22.10.2015 LØNNSDATA TIL FORSIKRINGSSELSKAP (OTP) BRANSJENORM (Tilleggsmodul)
side 2 LØNNSDATA TIL FORSIKRINGSSELSKAP (OTP) BRANSJENORM (Tilleggsmodul) Innledning... 3 Forutsetninger som må være oppfylt i HogiaLønn... 3 Firmaopplysninger... 3 Innstillinger... 3 Lønnsarter... 3 Ansattregister... 3 Rapporten... 5 Innsending av rapporten... 6 Rapport over ansatte med et antall dagers ansettelse... 6 Du kan gjøre endringer for flere ansatte om gangen... 8
side 3 Innledning Du må være i dialog med ditt forsikringsselskap i forhold til hvilke ansatte det skal sendes inn opplysninger for og hvordan kommunikasjonen med forsikringsselskapet skal foregå. Beskrivelsen nedenfor er generell. Forutsetninger som må være oppfylt i HogiaLønn Firmaopplysninger Kontaktperson må være angitt E-postadresse til kontaktperson må være angitt Timer pr. årsverk på skillekortet Statistikk må være angitt. Dersom timer pr. årsverk for bedriften ikke er angitt, må timer pr. årsverk angis på hver enkelt ansatt Innstillinger På skillekortet Generelt må det under Tekster for personlige lønnsopplysninger angis Årslønn på et av feltene. På skillekortet Program/data angir du under Mappe for datafil OTP bransjenorm, hvilken mappe filen du skal sende skal lagres i. Lønnsarter På de lønnsartene som skal inn i grunnlaget for periodens lønn/periodens timer på de timelønte, må du på lønnsarten på skillekortet Lønnsdata OTP, hake av på Periodens beløp og/eller Periodens timer På de lønnsartene som skal være med i tilleggslønn for perioden (for eksempel provisjon, bonus, tillegg, etterbetalinger) må du på lønnsarten på skillekortet Lønnsdata OTP, hake av på Tilleggslønn. Dette gjelder lønnsarter for både timelønnede og provisjonslønnede. Ansattregister Den ansatte må ha et gyldig fødselsnummer Dersom den ansatte er fast lønnet, må det angis Årslønn under Personlige lønnsopplysninger Startdato må være registrert på skillekortet for arbeidsforhold. Det er startdatoen på det nyeste arbeidsforholdet som gjelder. Når den ansatte er fast lønnet må det oppgis Stillingsprosent på arbeidsforholdet. Pensjonsalder på skillekortet Diverse, bør angis. Avlønningstype må være angitt med Fast lønnet, Timelønnet eller Provisjonslønnet.
side 4 Skillekortet Diverse, Opplysninger for OTP til forsikringsselskap Dato for endring av fastlønn: Dato for endring av fastlønn dersom endringen gjelder tilbake i tid. Dersom en slik dato ikke rapporteres, vil fastlønn gjelde fra den perioden som rapporteres. Dato for endring av stillingsprosent: Dato for endring av stillingsprosent dersom endringen gjelder tilbake i tid. Dersom en slik dato ikke rapporteres, vil stillingsprosent gjelde fra den perioden som rapporteres. Mottar avtalefestet pensjon: Hakes av om den ansatt mottar avtalefestet pensjon. Opplysninger sendes ikke: Hakes av dersom opplysninger for denne ansatte ikke skal sendes. Startdato og/eller aktiv ansatt påvirker ikke om opplysninger sendes. Status: Forteller om en ansatt er i en status som gjør at lønnsdataene ikke kan benyttes. Gyldige koder er: A Aktiv S Syk P Permittert LP Lovfestet permisjon AP Avtalt permisjon Statusgrad: Prosentsats for status angis. Kun obligatorisk om statusene skal differensieres.
side 5 Timer pr. årsverk: Årsverk for den ansatte. Må angis dersom avvikende årsverk skal håndteres, eller det ikke er angitt timer pr. årsverk under Firmaopplysningene. Rapportere med lønnsart: Dersom rapportering kun skal skje med en bestemt lønnsart, angis det her. Arbeidsdyktig: Forslag er Ja Dersom avvikende pensjonsalder skal håndteres, angir du pensjonsalder på skillekortet Diverse. Rapporten Rapporten finner du på Rapporter, skillekortet Statistikk. Hak av på Lønnsdata til pensjonsleverandør og du får mulighet til å angi Periode og velge hvilke utbetalingsdatoer som skal taes med i innsendingen. Under Hente avtalt årslønn fra, velger du blant feltene under Personlige lønnsopplysninger i ansattregisteret. Når det gjelder Periodens lønn og tilleggslønn er det lagt på opptjente feriepenger. Dvs. om det på en ansatt står kr. 16794,48, så er det lønn for perioden kr. 14995 + 12% av 14995 som er 16794,48. (Vi går her utifra at feriepengesatsen er 12%)
side 6 Innsending av rapporten Innsendingen av filen varierer mellom de ulike forsikringsselskapene. Vi anbefaler derfor at du tar kontakt med ditt forsikringsselskap for å få informasjon om hvordan innsendingen skal gjøres. Rapport over ansatte med et antall dagers ansettelse Under Arkiv, Firmaopplysninger, skillekortet Statistikk, kan du oppgi et tall for antall dager ansatt.
side 7 Antall dager som angis her, vil du kunne bruke i en rapport for å se hvor mange ansatte som uten avbrudd, har vært ansatt det ønskede antall dager. Kan brukes bl.a. for å se hvem som skal meldes inn for OTP. I rapportbildet, under skillekortet Statistikk, kan du hake av på Ansatte som har vært ansatt i mer enn??? dager. Om du tar rapporten på skjermen får du opp følgende: Anders har to arbeidsforhold og han har vært ansatt i mer enn 165 dager i begge. Denne rapporten kan være nyttig når du vil se hvor mange/hvilke ansatte som har vært ansatt mer enn et visst antall dager. Kan for eksempel brukes ved innmelding av ansatte i OTP ordning.
Du kan gjøre endringer for flere ansatte om gangen For å legge inn en del av endringene som skal gjøres i forbindelse med tilleggsmodulen OTP bransjenorm, finnes det en spesiell knapp som heter Spes. funk side 8
side 9 Om du klikker på den får du opp følgende: Endre for ansatte Endringene i ansattregisteret gjøres for samtlige ansatte, utvalg av ansatte eller pr. utvalgskategori. OTP til forsikringsselskap Om du har en gruppe av ansatte det ikke skal sendes inn for, velger du å hake av her. Du kan også velge å rapportere med en bestemt lønnsart.