Oppfølgingsplan - Kvalitetsklubb

Transkript

1 Oppfølgingsplan - Kvalitetsklubb Alle klubber som er sertifisert som Kvalitetsklubb, skal følges opp for å sikre at kriteriene opprettholdes og etterleves i klubbhverdagen. 1. april 2017 Skrevet av: Karin Berg Ørbeck

2 1. INNLEDNING Det årlige oppfølgingsmøtet mellom klubb og kvalitetsklubbveileder gjennomføres årlig, avhengig av når klubben ble sertifisert. Det er en fordel at møtet avholdes etter at årsmøtet er gjennomført. Det er viktig at det styret som er valgt for fremtidig periode har et eierforhold og tar oppfølgingsansvar i forhold til kvalitetsklubb. Klubbene bør oppfordres til å ha kvalitetsklubb som et eget punkt på årsmøtet. I forkant av oppfølgingsmøtet skal klubben ha fylt ut egenmeldingsskjemaet i FIKS kvalitetsklubb, som blir utgangspunktet for innholdet i møtet. 2. KRAV TIL KLUBBEN FOR Å BEHOLDE KVALITETSKLUBBSTATUS 1. Årlig rapportering i FIKS kvalitetsklubb egenmeldingsskjema 2. Årlig oppfølgingsmøter med klubben og kvalitetsklubbveileder 3. Årlig kvalitetsklubbkonferanse klubben plikter å stille med minst 2 deltagere 3. METODE Egenmelding i FIKS (Før oppfølgingsmøtet) Årlig oppfølgingsmøte (Fortrinnsvis etter at klubben har gjennomført årsmøte) Kvalitetsklubbkonferanse (Oktober/november hvert år) Søknad nivå 2 (Klubben må ha holdt nivå 1 standard i ett år før evt. søknad) 1

3 4. RAMMER ÅRLIG OPPFØLGINGSMØTE Overordnet: 1) Hvilke erfaringer har klubben gjort seg ift å jobbe med NFF Kvalitetsklubb så langt? 2) Hvordan har det vært å opprettholde kravene til nivå 1 gjennom året? a. Hva fungerer greit? b. Hva oppleves mer krevende? 3) Hva tenker klubben om veien videre (de neste nivåene)? Ta utgangspunkt i klubbens nettside: En vellykket nettside er designet med tiltalende grafisk layout, har en enkel og logisk navigering, og et innhold som svarer på det som brukerne av nettstedet er ute etter. På klubbens nettside bør Kvalitetsklubb ligge sentralt og lett tilgjengelig. Synlighet av sportsplan og klubbhåndbok på nettsiden er et viktig ledd i implementering, involvering og forståelse blant klubbens medlemmer. Spørsmål klubben bør stille seg: Er plassering av viktig kvalitetsklubbdokumentasjon logisk plassert? Hvor synlig er klubbens verdier og visjon? Hvor brukervennlig er siden? Svarer innholdet til brukernes behov? 2

4 5. Sjekkliste kriterier På plass Ikke på plass Kommentar 1. Aktivitet Rekrutteringsplan Rekrutteringsansvarlig Sportsplan Treneransvarlig Dommeransvarlig 2. Organisasjon Org. Kart/ rollebeskrivelse Økonomistyring Klubbhåndbok FIKS-ansvarlig Kvalitetsklubbansvarlig 3. Kompetanse Lederkompetanse Trenerkompetanse 4. Utvalg/Ansvarlige personer Verdier Hjemmekamper NFFs retningslinjer B/U Verdimøte Politiattest Trygge rammer Skader/ forsikring Fair Play ansvarlig 3

5 5. Sjekkliste erfaringer / utfordringer 1. Aktivitet Erfaringer/utfordringer Kommentarer Rekrutteringsplan Erfaringer ift oppstart med jenter og gutter? Samme tilnærming? Erfaringer? Likeverdighetsverdi ift tilbud? Rekrutteringsansvarlig (Oppstartsansvarlig) Hvordan fungerer denne rollen? Hvilke tiltak og prosesser fokuseres det på gjennom oppstartsåret? Hva gjør man for å gi førsteårsspillere, foreldre og trenere en best mulig start? Hvordan tror dere nye trenere, spillere og foreldre opplever det å komme inn i klubben? Sportsplan Erfaringer med bruk av sportsplan? Kjenner alle trenere til sportsplanen? Hvilke møteplasser, kanaler og fora drøftes den? Hvilket forhold har styret til sportsplanen? Treneransvarlig Vil en gitt trener på eks J10 kjenne til- og bruke planen i sitt virke som trener? Erfaringer med rollen? Hvilke målgrupper er rollen rettet mot? Hvilke tiltak gjennomføres i regi av trenerveileder? Er vi på feltet? Gjennomføres trenerforum? Studieturer sammen? Etc Hvilke kompetanse har treneransvarlig? 4

6 Dommeransvarlig Har vi et dommermiljø i klubben? Hva gjøres for å implementere klubbens dommere som en del av helheten? Er vi fornøyd med rammen rundt kampene i barne- og ungdomsfotballen ift dommerbiten? Hvilke kjerneoppgaver/fokusområder har klubbens dommeransvarlige? Og hvordan synes dere dette fungerer? 5

7 2. Organisasjon Erfaringer/utfordringer Kommentarer Org. Kart/ rollebeskrivelse Erfaringer med klubbens organisering? Når vi fra styret ut til den enkelte trener (og motsatt)? Er det god kontakt mellom styre og det enkelte lag? Er klubben godt organisert fra de yngste og opp til de eldste lagene har vi en rød tråd i arbeidet? En samlet klubb eller egne celler? Økonomistyring Har styret god og fortløpende oversikt? Har klubben god kontroll på økonomien? Har klubben god likviditet? Klubbhåndbok Erfaringer med klubbens håndbok? Fungerer den som et naturlig oppslagsverk når man har spørsmål man lurer på? Klarer man å bygge opp håndboken som en kompetansebank (den lærende organisasjon)? FIKS-ansvarlig Fungerer dette på en god måte? Har vi rutiner for fortløpende ajourføring av medlemsdata i FIKS? Kvalitetsklubbansvarlig Har ansvarlig(e) nok kunnskap til å drive internopplæring? Er man klar over viktigheten av å gi personer roller for å se/ha oversikt over kompetansen i klubben? Hvilke oppgaver har klubbens kvalitetsklubbansvarlige? Hvordan er relasjonen mellom vedkommende og klubbens styre? Er personen pådriver/organisator eller kontrollør? 6

8 3. Kompetanse Erfaringer/utfordringer Kommentarer Lederkompetanse Plan for lederutdanning? Har vi rutiner på at alle som kommer nye inn i styrefunksjoner (styre, sportslig utvalg etc) tilbys lederkurs? Erfaringer med Internkursing? Er vi fornøyd med kretsens lederkurs? Trenerkompetanse Hvem i klubben har ansvar for oppfølging av trenerkompetanse (skoleringsplan)? Erfaringer ift å holde oversikt over trenerkompetansen (lett/vanskelig)? Rutiner ift skolering av trenere? Erfaringer med Internkursing? Er vi fornøyd med kretsens trenerkurs? 7

9 4. Samfunns og Verdiarbeid Verdisett Hjemmekamper NFFs retningslinjer B/U Verdimøte Politiattest Erfaringer/utfordringer Er klubbens verdisett godt kjent? Fungerer disse som en ledestjerne når avgjørelser skal fattes? Verdibasert ledelse hva er det og er dette evt. klubbens ledelsesfilosofi? Hvordan er rammene rundt kampene i barnefotballen? Hvordan er rammene rundt kampene i ungdomsfotballen? Spesielle tiltak som skaper trivsel og trygghet? Kjenner klubbens og trenerer/lagledere til retningslinjene for barne- og ungdomsfotballen? Føles det greit å følge de retningslinjer som NFF har satt for barne- og ungdomsfotballen? Har man en god «møteplan» for ulike målgrupper? I så fall når, hva og hvordan? Hvem setter agenda for innholdet på disse møtene (styrt av klubben vs den enkelte trener/lag)? Hvilke rutiner har vi her? Kommentarer Fungerer disse greit? Trygge rammer Skader/ forsikring Fair Play ansvarlig Årets tema? Bruker klubben fagpersoner? Er dette kjent for de som er rundt de ulike lagene? Rutiner for årlig oppfølging? Hvordan fungerer denne rollen i klubben? Hvilke hovedoppgaver og møteplasser har vedkommende? Settes Fair Play på agendaen på alle foreldremøter? 8

10 6. Oppsummering / veien videre Møtet skal ha en tydelig agenda og det skal skrives et kort referat fra møtet, som sendes klubben og klubbutvikler i etterkant. Referatet tar utgangspunkt i sjekklisten for erfaringer og utfordringer. På slutten av oppfølgingsmøtet skal klubben definere av tre punkter klubben ønsker å utvikle/forsterke ytterligere det neste året. Møtet skal også inneholde tanker om neste treffpunkt mellom klubben og veileder. Eksempel: Oppfølgingsmøte, Kvalitetsklubb 1 KLUBB Ramnes IF Dato 10. mai 2016 Deltagere Veileder Agenda/Referat Knut Svendsen, Alfred Ringdal, Mads O. Wold, Monica Larsen, Stig Berntsen, Marita Gran Karin Berg Ørbeck 1. Kort gjennomgang av «egenmeldingsskjema i FIKS» 2. Gjennomgang av «sjekkliste kriterier» 3. Gjennomgang av sjekkliste erfaringer/utfordringer 4. Definering av tre punkter klubben ønsker å utvikle/forsterke ytterligere. - Fotballgruppa vil ta initiativ til å lage felles retningslinjer for hele klubben - Klubben ønsker sterke fokus på jentefotball - Anleggsfokus sikkerhet og vedlikehold/utbygging Neste treffpunkt Møte mellom veileder og kvalitetsklubbansvarlig høsten

11 7. FIKS-triks Opprettelse av egenmeldingsskjema gjøres på akkurat samme måte som opprettelse prosesskjema. 1. Opprett skjema den som oppretter blir satt som saksbehandler. 2. Velg egenmelding krets klubb og nivå 1 3. Skjema ser ut akkurat som prosesskjemaet (hvor dere har kommunisert med klubben i løpet av prosessen) i tillegg kommer punkt 5, «Tiltak» som klubbene svarer på før oppfølgingsmøtet. 10

12 Viktig å gjøre klubben oppmerksom på muligheten for å søke opp trenerkompetanse under «roller og kompetanse» i FIKS. Det er derfor veldig viktig å informere om at alle personer må være tildelt en rolle i FIKS eks trener for at kompetansen skal «synes» og bli koblet mot klubben. Dette er klubbens ansvar og ajourholde. 11

13 Notater 12

14 13