Vår referanse: Saksbehandler: Dato: Marianne Stokkereit Aasen 07.10.2013 Budsjettforslag 2014 - Bydrift KF. Saksopplysninger: Budsjettforslaget for 2014 bygger på videreføring av dagens drift gjeldende økonomiplan og på føringer lagt i handlingsprogram og økonomiplan 2013-16. Men, med unntak av på vedlikeholdssiden, og spesielt knyttet til eiendom og veier, Det vil si at vi gjennom budsjettforslaget for 2014 bygger opp ett større etterslep på bygninger og vei spesielt, og infrastruktur generelt. Selvkostberegningene er et nyttig verktøy for å synliggjøre de behovene vi vet ligger til grunn for forsvarlig drift de kommende årene. Selvkostberegningene ligger til grunn for gebyr- og fakturasatser innen fagområdene vann, avløp, renovasjon, fjernvarme og energi. Driftsbudsjettet. Avdelingslederne har laget driftsbudsjettet ut fra faktisk forventede kostnader og inntekter. Tallene er videre basert på regnskapet for 2012, erfaringer så langt i 2013, og på forventet forbruk for 2013. Forslag til driftsbudsjett er basert på «forutsetninger som legges til grunn ved utarbeidelse av innspill til økonomiplan 2014-2017 av 01.03.13», og innspill fra strategikonferansen i juni. Fellesfunksjoner/administrasjon: Bemanning (årsverk): 2012 2013 2014 2015 Endring Administrasjon 3,0 3,0 3,0 3,0 - Brann 7,2 7,2 7,2 7,2 - Energi 21,0 23,0 23,0** 23,0-2/+2 Havn 3,0 3,0 3,0 3,0 - Tekn.infra. 2,0 2,0 2,0 2,0 - Eiendom 9,0 6,0 5,0* 5,0* -1 Totalt 44,2 44,2 43,2 43,2-1,0 **Endringen grunnet forslag til endring av bemanningen på Energiverket, renholdere reduseres med 2. Det legges opp til å ansette en kontorassistent i stab for 2014. Det ansettes en mekaniker for vedlikeholdsoppgaver. *Antall renholdere reduseres med 2 på energiverket og 1 på eiendomsavdelingen
2011/841-6 Side 2 av 16 Følgende er lagt til grunn i driftsbudsjettet for 2014: Energi: Drift- og vedlikeholdsbehovet er lagt inn i budsjettet slik som beskrevet i vedlikeholdsplan. Om vedlikeholdsplanen med et utvidet systematisk vedlikehold, og videre selvkostprinsippet legges til grunn for strømprisen, vil det bli en økning fra 2013 nivå med ca 24 øre uten justering for generell prisstigning. Det er i vedlikeholdsplanen gjennomført en tilstandsvurdering av de store komponentene på energiverket. I tillegg er resterende komponenter gjennomgått med tanke på levetid og vedlikehold, både inne på energiverket, og behov knyttet til linje og distribusjon av elektrisk energi. Alt er oppsummert i vedlikeholdsplanen og kostnadsberegnet. Dette er gjort i et perspektiv på 25 år. Det er ikke forutsatt i budsjettet at Lokalstyret skal dekke gapet mellom statstilskuddet og faktisk behov knyttet til byggingen av renseanlegget. Det bør sees på muligheten for å selge landstrøm til skip i turisttrafikk. Kostnader til en slik utbygging er ennå ikke kartlagt. Stillinger som er forutsatt i «fremtidig bemanning ved energiverket» fra 2014, er ikke lagt inn i budsjett. Det er behov for 1 vedlikeholdsarbeider på mekanisk side. I tillegg til at vi ser et økende behov knyttet til vedlikehold av kundedatabase, med fakturering og betalingsoppfølging. Dette dekkes i dag opp ved midlertidig engasjement. Vaktordning på ledersiden bør vurderes. Energiverket har hatt en inntektssvikt gjennom siste året. Dette kan skyldes flere forhold. Økt energipris gir bevisst bruk av energi. Det er gjennomført flere enøktiltak, både i Bydrift og på Svalsat. Mindre forbruk medfører også lavere kostnader til produksjon. Forbruk av kull har også derfor synkende tendens. Kullprisen er fastsatt i avtale med Store Norske, og er forutsigbar de kommende årene. Økningen for 2014 som antatt. For å beholde ansatte med kompetanse må vi kurse våre medarbeidere, slik at sertifikater som de har fra før beholdes. Dette ligger i budsjettet, med marginal kostnad. Energiverkets tariffering av energi må ha en total gjennomgang. For å kunne dekke opp fremtidige utbygginger, er det nødvendig med en nett-tariff. Dette i likhet med energiselskaper på fastlandet. Avregning av produsert fjernvarme må også gjennomgås for å legge inntekter og kostnadene på riktig sted. Fakturasatser for tariffering vil bli jobbet frem i løpet av 2014, og forslag legges frem i god til før arbeidet med budsjett 2015 starter. Disse endringene kan bli vesentlige, og vil først få effekt fra 2015. Ved Energiverket sees det på omstrukturering og en ny stilling. Målet er å flytte og videreutvikle en del av oppgavene. Dagens driftsingeniør har mange oppgaver både i drift og på kundebehandling. Noe av dette vil fortsatt bli ivaretatt av ny driftsingeniør, men nye oppgaver vil også legges til. Driftsingeniøren skal mere rendyrke sin funksjon på driftsoppgaver, og teknisk saksbehandling. Dette vil bli spesielt viktig i tiden fremover, med tanke på vedlikehold av nett og utbygging. Dette er oppgaver som ikke har hatt fokus i de 7 årene hvor nåværende driftsingeniør var leder for energiverket. Det vil derfor bli en dreining av oppgaver som vil kreve ny medarbeider i stab. Dette i forbindelse med vedlikehold av database for kunder, og direkte kundebehandling. Herunder fakturering og innfordring etter salg. Arbeidet med ny tariffering blir også omfattende.
2011/841-6 Side 3 av 16 Opprettelse av nye målepunkt, og handtering av måling vil bli tillagt medarbeidere i stab. Oppgaver i forkant og under utsending faktura, vil bli ivaretatt. Ansvar for purring og inkasso tillegges også funksjonen. Arbeid med å sikre inntektene sees på som meget viktig for energiverket. Derfor vil man overføre en del daglig ajourhold til en ny kontormedarbeiderstilling. Her har oppgavene det siste halvåret blitt ivaretatt av en midlertidig ansatt kontorassistent, som nå søkes nå gjort fast. Noen av disse oppgavene ble tidligere ivaretatt av økonomiavdelingen. Endringer i økonomiavdelingen har medført at det er bedre organisatorisk å løse oppgavene på energiverket. Til denne stillingen vil det kun være lønnsutgifter, det forutsettes at siden 3 stillinger tas bort i forbindelse med kjøp av renholdstjenesten er det ikke behov for å kompensere med flere leiligheter i denne omgang, kostnader til dette legges derfor ikke inn. Mekanikerstillingen søkes opprettet for å imøtekomme det behovet som bel avdekket i sak «Fremtidig bemanning av energiverket», og den nye vedlikeholdsplanen. Vedlikeholdet blir mere omfattende, og systematisert med tanke på gjennomføringsintervaller og dokumentasjon. Felles for begge stillingene vil i tillegg være fokus på å arbeid med jobbstyringsverktøyet ISY Jobtech, vi er nå i starten av implementering av ISY Jobtec og det er viktig å holde fokus og få lagt informasjon inn i systemet den kommende tida, egne ressurser som arbeider med systemet er viktig for å få suksess, og dette bør prioriteres de kommende årene. Alle bestillinger av arbeid fra FDV partner bestilles og dokumenteres gjennom dette dataprogram. Tiltak nedfelt i vedlikeholdsplanen krever ofte effektuering av bestilling til leverandører for neste år grunnet lang leveringstid og planlegging. Ett eksempel er turbinrevisjon må bestilles ca et år i forkant av gjennomføring, og forutsettes gjennomfør i løpet av sommeren når produksjonen er lavest. Vi må således binde oss opp i en juridisk bindende avtale uten å ha et formelt budsjettvedtak. Vi mener derfor at det bør gjøres et overordnet budsjettvedtak for vedlikeholdsplanen i økonomiplanperioden slik at vi har mulighet til å få gjennomført tiltakene slik de er satt opp i planen. Dette vil gi oss den forutsigbarhet og fleksibilitet vi trenger for å vedlikeholde og sikre energi- og fjernvarmeleveranse på en best mulig måte. Eiendom: For 2014 er budsjettene justert med en KPI på 2 %, dvs. at det heller ikke i år settes av nok midler til å ta igjen vedlikeholdsetterslepet på bygninger som er på ca. 183 millioner etter salg av 7 hybelbygg i 2012 og 2013. Salgssum for alle 7 byggene endte på kr. 41.305.000,-. Fra 2015 legges det opp til at budsjett settes opp i henhold til vedlikeholds intervaller i tilstandsvurdering sett opp mot byggets levetid. Planene vil bli lagt inni ISY Jobtec (FDV-verktøyet) Vi gjør dette for å få oversikt over fremtidige vedlikeholdskostnader slik at husleien kan settes til et fast beløp, og et riktig beløp ut i fra tanken om kostnadsdekning, som KPI justeres hvert år. Midler fra husleien trekkes da ut og settes på et fond for vedlikehold, og vedlikehold utføres iht. vedlikeholdsplan. I vedlikeholdsbudsjettet for 2014 vil prioriteringen vurderes etter behov i vedlikeholdsplanene. Familieboliger: I 2014 er denne avdelingen døpt om til tjenesteboliger i Lokalstyre. Husleien økes jevnlig i henhold til vedtak og husleieloven, det settes av i 2014 kr. 4.105.000,- til verdibevarende vedlikehold. I henhold til rapport fra OEC er årlig estimat for etterslep, strakstiltak og års kostnader til vedlikehold priset til årlig kr. 3.542.481,-. I dette beløpet er ikke hybelhusene inkludert. Dette er det Bydrift trenger for å ivareta et verdibevarende vedlikehold av familieboliger. Det vil si å ivareta den verdien som ligger i de bygninger vi eier.
2011/841-6 Side 4 av 16 Ekstern utleie: I 2014 vil ekstern utleie kun bestå i utleie til fastlandselever til videregående samt Trusten i Barentsburg, totalt ca. 4 til 6 leietakere. Utleieprisene KPI justeres iht. leiekontrakt. Næringsbygget: For 2014 vi mest sannsynlig ekstern utleie reduseres ved at det vil bli behov for lokaler knyttet til arkiv etc. Dette er det ikke tatt høyde for i budsjett. Vannrenseanlegg: I 2014 må plassering av pumpehus ved Isdammen vurderes flyttes grunnet store skader på fundamentering, dvs. at H bjelker i stål er vridd ca. 180 grader rundt av isen per i dag, dette har pågått noen år under oppfølging fra vår side. Skaden endres hver vår ved issmelting da isen tar tak i H bjelker og vrir de, isen fungerer som en brekkstang på bjelkene. Utbedring bør gjøres vinterstid da huset ikke er i bruk og kan løftes av dagens fundamentering. Generelt: For 2014 vil ny renholds avtale være på plass med ekstern leverandør. Skolen som har mer enn 2 årsverk vil få den største økningen siden det i dag benyttes egne ansatte og det ikke er mulig og justere noe på tiden/forbruket på skolen, øvrige bygg blir ca. som i 2013 budsjett. Totalt sett for hele Longyearbyen lokalstyre vil leveransesikkerheten vil øke, og behov for boliger vil bli redusert.. I 2014 har vi skilt ut avd. 50-19003, Lagerbygg, dette er byggene som vi eier men som ikke brukes av oss, som eksempel musikkverksted, snekkerverksted, mellageret, grønn brakka, busskur osv. Byggene blir driftet og ivaretatt etter et minimum, det gjøres ikke noe vedlikehold på disse bygg bortsett fra på busskur. I dag ivaretar også eiendomsavdelingen flaggheising, dette er lagt inn i budsjettet til eiendomsavdelingen i form av overtid. Vi sørger for åpning og stenging av Kulturhuset når dette er ønsket brukt som et offentlig toalett, hovedsakelig i sommersesong i forbindelse med cruiseanløp. Det har ikke vært avsatt eget budsjett for dette. I forbindelse med salg av boliger gikk antall vaktmestere ned fra 4 til 3. Dette gjør oss sårbare og lite robuste i forhold til ferieavvikling og perioder med mye snø. Det er derfor i budsjettet også lagt inn ca 25% stilling som vikar for å dekke opp dette. Priser for leie av bolig og tjenester i eiendomsavdelingen: Gammel leie ansatte: kr. 28,49 per kvm/mnd. Ny ansatte eller intern bytte: kr. 45,00 per kvm/mnd. Foretaksleie (betales av det KF den ansatte tilhører): kr. 4,00 per kvm/mnd. Eksterne firmaer: kr. 95,16 per kvm/mnd. Vaktmestertjeneste internt: kr. 460,00 per time. Vaktmestertjeneste eksternt: kr. 560,00 per time. Forvaltningstjeneste intern: kr. 700,00 per time Forvaltningstjeneste ekstern: kr. 1.000,00 per time For vaktmestertjeneste og forvaltningstjeneste er prisene basert på arbeidstid mellom kl. 08.00 og 16.00, leie av tjenester utover dette belastes et tillegg i henhold til gjeldende satser for overtidsbetalt. Alle prisene justeres i henhold til KPI per 15. oktober 2013 Brann og beredskap:
2011/841-6 Side 5 av 16 Vi skal ivareta lov og forskriftspålagte nødvendige tjenester, innenfor beredskap og brannforebyggende virksomhet, ovenfor Longyearbyens innbyggere. Brannvesenets drives ikke ut ifra selvkostprinsippet. Om dette skulle legges til grunn ville fakturasatsene blitt så høye at brukerne av tjenestene ville velge ikke å benytte seg av tjenestene. Følgen av dette vil være dårligere brannsikkerhet i Longyearbyen. Hos Longyearbyen brannvesen er fakturasatser 2014 satt i henhold til retningslinjene fra strategikonferansen, juni 2013. Økning vil for 2013-2014 være 3%. Med unntak av fakturasatser for utleie av utstyr som er justert i henhold til markedet i Longyearbyen. Vi har gode priser på anskaffelse av noen av produktene vi videreselger, disse prisene er derfor ikke justert. For resterende driftsbudsjett er vedlikeholdsplanen lagt til grunn. Ny brannbil med høyderedskap vil ankomme mot slutten av 1. halvår 2014, dette vil ikke føre til vesentlige økte driftskosntader i 2014, men vil måtte hensyntas i budsjett 2015. Gebyrsatser 2014 Longyearbyen brannvesen: 2013 2014 Fylling av trykkluftsbeholdere for dykking pr flasker: kr 90 kr 90 Kontroll av håndslukker pr apparat kr 127 kr 127 Utleie av tankvogn m/sjåfør pr time kr 1 325 kr 1 365 Utleie av lift m/sjåfør pr time kr 1 325 kr 1 365 Utleie av brannpumpe med mann pr time kr 704 kr 730 Salg av 6kg ABC pulverapparat kr 530 kr 530 Salg av 12kg ABC pulverapparat kr 1 070 kr 1 070 Salg av 2kg ABC pulverapparat kr 370 kr 370 Salg av 2kg CO² apparat kr 1 300 kr 1 300 Salg av 5kg CO² apparat kr 1 750 kr 1 750 Salg av 6Ltr Skumapparat kr 950 kr 950 Service ABC håndslukker kr 400 kr 400 Service CO² håndslukker Kr 900 kr 900 Trykkprøving composittflasker, pr flaske kr 1 150 kr 1 150 Trykkprøving stål/dykkerflasker, pr flaske kr 570 kr 587 Syrevask av dykkerflaske, stål kr 200 kr 200 Optisk røykvarsler kr 128 kr 128 Plogskilt kr 244 kr 244 Brannteppe kr 640 kr 640 Strålerør husbrannslange kr 575 kr 575 Instruktør brannvernopplæring kr 680 kr 700 Brannvarsling og feiing Tilkobling 110-sentral pr gang kr 3 455 kr 3 559 Abonnement næringsvirksomhet,110-sentral pr sentral pr år kr 6 234 kr 6 421
2011/841-6 Side 6 av 16 Abonnement boliger pr boenhet,110-sentral pr år kr 500 kr 500 Feiing pr pipe kr 502 kr 517 Utrykning v/falsk alarm/uaktsomhet, pr utrykning* kr 5 966 kr 6 145 Uønsket utrykning kr 1 030 kr 1 061 * Kostnadsdekning kreves etter 3. gangs feil/falsk alarm fra samme objekt og/eller ved branntilløp/utrykning som skyldes uaktsomhet. Teknisk infrastruktur: Innenfor teknisk infrastruktur er fakturasatser 2014 satt etter ønske om å legge selvkost til grunn innenfor alle områdene for utenom på vei der dette ikke er mulig. Alle selvkostberegningene er utført med en forutsetning om at vi arbeider for å komme i balanse i økonomiplanperioden innenfor alle områder. Vei: Vei (veier Longyearbyen, vei Gruve 3 og Gruve 7, vei til campingplassen, scooterløyper, gatelys, gang- og sykkelveier, nærmiljø, elvedosing og rydding): Fra september 2013 gjelder ny FDV avtale på veier i Longyearbyen. Kostnaden økte fra 3.836.075,- i 2008 til 6.133.599,- i 2013. FDV avtalen er bygd på et antatt timeantall pr maskin(variabler i mengde, temperatur og føreforhold spiller inn). Det eneste som er fast i avtalen, er fastpris på vintervedlikehold (brøyting og høvling). Dette er lagt inn i budsjettet for 2014. - Det er satt av totalt 1.700.000,- mer på veibudsjettet (5631-5634) enn den faste økningen på 2% tilsier på grunn av ny FDV avtale. Det gir en økning på 30% i forhold til budsjettet i 2013. - Avdeling 5634 har store reduksjoner i forbruk på grunn av reduksjon av strømforbruk (nesten 58%) ved overgang til LED-belysning. Gebyrutviklingen for biler har vært som følger: Utvikling 2009 2010 2011 2012 2013 2014 gebyr Biler 3780,- 3930,- 4050 4495,- 4630,- 4770,- Lastebiler 8816,- 9080,- På grunn av at inntektene fra veigebyret er mindre enn forbruket, er det ikke satt av penger til fond for 2014. Dette betyr at vi ikke sparer til ny asfaltering eller til en større rehabilitering av veier. Det er kun inkludert vanlig vedlikehold på sommer og vinter, ikke utbedring av eksisterende veier. Det er ikke satt av penger til asfaltering eller til innkjøp av grus i 2014. Det er ikke mulig å dekke dagens kostnader med selvkost. For personbiler er veigebyret 1,57 ganger høyere enn årsavgiften på fastlandet. Trafikksikkerhetsplanen er godkjent i lokalstyret. Denne fører med seg kostnader som ikke er lagt inn i budsjettet for 2014: - Det bør vurderes å sette av 258.000,- i 2014 for å gjennomføre tiltak etter godkjent plan Prosjektene er lagt inn i prosjektoversikten.
2011/841-6 Side 7 av 16 Vi vil i løpet av 2013 utarbeide en vedlikeholds- og investeringsplan for vei ut i fra tilstanden på vei pr i dag. Vi har også gjennom sesongen 2013 hatt større utfordringer på veisiden enn hva vi har hatt tidligere knyttet til setninger som følge av endringer i permafrosten, rørgjennomføringer og generell slitasje. Tilknytningsfondet for vei er i dag svært lavt. Hvis det blir utbygging, eksempelvis i Gruvedalen vil fondet ikke kunne dekke faktiske kostnader til utbyggingen. Tilknytningsavgiften på vei bør vurderes økt, alternativt må det overføres mer midler til veibudsjettet når en evt. utbygging starter. Det tas utgangspunkt i at det også i 2014 utføres ryddeaksjon med skoleungdommer på sommeren. Grusveier (Gruve 3 og gruve 7): Det ligger ikke i budsjett 2014 midler til å utbedre veiene. Veiene har nå svært nedkjørt blant annet på grunn av mye fuktighet gjennom sommeren. Det anbefales at det de kommende årene settes av minimum 2,3 mill årlig for å gjennomføre nødvendig vedlikehold av grusveier. Bruer: Veien over Longyearelva på vei 501, Museumsveien, forsvant helga uke 25. Det har vært kjent i flere år at kulvertrørene som fører Longyearelva under Museumsveien er i dårlig stand, og Bydrift har allerede et prosjekt gående for å se på hvordan vi kan skifte ut den. Broen har under flere år vært avstengt for tyngre trafikk i sommerhalvåret. Vi registrerer at nedbørsmengdene i sommer har vært betydelig høyere enn normalen og at erosjonen i elveleiet og tining av permafrosten mest sannsynlig er større i år enn den har vært de siste årene. Disse forholdene kan man også se i elva fra Larsbreen. Denne klimautviklingen er i tråd med konklusjonene i NOU 2010:10 «Tilpasning til et klima i endring», der det konkluderes med at klimaet er i endring. I tillegg til kryssingen ved Museumsveien ser vi at de tre andre elvekryssinger over Longyearelva har fått skader i løpet av sommeren. For Melkeveien er situasjonen mest kritisk. Det må påregnes å gjennomføres tiltak for alle elvekryssingene, både for å ivareta de slik de er i dag lengst mulig, og deretter for å utbedre de så snart behovet melder seg. Vi har vært i kontakt med geologer ved UNIS for å diskutere ulike løsninger i tillegg til de bestillinger som er sendt ut til konsulenter for å se på nye brualternativer. De anbefalte oss å vurdere en bruløsning. Vi har vært i kontakt med Statens vegvesen om det er mulig å etablere en stålbru. De brutypene som er vurdert er Bailey- og Mabey- og Unibridge. Dette er en brukonstruksjon som brukes for å etablere en rask og midlertidig løsning, der broer/veger raser ut. Dette er samme brukonstruksjon som er brukt for fjernvarmekryssingen over Longyearelva. Vegvesenet er positiv til å leie ut en slik bru til Longyearbyen eller hjelpe oss med anskaffelsen og monteringen. Bruene kan fraktes fra fastlandet og monteres på kort tid. I samråd med vegvesenet er det foretrukket at bruen pelefundamenteres ned i permafrosten. Med å velge en bruløsning fremfor å etablere en tradisjonell kulvert, kan elven renne mer naturlig gjennom elvekryssingen. Det vil være betydelig mindre behov for dosing i elveleiet. I dag doses elveleie flere ganger gjennom sommeren. En kulvertløsning krever at elvas bredde reduseres der veien krysser, dette øker erosjonspåvirkningen og medfører hyppig behov for dosing. Det er usikkert hva konsekvensene av hyppig dosing er på lang sikt. Foregående år doses Longyearelva for ca. kr. 150 000,-, i år ligger vi an til en dobling av denne kostnaden. Vann:
2011/841-6 Side 8 av 16 Avdeling Navn Ønsket budsjett Inntekt Budsjett 2013 Forventet økt budsjett (2%) Antatt kostnads i forhold til forventet budsjett 5651 Vannproduksjon 3 198 000 6 000 000 2 790 270 2 846 075 1,12 5652 Vanndistribusjon 2 685 000 2 607 000 2 659 140 1,01 Sum 5 883 000 6 000 000 5 397 270 5 505 215 1,07 Fra februar 2014 trer ny FDV kontrakt inn. Den har følget indeksregulering og medfører ikke noen endringer for budsjettet. Under avdeling 565x ligger vannproduksjon og distribusjon. Regnskap fra 2012 viser at variable kostnader (uforutsette kostnader) er veldig høye på distribusjonssiden. Driften av vannbehandlingsanlegget er svært god, i underkant av 30% av driftskostnader forbundet med arbeidstimer går til uforutsette hendelser, dvs. alarmer fra styringen, problemer med pumper, og vanlige driftsproblemer. På distribusjonssiden er arbeidstimer på uforutsette hendelser 1,53 ganger høyere enn driftstimer på vanlig vedlikehold. Dette skyldes stort sett frost i vannrør. Det er i 2014 ønskelig å bedre drikkevannstilførselen ved å utbedre varmekabelnettet. Dette er tidkrevende og kostbart arbeid. - Det er ønskelig at det settes av 350.000.- til rehabilitering av varmekabler og problemrør. Det er i budsjettet inkludert driftsoppgaver fra hovedplan vann på kroner 300.000,- til tilstandsvurdering, spyleplan og ph-kontroll på nettet. År 2009 2010 2011 2012 Utgifter 3.994.555,- 4.360.053,- 6.528.540,- 4.714.730,- Inntekter -2.962.827,- -3.395.590,- -2.892.000,- -5.902.828,- Differanse 1.031.728,- 964.463,- 9.420.540,- -1.188.098,- Budsjett 3.691.000,- 3.851.000,- 5.528.000,- 5.262.000,- Differanse regnskap fra budsjett 172.728,- 1.011.000,- 222.470,- -547.245,- Gebyrutvikling: 2009 2010 2011 2012 2013 m2 1,97 2,05 2,11 3,48,- 3,62 m3 8,09 8,41 14,44 14,29 14,86 årsgebyr 630,- 655 674,50 1068,- 1110,72 Avløp: Avløpsbudsjettet ble overskredet i 2012 på grunn av flere uheldige episoder med tette avløp hos kunder. Det ble rehabilitert flere avløpsstrekk, men det er store problemer med at områder med lite fall fryser. Det er flere områder som bør rehabiliteres, og det bør derfor budsjetteres for utbedring av ledningsnettet for å unngå driftsproblemer hos kunder. Før ledningsnettet er utbedret bør det budsjetteres med forsikringskostnader. - Det er ønskelig at det settes av 200.000,- til å dekke forsikringskostnader.
2011/841-6 Side 9 av 16 I 2012 var det 2 3 skader på bygning, mens det var flere kunder som hadde tilstoppet avløp. Vanlige problemer som tett avløp er ikke til å unngå grunnet brukerfeil (leker, bleier og tøyfiller i avløpet), mens man kan tjene inn der hvor avløpet fryser. Avløpsledninger er avhengig av å ha riktig fall, det er derfor også mer kostnadskrevende arbeid, da det er en del gravearbeid som skal til. - Det er ønskelig at det settes av 150.000.- til tilstandsvurdering. - Det er ønskelig at det settes av 400.000,- til rehabilitering avløpsnettet. Vann- og avløpsgebyr, sammenligning med fastlandet: Årsgebyr vann (beregnet ut i fra kr. 3,62,- pr. m 2 pr mnd) Årsgebyr avløp (beregnet ut i fra kr. 2,00,- pr. m 2 pr mnd) Årsgebyr Longyearbyen Snitt i Norge for 2012 Høyeste i Norge Laveste i Norge 5212,80. 3865,-, 9329,- 881,-. 2880,-. 4277,- 9705,- 559,-. Målet for Bydrift er at vann- og avløpsgebyrene ikke skal overstige 75% av landssnittet, det vil si i underkant av 7000,-/ år for vann og 7280,- for avløp. Etter møte med Miljøverndepartementet 24/9, om ytterlegare delegasjon til LL, ser vi at det kan komme flere utgifter knyttet til avløpet gjennom avløpsprøver og, kontroll på oljeutskillere (i dag er dette sysselmannens oppgave). Det er derfor satt en økt driftsutgift på vannprøver fra avløpsnettet. Det er i dag ikke avklart hvilke prøver som skal tas. Fra februar 2014 trer ny FDV kontrakt inn. Den har følget indeksregulering og medfører ikke noen endringer for budsjettet. Utvikling gebyr: 2009 2010 2011 2012 2013 m2 2,90 3,19 3,51 2,00 2,00 m3 11,94 13,13 8,66 8,23 8,23 årsgebyr 630,- 655 674,50 368,41 368,41 Renovasjon: Historisk sett har næringslivet stått for 80 % av avfallet som kommer inn på avfallsanlegget, men har bare betalt 59 % av kostnadene. Dette ble delvis justert i gebyrene for 2012. For 2014 velger vi ikke å sette opp gebyrene. Dette grunnet større inntekter i 2012 enn budsjettert. For 2013 er det budsjettert med kr. 500.000 til resipientundersøkelse. De er tatt ut igjen i 2014 og kommer da tilbake igjen 2016. Utredningen avfallsforbrenning er straks ferdig fra rådgiver. Det er behov for å gjøre noe med avfallsanlegget så dette bør det tas hensyn til i budsjett 2014. Prosjektering av: forbrenningsanlegg, utvidelse av dagens anlegg eller reetablering et annet sted bør prioriteres. Fjernvarme:
2011/841-6 Side 10 av 16 For 2012 ble inntektene for fjernvarme flyttet over fra energiverket og inn på fjernvarme sitt budsjett. Det vil si at utgifter og inntekter ligger i teknisk infrastruktur sitt budsjett, og at teknisk infrastruktur kjøper fjernvarmeproduksjon fra energiverket til selvkost. Det er gjort en beregning på hva det koster å produsere fjernvarme. Inntektene er nok til å dekke fjernvarmedistribusjon, undersentraler og rørkasser under hus. I tillegg til at vi kan sette av noe til fond for fremtidige tiltak. Vi vet at vi har et behov knyttet til primærnettet, det er avdekket korrosjonsproblematikk knyttet til deler av nettet, dette har forårsaket større ad-hock oppdrag som blir kostbare. Her er vi i gang med en tilstandsvurdering slik at vi skal få avdekket fremtidig behov. Det vil derfor kanskje være behov for å justere satsene i 2015. Langsiktig plan skal utarbeides også for dette fagområdet. Avsetninger til vedlikehold skal dekke vanlig vedlikehold, undersentraler og rørkasser under hus som Bydrift drifter. Det avsettes ikke i henhold til en vedlikeholdsplan. Vedlikeholdsplan må lages for å sikre at Bydrift får inntekter nok til å dekke det årlige vedlikehold, undersentraler og drift av rørkasser. Fra februar 2014 trer ny FDV kontrakt inn. Den har fulgt indeksregulering og medfører ikke noen endringer for budsjettet. Havn: Driftsbudsjettet: Longyearbyen havn er i en fase hvor utviklingsmulighetene for havna er betydelige i årene som kommer. I Nasjonal transportplan 2014 2023 er det på bakgrunn av de helt spesielle forholdene på Svalbard, og som en del av regjeringens nordområdepolitikk, satt av inntil 200 mill. kr i statlige midler i planperioden til oppgradering og bygging av ny havneinfrastruktur i Longyearbyen. Dette gir grunnlag for å videreføre de planer og utredninger havnen har gjennomført de senere år. Longyearbyen Havn har et godt økonomisk fundament, og nye planlagte utviklingstiltak vil bidra til å styrke havnas evne til å møte eksisterende og nye utfordringer. Igangsetting av strategisk havneplan for Longyearbyen havn vil når ferdigstilt i 2014 definerer havnas satsningsområder og gi en tydeligere retning for havnas videre utvikling. Avtale med Kystverket om levering av tilbringertjenester på Spitsbergen vil i årene som kommer bidra til å styrke havnas aktivitet og øke bemanningen i sommerhalvåret. Havnas vekst og utvikling krever ennå sterkere fokus på markedet og tilrettelegging for havnas brukere. Bemanning (årsverk): 2013 2014 Endring Havn 3,0 3,0* - *Ny avtale om tilbringertjenester for Kystverket fra 2014 med nytt tilbringerfartøy vil kreve en økt bemanning i sommerhalvåret. Her planlegger man i første omgang å leie inn nødvendig kompetanse for drift av tilbringerfartøy i hovedsesongen. Det planlegges 2 halve stillinger på drift i sommerhalvåret. Nytt tilbringerfartøy vil også bidra til økt aktivitet i resten av året med en viss beredskap og mulighet for bruk av fartøyet til andre oppdrag som beredskap(sar), oljevern og andre oppdrag for statlige etater. Erfaringene fra de siste år viser at bemanningen i havna fungerer godt utenom høysesong. Trafikken over havna i månedene juni september er økende og belastningen på den faste bemanningen er høy. I forbindelse med økt aktivitet mot Kystverket og Lostjenesten på Svalbard vil havna i 2014 videreføre engasjement og kjøp av tjenester for å avlaste havnevakta spesielt knyttet til båtdrift. Havna
2011/841-6 Side 11 av 16 kjøper utøvende fortøyningstjenester av Pole-Position AS, og benytter de avtalepartnere Bydrift KF har på El, VVS og maskintjenester. Hver for seg er disse leveransene av begrenset størrelse og kompetanse/fagspesifikke. Driftsbudsjett 2014: Driftsbudsjett Longyearbyen havn Budsjett 2014 Budsjett 2013 (korrigert) Regnskap 2012 I oppstillingen av driftsbudsjettet for 2014 er også kontraktsmessige og estimerte kostnader og inntekter på tilbringer-/lostjenesten inkludert. Dette vil synligjøres ved leveranse av fartøyet i egen regnskap, 90-33005 Lostjeneste. Driftsinntektene til havna videreføres med en generell økning på ca. 3 %. Prisregulativet og Retningslinjer for prisfastsetting for Longyearbyen havn for 2014 er hjemlet i lov av 17. april 2009 nr. 19 om havner og farvann 10 og 25, jfr. forskrift av 30. desember 2010 om havner og farvann på Svalbard. Til forskjell fra tidligere gebyrregulativ er regelverk og prisliste adskilt, noe som forenkler senere endringer. Tilbake som avgift står kun anløpsavgiften. Alle andre inntekter er enten i gebyr form, vederlag eller leie inntekter basert på markedstilpasning av prisnivå. For detaljer se sak 2010/1221-3 om Prisregulativ og retningslinjer for prisfastsetting for Longyearbyen havn 2012. Driftsbudsjett for 2014 er en videreføring av budsjettet for 2013 uten at det er hensyntatt markedsmessig utvikling i budsjettåret 2013. For 2014 ligger vi pr mai godt an til å overstige inntektsprognosene. Dette har i hovedsak 2 årsaker. Økt andel av store cruiseskip med høyere antall passasjerer. Videre vil avtalen med Kystverket om tilrettelegging av infrastruktur og tilbringertjeneste fra 2014 medføre en betydelig omsetningsøkning knyttet til utleie av nytt tilbringerfartøy(tbn), men også større driftskostnader med nytt fartøy og økt bemanning. Foreløpig ser trenden fra de siste årene ut til å fortsette med økt tonnasje og større skip. Dette er et viktig signal om behovet for større kailøsninger. Sterkere fokus på oppfølging av den oversjøiske cruisenæringen på Svalbard etter 2015 (Tungoljeforbudet) vil være viktig også i inneværende og de neste årene. Oppfølging på cruisemesser og tett oppfølging av viktige aktører i markedet vil skje i samarbeid med Cruise Norway. Longyearbyens mulighet til å utvikle seg som cruisedestinasjon avhenger av at Longyearbyen oppleves som en attraktiv destinasjon. Et tydelig tilbudsprogram fra lokalt reiseliv og aktiv deltakelse på internasjonale cruisemesser har allerede gitt økt oppmerksomhet og nye bestillinger for kommende år. I driftsbudsjettet for 2014 har følgende poster fått særlig økning: Havnas kostnader er i stor grad knyttet til aktivitet, slik at økt aktivitet medfører økte kostnader, men også høyere inntekter. Investeringsbudsjett i perioden 2014 2017 - Planlagte investeringer Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Inntekt -14 440 000-9 000 000-11 465 000-14 440 000-14 440 000-14 440 000 kostnad 13 994 000 8 450 000 9 665 000 13 994 000 13 994 000 13 994 000 Til fond 446 000 550 000 1 800 000 446 000 446 000 446 000 Fra fond 0 0 0 0 0 0 Netto 0 0 0 0 0 0 Investeringsbudsjettet for 2014 er en videreføring av tidligere planer, som er fyldig redegjort for i budsjett 2013. Det er knyttet usikkerhet til størrelsene på investeringene da det for flere områder ikke er ferdigstilt skisseprosjekt eller andre kostnadsutredninger.
2011/841-6 Side 12 av 16 Investeringsbudsjett 2014 2017 Prosjekter 2014 2015 2016 2017 Sum Havnebygg/kontor **SL - - - ** Godsterminal **SL - - - ** Fendring Bykaia 3,3 L* - - - 3,3 Kaidekke og 4,7*HL - - 4,7 kulvert m/vannforsyning Kaianlegg vest - - - - - Delplan Lh sør - - - - - Utendørs godsterm. *** - - - - Ny flytekai - H,L,S.A - - - - Nytt tilbringerfartøy 16,5L - - - 16,5 Terminal materiell - - - - - Slip m/»løfteredskap» - - - - - Kaianlegg vest - - - - - ** Budsjett ikke fastsatt H = Havnekapital,fond, L = Lånefinansiert * Estimerte budsjettpriser 2013 S = Statlig finansiering *** Nødvendige arealer ikke overtatt A = Annen finansiering, ulike tilskudd - Beslutning om gjennomføring er ikke tatt Nytt av året er konkretisering av nytt fartøy - tilbringerfartøy(tbn): Det er i Lokalstyre våren 2013 vedtatt å bygge og tilby Kystverket nytt fartøy for å dekke behovet for tilbringertjeneste på Spitsbergen. Fartøyet har en ramme på 16,5 millioner. Fartøyet vil ivareta flere funksjoner for havna, for lokalsamfunnet og i lokalt beredskapsarbeid. Kontrakten skal dekke investering og drift av et slikt fartøy. Fartøyet vil tilhøre Longyearbyen havn og vil også tilpasses slik at det kan bistå i den generelle lokale beredskapen. Nytt fartøy vil kreve gode løsninger for å sette ut og vedlikeholde fartøyet året rundt. Dette setter krav til servicehall og utsettingsløsninger. Arbeidet med servicehall og eget verktøy for utsetting og håndtering av fartøyet må prioriteres. Fartøyet finansieres med lån og sikkerhet i leieavtale. Havnefondet: Pr. 1. januar 2013 er havnefondet på kr. 4.246.737 Det inkluderer mindreforbruket i 2012. Budsjettert bruk av fond i 2013: Nytt havnebygg kr. 326.000 Nytt kaidekke kr. 100.000 Havneterminal kr. 150.000 Skisseprosjekt ny flytekai kr. 1.000.000 (Vedtak 2013) Havnestrategi kr. 1.000.000 (Vedtak 2013) Avsetning til fond i 2013: Korrigert forventet avsetning til fond 2013 kr. 550.000 Havnefond budsjett pr. 31.12.13 = kr. 2.220.737 Samlede investeringsforslag for 2013 er på 24,5 mill. Bruk av havnefondet må vurderes opp mot hensiktsmessigheten av låneopptak på investeringsprosjekter og forprosjekter som senere danner grunnlag for investeringsprosjekter i bygg og anlegg. Havnekapitalen bør ha en størrelse som på kort
2011/841-6 Side 13 av 16 sikt kan betjene havnas forpliktelser i en utbyggingsfase og havnefondet bør til enhver være på minimum 1 million for å sikre havnen mot underskudd. Dersom trenden vi ser for oss frem til 2016 fortsetter, vil det ligge an til en høyere avsetning i fond, hvor størrelsen på årlige avsetninger og derved fondet vil kunne gi høyere egenfinansiering i prosjektene. Investeringsbudsjettet: Se vedlagte prosjektoversikt for detaljer knyttet til det enkelte prosjekt. Med den prosjektmengde som har vært de siste årene, og hvordan markedet er både knyttet til å få gjennomført utredninger, og få utført fysisk arbeid ser vi at vi har store utfordringer knyttet til: 1. Tilstrekkelig kapasitet innen egne rekker til å gjennomføre prosjekter (prosjektledelse, byggeledelse). Blant annet fordi våre ansatte har mer en nok med den daglige driften, det vil si å gjennomføre vedlikeholdstiltak, følge opp rammeavtalelederandører, følge opp regnskap, planlegge neste års budsjett og tiltak. For å få bedre gjennomføringsevne foreslår vi at vi på prosjektbasis ansetter en prosjektleder til å gjennomføre prosjekter både innen teknisk infrastruktur og innen energiverket. For at det skal være en viss forutsigbarhet, og for å få gjennomføringsevne ansettes personen i et 2 års engasjement som prosjektleder. Det å se i et to års perspektiv handler også om at vi da vet at vi kan knytte til oss godt kvalifiserte personer fra fastlandet som gis permisjon fra sin nåværende jobb. 2. Budsjett og økonomiplanen. Slik budsjettarbeidet nå fungerer budsjetteres det for ett år om gangen. Utfordringen vår er at det for mange av prosjektene som skal gjennomføres, har begrensinger for når på året de kan gjennomføres kombinert med lang leveringstid, samt at de kan gå over flere år. Derfor må bevilgningene ses utover ett års perspektiv og at føringene i økonomiplan/vedlikeholdsplaner for slike tiltak/prosjekt forplikter tildeling av midler de påfølgende år. Et par eksempel: Utbedring av bruer må gjøres etter at telen er tilbake i bakken, og materialer må bestilles i så god tid at det er mulig å få gjennomført hele prosjektet før våren igjen setter inn og vi får vann i elvene. Kulvert/fendring Bykaia; bestillingstid på tiltakene 3 til 4 måneder. Altså er det ikke mulig å prosjektere, innhente anbud, bestille og gjennomføre i løpet av en sesong når det også er begrenset når på året tiltaket kan gjennomføres. Turbinrevisjoner bestillingstid på rundt 9 måneder. Dette tiltaket må gjennomføres på sommeren (da vi har minst produksjon) og vi rekker med andre ord ikke å få bestilt og gjennomført tiltaket innen ett budsjettår. Sammenstilling av spørsmål stilt i budsjettkonferansen i juni: Energi: Skal vi se på muligheten til å selge landstrøm til skip i turisttrafikk? Både for å øke inntektene, men også for å begrense utslipp fra skipene ved kai. Dette da det kan selges i en periode av året med generelt lite forbruk i Longyearbyen. Kostnader på dette er ikke kartlagt enda.
2011/841-6 Side 14 av 16 Eiendom: Hvordan håndtere vedlikeholdsetterslepet og vedlikeholdsbehovet fremover? Bygge opp fond (husleie ut i fra behov også på næringsbygg)? Ta opp lån? Offentlig toalett: Skal vi tilby det i Longyearbyen? Hvor? Hvordan skal kostnaden dekkes? (ca 150.000 til drift av toalett denne sesongen) Fjernvarme: Skal vi fortsette med selvkost på fjernvarme? Renovasjon: Fremtidig avfallshåndtering på grunn av kapasitetsproblemer ved dagens anlegg: Utbygging av dagens anlegg? Reetablering på annet sted hvor? Eget søppelforbrenningsanlegg? Gebyret er i dag langt over det som ligger i avfallsplanen (pålagt selvkost) Vann: Det er behov for utbedring av dårlig frostsikring. Det er ønskelig at det settes av 350.000.- til rehabilitering av varmekabler og problemrør årene fremover. Dette vil i så fall medføre en økning av gebyrene på 5% ut over prisstigningen gitt at det forutsettes videre selvkost. Skal vi fortsette med selvkost på vann? Brannvann (sprinkling) hva skal vi tilrettelegge for? Hvem skal dekke kostnaden? Avløp: Alder på rør samt frost gjør at vi har en del rørbrudd som medfører forsikringssaker hos brukes. Det bør vurderes å settes av 200.000,- til å dekke forsikringskostnader. Skal vi gjennomføre en tilstandsvurdering av nettet, og lage en rehabiliteringsplan? Antatt kostnad kr 150.000 Rehabiliteringstakten på rør bør økes, budsjettet bør økes med 500.000,- i 2014, deretter 100.000 de kommende årene. Dette vil i så fall medføre en økning av avgiften på 3% ut over prisstigningen. (pålagt selvkost) Vei: Hvordan finansiere økningen i FDV-avtalen på 1.700.000? Økte overføringer fra LL, økte avgifter på kjøretøy, innføre nye avgifter (scooter)?, Differensiert avgifter - Gruve 7 veien Trafikksikkerhetsplanen er godkjent i lokalstyret. Det er ikke budsjettert for de 940.000,- ekstra kostnadene som planen medfører. Skal planen gjennomføres? Hvordan skal kostnadene dekkes? Gjennomføring av tiltakene forutsetter at arealplanen revideres. Det er ikke mulig å spare opp til nytt fond for asfaltering eller grusing på grunn av lav inntekt. Er det akseptabelt? Andre finansieringsmuligheter? Redusert veivedlikehold de kommende årene? Hvem skal «eie» (drifte og vedlikeholde) veier i vedtatte planer? Skal etablerte veier i nye regulerte områder overtas av oss? Skal vi bygge vei i sjøområdet? Og skal det i så fall betales tilknytning for det? Scooterløpyer: Hva skal vi legge til rette for? Skal vi lage retningslinjer?
2011/841-6 Side 15 av 16 Hvem skal dekke kostnaden? Nærmiljø: Hvordan ønsker dere at sentrum skal se ut? Hva skal vi legge til rette for? Ønsker dere å «løfte» torget/sentrum? Ønsker dere å vurdere tiltak foreslått i «Bymiljøtiltak»? Rassikrig: Tiltak er påkrevet: hva skal vi gjøre? Purre opp olje- og energidepartementet Overordnet: Skal tjenester produseres inhouse eller legges ut på anbud? Prinsippvedtak, eller valg i hvert enkelt tilfelle? (veivedlikehold, renhold etc etc)? Som følge av næringsanalyse, lokalsamfunnsplan og strategisk havneplan bør det gjennomføres en analyse av all infrastruktur i Longyearbyen med tanke på fremtidig utvikling (kapasitet) Bestillinger fra strategikonferansen: I oppsummeringen fra strategikonferansen fremkom følgende bestillinger fra politikken til administrasjonen. I kommentarfeltet har vi skrevet inn hva vi gjør i dag og hva vi ser for oss kan væres i fremtiden. Aktivitet Hva gjør vi i dag Endringer/forbedringer i 2014 SNU, info og bruk av hjemmesiden, formidling av (positive) hendelser. Vi legger i dag ut informasjon både om positive hendelser, og prøver å være raskt ute i forhold til informasjon om uforutsette hendelser Fortsette og videreutvikle det vi har startet med i 2012/13. Vurdere opprette Facebookside for LL i 2014. CO2-lagring God dialog med CO2-labben. Fortsette den gode dialogen med CO2 labben. Havneutvikling Arbeid med strategisk havneplan er startet Fortsette, og ferdigstille arbeidet med strategisk Bruke lokale aktører Forutsigbart / fornuftig gebyrnivå (på linje med fastlands- Norge) Holdningskampanje om kildesortering bruke hjemmesiden. Bruker lokale aktører når det er mulig. Vi forholder oss imidlertid til innkjøpsreglementet. Gebyrnivået etableres ut i fra de aktivitetene (drift- vedlikehold og investeringer) det er behov for å gjøre knyttet til de forskjellige fagområdene. Vi følger opp med informasjon på intranett med jevne mellomrom. Det lages i tillegg en «leietakerperm» for ansatte i LL havneplan. Videreføres Gebyrnivået etableres ut i fra de aktivitetene (driftvedlikehold og investeringer) det er behov for å gjøre knyttet til de forskjellige fagområdene. Videreføres Søppelamnesti videreføres (bruke miljøfondet aktivt. Gjenbruksstasjon forprosjekt (finne stort lokale, plass til møbler m.m.) Gjennomført som planlagt, søkt om amnesti også gjennom SMF for høsten 2013 Ikke gjennomført, men det er gjort litt research i forbindelse med ønske om salg av bruktikken. Det fordrer at det settes av midler til leie av Videreføre søknad også i 2014.
2011/841-6 Side 16 av 16 Bilkjøring: Gå til skolen-kampanje. Øke miljøbevissthet. Tomgangsaksjon miljøgevinst Rassikring ta stilling til tiltak i Vannledningsdalen. Informasjon til folk i risikoområder (sjøområdet / ras). Sikre strøm, vann og varme Plan for hvordan bli kvitt kloakklukt Fjerne gamle scootere Videreføre vårdugnad (når Sundhets-forskriften tas vekk) og mulighet for gratis å kvitte seg med avfall. Oppsamlingsbokser for hundeskitt. Sikre gode boliger til lærere / barnehage (sikre stabil bemanning og god kompetanse.) Effektuere trafikksikkerhetsplanen finansiere og utføre i prioritert rekkefølge Jobbe mot sentrale myndigheter (avklare kraftverk) lokaler. Ikke gjennomført Avklares med Polaravdelingen i forhold til NVE s rolle på Svalbard. Ikke gjennomført Kontinuerlig arbeid, tilstandsanalyse, og vedlikeholdsplan for energiverket er laget. Tilstandsanalyse av fjernvarme er gjennomført. Igangsatt i forbindelse med søppelamnesti Gjennomført som planlagt Det er avsatt begrensede midler til vedlikehold av boliger. De siste boligtildelinger viser imidlertid at det nå er ledige boliger. Tiltak er gjennomgått og det er sjekket ut hvilke tiltak som kan gjennomføres umiddelbart (så snart det stilles midler til disp) og hvile som må avvente regulering Arbeides kontinuerlig med dette Lage informasjon som legges ut på nettsiden Se punktet om budsjettering side 3 Fortsettes i forbindelse med søppelamnesti Videreføres Vedlikehold gjennomføres innenfor avsatte midler. Gjennomfører de tiltak som godkjennes av lokalstyret og som er settes av midler til. Videreføres. Andre vedlegg (ikke vedlagt):