Sykehuset Innlandet HF Styremøte 09.02. og 10.02.12 SAK NR 005 2012 HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF STATUSRAPPORT Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar statusrapport for handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk legges fram for styret i løpet av første tertial 2012. Brumunddal, 2. februar 2011 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad / Avdelingssjef Karl Løkken
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 005 2012 HANDLINGSPLAN FOR ANSKAFFELSER I SYKEHUSET INNLANDET HF STATUSRAPPORT Bakgrunn Styret behandlet den 28.2.2011 i sak 019-2011 revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF, og fattet følgende vedtak: 1. Styret tar den reviderte handlingsplanen for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør-Øst følges opp gjennom vedtatte nøkkelindikatorer og styringsmål, og at utviklingen i disse rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 3. Styret ber om at en risikovurdert status med korrektive tiltak legges fram for styret i løpet av siste tertial 2011. Saksframstilling Basert på punkt tre i vedtaket ovenfor har divisjonsdirektør Eiendom og intern service med sine fagavdelinger for innkjøp og logistikk foretatt statusgjennomgang av handlingsplanen for 2010 2012. Et sentralt element i arbeidet har vært å risikovurdere status og justere retningen på tiltak for å nå styringsmålene. Handlingsplanen består av sju hovedtiltaksområder. Hvert av hovedområdene har underliggende tiltak som har vært del av risikovurderingen. I det videre vil det bli redegjort for status, risikovurdering og eventuelt justert retning på tiltak for hovedområdene. Handlingsplanen med status pr 01.11.11 og risikomatrise følger som vedlegg. Anskaffelser og avtaledekning Området er viktig både for ivaretakelse av lovkrav, økonomiske besparelser og for foretakets omdømme. Det nedlegges mye arbeid med å følge opp våre utbetalinger og innkjøpsaktivitet opp mot gjeldende avtaler. Fleksibilitet og leveringsdyktighet ift. foretakets økonomiske handlingsrom har vært av stor betydning i 2011. De fleste av foretakets investeringssaker har vært håndtert lokalt med god medvirkning fra brukere og helsefaglig personell. Der det er vurdert som hensiktsmessig blir foretakets innkjøpsbehov gjenstand for samordning regionalt for å oppnå standardisering, effektivisering eller kostnadsreduksjoner. Prosessene i regional regi vurderes fortsatt å være for ressurskrevende og leveringstid på avtaler er lengre enn ønskelig. Side 2 av 5
Det er lagt ned et grundig arbeid med forvaltning og oppfølging av avtaler i SI. På denne måten sørger man for at foretaket har en riktig avtaleportefølje tilgjengelig i sine systemer og at udekkede områder blir synliggjort og initiert med tiltak i form av nye anskaffelser. Avtaledekning følges opp som et styringsmål (KPI) til Helse Sør-Øst RHF. Kravet fra eier på denne KPI en ble nådd i 2. tertial, da foretakets samlede avtaledekning passerte 60 %. Avtalelojalitet Avtalelojalitet blir i hovedsak fulgt opp gjennom uttrekk og rapporering av data fra vårt innkjøpssystem og vårt økonomisystem. Det oppleves som meget krevende å følge opp avtalelojalitet innen de områder der kjøp (bestillinger) ikke foretas gjennom vårt elektroniske innkjøpssystem. I tillegg er flere regionale avtaler komplekse mht. tildelings- og bestillingsprosesser, slik at enkle, direkte avrop ikke lar seg gjennomføre. Dette gjelder bl.a. avtaler innen vikartjenester og enkelte større utstyrskjøp. Man opplever at avtalelojaliteten synes å være lavere på områder der foretakets fagpersonell ikke har involvert seg tilstrekkelig i prosessene forut for avtale. Dette gjelder spesielt nasjonale avtaler. Faglig involvering blir i disse sakene hovedsaklig ivaretatt av representanter utnevnt av Helse Sør-Øst RHF. Deltagelse i nasjonale prosjekter er tidkrevende og kostbart. SI har ingen mulighet til å frigjøre ressurser til mange slike saker. SI må søke innflytelse gjennom regionale nettverk og ved å aktivt bidra til at de ulike eksterne innkjøpsorganisasjonene (Sykehuspartner og Hinas) får tilført ny kunnskap basert på erfaringer og kompetanse fra helseforetakene. Faglig involvering innen kliniske avtaleområder, der man har et stort antall brukere og et bredt sortiment og stort vareforbruk, har vært høyt prioritert i 2011. Bruk av elektronisk bestillingssystem - e-handel Elektronisk handel har vært et satsingsområde med betydelig økning i volum de siste årene. Foretaket har i 2011 etablert et prosjekt for å oppgradere vårt innkjøp- og logistikksystemet til en brukervennlig, moderne og pålitelig løsning. Med et nytt system på plass innen utgangen av 2011 vil bruken av elektroniske bestillinger kunne økes ytterligere. Foretaket er ikke fornøyd med utnyttelsen av det elektroniske bestillingssystemet per dato og vil i 2012 starte arbeidet med å tilrettelegge flere nye avtaleområder i vårt innkjøpssystem En styring mot mer bestillinger gjennom vårt nye elektroniske bestillingssystem vil sikre bedre risikostyring og effektiv oppfølging av innkjøpsvirksomheten. Gevinstuttak Kostnadsutviklingen knyttet til varer og tjenester er sammensatt av mange ulike faktorer, bl.a. tjenesteproduksjon og aktivitetsnivå i de ulike deler av foretaket. Det er ikke løsninger i foretaket for å effektivt måle reelle gevinster i våre avtaler. Foretaket har ikke egnede systemer for å følge opp årsakssammenheng mellom utviklingen av kostnader i regnskapet opp mot gjeldende avtalepriser. Side 3 av 5
Dette er bekymringsverdig og alvorlig, og det må i fremtiden synliggjøres hvilke områder som kan være gjenstand for gevinstrealisering og hvordan dette skal målsettes, forankres og følges opp. Foretaket vil be om at Helse Sør-Øst RHF legger til rette for bedre løsninger for oppfølging og at ansvaret i større grad legges på våre eksterne innkjøpsorganisasjoner. Innkjøpsavdelingen har for 2011 lagt til rette for at potensielle besparelser realiseres gjennom fokus på avtalelojalitet. Innkjøps- og kategoriansvarlige følger opp organisasjonen med hensyn til bruk av riktige leverandører, sortiment og varer. Bruk av forsyningssenteret SI har deltatt i et regionalt forbedringsprosjekt for felles Forsyningssenter (FS) i 2011. Tiltakene fra prosjektet er implementert, men kvaliteten på leveransene har i perioder vært vesentlig lavere enn avtalt. Foretaket har per dato ikke klart å øke innkjøpene fra FS. Dette skyldes i hovedsak at sortimentet ikke er tilstrekkelig utvidet i påvente av forbedringer i leveringskvaliteten. Servicenivå på aktiv forsyning er opprettholdt. Enkelte mindre avdelinger er bygget ut med aktiv forsyning i løpet av 2011. Risikostyring og kvalitetssikring For å sikre at våre bestillere har tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre sine kjøp slik at foretaket ikke blir utsatt for uønsket økonomisk aktivitet eller omdømmemessig risiko følges innkjøpsvirksomheten opp på flere nivåer. Foretakets samlede innkjøpsvirksomhet og de enkelte divisjoner følges opp gjennom tertialvise målinger og rapportering. Denne oppfølgingen skal støtte opp om våre interne kvalitetsmål og eksterne styringsmål til eier. Som tiltak på internkontroll har det i 2011 vært gjennomført to stikkprøvekontroller i foretakets divisjoner. Når det gjelder revisjoner har vi ikke utført revisjonen om utbetalinger i forbindelse med gjestepasientoppgjør, da grunnlaget har falt bort. Planlagte revisjon av utbetalinger til Sykehusapotekene er blitt utsatt til 2012, da prosjektarbeid med vårt e-handelssystem har gjort beslag på ekstra ressurser ut 2011. Det har vært gjennomført et omfattende opplæringsarbeid i inneværende år. Det forventes at dette tiltaket også vil ha positiv effekt på etterlevelse av lover, forskrifter og interne retningslinjer knyttet til innkjøp. Administrerende direktørs vurdering Det er omfattende krav som stilles til en lovlig og effektiv innkjøp- og logistikkorganisasjon. Den regionale strategiplanen for innkjøp og logistikk er svært ambisiøs når det gjelder omfang og endringshastighet. Konsernrevisjonens anbefalinger fra 2009 krever også betydelig ledelsesmessig fokus. En stor del av foretakets økonomi er knyttet til leverandørutbetalinger. For foretaket er det derfor forbundet med stor risiko at avtaler ikke benyttes, regler ikke etterleves eller at ledelsesmessig forankring uteblir. Etterlevelse av lover og regler, sunn forretningsmessig drift og effektiv ressursbruk skal ligge til grunn for innkjøpsarbeidet i Sykehuset Innlandet. Foretakets avtaler skal oppleves som gode og målrettede og støtte opp om kjernevirksomheten på best mulig måte. Side 4 av 5
Styringsmålene for innkjøp- og logistikkområdet skal innarbeides i driftsavtalene med divisjonsdirektørene. Korrektive tiltak i forhold til dagens status skal implementeres i revidert handlingsplan for innkjøp- og logistikkområdet. Vedlegg: 1. Handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF 2010 2012 2. Risikomatrise Side 5 av 5