Kravspesifikasjon Digital distribusjon av sakspapirer Kravspesifikasjon 1.1. Tilbudets omfang og fylkeskommunens forventninger Aust-Agder fylkeskommune ber om tilbud på verktøy som legger til rette for digital distribusjon av sakspapirer til politkere inkludert opplæring. Til å ivareta fylkeskommunens behov er det nødvendig med en systemløsning som dekker de krav til funksjonalitet som er stilt i kravspesifikasjonen, samt at det vil legges vekt på leverandørens kompetanse om kommunal sektor, videre utviklingsplaner for systemet og fylkeskommunens mulighet for å ivareta dagens og fremtidens krav og behov. Systemløsningen skal være et standardisert produkt for kommunesektoren, dvs uten stor grad av skreddersøm per kunde. I den grad kravspesifikasjonen stiller krav som ikke dekkes av standardløsningen skal dette poengteres og anbefalte tilpasninger beskrives og prises spesifikt. Det må være en enkel og brukervennlig overføring fra fylkeskommunens sak og arkiv system (for tiden ephorte fra Evry) til publiseringsløsning, og fra publiseringsløsning til klient. Løsningen skal være tilgjengelig fra internett. Det er stipulert med 100 brukere. I tillegg til levering av det elektroniske systemet skal leveransen inneholde opplæring, brukerstøtte og vedlikehold. Hardware som for eksempel bærbar-pc eller nettbrett inngår ikke i leveransen. Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Side 1 av 7
1.2. Beskrivelse Leverandør bes beskrive løsningen teknisk, brukermessig og overordnet brukeropplevelse. Svar: Se vedlegg B, E og F. 1.3. Andre forhold Kommunen har i dag følgende relevante systemer og lisenser: - Sak- og arkivsystem ephorte4 2.0.26 Kundens formål og kravspesifikasjon Papirløse politikere 1.4. Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er inndelt i følgende kapitler: 1. Brukerkrav (politiker) 2. Autentisering/tilgang/katalogtjenester 3. Driftsmiljø 4. Klientmiljø og synkronisering generelt 5. Implementering og verifisering av teknisk løsning generelt 6. Dokumentasjon og rutiner generelt 7. Vedlikehold og brukerstøtte 8. Pris 1.5. Tildelingskriterier Side 2 av 7
2 Kravspesifikasjon 2.1. Kravspesifikasjon. 1 BRUKERKRAV (POLITIKER) 1 Løsningen skal være tilgjengelig uavhengig av type klient. Kommunen vil vurdere ulike typer verktøy (bærbar pc, og nettbrett). 2 Brukerne må kunne gjøre egne notater, innlegg og markere i saksdokumentet. 3 Under den enkelte sak må i tillegg til saksfremlegget også en oversikt som viser alle vedlegg og saksprotokoller fremkomme i samme skjermbilde. 4 Strukturen som viser sakskart, saksdokumenter og vedlegg skal ha høy grad av brukervennlighet og fremstå som strukturert og oversiktlig. 5 Det skal være mulig å kunngjøre at et møte og/eller nye dokument er publisert via e-post og sms. 6 Det bør finnes en sporbar meldingsfunksjon for forslag publisert i møter. 7 Ettersendte dokument skal kunne organiseres slik at de faller inn/kommer opp i den sak de tilhører, samtidig som de er markert som ettersendt. 8 Leverandør må beskrive hvordan systemet håndterer saker som er unntatt offentlighet. 9 Brukere bør kunne ta back-up av saksdokumenter og egne notater. 10 Brukerne må ha sikkerhet rundt egne notater. 11 Det bør eksistere en søkefunksjon på ord og saker. 12 Man bør ha tilgang til dokumenter uten tilgang til internett.. Side 3 av 7
13 Formatet på publiserte dokumenter må være slik at det ikke skal kunne endres. 14 Systemet må kunne håndtere distribusjon av dokumenter. som ikke er direkte relatert til en sak på sakslisten. 2 AUTENTISERING/TILGANG/KATALOGTJENESTER 1 Løsning for autentisering av brukere skal beskrives. 2 Løsningen skal kunne hente saker fra arkivsystemet ephorte. Aust-Agder fylkeskommune har integrasjonsrammeverket, ephorte Integration Services (web services) som kan brukes til å hente ut saker fullelektronisk. 3 DRIFTSMILJØ 1 OS driftsmiljø er hovedsakelig basert på MS Windows 2008R2 servere eller nyere (Windows 2012). Systemet skal kunne driftes i dette miljøet 2 Driftsmiljø er basert på virtuelt VmWare miljø og løsningen skal supportere dette. 3 Aust-Agder fylkeskommune bruker Citrix terminalserver, versjon XenApp 5.5 på Windows 2003 servere. Systemer er i ferd med å bli migrert til XenApp 6.5 og Windows 2008 R2. Systemet skal kunne driftes i dette miljøet. 4 Database driftsmiljø er hovedsakelig basert på MS SQL server 2008 R2 og MS SQL 2012. Løsningen må kunne installeres i dette miljøet 5 Løsningen skal så langt som mulig være redundant for å unngå driftsstans ved feilsituasjoner. Beskriv i tilbudet hvordan løsningen kan settes opp i driftsmiljø for å oppnå dette. Side 4 av 7
6 Dersom løsningen benytter seg av skytjenester eller løsninger utenfor vårt miljø må dette beskrives. 4 KLIENTMILJØ OG SYNKRONISERING GENERELT 1 Beskriv hvilke operativsystem som støttes. 2 MS Office 2007 og 2010 benyttes for dokumentproduksjon. Sak-/arkivsystemet ephorte konverterer ferdige dokumenter til hhv pdf (møteinnkalling) og pdf-a (saksdokumenter) før publisering. Systemet må kunne håndtere en oppgradering til 2013 når det blir aktuelt. Løsningen må kunne håndtere dokumenter produsert i denne kontorstøttepakken. 3 Beskriv hvilken programvare som må være installert på klientene. 4 Synkronisering av klientene skal kunne skje automatisk eller initieres av brukeren. Beskriv hvordan dette foregår. Kap nr. Kravtekst Kommentar/beskrivelse 5 IMPLEMENTERING OG VERIFISERING AV TEKNISK LØSNING GENERELT 1 Leverandøren skal i sitt tilbud skissere teknisk design av løsningen sett i forhold til systemer det skal utveksles data med. 2 Leverandøren skal i sitt tilbud skissere hensiktsmessig opplæring av brukere ref. konkurransegrunnlagets bilag 5 pkt 5.1 3 Leverandøren skal i sitt tilbud skissere hensiktsmessig fremdrifts og tidsplan. Side 5 av 7
4 Det skal gjennomføres en teknisk godkjenningsprøve etter installasjon og konfigurering er gjennomført. Leverandøren skal utforme et forslag til en slik prøve, men Kunden selv skal gjennomføre testen. 5 Leverandøren skal beskrive hvordan backup og restore skal foretas. 6 Leverandøren skal i samarbeid med kommunen utføre komplett backup av løsning. 7 Leverandøren skal i samarbeid med kommunen utføre restore av den leverte løsningen før løsningen blir godkjent. 8 Før løsningen godkjennes skal detaljerte oppgraderingsrutiner være overlevert og godkjent av Aust-Agder fylkeskommune. 6 DOKUMENTASJON OG RUTINER GENERELT 1 Leverandøren skal i forkant av enhver oppgradering av løsningen presentere detaljert oversikt over hvilke feilrettinger/endringer oppgraderingen adresserer. 2 Før løsningen godkjennes skal fullstendig systemdokumentasjon være overlevert til og godkjent av Aust-Agder fylkeskommune. 3 Systemet skal ha opplæringsmateriell som er enkel i bruk. Side 6 av 7
Kap nr Kravtekst 7 VEDLIKEHOLD OG BRUKERSTØTTE 1 Tilbyder skal beskrive relevante prosesser i forbindelse med vedlikehold av systemløsningen, herunder teknisk vedlikehold, oppgraderinger (for eksempel antall pr år), planlagt videreutvikling av systemet og organisering av brukerstøtte, SLA-nivå. 8 PRISER GENERELT 1 Priser på leveransen skal beskrives. Spesifisere installasjonskostnad, opplæring, test og kjøp av programvare, lisens- og vedlikeholdskostnader. 1.5. Tildelingskriterier i prioritert rekkefølge 1 Brukervennlighet 2 Pris 3 Integrerbart med eksisterende og fremtidige arkiv og/eller saksbehandlingssystem. Mulighet for ditribusjon av saker unntatt offentlighet 4 Tilgjengelighet (uten internett) 5 System for varsling om nye saker og endringer i eksisterende 6 Plattformuavhengig Side 7 av 7