Sandefjord 28.11.2016 PROTOKOLL MØTE I KLUBB/LEDERKOMITEEN + VEILEDERE Tid Torsdag 24. november 2016, KL. 1730 Sted Til stede Forfall Kopi Komplett Arena Harald Sando, Agnar Svendsen, Simen Wifstad, Rune Hagen, Tonje Walle Egeli, Torleiv Sandvik, Espen Solemdal Ole Petter Tufte og Karin Berg Ørbeck Anders Ravndal under sak 17/16 Annette Grasmo Bergman, Vibeke Jørgensen, Espen Kirknes Kristoffer P. Vatshaug, NFF Sak 17/16 Oppsummering veiledersamling i Liverpool 16.-19. september Generell betraktning Suveren samling både faglig og sosialt Matnyttig alle «lærte noe» Hva bruker vi dette ute i kvalitetsklubben og i kretsadministrasjonen Det var bred enighet om at mye av det som ble lagt frem/diskutert på veiledersamlingen i Liverpool kan brukes som støtteverktøy i kvalitetsklubbkonseptet, både i oppstartfasen, i løpet av prosessen og i driftsoppfølgingsfasen etter at klubben er sertifisert. De ANSVARLIGE presenterte på møtet. TEMA FORSLAG ANSVAR FRIST Jenter Tydeligere forankring i Anders 24/11 kvalitetsklubb. Utarbeide et enkelt konsept som brukes både på nivå 1, i driftsåret og på nivå 2. Treningsøkta.no Viktig og nyttig verktøy sammen med klubbens sportsplan Anders 24/11
Kommunikasjon sosiale medier Foreldrerollen Utarbeide en enkel presentasjon som veileder kan ha med ut i klubben som «salgs/motivasjonsverktøy» Vi bør ha en bevisst holdning ift sosiale medier og språkbruk. Utvikle en standard kommunikasjonsstrategi som vi oppfordrer klubbene til å ta i bruke. Det ligger noe om dette på nett allerede. Vi skal ikke «predike» dette ute i klubb, men ha det som et verktøy vi kan anbefale klubben om de ikke har et system på dette allerede. Dette er et kriterie på nivå 2. Utvikle et enkelt konsept som klubbene kan bruke på foreldremøter Tonje 24/11 Tonje 24/11 Relasjonsbygging prosessfremdrift Kretsens og klubbenes samfunnsrolle Vibeke har finpusset litt på presentasjonen sin, som var meget bra og brukervennlig, så den foreslår jeg at vi bare sender veilederne og tar i bruk med en gang, på møte 2 både på alle nivåer. Denne er glimrende å bruke når konseptet er presentert og gruppa skal settes og begynne å jobbe. Hvilke kvaliteter klubbens kvalitetsklubbansvarlig bør ha for å sikre forståelse, helhet og fremdrift er det spesielt viktig å fokusere på her. Her ble det mye diskusjoner om hva vi som krets kan/skal/bør gjøre, og vi bør vel passe oss for å ta for stort ansvar her. Karin Vibeke Tonje Espen S. 24/11 24/11
Dop, rus, trakassering Verdier og «Trygge rammer» Jeg foreslår at vi utarbeider en enkel oversikt over hvor det er lurt å henvende seg når utfordringen blir for stor for klubben, rett og slett i forhold til mangel på kompetanse og mulighet/lov til å «legge seg opp i» problemstillingen. Samtidig kan vi kanskje lage en idebank i forhold til temakveld(er) i klubben? Kjøre temakveld i vår regi også, i 2017? Hva med bylag/kretslag? På bakgrunn av det som ble presentert og diskutert på veiledersamlingen i Liverpool er det utarbeidet støtteverktøy i kvalitetsklubbkonseptet, både i oppstartfasen, i løpet av prosessen og i drifts- oppfølgingsfasen etter at klubben er sertifisert. Disse presentasjonene/verktøyene vil ligge samlet på fotball.no/nff Vestfold Kvalitetsklubb Tilleggsforslag fremkommet i møtet: Flere av disse temaene må diskuteres grundigere før vi kan utarbeide presentasjoner til internt bruk og verktøy til bruk når vi skal gi råd til klubbene. Administrasjonen lager forslag til presentasjoner/verktøy, som settes på dagsorden på første møte i 2017.
Sak 18/16 Status kvalitetsklubb / Kort runde rundt bordet Klubbutvikler foretar statusoppdatering pr. 24/11-2016. Deretter tar vi runden rundt bordet for oppdateringer/tilleggsopplysninger. Tas til etterretning. Innspill på møtet: Siden agenda ble laget har både IF Fram-Larvik og Sandefjord Fotball vært i kontakt med NFF Vestfold og ytret ønske om å starte prosess på nivå 1. Møtet besluttet å beramme informasjonsmøte med disse to klubbene, og evt. oppstart tidlig 2017. Sak 19/16 Kvalitetsklubb nivå 2 Seks klubber ble sertifisert på nivå 1 i 2014/2015. Disse seks har fått tilbud om å starte opp på nivå 2. To klubber har søkt om å starte prosessen mot nivå 2. En klubb har svart at de ønsker dette, men må avvente oppstart pga anleggsutvikling og utskiftninger i styret på nyåret. Tre ønsker å forsterke og opprettholde kvaliteten på nivå 1, før de eventuelt går i gang med nivå 2. KLUBB Andebu IL KONTAKTP ERSON Rune Hagen SVAR Andebu fotball søker herved om å begynne prosessen som kvalitetsklubb, nivå 2. Dette ble vedtatt på vårt forrige styremøte 8/9-2016. Begrunnelse for søknaden: Andebu Fotball ser at arbeidet med kvalitetsklubb nivå1 har forbedret våre rutiner og vi har fått på plass roller som trenerkoordinator, oppstartsansvarlig etc. Det har gitt oss en god stabilitet i driften, og vi tror at våre trenere, lagledere og spillere føler en stolthet over at vi er en kvalitetsklubb. Styret har uttalt at vi ønsker oss sterkere satsing på utvikling av unge spillere. Derfor ønsker styret
å gå et skritt videre til kvalitetsklubb nivå 2, da dette er sammenfallende med god sportslig utvikling. Eik-Tønsberg IF Olav Bolseth Takk for sist og godt gjennomført konferanse på lørdag. Styret i EIK IF behandlet Kvalitetsklubb nivå 2 i går. Vi har vedtatt at vi ønsker å sertifiseres på nivå 2. Vi tenker at oppstart kan skje før jul 2016 med avslutning høsten 2017. Begrunnelse for søknaden: EIK IF har hatt god effekt av arbeidet med å sertifisere opp klubben til nivå 1. Vi har fått mer oversikt og struktur i arbeidet med å utvikle klubben videre og fått frem et godt fundament for felles klubb Det er naturlig at vi nå tar et skritt videre med del 2. Store deler av kravet for del 2 er for øvrig inne allerede men må systematiseres og forankres bedre. Derfor mener vi at timing er bra nå. Vi er også i gang med et organisasjonsprosjekt i EIK og det er naturlig å se sertifiseringen opp mot dette endringsprosjektet. Gullhaug IL Morten Rekstad Gullhaug IL er ikke klar til å starte en prosess for å nå nivå 2 riktig enda. Vi holder kontinuerlig på med å etterleve nivå 1 krav, spesielt lederkompetanse er en utfordring. Vi skal som du vet gjennomføre lederkurs i november og håper dette gir oss en buffer mot årlige endringer i styret. Vi har ellers et høyt aktivitetsnivå i klubben med nye og spennende prosjekter som vi må fokusere våre ressurser og tid på. I hovedsak har vi fotballhallprosjektet som vil ta mye tid det neste året, dette må prioriteres. Jeg tror sikkert at vi allerede nå har det meste på plass for nivå 2 men det vil likevel ta tid og ressurser og jeg er litt redd for at vi
overbelaster oss ved å gå inn i flere prosjekter samtidig. Vi har ikke snakket med klubbutvikler (Sando) om dette enda, jeg skal forsøke å få til en prat med han de nærmeste 2 ukene. Nanset IF Ramnes IF Even Svindal Alfred Ringdal Vi i Nanset har blitt enige om å bli enda bedre på nivå 1, før vi ønsker å ta steget til nivå 2. Vi kommer nok sterkere tilbake. Vi er absolutt ikke fremmed for å starte nivå 2 prosess, men det passer ikke så godt riktig enda. Vi er inne i en prosess med anleggsutvikling, samt at 3-4 styremedlemmer takker av på nyåret. Vi konkluderer med at vi er interessert, men passer best høst 2017. SK Stag Geir Sollid Vi er nok ikke klare for nivå 2, men jobber for å holde oss som en god nr. 1:) Klubbutvikler kontakter Andebu IL og Eik-Tønsberg for avtale om oppstart. Klubbutvikler tar direkte kontakt med potensielle veiledere for disse to klubbene. Klubbutvikler utarbeider nivå 2 presentasjon til oppstartsmøtet, samt utvikler gjennomføringsplanen til å gjelde også nivå 2. NFF Vestfold er først ute med dette, slik at Kristoffer P. Vatshaug, Kvalitetsklubbansvarlig i NFF, gjerne vil delta på et av disse oppstartsmøtene.
Sak 20/16 Tiltaksplan / budsjett Tiltak: Brutto kost Status Fotballeder I 60 000 Fotballeder II 30 000 Fotballeder III 30 000 5 Temakvelder 10 000 4 Sonemøter - ABC ungdom 5 000 Klubbtiltak - ABC barn 5 000 Klubbtiltak - ABC klubben 5 000 Klubbtiltak - Rekruttering av frivillige 5 000 Klubbtiltak - forebygg/beh skader 15 000 Kvalitetklubbprosesser 30 000 Oppfølgingsprosesser nivå 1 10 000 Kvalitetsklubbprosesser nivå 2 10 000 Nettverkssamling/workshop 100 000 Sum: 315 000 Saken legges frem uten forslag til vedtak, da det er viktig med en bred diskusjon rundt dette i møtet. Innspill på møtet: Enighet i komiteen at dette er en tiltaksplan som dekker kriteriebehovet ift kvalitetsklubb nivå 1 og 2, samt er nyttig og viktig for alle klubber i kretsen. Sak 21/16 Videre engasjement som komitemedlem/veileder Kretsstyret har bedt administrasjonen sende ut et skriv til klubber og komiteer der det oppfordres til å melde inn potensielle komitemedlemmer for 2017. Frist for innsendelse av forslag er satt til 22.12.2016. Innen samme dato skal komiteenes sekretærer avklare med komiteen sin hvem som ønsker å fortsette evt avslutte til tillitsverv i NFF Vestfold. Jeg tenker at engasjementet som veileder avklares til samme dato. Fint om dere frem til møtet kan ta en vurdering av eget engasjement, samt tenker gjennom om det er aktuelle kandidater, enten til komite eller som veileder.
Komiteen er pr i dag som følger: Leder Harald Sando Medlem Vibeke H. Jørgensen Medlem Simen Wifstad Medlem Torleiv Sandvik Medlem Espen Solemdal Sekretær Karin Berg Ørbeck Bortsett fra Espen Solemdal er alle også veiledere. Anette Grasmo Bergman Tonje Walle Egeli Agnar Svendsen Rune Hagen Ole Petter Tufte Espen Kirknes (har bedt om fritak fra veilederrollen, men Saken legges frem uten forslag til vedtak, da det er viktig med innspill og diskusjon rundt dette i møtet. Innspill på møtet: Klubbutvikler kontakter hver og en for videre engasjement i komiteen/som veileder. Samtidig kom det frem forslag på eventuelt nye veiledere for 2017. Klubbutvikler kontakter disse, etter «opptelling» Sak 22/16 Høring strategiplan dommerkomiteen Styret i NFF har vedtatt at det skal utarbeides en strategiplan for dommerkomiteen både med hensyn til struktur og arbeidsoppgaver. Med en slik som bakgrunn vil det også bli lettere å strukturere opp arbeidsoppgavene mellom komite og administrasjon. Gruppen som har arbeidet med denne strategien er: Tom Jørgensen Leder dommerkomiteen Håkon Bondal Dommerkonsulent Karin Berg Ørbeck Klubbutvikler Ole Petter Tufte Daglig leder
I styrevedtak 22/16 vedtok styret at forslaget skulle være ferdig pr. 01.11.16 og at det skulle sendes ut på høring med høringsfrist 01.12.16 og endelig behandling i styremøtet 13.12.16. Komiteene bes derfor å sette saken på agendaen i neste komitemøte slik at en administrasjonen kan få inn kommentarer fra komiteene innen fristen 01.12.16. Alle innspill legges ved endelig behandling i styremøtet 13.12.16. Forslag til strategiplan ligger vedlagt møteinnkallingen. Klubbutvikler ber komite og veiledere sette seg grundig inn i strategiplanen før møtet, og gjerne notere seg innspill og forslag. Saken legges frem uten forslag til vedtak, da det er viktig med innspill og diskusjon rundt dette i møtet. Innspill på møtet: En bra strategiplan som er i tråd med NFFs handlingsplan. Under punktet «heve dommerens status» bør det også med et punkt om oppfølging av dommeren ift dommerens egne holdninger, adferd og verdier. Sak 23/16 Oppdatering FIKS FIKS er nå oppdatert med siste versjon av prosess- og egenmeldingsskjemaer for NIVÅ 1. Endringer er som følger: Dommerkoordinator heter nå Dommeransvarlig og er flyttet fra Organisasjon til Aktivitet (gjelder også rollenavn i FIKS) Oppstartsansvarlig heter nå Rekrutteringsansvarlig og er flyttet fra Organisasjon til Aktivitet (gjelder også rollenavn i FIKS) Nytt krav til å oppgi Kvalitetsklubbansvarlig innunder Organisasjon (finnes også som rolle i FIKS) Nytt krav til å oppgi Fair play-ansvarlig innunder Samfunn og verdiarbeid (finnes også som rolle i FIKS) Hva betyr dette for skjemaer som ble opprettet før oppdateringen? Dere trenger ikke å gjøre noe med disse. Alle nivå 1-skjemaer har nå nytt format (gamle som nye). Dvs. at skjemaer som ble godkjent tilbake i tid eller er under arbeid automatisk har fått nytt format.
o o Eks. Personer som stod oppført som Oppstartsansvarlig innunder Organisasjon er nå oppført som Rekrutteringsansvarlig innunder Aktivitet Eks. Personer som stod oppført med rollen Oppstartsansvarlig i FIKS er nå oppført med Rekrutteringsansvarlig (NB! skal være oppdatert ila. dagen). Klubber som er i prosess kan bli forundret over at skjemaet er endret så det er sikkert lurt å kommunisere informasjon om endringene videre til kvalitetsklubbansvarlige i disse klubben. Tilsvarende skjemaer for nivå 2 vet vi foreløpig ikke noe om. Forespørsel er sendt NFF sentralt. Tas til etterretning