ilag 2 til konkurransegrunnlag del II: Kravspesifikasjon Side 1 av 10
Kravspesifikasjon I 2008 startet et prosjekt for å etablere et felles skoleadministrativt system for grunnskole, SFO og barnehage. Etter gjennomført konkurranse ble Visma oppvekst skole valgt som leverandør for skolesystemet, og selv om prosjektet ikke er helt ferdig, er dette en løsning som er implementert og i drift i dag. I 2010 ble det igangsatt et forprosjekt for å kartlegge kostnader og prosess ved å innføre Feide. 12 av 13 kommuner vedtok å delta i forprosjektet. De samme kommunene ble senere med på hovedprosjekt som startet i 2011. Eide kommune har allerede innført Feide, og har derfor ikke deltatt i prosjektet. IKT Orkidé har tidligere etablert et felles domene for sine medlemskommuner, og har nå gjennom prosjektet Skoleløftet Feide innlemmet skolesektoren i den samme løsningen i form av en egen sone. Neste steg i prosjektarbeidet er etablering av et brukeradministrativt system (S). Et brukeradministrativt system har et stort potensiale utover å være en rent skole- og Feide-løsning. Vi ser derfor for oss at denne løsningen etableres over to faser. Første fase vil være å etablere en S løsningen for skolesektoren, mens IKT Orkidé i andre fase vil vurdere å utvide løsningen til kommunenes øvrige enheter. Parallelt med dette har IKT Orkidé satt i gang et forprosjekt knyttet til felles Lønns- og personalsystem, kalt LØP. Medlemskommunene har i dag fire forskjellige systemer for dette. Det er to sannsynlige utganger av dette prosjektet. Det ene er at alle kommunene får ett felles system, og at dette enten vil være gresso eller Visma. lternativt vil kommunene fordele seg mellom de to samme systemene. Dette er relevant fordi disse systemene på et tidspunkt trolig vil være aktuelle som kildesystemer til et brukeradministrativt system. Enten for å hente informasjon om skoleadministrasjon og lærere, eller som hovedkilde for øvrige ansatte i et brukeradministrativt system som brukes utover skolesektoren. Sett i lys av disse prosjektene, trenger vi nå et system som skal sy sammen de andre løsningene og hjelper oss å ivareta identitetsforvaltningen. Løsningen skal hente data fra autorative kildesystemer. Elever og lærere (og senere alle kommunenes ansatte) skal opprettes, oppdateres, redigeres og til slutt deaktiveres i kildesystemene. I den andre enden skal det brukeradministrative systemet avgi data til interne og eksterne tjenester som D, LMS, e-postservere og andre tjenester som beskrevet i tabellen under. Side 2 av 10
Informasjon om tilbyd løsning IKT Orkide er åpne for ulike driftsmodeller av løsningen. Om den baserer seg på lokal drift (er installert hos- og driftes av IKT Orkidé) eller er en fjerndriftsløsning (er installert hos- og/eller driftes av leverandør), må den fylle kravene spesifisert i kravspesifikasjonen. Noen av kravene kan rettes seg spesifikt mot en type driftsmodell. Løsningen som tilbys baserer seg på (sett kryss): Lokal driftsmodell Fjerndriftsmodell Hvordan besvare Løsningene skal beskrives i kravtabellene. Fyll ut kolonnene med beskrivelse av løsningene. Dersom det er behov for mer plass (eller man finner det mer hensiktsmessig) kan man spesifisere svar i eget dokument. Da må det henvises til punktene i kravtabellene. Der det stilles spesifikke spørsmål ønsker vi besvart med J eller NEI. N! Dersom man svarer NEI på Kat krav, vil det medføre avvisning. En leverandør som ikke kan oppfyller minimumskravene/blir vurdert til å ikke oppfylle minimumskravene, vil bli avvist pga forhold ved tilbudet jf. FO 20-13. Vi har spesifisert kravene i kategorier i forhold til kravenes viktighet. Følgende kategorier er benyttet: Kravkategorier: Kat : Kat. : absolutte krav viktige krav 1 Løsningsbeskrivelse Krav- 1.00 1.01 1.02 1.03 For løsninger som installeres lokalt i IKT Orkidés nettverk: Teknisk løsning skal bygge på en teknisk plattform bestående av Windows 2008 R2 operativsystem og Oracle eller MS SQL databaser. S løsningen skal kunne brukes innen skolesektoren Gi en beskrivelse av tilbudt løsning for bruk innen skolesektor eskriv hvordan løsningen kan utvides til et brukeradministrativt system også for kommunenes øvrige enheter. Inkluder eventuelle pristillegg i beskrivelsen (kostnader utover skole). Det vil vektlegges positivt om løsningen kan brukes utover skolesektoren. kat. Side 3 av 10
1.04 1.05 1.06 1.07 1.08 Supportavtale med 24 timers maksimal svartid skal være inkludert i tilbudet. Pris skal legges inn i prisskjema. Minimumskrav for varighet på supportavtale er 5 år Gi en beskrivelse av supportavtalen, herunder garantert svartid og rettetid. For løsninger som installeres lokalt i IKT Orkidés nettverk: Leverandør må dekke nødvendige utgifter hvis det viser seg at løsningen ikke fungerer tilfredsstillende på tross av at den kjøres på anbefalt oppsett. For løsninger som installeres lokalt i IKT Orkidés nettverk: eskriv anbefalt teknisk løsning (antall servere, programvarelisenser, etc.) Opplysningene skal legges inn i prisskjema, og vil bli brukt i vurderingen av løsningens totale kostnader. 2 Integrasjoner Krav- kat. 2.00 Løsningen må støtte to eller flere samtidige kildesystemer. Formater som skal støttes er: 2.01 - PIFU - C enterprise - IMS enterprise 2.02 Løsningen skal kunne bruke Visma oppvekst skole som kildesystem Løsningen bør kunne bruke WIS som kildesystem. 2.03 Hvis ja, beskriv format for datautveksling og om det er ferdig utviklet og i bruk i dag. 2.04 Løsningen skal støtte eksport av brukerdata for populering og vedlikehold av ctive Directory 2008 R2 Side 4 av 10
2.05 Løsningen bør kunne bruke gresso som kildesystem. Hvis ja, beskriv format for datautveksling og om det er ferdig utviklet og i bruk i dag. 2.06 Løsningen bør kunne bruke Visma Enterprise (Lønns- og personalsystem) som kildesystem. Hvis ja, beskriv format for datautveksling og om det er ferdig utviklet og i bruk i dag. 2.07 S løsningen bør være mulig å integrere i Sharepoint som en webpart med støtte for single sign on. Dersom systemet kan integreres med Sharepoint som beskrevet i forrige avsnitt, må den støtte Sharepoint Foundation 2010, Sharepoint 2010 og nyere versjoner. 2.08 Støttes eksport av data til sky-tjenester? (live@edu, google docs o.l.). Hvis ja, beskriv hvordan. 2.09 Løsningen bør støtte eksport av data til følgende læringsplattformer: - Fronter - Ped IT 2.10 Hvis Løsningen støtter eksport av data til Fronter eller Ped IT, beskriv løsningen og hvilke data som kan eksporteres. 2.11 Leverandøren skal beskrive hvilke kildesystemer det finnes ferdige koblinger for - for import av personinformasjon. 3 Funksjonalitet Krav- kat. 3.00 Løsningen må støtte opprettelse av e- postkontoer i MS Exchange 3.01 Løsningen må støtte opprettelse av hjemmeområder Side 5 av 10
Løsningen må logge av aktivitet i S, Feidekatalog og katalogtjenere. 3.02 Minimumskrav for hva som må logges er.: - rukernavn på vedkommende som utfører en endring på en annen bruker. - Tidspunkt for endring av brukerdata. 3.03 Gi en oversikt over hva som kan logges 3.04 Løsningen skal dekke alle Feide-krav, inkludert anbefalinger for brukernavn og passord 3.05 Løsningen skal støtte synkronisering av passord mellom Feide og D 3.06 Løsningen skal støtte bruk av flere passord-regler 3.07 Løsningen skal støtte generering av førstegangspassord 3.08 Løsningen skal kunne håndtere relasjonsforhold/gruppetilhørighet 3.09 Løsningen skal ha støtte for å lage og ta ut rapporter. Minimumskrav: En rapport som lister opp brukere basert på gruppetilhørighet. Rapporten må minimum inneholde brukernavn, for- og etternavn. 3.10 eskriv standard rapporter som leveres med systemet. 3.11 Det skal være mulig å gi ulike tilganger til brukerne av løsningen. 3.12 eskriv mekanismene og grensesnitt for import av data inn til S, og i hvilken grad importene kan kjøres som planlagte jobber/automatisk kjøring. 3.13 eskriv mekanismene og grensesnitt for eksport av data fra S til interne og eksterne systemer, og i hvilken grad importene kan kjøres som planlagte jobber/automatisk kjøring. Side 6 av 10
3.14 Løsningen bør kunne varsle til administrator/arbeidsgruppe ved hendelser som sviktende nattkjøring, massesletting, integrasjonsfeilmeldinger m.m. Hvis ja, beskriv hvilke hendelser kan sende varsler for. 3.15 Løsningen skal være i stand til å bearbeide alle endringer i normal drift innenfor en gitt tidsramme på maks 5 timer 3.16 Oppgi estimert tidsramme for fullstendig synkronisering. 3.17 Jobb for synkronisering av data til tilknyttede løsningen skal kunne kjøre minimum 1 gang pr. døgn. 4 rukergrensenitt 4.00 4.01 4.02 4.03 Løsningen skal ha et web-basert grensesnitt for sluttbruker. Med sluttbruker menes lærere og/eller administrativt personell i de av kommunens enheter som har tatt i bruk løsningen. Det skal være mulig for en sluttbruker å resette passordet til en elev. Finnes det løsning for at elever selv få tilsendt passord til egen mobil. Dersom ja, beskriv løsning. Gi en beskrivelse av sluttbrukers (se definisjon av sluttbruker i pkt. 4.00) arbeidsprosess for å gjøre følgende: - resette en annen brukers passord - resette passord for en gruppe brukere (eks. en klasse) - få en oversikt over en gruppe personer med tilhørende attributter som brukernavn og lignende. 5 Sikkerhet 5.00 Lagring og forvaltning av personopplysninger må skje i henhold til personopplysningsloven og Datatilsynet. Side 7 av 10
5.01 For løsninger hvor persondata lagres i databaser utenfor IKT Orkidés nettverk, bes det om at sikkerhetsløsningen for oppbevaring av persondata beskrives. 5.02 For løsninger hvor persondata lagres i databaser utenfor IKT Orkidés nettverk, bes det om at sikkerhetsløsningen for flyt av data til og fra kildesystem og lokale tjenester beskrives. 6 Generelle krav knyttet til leveransen Krav- kat Leverandør skal levere dokumentasjon av leveransen. Målsettingen med eventuell dokumentasjon er at IKT Orkidé kommunene etter overlevering skal være kvalifisert til å operere løsningen og utføre arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte i henhold til sin rolle og ansvar i organisasjonen. Dokumentasjon skal inneholde relevante konfigurasjons data. 6.00 ll dokumentasjon som leveres i prosjektet skal være på elektronisk, redigerbart format Dokumentasjonen skal holdes oppdatert ved endringer og kjøp av nye løsninger. Dokumentasjonen skal være på norsk. (Produkt vedlegg og tilsvarende dokumentasjon kan være på engelsk.) Dokumentasjon skal leveres før godkjenningsperioden starter. 6.01 Leverandør skal beskrive hvilke manuelle driftsog vedlikeholdsoperasjoner IKT Orkidé kommunene må utføre for selv å sikre seg en grunnleggende trygghet for driftsstabilitet. (eskriv) 6.02 IKT Orkidé beholder rettighetene til rådata i tilfelle bytte av S-løsning 6.03 Det skal være mulig å slette og tilbakeføre brukerdata til IKT Orkidé ved behov. Side 8 av 10
Krav til prosjektgjennomføring Nr. Prosjektgjennomføring Krav- kat. 7.00 Tilbudet skal inneholde forslag til prosjektplan/implementeringsplan. Prosjektplanen/implementeringsplanen skal minst inneholde: 7.01 Organisering av prosjektet. Oversikt over behov for medvirkning fra IKT Orkidé. Pilot, inkludert test for Kristiansund kommune Utrulling (Endelig plan skal utarbeides i samarbeid med oppdragsgiver ved inngåelse av kontrakt) Planen skal ta utgangspunkt i dato for underskrevet kontrakt. 7.02 Det forventes at løsningen skal være tilgjengelig til skolestart høsten 2012. Leverandør skal navngi prosjektleder hvem som vil lede prosjektet fra leverandørs side. Vedlagt CV. eskriv erfaring fra tilsvarende prosjekter. 7.03 lle kostnader knyttet til leveransen skal være inkludert i prisene på de enkelte produkter og tjenester. Oppgis i prisskjema. 7.04 eskriv ansvarfordeling for samarbeid med de forskjellige tjenestetilbyderne (Fronter, Visma, WIS m. fl.). Hva er med som en del av leveransen, og hva er ikke med? Det er ønskelig at leverandør tar mest mulig av dialogen med tjenestetilbyderne 7.05 Leverandør har alle forpliktelser knyttet til sine underleverandører, og samarbeidsavtaler med eventuelle underleverandører må legges ved tilbudet. IKT Orkide vil kun forholde oss til kontraktspartner (leverandør). Side 9 av 10
Krav til installasjon, testing og godkjenningsaktiviteter I godkjenningsperioden vil Orkidé kommunene utføre testing av integrasjoner og funksjonalitet. Det er særlig import- og eksport-funksjonalitet som må testes ut. Følgende framdrift er forventet: 01.05.2012 : Løsning er installert og klar til testing. Start på godkjenningsperiode. 01.08.2012 : Godkjenning av løsning Løsningen vil bli testet ut i daglig bruk og med normale bruksmønstre. Funksjoner og ytelser vil bli testet og resultatene jamført med bestemmelsene i kontrakten. lle elementer i kravspesifikasjon / løsningsbeskrivelse kan bli gjenstand for testing. Nr. Installasjon, testing og godkjeningsaktivitet Krav- kat. 8.00 Leveransen skal være klar til testing innen 01.05.2012 8.01 Godkjenningsperioden for levert løsning skal være 3 måneder fra installasjonen. 8.02 Start for betaling av løpende lisenser og support starter ved godkjenning av løsning. Side 10 av 10