PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 19. APRIL 2016

Transkript

1 Sandefjord PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 19. APRIL 2016 Til stede: Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Line Gjerden Hvål, Hanne Jaerson, Kjell Rune Pedersen, Torleiv Sandvik Fra adm: Ole Petter Tufte Ikke til stede: Rune F. Mikkelsen og Line Hettervik Sak 09/16 Komitestruktur NFF Vestfold Vedlagt: Forslag til nytt organisasjonskart Ut over de tingvalgte komiteene kontrollkomite og valgkomite - har NFF Vestfold de seneste årene hatt fire fagkomiteer: Dommerkomite, Klubb- /lederkomite, trener-/spillerutviklingskomite og Fair play utvalg. Alle komiteene har og er viktige fagkomiteer som bidrar på et høyt nivå for at NFFVestfold skal kunne nå sine målsettingene i NFF`s handlingsplan og egne tiltaksplaner. Arbeidsoppgaver og prioriteringer endres og komitestrukturen i NFF Vestfold bør derfor også underlegges en evaluering og tilpasning til de prioriterte oppgaver som skal løses. I tillegg har og vil det komme endringer i organisasjonsstrukturen for de ansatte ved kretskontoret som også vil kunne ha betydning for komiteenes sammensetning. Med bakgrunn i innspill som har kommet fra ansatte og komitemedlemmer, og endring organisasjonsplanene for de ansatte foreslår daglig leder følgende: Dommerkomite: Det foreslås at dommerkomiteene opprettholdes i dagens form og med dagens arbeidsoppgaver fram til våren Administrasjonen holder i disse dager på å se nærmere på totalbildet av arbeidsoppgaver som skal løses ved kretskontoret hvordan dette skal løses og hvem som skal løse de ulike oppgavene. Styret har tidligere vedtatt at aktivitets-/integreringskonsulentstillingen skal utvides til 1/1 stilling fra og at dagens dommerkonsulentstilling reduseres til en ½ stilling fra NFF Vestfold Postadresse: PB 16, Pindsle 3249 Sandefjord Besøksadresse: Komplett.no Arena Nygårdsveien 84

2 Dette får konsekvenser for arbeidsoppgavene som skal løses og hvem som skal løse disse. Med dette som bakteppe foreslår daglig leder at dommerkomiteen fortsetter slik som i dag til administrasjonen har sett nærmere på, og vedtatt nye arbeidsinstrukser for de ansatte. Med bakgrunn i dette bør dommerkomiteens mandat og arbeidsoppgaver evalueres våren Trener-/spillerutviklingskomiteen: Daglig leder foreslår at komiteen endrer navn fra trener- /spillerutviklingskomiteen til Spillerutviklingskomiteen. Dette fordi daglig leder er av den formening at trenerutvikling/trenerutdanning blir godt ivaretatt av administrasjonen og veiledere. Det bør ikke være nødvendig at trenerutvikling og trenerutdanning må forankres i en politisk komite. Det foreslås at den nye komiteen skal ha 5 medlemmer. Møtefrekvens bør være 4 6 møter pr. år. Krav til medlemmer bør være at de har vært gjennom Barnefotballkvelden, Barnefotballkurset og Ungdomsfotballkvelden. Trenerutdanning på et høyere nivå eller sentrale roller i klubb vil være en styrke for medlemmene. Komiteen skal årlig utarbeide tiltaksplan for hele spillerutviklingen i NFF Vestfold og legge denne fram for kretsstyret. Tiltaksplanen skal tuftes på NFF`s handlingsplan. Når tiltaksplanen er vedtatt av kretsstyret, er komiteen ansvarlig for gjennomføringen av denne. Komiteen skal behandle alle saker relatert til spillerutvikling før disse går videre til kretsstyret. Spiller-/trenerutvikler i NFF Vestfold er sekretær i komiteen. Spillerutviklingskomiteen velges av styret i NFF Vestfold medio februar hvert år. Klubb-/lederkomite: Daglig leder foreslår at komiteen endrer navn fra klubb-/lederkomite til Kvalitetsklubbkomite. Dette fordi daglig leder er av den formening at lederutdanningen blir godt ivaretatt av administrasjonen. Det bør ikke være nødvendig at lederutdanningen forankres i en politisk komite. Det foreslås at den nye komiteen skal ha 5 medlemmer. Møtefrekvens bør være 4 6 møter pr. år. Komitemedlemmene bør ha gjennomført NFF`s lederkurs 1 3, eller inneha annen relevant kompetanse.

3 Komiteen skal årlig utarbeide tiltaksplan for kvalitetsklubbarbeidet og legge denne fram for kretsstyret. Tiltaksplanen skal tuftes på NFF`s handlingsplan. Når tiltaksplanen er vedtatt av kretsstyret er komiteen ansvarlig for gjennomføringen av denne. Kvalitetsklubbprosjektet og andre klubbutviklingsprosesser skal prioriteres av komiteen. Komiteen skal ha et særlig ansvar for spesielle tiltak for klubbledere. Skolering av tillitsvalgt for øvrig, gjennom NFF`s lederutdanningsstige, forankres i administrasjonen. Komiteen skal behandle alle saker relatert til kvalitetsklubb/klubbutvikling før disse går videre til kretsstyret. Klubbutvikler i NFF Vestfold er sekretær i komiteen. Kvalitetsklubbkomiteen velges av styret i NFF Vestfold medio februar hvert år. Fair play utvalget: Daglig leder foreslår at komiteen endrer navn fra Fair play utvalget til Samfunns- og verdikomite. Dette fordi arbeid med inkludering av funksjonshemmede, fremmedkulturelle og flyktninger tidligere ikke har vært knyttet opp mot et politisk utvalg. Dette har etter hvert blitt en stadig større del av NFF Vestfold arbeid og etter daglig leders oppfatning er det viktig at dette knyttes opp mot et politisk utvalg. Det foreslås at den nye komiteen skal ha 7 medlemmer. Møtefrekvens bør være 4 6 møter pr. år. Komiteen skal årlig utarbeide tiltaksplan for fagområdet og legge denne fram for kretsstyret. Tiltaksplanen skal tuftes på NFF`s handlingsplan. Når tiltaksplanen er vedtatt av kretsstyret er komiteen ansvarlig for gjennomføringen av denne. Følgende fagområder tillegges komiteen: Fair play herunder Fair play skolen Inkludering av funksjonshemmede Inkludering av fremmedkulturelle Inkludering av flyktninger Tilrettelagt fotball for spesielle grupper Aktivitets- og inkluderingskonsulent i NFF Vestfold er sekretær i komiteen. Samfunns- og verdikomiteen velges av styret i NFF Vestfold medio februar hvert år.

4 Forslag til vedtak: Vedlagt forslag til organisasjonskart for NFF Vestfold vedtas. NFF Vestfold skal bestå av fire komiteer ut over de tingvalgte komiteene dommerkomite, kvalitetsklubbkomite, spillerutviklingskomite og samfunns- og verdikomite. Til neste møte medio mai bes styret seg forelagt forslag til medlemmer i de ulike komiteene. Videre pålegges daglig leder å utarbeide en instruks for hver komite som presiserer komiteens mandat og arbeidsoppgaver. Eventuelle endringer/justeringer av dommerkomite evalueres våren Forslag framsatt i styremøtet: Siste pkt. i daglig leders forslag til vedtak strykes. Evalueringen av dommerkomiteen startes våren 2016 i styret, og til neste styremøte møter dommerkonsulent/leder i dommerkomiteen for å gi styret en muntlig orientering om de arbeidsoppgaver dommerkomiteen arbeider med. Daglig leders forslag, samt til tilleggsforslag framsatt i møtet, enstemmig vedtatt. Sak 10/16 Gebyrer mangler kamprapporter For tre år siden ble elektroniske kamprapporter innført i NFF Vestfold. Dette betød at lagledere for lagene fra 13 år og eldre skulle fylle ut kamprapportene elektronisk før kamp. Dette sikrer klubbene i mye større grad at man kun kan benytte spilleberettigede spillere og dermed også garanti for at spillerne er forsikret i egen klubb. Dette fungerer stort sett bra, men fortsatt er det lagledere/trenere som ikke ser nødvendigheten av dette. En ting er at spillere som ikke er ført opp på kamprapport ikke er spilleberettiget eller forsikret. En annen ting er at NFF Vestfold ikke kan føre kontroll med spilleberettigelse derom det kommer inn protester eller forespørsler om bruk av spillere på lag eller bruk av spillere mellom lag. I de årene dette har vært gjennomført har kretsadministrasjonen prøvd å følge opp klubber/lag som ikke gjør dette korrekt ved å henvende seg direkte til de ansvarlige. I de fleste tilfeller hjelper dette, men det er veldig ressurskrevende for kretsansatte. Videre har kamprapporter vært et eget tema på de regionale ABC møtene der lagledere/trenere er oppfordret til å delta og få informasjon om dette.

5 NFF Vestfold har også arrangert egne kurs for dette. Videre oppfordres det til at trenere/lagledere som er usikre på dette, kontakter andre i egen klubb som kan dette for opplæring. Det å fylle ut elektroniske kamprapporter er en del av ansvaret til voksenapparatet rundt hvert lag Daglig leder ser ingen grunn til at lagledere/trenere ikke skal være i stand til å følge opp dette, og vil derfor foreslå at det innføres et gebyr for klubbene når kamprapport ikke er fylt ut korrekt. Gebyr og bøter som virkemiddel er noe NFF Vestfold i liten grad benytter seg av som korreksjon, men i denne saken er daglig leder av den oppfatning at gebyrer vil være med på å få trenere/lagledere til å utføre dette på en langt mer utfyllende måte enn det er pr.dd. Det kan selvfølgelig være mindre mangler med en kamprapport, men dersom kamprapport ikke foreligger, eller at spillere ikke er ført opp elektronisk på kamprapport foreslår daglig leder at klubbene ilegges et gebyr for dette. Daglig leder foreslår graderte satser for dette: Klassene G13 og J13/14 år Gebyr kr. 0,- Klassene G14 G19 og J16 Gebyr kr. 300,- Klassene M 4. div og K 2. div Gebyr kr. 800,- Klassene M5. div 9. div og K 3. og 4. div Gebyr kr. 500,- Klassene M veteran, K 7`er og M7`er Gebyr kr. 300,- Forslag til vedtak: Styret i NFF Vestfold vedtar å innføre gebyr som vist over der kamprapporter ikke er fylt ut elektronisk, eller at hjemmelaget ikke har skrevet denne ut og overlevert til dommer. Gebyrsatsene innarbeides i NFF Vestfolds reglement for gebyr og bøter. Daglig leder pålegges å utarbeide rutiner for kontroll, slik at alle klubber behandles likt i forhold til dette. Innføring av gebyr blir å gjelde fra 1. mai 2016 etter at daglig leer har orientert klubbene, lagledere og trenere om denne saken. Forslag framsatt i møtet: Innføring av gebyr blir å gjelde fra 1. juni Daglig leders forslag til vedtak med endring framsatt i møtet, enstemmig vedtatt.

6 Sak 11/16 Kvartalsvis økonomigjennomgang Vedlagt følger driftsregnskap pr for NFF Vestfold, samt estimat pr Daglig orienterer styret i styremøtet. Styret tok daglig leders orientering til etterretning uten vesentlige merknader. Sak 12/16 Møteplan 2016 Følgende møteplan ble enstemmig vedtatt: 10. mai 14. juni 16. august 20. september 11. oktober 15. november 13. desember