FORVALTNINGSREVISJON AV VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER

FORVALTNINGSREVISJON AV VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER STRAND KOMMUNE JANUAR 2013

Forsidefoto: Strand kommune

INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 9 Rapporten... 10 1 Innledning... 11 1.1 Formål og problemstillinger... 11 1.2 Revisjonskriterier og metode... 11 2 Fakta... 13 2.1 Kriterier for god eiendomsforvaltning... 13 3 Strand kommune... 17 3.1 Nøkkeltall... 17 3.2 Kommunestyret som overordnet eier... 18 3.3 Administrativ organisering... 20 3.4 Status vedlikehold i Strand... 22 3.5 Etterslep / Akkumulering... 28 4 Vurderinger og anbefalinger... 32 Vedlegg... 36 VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 3 - STRAND KOMMUNE

SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere hvordan Strand kommune arbeider for å sikre forvaltningen av sine bygg, og bevare verdier. Vi har også sett på mulige konsekvenser for kommuneøkonomien og brukerne ved utsatt vedlikehold. Følgende problemstillinger er gitt: Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? o Herunder vil det ses på om organiseringen av eiendomsforvaltningen er hensiktsmessig, om det er en målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter, om det er tilstrekkelige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter, samt om det er en kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er det eventuelle etterslepet? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? o Herunder vil det ses på om det er et verdibevarende vedlikehold og om brukerbehovene tilfredsstilles. ORGANISERING AV VEDLI KEHOLD I STRA ND KOMMU NE Strand kommune har eieransvar og vedlikeholdsansvar for ca. 60 000 kvm bygg. Kommunens bygg er arbeidsplassen for ca. 900 ansatte og daglig har ca. 2000 barn/unge/ eldre sin oppholdsplass i de samme bygningene. I kommunens regnskap har byggene en bokført verdi på tilnærmet kr 604 millioner 1. Vedlikehold av kommunale bygg er i Strand kommune organisert under tjenesteområdet teknisk og næring ved virksomhet Bygg og eiendom. I Bygg og eiendom er 1,5 årsverk øremerket til FDV. I budsjettet bevilges det penger til Bygg og eiendom. STATUS VEDLIKEHOLD Strand kommune har en relativt gammel bygningsmasse. Kommunen har ingen fullstendig oversikt over tilstanden til sine bygg. I 2012 foretok Bygg og eiendom en omfattende kartlegging av alle bygg for å registrere alle avvik som er av akutt/ kritisk art. Vedlikeholdsplanen til kommunen viser akutt behov for vedlikehold spesifisert på kommunens ulike bygg, men planen viser ikke langsiktig planmessig vedlikehold. Ved inngangen til 2012 hadde kommunen et kritisk vedlikeholdsbehov på nærmere kr 60 millioner. I november 2012 orienterte leder for Teknisk og næring formannskapet om 1 Kilde: Årsregnskap 2011, balanseregnskapet fast eiendom og anlegg. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 4 - STRAND KOMMUNE

vedlikeholdsplanen for 2013-2015. Denne planen viser et akutt vedlikeholdsbehov på ca. kr 50 millioner. For 2013 er det prioritert vedlikehold for godt og vel 4 millioner. Figuren nedenfor illustrerer nivået på rapporterte vedlikeholdsutgifter per kvm. for Strand kommune i årene 2008 til 2011. 2 Figur 1 KOSTRA- tall for utgifter til vedlikehold per kvm.: 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2008 2009 2010 2011 Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Den kraftige økningen i vedlikeholdsutgifter per kvm. i 2009 skyldes hovedsakelig regjeringens tiltakspakke. For å melde om nødvendig vedlikehold av bygg, har kommunen datasystemet Bygghjelp. Dette er et elektronisk system for registrering av mangler ved bygg. Strand kommune var i 2008 med i en omfattende undersøkelse av tilstanden på kommuners og fylkeskommuner bygningsmasse i regi av KS 3. Som deltaker i undersøkelsen fikk Strand kommune beregnet etterslep for vedlikehold. Tabellen under viser beregnet etterslep for vedlikehold fordelt på henholdsvis ambisjonsnivå A og B 4 : 2 Kilde: KOSTRA 3 Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008), utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult. 4 Ambisjonsnivå A: Innebærer å heve bygningsmassen opp til en gjennomgående god eller akseptabel tilstand. Ambisjonsnivået betyr at alle hovedkomponenter fremstår som godt vedlikehold og hvor alle lover og forskrifter er ivaretatt. Ambisjonsnivå B: Innebærer å heve bygningsmassen opp til en tilstand uten vesentlig feil eller mangler, men hvor enkeltkomponenter isolert sett kan aksepteres å ha en utilfredsstillende tilstand. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 5 - STRAND KOMMUNE

Tabell 1 Beregnet etterslep på vedlikehold i Strand kommune 5 : BRUKERNES OPPFATNING AV VEDLIKEHOLD Spørreundersøkelsen viste at brukerne er middels fornøyd med kommunens langsiktige mål og planer for eiendomsforvaltningen. På spørsmål om kommunens eiendomsansvarlige synes å ha en tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet i kommunen, svarte de fleste positivt. Ca. halvparten av respondentene i brukerundersøkelsen har en positiv oppfatning av vedlikeholdet av eget bygg. I intervjuer på Tau barneskole og Jørpeland ungdomsskole har vi fått opplysninger om vedlikeholdstilstander som er lite tilfredsstillende. Når det gjelder konsekvenser av manglende vedlikehold og hvilke forhold brukerne mener dette påvirker, har vi sammenlignet resultatene med tilsvarende spørreundersøkelser i Sandnes, Hå, Sola, Gjesdal og Randaberg. Dårlig inneklima og temperaturproblemer ble oppgitt som de største følgende av manglende vedlikehold. Intervju med rektor ved Tau barneskole og Jørpeland ungdomsskole bekrefter dette forholdet. På disse enhetene oppfatter vi at konsekvensene av manglende vedlikehold er mange, og i noen tilfeller av alvorlig karakter. Redusert trivsel for lærere og elver og hyppig korttidsfravær blant elevene på grunn av hodepine og luftveisproblemer er eksempler på alvorlige konsekvenser av manglende vedlikehold. VU RDERINGER På lang sikt har ikke Strand kommune et tilfredsstillende system for registrering av behov og planlegging av arbeid på vedlikeholdssektoren. Per i dag eksisterer det kun en oppdatert oversikt over akutt behov for vedlikehold. Strand kommune bør vurdere å få registrert tilstanden til sine bygg, og benytte disse opplysningene til å prioritere vedlikehold av byggene. Gjennom KS-rapporten i 2008 fikk kommunen en oversikt over vedlikeholdstilstanden på kommunens bygg. Denne oversikten kan være et godt utgangspunkt for å utarbeide en oppdatert oversikt over tilstanden på kommunens bygg. Til tross for at det ikke finnes en systematisk og dokumentert oversikt over vedlikeholdsstatus i kommunen, er det tegn som tyder på at situasjonen er relativt tilfredsstillende i mange av byggene på kort sikt. Vi bygger dette på: 5 Kilde: Strand kommune, KS-rapporten. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 6 - STRAND KOMMUNE

KS kartlegging i 2008 viser at kommunen har en vedlikeholdsstatus som ligger over landsgjennomsnittet. Brukerne av byggene har en positiv oppfatning av eiendomsansvarliges oversikt over vedlikeholdsbehovet i kommunen. Kommunen har god oversikt over vedlikeholdsbehov av akutt art. Intervjurunden bekrefter at vedlikeholdsbehov av akutt art blir fikset innen rimelig tid. På lang sikt er vedlikeholdssituasjonen svært utfordrende. Vi bygger dette på: Dagens ressursinnsats til vedlikehold ligger på et slikt nivå at etterslep vil akkumuleres. Det eksisterer ingen oppdatert oversikt over tilstanden til alle kommunens bygg. Tilbakemeldinger fra brukerne av kommunens bygg tyder på et enormt vedlikeholdsbehov på enkelte bygg med alvorlige konsekvenser for brukerne og kommunen. Oppdatert oversikt over tilstanden til alle kommunens bygg bør utarbeides og forankres i kommunestyret. I KS rapporten fra 2008 fikk Strand kommune beregnet etterslepet for vedlikeholdet: Kr 275 millioner over en tiårsperiode ut fra ambisjonsnivå A Kr 190 millioner over en tiårsperiode ut fra ambisjonsnivå B Etterslepet akkumuleres også slik: 6 I overkant av kr 4,7 millioner per år hvis bygget skal leve i 30 år I underkant av 10 mill. kr per år hvis bygget skal leve i 60 år Vedlikeholdsetterslep har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid eller ved at det kreves mer ressurser for istandsetting/rehabilitering. Etterslep på dette området kan også ha innvirkning på arbeidsmiljøet i form av inneklima, trivsel osv. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. Det er også vår vurdering at et manglende vedlikehold og dårlig kvalitet på kommunens eiendommer, i ytterste konsekvens kan påvirke kommunens omdømme, med de implikasjoner det måtte medføre. Intervju med rektor ved Tau barneskole og Jørpeland ungdomsskole bekrefter at vedlikeholdstilstanden på enkelte av kommunens bygg ikke er tilfredsstillende eller slik en vil forvente på norske skoler. På disse enhetene oppfatter vi at konsekvensene av manglende vedlikehold er mange og i noen tilfeller av alvorlig karakter. Redusert triv- 6 Beregnet ut fra at Strand kommune brukte kr32/kvm. i 2008 og at 30 års levetid krever kr 100/kvm. og 60 års levetid krever kr 170/kvm. Totalt 70 000 kvm. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 7 - STRAND KOMMUNE

sel for lærere og elever og hyppig korttidsfravær blant elevene på grunn av hodepine og luftveisproblemer er eksempler på alvorlige konsekvenser av manglende vedlikehold. Slike konsekvenser bør registreres og rapporteres, slik at tilstanden blir kjent og prioriteringene kan gjøres deretter. ANBEFALINGER Vi vil anbefale at: Kommunen utarbeider en tilstandsoversikt for alle sine bygg og derigjennom får oversikt over vedlikeholdsbehovet i kommunen. Dette vil gi et bedre grunnlag for å utarbeide planer, og vedta prioriteringer. Kommunen fortsetter arbeidet med sin vedlikeholdsstrategi, slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon, og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 8 - STRAND KOMMUNE

RÅDMANNENS KOMMENTAR Vi mottok rådmannens kommentar 11.02.2013. Rapporten gir en god beskrivelse av status, drift og vedlikehold av kommunale bygg. Over mange år har det blitt brukt for lite midler til vedlikehold, noe som har ført til at det er akkumulert et stort behov for å få kommunens bygg opp på et tilfredsstillende nivå. Resultatene fra KS-rapporten i 2008 viser et etterslep på 190 275 mill. kroner ut i fra valgt ambisjonsnivå. Rådmannen er enig i at det bør foreligge en tilstandsvurdering for kommunens bygg slik at det blir mulig å prioritere tiltakene på en best mulig måte. Samtidig er det lite formålstjenlig å bruke mye ressurser på å lage en tilstandsrapport med mindre det er mulig å følge opp rapporten med midler til rehabilitering og vedlikehold. Vedtatt vedlikeholdsplan gir en god oversikt over nødvendige tiltak de nærmeste årene og denne planen rulleres fortløpende. I kommunens videre arbeid med Skolebruksplanen vil det bli gjort en teknisk tilstandsvurdering av skolebyggene som jo utgjør en vesentlig del av arealet i kommunens bygg. Bygg som brukes av omsorg er av relativt ny dato slik at tilstanden på disse byggene er rimelig godt kjent. Vedlikeholdsbehov for de øvrige bygg vil inngå som en del av vedlikeholdsplanen. Rådmannen vil fortsette med å legge frem en justert vedlikeholdsplan til behandling i kommunestyret i forbindelse med behandling av budsjett og økonomiplan slik at kommunestyret får en årlig oppdatering av tilstanden i kommunale bygg. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 9 - STRAND KOMMUNE

RAPPORTEN VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 10 - STRAND KOMMUNE

Med bakgrunnen i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon, bestilte kontrollutvalget i Strand den 20.06.2011 et prosjekt om eiendomsforvaltning. Prosjektet skal vurdere hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg), og angi konsekvenser av utsatt vedlikehold for kommuneøkonomien og brukerne. I tillegg til formålet, fremgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? o Herunder vil det ses på om organiseringen av eiendomsforvaltningen er hensiktsmessig, om det er en målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter, om det er tilstrekkelige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter, samt om det er en kostnadseffektiv eiendomsforvaltning, Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er det eventuelle etterslepet? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? o Herunder vil det ses på om det er et verdibevarende vedlikehold og om brukerbehovene tilfredsstilles. Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autorative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Kommunens interne styringsdokumenter, herunder vedlikeholdsplaner Økonomiplan 2011-2014 med budsjett for 2011 Planprogram for rullering av kommuneplanen 2009-2020 Driftsplaner 2012 Norsk standard 3554 Livssykluskostnader for byggverk Norsk standard 3424 Tilstandsanalyse av byggverk VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 11 - STRAND KOMMUNE

Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) Kommunal regnskapsstandard nr. 4 Metodisk har vi gjennomgått relevant dokumentasjon og hatt intervjuer/ møter med leder teknisk og næring og bygg og eiendom. I tillegg har vi gjennomført intervjuer/ samtaler med styrer i Jørpeland barnehage, rektor på Tau barneskole og rektor ved Jørpeland ungdomsskole. Vi har også gjennomført en spørreundersøkelse blant brukere av kommunale bygg i Strand kommune. Spørreskjemaene ble sendt til 69 personer i de forskjellige virksomhetene i kommunen som i utgangspunktet er brukere av bygg, og som har et ansvar for å melde fra om vedlikeholdsbehov. Vi fikk svar fra 41 personer, noe som tilsvarer en svarprosent på 59 %. Denne undersøkelsen kan ses på som en temperaturmåling for tilfredsheten blant brukerne. Det ble krysset av fra 1 til 6 på et skjema hvor alle utsagn var positivt formulert. Garderingen sier noe om hvor enige eller uenige respondenten var i det enkelte utsagn. 1 er dårligst og 6 er best. Det var også mulig å krysse av for «vet ikke». Et gjennomsnitt på 3,5 og under tilsier at brukerne ikke er tilfredse, mens et snitt på over 3,5 tyder på fornøyde brukere. Det må tilføyes at svarene varierte over hele spekteret når det gjelder den enkelte respondent. I tillegg har vi lagt til grunn erfaringer fra tilsvarende prosjekt i Sandnes, Sola og Hå i 2008/09, samt Gjesdal i 2011 og Randaberg i 2012. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 12 - STRAND KOMMUNE

Årlige utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold av offentlige bygg i Norge var ca. 25 milliarder i 2012. Kommuner og fylkeskommuner står for to tredeler av dette. Kommuners eiendommer og formålsbygg er en stor del av de faste verdiene en kommune har. Dersom disse forfaller, vil kommunen tape disse verdiene over tid. Det har vært stor oppmerksomhet omkring tilstanden på kommunale bygninger i Norge de siste årene, og det har vært sentrale tiltak for å få politikerne på banen som eiere av kommunale bygg. Det er politikerne som må prioritere ofte knappe midler. Strand kommunes eiendomsforvaltning og vedlikehold er vurdert opp mot spesifikke kriterier. Drøftingen baserer seg på: NOU 2004:22 7 VELHOLDTE BYGNINGER G IR MER TIL ALLE OM EIENDOMS- FORVALTNING I KOMMUNESEKTOREN Utredningen anbefaler at organisering av eiendomsforvaltning tar utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av byggene. God praksis er at eieren fastsetter de målene, prioriteringene og rammene som eiendomsforvaltningen skal styres etter, og at man har et system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. De ulike rollene innen kommunal eiendomsforvaltning er i utredningen definert slik: Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale skatter og avgifter og følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjon og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. Forholdet mellom kommunens ulike organer som ivaretar rollene som eier, forvalter og bruker, kan organiseres som en integrert organisasjon, hvor funksjoner og ansvar fordeles og styres etter vanlige administrative prinsipper. En slik integrert organisasjon byr på både fordeler og ulemper med hensyn til en mer markedsorientert modell. Der får brukersiden en rolle som bestiller, og eier- og forvaltersiden får rollen som utfører eller leverandør av lokaler og driftstjenester. Dette skjer for eksempel når eiendomsforvaltningen og eventuelt brukerne organiseres som mer eller mindre selvstendige resultatenheter. Eiendomsforvaltningsutvalget NOU 2004:22 utarbeidet følgende kriterier for god eiendomsforvaltning. 7 NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 13 - STRAND KOMMUNE

Tabell 1 Kriterier for god eiendomsforvaltning 1. Det foreligger overordnede politiske mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendosforvaltningen 3. Generelle delkriterier (presiseres i forbindelse med politiske mål) a. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov b. Effektiv arealutnyttelse c. Godt, verdibevarende vedlikehold d. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning e. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter f. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen g. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt KS RAPPORT VEDLIKEHOLD I KOMMUNESEKTOREN F RA FORFALL TIL FORB IL- DE Kommunens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) fikk i 2008 gjennomført en omfattende undersøkelse 8 av tilstanden på kommuners og fylkeskommuners bygningsmasse. Rapporten konkluderte med at det var et samlet oppgraderingsbehov på mellom 94 og 142 mrd. kroner. Dette skyldes dels et betydelig vedlikeholdsetterslep, og dels at kravene til standard har økt over tid. I rapporten blir det framhevet at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element, denne strategien må forankres i kommunens overordnede styringsdokument. Strand kommune deltok i denne undersøkelsen. Som en oppfølging av denne rapporten, har KS utarbeidet en veileder for en bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. I denne presiseres det hvor viktig det er å ha oversikt over en eiendoms tilstandsgrad, og prioritere tiltakene ut fra denne. NORSK STANDA RD 3454: LIVSSYKLUSKOSTNADER F OR BYGGVERK Definisjon vedlikehold: Tiltak som er nødvendig for å opprettholde byggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. I henhold til standarden innebærer vedlikeholdskostnader «planlagt vedlikehold» og «utskiftninger». Istandsetting etter utflytting, serviceavtaler og hærverk karakteriseres som driftskostnader. Samlede kostnader (kapitalkostnader, forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader) skal relateres til hvert bygg i løpet av dets livssyklus. 8 Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 14 - STRAND KOMMUNE

NORSK STANDA RD 3424: TILSTANDSANALYSE AV B YGGVERK Registrerer tilstandsgrad: I hvilken tilstand en bygningsdel eller bygning befinner seg i. Gradering fra 0 til 3, hvor 0 tilsvarer meget god tilstand og 3, meget dårlig tilstand. Registrerer svikt: Negativt avvik fra det referansenivå som er lagt til grunn. Registrerer konsekvensgrad: Uttrykk for alvoret av konsekvenser. Gradering fra 0 til 3. FLERE SENTRALE TILTAK: I 2006-2011 ble det gjennomført et forsknings- og utviklingsprogram i regi av direktorat for byggkvalitet som skulle sette opp noen suksesskriterier for en god eiendomsforvaltning. Etter at prosjektet ble avsluttet i 2011 har oppgaven blitt inkorporert som en av de faste oppgavene i direktoratet. Det er utgitt flere veiledere til kommunene og de folkevalgte om forvaltning av kommunens realkapital: God kommunal eiendomsforvaltning. U TVIKLING PÅ LANDSBAS IS NÅR DET GJELDER E IENDOMSFORVALTNING I 2011 (KOSTRA-TALL) 9 Investeringsnivået for kommunale formålsbygg var noe lavere i 2011 enn foregående år. Det viser de endelige KOSTRA-tallene for 2011. Utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV 10 ) per kvm bygg økte noe i 2009 og 2010 men var noe lavere i 2011 enn i 2010 om en holder avskrivningskostnadene utenfor. Avskrivninger er økt vesentlig siste år, som følge av investeringsveksten og er en viktig forklaring på økte FDV- utgifter. I 2009 ble kommunesektorens budsjett styrket med 4 milliarder til ekstraordinært vedlikehold, som del av regjeringens tiltakspakke i forbindelse med finanskrisen. Kommunene brukte i gjennomsnitt kr 644/ kvm til forvaltning, drift og vedlikehold av formålsbyggene i 2011. Anbefalt norm utarbeidet av Statsbygg, Forsvarsbygg og Multiconsult tilsier et årlig FDV-behov per kvm på kr 700/ kvm for administrasjonsbygg, kr 750/ kvm for skolebygg, kr 900/ kvm for sykehjem og kr 800/ kvm for kulturhus. 9 http://www.ks.no/tema/okonomi/kommuneokonomi/fortsatt-noe-lavt-vedlikeholdsniva-og-reduksjon-iinvesteringer/ 10 FDV er en samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom byggets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging/ rehabilitering til riving/ sanering. Forvaltning omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon m.m. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for ar bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Dette omfatter bl.a. betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi samt renhold og renovasjon. Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på fastsatt nivå, dvs. de tiltak som er nødvendige for å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold. Kilde: Store norske leksikon. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 15 - STRAND KOMMUNE

LOVER OG REGLER SOM MÅ IAKTTAS VED FORVALTNING AV KOMMUNALE E IEN- DOMMER OG FORMÅLS BYG G Tabell 2 Lover og regler som eier av kommunale bygg må forholde seg til ved forvaltning av disse 11 : Ifølge veilederen kan man grovt sett si at dersom kommunen følger lover og forskrifter for sine bygg, har man en rimelig godt vedlikeholdt bygningsmasse som ivaretar brukernes behov for helse, miljø og sikkerhet i den daglige virksomheten. 11 Listen er hentet fra KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 16 - STRAND KOMMUNE

Strand kommune eier en bygningsmasse på i overkant av ca. 60 000 kvm 12. Forsikringsverdien for kommunale bygg utgjør ca. kr 1 mrd., og i 2012 brukes 0,2 % av forsikringsverdien til vedlikehold. Ifølge normtall fra Statsbygg er det et årlig behov til vedlikehold på mellom 2-3 % av bygningsverdien, avhengig av alder, type og bygg osv. Det er avsatt ca. 2 mill. til vedlikehold i Strand kommune. Kommunens bygg forfaller derfor hvert år. Kommunale bygg er arbeidsplassen for ca. 900 ansatte og opp i mot 2000 barn/unge/eldre har sin oppholdsplass i de samme bygningene. Kommunen har en relativt gammel bygningsmasse. En oversikt over kommunens bygningsmasse med byggeår og bruttoareal er å finne i rapportens vedlegg. Figuren nedenfor illustrerer nivået på rapporterte vedlikeholdsutgifter per kvm. for Strand kommune i årene 2008 til 2011. 13 Figur 3 KOSTRA- tall for utgifter til vedlikehold per kvm.: 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2008 2009 2010 2011 Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Den kraftige økningen i vedlikeholdsutgifter per kvm. i 2009 skyldes hovedsakelig regjeringens tiltakspakke. Strand kommune fikk i overkant av 7,3 mill. i tiltakspakken fra regjeringen. Formålet med tiltakspakken var blant annet å ta igjen noe av vedlikeholdsetterslepet i kommunene. De aktuelle tiltakene ble hovedsakelig utført høsten 2009. Tiltakene var dels vedlikehold og dels påkostinger, og er ført både i drifts- og investeringsregnskapet. Figuren nedenfor illustrerer nivået på rapporterte vedlikeholdsutgifter per kvm. for Strand og fem andre kommuner (kilde KOSTRA 14 ), for årene 2010 og 2011: 12 Kilde: Strand kommune, oversikt over kommunens bygningsmasse 13 Kilde: KOSTRA VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 17 - STRAND KOMMUNE

Figur 4 - KOSTRA- tall for utgifter til vedlikehold per kvm.: 140 120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 I denne sammenligningen er det kun tatt hensyn til de tallene som er innberettet, det er ikke tatt hensyn til bygningenes tilstand eller tidligere beregnet etterslep. Figuren tyder på at Strand kommune har brukt relativt lite midler til vedlikehold sammenlignet med de øvrige kommunene, spesielt i 2010. Dette kan skyldes at de andre kommunene har utført deler av tiltakspakken som omhandler vedlikehold i 2010 og dermed regnskapsført dette i 2010. Strand kommune har kun regnskapsført et ubetydelig beløp knyttet til tiltakspakken i 2010, dette er påkostninger som er ført i investeringsregnskapet. Det som kjennetegner kommunene som lykkes med vedlikehold er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren 15. Eiendomsforvalteren må få anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til eiendommene. De folkevalgte må stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. Kommunens øverste ledelse ved folkevalgte og rådmenn skal ivareta eierrollen på vegne av innbyggerne. Bygninger og eiendommer er viktige ressurser i driften og utviklingen av kommunen. Betydelige verdier er lagt ned i eiendommene. Eierne bør stille seg spørsmål om hva kommunen eier, hva man trenger og hvordan kommunens eiendommer forvaltes. I Strand er det kommunen som eier sine formålsbygg, med de unntak at kommunen leier et administrasjonsbygg (Kommunehuset B-bygget) og tre bygg knyttet til oppvekst (lokaler for PPT, Ryfylke Læringssenter og Barnevern/NAV). Det betyr at Strand kommune har et eieransvar og vedlikeholdsansvar for i overkant av 60 000 kvm bygg. I 14 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. 15 http://www.ks.no/pagefiles/1501/vedlikeh_hele.pdf (Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold en veileder for folkevalgte og rådmenn) VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 18 - STRAND KOMMUNE

kommunens regnskap har byggene en bokført verdi på tilnærmet kr 604 millioner 16. Dette utgjør en stor del av de materielle verdiene kommunen har. Tabellen under gir en oversikt over innholdet i kommunenes bygningsmasse. De tre bygningene som kommunen leier er inkludert i oversikten. Tabell 3 Strand kommunes bygningsmasse (kilde: Strand kommune) Type bygg Antall Barneskole 5 Ungdomsskole 2 Pleieinstitusjon 3 Omsorgssenter 8 (167 leil) Helsesenter 2 Administrasjonsbygg 2 Kulturbygg 6 Idrettshall 1 Sosialleiligheter og næringsbygg 23 21. november 2012 og 12. desember 2012 orienterte leder for Teknisk og næring om vedlikeholdsplanen for 2013-2015 for henholdsvis formannskapet og kommunestyret. Dette gjelder ikke langsiktig vedlikehold, det er kun det mest kritiske som planlegges og legges frem for en tre års periode. Planen ble vedtatt av kommunestyret 12.12.2012. Budsjettet til bygg og eiendom vedtas også i kommunestyret. Det foreligger ingen oversikt over alle tiltak som må til for å ta byggene tilbake til god stand. Vedlikeholdsplanen i kommunen inneholder akutt behov som må dekkes, ikke langsiktig og planlagt vedlikehold. Det er ikke noe krav i lover og regler som sier at en slik fullstendig oversikt over nødvendig vedlikehold skal foreligge. En slik oversikt over fremtidig behov, ville derimot ha gitt kommunestyret som eier en mulighet til å få en oversikt å prioritere ut fra. I veilederen God kommunal eiendomsforvaltning 17 fra KS sies følgende om vedlikehold: Vedlikeholdsplanlegging er en viktig prosess for å sikre bygningsmassens verdi over tid. Et godt vedlikehold fører til lang levetid på materialer og dermed god økonomi. Prosessen består av: Utvikle en vedlikeholdsstrategi Lage en vedlikeholdsplan Utføre vedlikeholdet De tre oppgavene skal henholdsvis ivaretas av det strategiske, taktiske og operative nivået i kommunen. 16 Kilde: Årsregnskap 2011, balanseregnskapet fast eiendom og anlegg 17 God kommunal eiendomsforvaltning VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 19 - STRAND KOMMUNE

I veilederen fra KS 18 er det vist til at forvaltning av kommunens eiendommer er organisert forskjellig i de enkelte kommuner. Det kan være at den enkelte enhet selv står for vedlikehold, eller at vedlikehold er skilt ut i en egen virksomhet. Konklusjonen etter å ha sett på forskjellige løsninger, er at selve organiseringen av hvordan vedlikeholdet utføres ikke er avgjørende. Det avgjørende for en god eiendomsforvaltning er et godt folkevalgt eierskap, og god kommunikasjon mellom eiendomsforvalteren og de folkevalgte. I kommuneproposisjonen 2013 er det påpekt behovet for å høyne status på eiendomsforvaltning, også ved å øke kompetansen. 19 Vedlikehold av kommunale bygg er i Strand kommune organisert under tjenesteområdet Teknisk og næring ved avdeling Bygg og eiendom. Kommunalavdeling teknisk og næring er ett av tre områder som rådmannen har ansvar for. Teknisk og næring omfatter i alt 3 virksomheter: Brannvern Bygg og eiendom (intern stabsavdeling) Plan og forvaltning inkludert havn og samferdsel En viktig del av arbeidet til Plan og forvaltning og Bygg og Eiendom er å drifte og vedlikeholde infrastruktur som bl.a. veier, kaier og kommunale bygg 20. Utfordringene innenfor virksomheten Bygg og Eiendom er knyttet til avviket mellom tilgjengelige ressurser og de ressursene som trengs for å takle normal eller til tider sterk slitasje og hærverk på mange av kommunens anlegg 21. Figuren under viser organisering av virksomheten Bygg og eiendom i Strand kommune. 18 God kommunal eiendomsforvaltning 19 Utdrag fra kommuneproposisjonen 2013 ligger i vedlegg. 20 Strand kommunes økonomiplan 2011-2014 21 Planprogram for rullering av kommuneplanen 2009-2020. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 20 - STRAND KOMMUNE

Figur 1 Organisering og hovedarbeidsområder i Bygg og Eiendom i Strand kommune VHL EW Eiendo ms forv. Kom. Bygg Drift Hjelpem idler IK Bygg Bygg dok. Renhold Prosjekt Kontroll ør Vaktmeste r vedlikehol d Vaktmestr e drift Hjelpemidler Drifts elektriker Renholder e Virksomhet Virksomhetsleder Eiendomsforvaltning Kommunale bygg Drift vaktmestre Hjelpemidler Hovedarbeidsområde Daglig ledelse, forvaltning, eiendommer, brannvernkoordinering, prosjektstyring Kjøp og salg eiendommer, leiekontrakter, bolig-, bygg- og anleggskontroll Akutt vedlikehold tømmer, sanitær og uteanlegg. Budsjett kommunale avgifter, renovasjon, natur Koordinering vaktmestre, bassengdrift, service til brukerne Hjelpemidler, trygghetsalarmer IK bygg Dokumenter bygg Kontrolloppgaver Renhold Internkontroll elektro, strøm, brannalarmer, heis og ventilasjon, driftskontroller, prosjektledelse, RIE, RIV Acad/dokumentasjon bygg, branntegninger, rømningsplaner, prosjekt «as-buildt» ansvar, dokumentkontroll Oppfølging av brannvern bygg, vannmåling, legionella, vedlikeholdsoppgaver. Renhold I Bygg og eiendom er 1,5 årsverk øremerket til FDV. Én person ansatt i 2012 har ansvar for å administrere og gjennomføre tiltak i vedlikeholdsplanen. I tillegg har kommunen en tømmermann og en elektriker, resten av tjenestene kjøpes. Planen utarbeides etter gjennomgang av kommunens bygg og samtaler med virksomhetene. Deretter blir prioriteringene utført internt i Bygg og eiendom. I budsjettet bevilges det penger til Bygg og eiendom. Leder for Bygg og eiendom har rådmannsfullmakt til å gjennomføre økonomiske disposisjoner når det gjelder både fag og personal. Det er virksomheten Eiendomsforvaltning som skal sørge for gjennomføring av årsplanen. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 21 - STRAND KOMMUNE

På virksomheten «Drift vaktmestre» er det 8 vaktmesterstillinger som utfører reelt vedlikehold som ca. 50 % av sine stillinger. Resterende tid blir brukt på forvaltning og drift. Vaktmestrene utfører løpende vedlikehold, og er ikke en del av gjennomføringen av årlig vedlikeholdsplan. De har eget budsjett med rom for mindre innkjøp i forbindelse med løpende vedlikehold. Vaktmestrene har daglige/ ukentlige planer og melder fra hvis det forekommer avvik. Store avvik blir tatt inn i vedlikeholdsplanen. Akutte behov for vedlikehold kan gjøre at planen må endres. SYSTEM FOR PLANLAGT VEDLIKEHOLD I DAG Strand kommune har ingen total dokumentert oversikt over tilstanden til sine bygg i dag. Kommunen var med i KS- undersøkelsen i 2008, og fikk gjennom den en viss oversikt over vedlikeholdstilstanden i kommunen. Bygg og Eiendom har i 2012 foretatt en omfattende kartlegging av alle bygg for å registrere alle avvik som er av akutt/kritisk art 22. Kartleggingen er gjort i samarbeid med vaktmestrene og en del av de største brukerne. Vedlikeholdsplanen for 2012 med oversikt over registrerte behov viser et akutt vedlikeholdsbehov på ca. kr 53 millioner. Kommunen har en tilsvarende plan over branntiltak oversikt over prosjekter 2012-2017, som viser et behov i perioden på ca. kr 4 millioner. I tillegg har kommunen en vedlikeholdsplan med tiltak for utførelse i 2012. Ifølge denne planen er det planlagt tiltak for ca. kr 2,4 millioner i 2012. Totalt sett betyr dette at kommunen ved inngangen til 2012 hadde et kritisk vedlikeholdsbehov på nærmere kr 60 millioner. Kommunens vedlikeholdsplan viser akutt behov for vedlikehold spesifisert på kommunens ulike bygg. Vedlikeholdsplanen viser behovet totalt sett per bygg og spesifisert på områder, som f.eks. utvendig heis, elektrisk anlegg, ventilasjon o.l. 21. november 2012 og 12. desember 2012 orienterte leder for Teknisk og næring om vedlikeholdsplanen for 2013-2015 for henholdsvis formannskapet og kommunestyret. Planen viser behovet for akutt vedlikehold totalt sett og hvilke tiltak som er planlagt gjennomført i de neste tre årene. Planen vil bli rullert til neste års behandling av budsjett/økonomiplan, slik at det kun er tiltak for 2013 som er bindende i denne omgang. I fremlagt vedlikeholdsplan er bygningstekniske tiltak prioritert og i mindre grad opppussingsarbeid. Vedlikeholdsplanen inneholder et totalt vedlikeholdsbehov på ca. kr 50 millioner. Dette er akutt behov, ikke planlagt vedlikehold. For 2013 er det prioritert vedlikehold for i underkant av kr 2,5 millioner. Via investeringsbudsjettet skal i 2013 gjøres tiltak i eksisterende bygningsmasse for kr 5,9 millioner. I fremlagt vedlikeholdsplan er bygningstekniske tiltak prioritert og i mindre grad oppussingsarbeid- Kommunen har brukt mye vedlikeholdsmidler på ventilasjon og branntiltak de siste årene, og er ifølge leder bygg og eiendom nesten i mål når det gjelder vedlikehold knyttet til sikkerhet. Brukerne av kommunens bygg gir stort sett sammenfallende til- 22 Saksnr. 014/12 VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 22 - STRAND KOMMUNE

bakemelding på dette området. I vår intervjurunde fikk vi opplysninger om at det mangler en branndør på Tau barneskole, noe som skaper frustrasjon hos rektor. Kommunestyret har bedt rådmannen vurdere mulighetene for salg av bygg og eiendommer 23. Salg ble også vurdert for få år siden, og det har blitt solgt/omdisponert enkelte bygg i kommunen. På oppdrag fra Strand kommune har skoleseksjonen i Norconsult gjennomgått og vurdert kapasiteten til eksisterende skoleanlegg, samt utarbeidet en oppdatert elevtallsprognose for elevtallsutviklingen i de ulike skoleområdene i kommunen fram mot 2030 24. Hovedpoenget med undersøkelsen var å kartlegge om kommunens skoler kan bygges om eller om det må bygges nye for å møte fremtidige krav og forventninger til moderne skoler. Forutsatt at det i budsjett 2013 og videre i økonomiplanperioden, settes av midler til å videreføre planleggingen er det foreslått følgende framdriftsplan for det videre arbeidet med skolebruksplanen: Tabell 6 Framdriftsplan for videre arbeid med skolebruksplanen Aktivitet/ tiltak Utarbeidelse av elevtallsprognoser og kapasitetsvurdering av eksisterende skoleanlegg 2012 2013 2014 2015-2016 Teknisk vurdering Igangsette arbeidet av Fjelltun, Tau skole med å planlegge og Tau ungdoms- eventuelle nye sko- skole. Skal gi beslutningsgrunnlaring lebygg samt utbed- av eksisterende for videre planlegging anlegg. Igangsette av skolestruk- prosjektering av re- tur og forbedring av habilitering og eventuelt skoleanleggene. nybygg. Bygging og rehabilitering igangsettes. KS anbefaler i sin veileder til folkevalgte og rådmenn 25 at kommunestyret må gi forvalter i oppgave å rapportere i hvilken grad bygningene og de offentlige kravene er tilfredsstilt. Rapporteringen må også inneholde forslag til tiltak. Minimumskrav til eiendomsforvalterne er ifølge veilederen at de rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag til prioriteringer og beregnede utbedringskostnader. Rapporten bør også inngå i kommunens årsrapport. BYGGHJELP For å melde om nødvendig vedlikehold av kommunale bygg, har kommunen et datasystem som kalles Bygghjelp. Dette er et elektronisk system for registrering av mangler 23 Saksnr. 061/12 Formannskapet 24 Saknsnr. 027/12 Levekårsutvalget, 057/12 Formannskapet 25 KS, Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold En veileder for folkevalgte og rådmenn VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 23 - STRAND KOMMUNE

ved bygg. Her legges alle saker som kan ordnes i løpet av kort tid inn. Større saker legges inn i vedlikeholdsplanen som ufinansiert og blir tatt frem i budsjettprosessen og prioritert derfra. Det er jevnlige møter med vaktmestrene hvor oppgavene fordeles. Leder for Bygg og Eiendom kontrollerer ukentlig at systemet følges opp. Alle brukere av bygg kan legge inn oppgaver, eller de kan sende en epost med adresse til systemet, slik at oppgaven blir lagt inn i Bygghjelp. Leder Teknisk og næring og bygg og eiendom er fornøyd med systemet og mener det gir god oversikt. IK- BYGG IK-Bygg er et internkontrollsystem som synliggjør byggets tilstand og skaderisiko slik at det blir lettere å få politisk støtte til nødvendig vedlikehold 26. IK-Bygg skal gi følgende fordeler: Lettere å få gjennomslag for vedlikehold i budsjettforhandlingene Lettere å nå fram med informasjon til rådmenn, folkevalgte, innbyggere, brukere og presse IK-Bygg består av en enkel og praktisk sjekkliste som besvares ved hjelp av trafikklys som kartlegger tilstanden på byggene dine. Sjekklisten bidrar til å tydeliggjøre plassering av ansvar og stimulere til samarbeid også med brukerne av byggene. Dette bidrar til: Redusert skaderisiko kan gi redusert forsikringspremie Forenkler kommunikasjon med tilsynsmyndighetene Sammenligne tilstand med andre kommuner I dataprogrammet IK-bygg blir det gjort en reell teknisk registrering på de enkelte bygg, der tiltak blir registret med tallverdier: Tabell 7 Kartlegging av tilstand Det fungerer slik at 0 og 1 har grønt lys, 2 har gult lys og 3 har rødt lys. Dette gjør det veldig enkelt å se hvilket vedlikehold som er mest nødvendig. Målet er at denne kartleggingen skal si noe konkret om konsekvens og kostnad ved utsatt vedlike- 26 http://www.ikbygg.no/frontpage/signin VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 24 - STRAND KOMMUNE

hold. Denne typen kartlegging gir også et godt visuelt bilde ved rapportering og prioritering av vedlikehold. Strand kommune ved leder for Teknisk og næring og Bygg og eiendom er fornøyd med dataverktøyet som de benytter i dag og har verken planer eller ønsker om å ta i bruk IK-Bygg. Gjesdal kommune anskaffet dataverktøyet sommeren 2010 og er svært positive i forhold til systemet. Vår spørreundersøkelse viste at det hovedsakelig er vaktmester brukerne henvender seg til når det skal meldes om behov for vedlikehold. 34 av 41 oppgir å bruke denne kanalen. De fleste rapporterer også at det er enkelt å gi slike meldinger. De er også relativt fornøyd med de tilbakemeldinger de får på slike henvendelser (på en skala fra 1 til 6, hvor 6 er det beste, er gjennomsnittsscoren 3,8 på dette spørsmålet). Dette resultatet støttes av intervjurunden med en barnehagestyrer og to rektorer. Brukerne ble spurt om de oppfattet at det var en klar ansvarsfordeling når det gjelder vedlikehold av byggene, og 29 av 41 svarte mer eller mindre positivt på dette (gjennomsnittsscore 4,5). På spørsmål om kommunens eiendomsansvarlige synes å ha en tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet, svarte de fleste positivt (gjennomsnittsscore 4,0). Når det gjelder oppfatningen av om innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid, var brukerne imidlertid under middels fornøyde (score 3,1). I intervjurunden var alle av den oppfatning at vaktmestrene fikser det de kan, men at de har såpass mye å gjøre at det stort sett bare er akuttbehov som blir fikset innen rimelig tid. Tabell 4 - Eiendomstjenesten 4: = Flere spørsmål om relasjonen til eiendomstjenesten Snitt 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N a: Det er enkelt å gi tilbakemelding om behov for vedlikehold 4,68 1 2 2 13 5 15 3 41 b: Jeg får tilfredsstillende tilbakemeldinger på hva som skjer med mine henvendelser 3,75 3 4 8 11 4 6 5 41 c: Jeg oppfatter at kommunens eiendomsansvarlige har tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet for mitt bygg 4,00 3 5 5 6 6 9 6 40 d: Innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid 3,06 9 7 6 4 4 5 4 39 Brukerne er middels fornøyd med kommunens langsiktige mål og planer for eiendomsforvaltningen, med en gjennomsnittsscore på 3,5. KS-undersøkelsen fra 2008 viste at Strand kommune hadde 66 % av bygningsmassen på i underkant av 60 000 kvm i klasse 0 og 1. Til sammenligning var den tilsvarende andelen 61 % for gjennomsnittet av de deltakende kommunene. Prosentvis fordeling av areal fordelt på tilstandsgradene 0, 1, 2 og 3 illustreres i figuren under: VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 25 - STRAND KOMMUNE

Figur 2 Prosentvis fordeling av areal fordelt på tilstandsgrad 2% 33% 18% 48% Tilstandsgrad 0 Tilstandsgrad 1 Tilstandsgrad 2 Tilstandsgrad 3 Tilstandsgrad 0 = Ingen symptomer Tilstandsgrad 1 = Svake symptomer Tilstandsgrad 2 = Middels kraftige symptomer Tilstandsgrad 3 = Kraftige symptomer For å opprettholde en bygnings opprinnelige nivå, kreves en årlig vedlikeholdsinnsats. I KS-rapporten ble det anslått et årlig vedlikeholdsbehov per kvm til kr 100 ved 30 års levetid på bygget, og kr 170 ved 60 års levetid (inklusiv nødvendige oppgraderinger). Vedlikeholdskostnader løper fra ferdigstillelse av bygget, til det rives eller avhendes. Tabellen under viser beregnet etterslep for vedlikehold i Strand kommune fordelt på henholdsvis ambisjonsnivå A og B: Tabell 5 Beregnet etterslep på vedlikehold i Strand kommune: Ambisjonsnivå A: Innebærer å heve bygningsmassen opp til en gjennomgående god eller akseptabel tilstand. Ambisjonsnivået betyr at alle hovedkomponenter fremstår som godt vedlikeholdt og hvor alle lover og forskrifter er ivaretatt. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 26 - STRAND KOMMUNE

Ambisjonsnivå B: Innebærer å heve bygningsmassen opp til en tilstand uten vesentlig feil eller mangler, men hvor enkeltkomponenter isolert sett kan aksepteres å ha en utilfredsstillende tilstand. Det betyr altså et lavere ambisjonsnivå enn A og kan ha negative konsekvenser for videre bygningsmessig utvikling og for virksomheten i bygningen. Det er antatt at etterslepet medfører en gjennomsnittlig oppgraderingskostnad på kr 4 400 per kvm. Dette er et høyt beløp, men det utgjør ca. 15 % av en nybyggkostnad på kr 25-30 000 per kvm. 27 Etterslepet for vedlikehold i KS-rapporten har ikke kommet til uttrykk i regnskapene eller i de mål Strand kommune har hatt de siste år, idet budsjettet for 2012 er lavere enn for 2008, dvs. før resultatet av KS rapporten ble kjent. Tabell 6 - Strand kommunes vedlikeholdsutgifter 28 2008-2012. Budsjettert 2013. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 4,3 mill. 7,0 mill. 4,5 mill. 3,9 mill. 4,2 mill. 4,4 mill. Bokførte vedlikeholdsutgifter omfatter her kun utgifter til kjøp av varer og tjenester. Lønn og sosiale kostnader forbundet med den tiden vaktmestrene bruker på vedlikeholdsoppgaver, er ikke med i ovennevnte beløp. Dersom det ikke settes inn nok ressurser til å sikre bygningene på lang sikt vil vedlikeholdsetterslepet akkumuleres. Da KS-undersøkelsen ble foretatt i 2008, (ferdigstilt september 2008), opererte Strand kommune med et vedlikehold på kommunale bygg med kr 32 per kvm. Dette beløpet var for lavt til å nå målet om å holde bygninger i den tekniske stand de var i da de var nye, og uten noen oppgraderinger. Ca. 50 % av respondentene i vår spørreundersøkelse har en positiv oppfatning av vedlikeholdet av eget bygg. Kommunen har, sammen med Sandnes kommune, den laveste gjennomsnittsscoren på dette området blant kommunen vi har sammenlignet med. Det må her bemerkes at resultatene fra Sola, Hå og Sandnes, stammer fra 2008, altså før kommunene mottok tiltakspakken, slik at de ikke nødvendigvis er helt sammenlignbare. 27 Se forklaring fra KS-rapport i vedlegg. 28 Omfatter utgiftsartene 123000 Vedlikehold og byggetjenester, 123010 Vedlikehold av bygning, 125000 Materialer til vedlikehold, 125010 Materialer til vedlikehold og 125030 Materialer til vedlikehold. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 27 - STRAND KOMMUNE

Figur 5 - Mitt bygg er samlet sett meget godt vedlikeholdt 6 5 4 3 Gjennomsnittsscore 2 1 Som en del av dette prosjektet har vi gjennomført intervjuer ved Jørpeland ungdomsskole og Tau barneskole. Her får vi opplysninger om vedlikeholdstilstander som en til vanlig ikke vil forvente i offentlige bygg i Norge. Store deler av skolene er nedslitt og listen over vedlikeholdsbehov er lang: Dårlige vinduer, defekt sol- og lysskjerming, nedslitte klasserom, toaletter og dusjer som elevene ikke vil benytte, soppdannelser osv. I tillegg er det store mangler når det gjelder inventar, slik som skap uten dører og skrivebord og stoler som ødelegger elevenes klær. Skolene har imidlertid selv ansvar for inventar. På Jørpeland barnehage er vedlikeholdssituasjonen til sammenligning akseptabel. Kommunens vedlikeholdsplan for 2013-2015 viser et akutt vedlikeholdsbehov på henholdsvis ca. kr 4 millioner og 5 millioner for Tau barneskole og Jørpeland ungdomsskole. Vedlikeholdssituasjonen på Jørpeland ungdomsskole bærer preg av planen fra 1998 om å bygge ny skole. Skolerapporten fra Norconsult konkluderer imidlertid med at Jørpeland ungdomsskole er en av de skolene som faktisk kan bygges om for å møte fremtidige krav og forventninger til moderne skoler. Som vi har sett ble vedlikeholdsbehovet i Strand i 2008 estimert til et sted mellom kr. 190 mill. og kr. 275 mill. alt etter ambisjonsnivå for bygningenes standard. Vi har tidligere drøftet modeller for utregning av vedlikeholdsbehov. I KS-rapporten fra 2008 har Multiconsult utarbeidet en modell som gir en årlig vedlikeholdskostnad på kr 170, pr kvm med en levetid på 60 år og kr. 100,- pr kvm med en levetid på 30 år. Disse utregningene er et gjennomsnitt for kommunenes totale bygningsmasse. Andre eiendomsaktører for eksempel Statsbygg kan gå ut fra andre beregninger fordi de har en annen bygningsmasse med et annet vedlikeholdsbehov. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 28 - STRAND KOMMUNE

Etterslepet akkumuleres da slik: Med utgangspunkt i vedlikeholdsutgifter i 2009 29 kr 50,- pr kvm inklusiv lønn til vaktmesterne: - Ca. 3,5 mill. kr per år hvis byggene skal leve i 30 år - Ca. 8,4 mill. kr per år hvis byggene skal leve i 60 år Med utgangspunkt i vedlikeholdsutgifter i 2011 kr 38,- pr kvm inklusiv lønn til vaktmesterne: - Ca. 4,3 mill. kr per år hvis byggene skal leve i 30 år - Ca. 9,2 mill. kr per år hvis byggene skal leve i 60 år Dette er grove anslag, men det gir et bilde av hvordan situasjonen utvikler seg. ØKONOMISKE ASPEKTER I NOU fra 2004 sies det: Utvalget har vurdert hvordan planmessig vedlikehold påvirker forvaltningskostnadene over tid. Det enkle svaret på dette er at planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt over tid, og vil føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Å utsette vedlikehold for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. Et dårlig vedlikehold har også andre følger når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS)for brukerne. Den økonomiske siden ved manglende vedlikehold, eller manglende plan for vedlikehold, kan illustreres slik 30 : Figur 6 Veien til verdiforringelse KS uttaler i sin veileder 31 at utbedringer må gjøres planmessig over flere år og innarbeides i økonomiplanen, da det normalt ikke vil være rom for å rette opp alle forhold 29 Rapporterte vedlikeholdsutgifter per kvm fra KOSTRA. 30 KS- rapporten VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 29 - STRAND KOMMUNE

innenfor ett budsjettår. En systematisk plan og en god oversikt er dermed avgjørende for effektiv gjennomføring av vedlikehold. KS skriver videre at: Uten, eller ved lavt vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15-20 år, og man blir løpende mellom akutte situasjoner om offentlige pålegg som krever ekstraordinære bevilgninger. Manglende vedlikehold tvinger fram en tidligere total rehabilitering som koster mange millioner, og som finansieres med lån, Med lånene øker driftsutgiftene i form av årlige renter og avdrag som kan utgjøre langt mer enn 100 kr per kvm per år. Nye investeringer gir økte driftsutgifter som kommer i tillegg til vedlikeholdsetterslepet. EFFEKT PÅ ARBEIDS MILJØ OG TJENESTETILBUD I spørreundersøkelsen stilte vi også spørsmål som ikke omhandler det økonomiske aspektet ved verdiforringelse, men mer om HMS-aspektet ved manglende vedlikehold. Dette er forhold som det i dag legges stor vekt på. I arbeidsmiljøloven fra 2005 heter det: 4-4. Krav til det fysiske arbeidsmiljøet (1) Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Figuren under viser resultatet av spørreundersøkelsen på dette området. Figur 7 Eventuelt mangelfullt vedlikehold av mitt/mine bygg medfører ingen Diagrammet viser at brukerne mener at mangelfullt vedlikehold har konsekvenser for tjenesteytingen og at manglende vedlikehold har en del negative følger. Ekstrakostnader til renhold, strøm eller andre driftskostnader har lavest score og er dermed den 31 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 30 - STRAND KOMMUNE

hyppigst opplevde konsekvensen av mangelfullt vedlikehold blant respondentene i undersøkelsen. Styrer ved Jørpeland barnehage har ikke inntrykk av at manglende vedlikehold i barnehagen påvirker de ansatte og barna i barnehagen. På Tau barneskole og Jørpeland ungdomsskole er inntrykket derimot et annet. Her skal konsekvensene av manglende vedlikehold være mange: Uorden i klasserom, defekt sol- og lysskjerming som setter begrensninger for undervisningen, lærer som reagerer så kraftig på innemiljøet at hun må ha undervisning i et annet bygg, redusert trivsel for lærerne, hyppig korttidsfravær blant elevene på grunn av hodepine og luftveisproblem. Både rektor ved Tau barneskole og rektor ved Jørpeland ungdomsskole oppgir at egne tildelte midler blir brukt på vedlikehold av skolen. Lederne på de ulike enhetene vi har snakket med er klar over vedlikeholdssituasjonen og den økonomiske situasjonen i kommunen, men de ønsker å tydeliggjøre overfor politikerne hvor alvorlig vedlikeholdssituasjonen på deres enhet er. I figuren under har vi sammenlignet konsekvenser av manglende vedlikehold med Sandnes, Sola, Hå, Gjesdal og Randaberg. Figur 8 Det mangelfulle vedlikeholdet av mitt/mine bygg medfører ingen: 4,5 5 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 Sola Hå Sandnes Gjesdal Randaberg Strand Her er ifølge brukerne Sandnes den kommunen som har mest uheldige følger av manglende vedlikehold. Vi ser at det i alle de aktuelle kommunene er dårlig inneklima og temperaturproblemer brukerne identifiserer som de største følgene av eventuelt manglende vedlikehold. Dette er to forhold som kan føre til ytterligere dårlig ressursbruk, idet sykefraværet kan øke og effektiviteten synke. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGNINGER - 31 - STRAND KOMMUNE