Dato: 9. februar 2016 MØTEINNKALLING Utvalg: Fakultetsstyre for Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag Møtested: Thon Hotel Vica, Alta Møtedato: 16.02.2016 Tidspunkt: 12:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 78450297 eller e-post: gerd.johnsen@uit.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. Orienteringssak OS 1/16 Plan for studieåret 2016/2017 2016/2325 OS 2/16 Foreløpig årsregnskap 2015 2016/2533 FS 1/16 Retningslinjer for tildeling og bruk av annuum 2016/2443 FS 2/16 Endring av møtedato fakultetstyret 2016/2642 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2
Orienteringssak Side3
Orienteringssak Side4
Fakultetet for idrett, reiseliv og sosialfag Arkivref: 2016/2325/AHA186 Dato: 05.02.2016 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyre for Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 16.02.2016 1/16 Plan for studieåret 2016/2017 Plan for studieåret ved Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag for 2016/2017 viser en oversikt over datoer som er viktige for studenter og ansatte. Oversikten tar utgangspunkt i universitetets kvalitetssystem og datoer fastsatt av universitetsledelsen for start og avslutning for høst- og vårsemesteret 2016/2017. Slik det framgår av planen, er det per dags dato ikke fastsatt datoer for åpning av studieåret ved campusene i Alta, Harstad og Narvik. Anne Mari Rødde Harper underdirektør anne.m.harper@uit.no 78 45 02 30 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Vedlegg 1 Datooversikt 2016/2017 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side5
PLAN FOR STUDIEÅRET 2016/2017 HØSTSEMESTERET 2016 (Tallene i kursiv henviser til ukenummer) 1.juli (26) Frist for oppmelding til utsatt eksamen/kontinuasjonseksamen ved Institutt for barnevern og sosialt arbeid 8.-12. august i uke (32) Utsatt/kontinuasjonseksamen ved Institutt for barnevern og sosialt arbeid 15. august: Siste frist for å melde seg opp til utsatt prøve, kontinuasjonseksamen og tidlig eksamen i høstsemesteret 15. august: Frist for å søke om individuell tilrettelegging til utsatt prøve/kontinuasjonseksamen I løpet av 15.-19. august (33): Åpning, nøyaktig dato fastsettes senere I løpet av 16.-19. august (33): Studiestart for alle studenter, nøyaktig dato fastsettes etter at åpningsdato er satt Undervisningsstart: Se informasjon på instituttene og på websidene 20. august (33) Frist for innbetaling av avgifter til Norges arktiske studentsamskipnad 1.september (35) Frist for registrering 1. september (35) Frist for å melde seg opp til eksamen. Frist for å søke om individuell tilrettelegging for ordinære eksamener i høstsemesteret Torsdag 8.september: Arbeidslivsdagen 21.september 2.oktober (38/39) Forskningsdagene Mandag 19. fredag 30. september (38 og 39) Utsatt prøve, kontinuasjonseksamen og tidlig eksamen i høstsemesteret I løpet av 31. oktober 11.november (44/45) Arbeidsmiljødagen Mandag 14. nov. fredag 16. desember (46-50) Ordinær eksamensperiode. Undervisning/veiledning for noen studenter. Uke 44/45 Personalseminar Fredag 2. desember Campusfest for ansatte Tirsdag 20. desember (51) Avslutning på undervisningsterminen VÅRSEMESTERET 2017 Tirsdag 10. januar (2) Semesterstart. Tidspunkt for forelesningsstart, se oppslag på instituttene Innen 15. januar (2) Frist for oppmelding til utsatt prøve/kontinuasjonseksamen 15.januar: Frist for å søke om individuell tilrettelegging til utsatt prøve/kontinuasjonseksamen 20. januar (3) Frist for innbetaling av avgifter til Norges arktiske studentsamskipnad 23.-27. januar (4) Utsatt/kontinuasjonseksamen ved Institutt for barnevern og sosialt arbeid 1. februar (5) Frist for å registrere seg 1.februar (5) Frist for å melde seg opp til ordinær eksamen for vårsemesteret 1. februar: Frist for å søke om individuell tilrettelegging for ordinære eksamener i vårsemesteret Mandag 13. februar fredag 24.februar (7/8) Utsatt prøve/kontinuasjonseksamen Mandag 15. mai fredag 16.juni (20-24) Ordinær eksamensperiode. Fredag 9. juni (23) Avslutningshøytidelighet for bachelor- studenter Fredag 16. juni (24) Avslutning på undervisningsterminen På alle instituttene vil det foregå undervisning/veiledning også i løpet av eksamensperiodene. Oversikt over praksis- og prosjektperioder må sees i sammenheng med Plan for studieåret. Side6
Fakultetet for idrett, reiseliv og sosialfag Arkivref: 2016/2533/RUS029 Dato: 05.02.2016 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyre for Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 16.02.2016 2/16 Foreløpig årsregnskap 2015 Oppsummering IRS-fakultetet har et akkumulert resultat på KNOK 8 371 (overskudd) på bevilgningsfinansiert virksomhet (BEV), av dette er KNOK -7 539 knyttet opp mot øremerkede midler. Samlet sett har fakultetet et akkumulert resultat på KNOK 4 740 (underskudd) på bidrags- og oppdragsfinansiert resultat. Dette skal finansiers med i størrelsesorden KNOK -1 000 i egenfinansiering og resterende dekkes inn av etterbetalt tilskudd. De enkelte resultatenhetene: 3701 Fakultetsledelsen: Ledelse og felles har et akkumulert resultat på KNOK -2 449 (overskudd), av dette er KNOK -817 knyttet opp mot øremerkede midler, det øvrige er med på å styrke handlingsrommet for budsjettåret 2016. 3702 Fakultetsadministrasjonen: Fakultetsadministrasjonen har et akkumulert resultat på KNOK 247. Det er et etterslep på utbetaling av NAV-refusjoner, som vil forbedre det reelle resultatet noe. Refusjonene blir inntektsført i 2016. Fak.adm er belastet med hele kuttet knyttet til avbyråkratiseringen. Det er per i dag heller ingen andel av de indirekte kostnadene som tilfaller Fak.adm, selv om de administrative ressursene ligger her. Samlet sett må aktiviteten tas ned, eller man må søke å hente finansiering fra f.eks. BOA, for å få ordinær drift i balanse. 3711 Institutt for barnevern og sosialt arbeid IBS har et akkumulert resultat på BEV på KNOK 1 561 (overskudd), ordinær drift har et akkumulert resultat på KNOK 72 (underskudd). Akkumulert resultat på BOA er KNOK -47 (overskudd). Resultatet er satt sammen av ubrukte tilskudd og forskuddsbetalte utgifter. Instituttet har behov for en kostnadsgjennomgang for å få ordinær drift i balanse. For å sikre en solid økonomi bør instituttet øke BOA-aktiviteten slik at minst 3-4 årsverk finansieres av prosjekter. 3712 Idrettshøgskolen IH har et akkumulert resultat på BEV på KNOK -1 798 (overskudd). Instituttet har KNOK 2 199 i ubrukte midler knyttet opp mot øremerkede midler. Akkumulert resultat på BOA er KNOK 260 (underskudd). Instituttet har en liten BOA-portefølje som består av både forskuddsbetalte og etterskuddsbetalte prosjekter. Side7
Selv om idrettshøgskolen har et akkumulert resultat på KNOK 401 (underskudd) på ordinær drift, er IH i ferd med å få en sunn økonomi. Og så her vil økt BOA-virksomhet skape større handlingsrom i den ordinære virksomheten. 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier IRNS hadde et akkumulert resultat på KNOK -1 938, av dette er KNOK -2 017 knyttet opp i øremerkede midler. Akkumulert resultat på ordinær drift er KNOK 80 (underskudd). Akkumulert resultat på BOA er KNOK 4 528, av dette finansieres ca. KNOK 1 000 av egenfinansiering, mens resterende er etterbetalte tilskudd. Instituttet har behov for å ha 3-5 årsverk finansiert av BOA for å få ordinær drift i balanse. IRNS er det instituttet som har de laveste driftskostnadene. Eksisterende BOA-portefølje er i ferd med å avsluttes. For å ha en stabil økonomi bør instituttet ha minst 2-3 større BOA-prosjekt. Kommentarer til regnskapet Regnskapet for 2015, slik den framkommer i denne orienteringen, er tatt ut før UIT formelt har avsluttet regnskapet for 2015. Årsregnskapet betegnes derfor som foreløpig. Den endelige årsregnskapet godkjennes av styret i UIT. Økonomimodellen til UIT skiller overordnet på bevilgningsfinansiert virksomhet (BEV) og bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA). Begrepet «Tiltak» er knyttet opp mot BEV, mens begrepet «Prosjekt» er knyttet opp mot BOA. Tabell 1 viser en samlet oversikt over økonomien ved fakultetet. Akkumulert resultat for BEV er på KNOK - 7 361 (overskudd), mens den for BOA er på KNOK 4 741 (underskudd). Kommentarene til de enkelte områdene følger. Utfordringer og endringer Etter to år som en del av UIT Norges arktiske universitet, begynner strukturene i økonomimodellen til UIT å falle på plass ved fakultetet. Grunnet manglende kontinuitet på økonomiområdet, har dette dessverre tatt litt tid. Kostnadsstedene betegnes kun på overordnet enhetsnivå (fire siffer) i tabellene. Kostnadssted 370000 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag er et overordnet kostnadssted som kun brukes til fordeling av bevilgning, husleie og avsetning til senere avskrivninger. Fra og med 2016 så flyttes øremerkede bevilgninger (prosjektmidler) fra kostnadssted 370200 Fak.adm til 370100 Ledelse/felleskostnad. Det innebærer at vi fra og med 2016 rendyrker kostnadssted 370200 Fak.adm til kun å være kostnader vedrørende lønn og drift av fakultetsadministrasjonen. Bevilgningsfinansiert aktivitet (BEV) I BEV så skiller vi videre mellom ordinær drift og øremerkede midler (i modellen kalt Protype (prosjekttyper)). De forskjellige protypene er: Protype 10: ordinær drift/kostnadsmerkinger Protype 12: UIT-interne øremerkinger. Dette kan være midler fra egen bevilgning, øremerket fra fakultetet eller fra øvrige enheter ved UIT Protype 13: Øremerkede midler fra KD, herunder KD-stipendiater og SAKS-midler Protype 14: Øremerkede midler fra KD, andre kapitler Protype 15: Øremerkede bevilgninger fra andre departement. Som vi ser av tabell 2 og tabell 3, så ligger det an til at samtlige enheter, med unntak av Fakultetsadministrasjonen, har et akkumulert overskudd med seg inn i 2016 for BEV. Årsresultatet for Side8
fakultetet samlet for BEV er på KNOK 205 (underskudd), mens akkumulert resultat samlet for BEV er på KNOK 7 361 (overskudd). Ser vi nærmere på fordelingen av akkumulert resultat (tabell 4), så ser vi at det i hovedsak er bundet opp mot øremerkede midler. Det er kun 3701 Fakultetsledelsen som har et akkumulert overskudd på ordinær drift (protype 10) med seg inn i 2016. De øvrige enheter går inn i 2016 med akkumulert underskudd. Den enkelte enheter har med seg følgende foreløpige akkumulerte resultat med seg inn i 2016: 3701 Fakultetsledelse KNOK - 1 632 3702 Fakultetsadministrasjonen KNOK 247 3711 Institutt for sosialfag KNOK 72 3712 Idrettshøgskolen KNOK 401 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier KNOK 92 Kommentarer til de enkelte instituttene følger senere i dokumentet. Side9
Tabell 1: Foreløpig årsregnskap for IRS-fakultetet, oppsummert Regnskap Regnskap Budsjett Konto Beskrivelse 201401-201412 201501-201512 201501-201512 2 Virksomhetskapital og gjeld -6 808 601,86-7 566 733,94-9 919 733,94 3 Salgs- og driftsinntekt -124 809 125,19-124 971 994,79-122 976 897,00 5 Lønn og godtgjørelser 66 165 298,79 68 737 029,38 66 182 500,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 3 435 946,52 5 793 437,89 6 012 847,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 6 756 880,63 6 782 993,22 5 732 500,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og 5 502,33 2 127,84 0,00 avregninger 9 Interne overføringer 47 687 364,84 43 861 640,56 49 432 916,00 37 BEV -7 566 733,94-7 361 499,84-5 535 867,94 2 Virksomhetskapital og gjeld -771 582,18 4 821 061,98 4 821 061,98 3 Salgs- og driftsinntekt -2 634 930,18-10 933 747,04-6 654 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 2 968 629,87 3 905 541,74 3 739 296,52 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 993 278,74-103 258,29 570 250,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 1 151 870,27 1 372 534,26 1 264 912,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og 0,00 421 458,42 0,00 avregninger 9 Interne overføringer 3 113 795,46 5 257 180,55 406 976,68 37 BOA 4 821 061,98 4 740 771,62 4 148 497,18 37 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag -2 745 671,96-2 620 728,22-1 387 370,76 Side10
Tabell 2: Bevilgningsfinansiert aktivitet Felles, ledelse og fak.adm (BEV) Regnskap Regnskap Budsjett Kontoklasse Beskrivelse 201401-201412 201501-201512 201501-201512 2 Virksomhetskapital og gjeld 0,00 0,00 0,00 3 Salgs- og driftsinntekt -49 114 048,85-51 580 158,72-52 221 847,00 5 Lønn og godtgjørelser -8 291,06 0,00 0,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 86 731,75 273 962,72 231 847,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 16 584,31 0,00 0,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 467,10 0,00 0,00 9 Interne overføringer 49 847 864,62 51 307 196,00 51 990 000,00 3700 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 829 307,87 1 000,00 0,00 2 Virksomhetskapital og gjeld -2 719 601,00 548 665,66 548 665,66 3 Salgs- og driftsinntekt -4 256 000,00-8 753 322,32-8 550 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 2 795 841,56 3 362 691,96 3 070 400,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 308 267,78 949 305,20 750 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 440 623,72 1 297 658,37 940 000,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 401,53 1 648,68 0,00 9 Interne overføringer 1 840 924,00 144 259,85 1 942 000,00 3701 Fakultetsledelse -1 589 542,41-2 449 092,60-1 298 934,34 2 Virksomhetskapital og gjeld -796 775,89-3 736 779,50-6 089 779,50 3 Salgs- og driftsinntekt -15 628 593,00-9 868 035,00-9 324 050,00 5 Lønn og godtgjørelser 10 664 378,48 9 940 211,47 9 949 900,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 580 100,55 2 599 429,31 1 308 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 1 125 439,56 776 314,50 911 000,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 2 528,73 0,00 0,00 9 Interne overføringer 1 625 042,27 660 316,54-300 000,00 3702 Fakultetsadministrasjonen -2 427 879,30 371 457,32-3 544 929,50 Sum totalt -3 188 113,84-2 076 635,28-4 843 863,84 Side11
Tabell 3: Bevilgningsfinansiert aktivitet institutter (BEV) Regnskap Regnskap Budsjett Konto Beskrivelse 201401-201412 201501-201512 201501-201512 2 Virksomhetskapital og gjeld -2 003 446,30-1 482 839,18-1 482 839,18 3 Salgs- og driftsinntekt -22 134 163,22-21 322 763,00-21 311 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 19 786 779,45 21 364 682,93 21 579 900,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 839 136,75 490 086,33 830 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 2 794 302,07 2 068 880,13 1 378 000,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 0,00 0,00 0,00 9 Interne overføringer -765 447,93-2 679 498,78-500 000,00 3711 Institutt for sosialfag -1 482 839,18-1 561 451,57 494 060,82 2 Virksomhetskapital og gjeld -395 774,70-1 569 409,26-1 569 409,26 3 Salgs- og driftsinntekt -17 769 196,97-19 348 955,00-17 724 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 16 713 573,25 18 338 144,22 17 639 700,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 1 318 102,85 1 214 368,68 1 485 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 920 159,32 1 589 996,96 1 261 500,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 513,59 479,16 0,00 9 Interne overføringer -2 356 786,60-2 022 894,19-1 725 000,00 3712 Idrettshøgskolen -1 569 409,26-1 798 269,43-632 209,26 2 Virksomhetskapital og gjeld -893 003,97-1 326 371,66-1 326 371,66 3 Salgs- og driftsinntekt -15 907 123,15-14 098 760,75-13 846 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 16 213 017,11 15 731 298,80 13 942 600,00 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 303 606,84 266 285,65 1 408 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 1 459 771,65 1 050 143,26 1 242 000,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 1 591,38 0,00 0,00 9 Interne overføringer -2 504 231,52-3 547 738,86-1 974 084,00 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier -1 326 371,66-1 925 143,56-553 855,66 Sum totalt -4 378 620,10-5 284 864,56-692 004,10 Side12
Tabell 4: Bevilgningsfinansiert aktivitet (BEV) IB Årsregnskap UB Protype Beskrivelse 201500 201501-201512 10 Intern oppfølging u/saldooverføring 0,00 1 000,00 1 000,00 12 Intern oppfølging m/saldooverføring 0,00-0,00-0,00 3700 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 0,00 1 000,00 1 000,00 10 Intern oppfølging u/saldooverføring 1 225 831,66-2 858 276,03-1 632 444,37 12 Intern oppfølging m/saldooverføring -377 166,00-39 482,23-416 648,23 13 Øremerkede midler -300 000,00-100 000,00-400 000,00 3701 Fakultetsledelse 548 665,66-2 997 758,26-2 449 092,60 10 Intern oppfølging u/saldooverføring -15 000,00 261 975,65 246 975,65 12 Intern oppfølging m/saldooverføring -1 368 571,22 933 798,28-434 772,94 13 Øremerkede midler -1 875 074,75 2 455 703,93 580 629,18 15 Andre departement -478 133,53 456 758,96-21 374,57 3702 Fakultetsadministrasjonen -3 736 779,50 4 108 236,82 371 457,32 10 Intern oppfølging u/saldooverføring -732 099,30 804 236,28 72 136,98 12 Intern oppfølging m/saldooverføring -532 528,54-893 891,90-1 426 420,44 13 Øremerkede midler -218 211,34 11 043,23-207 168,11 15 Andre departement 0,00 0,00 0,00 3711 Institutt for sosialfag -1 482 839,18-78 612,39-1 561 451,57 10 Intern oppfølging u/saldooverføring 303 455,13 97 291,60 400 746,73 12 Intern oppfølging m/saldooverføring -1 196 466,48-585 636,00-1 782 102,48 13 Øremerkede midler -676 397,91 259 484,23-416 913,68 3712 Idrettshøgskolen -1 569 409,26-228 860,17-1 798 269,43 10 Intern oppfølging u/saldooverføring 1 225 964,11-1 133 629,62 92 334,49 12 Intern oppfølging m/saldooverføring -1 126 307,63-156 566,82-1 282 874,45 13 Øremerkede midler -1 426 028,14 691 424,54-734 603,60 15 Andre departement 0,00 0,00 0,00 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier -1 326 371,66-598 771,90-1 925 143,56 37 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag -7 566 733,94 205 234,10-7 361 499,84 Side13
Kommentarer til de enkelte enhetene (BEV) 3701 Fakultetsledelse Felleskostnadene for fakultetet har på noen områder vært høyere enn budsjettert, mens de på andre områder har vært lavere enn budsjettert. Samlet sett har dette bidratt til et akkumulert resultat på KNOK - 1 632 (overskudd). Dette er midler som bidrar til å skape handlingsrom for budsjettåret 2016. Det er i tillegg ubrukte øremerkede midler på KNOK 962. 3702 Fakultetsadministrasjonen Fak.adm har et akkumulert resultat på KNOK 247 (underskudd). Det er et etterslep på utbetaling av NAVrefusjoner, disse utbetales i 2016. Således vil det reelle resultatet være noe bedre. Hele kuttet som følge av avbyråkratiseringsprosessen er tatt på Fak.adm. Det ligger her noen framtidige utfordringer i å få den ordinære driften i balanse. Dette må gjøres enten ved å ta ned kostnadsnivået, eller ved å sikre annen finansiering. Det tilføres per i dag ingen midler fra BOA området til Fak.adm, selv om det administrative støtteapparatet ligger her. Fakultetsadministrasjonen har 3 bevilgningsfinansierte tiltak knyttet opp mot seg. Et av disse er avsluttet, og vi avventer godkjenning fra KD på rapport. Ubrukte midler vil bli tilbakeført departementet. Det to andre tiltakene vil fra og med 2016 bli overført til 3701 Fakultetsledelsen. 3711 Institutt for barnevern og sosialt arbeid IBS har et akkumulert resultat på KNOK 72 (underskudd) på ordinær drift. I tillegg har instituttet ubrukte øremerkede midler på KNOK -1 634. Instituttet har noen utfordringer med å få ordinær drift i balanse. De totale lønnskostnadene knyttet til ordinær drift er på KNOK 20 798, mens ordinære inntekter (bevilgning) er på KNOK 19 455. I tillegg har de ordinære driftskostnader på KNOK 2 115. Samlet sett er kostnadsnivået høyere enn størrelsen på bevilgning. IBS hadde ett akkumulert resultat inn i 2015 på KNOK 732 (overskudd) og har i tillegg fått tilført midler fra prosjekter (BOA) og tiltak (BEV) på KNOK -2 654. Instituttet har dermed i stor grad brukt opp sine tidligere reserver. De største enkeltposten på øremerkede midler er knyttet opp mot Universitetsnav (KNOK 962) og forskergruppene (KNOK -205). 3712 Idrettshøgskolen Til tross for at IH har et akkumulert resultat på KNOK 401 (underskudd) med seg inn i 2016, tyder alt på at instituttet er i ferd med å få en sunn økonomi. Instituttet har hatt en god fokus på å holde kostnadsnivået nede, samtidig som de fremdeles har en opptrapping av bevilgningen for 2016 og halve 2017. IH har i tillegg ubrukte øremerkede midler på KNOK -2 199, de største enkeltpostene her er Skredsenter med KNOK -581, Testsenter KNOK -430 og Prof II KNOK -308. Forskergruppene har KNOK -120 i ubrukte midler. Instituttet vil få tilført KNOK -264 fra BOA for prosjekt som er i ferd med å avsluttes. Dette vil forbedre det reelle akkumulerte resultatet. 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier IRNS har et akkumulert resultat på KNOK 80 med seg inn i 2016, i tillegg har instituttet KNOK -2 017 i ubrukte øremerkede midler. Side14
Også IRNS har utfordringer med å få den ordinære driften i balanse. Lønnskostnaden for ordinær drift var på KNOK 14 948 mens ordinær inntekt (bevilgning) er på KNOK 13 849. I tillegg har de ordinære driftskostnader på KNOK 663. Institutter har ca. 3 årsverk direkte belastet på prosjekt (BOA), noe som er med på å redusere den direkte lønnskostnaden. I tillegg får de tilført KNOK 2 896 fra tiltak (BEV) og prosjekt (BOA). Det er for 2015 ikke-bokført egenfinansiering på prosjekter på i størrelsesorden KNOK 1 000. Dette er med på å forverre det reelle akkumulerte resultatet for 2015. De største postene av ubrukte øremerkede midler er knyttet opp mot SAK-midler med KNOK -353, Uarctic med KNOK -381 og Forskergrupper med KNOK -383. Instituttet har noen tiltak som vil bli avsluttet og overført ordinær drift. Dette utgjør ca. KNOK 350, og gir en tilsvarende forbedring i det reelle akkumulerte driftsresultatet. Samlet sett har instituttet omtrent halvert det akkumulerte resultatet på KNOK 1 213 som de hadde med seg inn i 2015, og det er positivt. Vi vet imidlertid at BOA-porteføljen er nedadgående og vil skape noen utfordringer framover. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Fakultetets BOA-virksomhet har hatt en størrelses på ca. KNOK 9 000 de siste to årene, se tabell 5 og 6 for oversikt. Porteføljen har bestått av noen få store prosjekt som er videreføring fra HIF og mange små driftsmiddel-prosjekt. Tilfanget av nye prosjekt har også i stor grad vært forprosjekt og prosjekt med kun driftsmidler. For å stabilisere økonomien, bør fakultetets BOA-aktivitet opp mot minst det dobbelte av dagens aktivitet, hovedtyngden av porteføljen bør være prosjekter som også bidrar til å finansiere faste lønnskostnader. Av nye prosjekt fra 2016 kan nevnes at IBS og IRNS deltar i et RFF-finansiert prosjekt med en totalramme på KNOK 3 959, som går over tre år. IH og IRNS deltar i et RFF-finansiert prosjekt, hvor arbeidspakken ved fakultetet har en totalramme på KNOK 2 500, som går over to år. Kommentarer til de enkelte instituttene (BOA): 3711 Institutt for barnevern og sosialt arbeid IBS har i svært liten grad BOA-virksomhet. De få prosjektene som har vært er knyttet opp mot forprosjekt og driftsmidler. 3712 Idrettshøgskolen IH har heller ikke en stor BOA-portefølje. Med unntak av to PHD-prosjekt, er den øvrige porteføljen langt på vei kun med på å dekke driftsmidler. 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier IRNS er det instituttet med størst BOA-portefølje. Instituttet har hatt vel 3 årsverk direkte lønnet på prosjekter, i tillegg 1-2 årsverk med intern refusjon fra prosjektene, og er avhengig av å videreføre dette for å få ordinær drift i balanse. De største prosjektene er nå i ferd med å avsluttes eller trappes ned mot avslutning. Instituttet har også en ikke-bokført forpliktelse på egenfinansiering på tidligere prosjekt på i størrelsesorden KNOK 1 000. Denne vil bli belastet i 2016 når prosjektene regnskapsmessig avsluttes. Side15
Den største delen av det akkumulerte resultatet på KNOK 4 528 (underskudd) skyldes etterbetaling av tilskudd. Side16
Tabell 5: Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Regnskap Regnskap Budsjett Konto Beskrivelse 201401-201412 201501-201512 201501-201512 2 Virksomhetskapital og gjeld -1 225 252,07-1 103 690,95-1 103 690,95 3 Salgs- og driftsinntekt -627 547,92-1 115 750,00-303 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 45 858,16 18 215,35 62 288,47 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 7 914,50 50 831,00 280 500,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 29 801,90 250 547,47 163 000,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 0,00 421 406,00 0,00 9 Interne overføringer 665 534,48 1 431 076,65-203 578,15 3711 Institutt for sosialfag -1 103 690,95-47 364,48-1 104 480,63 2 Virksomhetskapital og gjeld -358 707,13-279 833,97-279 833,97 3 Salgs- og driftsinntekt -1 225 000,00-1 416 930,00-725 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 520 001,94 1 028 346,67 595 950,32 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 39 795,00 68 122,00 60 000,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 194 634,29 144 467,14 0,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 0,00 0,00 0,00 9 Interne overføringer 549 441,93 716 151,70 64 800,00 3712 Institutt for idrettsfag -279 833,97 260 323,54-284 083,64 2 Virksomhetskapital og gjeld 812 377,02 6 204 586,90 6 204 586,90 3 Salgs- og driftsinntekt -782 382,26-8 401 067,04-5 626 000,00 5 Lønn og godtgjørelser 2 402 769,77 2 858 979,72 3 081 057,73 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 945 569,24-222 211,29 229 750,00 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 927 434,08 977 519,65 1 101 912,00 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 0,00 52,42 0,00 9 Interne overføringer 1 898 819,05 3 109 952,20 545 754,82 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier 6 204 586,90 4 527 812,56 5 537 061,45 37 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 4 821 061,98 4 740 771,62 4 148 497,18 Side17
Tabell 6: Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) IB Årsregnskap UB Protype Beskrivelse 201500 201501-201512 25 Andre statlige etater -421 779,79 187 823,62-233 956,17 32 EU - UiT partner -1 926,21 1 926,21 0,00 37 NFR - Øvrige prosjekt 0,00 185 639,94 185 639,94 42 Etter- og videreutdanning (EVU) oppdrag -421 406,00 422 357,75 951,75 3711 Institutt for sosialfag -845 112,00 797 747,52-47 364,48 25 Andre statlige etater -9 709,88 144 709,88 135 000,00 26 Kommunale og fylkeskommunale etater 0,00 78 842,42 78 842,42 27 Organisasjoner og stiftelser -49 826,55-420 695,40-470 521,95 28 Næringsliv/private -220 297,54-44 108,08-264 405,62 38 Regionale forskningsfond 0,00 30 000,00 30 000,00 43 Gaver 0,00 751 408,69 751 408,69 3712 Institutt for idrettsfag -279 833,97 540 157,51 260 323,54 25 Andre statlige etater 147 340,72-79 524,20 67 816,52 26 Kommunale og fylkeskommunale etater 1 447 495,10-242 905,00 1 204 590,10 32 EU - UiT partner -500 599,67-414 562,34-915 162,01 33 EU - UiT koordinator 2 215 707,79-1 543 434,89 672 272,90 35 NFR - UiT partner 0,00-95 234,28-95 234,28 36 NFR - UiT koordinator 3 070 557,87-665 677,89 2 404 879,98 37 NFR - Øvrige prosjekt -435 417,58 435 417,58 0,00 38 Regionale forskningsfond 660 562,09 609 604,80 1 270 166,89 41 Oppdrag -80 000,00-1 517,54-81 517,54 3713 Institutt for reiseliv og nordlige studier 6 525 646,32-1 997 833,76 4 527 812,56 37 Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 5 400 700,35-659 928,73 4 740 771,62 Side18
Rune Sundelin personalsjef rune.sundelin@uit.no 78 45 01 08 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side19
Fakultetet for idrett, reiseliv og sosialfag Arkivref: 2016/2443/IGU008 Dato: 04.02.2016 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyre for Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 16.02.2016 1/16 Retningslinjer for tildeling og bruk av annuum Innstilling til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner retningslinjer for bruk av annuum ved IRS-fakultetet. Begrunnelse: Det har vært behov for retningslinjer for bruk av annuum ved IRS-fakultetet. Et dokument ble laget og evaluert av forskningsgruppelederne ved fakultetet. Det nåværende dokumentet har blitt endret i forhold til innspill som kom fra forskningsgruppelederne. Isabelle Guissard rådgiver isabelle.guissard@uit.no 78 45 01 86 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Vedlegg 1 Retningslinjer for tildeling og bruk av annuum Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side20
Retningslinjer for tildeling og bruk av annuum ved Fakultet for Idrett, Reiseliv og Sosialfag. Godkjent av fakultetsstyret den. Formål Annuum er driftsmidler som skal benyttes til FoU-relaterte aktiviteter. Prispenger og personlige incentivmidler tilføres den enkeltes annuum. Hvem ordningen omfatter Annuum er driftsmidler som tildeles alle faste vitenskapelig ansatte. Annuum kan tildeles vikarer, midlertidig vitenskapelig ansatte og postdoc-stillinger. Stipendiater kan tildeles annuum det året de har arbeidsplikt. Satser for annuum Satsene for annuum fastsettes av instituttleder årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen på instituttet. Fastsettingen gjøres etter samråd med de andre instituttlederne og prodekan for forskning. Annuum kan reduseres ved redusert stillingsprosent. Retningslinjer for bruk av annuum Annuummidler tildeles den enkelte fagansatte til aktivitet som skal rettes mot faglig utvikling og forskningsmessig aktivitet. - Faglig/vitenskapelige reiser, deltakelse i/ på vitenskapelige konferanser, seminar - Faglitteratur og språkvask. - Medlemskap i ulike faglige foreninger og/eller forskerforum. - Reiser som belastes annuum er som hovedregel å regne som tilskuddsreise. Ved bruk av annuumsmidler til kjøp av kapitalvarer skal godkjenning innhentes fra fakultetsdirektør. Ved tvil om tjeneste/utstyr faller innenfor annuummidlenes bruksområde skal annuumsmottaker melde dette til sin leder for godkjenning før bestilling foretas. Ved innkjøp skal UiT Norges arktiske universitetets regler og rutiner for innkjøp følges, og vi gjør i den sammenheng oppmerksom på reglene om habilitet ved innkjøp av ulike tjenester og varer. Faglige reiser som belastes annuummidler, skal det føres reiseregning for i PagaWeb. Alle reiser som dekkes over annuum er å regne som tilskuddsreise. Dersom reisen ikke Side21
har faglig relevans, forbeholder instituttet seg retten til ikke å betale for kjøpet. Dersom det ikke er åpenbart at innkjøpet har faglig relevans, bør innkjøpet få godkjenning av instituttleder på forhånd. Overføring/sletting av incentivmidler etter en bestemt periode. Annuum tildeles for ett kalenderår av gangen. Ubrukt annuum kan ikke overføres til neste kalenderår. Dersom vitenskapelig ansatte har langsiktig plan for bruk av midler utover kalenderåret, kan søknad om overføring av annuum sendes instituttleder. Side22
Fakultetet for idrett, reiseliv og sosialfag Arkivref: 2016/2642/GJO047 Dato: 09.02.2016 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyre for Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag 16.02.2016 2/16 Endring av møtedato for fakultetsstyremøte Innstilling til vedtak: Fakultetsstyremøtet som er berammet til 16. mars utsettes til torsdag 17.mars Begrunnelse: Vi viser til møteplan for fakultetsstyret, hvor det er satt opp et møte den 16.3.16. Det viser seg nå at det har oppstått en kollisjon med et av universitetets profileringsarrangementer - Peter F. Hjort-seminaret. Dette er et seminar som avholdes i Tromsø, og som samler universitet og samfunnsliv for øvrig. I universitetets omtale av seminaret heter det bl.a.: Peter F. Hjort-seminaret er et initiativ for å styrke verdiskapingen i nord gjennom tettere samarbeid mellom arbeids- og næringsliv og fagmiljøene ved UiT Norges arktiske universitet. Peter F. Hjort-seminaret er en årlig møteplass der næringsrettede problemstillinger drøftes, og der grunnlaget for verdiskaping og innovasjon legges gjennom kunnskapsdeling, nettverksbygging og samarbeid. Programmet for årets seminar presenteres i begynnelsen av februar. Dekanen vurdere det slik at det vil være av interesse for mange å delta på dette seminaret og vil derfor foreslå at det aktuelle styremøtet utsettes en dag, til torsdag 17. mars. Dersom noen av styrets medlemmer ønsker å delta på seminaret vil fakultetet dekke reiseutgiftene. Pål Markusson fakultetsdirektør pal.markusson@uit.no 78 45 02 15 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side23
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side24