 49 70 39 Singsås tjenestesenter 19 21 21 Soknedal tjenestesenter 14 18 18 Domussentret 29 16 Prestteigen 42 GSK 30 31 Soknedal bakeri - 13 Berghall 28 16 13 Coop Kotsøy 35 30 20 Coop Budal 14 24 15 Ambulerende 3 5 2 Sum u/servicetorget 217 227 217 Servicetorget 335 464 417 Poststemmer ikke reg. 87 54 Posten valgdagen 2 0 6 9
Sum totalt 554 778 694 Mulighetene til å avgi forhåndsstemme bør gjøres godt kjent for kommunens innbyggere. Dette gjøres gjennom annonsering i media, kommunens hjemmeside samt ved oppslag. Rådmannens innstilling 1. Valgstyret i Midtre Gauldal vedtar at forhåndsstemmegivningen ved Stortingsvalget 2017 skal foregå slik: Sted: Tidspunkt: Stemmegivningssted: Støren 1. juli 9. august, mandag fredag kl. 08:00 14:00 etter avtale med valgmedarbeiderne i kommunen. Midtre Gauldal rådhus, servicetorget. 10. august 8. september mandag fredag kl. 08:00-14:30. Lørdag 2. september kl. 12:00-15:00 Tirsdag 5. september kl. 10:00-12:00. Torsdag 7.september kl. 11:00-12:00 Domussenteret Prestteigen Midtre Gauldal sykehjem/svartøymoen GSK Soknedal Onsdag 6.september kl. 12:00-13:00 Soknedal bo og dagsenter Singsås Torsdag 7. september kl. 16:00-17:00 Singsås bo og dagsenter 2. Valgstyret i Midtre Gauldal kommune vedtar at forhåndsstemmegivningen ved Sametingsvalget 2017 skal foregå slik: Sted: Tidspunkt: Stemmegivningssted: Støren 1. juli 9. august, mandag fredag kl. 08:00 14:00 etter avtale med valgmedarbeiderne i kommunen. 10. august 8. september mandag fredag kl. 08:00-14:30. Midtre Gauldal rådhus, servicetorget. 3. Frist for å søke om ambulerende stemmegivning settes til tirsdag 5.september 10
Saksframlegg Arkivnr. 011 Saksnr. -1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 4/17 16.03.2017 Saksbehandler: Toril Grøtte Stortingsvalget 2017 - valg av stemmestyrer Ingress Valgstyret skal velge medlemmer til stemmestyrene til Stortingsvalget 2017. Saksopplysninger I hvert valglokale i kommunen skal et eget stemmestyre lede gjennomføringen av valget på valgdagen, jfr. Valgloven 4-2. Stemmestyret skal bestå av minst tre medlemmer. Kommunestyret har delegert myndighet til valgstyret å velge medlemmer og varamedlemmer samt ledere og nestledere. Kommunelovens regler om valg av nemnder gjelder også for valg av stemmestyrene. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets, men de må være bosatt i kommunen. Valgloven ble endret før forrige kommunevalg ved at listekandidater ikke kan sitte i stemmestyrer. Valgloven 9-3 (4) fastsetter: Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Som følge av de endrede reglene ble det gjort utskiftinger i alle stemmestyrer. Valgstyret vedtok våren 2015 at stemmestyrene skulle bestå av en kombinasjon av politikere og medarbeidere fra administrasjonen. Vurdering Det foreslås at det oppnevnes ett stemmestyre med 3 representanter for hvert valglokale (med unntak av Støren) og at hvert stemmestyre består av 2 politiske representanter og 1 fra administrasjonen. 11
For Støren krets oppnevnes et stemmestyre bestående av 4 representanter, 2 politikere og 2 fra administrasjonen. Ved alle valglokalene oppnevnes det i tillegg valgmedarbeidere som skal bistå med valggjennomføringen. I praksis er det ingen forskjell på arbeidsoppgavene til stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer. Valgfunksjonærene oppnevnes av rådmann. Ved gjennomføring av valget benyttes et elektronisk valgsystem (EVA). Dette benyttes i det enkelte stemmelokale bl.a. for å innrapportere foreløpig opptellingsresultat og for å føre møteboka. Fra i år foreslås det også at det benyttes elektronisk avkrysning i manntallet. Det betyr at en eller flere i hvert stemmestyre må få opplæring i bruk av programmet i forkant av valget. I rådmannens forslag til stemmestyremedlemmer er det tatt hensyn til valgstyrets føringer om en blanding av politiske og administrasjonen representanter ved at enhetsledere er foreslått oppnevnt. Som følge av vedtaket om å legge ned Hauka krets skal det oppnevnes fire stemmestyrer. Forslaget legges fram uten navn på politiske representanter, men oversikt over stemmestyrenes medlemmer fra 2015 legges ved. Jens Ivar Gynnild har gitt beskjed om at han ikke tar gjenvalg. Odd Vårvik har gitt beskjed om at han tar gjenvalg. Det er viktig at de politiske representantene forespørres. Det foreslås at det utbetales godtgjøring i h.h.t. vedtatt reglement for godgjøring til folkevalgte i Midtre Gauldal kommune. Rådmannens innstilling 1. Det utbetales godtgjøring til stemmestyremedlemmene i h.h.t. vedtatt reglement for godgjøring til folkevalgte i Midtre Gauldal kommune 2. Følgende medlemmer oppnevnes som stemmestyremedlemmer til Stortingsvalget 2017: Støren krets: Leder: xx Nestleder: Berit Stornes (Adm.) Medlem: xx Medlem: Brit Laila Hage (Adm.) Varamedlem: xx xx xx Soknedal krets: Leder: Odd Vårvik Nestleder: Ragnhild Hammerås (Adm.) Medlem: xx Varamedlem: xx xx xx 12
Singsås krets: Leder: Nestleder: Berit Kristin (Adm.) Medlem: Varamedlem: Budal krets: Nestleder: Arne (Adm.) Medlem: Varamedlem: ) 13
Stemmestyret ved kommune- og fylkestingsvalget 2015, Midtre Gauldal kommune Støren krets: Leder: Jens Ivar Gynnild (P) Nestleder: Berit Stornes (A) Medlem: Sivert Nygård (P) Medlem: Brit Laila Hage (A) Varamedlem: Greta Bonesvoll (P) Irene Høgsteggen (P) John Morten Laugsand (P) 1. Soknedal krets: Leder: Odd Vårvik (P) Nestleder: Ragnhild Hammerås (A) Medlem: Ingmund Solberg (P) Varamedlem: Odd Erling Ree (P) Gerd Solberg (P) Anne Gisnås (P) Singsås krets: Leder: Jens Gunnar Fløttum (P) Nestleder: Berit Kristin Hov (A) Medlem: Harald Buset (P) Varamedlem: Magnar Kosberg (P) Kristin Stornes (P) Randi Furuli (P) Budal krets: Leder: Jorid Bjørnevold (P) Nestleder: Odd Arne haugen (A) Medlem: Eva Storlimo (P) Varamedlem: Eli Moen (P) John Bjørkan (P) Anita Krigsvoll (P) Hauka krets: Leder: Olav Edvin Heggvold (P) Nestleder: Hege Almås (A) Medlem: Marit K. G. Halseth (P) Varamedlem: Arve Økdal (P) Ingrid Harmens (P) John Jarle Gorseth (P) 14
Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. -1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 5/17 16.03.2017 Saksbehandler: Margret Innset Buberg Valg 2017 - fordeling av - delegering av Saksopplysninger Ulike arbeidsoppgaver i forbindelse med valget kan delegeres i henhold til kommunelovens bestemmelser. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Valgstyrets leder eller rådmannen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Saker som er av ren praktisk art, vil sjelden være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er eksempelvis å treffe avgjørelser om listeforslag og tilbakekalling av listeforslag skal godkjennes, og forkastelse av stemmegivninger. Valgstyret vil ha vesentlig flere oppgaver ved kommunevalg enn ved stortingsvalg. I vedtatt delegeringsreglement er oppgavene fordelt mellom kommunestyret, valgstyret, stemmestyrene og rådmannen. Ved stortingsvalg vil valgstyret ha følgende oppgaver: valg av stemmestyrer vedta på hvilke steder det skal mottas forhåndsstemmer tid og sted for stemmegivningen prinsipper for opptelling av stemmesedler ansvar for endelig opptelling (inkl. forkasting av stemmesedler) og sørge for at materiell blir sendt til fylkesvalgstyret godkjenne valgprotokoll andre prinsipielle avgjørelser som ikke ligger til kommunestyret 15
Vurdering Gjennomføring av valg er en stor arbeidsoppgave, og oppgavene må fordeles. Valgstyret må ta alle prinsipielle beslutninger som ikke ligger til kommunestyret. Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar følgende delegering av myndighet: Valgstyrets leder Valgstyrets leder delegeres myndighet til å foreta suppleringsvalg til stemmestyrene. Stemmestyrene Stemmestyrene delegeres myndighet til å utføre alle oppgaver i valglokalene på valgdagen. Rådmannen Rådmannen delegeres myndighet til å utføre praktiske oppgaver og ta avgjørelser av ikkeprinsipiell betydning både før, under, og etter valget, herunder godkjenning av forhåndsstemmegivninger. Videre delegeres rådmannen myndighet til å oppnevne stemmemottakere i forbindelse med forhåndsstemmegivningen samt valgmedarbeidere på valgtinget. 16
Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. -1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 6/17 16.03.2017 Saksbehandler: Gøran Stortingsvalget - avkryssing i manntallet på valgdagene Dokumenter i saken: 1 S Stortingsvalget 2017 - ronisk avkryssing i manntallet på valgdagene Ingress Valgstyret må avgjøre om kommunen skal bruke elektronisk avkryssing i manntallet i valglokalene på valgdagene ved Stortingsvalget 2017. Saksopplysninger I Midtre Gauldal kommune er det valglokaler i 4 stemmekretser (Støren, Soknedal, Singsås og Budal) på valgdagene. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk i landet ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Ved de tre siste valgene er det blitt brukt elektronisk avkryssing i manntallet ved forhåndsstemming i Midtre Gauldal kommune. Hensikten med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagene er å effektivisere valgavviklingen på valgdagene både for velgere og valgfunksjonærer. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkryssinger i manntallet. Elektronisk avkryssing vil forenkle for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommende er manntallsført. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. 17
Kommunen må sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC i valglokalene på valgdagene. Valglokalene må ha stabil nettilgang. Kablet nett anbefales av Valgdirektoratet, trådløst nett samt mobilt bredbånd kan brukes som reserveløsning. Vurdering Rutine med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagene vil lede til en effektivere valgavvikling på valgdagene både for velgere og valgfunksjonærer. Antallet feilavkryssinger vurderes å bli redusert. Nettilgang må sikres i alle valglokaler før valgdagene. Rådmannens innstilling Valgstyret i Midtre Gauldal vedtar at elektronisk avkryssing i manntallet skal brukes på valgdagene i de valglokaler som skal benyttes ved stortingsvalg 2017: Støren krets Gauldal skole- og kultursenter Soknedal krets Soknedal skole Singsås krets Singsås skole Budal krets Budal flerbrukshus 18