Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget Til stede: Universitetsdirektør Gunn-Elin Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Andre: Generalsekretær Ola Stave, UHR Kommunikasjonsrådegiver Ann Elin Brattebø Andersen Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget, Sigrid Tollefsen, UHR Forfall: Høgskoledirektør Stig Fossum, Høgskolen i Bodø Referat Møtedato: 9. september 2009 Møtetid: Kl. 15-17 Møtested: UHRs lokaler Saksnr.: Saksliste Sak 26/09 Sak 27/09 Sak 28/09 Sak 29/09 Sak 30/09 Sak 31/09 Sak 32/09 Sak 33/09 Sak 34/09 Sak 35/09 Sak 36/09 Sak 37/09 Sak 38/09 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat fra forrige møte Orienteringssaker UHRs Økonomiutvalg. Forslag til mandat og sammensetning UHRs behandling av statsbudsjettet 2010 / beregningsutvalg til drøfting Strategi, organisering og styring av de felles administrative systemene i UH-sektoren oppfølging Universell utforming av IKT i høyere utdanning Behandling av rapporten Misligheter og irregulariteter i UH-sektoren Alumnusvirksomhet og UH-sektoren Oppfølging av arbeidet med administrativ evaluering (adm.eval.) Digital eksamen kostnader ved sensors utgift Møtekalender Eventuelt

Sak 26/09 Godkjenning av innkalling og saksliste Utvalget diskuterte administrasjonsutvalgets rolle og funksjon med særlig tanke på utvalgets strategiske nivå. Dette har også vært et tema i UHR-styrets strategidiskusjoner i mars 2009, samt på det felles møtet mellom UHRs styre og Administrasjonsutvalget 4. mai 2009. Innkalling og saksliste godkjennes. Administrasjonsutvalget ønsker å heve utvalget til å ha større strategisk rolle i UHR-systemet i overensstemmelse med UHR-styrets diskusjon under strategiseminaret i mars 2009. Sak 27/09 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 04.mai 2009, godkjent på sirkulasjon, se: http://www.uhr.no/documents/referat_adm_utvalget_4_mai_2.pdf Referatet godkjennes. UHR A 28/09 Orienteringssaker Ny leder av UHRs administrasjonsutvalg Administrerende direktør Nils Dugstad, Universitetet for Miljø- og biovitenskap sluttet i sin stilling ved UMB 1. september. UHRs styre har bedt universitetsdirektør Gunn Elin Bjørneboe om å lede utvalget ut 2009, og dette har Bjørneboe takket ja til. Oppnevning fra universiteter og vitenskapelige høgskoler til UHRs utvalg for perioden 2009-2013 Oppnevningsperioden for flere av representantene fra universiteter og vitenskapelige høgskoler til faste utvalg under Universitets- og høgskolerådet går ut i løpet av høsten 2009. Dette gjelder primært representasjon fra institusjonenes faglige ledelse (rektorer, prorektorer, viserektorer). Dessuten skal det inn nye representanter fra den administrative ledelsen (direktør/assisterende direktør) til administrasjonsutvalget. Fordi endelig sammensetning av ny ledelse ved alle institusjonene ikke var klar før sommeren, har UHRs styre prolongert sittende medlemmer inntil nye representanter er oppnevnt, men ikke ut over 31.12.09. Frist for å sende inn forslag er 1. oktober. For administrasjonsutvalget ber UHR ber om forslag på representanter og vararepresentanter til administrasjonsutvalget fra universitetene, de vitenskapelige høgskolene og kunsthøgskolene. Kopinor Digitalt tilbud læremidler Kopinor har arbeidet med en plan for å gi et mer helhetlig tilbud for digitale læremidler til institusjonene/studentene. Kopinor har kjøpt opp Pensumtjeneste for å ta hånd om rettighetsklarering, men planlegger å utvikle et datasystem som gjør at studentene kan fåtilgang til kompendiemateriellet til det enkelte kurs i digital form mot en kostnad. Dette er et svært omfattende spørsmål, og UHR har nedsatt en referansegruppe som skal være med å vurdere om dette er en god og gjennomførbar løsning. Første møte i referansegruppen var den

19.08. Oppsummeringen av møtet ble sendt til administrasjonsutvalgets medlemmer.. Endelig beslutning om sektoren vil støtte opp om denne løsningen eller ikke kan tas senere i høst (oktober eller november). Se også Kopinors sider: http://www.kopinor.no/avtaler/avtaleomraader/universiteter_og_hoeyskoler/digital_kop iering_paa_universiteter_og_hoegskoler Direktørsamling 20-21. oktober 2009 på Høgskolen i Gjøvik Programkomiteen består av Rune Jørgensen (vert for forrige samling), Inge Øystein Moen (høstens vert) og Sigrid Tollefsen, UHRs sekretariat. NDSs personvern-tjeneste i lys av ny helseforskningslov Saken ble lagt frem for administrasjonsutvalget på møte 4. mai og utvalget fattet følgende vedtak: Saken ble ikke behandlet i møtet. Utvalget avventer behandling i UHRs forskningsutvalg og saken følges opp på sirkulasjon Forskningsutvalget behandlet saken 11. juni, og utvalget ba om å få seg forelagt forslag til arbeidsgruppe på neste møte. Saken ble deretter lagt frem for UHRs styre den 18. juni, der styret anbefalte å opprettholde nåværende ordning inntil konsekvensene av helseforskningsloven for personvernombudsordningen er utredet. NSD ble orientert om vedtaket i brev av 24. mai. Det er behov for å gjennomgå eksisterende mønsteravtale mellom UHR og NSD med hensyn til hvilke tjenester som institusjonene har behov for å få dekket i lys av den nye helseforskningsloven og hvordan tjenesten mest effektivt kan organiseres. Det kan også være aktuelt å gjennomgå betalingsmodellen på nytt. Forskningsutvalget nedsetter derfor en arbeidsgruppe som får i oppdrag å gå nærmere gjennom problemstillingene som følger av lovendringen, med sikte på endelig avklaring innen utgangen av året. Frem til en avklaring foreligger, må institusjonene avtale med NSD om institusjonene selv skal etablere kontakten med REK direkte, eller om denne kontakten skal skje gjennom NSD. Forslag sammensetning av arbeidsgruppe: Prorektor Trine B. Haugen, Høgskolen i Oslo (leder) Seniorrådgiver Walter Martin Tveter, UiO Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer. Administrasjonsutvalget vil bli koblet inn når arbeidsgruppens innstilling foreligger, behovene er konkretisert og det eventuelt er snakk om å forhandle frem en ny mønsteravtale med NDS eller revidere den eksisterende avtalen. UNINETT-konferansen høst 2009 UNINETT FAS har planer om å arrangere en konferanse med fokus på de administrative systemene i UH-sektoren den 12. - 13. november i Trondheim. Konferansen vil ha fokus på styring av samarbeidet og utvikling av systemene, samt forvaltning av de felles administrative systemene. I denne forbindelse vil UNINETT invitere med Kunnskapsdepartementet og UHR som bidragsytere til at dette blir en attraktiv og spennende arena for sektoren. Dette håper UNINETT å få til blant annet ved presentasjoner fra Kunnskapsdepartementet og en videre oppfølging av Aagedalsutvalgets rapport fra UHR.

Orientering ved Baard Wist som er administrasjonsutvalgets representant i konferansens programkomite. Studentsamskipnadens tjeneste og lov om studentsamskipnader Kopi av brev av 14.august 2009 til KD fra Studentsamskipnaden i Østfold om problemstillingen knyttet til at Akademika/SiO tilbyr tjenester til studenter ved Høgskolen i Østfold. Sakene tas til orientering. UHR A 29/09 UHRs Økonomiutvalg. Forslag til mandat og sammensetning Administrasjonsutvalget har i tidligere møter (9. februar 09 og 4. mai 09) behandlet spørsmålet om et nytt økonomiutvalg under UHRs administrasjonsutvalg og bedt om å få lagt frem forslag til mandat og sammensetning for et nytt felles økonomiutvalg for sektoren. Dette ble gjort til møtet 9. september. Administrasjonsutvalget ønsker at et felles økonomiutvalg blir en felles møteplass for sektoren og at utvalget fyller en rolle i forhold til samarbeid mellom institusjonene og sektorens behov for avklaringer med KD og andre aktører. Administrasjonsutvalget følger opp sektorens overordnede forhold til Riksrevisjonen og ønsker at økonomiutvalget også bidrar her. Dette utvalget skal ikke erstatte grupper av institusjoner som har egne behov for koordinering av spesielle behov. UHRs administrasjonsutvalg ønsker en revisjon av det fremlagte mandatet slik at økonomiutvalgets mandatet blir mindre detaljert, men gjenspeiler UHR og sektorens felles behov for en arena for å behandle problemstillinger knyttet til god økonomiforvaltning. Nytt mandat og sammensetning av økonomiutvalget følges opp på sirkulasjon til administrasjonsutvalget. UHR A 30/09 UHRs behandling av statsbudsjettet 2010 / beregningsutvalg til drøfting UHR har tidligere hatt et beregningsutvalg som har analysert det framlagte budsjettet som grunnlag for UHRs kommentarer. På bakgrunn av situasjonen etter statsbudsjettet 2009 anbefalte Administrasjonsutvalget i møtet 9. februar 2009 UHR å oppnevne nytt beregningsutvalg. Administrasjonsutvalget har tidligere også diskutert hvordan et nytt økonomiutvalg kan kobles sammen med UHRs behov for beregningsutvalg, uten at de nødvendigvis må være samme gruppe. Et beregningsutvalg kan ha nytte av kontakten og nettverket i økonomiutvalget og kan trekke denne inn ved behov for mer omfattende utredninger.

UHRs beregningsutvalg bør ha et mer langsiktig perspektiv og bl.a analysere de reelle kostnadsdriverne. Dette vil gi sektoren innsikt og grunnlag for videre diskusjon. Behovet er todelt; det trengs beredskap ved selve budsjettfremleggingen i oktober, og en mer langsiktig analysebehov som viser den økonomiske utvikling for sektoren under ett og for henholdsvis universitetene, de vitenskapelige høgskolene og de statlige høgskolene, over tid. UHR har nå et spesielt beregningsutvalg for doktorgradskostnader, men dette har foreløpig ikke hatt mandat til analysering av statsbudsjettet. UHRs styre vedtok på møte 25. august at det ønsker å få oppnevnt et beregningsutvalg så raskt som mulig. Ola Stave og administrasjonsutvalget diskuterte UHR prosess i forbindelse med behandlingen av fremleggelsen av statsbudsjett 2010. Administrasjonsutvalget er enig i at opprettelsen av et beregningsutvalg bør skje raskt og med utgangspunkt i dagens midlertidige utvalg, men at det kan forsterkes med 1-2 personer. Sekretariatet bes om å lage utkast til mandat og sammensetning for beregningsutvalget. Dette behandles raskt på sirkulasjon av administrasjonsutvalget. Beregningsutvalget kalles inn til møte 13. oktober og administrasjonsutvalgets medlemmer orienteres via epost/telefon om resultatene. UHR A 31/09 Strategi, organisering og styring av de felles administrative systemene i UH-sektoren oppfølging Høringsfristen på rapporten Strategi og styring av de felles administrative systemene i UHsektoren gikk ut 22. mai. Det er kommet inn 28 høringsuttalelser. For å få lagt opp en grundig saksforberedelse ba administrasjonsutvalget en gruppe direktører om å bidra til å klargjøre hvordan UHR skal gripe fatt i saken. Gruppen har bestått av Trond Singsaas, NTNU, Hans Jørgen Binningsbø HiSF og Baard Wist, NiH. Administrasjonsutvalget er saksbehandlingsinstans for UHRs styre i saken. Høringsuttalelsene erkjenner alle et behov for strategisk samarbeid på viktige systemrelaterte problemstillinger hele sektoren er avhengig av. Sektoren har utfordringer knyttet til en rekke områder som bl.a skjerpede krav til kvalitet på rapportering og datakvalitet, innføring av nye systemer, drift og forvaltning/eierskap av systemer. Gjennom utvalgets arbeid har KD også gitt signaler om UH-sektoren må utvikle felles arkitekturprinsipper og bedre samspill mellom systemene, herunder utvikle standardisering og interoperabilitet på tvers av systemer og institusjoner. Rapporten konkluderer med at det er behov for en bedre felles forvaltning og styring av fellesadministrative systemer. Særlig gjelder dette for å møte de utfordringer som er beskrevet ovenfor, men også for å profesjonalisere anskaffelse, implementering og bruk av de ulike systemene. Alle høringsuttalelsene er positiv til mer samarbeid. Særlig på høgskolesiden gis det uttrykk for behov for og ønske om sterkere felles satsing på felles administrative løsninger

med sentral drift i sektoren. De fire universitetene UiO, NTNU, UiTø og UiB er ikke avhengig av sentraliserte løsninger i samme grad, men peker samtidig på fordelene ved samarbeid, som allerede er etablert mellom disse universitetene. Utvalget anbefalte også at det etableres et felles organ på IT-området (UHIS) som kan utvikle, beslutte og forvalte felles strategier, være oppdragsgiver på sektorens vegne, være pådriver ovenfor institusjonene og bindeledd mot nasjonale myndigheter. Svært mange av uttalelsene er skeptisk til å etablere en ny organisasjon slik forslaget om UHIS fremkommer i rapporten. Det begrunnes blant annet med at vi allerede har UNINETT/UNINETT FAS i sektoren og at det kan bli en uoversiktlig situasjon med flere organisasjoner. I tillegg er flere institusjoner bekymret for at et nytt organ, UHIS, med lav bemanning (2-3 personer) vil bli personavhengig og organisasjonen kan bli sårbar. Mange høringsuttalelser peker på UNINETT og UNINETT FAS og at sektoren burde vurdere å løse problemstillingene innenfor eksisterende organisasjoner. Universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø vil opprette et eget kontaktutvalg som dekker disse institusjonene. Dette kontaktutvalget kan dekke universitetenes behov for samarbeid og vil også trolig kunne fungere i kontakten med UNINETT. For resten av institusjonene mener disse universitetene at UNINETT vil kunne fylle rollen som samarbeidsorgan. Flere institusjoner er imidlertid usikker på UNINETT FAS, og spørsmålet om hva UNINETT skal være og hva som er FAS rolle. Administrasjonsutvalget diskuterte resultatet av høringssvarene og mener at det ikke er grunnlag for UHR å gå videre med forslaget om å opprette et UHIS. Administrasjonsutvalget mener at rapporten ikke har utredet UNINETT-alternativet tilstrekkelig, og at det også mangler en del på utredning i forhold til hvilken samordning sektoren har behov for. Høringsuttalelsene kan tolkes som om at hele sektoren mener at det er bedre med et samarbeidsorgan enn intet, men det er fremdeles ikke tydelig hva som er det beste alternativet. Administrasjonsutvalget mener derfor at det er behov for å gjennomgå mer systematisk hvilke områder som trenger samarbeid og hva som er hensiktsmessig, målrettet måte å organisere dette på. Administrasjonsutvalget mener at dette best kan gjøres gjennom UNINETTsystemet. Administrasjonsutvalget anbefaler derfor at sektoren utreder UNINETT-modellen fremfor å gå inn for å foreslå opprettelsen av et nytt organ. Samtidig mener arbeidsgruppen at det er viktig at universitetene er medspiller og har en pådriver-rolle i dette arbeidet. 1. På bakgrunn av høringssvarene er det ikke er grunnlag for UHR å gå videre med forslaget om å opprette et UHIS. 2. Administrasjonsutvalget mener at rapporten ikke har utredet UNINETT-alternativet tilstrekkelig, og at det også mangler en del på utredning i forhold til hvilken samordning sektoren har behov for. 3. Sektoren bør komme med en tydelig bestilling til UNINETT i forhold til hva sektoren ønsker av samarbeid og hvilke begrensinger som er nødvendig. 4. Utvalget ber om at sekretariatet laget utkast til bestilling til UNINETT i samarbeid med et universitet, f.eks Arne Laukholm, UiO og en høgskole, f.eks Hans Jørgen Binningsbø, Høgskolen i Sogn og Fjordane. Administrasjonsutvalget vil legge opp til

en første diskusjon av denne bestillingen på høstens direktørsamling på Høgskolen i Gjøvik 21. oktober. UHR A 32/09 Universell utforming av IKT i høyere utdanning Utdanningsdirektoratet har fått et oppdrag fra KD om å utrede plikt til universell utforming av IKT i grunnopplæring og høyere utdanning. Det er UDIR som har ansvaret, men Nasjonal pådriverenhet for funksjonshemmede i høyere utdanning (ved NTNU) skal være med i arbeidsgruppen for å håndtere høyere utdanning. Nasjonal pådriverenhet for funksjonshemmede i høyere utdanning er en liten organisasjon (to årsverk) og trenger innspill og bidrag utenfra. Når det gjelder å svare på disse spørsmålene som er listet opp i brevet, har UHR blitt kontaktet av pådriverenheten. Enheten trenger råd, og vil gjerne ha UHRs deltakelse i prosjektet. Pådriverenheten er spesielt interessert i å få råd i forhold til spørsmålet om lovforankring. Pådriverenheten må få klarhet i hvordan dette best mulig kan gjøres for UH-sektorens del. Utredningen av det juridiske må ha legitimitet i forhold til universitets- og høgskolesektoren.. Saken har forankringspunkter både i administrasjonsutvalget og i utdanningsutvalget. Administrasjonsutvalget diskuterte hvordan vi kan bidra til at saken får en god forankring i sektoren og at problemstillingene blir godt belyst. Administrasjonsutvalget ber UiO bistå i arbeidet med utredningen om plikt til universell utforming av IKT i UH-sektoren. Rapportutkastet/innspillene fra arbeidet bør legges frem for administrasjonsutvalget før de ferdigstilles. UHR A 33/09 Misligheter og irregulariteter i UH-sektoren UHR nedsatte høsten 2008 en arbeidsgruppe for å etablere en oversikt over typer korrupsjon og uetiske handlinger som en må regne med forekommer innenfor norsk høyere utdanning og forskning, og for å utarbeide forslag til forebyggende tiltak og reaksjoner. Arbeidet med rapporten er nå avsluttet og ble lagt frem for Administrasjonsutvalget til behandling. Rapporten er oversendt våre medlemsinstitusjoner og UHRs ulike råd og utvalg or å vurdere hvordan arbeidet best kan følges opp. Arbeidet med rapporten er en oppfølging av et UHR-seminar avholdt 19. september 2007. Arbeidsgruppen ble oppnevnt av UHRs utdanningsutvalg med prorektor Haakon B. Benestad, UiO, som leder. Høgskoledirektør Inge Øystein Moen fra Høgskolen i Gjøvik har vært Administrasjonsutvalgets representant i arbeidet. Gruppen skulle utarbeide oversikt over områder som kan bli utsatt for korrupsjon og uetiske handlinger, hvilke områder en må regne med forekommer også i Norge, samt foreslå forebyggende tiltak og reaksjoner på korrupsjon og uetiske handlinger. I rapporten er det gjort en gjennomgang av begrepsbruken rundt korrupsjon og uetiske handlinger, samt utarbeidet en metode for å beregne risikofaktorer og risikovurderinger

(sannsynlighet x konsekvens = risiko). Når det gjelder forvaltning; økonomi og administrasjon er det listet opp en punktliste med irregulære handlinger innen forvaltning, og arbeidsgruppen har sett nærmere på ansettelser og utnevnelser, anskaffelser og reiseregninger. Ansettelser er også behandlet under utdanning, men da med fokus på dokumentasjon. Administrasjonsutvalget ble bedt om å drøfte hvilke anbefalinger administrasjonsutvalget bør følge opp og hvordan tiltakene kan følges opp. Administrasjonsutvalget diskuterte saken, men mener at rapporten bør sendes på høring før utvalget kan behandle rapporten. Administrasjonsutvalget ber sekretariatet vurdere å sende rapporten på høring til medlemsinstitusjonene. Utvalget vil ta saken opp igjen når institusjonene har hatt anledning til å behandle rapporten. UHR A 34/09 Alumnusvirksomhet ved norske universiteter og høgskoler UHR har fått spørsmål fra NTNU om hvorvidt alumnusvirksomhet regnes som en del av universitetenes primærvirksomhet eller ikke. NTNU peker i sitt brev på at deres alumnusvirksomhet har som mål å skape inntekter på minst tre millioner kroner til egen drift pr år. Svaret på spørsmålet er blant annet avgjørende for hvordan slik virksomhet organiseres og NTNU ber UHR/Administrasjonsutvalget rette en henvendelse om saken til KD og ber dem avklare spørsmålet. Administrasjonsutvalget ser ikke dette som en problemstilling utvalget bør ha en rolle i på dette tidspunktet og mener at NTNU er best tjent med å avklare denne problemstillingen direkte med KD. UHR A 34/09 Oppfølging av arbeidet med administrativ evaluering (adm.eval.) Saken var lagt frem til behandling 4. mai, men ble utsatt til dette møtet. UHRs administrasjonsutvalg fattet på møtet 9. februar interesse for rapporten om administrativ evaluering som var satt opp som orienteringssak til det møtet. Benchmarkingen som er foreslått i rapporten er allerede iverksatt, og resultatene bearbeides i disse dager ved UiA som er faglig ansvarlig. Spørsmålet er hvordan UHR kan involvere resten av sektoren i problemstillinger som reises i rapporten. Seunn Smith-Tønnessen fra Universitetet i Agder har skrevet et notat om utfordringene og gjennomgått begge rapportene parallelt for å se mer på arbeidsdeling og hvem som kan/bør jobbe videre med hva. Administrasjonsutvalget diskuterte denne saken i lys av behandlingen av sak 31/09 om oppfølgingen av felles administrative systemer. Administrasjonsutvalget mener at oppfølgingen av problemstillingene som reises bør vurderes i samme prosess som oppfølgingen av saken om strategi og styring av de felles administrative systemene. Det er derfor ikke grunn til en egen behandling av denne saken.

Administrasjonsutvalget mener at oppfølgingen av problemstillingene som reises bør vurderes i samme prosess som oppfølgingen av saken om strategi og styring av de felles administrative systemene. Det er derfor ikke grunn til en egen behandling av denne saken. UHR A 34/09 Digital eksamen kostnader ved sensors utgift Saken var lagt frem til behandling 4. mai, men ble utsatt til dette møtet. Universitetet i Agder har reist spørsmål om kostnader knyttet til eksterne sensors utgifter i forbindelse med digital eksamen og oppgaver. Universitetet i Agder har sendt henvendelse til Administrasjonsutvalget der de ber utvalget vurdere om det er mulig og ønskelig å etablere en felles praksis ift hvordan slike kostnader dekkes. Antakeligvis blir digital eksamen innført som hovedregel i sektoren i løpet av de nærmeste årene, og det kan være nyttig å ha diskutert de felles utfordringene på et tidlig stadium. UH-sektoren benytter i stor grad hverandres tilsatte som eksterne sensorer. UiA anbefaler at det inngås en overenskomst mellom institusjonene som gir eksterne sensorer mulighet for å skrive ut oppgaver hos sin arbeidsgiver uten at dette faktureres mellom institusjonene. Det vil være en ubyråkratisk tilnærming til dette. Det anbefales videre at dette prinsippet presiseres i kontrakten som signeres mellom de eksterne sensorer og den enkelte institusjon. Når det gjelder eksterne sensorer som ikke er tilknyttet sektoren, vil denne ordningen ikke favne disse. UiA foreslår at det blir opp til den enkelte institusjon i sektoren å gjøre en individuell vurdering av dette forholdet ved kontraktsinngåelse med den eksterne sensoren. Administrasjonsutvalget ser ikke dette som en problemstilling som UHR bør involvere seg i på dette tidspunktet. Oslo 11.09.2009 Gunn Elin Bjørneboe leder Sigrid Tollefsen sekretær