Reglement for eksternt finansiert virksomhet (EFV) ved Kunsthøgskolen i Bergen Vedtatt av kunsthøgskolens styre 21.09.05
2 1. BAKGRUNN OG VIRKEOMRÅDE...3 2. DEFINISJONER...3 3. PRINSIPPER FOR MEDVIRKNING I EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER...4 4. INITIATIV TIL EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER...4 5. KONTRAKT/AVTALE...5 5.1. KONTRAKTS- /AVTALEINNHOLD...5 5.2. UNDERSKRIFT...5 6. KOSTNADSDEKNING OG OVERSKUDD...6 6.1. OPPDRAGSPROSJEKTER...6 6.2. BIDRAGSPROSJEKTER...6 6.3. DIREKTE UTGIFTER...6 6.4. INDIREKTE UTGIFTER...7 6.5. OVERSKUDD...7 6.6. DISPONERING AV OVERSKUDD...7 7. INNBETALING OG FAKTURERING...7 8. OPPGAVER PÅ FELLESNIVÅET...8 9. OPPGAVER PÅ AVDELINGSNIVÅ...8 10. ØKONOMISK OG PERSONALADMINISTRATIV FORVALTNING...8 11. MERVERDIAVGIFT...8
3 1. BAKGRUNN OG VIRKEOMRÅDE Reglementet bygger på Rundskriv F-35-02 Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt, datert 20.12.02. Reglementet omfatter all virksomhet som helt eller delvis er finansiert av ekstern oppdragsgiver / bidragsyter og gjelder for alle deler av virksomheten ved KHiB. Med eksternt finansiert virksomhet menes all virksomhet som ikke er fullfinansiert av grunnbevilgningen. Det kan være forskningsarbeid, utredningsarbeid, undervisning, (listen er ikke uttømmende). Reglementet omfatter all utdanning som helt eller delvis er eksternt finansiert, enten det er initiert av KHiB eller på eksternt oppdrag. I hovedsak gjelder dette ulike former for etter- og videreutdanning (EVU), herunder utdanning finansiert ved kursavgift (betalingskurs). I tillegg skal slike betalingskurs skje i henhold til reglement for egenbetaling, jfr. departementets rundskriv F-006-00 1. Reglementet omhandler ikke eksterne bidrag som KHiBs tilsatte mottar personlig for deltagelse i råd, komiteer eller utvalg. Ekstern finansiert virksomhet utført av KHiBs tilsatte kjennetegnes til forskjell fra bierverv ved at den utføres i tjenesten (dvs. innen ordinær arbeidsplan) og derfor er underlagt arbeidsgivers styring. 2. DEFINISJONER Grunnbevilgning: Statstilskuddet til KHiBs primæroppgaver. Som grunnbevilgning regnes også andre bevilgninger fra andre departement til slike oppgaver. Virksomhet knyttet til grunnbevilgningen er også referert til som bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV). Eksternt finansiert virksomhet (EFV): All virksomhet som ikke er finansiert over KHiBs grunnbevilgning. Virksomhet 100 % finansiert av tilskudd fra UFD, andre departement eller NFR er ikke å betrakte som EFV. Det skilles mellom 2 typer EFV: Oppdrag og bidrag. Oppdrag: Virksomhet som utføres for ekstern oppdragsgiver mot betaling, og der oppdragsgiver betinger seg eiendomsretten til resultatene. Oppdrag defineres som omsetning av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag. Oppdrag beregnes normalt med økonomisk overskudd for KHiB, og skal fullfinansieres av oppdragsgiver. Jfr. kap. 6.1 Oppdragsprosjekter. Bidrag: Virksomhet der ekstern finansieringskilde gir bidrag eller gave som delvis finansierer virksomhet ved KHiB, og som det ikke er knyttet slike vilkår til at det anses som vederlag for en motytelse. Bidragsyter kan ikke påberope seg eiendomsretten til resultatene prosjektet frembringer. Jfr. kap. 6.2 Bidragsprosjekter. Eksternt finansiert prosjekt (her også omtalt som EFV-prosjekt eller prosjekt): All aktivitet som KHiB utfører på oppdrag eller med bidrag fra ekstern oppdragsgiver/bidragsyter skal regnskapsføres med prosjektnummer og organiseres med prosjektansvarlig. Etter- og videreutdanning (EVU): Her EVU som helt eller delvis er eksternt finansiert, i hovedsak: Oppdragsundervisning som skal fullfinansieres av oppdragsgiver. Typisk er at oppdragsgiver kjøper EVU fra KHiB. Forvaltes etter samme regler som oppdrag for øvrig. Kurs rettet mot enkeltstudenter. Deltakerne betaler kursavgift som dekker alle eller deler av direkte og indirekte kostnader. 1 UFD har sendt utkast til ny forskrift på høring. Denne tas sikte på kan tre i kraft fra 01.01.06.
4 3. PRINSIPPER FOR MEDVIRKNING I EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER Eksternt finansiert virksomhet (EFV) vil kunne bidra til styrking av samfunnsrollen og KHiBs virksomhetsområder, og samtidig bedre KHiBs eksterne inntjening. KHiB skal imidlertid oppfylle et statsoppdrag finansiert gjennom bevilgninger fra UFD. Følgende prinsipper må vurderes før eksternt finansierte prosjekter iverksettes: Eksternt finansierte prosjekter må ikke gå på bekostning av KHiBs bevilgningsfinansierte aktiviteter eller på annen måte komme i konflikt med KHiBs statsoppdrag/formål. Eksternt finansierte prosjekter må ha faglig nytte og relevans, og samtidig ivareta kunstneriskog designfaglig handlingsrom for KHiB. Eksternt finansierte prosjekter bør primært initieres av KHiB. Forespørsler som kommer fra eksternt hold må i særlig grad gjennomgås i forhold til disse prinsippene. KHiBs medvirkning i eksternt finansierte prosjekter bør fokuseres til områder der KHiB har / har tilgang til særlig kompetanse. KHiB kan ikke subsidiere prosjekter av egen grunnbevilgning der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester. 4. INITIATIV TIL EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER Initiativ til / igangsetting av eksternt finansierte prosjekter skal normalt foregå som angitt nedenfor, - enten det er forslag til oppdrag, bidrag, eller etter- og videreutdanning: 1. Initiativtaker overleverer prosjektforslag 2 med budsjettvurdering til sin avdelingsleder 3. 2. Avdelingsleder vurderer gjennomføring av prosjektet i forhold til KHiBs prinsipper og avdelingens økonomi. For mindre omfattende 4 eksternt finansierte prosjekter, som ikke involverer bruk av midler utover avdelingens egne, beslutter avdelingsleder om prosjektet skal føres videre til kontrakt/avtale herunder evt. avdelingens bidrag. 3. Ved mer omfattende prosjekter, eller prosjekter som krever økonomiske bidrag fra KHiBs fellesmidler, oversender avdelingsleder prosjektforslag til rektor, høgskoledirektør og prorektor for vurdering. 4. Rektor, høgskoledirektør og prorektor vurderer prosjektet i forhold til KHiBs prinsipper og økonomi, beslutter om prosjektet skal føres videre mot kontrakt/avtale herunder KHiBs evt. bidrag. Beslutning i forhold til forslaget bringes tilbake til avdelingen. 5. Vurderinger og beslutninger må kunne dokumenteres. 6. Søknader og forespørsler om bidrag eller oppdrag, samt anbud/tilbud/bestilling skal være dokumentert godkjent (kfr. kap. 5) før iverksettelse. 2 Med prosjektforslag menes her alt fra søknad om eksterne sponsormidler til større eksternt finansierte prosjekter. 3 Med avdelingsleder menes her dekanene og de administrative lederne. 4 Prosjekter med kostnadsberegning over kr 100.000 skal uansett legges frem for rektor, høgskoledirektør og prorektor. Avdelingsleder vurderer selv om mindre prosjekter har en kompleksitet som bør involvere rektor/høgskoledirektør/prorektor før videre prosess.
5 5. KONTRAKT/AVTALE 5.1. Kontrakts- /avtaleinnhold Det skal inngås skriftlig kontrakt for oppdrag eller bidrag mellom oppdragsgiver/bidragsyter og kunsthøgskolen. Kontrakten skal være undertegnet før oppdraget starter og utgifter påløper. Kontrakter utarbeides normalt i samarbeid med oppdragsgiver/bidragsyter. Kontrakter kan ha ulik form og omfang avhengig av finansiering og oppdragets/bidragets kompleksitet og størrelse, men bør i utgangspunktet inneholde følgende 5 : Prosjektnavn Målsetningen med bruk av midlene Varighet/kontraktsperiode Prosjektansvarlig 6 ved KHiB Økonomi og betalingsbetingelser Publiseringsrett og eiendomsrett til resultatet av prosjekter Eiendomsretten til innkjøpt utstyr. Øvrige rettigheter, plikter og ansvar for partene Rapporteringsrutiner Heving/oppsigelse av avtalen, tvister Standardkontrakter skal utarbeides for de vanligste avtaleformene og bør brukes dersom det foreligger, da det forenkler administrasjonen for alle parter. Dersom det er tvil om punkter i kontrakten av juridisk eller økonomisk art drøftes saken med økonomienheten. For etter- og videreutdanning (EVU) må kontrakten normalt tilpasses det aktuelle kurset. 5.2. Underskrift Kontrakter skal undertegnes av prosjektansvarlig og avdelingsleder (og evt. høgskoledirektør 7 ). Prosjektansvarlig godkjenner, med sin underskrift på kontrakten, at den faglige delen av prosjektet er gjennomførbar innenfor de rammer som foreligger i kontrakten. Avdelingsleder har ved sin underskrift ansvar for at prosjektet lar seg gjennomføre med de tilgjengelige ressurser og innenfor de økonomiske rammer som foreligger i kontrakten, samt at gjeldende regler for forvaltning av eksterne midler er fulgt. Kopi av alle inngåtte kontrakter (evt. annen avtaledokumentasjon) skal til økonomienheten ved økonomisjef. For ikke allerede etablerte prosjekter skal det tildeles et prosjektnummer. 5 Ved enkle avtaler (f.eks. ved gaver/sponsormidler < kr 50.000) kan brev e.l. erstatte formell kontrakt. 6 Dersom avdelingsleder ikke utpeker en prosjektansvarlig, har avdelingsleder selv dette ansvaret. 7 Ved avtaler > kr 100.000 og/eller fellesprosjekter på tvers av avdelingene undertegnes disse i tillegg av høgskoledirektør.
6 6. KOSTNADSDEKNING OG OVERSKUDD KHiB skal utarbeide budsjett for alle prosjekter/tiltak med ekstern finansiering 8. Budsjettet skal vise alle direkte og indirekte kostnader. 6.1. Oppdragsprosjekter Prosjekter/virksomhet som utføres på oppdrag fra ekstern institusjon skal alltid fullbudsjetteres. Det vil si at det skal søkes dekning for alle direkte og indirekte utgifter som påløper, inklusive dekning av personalets lønn/honorar, samt et beregnet overskudd (jfr. punkt 6.5). Det samme vil gjelde EVU-kurs som skal fullfinansieres av oppdragsgiver eller kursdeltakerne. 6.2. Bidragsprosjekter I tilfeller der finansieringskilden ikke stiller krav til eiendomsretten til resultatene av prosjektet, og prosjektet er av faglig interesse for KHiB, kan det besluttes å dekke en andel av utgiftene til prosjektet over KHiBs grunnbevilgning. Slik medvirkning skal skje ved at støtten inntektsføres på prosjektet. Av hensyn til behovet for å dokumentere og synliggjøre faktiske kostnader er det ikke anledning til å redusere kostnadssiden i prosjektet. Gaver og sponsormidler til KHiBs primæroppgaver (f.eks. ved utstillinger) skal inntektsføres prosjektet, men utover ordinær budsjettering av prosjektet stilles det ikke krav til budsjettering av prosjektets totale direkte og indirekte kostnader. 6.3. Direkte utgifter Med direkte utgifter menes kostnader som kan direkte føres til prosjektet; f.eks. direkte lønnskostnader, honorarer, konsulenttjenester, materiell, m.m. For etter- og videreutdanning må det tas hensyn til spesielle utgifter som veiledning og sensor/eksamensutgifter. Utstyr som må kjøpes for å gjennomføre oppdraget, skal også belastes oppdraget i sin helhet. Utstyr betalt av oppdragsgiver tilfaller i så fall oppdragsgiver, med mindre annet avtales. 6.3.1. Lønn og honorar Prosjekter som utføres av KHiBs egne tilsatte utenfor stilling (utenfor oppsatt arbeidsplan) eller eksternt personell skal dekkes i henhold til fastsatte timesatser for hhv. lønn eller fakturahonorar. (KHiB kan ikke engasjere egne tilsatte som selvstendig næringsdrivende til eksternt finansierte prosjekter). Prosjekter som utføres av KHiBs egne tilsatte innenfor stilling (innenfor oppsatt arbeidsplan) skal dekkes i henhold til den ansattes faktiske lønnskostnader, inkludert sosiale utgifter. Dersom KHiBs fast ansatte personale arbeider full tid på et eksternt prosjekt over lengre tid (3 måneder eller mer) skal lønnsutgiftene belastes prosjektet direkte. Dersom den ansatte arbeider deler av sin stillingsandel på et prosjekt, og/eller for kortere perioder (under 3 måneder), skal lønnsutgiftene omposteres til prosjektet. 8 Krav i henhold til UFDs rundskriv F-35-02, jfr. likevel punkt 6.2
7 6.4. Indirekte utgifter Med indirekte kostnader menes ressursbelastning som ikke direkte kan henføres til prosjektet. Indirekte kostnader skal budsjetteres som et % - vis påslag av prosjektets direkte kostnader. Indirekte kostnader er her definert som prosjektets andel av kostnader til husleie, renhold, energi, vakthold, IKT-kostnader, bibliotek, telefon, porto, kontorrekvisita og administrasjon. Prosentsats for indirekte kostnader beregnes 9 av økonomienheten, og blir revidert årlig basert på tidligere års regnskapstall. For prosjekter hvor noen av disse utgiftskomponentene fremgår som en direkte utgift på prosjektet, eller ikke er relevant for prosjektet, skal en ikke ta med disse ved beregning av de indirekte utgiftene. 6.5. Overskudd For eksternt fullfinansierte prosjekter skal det normalt budsjetteres med et overskudd. Overskuddet bør minimum være 5 % beregnet av summen av alle direkte og indirekte kostnader. Tilsvarende overskuddskrav gjelder for eksternt fullfinansiert etter- og videreutdanning (EVU). Dersom et prosjekt er av spesiell faglig interesse, kan kravet til overskudd reduseres eller eventuelt bortfalle. 6.6. Disponering av overskudd Overskudd ved EFV-prosjekter disponeres i utgangspunktet av styret. For å stimulere til ekstern finansiering bør et eventuelt overskudd i vesentlig grad tilfalle utførende budsjettenhet(er). Følgende fordeling av overskudd foreslås: 70 % av overskuddet tilfaller utførende budsjettenhet. 30 % av overskuddet tilfaller Fellesnivået. Ved samarbeidsprosjekter mellom avdelingene må fordelingen avtales. 7. INNBETALING OG FAKTURERING Alle innbetalinger i forbindelse med eksternt finansiert virksomhet skal skje til KHiB og regnskapsføres av KHiB. Innbetaling innkreves ved fakturering gjennom KHiBs økonomisystem. Det er ikke anledning å opprette private bankkonti for eksterne midler når midlene skal benyttes ved KHiB. Midler som ansatte får tildelt på bakgrunn av sin stilling ved KHiB skal forvaltes av KHiB. Av kreditthensyn skal oppdragsgivere/bidragsytere normalt betale forskuddsvis, eventuelt i henhold til en fastsatt betalingsplan. Unntak fra denne regelen må godkjennes av økonomienheten på vegne av høgskoledirektøren, ut fra en vurdering av oppdragsgivers/finansieringskildens soliditet. Den budsjettenhet som utfører prosjektet er selv ansvarlig for at prosjektet faktureres, ved å sende et fakturagrunnlag med referanse til kontrakt. Eksterne midler kan disponeres når prosjekt er opprettet og midler er overført til KHiB, eller at det foreligger en bindende avtale fra betalingsdyktig oppdragsgiver/bidragsyter. 9 Beregnet sats for KHiBs totale indirekte kostnader utgjør 40 % påslag på prosjektets direkte personellkostnader.
8 8. OPPGAVER PÅ FELLESNIVÅET På vegne av høgskoledirektøren er økonomienheten ansvarlig for å: Føre kontroll med at gjeldende reglement til enhver tid blir fulgt. Høgskoledirektøren avgjør i tvilstilfeller hvordan eksterne midler skal forvaltes; Opprette prosjektnummer i KHiBs kontoplan, når første innbetaling foreligger, eventuelt når det foreligger undertegnet kontrakt; Utarbeide oversikter på ressursbruk/omfang av den eksternt finansierte virksomheten; Utforme standard kontraktsformularer og budsjetteringsverktøy for ulike former for EFV-prosjekter. På vegne av høgskoledirektøren er personalenheten ansvarlig for tilsetting / lønnsfastsettelse i EFVprosjekter der det er aktuelt. 9. OPPGAVER PÅ AVDELINGSNIVÅ Avdelingen vurderer selv nytten av og hvorvidt eksternt finansierte prosjekter er hensiktsmessig å gjennomføre, herunder vurdering i forhold til policy, omfang, tidsplan og budsjett (jfr. kap 3 og 4). Avdelingen har ansvar for at det utnevnes prosjektansvarlig og utarbeides budsjett for prosjektet (økonomienheten kan bistå). Avdelingen har ansvar for å inngå kontrakt med oppdragsgivere/bidragsytere (ref. kap. 5.2). Inngått kontrakt (eller annen avtaledokumentasjon) må forelegges økonomienheten. Omfatter prosjektet flere avdelinger, skal det lages en samarbeidsavtale som bl.a. omhandler prosjektets økonomiske fordeling/-ansvar. Avdelingen skal ha kontroll med ressursbruk og omfanget av den eksternt finansierte virksomheten, herunder alle prosjekter som helt eller delvis finansieres av andre. Avdelingen er ansvarlig for at budsjettene til de ulike prosjektene til enhver tid overholdes. Prosjekter med underdekning må dekkes av avdelingen selv. 10. ØKONOMISK OG PERSONALADMINISTRATIV FORVALTNING Økonomisk og personaladministrativ forvaltning foretas som for annen virksomhet ved KHiB, i henhold til gjeldende lover og øvrig regelverk. Lønn kan utbetales etter at tilsetting er foretatt av KHiBs tilsettingsmyndighet. 11. MERVERDIAVGIFT Oppdrag, definert som omsetning av tjenester mot vederlag, vil være avgiftspliktig omsetning i henhold til merverdiavgiftsloven av 19. juni 1969, såfremt det ikke foreligger unntak. Før det inngås kontrakt med oppdragsgiver må det klarlegges om oppdraget er avgiftspliktig eller ikke. Økonomienheten kan kontaktes for bistand i forhold til å avklare om det skal beregnes merverdiavgift på prosjektet.