2 Orientering om oppdraget med kravspesifikasjon

2 Orientering om oppdraget med kravspesifikasjon 2.1 Om oppdragsgiver og bakgrunnen for oppdraget Utdanningsetaten (UDE) i Oslo er Norges største kommunale etat med 83 100 elever og lærlinger og ca. 13 000 ansatte. Utdanningsetaten bestiller skoleanlegg av Undervisningsbygg Oslo KF, ved tradisjonell innleie eller gjennom offentlig-privat samarbeid (OPS). Les mer om Utdanningsetaten her: http://www.utdanningsetaten.oslo.kommune.no/ Undervisningsbygg Oslo KF er et foretak eid av Oslo kommune som skal utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde skolebygg. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med cirka 1,36 millioner kvadratmeter fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Undervisningsbygg har normalt prosjekter for rundt 70 skoleanlegg per år. Det årlige investeringsbudsjettet er på ca. 3 milliarder kroner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Les mer om Undervisningsbygg her: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ For å få et bedre sammenligningsgrunnlag mellom OPS prosjekter og prosjekter som gjennomføres i regi av Undervisningsbygg skal Utdanningsetaten i samarbeid med Undervisningsbygg igangsette et benchmarkingsprosjekt. Det skal gjøres en nærmere kartlegging av forskjellene mellom OPS-prosjekter og prosjekter i regi av Undervisningsbygg, blant annet med sikte på å avdekke eventuelle forbedringspunkter for fremtidige skoleprosjekter. Benchmarkingsprosjektet vil gjennomføres som et samarbeid mellom Utdanningsetaten og Undervisningsbygg. Bache ASA og Skanska ASA, som har levert 2 av OPS-prosjektene, bistår med leveranser av prosjektinformasjon og er deltakere i prosjektets styringsgruppe. Utdanningsetaten og Undervisningsbygg er i fellesskap kontraktspart overfor rådgiveren. 2.2 Om oppdraget Rådgiveren skal utarbeide en rapport som sammenligner fire skoleprosjekter som ferdigstilles til skolestart 2015 eller 2016. Prosjektene er Gran skole og Veitvet skole; to OPS-prosjekter som gjennomføres av henholdsvis Bache ASA og Skanska ASA, samt Tokerud skole og Teglverket skole; som gjennomføres i regi av Undervisningsbygg.). Se vedlegg 5 for mer informasjon om prosjektene. Dersom det fra et benchmarkingsperspektiv vil være hensiktsmessig å sammenligne andre prosjekt enn de nevnte, vurderes dette fortløpende. Rådgiveren skal utarbeide et sammenligningsgrunnlag for å analysere skoleanleggene: a) utviklet og bygget i offentlig-privat-samarbeid (OPS) og b) utviklet og bygget av Undervisningsbygg Benchmarking: OPS mot prosjekter gjennomført a v Undervisningsbygg Side 1 a v 5

Sammenligningen skal analyseres i et livsløpsperspektiv. Nøkkeltall som totalpris og årlig kostnad per kvadratmeter og totalpris og årligkostnad per elev med mer må beregnes. Videre skal funksjonell kvalitet vurderes. Benchmarkingen skal beskrive hvordan de ulike gjennomføringsmodellene gir bestiller sikkerhet for kontraktoppfyllelse for tid, kvalitet og kostnad. 2.3 Grunnlag for benchmarking Grunnlaget for benchmarkingen vil primært være de enkelte leieavtalene/avtaledokumentene med tilhørende vedlegg som beskriver leveransen av de enkelte prosjektene og stipulerte sluttkostnader. Investeringskostnadene vil kun foreligge på prosjektkostnadsnivå. I tillegg vil dokumenter som "Krav og forventninger til skoleanlegg", "Bygg for læring" standard areal og funksjonsprogram for respektive skoler, være en del av grunnlaget for benchmarking. 2.4 Nærmere om rådgivers ytelser Rådgiveren skal etablere/utvikle: Organisasjonsplan for prosjektet Fremdriftsplan og beslutningsplan for hele prosjektet Kalkulator for å sammenligne funksjonell kvalitet og nøkkeltall (skal kunne gjenbrukes) Rådgiveren skal utarbeide en prosjektrapport som inneholder følgende tre deler: Sammenligning av kostnader med nøkkeltall Sammenligning av funksjonell kvalitet Totalvurdering av kvalitet og kostnad ved de fire prosjektene Prosjektrapporten skal inneholde en sammenligning som vurderer den totale prisen for et skoleanlegg, både arealmessig og per elev med mer. Kostnadene skal analyseres i et livsløpsperspektiv, og i ulike faser for å synliggjøre kostnadsutviklingen i prosjektene. Rapporten skal også inneholde en sammenligning av funksjonell kvalitet. Nøkkeltall som totalpris og årlig kostnad per kvadratmeter og totalpris og årlig kostnad per elev med mer må beregnes. Sammenligningen må vurderes opp mot rammer i Plan- og bygningsloven og relevante forskrifter som TEK10, kravspesifikasjoner for de enkelte prosjektene, fastsatte areal- og funksjonsprogram for de enkelte prosjektene, samt spesielle krav i de enkelte prosjektene og andre føringer som f.eks. passivhusstandard og spesialavdelinger. Prosess, gjennomføring og tidsbruk i ulike faser av prosjektet skal også analyseres. Leieavtaler mellom Utdanningsetaten og Undervisningsbygg skiller seg fra leieavtaler i en OPS-avtale. Aspekter som kostnader og bokførte verdier - forut for og etter investeringen, levetidsvurderinger, leiekontraktens lengde, avkastningskrav med mer må således vurderes for å kunne sammenligne prosjektene på en hensiktsmessig måte. Det må også tas hensyn til hvordan tomtekostnaden verdivurderes opp mot totalleien. Benchmarking: OPS mot prosjekter gjennomført a v Undervisningsbygg Side 2 a v 5

Særegenheter for det enkelte prosjektet må identifiseres, og prosjektene må i så stor grad som mulig kalibreres for dette forut for analysen. Eksempler på nøkkeltall og sammenligningsindikatorer som kan inngå i rapporten: Totalkostnad for prosjektet (inkludert forurensning i grunn, fornminner, bestillers planleggingskostnader etc.) totalkostnaden må justeres for teknisk nivå, kvalitet og særegenheter. Prosjektets totale livssykluskostnader (LCC) og LCC kostnad per år Årskostnad per elev KS1-kostnad KS2-kostnad Prosjektets sluttkostnad o For Undervisningsbygg er dette definert som den reelle investeringskostnaden for Oslo kommune o For OPS-prosjektene er dette definert som opprinnelig prosjektkostnad med endringer resulterende i endelig husleie for prosjektene Tidsmål for prosjektet (planleggingstid og byggetid) Husleie o Avkastningskrav (finansieringsmodell) o Utkjøpstid o Utkjøpspris FDV-U o Forvaltningskostnader o Driftskostnader eier og leier o Vedlikeholdskostnader eier og leier o Kostnader utvikling, rehabilitering, oppgradering o Kostnader service og brukerstøtte Brutto/Netto-faktor Tomtekostnad Risiko (beskrive og sammenligne risiko for Oslo kommune) o Byggherrerisiko o Koordineringsrisiko o Livssyklusrisiko I den grad det finnes et handlingsrom i reguleringen, i hvilken grad er dette handlingsrommet utnyttet til merverdi for skoleanlegget? Følgende kvalitative sammenligninger skal utføres: Vurdering av bestillers sikkerhet for kontrakts oppfyllelse Vurdering av funksjonell kvalitet ved de fire skoleanleggene, oppfyllelse av krav og forventninger til skoleanlegg, inkludert en vurdering av skoleanleggets struktur og organisering opp mot gjeldende areal- og funksjonsprogram "Bygg for læring"* Vurdering av forventet tilstandsgrad ved avsluttet leieforhold *Kriterier for vurdering av skoleanleggenes funksjonelle kvalitet skal skjønnsmessig vurderes i forhold til: Benchmarking: OPS mot prosjekter gjennomført a v Undervisningsbygg Side 3 a v 5

1. Funksjonell egnethet, planløsninger og fleksibilitet (inne- og utearealer). Om skoleanlegget bidrar til et trygt og egnet læringsmiljø i tråd med Krav og forventninger og funksjons- og arealprogram for respektive skoleanlegg. Dette måles ved en vurdering av: a. Fleksibilitet om universell utforming og tilrettelegging av skoleanlegget for tilpasset og variert opplæring b. Hensiktsmessighet i forhold til mobilitet /undervisningslogistikk i skolehverdagen c. Tilrettelegging for bruk utenom skoletid (soneinndeling med avstengningsmuligheter av bygget) d. Nærhet og åpenhet mellom inne - og uteareal (oversiktlige utearealer, trygghet, oversiktlighet, mobbefritt miljø, trygg skolevei etc) e. Alternative løsninger for innvendig ombygging ved endring av bruksområde eller innvendig romstruktur. Dette gjelder især hjemmeområder, som må kunne inndeles til andre trinn- og gruppestørrelser i fremtiden, jamfør Utdanningsetatens standardprogram og eksemplifiserte planløsninger /prinsippillustrasjoner for dette. 2. Skoleanleggenes bidrag til oppnåelse av andre kommunale mål innen idrett, kultur, nærmiljø, tilgjengelighet og sosialt ansvar m.v. I hvilken grad bidrar skoleanlegget til et godt bymiljø med gode livskvaliteter med høy arkitektonisk og miljømessig kvalitet. Med bymiljø menes også nærmiljø og skolemiljø. Er det eksempelvis tilrettelagt for kulturhus og grøntarealer? 3. Skoleanleggenes miljøegenskaper: I hvilken grad oppfyller skoleanleggene intensjoner i lovverket og i de sentrale politiske føringer, om lavt energiforbruk og godt klimaregnskap (LCA). 4. I hvilken grad har skoleanleggene oppfylt gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer; herunder retningslinjer for universell utforming. Endelig vurdering av indikatorer for benchmarking av funksjonell kvalitet fastsettes mellom partene. Det kan eksempelvis lages en skala fra 1-10 for den skjønnsmessige og kvalitative vurderingen av ovennevnte indikatorer. Endelig omfang av ytelsene spesifiseres av partene i samarbeid. 2.5 Avhengigheter til andre prosjekter og aktiviteter bruk av resultater Utdanningsetaten er med i SpeedUP prosjektet for bedre tidsstyring i byggeprosjekter. Det er ønskelig at funn i denne benchmarkingen skal kunne brukes inn i SpeedUP: http://www.prosjektnorge.no/index.php?subsite=speedup. Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten arbeider med et standardiseringsprosjekt som også skal kunne benytte resultatene fra dette prosjektet. Videre skal Byrådsavdelingene i Oslo kommune skal kunne bruke resultatene. Leveransen skal resultere i en kalkulator som skal kunne gjenbrukes for tilsvarende sammenligninger. Utforming og format for denne spesifiseres av partene i samarbeid. Benchmarking: OPS mot prosjekter gjennomført a v Undervisningsbygg Side 4 a v 5

2.6 Oppdragets varighet Oppdraget har en antatt varighet på tre måneder fra kontraktsinngåelse (ca. 40 timer per uke i tre mnd), men fastsettes endelig av oppdragsgiver og rådgiver i samarbeid. Ved utløpet av avtalt frist skal de ytelser som er angitt og i punkt 2.4 være ferdigstilt og levert til oppdragsgiver. 2.7 Pris og øvrige betingelser Priser oppgis i vedlegg 3. Oppdraget gjennomføres etter NS 8402, med Oppdragsgivers spesielle tilpasninger, se vedlegg 4. Merk at kontrakten stiller krav til rådgiver uavhengighet, se punkt 7.1. Tilbudte ressurser/personell må signere taushetserklæring i henhold til vedlegg 6. Benchmarking: OPS mot prosjekter gjennomført a v Undervisningsbygg Side 5 a v 5