Nordkapp kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Dato: Tirsdag 26.04.2005 Tidspunkt: Kl.10:00 Forfall meldes på tlf 78 47 65 04 til sekretær Liv Storhaug, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 016/05 Godkjenning protokoll PS 017/05 Om kvalitet og ressursbruk i omsorgstjenesten PS 018/05 Virksomhetsplanen for 2004 - Rapportering av resultatoppnåelse PS 019/05 Regnskap og Årsberetning 2004 - Nordkapp kommune PS 020/05 Nordkapp Havn KF - Årsregnskap med Årsberetning - 2004 PS 021/05 Søknad om inndekning av regnskapsmessig underskudd - Kirkelig fellesråd PS 022/05 Framtidig organisering av bibliotektjenesten PS 023/05 Etablering av kommunalt servicekontor PS 024/05 Tilpasning av brannordningen i Nordkapp PS 025/05 Etablering av mini- og mikrokraftverk i Nordkapp PS 026/05 Tilrettelegging av tomter i Fiskargata PS 027/05 Søknad næringsfondet 2005 - Nordvågen Fiskeriservice/Nordvågen AS PS 028/05 Søknad om skjenkebevilling - Artica Ice Bar AS PS 029/05 Forvaltningsprosjekt - klagebehandling PS 030/05 Forvaltningsprosjekt. Oppfølging av bevillingssaker PS 031/05 Ansettelse av Rådmann i Nordkapp kommune Ulf Syversen ordfører Liv Storhaug sekretær 1
PS 016/05 Godkjenning av protokoll Kommunestyret godkjenner protokoll av 14.03.05 2
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00716-1 Saksbehandler: Erik Langfeldt Dato: 29.03.2005 Om kvalitet og ressursbruk i omsorgstjenesten Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 013/05 Helse- og sosialstyret 04.04.05 065/05 Formannskapet 11.04.05 Administrasjonsutvalget 14.04.05 017/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: Mandatet er gitt av rådmannen. Utfordringen er at oppgavene i omsorgstjenesten vil fortsette å øke framover, mens tilgjengelig økonomi ikke vil øke tilsvarende. Det er fortsatt behov for en mer effektiv drift av omsorgstjenestene, samtidig som vi vet at vi har interessante forbedringspotensialer med hensyn til kvalitet både på tjeneste og arbeidsmiljø. Det har de senere årene vært en rimelig god budsjettkontroll innen ordinær drift, men med tilbakevendende overskridelser knyttet til sykefravær og vikarbruk. Ledergruppa i helse- og sosialsektoren har her valgt å forsøke å se ulike sider ved drifta i sammenheng og ta utgangspunkt i brukerne og formålet med tjenestene. Institusjonstjenesten og hjemmetjenesten må vurderes i sammenheng, og også sammenholdes med rehabiliteringstjenesten og legetjenestene. Det skal ikke foretas en radikal endring av organiseringen av omsorgstjenesten, men gjøres sårbarhetsvurderinger på kryss og tvers i tjenestene for å lete fram måter å sikre kvalitet og ha kontroll med ressursbruk ved løsning av oppgavene. Rådmannens innstilling: Denne utredningen inneholder ikke svar på alle utfordringene. Dokumentet er ment å legge rammer for en videreutvikling av tjenestene, men forutsetter deltakelse fra de ansatte for den endelige utformingen. Kanskje bør det på sikt være en virksomhetsleder med felles ansvar for pleie og omsorg både på institusjonen og i hjemmetjenesten. Inntil videre bør imidlertid omsorgstjenesten fortsatt ha to virksomhetsledere. Det anbefales at man gjør en ny vurdering om to år, når endringsprosessen er kommet lengre. Nedenfor følger forslag til tiltak som bør gjennomføres. Noe kan iverksettes raskt, mens andre elementer må drøftes mer omfattende først og vil kreve lenger tid for sin gjennomføring. 3
Forslag til tiltak: Brukerne 1. Det etableres fast møte med pårørende to ganger per år til fast tid. Pårørende tas med på råd. 2. Det utarbeides enkle og lette informasjonsskriv for tjenestene. 3. Eldrerådet defineres som en samarbeidsinstans, som aktivt kan tas med på råd. 4. Det organiseres en egen aktivitetsgruppe for tilbud om aktivisering i grupper blant brukerne av institusjonsplassene. For eksempel lesning i gamle aviser/ dagens avis/ annen litteratur. Sansestimulering, seniordans, eventuelt noe knyttet opp mot FYSAK. Måltidene kan gjøres til noe mer enn næringsinntak. 5. Det kartlegges hvilke interesser de enkelte sykehjemsbeboerne har mtp tilrettelegging for individuelle aktiviteter. 6. Det organiseres drift / leie/ kjøp av bil for turer med brukere fra helsesenteret, Vågenstua og hjemmesykepleien, samt defineres kommunalt ansatte som er kvalifisert for å kjøre bilen. Eventuelt legges det opp til kronerulling med hjelp fra frivillige organisasjoner til slik anskaffelse. Det lages og evalueres skriftlig plan for besøksturer/ engasjementer utenfor institusjonene. 7. Det inngås avtale med oppvekst og kultur om enkle gjenytelser fra mottakere av kulturstønad om bidrag til aktivisering/ sang/ musikk på institusjonene for eksempel én gang høst og vår utenom fastlagte programmer, om så at en øvingskveld eller to legges dit. 8. Samarbeidet med barnehagene og skolene vurderes formalisert mer. 9. Kan SPA-tilbud være noe, skal vi bruke fellesbadet til noe? 10. Det blir viktig å opprettholde og videreutvikle Dagtilbudet for eldre på Eldresenteret og Møteplassen i Nordvågveien 14-16. Personellet 1. Fagliggjøring: Det avses en stillingsprosent til en sykepleier i omsorgstjenesten som har erfaring og særlig interesse for å organisere og koordinere faglig utviklingsarbeid. Dette fagarbeidet er felles og bør gå på tvers av institusjons- og hjemmebaserte tjenester. Prosedyrer, internundervisning, kurs, eventuelt etablering av faggrupper. Det stimuleres til hospitering kombinert med tilbud om økt ansvar. 4
2. Plager, sykdom og fraværsoppfølging/ arbeidsmiljø: Innenfor IA-avtalen med RTV finnes det definerte rettigheter og plikter både for bedrift, ledere og ansatte. Noen tiltak koster penger, andre frigjør økonomi for tilrettelagt arbeid. I sum er det interessante potensialer for å praktisere et mer tilrettelagt arbeidsmiljø, som også bedre tar vare på de som ikke har mye sykdom, men stadig må bære byrden ved andres fravær. Håndtering av nedsatt arbeidskapasitet hos de ansatte må framgå av planlegging for slike situasjoner. For eksempel: Starte litt senere, starte med lette oppgaver, at det er nok folk på jobben, tilstrekkelig tid til den enkelte bruker, aksept for ekstra pauser, at kollegene hjelper hverandre, avspaseringsmuligheter, skifte mellom tyngre og lettere brukere, variasjon i arbeidet som å dra på tur med brukere. 3. Fysisk aktivitet: Arbeidsplassen bør stimulere til fysisk aktivitet, for eksempel gjennom organisering av pausegymnastikk, ved at arbeidsgiver betaler deltakelse ved treningsstudio og ved organisering av gruppeaktiviteter blant personellet på fritida. Bemanning, ledelse, organisering og økonomi 1. Kommuneledelsen og ledere i helse og sosialtjenesten må bli flinkere til å tydeliggjøre krav og forventninger ved ansettelse av personell, og særskilt til lederstillinger. Dette ansvaret må følges opp gjennom medarbeidersamtaler og en bred evaluering av virksomheten, resultatene, avvikene, utviklingsarbeidet. 2. Styrke stillingen som avdelingssykepleier ved institusjonen, som kanskje den viktigste lederstillingen i helse og omsorgsavdelingen: Øke stillingsandelen for lederfunksjoner fra 40 % til full stilling. Avdelingssykepleier går helt ut av vakt/ skiftordning. 3. Institusjonen deles inn i 4 grupper med én gruppeleder i hver etasje. Gruppeleder har innbakt tid til å være leder med anslagsvis 1.5 timer per dag, men deltar ellers fullt ut i det daglige arbeidet. Det kan være sykepleier eller hjelpepleier som er gruppeleder, og ansvaret skal formaliseres og det skal økonomisk gis kompensasjon for det. Vedkommende gruppeleder bør helst være fast eller iallfall ha gruppeansvaret over lengre tid enn i dag. 4. Ved en bedre samordning av nattevaktene i hjemmesykepleien og på institusjonen, ser vi ikke bort fra at det kan være mulighet for bare to nattevakter på institusjonen (i dag er det tre). Det forutsetter at hjemmesykepleiens nattevakter må være stasjonert på institusjonen og ha base der for de natterundene og utrykningene som må foretas i løpet av natten. 5. Frigjøring av en person på institusjonen kan prioriteres til økt bemanning med en person på dagtid i helgene på institusjonen. Det kan kanskje bidra til å få ned sykefraværet. I spørreundersøkelser og i samtaler med personalet er det ofte helgevaktene som oppleves som tunge, fordi det bare er ni personer på dagene som skal foreta stell og pleie av 36 til 41 brukere, alt etter som belegget er. Dersom det blir en stilling mindre på natt, vil det tilsvare om lag 1,9 årsverk. Forslaget vil derfor ikke utgjøre noen merkostnad, men heller en liten innsparing som samtidig bidrar til å effektivisere bruken av ressurser som allerede er tilstede. 5
6. En bør vurdere å innføre planleggingsdager med ulike tema, for eksempel positivt arbeidsmiljø, kommunikasjon, fordeling av oppgaver/gjennomføring av tiltak i henhold til virksomhetsplanen osv. 7. Prosjektvirksomhet kan være én nyttig arbeidsform, dersom den er konkret knyttet til endringssatsing og fagliggjøring: For eksempel et prosjekt som kombinerer fagutvikling med bevisstgjøring om holdninger. 8. Registreringssystemene IPLOS og Kostra må nyttes til å få bedre oversikt over egen virksomhet (ressursbruk vurdert mot oppgavespesifikasjoner). Dette må danne grunnlaget for en mer fleksibelt prioritert styring av tjenesteressursene til brukerne ut fra behovsvurderinger. 9. To fra ledergruppa har kartleggings- og drøftingssamtale med avdelingssykepleierne om status og prosessen videre i omsorgstjenestene. 10. Kanskje bør vi på sikt ha en virksomhetsleder med felles ansvar for pleie og omsorg både på institusjonene og i den hjemmebaserte omsorg. Inntil videre bør imidlertid omsorgstjenesten fortsatt ha to virksomhetsledere. Vi anbefaler at man gjør en ny vurdering om to år, når endringsprosessen er kommet lengre. Virksomhetsleder for institusjonstjenesten bør ha overordnet økonomi og personellansvar og samordningsansvaret med andre deler av hjelpeapparatet. 11. Det gjøres en ny gjennomgang av stillingsbeskrivelser for avdelingsledere og virksomhetsledere, og tilsvarende for merkantilt personell. Behandling i Helse- og sosialstyret - 04.04.2005: Vedtak i Helse- og sosialstyret - 04.04.2005: Avdelingsstyret tar saken til orientering og vil følge prosessen videre etter høringsrunden og brukermedvirkning. Avdelingsstyret ser positivt på styrking av ledelsen på lavere nivå til beste for brukerne og personale. Vi ber derfor at man vurderer en virksomhetsleder for hele pleie og omsorgsavdelingen allerede i budsjettprosessen for 2006. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: Kommunestyret mener utredningen gir et meget godt bilde av de utfordringene omsorgstjenesten står ovenfor. Rapporten tas til orientering. Eventuelle budsjettmessige konsekvenser vil bli behandlet i forbindelse med 2006 budsjettet. Utredning: 6
Vedlagt følger utredning: Om kvalitet og ressursbruk i omsorgtjenesten. 7
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00639-1 Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: 08.03.2005 Virksomhetsplanen for 2004 - Rapportering av resultatoppnåelse Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 066/05 Formannskapet 11.04.05 018/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé:./. Vedlagt følger Resultatoppnåelse 2004 Evaluering av Virksomhetsplanen for 2004 Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar Virksomhetsplan 2004 Rapportering av resultatoppnåelse til etterretning. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: Kommunestyret tar Virksomhetsplan 2004 Rapportering av resultatoppnåelse til etterretning. Utredning: Rapportering av resultatoppnåelsen i 2004 er en del av oppsummeringen av driftsåret 2004. I tillegg kommer årsberetningen, årsregnskap og en økonomisk analyse av 2004. Som det fremgår av evalueringen er de fleste planlagte tiltak gjennomført i 2004. Rådmannen vil på vegne av organisasjonen si seg fornøyd med de resultatene som er oppnådd, samt den aktiviteten som er gjennomført. Dette gir seg i tillegg uttrykk gjennom det økonomiske sluttresultatet for 2004. Så godt som samtlige innsparingstiltak er gjennomført, og forventet innsparingsmål er oppnådd. Det er fortsatt en del usikkerhet knyttet til de totale kostnadene forbundet med utbyggingen av Honningsvåg skole byggetrinn I og II. Omtvistet beløp er på ca 5 mill. I forbindelse med rapportering av resultatoppnåelsen for 2003, forelå det følgende restanseliste: 8
1.VA prosjekt i deler av Porsangergata Det meste av arbeidet er gjennomført. Gjenstår ca 200 m vann- og pumpeledning samt etterarbeid (asfaltering) på vei. 2. Omlegging av hovedvannledning fra Skipsfjorden. Prosjektet er gjennomført. 3. Boligforvaltning Ikke gjennomført. Jfr Virksomhetsplanen for 2005. 4. Salg av kommunale tomter Ikke gjort noe aktivt i forhold til tomtefesterne. Men de som ønsker å kjøpe tomt av kommunen får tilbud om kjøp på samme vilkår som Statsskog tilbyr sine fester. 5. Handlingsplan for kompetanse og rekruttering Tiltaket er gjennomført 6. Seniorpolitikk Utsatt til høsten 2005. 7. Oppgradering av Fjellveien Tiltaket er gjennomført. 8. Økonomisk internkontrollhåndbok Arbeidet er kommet godt i gang. På bakgrunn av gjennomført forvaltningsprosjekt våren 2004 har kommunestyret gitt økonomiavdelingen en del pålegg som skal være innfridd innen juni 2005. 9. Opplæring i bruk av kommunens hjemmeside IKT Hjemmesiden er delvis oppgradert. I forbindelse med etablering av et kommunalt servicekontor vil det bli tatt et krafttak for å oppgradere og vedlikeholde informasjonen på hjemmesidene. Ansvaret vil bli tillagt de ansatte på servicekontoret. I henhold til resultatoppnåelsen for 2004, foreligger følgende restanseliste: Tiltak 1.15 Administrativ omorganisering Tiltak 1.25 Plan for idrettsanlegg og kulturbygg Tiltak 1.28 Kommuneplan for Nordkapp kommune 2004 2012 Tiltak 3.4 Den kulturelle skolesekken Kommentarer til disse restansene fremgår av evalueringen. 9
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00767-1 Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: 31.03.2005 Regnskap og Årsberetning 2004 - Nordkapp kommune Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 067/05 Formannskapet 11.04.05 Formannskapet 15.04.05 019/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: Rådmannens innstilling: Det fremlagte årsregnskap, med driftsregnskap som viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 8 309 489,-, og et investeringsregnskap som balanserer, fastsettes som Nordkapp kommunens regnskap for 2004. Kommunestyret tar Nordkapp kommunes årsberetning for 2004, samt revisjonsberetning og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Det regnskapsmessige mindreforbruket disponeres som følger: Avsettes til likviditetsreserven kr 1 905 201,- Avsettes til driftsreguleringsfond ( investeringsmomskompensasjon ) kr 3 000 000,- Avsettes til disposisjonsfond kr 3 404 288,- Sum: kr 8 309 489,- Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: Formannskapet tar saken til foreløpig orientering. Endelig behandling 15/4-05. Utredning: For nærmere kommentarer vises det til følgende vedlagte dokumenter: Virksomhetsplan for 2004 Rapportering av resultatoppnåelse 10
Årsregnskap 2004 Årsberetning 2004 Finansieringsanalyse, årsrapporter og avviksanalyser Revisjonsberetning og vedtak fra Kontrollutvalget vil bli ettersendt. 11
Nordkapp Havn KF The port of North Cape You have not travelled, not seen the north, before you been at North Cape Arkiv: S 210 Saksmappe: 05/00688-1 Saksbehandler: K.L. Pettersen Dato: 14.03..2005 Nordkapp Havn KF - Årsregnskap med Årsberetning - 2004 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 021/05 Havnestyret 22.04.05 020/05 Kommunestyret 26.04.05 Havnefogdens innstilling: Det fremlagte årsregnskapet for Nordkapp Havn KF for regnskapsåret 2004, som viser et netto driftsresultat på kr. 2.854.643,79 og et ikke disponert netto driftsresultat på kr. 494.643,79 fastsettes som Nordkapp Havn KF`s årsregnskap 2004. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr, 494.643,79 avsettes til disposisjonsfond. Kommunestyret tar Nordkapp Havn KF`s årsberetning for 2004 til etterretning. Utredning: Kommentarer til årsregnskapet for år 2004. Driftsregnskapet for år 2004 er gjort opp med et netto driftsoverskudd, før interne finanstransaksjoner på kr. 2 854 644,- Etter finanstransaksjoner, - avsetning til fond, overføring til investeringsregnskapet, samt netto eksterne finansinntekter fremkommer et regnskapsmessig overskudd på kr. 494.644,- Det regnskapsmessige overskudd for år 2004 foreslåes avsatt til disposisjonsfond. Ny ordning for kompensasjon av merverdiavgift for kommuner og konsekvenser for havnene er ikke avklart. Norsk Havneforbund har i brev til Kystdirektoratet av 02.mars-04 og 14.januar-05 bedt om en avklaring om hvorvidt havnene skal ha rett til sin relative andel av refusjonen. Brevene er ennå ikke besvart. Nordkapp Havn KF avventer en lovlighetsvurdering i forhold til havneloven om hvor vidt pengene skal tilbakeføres til havnekassen eller betraktes som reduksjon av frie midler for Kommunene. En har på bakgrunn av dette utgiftsført momskompensasjonen på vel. 3.millioner som en kortsiktig gjeld til Nordkapp kommunen. 12
Anløps statistikk for Nordkapp Havn KF har hatt en nedgang i antall anløp i forhold til året før. Fremdeles er der nedgang i antall fiskefangstfartøy som har totalt 102 færre anløp i Nordkapp sammenlignet med tall fra år 2003. Økningen av cruiseskip på totalt 24 anløp er grunnen til større tonnasje på båtene og har gitt havna økning på inntektssiden. Hurtigrutene og cruiseskipene er den største inntektskilden for Nordkapp Havn KF. Av driftsutgifter som er ekstraordinære for 2004 er utgiftsføringa av administrative fellesutgifter for 2003 på kr. 150.000,-. Det er i året kommet frem til en enighet mellom kommunen og havna om en fast årlig sum på kr. 100.000,-for dekning av felleskostnadene. Nordkapp Havn KF har i året investert for 14,8 millioner. Herav er 11 millioner brukt til rehabilitering av kaier og det gjenstår utgifter for ca 5 millioner før prosjektet avslutters i april 2005. Nordkapp Havn KF har oppfylt de krav som ISPS-koden stiller og har fått godkjent sikkerhetsplan for kai I, II, III, kai Vest og Syd, samt for Honningsvåg Tendringskai og Skarsvåg cruisehavn. Kostnader i forbindelse med tiltakene beløper seg til 1,1 million. Flytebrygge Kamøyvær/Skarsvåg har til sammen kostet havna 2,3 millioner. For å dekke utgiftene i investeringsregnskapet er der overført 2,6 mill fra driftsregnskapet, bruk av disposisjonsfond 1 mill., bruk av kapitalfond 4,3 mill og bruk av lån 6,3 mill. Tilskudd fra Kystverket på kr. 778.000. er inntektsført og oppført i balansen som kortsiktig fordring. Nordkapp Havn KF opptok i året et lån i Kommunale Landspensjonskasse på kr. 12 mill. og har pr. 31.12.04 Ubrukte lånemidler på 5,7 mill. Vedlegg: Regnskap og årsberetning 2004. Revisjonsberetning for 2004 for Nordkapp Havn KF. 13
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00649-1 Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: 08.03.2005 Søknad om inndekning av regnskapsmessig underskudd - Kirkelig fellesråd Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 068/05 Formannskapet 11.04.05 021/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: Fra 1. januar 2004 ble det innført en ny, generell momskompensasjonsordning for kommuner og fylkeskommuner. Den generelle ordningen avløste den begrensede momskompensasjonsordningen som ble innført 1. mai 1995. Formålet med ordningen er å nøytralisere konkurransevridningen som følger av merverdiavgiftssystemet. Kompensasjonsordningen finansieres gjennom et engangstrekk i rammetilskuddet til kommunesektoren. Det er en forutsetning at verken stat eller kommune skal tjene eller tape på ordningen. Kommunal og regionaldepartementet har uttrykt at man skal vurdere det kortsiktige trekket i rammetilskudd i tilknytning til fremleggelsen av revidert nasjonalbudsjett 2005 til våren og til høsten, når endelige regnskap for kommunesektoren foreligger/er fastsatt. Deler av momskompensasjonen som tilstås Nordkapp kommune tjenes opp i Nordkapp Havn KF og Kirkelig fellesråd. Viser for øvrig til Kommunestyresak: Momskompensasjon Regnskapsmessig håndtering av kompensasjonsbeløp generert av virksomheten i Nordkapp Havn KF og Kirkelig fellesråd. Rådmannens innstilling: Kommunestyret kan ikke imøtekomme søknaden fra Kirkelig fellesråd om inndekning av regnskapsmessig underskudd på kr 287 409,- for 2004. Kommunestyret ber Menighetsrådet sørge for at driftsbudsjettet holdes innenfor tildelt rammebevilgning. Kommunestyret vil komme tilbake til en eventuell styrking av driftsbudsjettet til Kirkelig fellesråd gjennom budsjettprosessen for 2006. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: Kommunestyret kan ikke imøtekomme søknaden fra Kirkelig fellesråd om inndekning av regnskapsmessig underskudd på kr 287 409,- for 2004. 14
Kommunestyret ber Menighetsrådet sørge for at driftsbudsjettet holdes innenfor tildelt rammebevilgning. Kommunestyret vil komme tilbake til en eventuell styrking av driftsbudsjettet til Kirkelig fellesråd gjennom budsjettprosessen for 2006. Utredning: Kirkelig fellesråd ved Kirkevergen i Nordkapp søker Kommunestyret om inndekning av et regnskapsmessig merforbruk på kr 287 409,-, som er regnskapet for Nordkapp menighetsråd for 2004. Rådmannen ønsker ikke å gå nærmere inn på Kirkevergens forklaringer og synspunkter vedrørende momskompensasjonen og tidligere års underskudd. Forklaringene henger simpelthen ikke på greip. Menighetsrådets vedtak i sak 21/2005: Regnskap og årsrapport 2004 er fattet på sviktende grunnlag. (ligger på saken) Trekket i rammetilskuddet til Nordkapp kommune for 2004 (kortsiktig uttrekk) ble beregnet av departementet på grunnlag av regnskapstall for 2002. For Nordkapp kommunes vedkommende utgjør trekket under betegnelsen Moms andre, kr 768 000,-. Moms andre er tall for hvor mye kompensasjon andre enn kommunen forventes å få knyttet til anskaffelser i 2004. For vårt vedkommende er trekket beregnet på grunnlag av regnskapstall for Kirkelig fellesråd og Nordkapp Havn KF. Momskompensasjonen generert av virksomheten i Kirkelig fellesråd i 2004 utgjør ca kr 180 000,-. Dersom momskompensasjonen knyttet til virksomheten i Kirkelig fellesråd overføres til og inntektsføres i fellesrådets regnskap, bør bevilgningen til kirken reduseres med tilsvarende beløp. Som det fremgår av regnskapet for 2004 fikk Kirkelig fellesråd overført ei rammebevilgning fra Nordkapp kommune på kr 2 446 000,-. Dette var i henhold til Menighetsrådets budsjettforslag, og skulle etter de tilbakemeldingene kommunen har fått være et romslig driftsbudsjett. Når det gjelder investeringsbudsjettet så er rehabiliteringen av Honningsvåg Kirke helt og fullt finansiert over kommunebudsjettet. Dersom Kirka har behov for økte bevilgninger til drift og vedlikehold må dette tas over de årlige rammebevilgningene til Kirkelig fellesråd../. Vedlagt følger søknaden fra Kirkevergen i Nordkapp. 15
Nordkapp kommune Arkiv: C61 Saksmappe: 05/00778-1 Saksbehandler: Arvid Bye Dato: 03.04.2005 Framtidig organisering av bibliotektjenesten Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 11/05 Oppvekst- og kulturstyret 12.04.05 Formannskapet 15.04.05 022/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: Kommunestyret vedtok i juni 2000 sak 57/00- at folkebiblioteket skulle flyttes til Honningsvåg skole etter ombyggingen, og at det skulle utvikles et felles skole- og folkebiblioteksystem for hele kommunen. Dette har vært lagt til grunn for planleggingen av Honningsvåg skole, og det var også bakgrunnen for at folkebibliotekets filialer i Gjesvær, Skarsvåg og Nordvågen ble lagt ned. Stilling som fagutdannet biblioteksjef ble lyst ledig høsten 2001 og seinere på nytt våren 2002. Ved disse utlysningene fikk man ikke søkere med ønsket faglig bakgrunn. Man valgte derfor i stedet å igangsette et prosjekt for å styrke skolenes bruk av bibliotek. Prosjektet omfattet bl. a. støtte til videreutdanning i skolebiblioteksfag for 2 lærere, innføring av datasystem for registrering av bøker og andre media i katalog som også kan gjøres tilgjengelig over Internett. Ellers har prosjektet gått ut på å prøve ut en ordning med lærer i bibliotek og forberede sammenslåing av skole- og folkebibliotek. En av lærerne ble høsten 2002 engasjert som leder av folkebiblioteket i 60% stilling. Dette var ment som en overgangsordning fram til høsten 2004 da vi forventet at biblioteket kunne flytte inn i de nye lokalene på skolen. Hensynet til drifta av skolen under renoveringsperioden har imidlertid gjort det nødvendig å utsette flyttinga. Flytting synes nå tidligst å kunne gjennomføres i desember 2005. Det statlige tilsynsorganet for arkiv, bibliotek og museum, ABM-utvikling, har i brev til kommunen av 22.03.04 påpekt at kommunen ikke har tilsatt fagutdannet biblioteksjef. Dette er fulgt opp i brev fra Kultur- og kirkedepartementet av 07.01.05 der departementet ber om at Nordkapp kommune følger biblioteklovens krav og sender bekreftende svar til ABM-utvikling, med kopi til KKD om hvordan denne saken heretter vil bli håndtert slik at kommunen får biblioteksjef med den nødvendige kompetanse. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner organisering og bemanningsplan for Nordkapp bibliotek som beskrevet i saksutredningen. Ny stilling som biblioteksjef utlyses ekstern med tiltredelse i august 2005. Kommunestyret bevilger kr 256 000,- som skal dekke ny stilling og husleie for biblioteket ut 2005. Beløpet tas fra budsjettert overskudd for 2005. Behandling i Oppvekst- og kulturstyret - 12.04.2005: 16
Vedtak i Oppvekst- og kulturstyret - 12.04.2005: Kommunestyret godkjenner organisering og bemanningsplan for Nordkapp bibliotek som beskrevet i saksutredningen. Ny stilling som biblioteksjef utlyses ekstern med tiltredelse i august 2005. Kommunestyret bevilger kr 256 000,- som skal dekke ny stilling og husleie for biblioteket ut 2005. Beløpet tas fra budsjettert overskudd for 2005. (Enstemmig) Bjørn Magne Solvik (H) foreslo følgende tillegg: Avdelingsstyret for Oppvekst og kultur foreslår at det utarbeides en overordnet plan for driften av bibliotekvirksomheten i Nordkapp kommune. Planen skal inneholde økonomiske ramme m/ bemanning, lokalisering av virksomheten, vurdering av virksomhetens utlånsmateriale. Planen skal foreligge til politisk behandling våren 2005. (Forslaget ble vedtatt med 3 mot 2 stemmer) Utredning: Kommunestyret vedtok i juni 2000 at det skulle igangsettes et utviklingsprosjekt der en ser folkebiblioteket og skolebibliotekene i sammenheng (sak 57/00). Samtidig ble det vedtatt at lokaler til nytt kombinert folke- og skolebibliotek skulle inn i planene for renovering/ ombygging av Honningsvåg skole. Innflytting i de nye lokalene var planlagt til august 2005, men p.g.a. forsinkelse med byggetrinn 2 må dette utsettes til desember. Det betyr at det må finnes midler på budsjettet til husleie for folkebiblioteket fram til årsskiftet 2005/2006. Målet for utviklingsarbeidet er å få et kombinasjonsbibliotek ved Honningsvåg skole. Skolene på de små stedene skal så fungere som filialer for dette hovedbiblioteket og betjene både skole og lokalbefolkning. Arbeidet med å etablere ett felles datasystem for bibliotekordninga i hele kommunen er godt i gang. Biblioteket i Honningsvåg skal etter hvert få ansvar for innkjøp, registrering i datasystem, oppfølging og statistikk for hele bibliotektilbudet i kommunen. Utlån og tilbakelevering av bøker og andre media på skolene blir da registrert med strekkoder på bøker og lånekort som kan betjenes enkelt av brukerne. Dermed sparer man ressurser til oppfølging av bibliotek ved den enkelte skole. Et moderne bibliotek kan også spille en sentral rolle for utvikling av et system i kommunen som gjør nett-basert informasjon mer tilgjengelig for befolkningen. Det kan bidra til å organisere tilgjengeligheten til elektroniske arkiv og tilrettelegge for økt bruk av IKT i skolen. Ut fra tidligere vedtatte planer for utvikling av biblioteket anser en det som svært viktig å ha en stilling som biblioteksjef forutsatt at det er mulig å rekruttere en person med de kunnskapene som kreves i et moderne bibliotek. Det statlige tilsynsorganet for arkiv, bibliotek og museum (ABM- utvikling) har påpekt at kommunen ikke har tilsatt biblioteksjef i henhold til lov om folkebibliotek. Kultur- og kirkedepartementet har i brev til kommunen av 07.01.05 bl.a. skrevet: 17
Det ligger viktige kulturpolitiske hensyn bak kravet om fagutdannet biblioteksjef. Kompetansekravet skal blant annet sikre at kommunens samlede bibliotekvirksomhet skal ha faglig forsvarlig ledelse, som blant annet skal legge til rette for en best mulig samordnet og helhetlig bibliotektjeneste til beste for kommunens innbyggere. Samtidig skal befolkningen ved faglig utdannet biblioteksjef sikres like rettigheter og muligheter i folkebiblioteket som servicekontor. På denne måten blir også bibliotekenes stilling som lokale sentra for kulturog informasjonsformidling styrket. Kravet om fagutdanning skal også bidra til effektiv ressursutnytting og sikre lokale basisfunksjoner i et nasjonalt biblioteknettverk. Åpningstider og behov for bemanning. Det nye biblioteket i Honningsvåg må være åpent og bemannet hver dag i skoletida mellom kl 08.30 og 15.00. I tillegg bør det være åpent som folkebibliotek minst 3 ettermiddager/ kvelder i uka. Åpningstiden på kveldstid bør samordnes med annen aktivitet etter skoletid som kulturskoletilbud og frivillig kulturaktivitet. Dermed kan det skapes et miljø et møtested for kulturaktivitet der biblioteket kan spille en aktiv rolle. På de andre skolene vil ansvaret for biblioteksamlingen være tillagt rektor eller en lærer med samlingsstyreransvar som i dag. Tilgjengelighet utenom skoletida bør knyttes til annen kulturaktivitet ved skolen som ungdomsklubb, bygdekvelder og lignende. Foreløpig er det bare Gjesvær som har fått etablert bibliotektilbud etter den nye modellen. Bemanning ved den nye biblioteket i Honningsvåg bør minimum være: - Biblioteksjef i 100% stilling (ny stilling) - Lærer i bibliotek 60% stilling som i dag - Sekretær 50% stilling som i dag. Ny stilling som biblioteksjef bør utlyses våren 2005 med tiltredelse i august. Det er viktig å ha kapasitet utover høsten til å videreføre arbeidet med å knytte de andre skolene til hovedbiblioteket, få registrert skoleboksamlinger og samlinger som tilhører de tidligere filialene i felles elektronisk katalog. Dette er relativt omfattende arbeid, og det er viktig at den nye biblioteklederen får legger føringer for hvordan det skal gjennomføres. Dessuten bør den nye lederen være med på planlegging av innredning, møblering og forberede flytting til det nye biblioteket. Ordningen med lærer i bibliotek har fungert svært godt og bør videreføres. Siden høsten 2002 har denne stillinga også fungert som leder av biblioteket. Det vil ikke være mulig å videreføre denne ordninga om biblioteket etter flytting skal ha åpent hver dag i skoletida. Man vil heller ikke ha kapasitet til å nå målet om å få de andre skolene i den felles bibliotekordninga. Alternativet kan være drift og åpningstid som i dag, og at lærerne låser opp og følger elevene til biblioteket utenom åpningstid. Etter administrasjonens vurdering vil dette være en mindre effektiv ressursbruk enn om ansatte i biblioteket møter elevene og hjelper til der, mens lærerne kan ta seg av andre elever enn dem som bruker biblioteket. Det vil også være mest effektivt for driften av biblioteket at lærer i bibliotek er en del av bemanninga i biblioteket. Økonomiske konsekvenser. For 2005-budsjettet vil det være behov for tilleggsbevilgning til: - Husleie i kraftlagsbygget ut 2005 kr 56 000,- - Ny stilling som biblioteksjef i 6 mnd kr 200 000,- Totalt kr 256 000,- 18
For 2006 vil det være behov for å øke bibliotekets brutto ramme med ca 400 000 kr. Innsparing som følge av at husleie og kostnader til leie av datalinje bortfaller ved flytting, er beregnet til kr 178 000 pr år. Beregnet økning av netto utgift til biblioteket i 2006 blir dermed kr 222 000. Dette bør det være mulig å finne rom for innenfor Oppvekst- og kultursektorens budsjettramme for neste år. Som beskrevet ovenfor vil denne organiseringen av bibliotektjenesten i kommunen kunne representere effektiviseringsgevinster som det på nåværende tidspunkt er vanskelig å beregne. 19
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 04/02416-2 Saksbehandler: Dato: 29.03.2005 Etablering av kommunalt servicekontor Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 069/05 Formannskapet 11.04.05 Administrasjonsutvalget 15.04.05 023/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: 1. etasje på Rådhuset frigjøres i forbindelse med etableringen av et offentlig velferdskontor i tidligere Dyrstad bygget i havna. Dette åpner mulighetene for å samle mest mulig av sektoradministrasjon på Rådhuset og etablere et kommunalt servicekontor. Blant annet på bakgrunn av en undersøkelse som forbrukerrapporten har gjennomført har Nordkapp kommune et stort forbedringspotensial når det gjelder service og tilgjengelighet overfor kommunens innbyggere. I forbindelse med etablering av et kommunalt servicekontor vil det være behov for utarbeidelse av en ny IKT plattform. Kommunestyret vedtok følgende i budsjettmøtet 14.12.2004: Det opprettes et kommunalt servicekontor lokalisert til 1. etasje på Rådhuset i henhold til notat av 03.11.04 fra rådmannen Formannskapet er styringsgruppe. Kommunestyret vedtar endelig organisering og struktur innen utgangen av april 2005. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner etablering av et Servicekontor og samling av administrasjonen på Rådhuset som omtalt i saksutredningen. Kommunestyret gir sin tilslutning til de bygningsmessige endringene som er foreslått. Kommunestyret bevilger kr 450 000,- til denne etableringen. Beløpet tas fra budsjettert overskudd for 2005. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: Kommunestyret godkjenner etablering av et Servicekontor og samling av administrasjonen på Rådhuset som omtalt i saksutredningen. 20
Kommunestyret gir sin tilslutning til de bygningsmessige endringene som er foreslått. Kommunestyret bevilger kr 450 000,- til denne etableringen. Beløpet tas fra budsjettert overskudd for 2005. Utredning: Bakgrunn: Rådmannen ønsker å samle mest mulig av administrative oppgaver på Rådhuset samt å opprette et kommunalt servicekontor. Dette servicekontoret skal motta all post til kommunen, være sekretariat for alle råd og utvalg, være hovedarkiv for kommunen samt være førsteinstans i forhold til henvendelser fra publikum. Målsetting: Hovedmålsettingen er å organisere administrasjonen i Nordkapp kommune mest mulig kostnadseffektivt, oppnå forbedret kvalitet og tilgjengelighet samt ta i bruk ny teknologi. Prosjektorganisering: Det er opprettet følgende arbeidsgruppe: Rådmann Bjørn-Atle Hansen leder Konsulent Randi Jørgensen Oppvekst- og kultursjef Arvid Bye Personalsjef Jens-Terje Mathisen Sekretær Gerda Eliassen Hovedtillitsvalgt Marit Bakkevoll Tillitsvalgt (kontorgr) Synnøve Thomassen Formannskapet er styringsgruppe. Endelig organisering vedtas av Kommunestyret. Rammer: Det frigjorte arealet har i dag 7/8 kontor av variabel størrelse. I tilegg er det et fellesareal som skal inneholde skranketjeneste/mottakelse, telefonbehandling, arkivering, oppfølging av råd og utvalg med m.m. I utgangspunktet vil det være plass til ca 8-9 personer. Denne prosessen vil berøre arealer på Nordkapp Helsesenter, Honningsvåg skole, Teknisk sektor og 2. og 3. etasje på Rådhuset. Det skal planlegges for scanning av all post, elektronisk fakturabehandling og oppgradering av kommunens hjemmeside. Barnevern og flyktningtjenesten flytter med sosialtjenesten til Dyrstad bygget og PPD blir fortsatt lokalisert til Honningsvåg skole. En samordning av disse tjenestene må vurderes etter 21
hvert. Det pågår for tiden ei vurdering av den fremtidige organiseringen av PP-tjenesten. Alternativene er bl.a. fortsatt medlemskap i Midt-Finnmark PPD, egen ordning eller orientering mot vest. Overtallige personer må få tilbud om alternative stillinger og/eller omplassering. Etter Rådmannens vurdering vil det være en viss overkapasitet i en overgangsperiode på ca ett år. Arbeidsoppgaver: Siden oppstarten av prosjektet har følgende aktiviteter vært gjennomført: Arbeidsgruppen skal utarbeide en framdriftsplan med tidsfrister. I tillegg skal arbeidsgruppen se på innhold, organisering, dimensjonering og utforming av servicekontoret. Arbeidsgruppens medlemmer har kartlagt en del grunnlagsdata. Følgende oppgaver er fordelt: Randi Jørgensen: Omfang av oppgaver og stillinger fra Helse- og sosialsektoren som kan overføres til servicekontoret. Behov for arkivkapasitet Arvid Bye: Omfang av oppgaver og stillinger fra Oppvekst- og kultursektoren som kan overføres til servicekontoret. Behov for arkivkapasitet. Gerda Eliassen: Omfang av oppgaver og stillinger fra Teknisk sektor som kan overføres til servicekontoret. Behov for arkivkapasitet. Jens-Terje Mathisen: Endringer på Rådhuset. Arealer og stillinger som kan bli berørt av etableringen. Oppstartmøte: Den 15. november 2004 ble det avholdt oppstartmøte. Rådmannen foretok en gjennomgang av prosjektet inkludert arealmessige rammer/begrensninger. Prosjektgruppa diskuterte det videre arbeidet, og det var enighet om at alle berørte arbeidstakere skal innkalles til et orienteringsmøte innen utgangen av året. Informasjonsmøte: Onsdag 12. januar 2005 ble det gjennomført et informasjonsmøte for alle berørte ansatte og virksomheter. Rådmannen oppsummerte prosjektet så lang, og følgende problemstillinger ble diskutert: Hvilke oppgaver skal til servicekontoret? Hvilke funksjoner (stillinger) skal flyttes? Opplæringsbehov? Hvordan handtere overtallighet? Operativt fra august 2005? Oppgaver som kan utføres fra servicekontoret? All postbehandling En adresse 22
Annet: Hovedarkiv (ikke pasient) Sekretariat for alle råd og utvalg Førstelinjetjenester Enkel saksbehandling Overlapp på lønn, arkiv, protokoll og post m.m. Mer robust tjeneste mindre sårbar Bredere fagmiljø større utfordring Arbeidsgruppemøte 20. januar 2005 På dette møtet ble det diskutert arealbehov, stillinger som skal flyttes til servicekontoret, opplæringsbehov, kompetansekrav og ledelse av kontoret. Dagens kontorstruktur (7 stk) i 1. etasje beholdes. Det er plass til ytterligere ett kontor. Det vil sannsynligvis være behov for et møterom. Dagens innretning midt i arealet rives, og erstattes med skranke og kontorlandskap. Omorganisering: Så langt i prosessen vil følgende stillinger bli flyttet til servicekontoret: a) Rådmann, personalsjef, oppvekst- og kultursjef, pedagogisk konsulent, konsulent fra helseog sosial, konsulent fra teknisk og 2 sekretærstillinger. b) Personalkonsulent og 2 lønningssekretærer vil ha tilhold i mellometasjen. c) Næringssjefen overtar rådmannskontoret og revisjonen flyttes dit næringssjefen sitter i dag. Forkontoret i 3 etasje ominnredes til møterom d) Kinosjef/kulturkonsulent overtar revisjonens kontor i mellometasjen. e) Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet flytter inn i 1. etasje (som tidligere) Anskaffe og implementere programvare og utstyr som må gjøres for å oppnå fullelektronisk behandling av inngående faktura og korrespondanse. Gjennomføringen forutsetter innkjøp av tilleggsmoduler til eksisterende programvare og hensiktsmessig utstyr for scanning. Målet er å effektivisere dokumentbehandlingen, øke sikkerheten og kvaliteten i behandlingen samt oppnå bedre tilgjengelighet og kontroll. Det som nå gjenstår er å tilføre de enkelte funksjonene/stillingene oppgaver og ansvarsområder. Det bør utarbeides stillingsbeskrivelser for de nye funksjonene som vil oppstå på bakgrunn av samlokaliseringen og samordningen. Dette vil videre utkrystallisere hvor stort opplæringsbehovet vil bli samlet sett og for den enkelte. Hovedoppgaver som tilføres servicekontoret: Hovedarkiv for Nordkapp kommune. Dette medfører at arkivkapasiteten på Rådhuset må økes. Det er tilstrekkelig areal på Rådhuset, men det må foretas noen investeringer i kjelleretasjen (fjernarkiv). En av sekretærstillingene vil bli tillagt rollen som arkivansvarlig for Nordkapp kommune. Pasientarkiv og store deler av planarkivet på teknisk blir som i dag. All post til Nordkapp kommune skal sendes til servicekontoret. Denne posten blir scannet og lagt ut på nettet. Servicekontoret vil bli utformet slik at scanningen kan foregå avskjermet fra den øvrige driften. Dagens data- og kopiutstyr må suppleres. 23
Det innføres fullelektronisk behandling av inngående faktura. All saksbehandling i forbindelse med Husbankens forskjellige låne- og støtteordninger, herunder Startlån og bostøtte. All saksbehandling i forbindelse med søknad om bevillinger. Spørsmål og søknader relatert til kommunale avgifter/gebyrer og utleie av kommunale boliger. Enkle serviceoppgaver for Statens Vegvesen. (nærmere dok. vil bli utarbeidet) Vedlikehold av Nordkapp kommunens hjemmeside. Ansvaret for oppgradering og vedlikehold av sektorenes hjemmeside vil bli tillagt servicekontoret. Fordelt på flere personer. Rådmannen er ansvarlig redaktør. Førsteinstans i forhold til henvendelser fra publikum. Foreta enkel saksbehandling, samt veilede og eventuelt henvise publikum til rette vedkommende innen den kommunale organisasjonen Utføre sekretariatsfunksjoner for alle råd og utvalg i kommunen. Utsendelse av saksdokumenter skal skje fra servicekontoret. Målet er at det meste på sikt skal skje elektronisk. Sosialkontoret vil være ute av arealene på Rådhuset innen utgangen av mai, slik at ombygging og tilrettelegging av servicekontoret kan starte i begynnelsen av juni. Det er kun minimale ombygginger som skal til, slik at arealene kan være innflyttingsklare i august. De ombyggingsarbeidene som må til er følgende: Fjerning av innretning midt i etasjen. Utvidelse av dør inn til servicekontoret. Tilrettelegging av arkiv og skranketjeneste inkl. fjernarkiv Etablering av møterom i 3. etasje Kostnader: I forbindelse med denne omleggingen av driften og etablering av et servicekontor må det foretas følgende investeringer: 1. Bygningsmessige tilrettelegginger 1. og 3. etasje: kr 150 000,- 2. Innkjøp av kontorutstyr, skilting: kr 150 000,- 3. Oppgradering av sanitæranlegg: kr 150 000,- 4. Oppgradering av datautstyret: kr 300 000,- Sum kr 750 000,- Det vil bli søkt om skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Finnmark. I henhold til Fylkesmannens retningslinjer vil Nordkapp kommune kunne få et betydelig skjønnsbeløp for å dekke disse grunnlagsinvesteringene. Finansieringen av denne etableringen må skje ved hjelp av driftsmidler og tilleggsbevilgning. Oppgradering av sanitæranlegget i kjeller kan i verste fall utstå til senere på høsten når det er avklart hva vi får av skjønnsmidler. Det foreslås at Kommunestyret gir en tilleggsbevilgning på kr 450 000,- som tas av budsjettert overskudd for 2005. 24
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00528-1 Saksbehandler: Leif Gustav Prytz Olsen Dato: 24.02.2005 Tilpasning av brannordningen i Nordkapp Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 08/05 Teknisk utvalg 30.03.05 070/05 Formannskapet 11.04.05 024/05 Kommunestyret 26.04.05 Rådmannens innstilling: 1. Administrasjonen bes finne en ordning for å gjennomføre 100% tilsyn på særskilte brannobjekter i 2005 for å imøtekomme brannforskriftens krav. 2. Administrasjonen utreder en samlet opplæringsplan for brannstyrken. Denne fremlegges kommunestyret særskilt sammen med tilhørende forslag til budsjettregulering 3. Det etableres roterende vakt for brannvesenets innsatsstyrke i perioden juni-juli og august. Kostnadene søkes dekket innenfor teknisk sektors eget budsjett. Budsjettmessige konsekvenser vedrørende omlegging av brannordningen fremmes sammen med tertialrapport 1 2005. 4. I hht forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) og veiledningens 5.6 skal befal i overordnet vakt reduseres fra 6 til 4 av hensyn til brannfaglige forhold. Behandling i Teknisk utvalg - 30.03.2005: Vedtak i Teknisk utvalg - 30.03.2005: 1. Administrasjonen bes finne en ordning for å gjennomføre 100% tilsyn på særskilte brannobjekter i 2005 for å imøtekomme brannforskriftens krav. 2. Administrasjonen utreder en samlet opplæringsplan for brannstyrken. Denne fremlegges kommunestyret særskilt sammen med tilhørende forslag til budsjettregulering. 3. Det etableres roterende vakt for brannvesenets innsatsstyrke i perioden juni-juli og august. Kostnadene søkes dekket innenfor teknisk sektors eget budsjett. Budsjettmessige konsekvenser vedrørende omlegging av brannordningen fremmes sammen med tertialrapport 1 2005. 4. I hht forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) og veiledningens 5.6 skal befal i overordnet vakt reduseres fra 6 til 4 av hensyn til brannfaglige forhold. Enstemmig vedtatt. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: 25
Vedtak i Formannskapet - 11.04.2005: 1. Administrasjonen bes finne en ordning for å gjennomføre 100% tilsyn på særskilte brannobjekter i 2005 for å imøtekomme brannforskriftens krav. 2. Administrasjonen utreder en samlet opplæringsplan for brannstyrken. Denne fremlegges kommunestyret særskilt sammen med tilhørende forslag til budsjettregulering. 3. Det etableres roterende vakt for brannvesenets innsatsstyrke i perioden juni-juli og august. Kostnadene søkes dekket innenfor teknisk sektors eget budsjett. Budsjettmessige konsekvenser vedrørende omlegging av brannordningen fremmes sammen med tertialrapport 1 2005. 4. I hht forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) og veiledningens 5.6 skal befal i overordnet vakt reduseres fra 6 til 4 av hensyn til brannfaglige forhold. Utredning: Den 23.6.04 gjennomførte direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) tilsyn med brannvesenets i Nordkapp. De avvik som kunne lukkes etter faglige vurderinger er handtert og meddelt dsb, men allikevel gjenstår det tilpasninger som presenteres nedenfor: De elementene som ble vurdert var tilsyn, tilsynspersonell, kompetanse på overordnet vakt, utrykkingsstyrke, materiell og internkontroll. Generelt gir rapporten sterke signaler om et behov for å stramme inn en del forhold i brannvesenet. Nordkapp kommune sitt brannvesen dimensjoneres generelt etter tabellariske bestemmelser jfr forskrift og generelt etter en risikovurdering av kommunen. Fra slike vurderinger som dette, etableres det en brannordning ved et vedtak i kommunestyret. Deretter vurderes og evt. godkjenner DSB ordningen. Brannordningen er generelt todelt; tilsyn og forebyggende aktiviteter og også en beredskapsmessig virksomhet. Tilsyn: Tilsyn omfatter piper ildsteder, og bygg som hoteller, barnehager, skoler, sykehus, omsorgsbolioger osv. Av kommunes vel 50 objekter som skal ha årlig tilsyn er det krav om at 100% tilsyn gjennomføres hvert år. Tilsynspersonell skal ha formell kompetanse på relativt høyt nivå. Det er vel kjent at fagansvarlige ved sektoren er i permisjon, slik at det vil bli svært krevende å gjøre dette arbeidet i egen regi. Det arbeides med å finne løsninger for dette - om nødvendig med innleid hjelp. Kompetanse: Det er forskriftskrav om at overbefal skal ha høyeste befalsutdanning (bef 3)gjennom Norges brannskole, utrykkingsledere skal ha formell kompetanse (bef 1) og innsatsstyrken for øvrig skal ha gjennomført grunnkurs. For overbefal / overordnet vakt mangler kun 1 person tilfredsstillende kompetanse, for utrykkingslederene må det kompletteres etter nærmere vurdering av 2-4 personer. For innsatstyrken må samtlige konstabler gjennomføre grunnopplæring lokalt og sentralt. Sistnevnte kurs vil anslagsvis koste 400-450.000,- kr. Kurset kan taes over 2 år og må fullføres innen 2008. Brannsjefen vil på et senere tidspunkt fremme en sak til politisk behandling vedr opplæringsplan og finansiering av denne. 26
Utrykkingsstyrke: I kommunens godkjente brannordning er det lagt opp til en samlet utrykkingsstyrke på 18 personer inkludert varabrannsjef og brannsjef. Roterende vakt på kun overbefal og en minimumsstyrke er på 16 personer i hht forskrifter. DSB påpekte i tilsynet at styrken av økonomiske grunner er av kommunens administrasjon redusert til 16. Dette strider med forskriftene og må økes til 18. Nå pågår det en ansettelsesprosess for å fylle opp disse deltidsstillingene (konstabler). Den forventes ferdig i løpet av mars 05. Utrykkingsstyrkens vaktordning (roterende vakt eller ikke) er i dagenes brannordning vurdert ut fra at Honningsvåg og Nordvågen er under 3000 innbyggere. Og derfor er det generelt slik at roterende vakt ikke kreves. Ved en befolkningsøkning på 18 personer vil det utløse, etter dimensjoneringsforskriften og risikovurdering, roterende vaktordning for også konstabler. Imidlertid påpekte DSB i tilsynet at det inntil videre må etableres dreiende vakt for konstabler - i tråd med forskriftskrav - når det ikke forventes tilstrekkelig oppmøte. Direktoratet anser det som helt nødvendig i en turistkommune som Nordkapp. Teknisk sektor arbeider med å finne løsning med å regulere kostnadene for denne vaktordningen innenfor eget budsjett. Overbefal / befalsvakt: I dag har kommunen, på tross av det i kommunens vedtatte brannordning skal være fire, samlet ansatt seks befal i ordningen (en er i permisjon). Dette er fra et brannfaglig ståsted svært uheldig og påfører større opplæringskostnader enn nødvendig og en svakere beredskap. Som nevnt ovenfor i dimensjoneringsforskriftens 5.6 skal det være overordnet dreiende vakt. Veiledningen til forskriften anbefaler fire personer av hensyn til vaktbelastning og at den enkelte skal kunne tilegne seg et minimum av kompetanse. Ved flere enn 4 befalk - sett i sammenheng med antall branner - kan det gå år før enkelte kommer opp i reelle situasjoner. Dette kan faglig sett ikke forsette og er vurdert som en sikkerhetsrisiko. Dreiende befalsvakt må derfor reduseres fra seks til fire personer. Internkontroll: DSB påpekte nødvendigheten ved å etablere internkontroll for virksomheten. I dag mangler dokumenterte rutiner i stor grad. Både innenfor beredskap og også tilsyn og forebyggende aktiviteter. Dette arbeidet er påbegynt, men fordi det er tidkrevende forventes det ikke ferdig før slutten av 2005. Vedlegg: DSB sin tilsynsrapport og kommunes tilsvar legges på saken. 27
Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/00460-1 Saksbehandler: Leif Gustav Prytz Olsen Dato: 21.02.2005 Etablering av mini- og mikrokraftverk i Nordkapp Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 09/05 Teknisk utvalg 30.03.05 071/05 Formannskapet 11.04.05 025/05 Kommunestyret 26.04.05 Resymé: Det vurderes å evt utnytte aktuelle vannkilder og vannforsyningsbasseng til å produsere elektrisk kraft. Det må først gjennomføres en vurdering av tekniske løsninger og økonomisk lønnsomhetsvurdering av prosjektene. Samlet skal ca 10 lokaliteter vurderes. Kostnadene til et forprosjekt er beregnet kr 250.000,-. Fra myndighetenes side er det lagt til rette for en forenklet saksbehandling, fordi det fra myndighetenes side er en ønsket utvikling i en nasjonal sammenheng. Utredningen planlegges gjennomført i 2005, mens evt utbygging legges opp til i 2006 - etter forutgående politisk behandling lokalt og evt konsesjonsbehandling samt avklaringer mot andre interessehavere. Rådmannens innstilling: Kommunestyret ønsker å utrede muligheten til å utnytte lokale vannreserver og andre egnede vannkilder til produksjon av elektrisk kraft. Budsjettmessige konsekvenser legges frem sammen med tertialrapport 1 2005. Før evt. utbygging skal saken i sin fulle bredde legges frem for kommunestyret for behandling. Behandling i Teknisk utvalg - 30.03.2005: Vedtak i Teknisk utvalg - 30.03.2005: Kommunestyret ønsker å utrede muligheten til å utnytte lokale vannreserver og andre egnede vannkilder til produksjon av elektrisk kraft. Budsjettmessige konsekvenser legges frem sammen med tertialrapport 1 2005. Før evt. utbygging skal saken i sin fulle bredde legges frem for kommunestyret for behandling. Enstemmig vedtatt. Behandling i Formannskapet - 11.04.2005: 28