KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av KONSULENTTJENESTER TIL UTVIKLINGSARBEID I UNDERVISNINGSAVDELINGEN Prosedyre: Konkurranse med forhandling Ref. Doffin: XXXX Dato 08.07.2009
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Askøy kommune... 3 3. Presentasjon av anskaffelsen... 3 3.1. Innledning... 3 3.2. Oppdragsbeskrivelse... 3 3.3. Informasjon om anskaffelsesprosessen... 3 3.3.1. Anskaffelsesprosedyren... 3 3.3.2. Avtaletype og varighet... 4 3.3.3. Planlagt fremdrift... 4 4. Krav til disposisjon og innhold... 4 4.1. Tilbudets disposisjon og form... 4 4.2. Tilbudets innhold... 4 5. Kvalifikasjonskriterier... 5 5.1. Attester... 5 5.1.1. Skatteattester... 5 5.1.2. HMS-egenerklæring... 5 5.1.3. Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten... 5 5.1.4. Organisatorisk og juridisk stilling... 5 5.2. Økonomisk stilling... 6 6. Tildelingskriterier... 6 6.1. Kvalitet på tilbudte tjenester... 6 6.2. Pris... 6 7. Formalia... 7 7.1. Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen... 7 7.2. Språk... 7 7.3. Avlysning av konkurransen... 7 7.4. Forbehold... 7 7.5. Kostnader... 7 7.6. Endring av konkurransegrunnlaget... 8 7.7. Frist til å levere tilbud... 8 7.8. Avvisning... 8 7.9. Meddelelse... 8 7.10. Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter... 8 7.11. Forhandlinger... 8 7.12. Konfidensialitet... 8 7.13. Alternative tilbud... 8 7.14. Åpning av tilbudene... 9 7.15. Vedståelsesfrist... 9 7.16. Leveringsform... 9 7.17. Leveringsadresse... 9 7.18. Vedlegg... 9 Askøy kommune Side 2 av 9
1. Innledning Askøy kommune v/undervisningsavdeling (heretter kalt oppdragsgiver) innbyr til konkurranse med sikte på å inngå kontrakt med 1 leverandør for å bedre kvaliteten på opplæringen og gi bedre læringsresultater for Askøyskolen. Tilbyders besvarelse omtales etter dette som tilbudet. Dette dokumentet (heretter kalt konkurransegrunnlaget) gir tilbydere nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Askøy kommune Askøy kommune har ca. 24 000 innbyggere. Organiseringen i Askøy kommune er på 3-nivå, med Rådmann som øverste ansvarlig, egen undervisningssjef og rektorer som enhetsledere. Askøy kommune har totalt 3500 elever i grunnskolen fordelt på 17 skoler, hvorav 3 ungdomskoler og 1 kombinert barne- og ungdomskole. Kommunen står foran stor vekst, og planlegger en tilsvarende utbygging av sine tjenester. Det er derfor viktig at arbeidet med dimensjonering og kvalitet i tjenestene tillegges stor betydning. 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1. Innledning Tjenesten består i å skaffe kvalifiserte konsulenter til utviklingsarbeid i undervisningsavdelingen. 3.2. Oppdragsbeskrivelse Oppdragsgiver vil gjennom denne konkurransen etterspørre kompetanse knyttet til: Produktområde 1: Utarbeiding av planer og system i henhold til kravspesifikasjon. Produktområde 2: Virksomhetsanalyse og organisasjonsutvikling i henhold til kravspesifikasjon. 3.3. Informasjon om anskaffelsesprosessen 3.3.1. Anskaffelsesprosedyren Det benyttes konkurranse med forhandling, 1 trinn, etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del I og Del II.. Askøy kommune Side 3 av 9
3.3.2. Avtaletype og varighet Avtalen gjelder for inntil 3 år. I avtalen vil det ligge en oppsigelsestid på tre måneder. 3.3.3. Planlagt fremdrift Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato 10.07..2009 Tilbyders frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud 21.08..2009 kl. 12,00 Avtaleinngåelse Uke 39 Vedståelsesfrist 30.09..2009 4. Krav til disposisjon og innhold 4.1. Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev Konsulenttjenester til utviklingsarbeid i undervisningsavdelingen. Brevet skal være signert av bemyndiget person hos tilbyder. 2. Attester a. Skatteattester, jf. pkt. 5.1.1. b. HMS-erklæring jf. pkt. 5.1.2. c. Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten, jf. pkt. 5.1.3. d. Firmaattest, jf. pkt. 5.1.4. 3. Økonomisk stilling, jf. pkt. 5.2. 4. Kvalitet på tilbudte tjenester, jf. pkt. 6.1. 5. Pris, jf. pkt. 6.2. Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. I tillegg skal det leveres en komplett kopi i papirversjon satt i ringperm (med skilleark), samt en elektronisk versjon. Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nr som nevnt ovenfor og skal atskilles med skilleark med klar disposisjon først i ringpermen. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. 4.2. Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Askøy kommune Side 4 av 9
Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev, jf. 4.1. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er kontaktperson hos tilbyder. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1. Attester 5.1.1. Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. Oppdragsgiver vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på tilbyders forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Tilbydere med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at tilbyderen har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.1.2. HMS-egenerklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Krav til dokumentasjon: Alle tilbydere skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav. 5.1.3. Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten Tilbydere skal sørge for at ansatte i egen virksomhet og andre som medvirker til å oppfylle kontrakten, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler og regulativer. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten. Ledelsen for virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. 5.1.4. Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Firmaattest skal vedlegges. Askøy kommune Side 5 av 9
5.2. Økonomisk stilling Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de to siste regnskapsår skal vedlegges. Det kreves at tilbyder har en god soliditet. 6. Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de tilbydere som er kvalifisert. Tilbydere rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av tildelingskriteriene i tabell 1. Tildelingskriterier Vekt Kvalitet 50 % Pris 30 % Leveringsdyktighet i henhold til planoppsett 20 % 6.1. Kvalitet på tilbudte tjenester Oppdragsgiver vil vurdere kvaliteten på de tilbudte tjenester under hvert enkelt produktområde. Oppdragsgiver vil derfor søke å kartlegge de tilbudte konsulenters erfaring med tilsvarende prosjekter, kompetanse, resultatorientering, samarbeidsevner, tilpasningsdyktighet, arbeidskapasitet og gjennomføringsdyktighet. Det vil blant annet foretas vurderinger ut i fra de tilbudte kandidaters CV og tilbakemeldinger fra referansekunder. Erfaring fra tilsvarende prosjekter innen offentlig sektor vil bli tillagt vekt. Krav til dokumentasjon Leverandørene bes beskrive og synliggjøre kompetansen til de aktuelle konsulentene for denne kontrakt. CV skal vedlegges. Referansekunde Oppdrag Rolle/tittel Periode Kontaktperson Tlf.nr. E-post Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden samt telefonnummer og e-postadresse som denne kan kontaktes på. 6.2. Pris Leverandør skal prise hvert produktområde (ref. kravspec.) separat. Deretter skal hvert underområde prises. Priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift. Askøy kommune Side 6 av 9
7. Formalia 7.1. Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Oppdragsgiver vil behandle aktuelle tilbydere likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse, skal all kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: kalle.tangset@askoy.kommune.no I emnefeltet skal det stå: Spørsmål Konkurranse Konsulenttjenester Undervisningsavdelingen Svar på spørsmål som oppdragsgiver finner relevante, vil bli anonymisert og publisert åpent slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som oppdragsgiver ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument, vil ikke bli besvart. Oppdragsgivers kontaktperson for denne anskaffelsen er: Navn: Kalle Tangset Tlf. 56 15 84 74 Mob. 905 38 830 7.2. Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3. Avlysning av konkurransen Dersom oppdragsgiver har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor tilbydere. 7.4. Forbehold Det tas forbehold om politisk- og budsjett godkjenning. 7.5. Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er oppdragsgiver uvedkommende. Askøy kommune Side 7 av 9
7.6. Endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi tilbyderne informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7. Frist til å levere tilbud Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen fredag 21. august. 2009 kl. 12.00. 7.8. Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom: det ikke er levert innen angitte frister det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. kapittel 4.1 i konkurransegrunnlaget, ikke er fulgt. 7.9. Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, vil tilbyderen bli meddelt dette. Når oppdragsgiver har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige tilbydere bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for tilbyderne. 7.10. Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil bli returnert. 7.11. Forhandlinger Etter at tilbudene er kommet inn, vil oppdragsgiver kalle inn til forhandlinger med de tilbyderne som oppdragsgiver anser som mest kompetente leverandører av denne tjenesten. 7.12. Konfidensialitet Oppdragsgiver ber om at dette grunnlaget behandles konfidensielt. 7.13. Alternative tilbud Oppdragsgiver ønsker ikke alternative tilbud. Askøy kommune Side 8 av 9
7.14. Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. 7.15. Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 30. september 2009. 7.16. Leveringsform Tilbudet skal leveres i lukket, nøytral konvolutt. Konvolutten skal merkes Konkurranse Konsulenttjenester utviklingsarbeid i Undervisningsavdelingen. 7.17. Leveringsadresse Askøy kommune Rådhuset, arkivet v/hovedinngang Klampavikvegen 1 5300 Kleppestø. 7.18. Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Askøy kommune Side 9 av 9