PROTOKOLL STYREMØTE 21. JANUAR 2014

Transkript

1 Vestfold Fotballkrets Postboks 16, 3249 Sandefjord Nygårdsveien 84, 3221 Sandefjord Sandefjord PROTOKOLL STYREMØTE 21. JANUAR 2014 Til stede: Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Anette Vestly, Kjell Rune Pedersen, Torleiv Sandvik. Fra adm: Ole Petter Tufte Ikke til stede: Hilde Preus, Rune Mikkelsen. Sak 01/14 Foreløpig behandling av resultatregnskap 2013 Vedlagt følger resultatregnskap pr Endelig behandling av hele regnskapet for 2013 vil bli gjort under behandlingen av årsmeldingen 2013 i styremøtet den 11. februar Men det vil være viktig for den videre behandlingen av budsjettforslag 2014 at styret foretar en foreløpig behandling av resultatregnskapet for 2013 i denne saken med tanke på disponering av 2013 års regnskapsmessige overskudd. Disponering av overskudd 2013 vil få innvirkning på budsjettforslag Vedlagt resultatregnskap viser et regnskapsmessig overskudd pålydende kr ,-. Følgende hovedtrekk er med på å gi et slikt årsresultat: Momsrefusjon - det ble refundert kr ,- mer enn budsjettert Tiltak/prosjekter - vi mottok kr ,- mer enn budsjettert Refusjon - vi har i 2013 mottatt ,- i refusjon sykepenger Bøter bortvisning - kr mer enn budsjettert Lønnspostene - er i balanse i forhold til budsjett Drift kretskontor - besparelser på kr ,- i forhold til budsjett Reise/opphold - besparelser på ,- i forhold til budsjett

2 Dette er hovedtrekkene i resultatregnskapet. I tillegg kommer flere mindre avvik både på inntektssiden og utgiftssiden. Daglig leder foreslår at overskudd i resultatregnskapet for 2013 avsettes i balanseregnskapet til disposisjon i 2014 som følger: Integrering rekruttering kr ,- (øremerkede midler) Fair Play i skolen kr ,- (øremerkede midler) Kompetansehelg/skoleringstiltak/ nettverkssamlinger kr ,- Nettverkssamling kvinnefotball kr ,- Internasjonale referanser jenter kr ,- Dommerutviklingstiltak kr ,- Deltagelse Forbundstinget kr ,- Internasjonal referanser gutter kr ,- Internasjonal referanser trenere kr ,- «Kick off»/skolering kvalitetsklubb kr ,- Tiltakene er trukket ut av budsjettforslag 2014 og foreslås lagt i balanseregnskapet til disposisjon i Forslag til vedtak: Framlagte driftsregnskap, for 2013 med et regnskapsmessig overskudd pålydende kr ,- tas til etterretning av styret. Endelig behandling av regnskapet skjer i styremøte 11. februar Det foreslås avsetninger av årsresultatet for disposisjoner i 2014 som vist i saksframlegget. Sak 02/14 Budsjettforslag Behandling av budsjettforslag 2014 har forgått gjennom hele høsten 2013 i komiteene i Vestfold Fotballkrets. Komiteene har arbeidet med sine tiltaksplaner og forelagt disse styret i et felles møte 10. desember 2013 I tillegg til komiteenes arbeid med tiltaksplanene har administrasjonen jobbet fram forslag til budsjett gjeldene bundne utgifter og inntekter i budsjettet. 2

3 I sitt møte 10. desember fikk styret seg presentert tiltaksplaner som ga en betydelig budsjettmessig slagside på ca. kr ,- i underdekning. Styret ønsket at alle foreslåtte tiltak i tiltaksplanen skulle legges inn i et budsjettforslag for så å se på hvilke prioriteringer som måtte gjøres ut fra handlingsplanen. I denne sammenheng vises det til foreslått avsetninger gjort i sak 01/14. Oversikt under viser kostnad pr. kostnadssted inkl. fordeling av overskudd 2013 og fordeling av de administrative kostnadene B14 Disp 13 Fordeling adm Sum % Klubb ,3% Spiller ,0% Dommer ,6% Arrangem ,3% Leder ,5% Adm ,4% Trener ,6% Pol. utv ,5% Anlegg ,3% Forslag til vedtak: Vedlagt forslag til budsjett 2014 legges fram på kretssting for 2013 som forslag til Vestfold Fotballkrets` driftsbudsjett for Sak 03/14 Evaluering av VFK`s spillerutviklingsmodell I styresak 50/13 vedtok styret at en bredt sammensatt gruppe av kretsens klubber og to kretsrepresentanter skulle evaluere kretsens spillerutviklingsmodell og eventuelt fremme forslag til forbedringer i forhold til gjeldene modell. Gruppen har bestått av leder i spillerutviklingskomiteen i Vestfold, trenerspillerutvikler i VFK og klubbrepresentanter fra Ørn-Horten, Eik-Tønsberg, Flint, Store Bergan, Nanset, Stag, Holmestrand, Andebu, og Sandefjord Fotball. 3

4 Vedlagt følger gruppens evaluering og innstilling. Det vises til denne evalueringen og forslag til justeringer. Denne kan oppsummeres med at gruppen konkluderer med at det er ønskelig med færre tiltak, men økt kvalitet på tiltakene. Dette er bakgrunn for at gruppen foreslår å ta bort eldste alderstrinn på bylag gutter det vil si at bylagene for G15 tas ut av programmet. Når det gjelder kretslag er det foreslått at det opprettes et ekstra kretslag på J14. Dette betyr at spillerutviklingsprogrammet fra sesongen 2014 vil se ut som følger: Barnefotball: Trenertiltak Bylagsaktivetet: 4 bylag G13 4 bylag J15 Kretslagsaktivitet: Kretslag G14, G15, G16, J14, J16 Regionsaktivitet: Vår: Høst: G15, G16, J16 G14, G15, J15 Dette er de ytre rammene for struktur på spillerutviklingsprogrammet. Ansvar for den faglige gjennomføringen, valg av trenere og oppfølging av enkeltspillere er tillagt spillerutviklingskomiteen. Forslag til vedtak: Styret i Vestfold Fotballkrets vedtar de justeringer som er foreslått i saksframlegget som vist over i spillerutviklingsprogrammet til Vestfold Fotballkrets. Sak 04/14 Oppfølging av sak 51/13 samarbeid SF/VFK Vedlagt referat fra møte i samarbeidsgruppa I styresak 51/ nedsatte styret ei arbeidsgruppe som skulle se på samarbeidsformer mellom Vestfold Fotballkrets og Sandefjord Fotball. Mandatet var å regulere innhold, rammer, eierskap og ansvar i et eventuelt samarbeid. 4

5 I referat fra møte den konkluderer møtet med: «Møtedeltagerne var av den oppfatning at grunnlaget for å arbeide videre med rammer, retningslinjer og en felles forståelse for et eventuelt samarbeid mellom krets og Sandefjord Fotball foreløpig er for lite tuftet på konkrete tiltak. Blant annet la Sandefjord Fotball fram planer/ønsker om å ansette en person i hver av byene i Vestfold uten at det er klargjort innhold og arbeidsområder Det vil være avgjørende i en slik prosess at arbeidsoppgaver og ansvarsområder for slike stillinger er klart definert før man kan vurdere eventuelle samarbeidsformer mellom toppklubb og krets. Gruppen viser til at Sandefjord Fotball er i ferd med å tegne samarbeidsavtaler med et betydelig antall av kretsens klubber. Dette er en sak som denne gruppen ikke skal ta stilling til, men det vil være et avgjørende element i et framtidig arbeid rettet mot eventuelle samarbeidsformer mellom krets og Sandefjord Fotball. Gruppen ønsker å spille tilbake til styret i Vestfold Fotballkrets at det videre arbeidet i denne gruppen utsettes. Sandefjord Fotball forutsettes å komme tilbake med konkrete og mer detaljerte planer på hvordan klubben ønsker en fremtidig samarbeidsmodell gjennomført, hvor målet må være kompetansehevning i trenings- og spillerutviklingsarbeidet i hele Vestfold.» Daglig leder har ingen tillegg til møtets konklusjon og innstiller følgende forslag til vedtak: Arbeidet i samarbeidsgruppen utsettes til det foreligger mer konkrete planer fra Sandefjord Fotball over planer og tiltak som ønskes gjennomført. Sak 05/14 Utestående pr Vedlagt følger reskontroutskrift pr Totalt utestående pr er kr ,-. Daglig leder anser at status utestående pr gir et godt bilde av klubbenes evne og vilje til å håndtere de avgifter som blir pålagt fra Vestfold Fotballkrets. Kun kr ,- er klubbrelatert av utestående pr. årets utgang. 5

6 Forslag til vedtak: Styret i Vestfold Fotballkrets vil berømme klubbene for evne og vilje til å håndtere de avgifter og økonomiske uttellinger som blir pålagt av kretstinget i Vestfold Fotballkrets. For øvrig vises det til behandlingen av sak 08/14. Sak 06/14 Deltagelse med flere enn et lag fra samme klubb i interkretskvalifisering Kretskontoret har fått inn henvendelse vedr. mulighet til å delta med flere enn et lag i kvalifisering til interkrets G16. I flere av våre store breddeklubber deles G16 klassen ofte i flere lag et lag med spillere som er 16 år og et lag der spillerne er 15 år og kanskje et blandingslag. I enkelttilfeller kan det være at kvaliteten på disse lagene kan være rimelig lik, eller sågar at det yngste laget kvalitetsmessig kan være bedre enn det eldste laget. Styret i Vestfold Fotballkrets har hatt denne problemstillingen opp tidligere til behandling. Konklusjonen den gang var at det vil være vanskelig å behandle alle likt dersom man skulle åpne for en slik praksis. Hvilke klubber og på hvilke premisser skal det velges ut at en klubb kan delta med to lag i G16 interkretskval? Hvilke klubber skal ikke få plass i avdelingen på grunn av dette? Kvalifisering til interkrets kan maksimum ha 12 lag med i avdelingen. Dette betyr 11 runder og 11 uker til disposisjon for gjennomføring. En økning av antall lag med f.eks 1 lag i sesongen 2014 vil bety at det må benyttes 13 uker til gjennomføring og første runde vil da måtte legges til uke 13 altså siste uken i mars. Styret har også argumentert med tidligere at det ikke er ønskelig å åpne for flere lag pga. av at enkelte klubber lettere kan tiltrekke seg spillere som gis mulighet til interkretsspill. En vil kunne skape store og kvalitetssterke klubbmiljøer i enkelte klasser på bekostning av mindre klubber. Dette er ikke ønskelig å legge til rette for. Daglig leder ser det som positivt at klubbene er i stand til å skape store kvalitetssterke miljøer, men dette bør ha sitt utspring i egne rekrutterte spillere. 6

7 Forslag til vedtak: Styret ønsker ikke å endre på regel om at klubber kun kan delta med et lag i kvalifisering til interkrets. Sak 54/13 Honorære lederstipend 2013 Saken ble behandlet for første gang i styremøte 10. desember 2013 med følgende vedtak: «Saken tas opp til realitetsbehandling i januarmøtet. I dette møtet legger styremedlemmene fram sine forslag til honorære lederstipend for 2013». Saken legges fram for styret uten innstilling. Saken ble behandlet i styremøtet. Endelig vedtak fattes i styremøte Sak 55/13 Innstilling valgkomite Følgende er på valg: Leder: Edgar Budeng-Larsen Medlem: Tonje Walle Egeli Følgende vedtak ble fattet i styremøte den Leder og nestleder i styret er ansvarlig for at det fremmes forslag på leder og et styremedlem til ny valgkomite. Saken legges fram for styret uten innstilling. Saken ble behandlet i styremøtet. Endelig vedtak fattes i styremøte Sak 07/14 Søknad om permisjon som styremedlem Styremedlem Hilde Preus har søkt styret om permisjon fra vervet som styremedlem fram til kretstinget

8 Vedtak: Styremedlem Hilde Preus innvilges permisjon fra styrevervet fra d.d. og fram til kretstinget Sak 08/14 Avskrivning tap på fordringer behandling i møtet Daglig leder har vært i kontakt med de som har utestående til Vestfold Fotballkrets pr Etter opplysninger gitt av eier til reskontrokunde så er selskapet begjært konkurs og det finnes ikke midler til å innbetale utestående stort kr ,-. Utestående er siste års innbetaling av treårig samarbeidsavtale. Styrets vedtak: Utestående til reskontrokunde må anses tapt og føres som tap i driftsregnskapet for Enstemmig vedtatt: 8