Porsanger kommune ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Rammeavtale for advokattjenester Anbud Advokattjenester Lakselv den 27.01.2014 1
1. Generelt Porsanger kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) skal inngå en rammeavtale om kjøp av advokat-/juridiske tjenester innenfor de fagområdene kommunene har ansvaret for. 1.1 Innlevering Frist for innlevering av tilbud: fredag den 14.02.2014, kl. 1200. Tilbudet leveres skriftlig i ett eksemplar, skriftlig utfylt samt ett eksemplar i elektronisk format som minnepenn eller CD i lukket konvolutt til: Porsanger kommune Rådhuset 9700 Lakselv Tilbudet merkes: Tilbud Advokattjenester Alternativt til minnepenn eller CD kan tilbyder levere tilbudet elektronisk pr. e-post like etter anbudsfristen til: postmottak@porsanger.kommune.no. Hvis post benyttes til innsending av tilbudet: Porsanger kommune Rådhuset 9712 Lakselv Hvis post benyttes er det tilbyders ansvar at tilbudet er Porsanger kommune i hende innen fastsatt frist. Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. 1.2 Avtaleperiode Kontraktsperioden er 2 års varighet. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med ytterligere to år (1 år + 1 år). 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del I/ II i Forskrift om offentlige anskaffelser;(uprioritert tjeneste). 2. Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. 2
2.2 Beskrivelse av anskaffelsen Konkurransen gjelder rammeavtale for kjøp av advokattjenester innenfor rettsområdene forvaltningsrett, kommunalrett samt aktuelt regelverk som omfatter all kommunal tjenesteproduksjon. Porsanger kommune vil årlig kjøpe advokattjenester for ca. kr. 500.000,00 2.3 Tjenestens form Juridiske tjenester forutsettes skje i form av: Juridisk rådgivning som skriftlige betenkninger, løpende veiledning på telefon eller i møte, kvalitetssikring av arbeid kommunen selv har utformet Bistand i forbindelse med forhandlinger Oppdrag som prosessfullmektig på vegne av kommunen Kurs innenfor tilbudt rettsområde 2.4 Leveringstid Leverandøren må innen utløp av påfølgende dag gi tilbakemelding på om leverandøren kan påta seg oppdraget. Ved mindre hasteoppdrag og bistand ved juridiske problemstillinger, eksempelvis rådgivning per telefon og e-post, er leverandøren forpliktet til å utføre oppdrag umiddelbart. I de aktuelle sakene vil det være frister som kommunene må overholde. I den forbindelse kan det oppstå behov for bistand fra advokat også i sommerperioden (juni august). 2.5 Statusmøter Oppdragsgiver vil innkalle til statusmøte med leverandøren før prøvetiden på 6 mnd. utløper, og siden engang pr. år. Begge parter har ved behov anledning til å innkalle til ytterligere statusmøter når som helst i avtaleperioden. 2.6. Priser Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Det skal kun oppgis timepris for advokat (pristilbudet skal ikke deles opp i ulike stillingsgrupper). Det forutsettes at utgifter til sekretær, administrasjonsutgifter m.v. samt reise- og oppholdskostnader til oppdragsgiver, er inkludert i timeprisen. Timeprisen skal være fast for ett år. Etter dette kan prisene årlig reguleres i henhold til eventuelle endringer i Statistisk sentralbyrås Prisindeks for næringslivstjenester juridisk tjenesteyting. Prosentvis endring fra samme kvartal året før legges til grunn ved prisendringen. Etter prisendring skal prisene igjen være faste i et år. 3
Kostnader ved enkeltstående kopieringsoppdrag der utgiftene samlet ikke overstiger kr. 1.000 skal være inkludert i prisen. For enkeltstående kopieringsoppdrag som overstiger kr. 1.000 faktureres Oppdragsgiver for det overskytende over kr 1.000. Gebyrer til offentlige registre, rettsgebyr m.v. dekkes særskilt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan ved enkeltoppdrag kreve at det fastsettes en kostnadsramme eks mva. Kostnadsrammen skal ikke overstige denne rammen uten etter skriftlig avtale med Oppdragsgiver. Oppdragsgiver betaler ingen former for gebyr knyttet til betaling. 2.7 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. 2.8 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.9 Antakelse av tilbud Porsanger kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.10 Gjennomføring av konkurransen Etter anbudsfristens utløp vil de kvalifiserte tilbyderne få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i pkt 2.11. Oppdragsgiver vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Porsanger kommune v/rådmann Gunnar Lillebo 4
For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 14.02.2014 Forhandlingsrunde: uke 9/10-2014 Avgjørelse/Vedtak: uke 11/2014 2.11 Valg av leverandør Ved valg av leverandør vil kommunen velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. En vil i utvelgelsen legge til grunn følgende tildelingskriterier: Kriterier Vurdering 30 % Pris Timepris (inkl alle adm., reiseutgift etc, jfr pkt 2.6) 35 % Kompetanse Kompetansen/erfaring på advokater som er tiltenkt oppdraget 35 % Service/Tilgjengelighet/responstid etc Oppfølging; hvordan tilbyder vil utøve tjenesten overfor oppdragsgiver Ved evalueringen vil de ulike kriteriene bli vurdert etter en skala fra 0 10 poeng med 10 som beste resultat. 2.11.1 Pris Oppdragsgiver har utarbeidet et prisskjema som Leverandøren skal fylle ut jf. Vedlegg 2. For oppdrag betales de timepriser som fremgår av prisskjemaet. Forutsetninger for pris, jfr pkt 2.5. Pris vil bli vurdert ut fra følgende metode: Laveste pris vil få 10 poeng, og poenggivningen for de øvrige prisene vil bli vurdert i forhold til laveste pris. Følgende formel benyttes for poengtildeling for pris: Y = 10 (X x 10/100) hvor X er antall % tilbudet ligger over det beste tilbudet. 2.11.2 Kompetanse, Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for hvilke(n) advokat(er) som stilles til disposisjon for oppdragsgiver. Det skal redegjøres for den enkelte advokats kompetanse og erfaring med vedlagt CV. Følgende vil bli vurdert ved tildeling og skal inngå i dokumentasjonen: Erfaring fra saksfeltet Erfaring med saksforberedelser og prosedyrer for ulike rettsinstanser Erfaring fra relevante oppdrag for kommuner. Hver tilbyder skal maksimalt tilby tre advokater. Tilbudets samlede relevante kompetanse vil bli vurdert. Det skal oppgis hvem som vil være leverandørens kontaktperson. 5
Dersom en tilbudt advokat fratrer fra avtalen i perioden skal oppdragsgiver godkjenne evt. ny advokat. Endring av leverandørens tjenestekvalitet som følge av frafall av advokat eller nye advokater kan medføre at avtalen sies opp av oppdragsgiver. Det bemerkes fra oppdragsgivers side at vurderingen av kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene ikke er den samme, og at vurderingen som gjøres ikke er sammenblandet. Kvalifikasjonskravet vedrørende erfaring gjelder tilbyders erfaring med tilsvarende oppdrag, og gjelder tilbyders organisering. Vurderingen her er om tilbyder har tilstrekkelig erfaring til å levere oppdraget. Vurderingen i tildelingskriteriet går på hvor fornøyd andre kunder har vært med oppdrag, vurdert ut fra tilbudt(e) nøkkelperson(er), altså hvor god kvalitet vi får levert. Kvalifikasjonskravet er vedørende tilbyder (organisasjon), som vurderes kvalifisert/ikke kvalifisert, mens tildelingskriteriene tar for seg hvor god kvaliteten på leverte oppdrag er. 2.11.3 Service, tilgjengelighet/responstid I vurderingen av dette kriteriet vil oppdragsgiver legge vekt på følgende: 1. angivelse av hvor raskt oppdragsgiver kan komme i kontakt med aktuell og tilbudt ressursperson 2. For oppdragsgiver er det viktig at tilbyder kan gjennomføre personlig oppmøte på kort varsel 3. angivelse av hvor raskt oppdragsgiver kan få en førstehåndsvurdering av et problemkompleks 4. Kompetanseoverføring til oppdragsgiver 2.12 Avtaleformular Oppdragsgiver tar sikte på å bruke Statens Standardavtale (store avtale) for kjøp av konsulenttjenester. Juridiske arbeider igangsatt under tidligere avtaler vil bli fullført av opprinnelig leverandør uavhengig av denne konkurransen og kommende kontrakt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte tilsvarende ordning ved utløp av kommende kontrakt. 2.13 Offentlighet av tilbudet Tilbyderen oppfordres til å presisere hvilke opplysninger i tilbudet som anses som forretningshemmeligheter og derved kan være underlagt taushetsplikt etter den nye Offentlighetsloven ( 13). Som forretningshemmelighet regnes som for eksempel produksjonsmetoder, produkt under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser. Dersom slik presisering ikke er gitt i tilbudet, regner oppdragsgiver med at all informasjon og dokumentasjon i tilbudet er offentlig og kan offentliggjøres i samsvar med nevnte lov. 6
3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist) Merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist) Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring, se vedlegg pkt 8.2. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Siste års godkjente regnskap Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Tilbyder skal inneha bevilling til å drive advokatvirksomhet gitt av Tilsynsrådet for advokatvirksomhet og ha stilt sikkerhet iht. Domstollovens kapittel 11 220 og 222. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Kopi av advokatbevilling skal følge tilbudet. 7
Krav Tilbyder skal oppfylle Personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. Dokumentasjonskrav En kort beskrivelse av hvordan dette kravet er oppfylt. Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskravene kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 4.0 TILBUDETS UTFORMING Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av firmarepresentant. Firmanavn, kontaktperson og kontaktinformasjon skal gå tydelig frem av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme her. Forbehold skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og tilbyderen skal oppgi konsekvens om dette ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 2). Prisskjemaet skal være signert og tydelig merket med firmanavn Skilleark 2: Kvalitet og service Oversikt over tilbudte advokater Kompetanse/erfaring på ytelsen/tjenesten Service, tilgjengelighet/responstid. Skilleark 3: Firmaopplysninger (kvalifikasjonskrav) Firmaattest Beskrivelse av firmaet Attest fra Skatteetat og skatteoppkrever/kemner HMS-erklæring (vedlegg 4) Siste årsregnskap/årsmelding Referanseliste. Lista må vise kontaktpersoner og telefonnummer 8
5.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Rådmann Gunnar Lillebo Tlf 78460401/92830852 gunnar.lillebo@porsanger.kommune.no Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. Prisskjema 3. Advokatskjema 4. HMS erklæring 5. Kontraktsbetingelser 9
Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Porsanger kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner i anbud «Advokattjenester.» Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: e-mail: Forbehold: Det tas ingen forbehold Ja/Nei Det tas forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. Dokumentasjon: All påkrevet dokumentasjon for vurdering av kvalifikasjonskrav er vedlagt tilbudet. Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- 10
Vedlegg 2 Prisskjema Timespris tilbudt: kr: NOK, eks mva Stempel/dato/underskrift Fakturering skal skje pr påbegynte halvtime, eks mva. Fakturering av timer regnes fra påbegynt arbeid på arbeidsstedet. All kjøring, herunder også kilometergodtgjørelse, diett og lignende, skal være inkludert i timeprisene. 11
Vedlegg 3 Advokatskjema Navn Tittel Kompetanseområde CV levert Tilbudt kompetanse Kompetanse Barnevern Sosialrett Offentlige anskaffelser Utdanningsrett Skatte- og avgiftsrett Erstatningsrett Selskapsrett Eierskap, organisering, forvaltning i både off. og privat virksomhet Tilbudt (sett x) Kompetanse Personvernrett Forvaltnings- og kommunalrett Arbeidsrett Kontraktsrett Bygnings- og entrepriserett Forvaltningsrett Plan og bygningsloven Annen kompetanse innen kommunal tjenesteyting Tilbudt (sett x) 12
Vedlegg 4: HMS-erklæring 0 Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 13