Medlemmer: Edvin Ræstad, Jens Petter Brandlie, Lise Løvdokken Moen Møtetid: Tirsdag 14. februar 2017, kl. 9.00-12.00 Møtested: Møterom «Kjeller», Tingstugu Ål Behandling: Sak 01-04/2017 Medlem Jens Petter Brandlie har meldt forfall fra dagens møte varamedlem Aud B. Berg Jorde er innkalt i hans sted. Kl. 09.00 09.15 Kl. 09.15 09.30 Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Kl. 09.45: SAKER TIL BEHANDLING i åpent møte - Godkjenning av innkalling - Godkjenning og signering av protokoll fra møte 01.12.2016 Sak 01/2017 Sak 02/2017 Sak 03/2017 Sak 04/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Kostnader konsulenter/innleid personale Juridiske tvistesaker Rutiner- og retningslinjer vedr. saksbehandling og journalføring Drøftings-/orienteringssaker - Familieråd Rådmann inviteres til møtet for å orientere om familieråd Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Ål, 24.01.2017 Edvin Ræstad utvalgsleder sign. Innkalling er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 1
Sak 01/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Dokumentasjon fremlegges av Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 Anskaffelser over kr 500.000. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: 1. Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. 2. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. 3. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Sak 02/2017 Kostnader konsulenter/innleid personale Dokumentasjon fremlegges av Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. 2
Det anmodes om at rådmannen: - Legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. - Redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Sak 03/2017 Juridiske tvistesaker Eventuell dokumentasjon fremlegges av Rådmannen anmodes om å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: - Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for 2016. - Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. - En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. 3
Sak 04/2017 Rutiner og retningslinjer vedr. saksbehandling og journalføring Eventuell dokumentasjon fremlegges av Kontrollutvalget mottok brev fra Lars S. Tveiot, datert 31.10.2016 vedr. saksbehandlingsfeil. Brevet ble tatt opp som en drøftings-/orienteringssak i møte 01.12.2016. Konklusjonen i møte ble at kontrollutvalget kan ikke ta stilling til om Tveito har fått en rettferdig behandling i tomtesaken, da dette er å anse som en enkeltsak. Kontrollutvalget behandler ikke enkeltsaker. Lars S. Tveito ble meddelt dette i brev fra kontrollutvalget, datert 05.12.2106. Kontrollutvalget velger på generelt grunnlag å se nærmere på rutiner og retningslinjer vedr. Saksbehandling og journalføring. Flg. punkter er interessante for kontrollutvalget å se nærmere på, som f.eks. sen og mangelfull journalføring, behandlingstid på henvendelser og manglende svar på henvendelser fra innbyggerne. Rådmannen anmodes om å redegjøre for flg: - Journalføring i pågående saker (epost, sms og tlf.samtaler), rutiner og praksis som sikrer dette. - Hvordan møter kommunen innbyggere og næringsdrivende når de henvender seg til kommunen i kompliserte og utfordrende saker. - Behandlingstid på eposter som mottas direkte av saksbehandler, og praksis på registrering i arkivsystemet. Drøftings-/orienteringssaker - Familieråd I møte 01.12.2016 vedtok kontrollutvalget følgende: Kontrollutvalget tar orienteringen fra rådmannen til etterretning. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp bruk av forebyggende arbeid som familieråd. Kontrollutvalget ønsker å få en oppdatering fra rådmannen vedr. familieråd. Rådmannen inviteres til å orientere om: Hvordan i praksis har rådmann fulgt opp det forebyggende arbeidet i barneverntjenesten Har barnevernstjenesten endret sin praksis og styrket sine rutiner vedr. bruk av 1.linje-tiltak som familieråd. 4
5