KONKURRANSE MED FORHANDLINGER (ett trinn) VEDRØRENDE LEVERANSE AV BEDRIFTSHELSETJENESTE

KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLINGER (ett trinn) VEDRØRENDE LEVERANSE AV BEDRIFTSHELSETJENESTE Frist for innlevering av tilbud: Fredag 7. mai 2010 kl 12.00 Side 1 av 15

Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET... 4 1.1 OPPDRAGSGIVER... 4 1.2 KUNNGJØRING /ANNONSERING... 4 1.3 BESKRIVELSE AV OG INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN... 4 1.4 KONTRAKTENS VARIGHET... 4 1.5 KONTRAKTENS OMFANG... 5 1.6 FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER... 5 2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.1 REGELVERK... 5 2.2 KONKURRANSEFORM... 5 2.3 AVKLARINGER/FORHANDLINGER... 6 2.4 FORBEHOLD... 6 2.5 ALTERNATIVE TILBUD... 6 2.6 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 6 2.7 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 6 2.8 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 6 2.9 AVVISNING AV LEVERANDØR... 6 2.10 AVVISNING AV TILBUD... 6 2.11 INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING... 6 2.12 KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 6 2.13 SPRÅK... 6 2.14 KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD:... 7 2.15 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER... 7 3.1 GENERELT OM KRAVENE... 7 3.2 DOKUMENTASJONEN... 7 3.3 LOVPÅLAGTE KRAV... 7 3.3.1 Krav til skatteattest for skatt... 7 3.3.2 Krav til skatteattest for mva... 7 3.3.3 Krav til oppfyllelse av HMS... 7 3.4 ANDRE KRAV... 8 3.4.1 Krav til godkjenning av BHT... 8 3.4.2 Krav til leverandørens virksomhet... 8 3.4.3 Krav til selskapets soliditet... 8 3.4.4 Krav til selskapets størrelse og ledelsens erfaring... 8 3.4.5 Krav til kvalitetsstyring generelt... 8 3.4.6 Krav til rutiner for miljøstyring... 8 4 LEVERANSEBESKRIVELSE... 9 4.1 GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN... 9 4.2 KRAVSPESIFIKASJON... 9 4.2.1 Leverandøren skal ha følgende kompetanse som er felles for alle kompetanseområdene:... 9 4.2.2 Kompetanseområdet yrkeshygiene... 9 4.2.3 Kompetanseområdet organisatorisk- og psykososialt arbeidsmiljø... 10 4.2.4 Kompetanseområdet ergonomi... 10 4.2.5 Kompetanseområdet arbeidsmedisin/arbeidshelse... 10 Side 2 av 15

4.3 FAKTURERING... 10 4.4 BETALINGSBETINGELSER... 11 5 TILDELINGSKRITERIER... 11 5.1 GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER... 11 5.2 HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN... 11 5.3 UNDERKRITERIER VED ØKONOMISK MEST FORDELAKTIG TILBUD... 11 5.3.1 Pris... 11 5.3.2 Kvalitet... 11 5.3.3 Service... 12 6 KONTRAKTSVILKÅR... 12 6.1 GENERELT OM KONTRAKTSVILKÅR... 12 6.2 GENERELLE VILKÅR... 12 6.3 SPESIELLE VILKÅR... 12 7 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING... 12 7.1 GENERELT OM TILBUDET... 12 7.2 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER... 13 7.2.1 Tilbudsforside... 13 7.2.2 Tilbudsbrev... 13 7.2.3 Tilbudsdokumentene... 13 7.2.4 Brosjyremateriell etc.... 13 7.3 TILBUDETS FORM... 13 7.4 TILBUDSFRIST... 14 7.5 INNLEVERINGSSTED... 14 7.6 LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE):... 14 7.7 TILBUDSÅPNING... 14 7.8 TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST... 14 8 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON... 14 8.1 INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET... 14 8.2 KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEGRUNNLAGET... 14 8.3 KONTAKTPERSON VEDRØRENDE TJENESTEN... 15 Vedlegg: Vedlegg I: Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjenesten HMS-egenerklæring Vedlegg II: Vedlegg III: Tilbudsforside Vedlegg IV: Kontrakt Vedlegg V: Alminnelige kontraktsvilkår Side 3 av 15

1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Askøy kommune v/rådmannen. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 07.04.2010. Konkurransedokumentene er tilgjengelig på www.doffin.no. 1.3 Beskrivelse av Askøy kommune og informasjon om anskaffelsen Askøy kommune er en organisasjon med 1800 ansatte og 1200 årsverk. Vi yter tjenester til innbyggerne i en kommune i rivende utvikling. Askøy kommune har siden 2000 vært Norges tredje hurtigst voksende kommune, og er i dag Hordalands nest største kommune med over 25 000 innbyggere. Askøy kommune satte i 2008 som mål å gjennomføre en bærekraftig reduksjon i sykefraværet til 7 % gjennom å øke fokus på arbeidsmiljø, ledelse og nærvær. Dette skal realiseres gjennom en egen IA-plan for virksomheten. Siden 2008 har man hatt et tett samarbeid med flere parter: NAV Arbeidslivssenter og Storebrand forsikring for å øke fokuset på helse, miljø og sikkerhet (HMS) og for å jobbe i tråd med intensjonene i IA-avtalen Johnny Johnson og Jan Spurkeland for å utvikle en fremmende organisasjon med fokus på mellommenneskelig kompetanse Videre utarbeidet kommunen i 2009 sin egen Arbeidsmiljøindeks (AMI) for å måle innsatsen på dette området og for å skaffe seg et bredt grunnlag for revisjon og valg av tiltak. Årlige medarbeiderundersøkelser er med på å danne grunnlaget for AMI. Fra 2010 er folkehelse et satsningsområde i kommunen og man jobber aktivt med forebyggende og helhetlige tiltak for en friskere befolkning. Nytt elektronisk kvalitetssystem er under utarbeidelse. Systemet for HMS og internkontroll er i en pågående oppgraderingsfase, med målsetting om å skape et levende og brukervennlig system i tråd med lov og forskrift og som er forankret i alle ledd i organisasjonen. Som organisasjon ønsker vi et samarbeid med en bedriftshelsetjeneste (BHT) som kan gjøre oss enda bedre enn det vi klarer på egenhånd, en BHT som er kunnskapsrik, leverings- og omstillingsdyktig og som har lyst til å være med på å skape resultater. Vi ønsker oss en BHT som ikke bare kan hjelpe oss i å oppfylle lovens krav, men som også kan ta oss et steg videre. For ytterligere informasjon om Askøy kommune se: www.askoy.kommune.no 1.4 Kontraktens varighet Oppstart 1. juli 2010 til 30. juni 2012 (toårs avtale), med opsjon på ett + ett år, hvor oppdragsgiver har ensidig rett til å benytte opsjonene på samme betingelser. Side 4 av 15

1.5 Kontraktens omfang Det estimeres et omfang på ca kr. 550 000,- per.år. Totalt estimert kontraktsverdi for toårsperioden inklusive ett + ett års opsjon er ca. kr. 2 200 000,- Oppdragsgiver presiserer at han ved kontraktsinngåelse ikke forplikter seg til innkjøp av et bestemt antall timer BHT. Oppdragsgiver står med andre ord fritt til selv å bestemme timeomfanget. 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om politisk godkjenning og/eller endring av konkurransegrunnlaget. Konkurransen vil av tidsmessige grunner bli utlyst før endelig behandling i Formannskapet foreligger den 11.05.2010. Dersom Formannskapet vedtar vesentlige endringer av konkurransegrunnlaget, vil oppdragsgiver avlyse konkurransen og lyse ut ny konkurranse umiddelbart. Dersom dette skulle inntreffe vil det ikke få vesentlige konsekvenser for tildelingstidspunktet. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. Lov og forskrift er tilgjengelig under regelverk på internettadresse www.askoy.kommune.no/innkjop. 2.2 Konkurranseform Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 5-1, uprioriterte tjenester. I denne konkurransen får alle interesserte leverandører levere inn tilbud. Forespørsel om å delta i konkurransen skjer samtidig som tilbudet sendes inn (altså en ett-trinns prosedyre). Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.4. b) Oppdragsgiver vurderer først kvalifikasjonskravene. Alle leverandører som har levert inn tilbud, vil bli skriftlig orientert om utfallet av kvalifiseringen. c) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. d) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene beskrevet i FOA 11-8 (3). e) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den leverandøren som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA 13-2. Side 5 av 15

2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jfr. FOA 11-8. 2.4 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold. Disse bør ikke være vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, kan bli vurdert avvist i henhold til FOA 11-11 (1)d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 11-5. 2.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (2). 2.11 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jfr. FOA 13-3. 2.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 2.13 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. Side 6 av 15

2.14 Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet under innholdsfortegnelsen. 2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. 3 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jfr. FOA 8-4. 3.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav 3.3.1 Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.3.2 Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.3.3 Krav til oppfyllelse av HMS Dokumentasjon: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til HMS som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Attesten må ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS egenerklæring, se vedlegg II. Side 7 av 15

3.4 Andre krav 3.4.1 Krav til godkjenning av BHT Det kreves at leverandør er godkjent BHT eller står på Arbeidstilsynet sin liste over BHT som har søkt om godkjenning eller dekkes av 11 overgangsordning. 3.4.2 Krav til leverandørens virksomhet Leverandører skal være lovlig etablert virksomhet. Dokumentasjon: Norske leverandører som er foretak, skal levere firmaattest. Utenlandske leverandører leverer attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister i sitt hjemland. 3.4.3 Krav til selskapets soliditet Leverandør må ha god økonomisk stilling i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter.. Dokumentasjon: Dun & Bradstreet sin rating A, eller tilsvarende, eller godkjent årsregnskap. 3.4.4 Krav til selskapets størrelse og ledelsens erfaring Det kreves at firmaet har stor nok kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Dokumentasjon: Oversikt over firmaets organisasjonsplan. Navn og CV på ledelsen. 3.4.5 Krav til kvalitetsstyring Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. 3.4.6 Krav til rutiner for miljøstyring Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til kjemikalievalg og håndtering av disse samt sporbarhet av råvarer, gjenvinning/minimering av emballasje. Side 8 av 15

2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 eller tilsvarende tredjeparts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jfr. pkt. 7.2.2. 4.2 Kravspesifikasjon Oppdragsgiver ber med dette om tilbud på BHT for alle ansatte i henhold til Arbeidsmiljøloven 3-3 Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, nr 1173. 4.2.1 Leverandøren skal ha følgende kompetanse som er felles for alle kompetanseområdene: - Arbeidsmiljøet som helhet, grunnkompetanse innen de andre områdene enn sitt eget - Kompetanse i generell risikokartlegging, -vurdering og kommunikasjon - Kommunikasjon og pedagogikk - Organisasjon og organisering - Arbeidsmiljølovverket og annet relevant lovverk - Grunnleggende forskningsmetoder og der relevant kunnskap på kompetanseområdet finnes: litteratur og elektroniske kilder 4.2.2 Kompetanseområdet yrkeshygiene - Identifikasjon og kartlegging av kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer, samt vurdering av risiko for helseskade fra disse og forslag til forebyggende tiltak. - Evaluere og utvikle det kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøet slik at dette ikke gir opphav til helsebelastninger, men fremmer helse i arbeidslivet. Side 9 av 15

4.2.3 Kompetanseområdet organisatorisk- og psykososialt arbeidsmiljø - Tar utgangspunkt i de krav loven stiller til virksomhetenes organisering og styring, lovens krav til utforming av samspillet på arbeidsplassen og de ansattes oppfatninger og opplevelse av disse forholdene - Bidrar til å utvikle, utforme og evaluere forholdene for å forebygge at ansatte utsettes for uheldige fysiske og/eller psykiske belastninger og for å fremme helse i arbeidslivet 4.2.4 Kompetanseområdet ergonomi - Samspillet mellom mennesket og elementer i et system. Elementer kan være organisering av arbeidsoppgavene og/eller utformingen av arbeidsmiljøet - Bidrar til å utvikle, utforme og evaluere disse elementene på en slik måte at de er forenlig med ansattes ressurser, begrensninger og behov slik at de ikke gir opphav til helsebelastninger, men fremmer helse i arbeidslivet 4.2.5 Kompetanseområdet arbeidsmedisin/arbeidshelse - Tar for seg samspillet mellom mennesket og påvirkningene fra arbeidslivets systemer og enkeltfaktorene og hvordan dette virker inn på menneskets helse - Bidrar til å utvikle, utforme og evaluere forholdene for å forebygge arbeidsrelaterte sykdommer og skader, fremme helse i arbeidslivet og yte bistand ved rehabilitering og ved oppstått arbeidsrelatert helseskade 4.3 Fakturering Faktura til Askøy kommune (AK): Det tas forbehold om at Askøy kommune vil iverksette elektronisk handel vedrørende kjøp og avbetaling for varer og tjenester. Dette vil kunne skje på et senere tidspunkt. Inntil annet er avtalt skal alle fakturaer sendes på papir til fakturaadresse: Askøy kommune Postboks 323 5323 Kleppestø Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med navn og ressursnummer (fem siffer) Endringer i dette skal godkjennes av AK før de trer i kraft, slik at ikke AK får problemer ved innskanning av fakturaene. Side 10 av 15

4.4 Betalingsbetingelser Oppdragsgiver faktureres av Leverandøren etterskuddsvis per kvartal. Forfall skal være den siste dagen i måneden etter faktureringsmåneden. Fakturagrunnlaget skal være antall utførte timer bedriftshelsetjeneste multiplisert med timepris. Fakturaene fra Leverandøren skal spesifisere mva for leverte tjenester. Faktura eller underbilag skal spesifisere timeforbruket fordelt på ulike kategorier tjenester. Betaling av faktura innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for denne. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår i pkt. 5.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert: 5.3.1 Pris Kommunen ønsker det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, inkludert eventuelle utgifter til reise. Dette baseres på en prismodell som innebærer at samtlige av kommunens ansatte meldes inn i BHT. Timepris oppgis som en pris uavhengig av type tjeneste. Tilbyder må beregne en årspris for kommunen som ivaretar kravene i Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, nr 1173. 5.3.2 Kvalitet Med kvalitet menes: Erfaring i betydningen ansattes kompetanse: o Navn og CV på fast kontaktperson for Askøy kommune. o Navn og CV for andre nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Side 11 av 15

Erfaring fra lignende oppdrag, fortrinnsvis kommunekunder. Dokumentasjon: Leverandør må oppgi de tre viktigste relevante leveranser til IA-bedrifter de siste tre år, inkludert deres omfang (time forbruk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Herunder skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse, samt kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Fremlegge plan for hvordan gjøre bedriftshelsetjenestens tilbud kjent i Askøy kommune. 5.3.3 Service Med service menes: Responstid og tilgjengelighet: o Leverandør må beskrive hvilke åpningstider og tilgjengelighet som tilbys (for eksempel telefon/e-post, antall timer/virkedager). o Leverandør må beskrive hvilken responstid som tilbys (for eksempel akutte arbeidsmiljøproblemer og andre henvendelser der BHT skal bistå). Oppdragsgiver sin tilgang på statistikker og økonomiske oversikter for forbruk av tjenester 6 Kontraktsvilkår 6.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 6.2 Generelle vilkår Det vises til de alminnelige kontraktsvilkårene for kjøp av varer og tjenester som fremkommer i vedlegg V. 6.3 Spesielle vilkår Det vises til kontraktsvilkår som fremkommer i vedlagte kontrakt, vedlegg IV, herunder: 7 Krav til tilbudets form og innlevering 7.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en CD eller USB-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres en kopi av tilbudet. Side 12 av 15

7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter 7.2.1 Tilbudsforside Tilbudsforsiden (vedlegg III) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. 7.2.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jamfør punkt 4 (leveransebeskrivelse) og punkt 5 (tildelingskriterier). 7.2.3 Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jfr. pkt 7.2.1. 2. Tilbudsforside, jfr. pkt 7.2.2 og vedlegg III. 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester b. HMS-egenerklæring c. Dokumenter beskrevet i pkt. 3.4 4. Leveransebesvarelse 5. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. 7.2.4 Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer den tilbudte tjenesten. Brosjyrer som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på internett. 7.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt i samsvar med pkt. 7.2.3 (ett skilleblad pr. dokumenttype). Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: Bedriftshelsetjeneste Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: Tilbud på leveranse av bedriftshelsetjeneste Side 13 av 15

7.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: Fredag 7. mai 2010 kl. 12.00 Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jfr. pkt 7.6 før utløpet av fristen. 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradressen) innen utløpet av fristen, jfr. pkt. 7.4. 7.6 Leveringsadresse (kontoradresse): Askøy kommune Rådhuset, sentralarkivet v/hovedinngang Klampavikvegen 1 5300 Kleppestø 7.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.8 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 31.07.2010. 8 Viktig praktisk informasjon 8.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 8.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Innkjøpsrådgiver Marianne Holm Telefon: 56 15 81 20 Mobiltelefon: 970 51 879 E-postadresse: marianne.holm@askoy.kommune.no Side 14 av 15

8.3 Kontaktperson vedrørende tjenesten HMS-leder Espen Rikstad Telefon: 56 15 81 59 Mobiltelefon: 970 51 715 E-postadresse: espen.rikstad@askoy.kommune.no Kleppestø, 7. April 2010 Side 15 av 15